Kommunikation - Værktøjskassen
Standardløsninger Tekster om organisation og formål TrygFonden og Broen til Bedre Sundhed har i fællesskab formuleret en række standardtekster, som du med fordel kan bruge i breve, pressemeddelelser, faktabokse m.m. hvor Broen til Bedre Sundhed bliver omtalt. Programniveau: Region Sjælland, TrygFonden, Lolland og Guldborgsund Kommuner, de praktiserende læger og det lokale erhvervsliv er gået sammen om Broen til Bedre Sundhed, der skal skabe bedre folkesundhed og mere lighed i sundhed for både børn og voksne på Lolland-Falster. Indsatsniveau: Der er fokus på alkoholområdet, børn og unge, og på at skabe mere sammenhængende sygdomsforløb, med henblik på at udvikle ny viden og metoder, der kan komme mange til gode. Både på Lolland-Falster og i resten af Danmark. (Hvis du vælger at bruge teksten fra indsatsniveau som supplement til teksten for programniveau, bør du slette ordene på Lolland-Falster i første del, så det ikke står nævnt to gange). Aktivitets- og projektniveau: I visse tilfælde kan det være relevant at tilføje en ekstra sætning om den enkelte aktivitet eller indsats: X-projekt skal bidrage/bidrager ved/med Y og Z. Eksempler på sætninger på aktivitetsniveau: Sammen om min vej skal bidrage ved at skabe mere sammenhængende sygdomsforløb for områdets mest udsatte borgere. Sund Uddannelse skal være med til at gøre folkeskolen til et sundt sted at være og lære for fremtidens voksne. Hjernemad skal sikre, at alle børn får energi til en god skoledag. Kontakt Kommunikationsgruppen ved større projekter. Så kan du få hjælp til at formulere standardsætninger, som du kan genbruge konsekvent. Stillingsopslag Ved stillingsopslag kan du indsætte teksten: Broen til Bedre Sundhed er et partnerskab mellem Region Sjælland, TrygFonden, Lolland og Guldborgsund Kommuner, de praktiserende læger og det lokale erhvervsliv, der skal skabe bedre folkesundhed og mere lighed i sundhed for både børn og voksne på Lolland-Falster. Broen til Bedre Sundheds logo skal fremgå, hvis det er muligt. Mailsignatur Alle medarbejdere (der løser opgaver i Broen til Bedre Sundhed) skal (så vidt muligt) have Broens logo som supplement til den lokale mailsignatur. TrygFondens logo skal ikke optræde i mailsignaturer. Materialer til download Kommunikationsgruppen vil sikre, at du som projektleder eller medarbejder har let adgang til relevante logoer og skabeloner. Herunder: Skabelon for brev/notat: Indsæt billedfil i word. Skabelon for forside og bagside til folder: Indsæt billedfil i word. Skabelon for plakat: Indsæt billedfil i word. Broen til Bedre Sundheds programkontor tilbyder hjælp til at udvikle den første pakke af skabeloner til hvert projekt, så du får en stringent designlinje, der overholder de fælles retningslinjer. Har du behov for større grafiske løsninger, brochurer eller plakater, kan du kontakte Broen til Bedre Sundheds programkontor. Andre redskaber Kommunikationsgruppen udvikler løbende skabeloner og redskaber til brug for kommunikationsstrategier, planlægning af kommunikationsaktiviteter, pressekontakt m.m. Spørg for hjælp.
Kontakt med pressen Sådan samarbejder vi med pressen Er du ansat ved Broen til Bedre Sundhed Eller tilknyttet et af Broens projekter Så vil du i ny og næ blive mødt af en journalist eller læse om dit arbejde i avisen. Broens aktiviteter er godt stof for pressen og som udgangspunkt tager vi positivt imod. Det kan derfor være en fordel at være forberedt. Bemærk at vi så vidt muligt følger både partnerskabets overodnede retningslinjer og de lokale politikker for god kommunikation. De vigtigste råd får du her, men spørg altid hvis du er i tvivl. Især hvis der er modstridende interesser. Se kontaktoplysninger på www.regionsjaelland.dk/broen. Proaktiv pressekontakt Vi har blik for den gode historie og tager gerne selv initiativ til kontakt med pressen. Ved mindre historier sender vi et tip, ringer til den lokale journalist eller skriver en uformel pressemeddelelse. Ved større aktiviteter tager vi kontakt til Broens kommunikationsgruppe og får i fællesskab lagt en kommunikationsplan. Vi husker at orientere hele vejen rundt - både internt i egen organisation og på tværs i det samlede partnerskab. Eventuelt i samarbejde med Kommunikationsgruppen. Reaktiv pressekontakt Vi håndterer og servicerer pressen professionelt og seriøst. Pressen er en aktiv samarbejdspartner, ikke en trussel. Vi er tilgængelige og besvarer enhver henvendelse så hurtigt som muligt. Vi leverer troværdig, nøgtern, faktuel og fyldestgørende information. Vi beskytter fortrolig og tavshedsbelagt information. Vi sikrer, at alle henvendelser bliver besvaret af den rette person, også på tværs af vores partnerskab. Ved større pressesager orienterer vi både internt i egen organisation og en kontaktperson i Broens kommuniaktionsgruppe. Se desuden gode råd i Når journalisten ringer. Når noget går galt Vi har (også!) blik for den dårlige historie. Hvis vi spotter en potentiel sag eller bliver konfronteret af en kritisk jounralist, tager vi kontakt til både chef og kommunikationsgruppe. Hvis vi i fællesskab vurderer, at der er behov for en særlig indsats, træder Broens retningslinjer for krisekommunikation i kraft. Hvad må du sige Du skal altid skelne mellem, hvornår du er privatperson og hvornår du er medarbejder. Som medarbejder må du udtale dig om faktuelle forhold, når; Du taler indenfor eget ansvarsområde. Du har grundlag for at stå inde for det, du siger. Du gør det på en måde, der ikke strider imod din tavshedspligt. Det er din ret, men ikke altid en pligt. Ofte kan du sende en henvendelse fra pressen videre til din chef eller kommunikationskonsulent. Som privatperson kan du frit udtale dig på egne vegne, når blot du ikke bryder din tavshedspligt. Hvad må du ikke sige Som medarbejder har du tavshedspligt. Det betyder, at du ikke må videregive fortrolige oplysninger eller oplysninger om privatpersoner, uden særlig tilladelse eller lovhjemmel. Det gælder også, når du taler med pressen. Du bør derfor aldrig udtale dig om en specifik sag. Du bør desuden kun udtale dig om faktuelle forhold. Pas på med at vurdere eller kommentere på en sag - du kan let komme på glatis. Politik er for politikere. Hold dig derfor fra at kommentere på politiske beslutninger.
Når journalisten ringer Hvad skal du have styr på Hvem er journalisten og hvor ringer han fra Hvad er historien og hvilken vinkel er valgt Hvad vil han vide Hvorfor ringer han til netop dig Hvem udtaler sig ellers Hvad kender han til sagen/projektet i forvejen Hvordan skal dine udtalelser bruges Som citat eller som baggrundsinformation Hvad er din rolle i interviewet Hvornår skal historien bringes Hvad skal I tale om og hvad skal I ikke tale om Kan du få artiklen til godkendelse Hvor og hvornår skal interviewet finde sted (Byd selv ind). Hvad vil den glade journalist ofte vide Hvad går initiativet ud på Hvem kommer det til gode Hvorfor sætter vi det i værk Hvad forventer vi, der kommer ud af det For borgere Samfund Økonomi Sundhed Hvorfor netop på Lolland-Falster Hvad vil den kritiske journalist ofte vide Kan du bekræfte, hvad der er sket Hvad er der (ifølge dig) foregået Hvem er det gået ud over Hvad er vores holdning til det Hvordan kunne det ske Hvem har ansvaret Politisk og administrativt Tager vi os af problemet Får det konsekvenser Er det sket før Kan det ske igen Hvad gør du Vær tilgængelig for pressen. Men bevar roen. Du behøver ikke at svare med det samme. Sig du ringer tilbage og tag dig tid til at undersøge fakta og forberede dine svar. Overvej om du er den rette til at håndtere pressens spørgsmål. Måske er der andre i vores partnerskab, der ved mere om det konkrete initiativ end dig Eller måske skal du bede en chef eller politiker om at tage over Afdæk fakta i sagen: Hvad går historien ud på Er det godt eller skidt Hvad er gået forud Og hvad sker der nu Ved kritiske sager: Hvad siger reglerne Og hvem er ansvarlig Frikend aldrig os/ dig selv, før alt er undersøgt.tag ansvar og skjul ikke fejl og problemer. Giv besked! Informer din chef, relevante nøglepersoner, din lokale kommunikationskonsulent/broens kommunikationsgruppe. Hvad må du ikke Det er forbudt at videregive fortrolige oplysninger eller oplysninger om privatpersoner. Det gælder også forretningsforhold. Du bør aldrig udtale dig om en specifik sag. Hold dig fra politik. Det er for politikere. Husk Du bestemmer, hvad og hvor meget du vil sige. Pas på din tavshedspligt. Tal til modtageren hvad vil de gerne vide Formuler dig kort og præcist. Gentag de vigtigste budskaber. Vis altid empati! Underbyg dine udsagn med fakta, brug gerne eksempler og personlige erfaringer. Afvis falske præmisser og fortæl altid sandheden. Hold fokus Husk de kernebudskaber og vendinger, der er er aftalt for dit projekt/aktivitet. Hold dig (så vidt muligt) til en positiv retorik. Om både område, organisation, målgruppe og indsats. Tag udgangspunkt i din modtager og se sagen med målgruppens øjne. Vis både det store og det lille perspektiv, sæt sagen ind i en større sammenhæng. Kontakt kommunikationsgruppen ved tvivl.
Lav en kommunikationsstrategi Form og indhold God kommunikation er en dynamisk proces. Giv derfor dig selv plads til at arbejde fleksibelt: Lav én strategi for hver kommunikationsindsats. Ikke for flere på en gang. Vælg kun korte tidsperioder. Typisk på 1-5 måneder. Hellere mange korte strategier, end en lang - du kan umuligt forudse alt på forhånd og verden står aldrig stille imens. Lad din strategi anvise handling. Gør den kort og præcis - det er et praktisk redskab i din hverdag, ikke en teoretisk redegørelse. Ryk hurtigt. Smid hvad du har i hænderne, når der opstår nye behov eller muligheder. Hvad skal din strategi indeholde 1. Mål Kommunikation er et redskab, sjældent et mål i sig selv. Du bør derfor skelne mellem to typer af mål: 1. Forretningsmål: Faglige mål for din indsats. 2. Kommunikationsmål: Mål for den kommunikation, der kan understøtte at din indsats, når sine mål. Eksempel: Fagligt mål: X-rådgivning skal sikre, at børn med overvægt taber sig. Kommunikationsmål: X-antal lærere, pædagoger, forældre,... har kendskab til X-rådgivning inden X dato. Bemærk at kommunikationsmålet handler om kendskab. Ikke om hvorvidt børn benytter X-rådgivning eller faktisk taber sig. Del gerne dit mål op i flere mindre delmål. Ofte skal der flere indgange til, for at nå det samlede mål. Brug så vidt muligt SMART-mål. Så kan du måle dit resultat og tilpasse dine indsatser på baggrund af sikker viden. 2. Analyse Brug tid på din analyse. Det er ikke hurtigt gjort. Men med en god analyse bliver resten bedre - og går hurtigere. Så din tid bliver tjent ind. Faktaanalyse: Hvad går din aktivitet ud på Og hvilket behov skal din kommunkation dække Lav f.eks. en SWOT-analyse for at få overblik. Budskabsanalyse: Vælg på baggrund af din SWOT-analyse 3-4 budskaber, der adresserer det positive og undgår eller imødegår det negative. Ved trusler er det ofte en god ide, at tage tyren ved hornene. De forsvinder sjældent af sig selv, men en aktiv kommunikationsindsats kan måske afhjælpe problemet. Interessentanalyse: Hvem spiller på banen Og hvem har hvilke interesser Hvem skal du involvere og hvem skal du gå udenom Er der interessenter, som du måske kan drage nytte af Involvere og give en aktiv rolle F.eks. som ambassadører til at nå din målgruppe Målgruppeanalyse: Hvad ved du (med sikkerhed) om din målgruppe Hvilke behov, interesser, problemer m.m. har gruppen Er gruppen homogen, eller er der reelt flere målgrupper (For så bør du måske overveje at lave mere end en strategi). Medieanalyse: Hvordan når du bedst din målgruppe Via nettet, i en gratis avis, pr. brev, et opslag på en opslagstavle eller måske et personligt møde Hvor finder målgruppen normalt sin information Afsenderanalyse: Hvem er bedst til at nå din målgruppe Dig selv, en fagperson, en politiker eller en pårørende Vælg og brug din afsender strategisk - det vigtigste er at nå dit mål, ikke at du selv spiller hovedrollen. 3. Plan Lav en realistisk tidsplan: Hvem skal vide hvad, hvornår og hvordan Brug din interessentanalyse og husk at få alle med. Interne interessenter kommer (næsten) altid før de eksterne.
Lav en kommunikationsstrategi Vælg budskaber, medier, afsender og tidsplan aktivt og bevidst. Brug dine analyser. Vær realistisk - man når sjældent alle i første hug. Brug Kommunikationshuset og vælg en bred vifte af medier - Ofte er der behov for et mix af både intern, personlig kommunikation og ekstern massekommunikation. Typisk i tre tempi - ved start, i processen og ved slutning. Overvej hvordan hver enkelt aktivitet spiller ind i den samlede helhed. Hvad bidrager den med og hvordan hænger den sammen med resten Brug et skema til at strukturere dine aktiviteter. Gør det så konkret som muligt (også mere konkret end i eksemplet nedenfor). Indfør hver aktivitet for sig, deadlines, budskaber osv. 4. Evaluering Mål din kommunikation - både undervejs og til slut. Når du dine kommunikationsmål Fik X-antal af Y-målgruppe kendskab til det nye initiativ Og hvad syntes de om det Lær af din proces og ret til. En simpel løsning er bedre end ingen løsning. Så hvis de kvantitative målemetoder er dyre og uoverskuelige, kan du istedet lave et interview eller to med udvalgte nøglepersoner. Eksempel: Tilbud til børn med overvægt Målgruppe Tid Periode 1 Periode 2 Periode 3 Periode 4 Dem der udfører 1: Personale på overvægt tilbud Opstart: Intern personlig kommunikation: Info på personalemøde, mail fra chef Budskab X. Intern: Info på intranet, reminder pr. mail, info på personalemøde Budskab: X. Reminder pr. mail Intern proceskommunikation: Opslag på intranet, mails, info på møde Dem der påvirker/udfører:: Skolelærere, pædagoer m.m. Opstart: Intern personlig kommunikation: Info på personalemøde, mail fra chef Budskab X. Intern: Info på intranet, reminder pr. mail, info på personalemøde Budskab: X og Y. Reminder pr. mail Intern proceskommunikation: Opslag på intranet, mails, info på møde Dem der er tæt på: Forældre generelt Intern: Opslag på forældreintra, forældremøde, brochure Budskab Z. Ekstern massekommunikation: Info på hjemmeside, facebook, annonce i ugeavis, pressemeddelelse Både intern og ekstern proceskommunikation: Den gode casestory i pressen, på intra, hjemmeside, facebok Dem der er tæt på: Forældre med børn i målgruppen Intern: Telefonopringning fra lærer, kontakt på forældreintra. Ekstern massekommunikation: Info på hjemmeside, facebook, annonce i ugeavis, pressemeddelelse Både intern og ekstern proceskommunikation: Den gode casestory i pressen, på intra, hjemmeside, facebok Dem det handler om: Børn i målgruppen Personlig dialog - med forældre, lærere Budskab A. Intern proceskommunikation: Personlig mundlig opfølgning via lærer eller kontaktperson Dem der behandler: Praktiserende læge m.m. Personlig orientering pr. mail. Budskab X. Både intern og ekstern proceskommunikation: Den gode casestory i pressen, på intra, hjemmeside, facebok Dem der påvirker: Det lokale foreningsliv Intern: Orientering til kommunens idrætskonsulent Ekstern: Mail til relevante foreninger. Brochure til uddeling Massekommunikation Periode X Periode Y Kommunikation af proces og resultat: Personligt ved møde, mail, intra, web Kommunikation af proces og resultat: Personligt ved møde, mail, intra, web Ekstern kommunikation om resultat: Pressemeddelelse, casestory, web, intra Ekstern kommunikation om resultat: Pressemeddelelse, casestory, web, intra Intern kommunikation af resultat: Personlig opfølgning Både direkte besked pr. mail og via massekommunikation i presse Både direkte besked pr. mail og via massekommunikation i presse
Sådan skriver vi Vælg budskab og form Lav en mini-kommunikationsstrategi for din tekst, før du skriver. Brug tid på analysen: Faktaanalyse: Hvad går det ud på Hvad er der sket, hvorfor, med hvem og hvad så nu Målanalyse: Hvad vil du opnå med din tekst At informere, få en dialog, en reaktion eller... Målgruppeanalyse: Hvem er din målgruppe Og hvordan ser målgruppens kontekst ud Interessenter Gå ikke i afsenderfælden - sæt fokus på din målgruppe, ikke dig selv. Budskabsanalyse: Hvad vil du fortælle Vælg 3-4 kernebudskaber. Medieanalyse: Hvordan når du bedst din målgruppe Hvor henter målgruppen normalt sin information Og hvornår Lav en tidsplan. Afsenderanalyse: Hvilken afsender er bedst til at nå din målgruppe En chef, politiker, skolelærer, familiemedlem eller en legekammerat Hvad skal vi skrive Skriv altid det vigtigste først - både i tekst, afsnit og sætning. Brug trekanten - og svar på hvem, hvad, hvor, hvornår, hvordan, hvorfor og hvad så Baggrund Hvordan skal vi skrive Brug PAKKEN - skriv Personligt, Aktivt, Klart, Konkret, Enkelt og Neutralt. Personligt: Tag udgangspunkt i din modtager, ikke i dig selv. Vi er dus - som udgangspunkt. Aktivt: Undgå passive formuleringer (hvor udsagnsordet typisk ender på s). Brug istedet et aktivt grundled. Skriv: Ledelsen besluttede at etablere en sti. Skriv ikke: Det blev besluttet på ledelsens møde, at der skulle etableres en sti. Klart: Undgå fagudtryk, klicheer, papirord og udtryk fra andre sprog end dansk. Eksempler på papirord: Henlede, afholde, fremsende, samt, disse, denne, dette m.m. Konkret: Vær præcis undgå abstrakte ord. Eksempler: Ressourcer, serviceydelser, tilbud, tiltag, sundhedstilbud, produkt, regulativ. Svar istedet på: Hvilket regulativ Hvilke sundhedstilbud Hvilke tiltag Enkelt: Brug korte sætninger og korte afsnit. Giv teksten luft. Undgå lange, sammensatte ord - del istedet ordene op i flere mindre ord. Undgå sætninger med verbalsubstantiver, (det vil sige ord, der reelt er udsagnsord, men nu (alt for ofte) bliver brugt som navneord). Budskab Detaljer Detaljer Budskab Skriv f.eks. Vi vil sammenligne, vurdere eller effektivisere, istedet for Vi vil foretage en sammenligning, vurdering eller effektivisering. Baggrund Sådan skal vi skrive Sådan skriver vi ofte Brug overskriften aktivt: Den skal ægge, vække og dække. Sæt fokus på indhold, ikke form. Skriv f.eks. ikke Bilag 3 eller Sagsfremstilling. Verbalsubstantiver ender typisk på ing, ning, else, sel, sion eller tion. Inge og Else er to løsslupne damer, der kan smadre din tekst. Neutralt: Vær saglig og professionel. Undgå værdiladede ord. Undgå sjusk! Tag dig tid til at rette staveog slåfejl, lav et pænt layout og tjek fakta en ekstra gang. Undgå forkortelser - og hvis du bruger en forkortelse, skal den fremgå i parentes efter det fulde udtryk første gang.
Juni 2017 Broen til Bedre Sundhed Alleen 15 4180 Sorø broen@regionsjaelland.dk www.regionsjaelland.dk/broen