Referat fra bestyrelsesmøde Torpehaven 1 tirsdag den 7. november 2017 kl. 19.00 Mødested: Henning Christoffersen Tilstede: Lene Møller, Birgitte E. Mathiesen, Birgit Kristensen, Mikael Fossø, Henning Christoffersen Referent: Mikael Fossø Dagsorden 1. Opfølgning på referat fra bestyrelsesmøde den 14. september 2017 Vedr. punkt 1. Træfældningsprocessen. Efter samtale med en beboer i Civica-bebyggelsen erfarer vi i bestyrelsen, at der er blevet fældet flere træer end Civica oprindelig har ønsket. Dette skyldes, at træfældningsfirmaet fejlagtigt har fældet de træer, som ikke var mærket med et x. I anden omgang er også træerne med afmærkning blevet fældet. Der ligger stadigvæk træaffald fra fældningen. Det er svært at afgøre nøjagtigt, om det ligger på vores eller Civicas side. Vi arbejder videre med punktet. Vedr. punkt 1. Justering af Torpehaven 1 standardvedtægter til ABF s gældende standardvedtægter ved jurist fra ABF se nærværende dagsorden punkt 2 Vedr. punkt 2. Husorden for ABF Torpehaven 1 se nærværende dagsorden punkt 3 Vedr. punkt 5. Status på andelshavernes maling af vinduer og døre v/alle Alle har nu malet. Vedr. punkt 7. Status på håndværkerarbejde murerarbejde og algesprøjtning v/ Birgit Alle tagene (hustage og skurtage) er nu blevet sprøjtet med algerens. Murerfirmaet har repareret alle skure med endesten og underdækning. Hustagenes endesten og underdækning vil blive repareret i foråret 2018. 2. Opdatering af ABF Torpehaven 1 s vedtægter Jf. beslutning på bestyrelsesmøde den 14. september 2017 har Mikael og Birgitte gennemgået ABF s dokumenter vedr. standardvedtægter. ABF har ud fra lovgivningen foretaget en ændring
af standardvedtægterne i 2010 samt i 2014. ABF Torpehavens vedtægter skønnes til at være fra før 2010 (vedtægterne er ikke dateret). I Torpehaven 1 s vedtægter indgår bestemmelser besluttet på en generalforsamling. Ud fra gennemgangen måtte Mikael og Birgitte konstatere, at det ikke er muligt for Bestyrelsen at opdatere Torpehaven 1 s vedtægter hertil skal der juridisk viden og kompetencer. Birgitte har undersøgt, hvad en vedtægts gennemgang ved ABF koster hvilket er kr. 3.000 inkl. moms Bestyrelsen har i uge 42 modtaget ABF s dokumenter vedr. standardvedtægter samt dokumentet Tilføjelser til ABF standardvedtægter/notat. Hvis ABF skal foretage en gennemgang af ABF Torpehavens 1 standardvedtægter fordrer det, at bestyrelsen på mødet får udpeget, hvilke bestemmelser ABF Torpehaven 1 har i standardvedtægterne, som ønskes bevaret i de reviderede vedtægter for ABF Torpehaven 1. Her henvises til dokumentet Tilføjelser til ABF Standardvedtægter/Notat. Bestyrelsen skal på nærværende møde beslutte, om beslutningen taget på bestyrelsesmødet den 14. september 2017 referat punkt 1 skal omstødes til, at ABF skal foretage en gennemgang af ABF Torpehavens 1 s vedtægter. Bestyrelsen besluttede, at ABF skal foretage en gennemgang af Torpehavens 1 s vedtægter med henblik på, at få dem implementeret i ABFs nye standartvedtægter. Fra ældre notat Torpehaven 1, som er udateret: 3.3 Forældrekøb isættes i henhold til tidligere beslutning 9.6 Bestyrelsen kan træffe beslutning om generelle indendørs renovering finansieret af andelsboligforeningen torpehaven 1 af alle huse, hvis det godkendes på en generalforsamling. Kollektiv finansieret renovering kan ikke bruges til at opskrive den enkeltes andelsboligs værdi. Torpehaven1s standartvedtægter 3.7: Forældrekøb er i foreningen accepteret. Dog underlagt samme procedure og betingelser som andre købere. Det vil sige at både køber og indflytter skal godkendes af siddende bestyrelse, og at indflytter er forpligtet til deltagelse i kollektivt besluttede forpligtelser. indsættes i 3.3. i ABFs nye standartvedtægter. Er ikke med i Torpehaven1s standardvedtægter og skal ikke med i ABFs nye standardvedtægter. 11.2. Klausul omkring fremleje Skal ikke tilføjes ABFs nye standardvedtægter
12.2 Enhver anskaffelse af hund skal godkendes af den siddende bestyrelse 15.2 Havlit/synsmand: procedure og udgifter 15.4 Overdragelsessum skal indbetales 30 dage inden en overdragelse (ændres fra 5 dage) 15.5 Tilføjes: "som udgangspunkt tilbageholder bestyrelsen 10 % af salgssummen". 15.6 Ved fraflyt af andelsbolig er overdrager forpligtet til istandsættelse af gulve (gulvslibning, lak NOTAT. Fællesarealer bag nr. 58-64: Der er accepteret brugsret af disse arealer, dog ingen permanentet konstruktioner som drivhuse, arbejdsskur, hegn eller lign. herunder også beplantning af bagvæg, uden ansøgning til og godkendelse af bestyrelsen. Der skal fastholdes gennemgangsmu ligheder bagerst i haven. DETTE SKAL FORSTÅES SOM BRUGSRET! Skal tilføjes ABFs nye standardvedtægter og 12.3 skal med fra ABFS alternative bestemmelser. Nedenstående 15.2 fra Torpehave1s standartvedtægter skal tilføjes ABFs nye standartvedtægter under 15.1.1. Ved overdragelse/salg af andel er der udpeget en ejendomsinspektør/synsmand til gennemgang af bolig. Udgiften pålægges sælger. Synsmand er udpeget af siddende bestyrelse. Synsmanden skal have inspiceret boligen i tømt og rengjort tilstand inden overdragelse til køber. Er slettet i Torpehaven1s standartvedtægter og skal ikke tilføjes ABFs nye standardvedtægter. 15.3 eller 15.6 i ABFs nye standartvedtægter indsættes: "som udgangspunkt tilbageholder bestyrelsen 10 % af salgssummen". Skal med i husorden Skal ikke med i ABFs nye standartvedtægter NOTAT Bestyrelsen kan vælge at give gaver til personer der yder en særlig indsats. Gaver internt i foreningen afskaffes m.m) Skal med i husordenen.
Pkt. 2 sættes på som punkt til næste møde d. 5. december 2017. 3. Husorden for ABF Torpehaven 1 ABF har udarbejdet et inspirationskatalog for husorden for andelsboligforeninger. Her ud fra skal Bestyrelsen på nærværende møde drøfte, hvilke emner som skal indgå i ABF Torpehavens 1 husorden. Herefter udarbejdes udkast til husorden for Torpehaven 1 til drøftelse og godkendelse på generalforsamlingen i 2018. En kopi af ABF Husordenkatalog er afleveret i papirudgave til bestyrelsesmedlemmerne i uge 42. Der blev arbejdet med en kommende husorden. Arbejdet fortsættes de kommende møder. 4. Opstart på budgetlægning for 2018 samt kommende år Bestyrelsen besluttede på bestyrelsesmødet den 14. september 2017, punkt 4, at Torpehaven 1 ikke har behov for at få udarbejdet en revideret udgave af vedligeholdelsesplanen som Havlit udarbejdede i200. Bestyrelserne har igennem mange år haft fokus på vedligeholdelse af husene, såvel udvendigt (maling af vinduer, skure, rækværk, rensning af tage, reparation af tage, fældning af træer m.m.) som indvendig vedligeholdelse (nye køkkener, nye badeværelser, nye vekselvarmere m.m.). Idet husene har en alder på 29 år, vil omkostningerne til vedligeholdelse og udskiftning af f.eks. vinduer i stueplan samt skråvinduer og døre være store de kommende år. Til brug i budgetlægningsprocessen skal Bestyrelsen drøfte, hvilke vedligeholdelsestiltag der skal iværksættes på kort sigt og på lang sigt, således at Bestyrelsen har en vedligeholdelsesplan at arbejde ud fra. Punktet udsættes til bestyrelsesmødet den 5. december 2017 5. Parkering Flere andelshavere oplever, at beboere fra Koch-rækkehusene samt kollegiet benytter ABF Torpehaven 1 parkeringsplads. Det være sig private biler som firmabiler. På mødet blev problemstillingen drøftet. Det veksler over tid, hvor meget kollegianerne og beboerne i Koch-husene benytter vores parkeringsplads. Et flertal i bestyrelsen er enige om, at de nævnte beboere ikke skal parkere på nedre parkeringsområde ej heller på øvre parkeringsområde mod nedre parkering. Susan
Andersen har givet brugeren af VVS-bilen, som holder på øvre parkeringsområde, lov til at parkere her. Bestyrelsen vil observere parkeringsmønstrene. Hvis det udvikler sig i en uheldig retning vil bestyrelsen gå i dialog med den anden andelsboligforening med henblik på at få på sat et skilt Privat parkering 6. Planlægning af bestyrelsesjulefrokost 2017 Fastsættelse af dato samt hvor skal den afvikles Fastsættes til tirsdag d. 19. december 2017. 7. Planlægning af Nytårskur i januar 2018 Den 29. januar 2017 blev der i ABF Torpehaven 1 afholdt nytårskur på Mikaels arbejdsplads = VUC. Alle andelshavere tilkendegav, at det var en rigtig god ide at byde det nye år velkommen i form af en nytårskur, hvor der samtidig indtages en sammenskuds frokost. Søndag den 28. januar 2018 kl. 12-16. HF & Vucfyn, Kottesgade 6, Odense C. Der er sendt SMS ud til andelshaverne om datoen. Indbydelse følger. 8. Eventuelt Ingen emner Næste møde: Bestyrelsesmøde den 5. december 2017 hos Mikael Fossø Vigtige datoer i 2018 til Andelshavernes kalendere: Nytårskur: søndag den 28. januar 2018 Forårets havedag: søndag den 6. maj Sommerfest: lørdag den 18. august Efterårets havedag: søndag den 23. september Datoerne for 2018 er skrevet ind på www.torpehaven1.dk
Referatet er godkendt Odense S, den 26.11.2017