Notat: Gratis kørsel i Kolding Kommune Den 3. april 2017 Journal nr.: - Kontaktperson: Andreas Hårde og Helle Ågren Lauridsen Indledning Kolding Kommune har bedt Sydtrafik undersøge og beskrive mulighederne for at indføre en gratis løsning for institutionskørsel med busserne inden for kommunegrænsen. Dette notat vil dels bekrive, hvordan Kolding Kommunes institutioner i dag anvender gruppe- og zonebilletter dels beskrive hvordan ønsket kan løses. Der findes ikke en løsning i Sydtrafik i dag der fungerer efter hensigten, men Fynbus er i gang med at implementere en model. Denne model vil Sydtrafik og Kolding Kommune kunne kopiere. Rejsefrekvens og omkostninger i 2016 Sydtrafik opfordrer grupper på mere end otte personer til at reservere plads i bussen og bestille deres rejse i god tid. Rejser skal bestilles senest fem hverdage før afrejse og der er pladsgaranti. Til dem som ikke ønsker, eller kan nå at reservere plads, er det muligt at bestille en zonebillet til gruppen. Her er der ikke pladsgaranti. I 2016 blev der bestilt 1.747 ture (1.072 ture som grupperejser 1 samt 667 ture med zonebilletter) af Kolding Kommunes skoler og institutioner til rejser internt i kommunen. Rejser som har krydset kommunegrænsen er ikke medtaget. Ca. 61 % af rejserne er foretaget i Kolding Kommes busser og ca. 39 % er foretaget i regionale busser. Grupperne er forholdsvis små og ligger på 27 personer pr. gruppe for bestilte rejser og 20 personer på zonebilletter. Selvom der forekommer større grupper er disse sjældne. Der er forholdsvis mange som fravælger pladsreservation og rejser med en zonebillet. Det medfører at det kan være vanskeligt for vognmanden at vurdere kapaciteten på en afgang samt at gruppen risikerer at de ikke kommer med. Rejsemønsteret ligner det vi ser i andre kommuner: de fleste rejser midt på ugen og tager afsted mellem kl. 8.00-9.30 og hjem igen kl.12.00-13.30. Juni og september er store rejsemåneder, ellers er der forholdsvis jævn fordeling over hele året. 1 Grupperejser omfatter en bestilt tur til flere end otte personer. En tur omfatter én rejse mellem to destinationer, inkl. eventuelle skift undervejs. Ud- og hjemture tælles separat. Side 1 af 7
Rejsedag Antal ture pr. år 600 500 400 300 200 100 0 155 196 148 75 225 298 302 90 140 103 4 mandag tirsdag onsdag torsdag fredag søndag Gruppereservation Zonebillet Fig. 1. Fordeling af grupperejser efter ugedag i Kolding Kommune 2016 (n=1.747) Afgangstidspunkt Antal ture pr. år 400 350 300 250 200 150 100 50 0 132 81 138 85 78 211 221 57 187 189 38 97 65 62 11 18 5 13 13 13 10 8 21 1 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 20 Tidspunkt Gruppereservation Zonebillet Fig. 2. Afgangstidspunkt for grupperejser i Kolding Kommune 2016 (n=1.747) Side 2 af 7
Fordeling over året 300 Antal ture pr. år 250 200 150 100 50 0 85 46 70 64 57 64 62 61 50 59 172 33 141 118 95 68 60 78 95 90 87 13 54 14 jan feb mar apr maj jun jul aug sep okt nov dec Gruppereservation Zonebillet Fig. 1. Fordeling af grupperejser per måned i Kolding Kommune i 2016 (n=1.747) Prisen for en gennemsnitlig bestilt grupperejse og zonebillet er henholdsvis 375 kr. og 350 kr. pr. tur. Ekstra kørsel Grupperejser opgøres som løs dublering og her var udgiften i 2016 på 18.900 kr. Der har kun været kørsel med kontraktbusser, som har en lav afregningspris. Det skal bemærkes, at løs dublering også kan omfatte spontan dublering samt kørsel ved eksempelvis større arrangementer og koncerter. På nuværende tidspunkt er det ikke muligt at skelne mellem bestilte grupperejser og anden løs dubleringskørsel i vognmændenes afregning. Tekniske rammer i dag: Sydtrafiks bestillingsportal Grupperejser og zonebilletter bliver bestilt og købt via Sydtrafiks bestillingsportal (TITSAMbestilling) som er et reservationssystem udviklet i fællesskab med Fynbus, Midttrafik og Nordjyllands Trafikselskab. Reservationssystemet bygger på følgende principper: 1. Bestillinger foregår via opslag fra Rejseplanen 2. Anmeldelsesfrist, kapacitetsbegrænsning og betaling håndteres automatisk af systemet 3. Alle rejser behandles ens efter gældende filter der skelnes ikke mellem brugergrupper (betalingsform) 4. Filter kan opsættes på buskapacitet efter rute, kommune og tidspunkt 5. Betalingsform kan enten være betaling med faktura eller efter 0-takst, hvor kunden skal bruge anden rejsehjemmel eller er en del af en gratis ordning Eventuelle begrænsninger omfatter alle brugergrupper, men kan variere fra kommune til kommune. I den nuværende version er det ikke muligt, at indføre 0-takst for bestemte grupper i et afgrænset tidsrum, såsom Kolding Kommune ønsker. Side 3 af 7
Fynbus er imidlertid ved at udviklet et tillægsmodul som tilbyder begrænset 0-takst. Modulet fungerer således, at kørsel skal foregå mellem kl. 9 og 13, og der kan bestilles op til 29 personer per tur. Over dette antal eller udenfor tidsrummet kan institutionen vælge at betale selv. Det vil ikke være muligt at omgå systemet ved at foretage flere bestillinger til 0-takst til den samme tur. Modulet bygger på, at alle rejsende tilbydes ordningen, i det den ikke kan begrænses til kommunens egne institutioner. Dette modul kan tilkøbes af Sydtrafik, men der skal forventeligt laves tilpasninger til vores systemopsætning. Prisen for udvikling og opsætning er ikke afklaret eftersom der først skal udarbejdes en kravspecifikation. Det har ikke været muligt at få et estimat fra leverandøren, der er i fuld gang med at lave Fynbus løsningen. Fynbus løsning er vurderet til at koste 150 programmeringstimer. Ordninger med gratis kørsel Sydtrafik har prøvet forskellige ordninger med gratis kørsel for skoler og institutioner. Det har været ordninger med gratis skolekort i Haderslev, Aabenraa, Sønderborg og Tønder kommuner samt et Kulturpas i Esbjerg Kommune. Fælles for dem har været ønsker om begrænsning af antallet passagerer og ruter samt at rejser skal holdes inden for bestemte tidsrum. Eftersom Sydtrafiks reservationssystem ikke er indrettet til at kunne begrænse enkelte brugergrupper har det været institutionernes ansvar at betingelserne bliver overholdt ved bestilling, og det fungerer ikke altid efter hensigten. Esbjerg Kommune har en ordning som ligger tættest på det Kolding Kommunes ønsker. Her blev der i 2014 indført et kulturpas som omfatter gratis befordring i forbindelse med skoleelevers læringsrelaterede besøg på kultur- og idrætsinstitutioner i kommunen. En klasse må rejse op til 4 gange om året. Det er ikke muligt at sammenligne udviklingen i antal rejsende med før ordningen trådte i kraft. Ordningen er et forsøg, der løber til sommeren 2017. Esbjerg Kommune har indgået aftale med DSB/Arriva vedr. kørsel med tog. Målet er at benytte ledig plads i busserne, men samtidig holde kørslen inden for den ordinære kapacitet, således at kulturpasrejser ikke udløser ekstra kørsel. Der er opstillet en række betingelser for rejserne, blandt andet gruppestørrelser og tidsrum, som skolerne selv skal rette sig efter. Hertil kommer, at berørte vognmænd skal være opmærksomme på at overholde kapaciteten på afgangene. Disse regler og betingelser håndteres manuelt af begge parter. Allerede tidligt i forløbet blev det klart, at ordningen ikke fungerede efter hensigten. Der er udfordringer med, at skolerne ikke respekterer tiderne eller gruppestørrelserne. Desuden er der til tider problemer med mange aflysninger, pga. betalende grupperejser som har fortrinsret, hvor kulturpasrejser måtte aflyses, til stor frustration hos skolerne. For vognmændene er det en stor og tung opgave at administrere turene eftersom hver rejse skal kontrolleres manuelt og aflysninger til skolerne typisk sker med kort varsel. Side 4 af 7
Sydtrafiks konklusion med gratis kørsel er, at det fungerer dårligt at indføre særaftaler for grupperejser som ikke støttes af reservationssystemet samt at omkostninger ved ekstra kørsel er svære at undgå. Fynbus-modellen Fynbus er i gang med at få udviklet et nyt modul til bestillingssystemet til institutionsrejser uden for myldretiden. Formålet er, at det ønskes at give institutioner mulighed for at køre gratis i busserne med et begrænset antal rejsende i begrænset tidsrum og dermed udnytte ledig kapacitet i busserne. Indførelsen af det nye bestillingsmodul skal sikre, at den gratis kørsel ikke udløser dublering. Der kan ikke rejses med tog på billetten. Der kan reserveres op til 29 (antal vælges af trafikselskabet) pladser i en bus. Hvis kunden forsøger at reservere 30 eller flere pladser, skal systemet foreslå følgende løsninger: 1. Kunden kan betale for rejsen selv og dermed fortsætte bestilling. 2. Kunden kan dele rejsen op over flere afgange. 3. Kunden kan forespørge trafikselskabet, om rejsen kan foretages alligevel. Ad 1. Bestillingen fortsætter med almindelig betaling, som hvis rejsen var i myldretiden. Ad 2. Systemet hjælper med at dele rejsen op. Når der er gennemført en bestilling på de første 29 passagerer, foreslår systemet den næste afgang med rest antal passagerer. Der laves en kontrol i systemet, således at den samme institution ikke blot kan bestille to rejser til samme afgang og dermed nå op på mere end de 29 passagerer. Ad 3. Kunden forespørger i systemet, om det er muligt at foretage en rejse med mere end 29 personer. Rejsen sendes videre i bestillingssystemet (ind i Vognmandsmodulet) men den autotildeles ikke. Kunden får besked om, at rejsen er til vurdering ved trafikselskabet. Herefter vælger trafikselskabet at godkende eller afvise rejsen. Ad 3a. Hvis rejsen afvises, gives denne besked til kunden, som må starte forfra med at bestille rejser. Ad 3b. Hvis rejsen accepteres fortsætter den gennem vognmandsmodulet, kunden får besked herom, og rejsen tildeles vognmand som normalt. Der implementeres en kontrol, således at en institution ikke kan foretage x antal bestillinger på en afgang og derved komme over det maksimale antal passagerer på 29 pr. afgang. Systemet er opsat med de tidsrum for gratis kørsel, som Fynbus finder hensigtsmæssige. Da ordningen var gældende for Odense Kommune og Region Syddanmark blev regionen kompenseret for den del af transporten, der blev udført af regionale busser. I forbindelse med at ordningen er udvidet til hele Fyn gennemføres kørslen til 0-takst, hvorfor der ikke er indtægter der fordeles mellem parterne. Indførelse af gratis institutionskørsel i Kolding Kommune Det foreslås, at der arbejdes videre med en løsning lignende Fynbus-modellen. Side 5 af 7
Brug i regionale busser: Region Syddanmark har tidligere været velvillige til at deltage i gratis kørsel i regionens busser. Fra 67+ buskortene ved vi, at Region Syddanmark forventer, at en afregning for brug i regionale busser, kan foretages på et fornuftigt grundlag. Der er hidtil afregnet efter rejsekorttaksten (myldretid) som ved grupperejser i dag. Ved næste kvartalsmøde med Region Syddanmark kan Sydtrafik rejse spørgsmålet vedr. finansiering af en 0-takst ordning, eventuelt som en 1-årig forsøgsordning. Anvendelse af tog: Sydtrafiks grupperejser er ikke gyldige i tog. Dette vil kræve en forhandling med DSB. På Fyn er ordningen udelukkende gældende i busserne. I Esbjerg Kommune har kommunen lavet en særaftale med DSB og Arriva. Kørselstidsrum: Kolding Kommune vælger sammen med Sydtrafik hvilke tidsrum, der skal kunne køres gratis i. Dette skal falde uden for myldretiden og uden for hjemkørslen fra skolerne efter endt skolegang. Information til skoler og institutioner: Fra erfaringerne i de Sønderjyske kommuner og Esbjerg Kommune ved vi, at det er vigtigt at informationen til institutionerne er meget klar således at ordningen anvendes som den er tiltænkt. Udfordring: Det afklares hvordan bestillinger foretaget af andre end kommunens institutioner kan blive faktureret som i dag. Udgifter til implementering af Fynbus-modellen i Kolding Kommune Opstartsomkostninger: Det er vurderet, at programmeringen af Fynbus-modulet vil tage 150 timer. Dertil kommer, at der skal foretages tilretning i Sydtrafiks bestillingssytem. I alt forventes det, at antallet af timer vil være i omegnen af 150-200 programmeringstimer, der skal afholdes af Kolding Kommune. Hvis kommunen vælger at gå videre, vil der blive lavet en kravsspecifikation, hvorefter der kan hentes tilbud på opgaven. Der udover vil der væres opsætning og test af systemet, der skal foretages af Sydtrafik, dette vurderes at omfatte 74 timer. Løbende omkostninger: Formålet med indkøb og opsætning af modulet er, at den frie kapacitet i busserne anvendes til ikke betalende kunder. Derved vil det i videst mulige omfang være muligt at begrænse udgiften til dubleringsomkostninger. Der vil dog være situationer, hvor en gratis gruppe har anmeldt en rejse, hvor der efterfølgende fra en anden institution meldes en rejse, eller der bestilles en rejse fra betalende grupper. I disse tilfælde vil der kunne blive udløst dublering. Da rejsene skal foretages uden for myldretid vil omkostningen til dublering oftest kunne foretages med kontraktbusser, hvilket er til en forholdsvis lav afregningspris. Side 6 af 7
Det forventes at udgiften til dubleringskørsel vil være under 100.000 kr. om året. Udgift til dækning af regional kørsel: Udgiften hertil afhænger af successen i kørslen. Anvendes ordningen som i dag, skønnes dette være i omegnen af 250.000 kr. Mistede billetindtægt: De mistede billetindtægter er svære at opgøre. Det forventes at de svarer i store træk overens med de sparede billetudgifter for institutionerne. Sparede billetudgifter for institutionerne: Det forventes at institutionerne kan spare i omegnen af 500-600.000 kr. svarende til udgifterne til rejserne i dag til gruppebillet, rejsekort og institutionskort (ikke tidsbegrænsede rejser). AH og HAL 03-04-2017 Side 7 af 7