EDS Lå n til betåling åf ejendomsskåtter processer, regler og informåtion Indhold 1. Indledning... 1 Rapportens indhold... 1 2. Kontekst for ansøgning om lån til ejendomsskat... 3 Livssituationer... 3 3. Vision og mål... 4 4. Regler... 6 5. Processer... 8 Arbejdsgang As-Is... 8 Arbejdsgang To-Be... 10 1. Indledning Denne rapport er en del af leverancen fra Effektiv digital selvbetjening i forbindelse med As-Is og To-Be analyserne af de selvbetjeningsområder, der indgår i bølgeplanens 2. bølge. Nærværende rapport beskæftiger sig med Ansøgning om lån til betaling af ejendomsskatter. Området er pt. karakteriseret af et markant fald i antallet af ansøgninger (typisk mellem 40-60 %), hvilket primært tilskrives den historiske lave rente og kommunernes mulighed for at kunne låne ud til markedsrente. Af den årsag er det ikke længere så attraktiv at foretage et lån hos kommunen. Til gengæld oplever kommunerne en stigning i indfrielse af lån. EDS-programmet har været opmærksom på det faldende antal ansøgninger, hvorfor der ikke anvises mere omkostningstunge videreudviklingsforslag. Fokus ligger derfor meget på efterlevelse af brugervenlighed og tilgængelighed samt på visse mindre videreudviklingstiltag, herunder ansøgning på tværs af kommunegrænser, integration til grunddata og automatisk sagsdannelse ved anvendelse af rammearkitekturen. Rapportens indhold Rapportens primære formål er at redegøre for selvbetjeningsområdets nuværende situation (As-Is) og anvise en retning for den optimale løsning i et To-Be scenarie. Målgruppen er primært forretningsudviklere og it-arkitekter på leverandørsiden, men rapporten kan naturligvis også have interesse for fagpersoner og digitaliseringskonsulenter på kommunesiden. Dokumentet har været igennem et review i kommunerne inden det offentliggøres. 1
Information Proces Rapporten bygger grundlæggende på en opdeling af forretningen i processer, information og regler. En forretning bygger på et antal regler, der kræver nogle informationer, og som afvikles i en proces. Regler Derudover beskriver rapporten en række andre forhold for forståelse af forretningen: Kontekstdiagram Det viser, hvem der anvender selvbetjeningsløsningen, og hvilke andre IT-systemer og datakilder der er involveret. Formålet er, at det er tydeligt for leverandøren, hvem der er brugere og hvilke andre IT-systemer, der er snitflader til. Visioner og mål Her beskrives, hvad visionen er for borgerens serviceoplevelse og forretningen med den nye løsning. Med forretning menes her kerneopgaven og den måde den faktisk løses på. Visioner og mål viser den vej vi skal, og hvordan selvbetjeningsløsningen skal bidrage. Det er også her, vi fremhæver de væsentligste potentialer for forbedring af forretningen fx kommunikationen med borgeren, straksafgørelser eller at løsningen understøtter løbende evaluering af nytte og effekt af opgaveløsningen Processer Her beskrives forretningsprocesser og arbejdsgange ud fra den eksisterende (As-Is). Forretningsprocesserne beskriver de kerneopgaver, der er forbundet med selve kerneopgaven, fraset den faktiske måde opgaven løses på. Forretningsprocesserne viser hvad, der skal gøres i hvilken rækkefølge. Arbejdsgangene viser den konkrete måde opgaven løses på altså med fokus på hvordan. Regler og beslutninger Her gennemgås og diagrammeres de væsentligste regler, der ligger til grund for de beslutninger/afgørelser, der skal træffes. I procesdiagrammerne kan der være faser vedrørende Træffer afgørelse og Oplyser sag. Der er her reglerne primært men ikke udelukkende folder sig ud. Afgørelsen forudsætter, at nogle helt bestemte forhold er belyst det er det, der sker i Oplyser sag, og her er regler for hvert af de delområder, der skal være belyst. Regler og beslutninger er diagrammeret som Decision models, hvor hver regel nedbrydes i delregler. For eksempel vil en beslutning, om hvorvidt en borgers funktionsevne er reduceret tilstrækkeligt være afgørende for, om der kan tildeles et hjælpemiddel. Undersøgelsen om, hvorvidt funktionsevnen er tilstrækkelig reduceret vil kunne have delbeslutninger. I en Decision model kan vi følge hierarkiet af beslutninger, indtil vi når ned til de informationer, der skal bruges til at belyse beslutningen. 2
2. Kontekst for ansøgning om lån til ejendomsskat Kontekstdiagrammet viser, at løsningen i dag har tre hovedaktører: Ansøgeren Dennes ægtefælle, hvis denne er (med)ejer af ejendommen Sagsbehandleren Derudover et antal systemer, som her er opdelt i sagsbehandlersystemer og data: Persondata, der er i dag repræsenteres af CPR eller P-data OIS, der henter data fra BBR og ESR KMD Structura, der er fagsystem på området, samt Mail og ESDH-system Tinglysning.dk Livssituationer Lån til betaling af ejendomsskat kommer som regel i forbindelse med følgende situationer: Borgeren fylder 65 år eller får social pension eller efterløn. Borgeren kan også allerede være pensionist eller efterlønner, men her kan ansøgningen så blive aktuel i forbindelse med, at: 3
Borgeren modtager oplysninger om, hvad der skal betales i ejendomsskat Ægtefælle dør Eksisterende lån til betaling af ejendomsskat er opbrugt Det skal bemærkes, at der for nuværende januar 2012 er der ganske få ansøgninger, da det ikke længere er så attraktivt at ansøge, da renten på lånene er højere end markedsrenten. Flere kommuner har således oplevet et fald i ansøgningerne på 80-90 %. 3. Vision og mål Vision og mål for løsningen handler om brugervenlighed og effektivitet. Brugervenlighed: o Ansøger spørges i dag om data, der er registreret i offentlige registre. Disse data skal efterspørges hos ansøger eller udstilles. o Der kan indarbejdes en prøveberegner, der kan kvalificere ansøgeren om, hvorvidt det er relevant at låne til betaling af ejendomsskatter. Ansøgeren kan herefter vælge at ansøge eller afbryde ansøgningen. o Endelig bør det være mulig at udfylde en ansøgning uden at vælge kommune. På den måde kan ansøgninger om sommerhuse beliggende i en anden kommune lettere håndteres, alle ansøgers ejendomme kan udstilles for ansøger, og der stilles ikke unødvendige krav til ansøger. Effektivitet: o Lav straksafklaring og fuldautomatisering af proces ved afslag. o Automatisk journalisering. 4
Vision og mål for selvbetjeningslø sning til lån til ejendomsskat Brugervenlig Spørg ikke om data, vi allerede har Indarbejd prøveberegning Ansøgningen kan udarbejdes (ikke sagsbehandles) uden kommunale afgrænsinger Lav straksafklaring ved afslag Indlæs ansøgers ægtefælle og ejendomme Vis ejendomskat og øvrige ejendomsudgifter, som ansøger kan få dækket af lånet Effektiv Integrerer til ESDH Snitflade til tingbogen 5
4. Regler Reglerne for lån til betaling af ejendomsskatter er for langt størstedelen objektiv. Der er tale om tre hovedbeslutninger: 1. Opfylder borgeren (og borgerens ægtefælle) betingelserne 2. Kan der optages lån i ejendommen (friværdi) 3. Hvor stor en del af ejndomskatten kan betales via lånet I det tredje spørgsmål indgå en til tider kompliceret og skønsmæssig beslutning om, hvorvidt og hvor stor en andel der anvendes til beboelse, og derved hvor stor en andel af de forfaldne ejendomsskatter, der kan betales via et lån. Nedenstående beslutningsmodel knytter sig til processen Oplyser sag, som er beskrevet i afsnit 5. 6
I forbindelse med effektuering af afgørelsen skal kommunen skønsmæssigt beslutte, hvor stort et lån, der skal tinglyses. Tinglysning af lån har både et fast gebyr og et gebyr afhængigt af lånebeløbet. Dette skal holdes op mod en skønsmæssig vurdering af, hvor længe borgeren forventes at ønske lån til betaling af ejendomsskatter og kommunens ønskede og mulige serviceniveau (hvor stort skal lånet være, og hvor lang tid skal det løbe) udover selvfølgelig hvor meget der KAN lånes med sikkerhed i ejendommen. Kommunens vurdering af lånets størrelse sker ud fra den faktiske ejendomsværdi. Det er vigtigt, at kommunen har sikkerhed for lånets størrelse, eftersom SKAT løbende revuderer den faktiske ejendomsværdi, hvorved borgeren på et senere tidspunkt måske ikke har ret til så stort et lån. 7
5. Processer Arbejdsgang As-Is Den nuværende arbejdsgang fremgår på næste side. Borgeren ansøger om lån til betaling af ejendomsskatter. Det skal ske til den kommune, hvor ejendommen er beliggende. En borger kan have flere ejendomme, men kan kun søge om fritagelse for en af dem. o Hvis en ægtefælle også er pensionist og medejer, så kan ægtefællerne ansøge på samme blanket. Samlevende skal søge hver for sig. Digitalt kan der kun ansøges hver for sig. o Hvis en efterladt vil søge om fritagelse for ejendomsskat på en ejendom, som ægtefællen ejede før sin død, kan sagen ikke behandles før, skifteretten har behandlet sagen. Blanketten har effektiviseret arbejdsgangen med vitterlighedsvidner i forbindelse med tinglysning af lån ved, at vitterlighedsvidnerne underskriver ansøgningen. De fleste ansøgninger sker på blanketten, og sagsoprettelse og journaliseringen sker manuelt. I sagsbehandlingen skal der indhentes en række oplysninger, der gør det muligt at træffe en afgørelse. En del af oplysningerne kan hentes i offentlige registre eller kommunens egne fagsystemer uden kontakt til borgeren. Dog kan oplysning om lån til betaling af ejendomsskatter i en anden kommune (ved fritidsejendomme) ikke hentes digitalt. Der er varierende praksis om og hvordan dette oplyses/kontrolleres. Se As-Is diagrammet på næste side. 8
9
Arbejdsgang To-Be To-Be løsningen adskiller sig fra As-Is på flere punkter: Det er ikke nødvendigt, at borgeren kan stille vitterlighedsvidner, når ansøgningen er sket med NemId. Det er i dag en praksis i nogle kommuner og kan helt undlades. KL har informeret omkring dette, og det skal naturligvis atter fremhæves i forbindelse med den obligatoriske selvbetjening. 10
Da selvbetjening i forbindelse med lån til betaling af ejendomsskat er obligatorisk, skal oplysning om kommune ikke afgrænse ansøgers oplysninger om ejendomme. Ansøgningen formidles til den kommune, hvor valgt ejendom er beliggende. Rammearkitekturens komponenter for Sag og Dokument er tænkt ind til at sikre automatisk sagsdannelse. Grunddata oplysninger om ejendom og person præsenteres for borgeren, og skal ikke indtastes. Borgeren får en beregning af den ejendomskat, der kan dækkes af lån til ejendomsskatter. Dette kræver, at kommunen har registreret, hvilke poster på ejendomsskatteopkrævningen, der kan ydes lån til. Endelig er der et elektronisk opslag i tingbogen, der kan erstatte den nuværende manuelle arbejdsgang. 11