Projekthåndbog. - for lokal projektadministration

Projekthåndbog - for lokal projektadministration

Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 3 1.1. Download værktøjerne... 3 1.2. Systemforudsætninger (makro-sikkerhed)... 3 2. Medarbejderværktøj... 4 2.1. Værktøjets indhold og beskrivelse af faneblade... 4 2.2. Indtastning af stamdata og periode 1-4... 4 2.3. Oprettelse af medarbejder... 5 2.4. Registrering af timer og bruttoløn for medarbejder... 5 2.5. Perioderapport... 5 2.6. Rettelser af timer og løn vedrørende tidligere perioder... 7 2.7 Registrering af løn i perioderegnskab... 7 3. Deltagerværktøj... 8 3.1. Værktøjets indhold... 8 3.2 Stamdata og periode 1-4... 8 3.3. Underholdsmatrix (løntype-matrix)... 9 3.4. Oprettelse af deltagere... 9 3.5. Indtastning af deltagertimer... 9 3.6. Indtastning af underholdsbeløb... 9 3.7. Perioderapport... 10 3.8. Rettelser af timer og underhold vedrørende tidligere perioder... 10 3.9. Registrering af løn i perioderegnskab... 10 4. Udarbejdelse af perioderegnskab... 11 4.1. Værktøjets indhold... 11 4.2. Stamoplysninger... 11 4.3. Registrering af bilag i perioderegnskabet... 11 4.4. Afstemning mellem eget bogholderi og Socialfondsregnskab... 13 4.5 Indsendelse af perioderegnskab til EUC nord... 13 4.5. Ny regnskabsperiode åbningsposteringer... 14 4.6. Indscanning af bilag og fremsendelse af perioderegnskab... 14 5. Arkivering af bilag... 15 5.1 Arkivering af timeregistreringssedler medarbejdere... 15 5.2 Arkivering af timeregistreringssedler virksomhederne... 15 5.3 Arkivering af udgiftsbilag... 15 5.4 Arkivering af partnerskabserklæringer... 15 Bilag 1... 16 Bilag 2... 17 Bilag 3... 18 Bilag 4... 19 Side 2 af 19

1. Indledning Til alle socialfondsprojekter er der tilknyttet en række dokumentationskrav og forpligtelser til rapportering, der skal opfyldes i forbindelse med gennemførelsen af de enkelte EU-Socialfondsprojekter. I denne projekthåndbog for Samarbejde og Partnerskab finder du svar på spørgsmål i relation til anvendelsen af de rapporteringsværktøjer, som du skal bruge. 1.1. Download værktøjerne På Erhvervs- og byggestyrelsens hjemmeside www.regionalt.dk finder du alle de nødvendige værktøjer og skabeloner, der skal anvendes til registrering og rapportering af perioderegnskab og øvrig rapportering: I menuen i venstre side klikker du på EU-tilskud 2007-2013, herefter på Regional konkurrenceevne og beskæftigelse 2007-2013 og derefter på Projektforløb og afrapportering. Til venstre fremkommer nu forskellige valgmuligheder. Den overordnede inddeling er: Perioderegnskaber og projektregnskab Afrapportering af deltagerudgifter og deltagerfinansiering Registrering af løn- og timeregnskab for projektansatte Indberetning af deltagere på socialfondsprojekter (skal ikke bruges i Samarbejde og Partnerskab) På hver enkelt af de ovennævnte sider er der nederst et punkt, der hedder Værktøjer til afrapportering. Vælger du fx Registrering af løn- og timeregnskab for projektansatte, skal du nederst på siden i den grå kasse Værktøjer til afrapportering vælge Samlet medarbejder timeregistrering version og gemme filen i en særskilt mappe. Det er fremgangsmåden, når du ønsker at hente de forskellige værktøjer. Værktøjerne skal gemmes på en server, hvor der foretages løbende back-up og kun relevante medarbejdere må have adgang til området på serveren, da der er tale om personfølsomme oplysninger. 1.2. Systemforudsætninger (makro-sikkerhed) For at du kan anvende værktøjerne, skal sikkerhedsniveauet i Excel være sat rigtigt op. Makroerne skal være aktiveret, ellers kan værktøjerne ikke anvendes. Der er to måder at aktivere makroer på. Hvilken måde du skal anvende, afhænger af, hvilken Office-pakke, der er installeret på den pc, du anvender. Aktivering af makroer i Excel 2003: Tryk på Funktioner. Vælg Makro og derefter Sikkerhed. Vælg herefter det ønskede niveau for makrosikkerhed i Excel (skal være mellem ). Tryk på OK og luk herefter Excel ned. Åbn derefter værktøjet på ny. Når du åbner værktøjet, bliver du spurgt, om makroer skal være aktiverede. Aktivering af makroer i Excel 2007: Åben Excel og tryk på Office-knappen øverst i Excel. Vælg Excel-indstillinger og derefter Sikkerhedscenter. Tryk på knappen Indstillinger for Sikkerhedscenter og vælg Indstillinger for makro. Vælg herefter det ønskede niveau for makrosikkerhed: Deaktiver alle makroer med meddelelse. Når sikkerhedsniveauet er markeret, trykker du på OK. Luk herefter Excel og åbn værktøjet på ny. Når du åbner værktøjet, vil Excel med en sikkerhedsadvarsel øverst gøre opmærksom på, at makroer er deaktiverede. Tryk på indstillinger og tryk herefter på aktiver indholdet. Hver gang du åbner værktøjet på ny, skal du klikke OK til Aktiver indholdet. Gør du ikke det, opstår der fejl i værktøjet, og du vil ikke være i stand til at se det indtastede. Side 3 af 19

2. Medarbejderværktøj Download medarbejderværktøjet Samlet medarbejder timeregistrering version som beskrevet i punkt 1.1 og gem det i en særskilt mappe. Omdøb værktøjet til Samlet_medarb_timereg_ver12_ efterfulgt af skolens CVR-nr., fx Samlet_medarb_timereg_ver12_12345678. Værktøjet skal anvendes for alle skolens medarbejdere, der er med til at afvikle projektet. Det er vigtigt, at det kun er de faktisk forbrugte timer på projektet, der registreres og indregnes. Udgangspunktet for at bruge værktøjet er, at projektet kun indtaster støtteberettigede timer, når der foreligger en gyldig og godkendt timeregistreringsseddel og ligeledes kun indtaster løn, når der foreligger et gyldigt grundlag fx underskrevet lønseddel. Derfor skal du ganske enkelt undlade at taste noget, hvis den fornødne dokumentation ikke foreligger. Underskrevet kopi af månedens lønseddel skal være vedlagt timeregistreringsskemaet eller skemaerne. Timeregistreringsskemaerne skal desuden være underskrevet af nærmeste overordnede. Der skal være registreret det faktisk brugte antal timer pr. dag. Bruger konsulenten mere end 7,4 timer på en dag, skal det faktiske timetal været noteret. Tidligere var der en regel om højest 7,4 timer pr. dag, den gælder ikke længere. Det anbefales, at der ikke arbejdes mere end 37 timer på projektet på en uge. Vigtigt Inden medarbejderne afleverer timeregistreringsskemaerne til dig, skal de været tjekket for følgende: Navn og CPR-nr. er noteret og rigtige (ellers kan medarbejderen ikke oprettes i rapporteringsværktøjerne) Løntype er noteret Timer er noteret ud for hver aktivitet og under korrekt månedsdag Dato (ved siden af underskriften) Medarbejderens underskrift Underskrift fra nærmeste leder At tallet nederst i kolonnen "Sum" er lig antallet af timer i tabellen nederst til højre i tabellen "Opsummering af timer" Lønsedlen er underskrevet og ligger sammen med månedens timeregistreringsskemaer. 2.1. Værktøjets indhold og beskrivelse af faneblade Menu her kan du navigere mellem de tilgængelige ark. Klik på de grå bokse. På hvert enkelt faneblad vil der øverst være mulighed for at trykke på et link, hvorefter du bliver sendt tilbage til fanebladet MENU. Linket på de enkelte ark er benævnt GÅ TIL MENU. Manual her kan du læse en kort beskrivelse af, hvordan værktøjet skal anvendes. Stamdata stamoplysninger om projekt Samarbejde og Partnerskab. 2.2. Indtastning af stamdata og periode 1-4 Først når stamoplysningerne (se bilag 1) er indtastet, kan du anvende værktøjet. Skolerne skal først indsende perioderegnskab til EUC Nord efter projektets 5. periode, det vil sige pr. 28.02.2011. Inden du kan begynde at taste data ind for periode 5, skal periode 1-4 gøres endelige. Tryk på RAPPORT ENDELIG i periode 1, 2, 3 og 4 og værktøjet er klar til indtastning. Side 4 af 19

2.3. Oprettelse af medarbejder I fanebladet MEDARBEJDERE indtastes oplysninger om de enkelte medarbejdere i projektet. For hver enkelt medarbejder skal der trykkes på opret ny medarbejder, inden indtastningen kan foretages. Når alle medarbejdere er tastet ind i værktøjet, trykkes opdatér medarbejdere. Så gør værktøjet oplysningerne om den enkelte medarbejder tilgængelig i de faneblade, der hedder N_REGISTRERING. Systemet vil gøre dette på baggrund af den start- og slutdato, som er indtastet for den enkelte medarbejder kendes slutdato ikke må denne indtastes som 30-06-2012, som er slutdato for projektet. Korrekt udfyldte og underskrevne timeregistreringsskemaer danner grundlag for registrering af timer i værktøjet. Mangler fx blot én af underskrifterne på timeregistreringsskemaerne, må de ikke indtastes. 2.4. Registrering af timer og bruttoløn for medarbejder Efter oprettelse af medarbejderne er værktøjet nu klar til at modtage data vedrørende medarbejdernes tidsforbrug pr. måned og bruttoløn pr. måned. Bemærk, at der kun kan tastes i de hvide felter. Når du taster timer ind, skal du kontere dem på en af følgende konti: Konto 30 Administrativt personale Konto 50 Internt undervisningspersonale (opsøgende konsulenter) Hvilke konti, der skal anvendes afhænger naturligvis af, om der er tale om opsøgende konsulentarbejde eller administrativt arbejde. Inden timesatsen kan indtastes skal der laves en beregning af bruttolønnen for den enkelte medarbejder for den enkelte måned med entydig reference til lønsedlen. Beregningen laver du i excel-arket Skema beregning timesats. I forbindelse med indtastning af bruttolønnen for måneden, kan der i sjældne tilfælde være behov for at afvige fra det normtimetal, som er opgivet i stamoplysninger for medarbejderen. Eksempelvis kan det være nødvendigt, hvis medarbejderen afholder ferie for egen regning, eller hvis der er tale om deltidsansættelse. I dette tilfælde vil det nye normtimetal skulle indtastes i feltet NY. Det er altid vigtigt, at det angivne normtimetal matcher den bruttoløn, der skal angives. Når der indtastes et nyt normtimetal for en medarbejder, vil kolonnen ANVENDT ændre sig. Det timetal, der står i denne kolonne, vil altid være det normtimetal, værktøjet anvender i forbindelse med beregning af timesatsen for måneden. Se bilag 2 for beregning af timesats samt eksempel på omregningsfaktor for deltidsansatte. Se i afsnit 5.1, hvordan du arkiverer timeregistreringsseddel, underskrevet lønseddel og timesatsberegning. 2.5. Perioderapport Klik på fanebladet N_RAPPORT og se de beregnede støtteberettigede lønudgifter for medarbejderne samt finansieringsfordelingen i perioden. Hver enkelt rapport indeholder data for seks måneder, og de støtteberettigede lønudgifter er summeret pr. måned for de relevante konti. Endvidere ses finansieringsfordelingen pr. måned for lønudgifterne. Side 5 af 19

Knapperne RAPPORT TIL REVISOR og RAPPORT (ENDELIG) skal bruges i forbindelse med afrapporteringen. RAPPORT TIL REVISOR : Når du trykker på knappen Rapport til revisor, dannes en zip-fil af Excel-filen, som gemmes i mappen RAPPORTERING. Mappen er placeret i samme mappe som værktøjet. Den genererede zip-fil vil have formatet (Journalnummer) TIL REVISOR MEDARBEJDERFIL FOR PERIODE N. Omdøb filen så der efter perioden står partnerens CVR-nr. (Journalnummer) TIL REVISOR MEDARBEJDERFIL FOR PERIODE N 12345678. Der er ingen begrænsninger på det antal gange, du kan anvende denne funktion. Inden du sender filen til EUC Nord er det vigtigt, at du gennemgår rapporten nøje i forhold til underliggende bilag og dokumentation for at sikre, at alle oplysninger er medtaget, og at de er korrekte. Såfremt der er tvivl om forhold anbefales det at kontakte EUC Nord pr. mail: smm@eucnord.dk og cc: trs@eucnord.dk, der såfremt det er nødvendigt vil kontakte PwC for rådgivning. Efter afsendelse af perioderegnskab til EUC Nord er det vigtigt, at du ikke foretager korrektioner eller indtastning af materiale, som vedrører perioden eller tidligere perioder. Korrektioner til perioden og tidligere perioder må du først indtaste, når perioderegnskab er godkendt af PwC og rapporten RAPPORT ENDELIG er dannet. EUC Nord giver besked, når du må klikke på RAPPORT ENDELIG. RAPPORT ENDELIG : Først når projektets perioderegnskab er revideret af PwC og eventuelle rettelser, som PwC eller Erhvervsog Byggestyrelsen har påpeget i forbindelse med udbetaling eller budgetopfølgning, er indarbejdet i rapporten, må status sættes til RAPPORT (ENDELIG) for den pågældende periode. Tryk derfor på RAPPORT (ENDELIG). Værktøjet laver en zip-fil samt en back-up, og disse vil være placeret i samme mappe som værktøjet, men i hver deres mappe. Mapperne hedder RAPPORTERING og BACKUP. Der må ikke ændres i en allerede rapporteret periode, før rapporten er gjort endelig, medmindre PwC eller Erhvervs- og Byggestyrelsen beder herom. Den generede fil har navnet (Journalnummer) ENDELIG MEDARBJEDERPROFIL FOR PERIODEN N. Omdøb filen så der efter perioden står partnerens CVR-nr. (Journalnummer) ENDELIG MEDARBJEDERPROFIL FOR PERIODEN N 12345678. Se i bilag 3, hvordan du sender filen til EUC Nord. VIGTIGT: Backuppen, der blev lavet sammen med zip-filen, er arkiveret i mappen BACKUP, og må ikke slettes eller flyttes, da den er en del af det kontrol- og transaktionsspor, projektet er forpligtet til at dokumentere. Hvordan læses rapporten? De enkelte delelementer i rapporten kan forklares som følger: Periode N Aktuel: Viser en akkumulering af de indtastede timer samt den beregnede lønandel pr. måned. Periode N Rapporteret: Vil som udgangspunkt ikke være udfyldt med værdier. Når rapport indsendes, vil de aktuelle værdier automatisk blive indsat her og vil efterfølgende ikke kunne ændres. I periode 2 og frem vil man ligeledes kunne se, hvad der er indrapporteret sammen med den aktuelle periode vedrørende tidligere indsendte perioder. Periode N Korrektioner: Viser korrektioner foretaget i senere rapporteringer om den aktuelle periode. Periode N Difference: Viser den til enhver tid værende difference mellem tidligere rapporteret og det aktuelle for perioden. Når rapportering har fundet sted, vil alle værdierne være lig 0. Side 6 af 19

2.6. Rettelser af timer og løn vedrørende tidligere perioder Når rapporterne for en periode har fået status Endelig, kan der ikke længere ændres i de rapporterede tal for perioden. Foretager du ændringer i registreringerne for perioden, vil værktøjet derfor beregne en korrektion for perioden, og den vil derefter automatisk blive fremsendt i en senere rapport, uden at du behøver at gøre mere. Korrektioner skal indtastes i den periode de vedrører, selv om endelig rapport for perioden er dannet. 2.7 Registrering af løn i perioderegnskab Den generede fil til revisor danner grundlag for indtastning af løn til medarbejderne i perioderegnskabet. Se nærmere under punkt 4 Udarbejdelse af perioderegnskab. Side 7 af 19

3. Deltagerværktøj Download deltagerværktøjet Deltagerværktøj til registrering og beregning af deltagerudgifter og deltagerfinansiering som beskrevet i punkt 1.1 og gem det i en særskilt mappe. Omdøb værktøjet til Deltagerprotokol_ efterfulgt af partnerens CVR-nr., fx Deltagerprotokol_12345678. Værktøjet beregner den løn (i værktøjet kaldet underhold), der kan indregnes i projektregnskabet for virksomhedsdeltagerne. Værktøjet beregner også lønnens finansieringsfordeling på finansieringskilder. Det er vigtigt, at det kun er de faktisk forbrugte timer på projektet, der registreres. Udgangspunktet for brug af værktøjet er, at du kun indtaster støtteberettigede timer, når der foreligger en gyldig og godkendt timeregistrering. Timeregistreringsskemaerne skal være underskrevet af virksomhedsdeltageren og nærmeste overordnede eller en anden, der kan godkende rigtigheden og projektrelevansen. Denne anden person må gerne være den opsøgende konsulent. Projektledelsen anbefaler, at det så vidt muligt er en overordnet hos virksomheden, der underskriver som leder. Vigtigt Er deltageren ejer af virksomheden (enkeltmandsvirksomhed, hvor overskuddet henstår i virksomheden) og ikke får udbetalt løn i form af lønseddel, skal ejeren dokumentere værdien af sine timer i form af årsregnskab eller årsopgørelse. Den oplysning får du, når virksomheden beskriver sit ejerforhold på Partnerskabserklæringen. Inden konsulenterne afleverer deltagertimeregistreringsskemaerne til dig, skal de være tjekket for følgende: CPR-nr. og CVR-nr. og løntype er noteret og rigtige (ellers kan virksomheden og deltageren ikke oprettes i rapporteringsværktøjerne) Timer er noteret og læsbare (skal kunne læses af andre) Dato er noteret og rigtig Der er to forskellige underskrifter på timeregistreringsskemaet, og er de meget svære at læse, skal navnene være tilføjet med blokbogstaver lige under underskriften. Det sikrer, at du kan oprette deltageren korrekt i rapporteringsværktøjet. Er navnet først oprettet kan det ikke ændres. 3.1. Værktøjets indhold Beskrivelse af faneblade: Menu her kan du navigere mellem de tilgængelige ark. Klik på de grå bokse. På hvert enkelt faneblad vil der øverst være mulighed for at trykke på et link, hvorefter du bliver sendt tilbage til fanebladet MENU. Linket på de enkelte ark er benævnt GÅ TIL MENU. Manual her kan du læse en kort beskrivelse af, hvordan værktøjet skal anvendes. Stamdata stamoplysninger om projekt Samarbejde og Partnerskab (se bilag 1). 3.2 Stamdata og periode 1-4 Først når stamoplysningerne (se bilag 1) er indtastet, kan du anvende værktøjet. Skolerne skal først indsende perioderegnskab til EUC Nord efter projektets 5. periode, det vil sige pr. 28.02.2011. Inden du kan begynde at taste data ind for periode 5, skal periode 1-4 gøres endelige. Tryk på RAPPORT ENDELIG i periode 1, 2, 3 og 4 og værktøjet er klar til indtastning. Side 8 af 19

3.3. Underholdsmatrix (løntype-matrix) I underholdsmatrixen er løntypen Privat er den eneste, der er mulig at vælge fra start i værktøjet af dem, som du skal anvende. De andre skal du selv oprette, hvis du får brug for dem. Når du indtaster en ny løntype, skal du angive en procentmæssig fordeling mellem de enkelte finansieringskilder. I projekt Samarbejde og Partnerskab er der 100 % på hver af finansieringskilderne: Privat 100 % PRIVAT Offentlig lignende 100 % OFF.LIGN. Kommune 100 % KOMMUNE Stat 100 % STAT Region 100 % REGION 3.4. Oprettelse af deltagere I det faneblad, der hedder DELTAGERE opretter du virksomhedsdeltagerne. Normtimer pr. måned er 134,42 - jf. Retningslinjerne fra Erhvervs- og byggestyrelsen. Du skal kontere løn fra virksomhedsdeltagerne på konto 280 Deltagerløn. Når alle deltagere er tastet ind i værktøjet, trykker du OPDATÉR DELTAGERE. Resultatet ser du på de efterfølgende faneblade. 3.5. Indtastning af deltagertimer For den enkelte deltager vil stamoplysninger fra fanebladet DELTAGERE være vist. Brugeren har mulighed for at indtaste forbrugte timer for hver enkelt deltager. Foruden indtastning af timer for den enkelte måned, skal der også angives en aktivitet. Du skal vælge undervisning. Hvis aktiviteten ikke er defineret, kan der ikke indtastes timer for deltagere. 3.6. Indtastning af underholdsbeløb Fanebladene N_UNDERHOLD anvendes ved indrapportering af underhold for deltagere. Underhold registreres på månedsbasis for den enkelte deltager baseret på dokumenteret og betalt underhold for måneden (underskrevet lønseddel). Hvis virksomhedsdeltagerne ikke udleverer en underskrevet lønseddel kan deres timer jf. tilsagnsskrivelsen indgå til en fast standardsats på 101,62 kr. i timen. Ved ejere af enkeltmandsvirksomheder skal der foreligge et årsregnskab som udviser going concern for at deres timer må medtages til standardsatsen. I hver enkelt periode vil der være seks måneder tilgængelige. I den enkelte måned vil kun de deltagere, der er aktive, være tilgængelige, hvilket afhænger af start- og slutdatoen for deltageren. UNDERHOLDSTYPE skal angives, da denne er bestemmende for, hvorledes underholdet fordeles på finansieringssiden. Hvilken underholdstype der vælges, afhænger naturligvis af hvilken type underhold, den enkelte deltager har modtaget i en given måned se løntype på timeregistreringsskema. I feltet UDBETALING skal angives frekvensen af udbetalingen. I tilfælde hvor virksomhedsdeltageren ikke vil udlevere sin lønseddel kan lønnen medtages til en standardsats på 101,62 kr. i timen, og denne skal derfor indtastes i feltet TIMESATS. Side 9 af 19

3.7. Perioderapport Når deltagertimer og underholdet er indtastet for en seks-måneders periode er halvårsrapporten klar til at blive sendt til EUC Nord. Klik på fanebladet N_RAPPORT. Princippet for afsendelse af rapporten er den samme som beskrevet under punkt 2.4. Hvordan læser du rapporten? De enkelte delelementer i rapporten kan forklares som følger: Periode N Aktuel: Viser en akkumulering af de indtastede timer samt den beregnede underholdsandel pr. måned. Periode N Rapporteret: Vil som udgangspunkt ikke være udfyldt med værdier. Når rapport indsendes, vil de aktuelle værdier automatisk blive indsat her og vil efterfølgende ikke kunne ændres. I periode 2 og frem vil man ligeledes kunne se, hvad der er indrapporteret sammen med den aktuelle periode vedrørende tidligere indsendte perioder. Periode N Korrektioner: Viser korrektioner foretaget i senere rapporteringer om den aktuelle periode. Periode N Difference: Viser den til enhver tid værende difference mellem tidligere rapporteret og det aktuelle for perioden. Når rapportering har fundet sted, vil alle værdierne være lig 0. 3.8. Rettelser af timer og underhold vedrørende tidligere perioder Såfremt der er korrektioner til allerede afsendte og godkendte perioder, skal disse medtages i de efterfølgende regnskabsperioder. Korrektionerne medtages automatisk i senere rapporter, og vil skulle indarbejdes i de efterfølgende perioderegnskaber. Korrektioner skal indtastes i den periode de vedrører, selv om endelig rapport for denne periode er dannet. 3.9. Registrering af løn i perioderegnskab Den generede fil til revisor danner grundlag for indtastning af løn til deltagerne i perioderegnskabet. Se nærmere under punkt 4 Udarbejdelse af perioderegnskab. Side 10 af 19

4. Udarbejdelse af perioderegnskab Download perioderegnskabet som beskrevet i punkt 1.1. Regnskabsskemaet gemmes i en særskilt mappe og omdøbes til regnskabsskema_socialfond_ efterfulgt af skolens CVR-nr., f.eks. regnskabsskema_socialfond_12345678. Rapporterne vedrørende medarbejderløn og deltagerunderhold skal danne grundlag for registrering i de halvårlige perioderegnskaber, som EUC Nord skal fremsende til Erhvervs- og byggestyrelsen. Perioderegnskaber skal sendes til Erhvervs- og byggestyrelsen pr. 28.02 og pr. 31.08 og være dem i hænde senest 3 uger efter disse opgørelsestidspunkter. Perioderegnskaberne skal revideres af revisor således, at vi kan anmode om udbetaling ved hvert perioderegnskab. Der skal aflægges perioderegnskab og et endeligt regnskab for udgifter og finansiering, konteret i overensstemmelse med kontoplanen i tilsagnet. 4.1. Værktøjets indhold Perioderegnskabet indeholder to faneblade, der begge er synlige fra første gang du åbner det. Første faneblad hedder Socialfond regnskab og er en opsummering af udgifter og medfinansiering for projektet. Det andet faneblad er det ark, hvor du indtaster oplysninger om det enkelte bilag. Det er vigtigt, kun at registrere udgifter på konti, hvor der er givet bevilling jf. tilsagnet. 4.2. Stamoplysninger Perioderegnskabet skal udfyldes med stamoplysninger om projektet (se bilag 1). Derudover skal følgende oplyses: Statusperiode statusperiode 1 er pr. ultimo august og statusperiode 2 er pr. ultimo februar. Regnskaber afleveret pr. ultimo februar 2010 har benævnelsen 2009-2. Regnskaber afleveret pr. ultimo august 2010 har benævnelsen 2010-1. Ekstraordinært regnskab vælges, hvis regnskabet vedrører en periode, der ligger mellem de halvårlige statusperioder. Slutregnskab vælges, hvis der er tale om slutafregning. CVR-nr. Regnskabsnummer anføres med fortløbende nummerering fra projektets første indsendte regnskab og hver gang der fremsendes et nyt regnskab med ændringer i forhold til det senest indsendte. For at værktøjet kan anvendes, og for at den korrekte støtte kan udregnes, skal tilskudsprocent og tidligere modtagne beløb angives. Det gør du nederst på det første faneblad. Tilskudsprocenten for Samarbejde og Partnerskab er 50 %. Når stamoplysninger om projektet er angivet, er perioderegnskabet klar til at blive anvendt. Det vil sige, at nu kan du indtaste oplysninger om afholdte udgifter samt indtægter og medfinansiering. 4.3. Registrering af bilag i perioderegnskabet Der er tre registreringstyper: Registrering af almindelige udgiftsbilag Registrering af medarbejderløn Registrering af deltagerløn Side 11 af 19

Registrering af almindelige udgiftsbilag Her registrerer du konsulenternes kørselsafregninger. Det er også her, at EUC Nord vil registrere øvrige udgifter som fx udgifter til eksterne konsulenter, kontorhold m.m., afholdt af EUC Nord i projektperioden. Konsulenterne skal dokumentere, at de har modtaget deres kørselsgodtgørelse. Det gør de ved at underskrive deres lønseddel (hvis kørselsgodtgørelsen kan læses på lønsedlen) eller anden kvittering for modtagelse. Skolen kan maksimalt få refunderet op til 40 km pr. virksomhedsbesøg i gennemsnit. Det er de faktiske udgifter, der bliver registreret i rapporteringsværktøjerne, og de 40 km pr. besøg skal betragtes som et maksimum i forhold til, at pengene ellers kan slippe op for tidligt i projektperioden. Der er tale om en akkumuleret opgørelse over udgiften til kørte km i projektets periode. Eksempel Kører konsulenten 100 km (50 km frem og 50 km tilbage) fra et virksomhedsbesøg og 5 km for et andet virksomhedsbesøg, får han/hun kørselsgodtgørelse for samtlige 105 kørte km. Men skolen får refunderet kørsel for 80 km for de to besøg i eksemplet. Projektledelsen anbefaler, at konsulenterne registrerer kørte km fra projekt Samarbejde og Partnerskab på en kørsels- og afregningsblanket for sig. Så kan det samlede beløb i nogle lønsystemer anføres på lønsedlen på en tekstlinje for sig, og når lønsedlen underskrives af konsulenten og lægges bag timeregistreringsskemaerne, er der samtidig dokumenteret for modtagelse af kørselsgodtgørelse/km-penge. Kan skolens lønsystem ikke påføre kørsel for projekt Samarbejde og Partnerskab for sig, men i stedet lægger al kørslen sammen, skal konsulenterne vedlægge samtlige af deres rejseafregninger til deres lønseddel. Se eksempel nedenfor. Eksempel Hvis en konsulent fx i maj måned via lønnen får udbetalt 356 kroner (for 100 km kørsel) kan dette beløb bestå af 40 km for projekt Samarbejde og Partnerskab og 60 km vedrørende anden aktivitet. For at vi kan dokumentere, at kørslen i forbindelse med projekt Samarbejde og Partnerskab er udbetalt til konsulenten, skal vi have en kopi af lønsedlen for den pågældende måned (underskrevet af konsulenten) samt samtlige rejseafregninger, der vedrører det udbetalte beløb på 356 kr. Summen af den pågældende måneds rejseafregninger skal være lig med det beløb, som er udbetalt jævnfør lønsedlen. Din skole kan have en kørselsblanket, som du skal anvende. Til projekt Samarbejde og Partnerskab er der udviklet en kørselsblanket, som du kan finde på www.sampar.dk. I bilagslisten opføres hvert bilag for sig, og følgende oplysninger skal udfyldes for hvert enkelt bilag: Betalt af CVR/Partner CVR - CVR-nr. for den projektpartner, der har betalt den pågældende udgift anføres. Eget kontonummer anfør kontonummeret, der er anvendt i eget regnskabssystem. Bilagsnummer Se bilag 4 for nærmere information omkring bilagsnummerering hos den enkelte partner. For enhver udgift, der anføres i bilagslisten, skal der foreligge et originalt bilag. Det samme gælder for indtægter. Alle partnere vil derfor få tilsendt et stempel med teksten Kopi, Socialfondsprojekt SamPar, originalbilaget er arkiveret i projektmappe. Når et originalbilag tages ud af en projektpartners eget bogholderi, skal der i stedet indsættes en kopi af bilaget med stemplet om, at originalbilaget er i SamPar. Vær opmærksom på at bilagsnr. i eget bogholderi fremgår af bilaget. Side 12 af 19

Afholdt dato Anfør datoen for afholdelsen af udgiften. En udgift er afholdt på det tidspunkt, hvor der er indgået bindende aftale mellem støttemodtageren og leverandøren om leverancen. Betalt dato Anfør datoen for betalingen af fakturaen. ESF-konto Her anføres det kontonummer, som fremgår af første side i tilsagnsbrevet fra Erhvervsog Selskabsstyrelsen, og hvortil udgiften hører. Ved registrering af kontonummer udfyldes kontonavnet automatisk. Bilagstekst Anfør en sigende tekst for, hvad udgiften vedrører Beløb Anfør beløbet. Efter indtastning af bilag i bilagslisten, opsummerer værktøjet automatisk fanebladet Socialfond regnskab. Registrering af medarbejderløn På baggrund af den rapport til revisor, der blev udarbejdet i medarbejderværktøjet, skal der i perioderegnskabet registreres den lønandel, som vedrører perioden, korrektion for periode 1, korrektion for periode 2 og korrektion for periode 3 og så videre. Bilagene registreres på samme måde som almindelige udgiftsbilag. Registrering af deltagerløn På baggrund af den rapport til revisor, der blev udarbejdet i deltagerværktøjet, skal der i perioderegnskabet registreres den løn, som vedrører perioden, korrektion for periode 1, korrektion for periode 2 og korrektion for periode 3, og så videre. Bilagene registreres på samme måde som almindelige udgiftsbilag. En væsentlig forskel er dog, at deltagerunderhold jf. bekendtgørelsen altid skal være registreret som både udgift og medfinansiering. Det er derfor vigtigt, at du efter indtastning af deltagerunderholdet i bilagslisten efterfølgende opdaterer finansieringssiden, dvs. konto 903 privat deltagerfinansiering. Indtaster du kun underhold i bilagslisten, vil perioderegnskabet fremkomme med en fejl. I den forbindelse skal du være opmærksom på de beskrivelser, der står til højre for finansieringssiden, og som fortæller om måden, hvorpå medfinansiering skal registreres. Der er anvendt farvekoder for at vise, hvad der passer sammen. Finansiering Samarbejde og Partnerskab har en EU-støtteprocent på 50 %. Udover at vi har deltagerløn som medfinansiering, har vi i projektet også en egenfinansiering, som skal fremgå af konto 965 offentlig lignende egenfinansiering. Den skal således altid registreres direkte i perioderegnskabet, og ikke opføres i bilagslisten. 4.4. Afstemning mellem eget bogholderi og Socialfondsregnskab Ved hvert perioderegnskab er det vigtigt, at der er udarbejdet en afstemning mellem eget bogholderi (særskilt projektnummer) og Socialfondsregnskabet. Differencen imellem det, der er bogført i eget bogholderi og det, der er bogført i Socialfondsregnskabet skal forklares. 4.5 Indsendelse af perioderegnskab til EUC nord Hver sjette måned skal rapporterne sendes til EUC Nord som konsoliderer partnernes rapporter pr. 28.02 eller 31.08 og derefter sender et samlet perioderegnskab til Erhvervs- og Byggestyrelsen. Rapporten pr. Side 13 af 19

28.02 skal være EUC Nord i hænde senest den 14.03 og rapporten pr. 31.08 skal være EUC Nord i hænde senest den 14.09. Endeligt regnskabsskema, underskrevet af regnskabsansvarlig skannes ind og sendes sammen med de elektroniske udgaver af afrapporteringsværktøjerne til EUC Nord pr. mail: smm@eucnord.dk og cc: trs@eucnord.dk. Se bilag 3 for krav til mail som skal fremsendes til EUC Nord i forbindelse med perioderegnskab. Såfremt ovenstående frister ved perioderegnskab ikke overholdes overgår pågældende partners regnskabsrapportering til efterfølgende perioderegnskab. 4.5. Ny regnskabsperiode åbningsposteringer Når perioderegnskaber skal udarbejdes for efterfølgende perioder, skal der anvendes en ny version af perioderegnskabsskemaet hver gang. Dvs. at der skal hentes en ny version af skemaet på regionalt.dk som beskrevet tidligere i denne håndbog. Stamdata skal udfyldes igen. Husk at nummerere perioderegnskaber fortløbende samt at vælge den aktuelle rapporteringsperiode. Efter udfyldelse af stamdata skal åbningssaldiene registreres i bilagslisten. Det senest indsendte perioderegnskab og udbetalingsbrev fra Erhvervs- og Byggestyrelsen danner grundlag for disse registreringer. Summerne for de enkelte konti registreres enkeltvis i bilagslisten. Herefter kan periodens bilag registreres og denne procedure gentages hver gang, der er indsendt et perioderegnskab og dette er godkendt. 4.6. Indscanning af bilag og fremsendelse af perioderegnskab For bilagsdokumentation kan projektet vælge at indsende al dokumentation til styrelsen, det vil sige bogførte bilag, dokumentation for betaling for de opførte udgifter og øvrige bilag. Alternativt kan projektet vælge at lade PwC tage stikprøver af bilagene. Transaktionsspor og bilag er en del af grundlaget for den kontrol, der udføres af revisor. For Samarbejde og Partnerskab er det besluttet at anvende stikprøvemetoden. Som hovedregel skal der fremsendes følgende til EUC Nord i forbindelse med afrapportering: Perioderegnskab (send Excel-fil) Underskrevet perioderegnskab (udskriv perioderegnskab, økonomisk ansvarlig underskriver og dokumentet skannes ind igen) Rapporteringsfil til revisor fra mappen RAPPORTERING genereret af deltagerværktøjet Rapporteringsfil til revisor fra mappen RAPPORTERING genereret af medarbejderværktøjet Partnerskabserklæringer, der er indgået i rapporteringsperioden Liste over partnere og CVR-nr. (Excel fil) Bilag og betalingsdokumentation forbliver hos den enkelte skole og rekvireres af EUC Nord, hvis PwC ønsker stikprøver. Det er derfor vigtigt, at EUC Nord kan få fat i de lokale projektadministrationer i perioden efter indsendelse af perioderegnskab, så de pågældende bilag kan rekvireres og fremsendes til PwC. Side 14 af 19

5. Arkivering af bilag Alle skoler modtager mapper fra EUC Nord, som skal anvendes til arkivering af projektets bilag. Der er tale om en mappe til bilag registreret i bilagslisten Udgiftsbilag, en mappe til bilag registreret i medarbejderværktøj Medarbejdere samt en mappe til bilag registreret i deltagerværktøj Virksomhedsdeltagere. Mapperne vil for hver regnskabsperiode have en bestemt farve. Bilag vedrørende periode 1-4 (19.01.09 31.08.10) skal samles i én grøn mappe, mens bilag for periode 5 (01.09.10 28.02.11) skal i gule mapper osv. Hver periode får således sin egen farve. Mappen Udgiftsbilag vil indeholde bilag med fortløbende bilagsnumre (fx P1-1, P1-2 osv. for Aalborg Handelsskole). Nedenfor beskrives hvordan bilag skal arkiveres fra periode 5 og frem. Bilag vedr. periode 1-4 arkiveres i én samlet mappe, da der i disse perioder kun har været begrænset aktivitet. 5.1 Arkivering af timeregistreringssedler medarbejdere For hver afrapporteringsperiode arkiveres medarbejdernes timeregistreringssedler i mappen Medarbejdere. Når medarbejderne oprettes i afrapporteringsværktøjet får hver medarbejder et nummer, og deres timeregistreringssedler skal indsættes under fanebladet med dette nummer. Den nyeste timeregistreringsseddel skal sidde forrest. For hver måned skal underskrevet timeregistreringsseddel, underskrevet lønseddel og timesatsberegning klipses sammen og indsættes. Endelig rapport udskrives fra medarbejderværktøjet og indsættes forrest i mappen. 5.2 Arkivering af timeregistreringssedler virksomhederne For hver afrapporteringsperiode arkiveres virksomhedsdeltagernes timeregistreringssedler i mappen Virksomhedsdeltagere. Timeregistreringssedlerne skal indsættes månedsvis i CPR-nr. rækkefølge (efter de to første tal i CPR-nr.). Timeregistreringsseddel med laveste numre skal sidde forrest. Endelig rapport udskrives fra deltagerværktøjet og indsættes under det første faneblad i mappen. 5.3 Arkivering af udgiftsbilag For hver afrapporteringsperiode arkiveres udgiftsbilag i mappen Udgiftsbilag i bilagsnr. rækkefølge med det laveste bilagsnr. bagerst. Når det endelige perioderegnskab er godkendt, sætter du det ind forrest i mappen. 5.4 Arkivering af partnerskabserklæringer For hver afrapporteringsperiode arkiveres partnerskabserklæringer i mappen Partnerskabserklæringer. Under første faneblad indsættes partnerskabslisten. Hver måned har sit eget faneblad, hvorunder partnerskabserklæringerne for den pågældende måned indsættes i CVR-nr. rækkefølge med det laveste CVR-nr. forrest. Listen finder du på www.sampar.dk www.sampar.dk På projektets hjemmeside www.sampar.dk finder du under menupunktet Downloads de seneste opdaterede projektdokumenter. Side 15 af 19

Bilag 1 Stamoplysninger om Samarbejde og Partnerskab EBST JOURNAL NUMMER: ESFN-09-0037 PROJEKTNAVN: Samarbejde og Partnerskab PROJEKTLEDER: Trine Saaby VÆKSTFORUM: Vækstforum Nordjylland FOND: Socialfonden PRIORITET: Prioritet 1. En kvalificeret arbejdsstyrke INDSATSOMRÅDE: 1.1 Udvikling af menneskelige ressourcer KATEGORI: 1.1.1 Uddannelse og efteruddannelse projekttype A KONKURRENCEUDS. PULJE: Nej PROJEKT START: 19-01-2009 PROJEKT SLUT: 30-06-2012 Side 16 af 19

Bilag 2 Beregning af timesats for medarbejdere, der laver timeregistreringer For månedslønnede medarbejdere, der laver timeregistreringer beregnes timesatsen. Vi anvender den nye årsnorm, hvor timesatsen = faktisk årsløn / 1613 timer Den nye årsnorm kan tidligst anvendes fra 01.09.2009 og skal anvendes fra 01.03.2010. I praksis for månedslønnede, der arbejder 37 timer/uge, svarer det til 1613 timer pr. år / 12 måneder = 134,42 timer pr. måned. Eksempel på omregningsfaktor for deltidsansatte Deltidsansat med 30 timer pr. uge 30 timer / 37 timer = 0,81 1613 timer/år * 0,81 = 1306,53 timer/år = 109 timer pr. måned Der vil aldrig kunne medtages mere løn i støtteregnskabet, end der er faktisk udbetalt til medarbejderen. Side 17 af 19

Bilag 3 Krav til mail til EUC Nord ved afrapportering af perioderegnskab Når perioderegnskab skal sendes til EUC Nord, skal der laves en indholdsfortegnelse i mailen, som beskriver indholdet af mailen, herunder indholdet i de vedhæftede filer. Vær opmærksom på, at alle filer skal ende med CVR-nr., da det gør det lettere for EUC Nord og PwC at finde ud af, hvilken skole filen vedrører. Følgende skal sendes til EUC Nord: Perioderegnskab (send Excel-fil) Perioderegnskab underskrevet af den regnskabsansvarlige på skolen (udskriv perioderegnskab, underskriv og skan dokumentet og send) Rapporteringsfil til revisor fra mappen RAPPORTERING genereret af deltagerværktøjet Rapporteringsfil til revisor fra mappen RAPPORTERING genereret af medarbejderværktøjet Partnerskabserklæringer, der er underskrevet i perioden samt liste i Excel over partnere og CVR-nr. (Filerne skal døbes Partnerskabserklæringer 12345678 (CVR-nr.) 1 af 4 osv. hvis ikke de kan være i én fil) samt Partnerskabsliste 12345678 (CVR-nr.) periode N ) Når du sender afrapportering af periode 5 til EUC Nord, skal du vedhæfte endelige rapporteringsfiler fra mappen rapportering for periode 1-4. Side 18 af 19

Bilag 4 Bilagsnumre i Samarbejde og Partnerskab Der er 12 partnere i Samarbejde og Partnerskab, og når de registrerer bilag i regnskabsskemaet, skal følgende bilagsnumre bruges: Bilagsnr. CVR-nr. P1 19366316 Aalborg Handelsskole P2 10255384 AMU Nordjylland P3 10047242 Erhvervsskolerne Aars P4 25009037 EUC Nord P5 39301016 EUC Nordvest P6 61841628 Frederikshavn Handelsskole P7 32806872 Handelsskolen Tradium P8 68724813 Nordjyllands landbrugsskole P9 29553165 SOSU Nord P10 46994051 Tech College Aalborg P11 29553572 VUC Thy-Mors P12 29485348 VUC Nordjylland Eksempel: Aalborg Handelsskole skal ved bogføring af 1. bilag bruge bilagsnr. P1-1 og ved 2. bilag bruge P1-2 osv. SOSU Nord skal ved bogføring af 1. bilag bruge P9-1 og ved 2. bilag P9-2 osv. Side 19 af 19