Notat om konkurrenceudsættelse af udskiftning af sand i kommunale sandkasser ved børneinstitutioner. Dette notat omhandler de systematiske overvejelser, der er gjort forud for konkurrenceudsættelse af udskiftning af sand i kommunale sandkasser i børneinstitutioner. Formålet med notatet er at udarbejde et kvalificeret grundlag, hvorudfra det politiske niveau kan træffe endelig beslutning om, hvorvidt en given opgave eller opgavekompleks skal markedsafprøves eller ej. Notatet er opdelt i tre faser, som er yderligere opdelt i underpunkter. De tre faser er Kortlægning af den nuværende opgavevaretagelse Fordele og ulemper ved konkurrenceudsættelse Plan for konkurrenceudsættelse Projektets titel Fase 1: Kortlægningen af den nuværende opgavevaretagelse: Udskiftning af sand i kommunale sandkasser i børneinstitutioner. Formålet med denne fase er, at kortlægge den nuværende opgavevaretagelse ud fra forskellige aspekter/synsvinkler. 1. En faglig beskrivelse Sandkasser er indrammede arealer med sand på en bund af fast belægning. Sandkasserne anvendes primært i forbindelse med børns leg på børneinstitutioner, skoler og offentlige legepladser. Sandet udskiftes med kontrolleret rent strandsand af hygiejniske grunde med følgende intervaller og steder: Børneinstitutioner og offentlige legepladser mm. 1 gang årligt, i 1.783 m² sandkasser med 450 m³ strandsand på 64 adresser. Skoler og SFO er udskiftes 1 gang hvert andet år på 13 adresser. Arbejdet udføres straks efter vinterperiodens udløb af mandskab med specialudstyr eller ordinære redskaber, alt efter beliggenhed, adgangsforhold og størrelse. Arbejdet udføres efter en fastlagt ruteplan, der er justeret efter den enkelte institutions behov. Arbejdsopgaven udføres efter de indgåede kontrakter og i henhold til de gældende kvalitetsbeskrivelser. Skader i forbindelse med udskiftningen på belægninger og hegn, låger mv. udbedres omgående, og der fejes og rengøres. Driftsafdelingen varetager ingen myndighedsopgaver på området, men supplerer sandet efter behov, idet der til stadighed mindst skal være 20-30 cm sand i kassen.
På de offentlige legepladser tilses og rengøres sandkasserne mindst hver 3. uge, så sandet er fri for fremmedlegemer som f.eks. papir, grene, blade, glasskår og ekskrementer. Der kontrolleres løbende for splinter og udragende søm mv. Driftsafdelingen foretager i dag de løbende registreringsændringer på digitale kort. Ved fremtidige ændringer af arealforhold skal entreprenøren indberette ændringer hertil på samme måde. 2. Økonomien i den nuværende opgavevaretagelse Driftsafdelingen er miljøcertificeret (ISO 14001). Der stilles krav om mindst samme standard til fremmed entreprenør. Der er foretaget en kalkulation som medtager samtlige omkostninger såvel variable som faste omkostninger som er tilknyttet opgaven. Der er benyttet det vejledende skema som grundlag for beregningen. Beregningen viser at det koster 621.000 kr. årligt at levere ydelsen. 3. Personale Der er tilknyttet i gennemsnit 951 effektive arbejdstimer til opgaven. Antallet af timer er beregnet på grundlag af et gennemsnit over 3 år af det faktiske forbrug til opgaven. Ved en årsnorm på 1.517 timer fratrukket ferie, sygdom, kursus m.v. kan opgaven omregnes til 0,63 årsværk. Opgaven udføres af både gartnere og specialarbejdere. I Driftsafdelingen er der i alt ansat 96 medarbejdere, heraf er 22 medarbejdere ansat som tjenestemænd. 4. Udbudspligtig Ydelsen er underlagt udbudspligt, jf. EU s udbudsdirektiv. Den samlede udgift i kontraktperioden på 4 år overstiger 1.535.000 kr. Fordele og ulemper ved konkurrenceudsættelse 1. Nye løsningsmodeller/kvalitetsudvikling En konkurrenceudsættelse af området kan øge opmærksomheden på udvikling af metodevalg og ressourceudnyttelse. Fx kan opgaven være et godt supplement til en fremmede entreprenørs nuværende anlægsopgaver. En ulempe kan dog være, at driftsafdelingen har en fordel i at være i lokalområdet, have lokalkendskab, og en fleksibel holdning til at yde ekstra serviceydelser 2. Effektiviseringsmuligheder Udover at en samlet udlicitering kan øge opmærksomheden på ressourceudnyttelsen, kan den nuværende situation på bygge- og anlægsområdet eventuel betyde, at der kan opnås nogle fordelagtige priser
3. Markedssituationen og erfaringen på området Kommunen har ikke erfaringer med at konkurrenceudsætte denne type opgave, men har været involveret i konkurrenceudsættelse på andre områder bl.a ukrudtsbrænding. I forbindelse med konkurrenceudsættelse af ukrudtsbrænding var Driftsafdelingens tilbud det billigste og derfor blev opgaven overført hertil. Det vurderes, at der vil være private firmaer, der kan levere den beskrevne ydelse. Når man ser på den nuværende situation på bygge- og anlægsområdet vil der være private firmaer, der kan/vil byde på den beskrevne opgave. Kendte potentielle tilbudsgivere vil være anlægsgartnerfirmaer. 4. Transaktionsomkostningerne ved et udbud Der skal bruges ressourcer på, at få beskrevet opgaven helt præcist i forbindelse med en udbudsforretning. Til dette arbejde vil der skulle bruges eksterne rådgiver, da Driftsafdelingen selv skal have mulighed for at byde på opgaven. Det skønnes, at ville beløbe sig til cirka 150.000 kr. i honorar til rådgiver. Hvis en udbudsforretning medfører, at en privat udbyder skal udføre opgaven vil der skulle føres tilsyn med opgavens udførelse. Det skønnes, at tilsynet vil kunne udføres af Driftsafdelingens egne driftsledere. 5. Mulighed for hjemtagelse Opgaven vil på et hvilket som helst tidspunkt kunne hjemtages igen. Konklusion på denne fase. Det vil være muligt at sikre, at opgaven personalemæssigt kan varetages i tilfælde af en eventuel hjemtagelse. Alt i alt betragtes det som en overskuelig og overkommelig opgave at konkurrenceudsætte, da områderne er ensartede, og opgaven er veldefineret. Endvidere kan situationen på bygge- og anlægsområder ligeledes have indflydelse på de opnåede priser. Plan for det videre arbejdere 1. Afklaring af ansvar Der skal laves aftale med en ekstern rådgiver til at forestå udbuddet, da Driftsafdelingen selv skal kunne byde på opgaven. Finansieringen af udgiften til ekstern rådgiver skal afholdes indenfor Driftsafdelingens budgetramme. 2. Høring af medarbejdere Det fremgår af kommunens udbudspolitik, at medarbejdernes synspunkt og forslag skal indgå i kommunens beslutningsgrundlag. Udbud og udlicitering, som får konsekvenser for arbejds- og personaleforhold skal under alle omstændigheder, før endelig
indstilling til beslutning gives. Der foreligger en udtalelse fra Driftsafdelingens MED udvalg. 3. Valg af udbudsform Det anbefales at benytte sig af offentligt udbud så alle interesserede kan afgive tilbud. Offentlig udbud giver den bredeste afprøvning af markedet. Til gengæld kan der være mange tilbud af meget forskellig kvalitet. 4. Udarbejdelse af udbudsmateriale Der udarbejdes et udbudsmateriale, som kommunen skal udlevere til potentielle udbudsgivere. Den eksterne rådgiver skal udarbejde dette materiale. 5. Offentliggørelse af udbud EU-bud skal offentliggøres i henhold til de gældende direktiver. Opgaver over og under EU s udbudsgrænser offentliggøres desuden på kommunens hjemmeside. 6. Eventuel udarbejdelse af kontroludbud Vurdering af om opgaver skal offentliggøres i yderligere medier, sker ud fra overvejelser om, hvorledes der hermed kan etableres en mere optimal konkurrencesituation. Driftsafdelingen ønsker at byde på opgaveløsningen på lige vilkår i forhold til private tilbudsgivere. Ved udarbejdelsen af kontroludbud skal der dog foretages en ledelses- og regnskabsmæssig adskillelse mellem de, der udarbejder kontroludbuddet og resten af organisationen. 7. Valg af leverandør Når kommunen har modtaget samtlige tilbud skal der vælges leverandør på en fair og gennemsnit måde iflg. De kriterier, der fremgår af udbudsmaterialet. Denne fase slutter med at resultatet af udbuddet offentliggøres. 8. Driftsfasen Når resultatet af udbudsforretningen er endeligt vurderet og offentliggjort, forestår selve driftsfasen. Der skal føres tilsyn og kontrol med udførelsen af opgaven, herunder opfølgning på målsætninger. Denne opgave vil kunne udføres af medarbejdere som allerede er ansat i Driftsafdelingen. Det bør overvejes om der skal aftales en form for bod i tilfælde af at leverandør ikke overholder de indgåede aftaler. 9. Beslutningskompetence Politikerne inddrages ved henholdsvis fastlæggelse af udbudsform og kravspecifikation samt ved valg af leverandør. Valget af leverandør er således en politisk beslutning, da det i mange tilfælde får betydning for forholdet med pris og kvalitet. TTU skal tage stilling til krav specifikation m.m. og til hvilken udbudsform, der skal vælges. Dette vil kunne ske i august og september-møderne i 2009.
Konklusion på denne fase. Valg af leverandør vil kunne ske i oktober og november møderne i 2009. Det vurderes at en eventuel overdragelse af opgaven/ydelsen vil kun ske pr. 01.01.2010, og at opgaven vil blive overdraget for en 4-årig periode.