Refer Refer Mødedo: 30. maj 2013 Mødelokale: Byrådssalen, Tønder Rådhus Starttidspunkt for møde: 19:00 Fraværende: Flemming Gjelstrup og Christian Friis ved afbud. 30. maj 2013
Refer Indholdsfortegnelse Pkt. Tekst Side Åbne dagsordenspunkter 1 Taxireguliv for Tønder Kommune 5 2 Legregnskaber for året 2012 for leger administreret af Kommunalbestyrelsen 7 3 Samlet kvartalsregnskab pr. 31. marts 2013 Tønder Kommune 8 4 Frigivelse af midler til aflastning af Sønderbyvej i Møgeltønder 10 5 Tønder Erhvervsråd 11 6 Revideret Udbuds- og indkøbspolitik 13 7 Politisk lederskab. Rammer og vilkår. 15 8 Generalforsamling i Tønder Forsyning 2013. 20 9 Omfordeling af tildelte ressourcer i forbindelse med øget fokus på sagsbehandlertid i bygge- og plansagsbehandlingen 22 10 Vedtagelsen af Kommuneplantillæg nr. 04-470, lokalplan nr. 059-470, Erhvervsområde Vestagervej, nordøst for Agerskov 24 11 Vedtagelse af Kommuneplantillæg nr. 11-310 for Lokalcenter ved Omfartsvej, Løgumkloster samt Lokalplan nr. 069-310 for Dagligvarebutik ved Omfartsvej, Løgumkloster 25 12 Biogasanlæg Tønder - Forslag til Kommuneplantillæg nr. 18-650, forslag til lokalplan nr. 049-650 og VVM-redegørelse 27 30. maj 2013 2
Refer 13 Frigivelse af anlægsmidler til ny vejbro over Brede Å, Bredebro 29 14 Oprettelse af et vindkontor 31 15 Påbud på Tønder Grundskole 33 16 Nedsættelse af Følgegruppe til forberedelse af Skolereformen 34 17 Styrelsesvedtægt Tønder Ungdomsskole efter høring 37 18 Kompenserende undervisning efter lærerlockouten 39 19 Udviklingsstregien 2014 - på det sociale område. 41 20 Tønder Kommunes biblioteker - Virksomhedsplan 2013-14 43 21 Samlet Kultur- og Fritidspolitik 2013-2017 45 22 Godkendelse af Landdistriktspolitikken efter høringsfasen 46 23 Godkendelse af Kulturpolitikken efter høringsfasen 47 24 Godkendelse af Folkeoplysningspolitikken efter høringsfasen 49 25 Kulturelt Forum - vedtægtsændringer 51 Lukkede dagsordenspunkter 26 Køb af bygning 53 27 Salg af bygning 54 28 Salg af grund 55 30. maj 2013 3
Refer 29 Salg af bygning 56 30. maj 2013 4
Refer 1. Taxireguliv for Tønder Kommune 22.11.00-G01-1-13 Sagsfremstilling På opfordring fra politiet har Tønder Kommune udarbejdet et taxireguliv som regulerer de forhold der er når man som bevillingsindehaver ønsker udføre hyrevognskørsel i Tønder kommune. Kommunalbestyrelsen kan i et kørselsreguliv fastsætte yderligere bestemmelser vedrørende taxiers indretning, udstyr og benyttelse. Regulivet beskriver meget detaljeret hvilke forpligtelser chaufføren og vognmanden har overfor kunden og overfor Tønder kommune som bevillingsudsteder. Regulivet er et vigtig værktøj i både politiets og kommunens kontrol og tilsyn med de vognmænd som Tønder Kommune har udstedt en bevilling til. Regulivet har været til høring hos færdselspolitiet og er blevet tilrettet med de faldne bemærkninger. Lovgrundlag 13, stk. 2 i lovbekendtgørelse nr. 517 af 24. juni 1999 Bilag Taxireguliv for Tønder Kommune høringssvar TaxaHolm Fagchef for Økonomi og Borgerservice indstiller, Økonomiudvalget godkender regulivet, regulivet videresendes til Kommunalbestyrelsen til endelig godkendelse. Økonomiudvalget, 18. april 2013, pkt. 14: Indstilles godkendt. Efter økonomiudvalgets behandling har taxaregulivet været sendt til høring hos samtlige taxavognmænd i Tønder Kommune. Der er indkommet bemærkninger fra een vognmand som ikke vurderes giver anledning til ændring taxaregulivet. 30. maj 2013 5
Refer Beslutning Indstillingen godkendt Flemming Gjelstrup og Christian Friis deltog ikke i sagens behandling 30. maj 2013 6
Refer 2. Legregnskaber for året 2012 for leger administreret af Kommunalbestyrelsen 00.06.00-Ø24-4-13 Sagsfremstilling Kommunalbestyrelsen i Tønder Kommune er legbestyrelse for Tønder Kommunes Legfond 1, Tønder Kommunes Legfond 2 og Specht Petersen Familieleg. Regnskaberne revideres af Kommunernes Revision som en del af Kommunens årsregnskab. Lovgrundlag Økonomisekretariet har udarbejdet regnskaber for disse leger for året 2012. Regnskaberne er vedlagt. Bilag Legregnskaber 2012 administreret af Kommunalbestyrelsen Økonomichefen indstiller legregnskaberne for Tønder Kommunes Legfond 1, Tønder Kommunes Legfond 2 og Specht Petersens Familieleg godkendes. Beslutning Indstillingen godkendt Flemming Gjelstrup og Christian Friis deltog ikke i sagens behandling 30. maj 2013 7
Refer 3. Samlet kvartalsregnskab pr. 31. marts 2013 Tønder Kommune 00.32.00-S00-2-13 Sagsfremstilling I henhold til kommunens Økonomiske Politik har de enkelte fagudvalg på deres møder i maj behandlet kvartalsregnskab pr. 31. marts 2013 samt forventninger til årsregnskabet. Dette indgår som en del af grundlaget for det foreliggende kvartalsregnskab for hele kommunen. Samlet konklusion i forhold til korrigeret budget Overførsler af mer-/mindreforbrug fra 2012 til 2013 på driften blev først politisk behandlet i april og indgår derfor ikke i det korrigerede budget. De ønskede overførsler udgør 33,6 mio. kr. vedrørende serviceudgifter og 9,5 mio. kr. vedrørende overførselsudgifter. I forbindelse med kvartalsregnskabet søges samlet tillægsbevillinger (overskud) på 0,5 mio. kr. som søges tilført kassebeholdningen. Tillægsbevillingerne sammensættes af øget bevilling til vejafvandingsbidrag 4,3 mio. kr. på Teknik- og miljøudvalgets områder. På Børn og skoleudvalgets områder søges øget bevilling til demografiregulering med 0,3 mio. kr., mindre bevilling på 2,0 mio. kr. til taxakørsel efter afholdt udbud samt omplaceringer mellem politikområder vedrørende forebyggelse og anbringelse, som netto giver 0 kr. Økonomiudvalget søger en mindre bevilling på 3,1 mio. kr. til renter, som følge af indtægt på byggelånsrenter vedrørende afslutningen af byggeregnskabet for Løgumgård. Med de ønskede overførsler og tillægsbevillinger er forventningen driftsregnskabet for 2013 holder sig inden for rammerne af det korrigerede budget. På anlægssiden er overførsler fra 2012 med 43,2 mio. kr. godkendt i kommunalbestyrelsen i marts 2013 og indgår derfor i det korrigerede budget. I forbindelse med halvårsregnskabet vil der blive foretaget vurdering af, om det forventede forbrug vil være på niveau med det korrigerede budget eller om budgetterne skal tilpasses. Samlet konklusion i forhold til servicerammen (oprindeligt budget) Servicerammen og regeringens sanktionsmuligheder i forhold til denne, som er videreført i 2013 måles i forhold til det oprindelige budget (på baggrund af aftalen mellem regeringen og KL). 30. maj 2013 8
Refer I det oprindelige budget var afs en generel reservion på 15 mio. kr. til dækning af overførsel af uforbrugte beløb fra 2012. De ønskede overførsler på serviceområderne udgør 33,6 mio. kr. altså en forskel på godt 18 mio. kr. Herudover søges der i forbindelse med kvartalsregnskabet tillægsbevillinger på godt 7 mio. kr. til servicerammen. For kommunen kan opfylde sin del af aftalen skal der styres mod overførsler fra 2013 til 2014 i størrelsesordnen 25 mio. kr. svarende til godt 1,5% af det oprindelige budget. Med en faktisk forbrugsprocent for 1. kvartal på 23,3% i forhold til oprindeligt budget vurderes det forts realistisk styre driften mod overførsler i denne størrelsesorden. Bilag Tønder Kommune kvartalsregnskab pr. 31. marts 2013 Fagchef for Økonomi og Borgerservice indstiller, Økonomiudvalget aflægger kvartalsregnskabet pr. 31. marts 2013 for Tønder Kommune til Kommunalbestyrelsens godkendelse, der meddeles tillægsbevilling på 584 t.kr. som tilføres kassebeholdningen, indstillingen videresendes til Kommunalbestyrelsen. Økonomiudvalget, 23. maj 2013, pkt. 3: Indstilles godkendt. Beslutning Indstillingen godkendt Flemming Gjelstrup og Christian Friis deltog ikke i sagens behandling 30. maj 2013 9
Refer 4. Frigivelse af midler til aflastning af Sønderbyvej i Møgeltønder 05.00.00-G00-13-12 Sagsfremstilling Det har længe været et ønske fra borgerne i Møgeltønder, de større og større landbrugskøretøjer ledes udenom byen. Landbrugskøretøjernes kørsel gennem byen skaber således stor utryghed blandt skolebørn og turister. Team Plan & Trafik ønsker nu påbegynde det indledende arbejde med aflastning af Sønderbyvej i Møgeltønder, hvorfor der søges frigivet midler til diverse forundersøgelser. Økonomi Der er i budget 2013 afs 200.000 kr. i 2013 til planlægning og projektering. Fagchefen for Ejendom, Plan og Drift indstiller, det i budget 2013 afste rådighedsbeløb til aflastning af Sønderbyvej i Møgeltønder på 0,2 mio. kr. frigives, og indstillingen videresendes til Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen. Teknik- og Miljøudvalget, 7. maj 2013, pkt. 4: Indstillingen anbefales. Økonomiudvalget, 23. maj 2013, pkt. 6: Indstilles godkendt. Beslutning Indstillingen godkendt Flemming Gjelstrup og Christian Friis deltog ikke i sagens behandling 30. maj 2013 10
Refer 5. Tønder Erhvervsråd 00.00.00-A00-44-12 Sagsfremstilling Tønder Erhvervsråd blev dannet på den stiftende generalforsamling den 16. april 2013 til afløsning af Tønder Erhvervsforum. På generalforsamlingen vedtoges vedtægterne for Erhvervsrådet med enkelte ændringer: I 6 ændredes teksten, således det fremgår, kontingentet vedtages på årsmødet efter forslag fra bestyrelsen. I 7 ændredes teksten så det fremgår, Erhvervsdirektøren har ansvar for ansættelse og afskedigelse af personale med pligt til forudgående orientering af formandsskabet. De vedtagne vedtægter vedlægges som bilag til dagsordenen. Vedtægterne er tidligere godkendt af Økonomiudvalget den 14. marts 2013. Vedtægtsændringerne kan først træde i kraft efter godkendelse af Kommunalbestyrelsen. Samarbejdsaftalen og resultkontakten (vedlagt som bilag) for Tønder erhvervsråd blev gennemgået og godkendt på Tønder Erhvervsråds bestyrelsesmøde den 6. maj 2013 med et par ændringer I samarbejdsftelen indarbejdes, den kommende erhvervsdirektør ansættes på en kontrakt med foreningen. Formandskabet bemyndiges til, færdiggøre kontraktgrundlaget. I resultkontrakten er foretaget justeringer i effektmålene og den foreslåede kontakt mellem Erhvervsråd og Økonomiudvalget fremgår af disse milepæle: Ikrafttrædelsesdo for samarbejdsaftale 2013-16 og 1. juli 2013 resultkontrakt 2013 Stregikonference med fokus på resultkontrakt 2014 September 2013 Årligt dialogmøde med Økonomiudvalget med fokus på Oktober 2013 resultkontrakt 2014 og erhvervsstregien Deadline for aflevering af resultkontrakt 2014 november 2013 Ikrafttrædelse for samarbejdsaftale 2014-17 med forventet efterfølgende politisk godkendelse i Økonomiudvalget februar 2014 Skriftlig afrapportering til Tønder Kommune om resultkontrakt 2013 til politisk behandling i Økonomiudvalget Indledning af forhandlinger om samarbejdsaftale 2018-21 januar 2014 april 2014 Ultimo 2017 Kommunalbestyrelsen godkendte den 20. september 2012, Tønder Erhvervsråd etableres med en merudgift på helårligt 985.000 kr. til følge. Med start den 1/7-2013 indebærer det en tillægsbevilling på nu 492.500 kr., som tidligere er godkendt finansieret af erhvervsudviklingspuljen på 5 mio. kr. i budget 2013. Det indgik også i kommunalbestyrelsens 30. maj 2013 11
Refer beslutning, merudgiften de efterfølgende år skal indarbejdes i budgettet, hvilket sker nu som en basisændring i budgetlægningen for 2014. Der er til brug for udskilningen af Tønder Erhvervsråds budget udarbejdet en opgørelse af, hvilke poster der hører hjemme i henholdsvis Erhvervsrådets regi og i Tønder Kommuens regi. Det indebærer en opdeling af erhvervsfremmekontoen. Fordelingen er vedlagt som bilag og følger de samme principper, som lå til grund for principbeslutningen sidste år i spetember om sætte processen igang med danne Tønder Erhvervsråd. Fordelingen indebærer, Erhvervsrådets budget 2013 for et halvt års drift (1.7.-31.12.13) udgør 2.075.000 kr. I 2014 udgør tilskuddet fra Tønder Kommune 4.150.000 kr. for et helt års drift. Bilag Vedtægter Tønder Erhvervsforening.doc Samarbejdsaftale Tønder Erhvervsforening.doc Resultkontrakt 2013.doc Erhvervsråd budgettildeling 14052013.xls Kommunaldirektøren indstiller, de på den stiftende generalforsamling vedtagne vedtægter for Tønder Erhvervsråd godkendes, samarbejdsaftalen og resultkontrakten godkendes med de foreslåede ændringer, opdelingen af erhvervsfremmekontoen godkendes med deraf følgende tillægsbevilling på 2,075 mio. kr. til tilskud til Tønder Erhvervsråd pr. 1/7-2013. Økonomiudvalget, 23. maj 2013, pkt. 12: Indstilles godkendt. Beslutning Indstillingen godkendt Flemming Gjelstrup og Christian Friis deltog ikke i sagens behandling 30. maj 2013 12
Refer 6. Revideret Udbuds- og indkøbspolitik 88.00.00-P22-1-12 Sagsfremstilling Den nuværende indkøbspolitik blev vedtaget i april 2007 somtønder Kommunes nye og samlede indkøbspolitik. Siden har den været grundlag for stregier og udbudsplaner på området. Frem til i dag er der sket store ændringer i Tønder kommunes organisering samt på en række områder ift. udbudsområdet og fælles indkøbsaftaler og indkøbssamarbejdere mv. Med baggrund i ovenstående, var forslag til revideret Udbuds- og indkøbspolitik på økonimiudvalgets dagsorden den 22. november 2012. Her foreslog Økonomiudvalget, Kommunalbestyrelsen skulle nedsætte et politisk ad hoc udvalg, der skulle bestå af 3 medlemmer og repræsentanter fra administrionen. Opgaven skulle være vurdere og reviderer udbuds- og indkøbspolitikken. Forslaget blev godkendt på Kommunalbestyrelsesmødet den 29. november 2012. Ad hoc gruppen har siden vurderet, revideret og udarbejdet et udkast til en tidssvarende og fokuseret Udbuds- og indkøbspolitik. Væsenligste ændringer i forslaget ift. 2007 udgaven: Politikken er udarbejdet som en "Udbuds- og indkøbspolitik" frem for en "Indkøbspolitik" Fokus på øget Konkurrenceudsættelse Bilag og Indkøbsfunktionens organisering er udtaget, men beskrives efterfølgende i Nyt afsnit om "Forpligtende aftaler" Miljøafsnittet er ændret til "Bæredygtighed - Miljø, klima og socialt ansvar" Afsnittet "Arbejdsmiljø og sociale forhold" er udvidet Mere fokus på ledelsesansvar, ejerskab og digitalisering af indkøbsprocesser Øget fokus på sparring til lokale leverandører Politikken skal danne den overordnede ramme for kommunens udbud og indkøb. Politikken vil efterfølgende blive operionaliseret via stregi og retningslinjer på området. Der er således ikke ændret ved det overordnede formål, som fors er skabe rammerne for Tønder Kommune som helhed kan udbyde og købe sine varer og tjenesteydelser efter princippet bedst og billigst set i forhold til en samlet vurdering af pris, kvalitet, miljø, hensynet til social ansvarlighed mv. Udgangspunktet for forslaget er, Tønder kommune gennem effektivisering af indkøb og konkurrenceudsættelse vil skabe besparelser, der skal bruges til skabe højere kvalitet for borgeren, effektiv udnyttelse af ressourcerne og mere arbejdsglæde. Opfyldelsen af dette overordnede mål kræver en ambitiøs og tidssvarende Udbuds- og indkøbspolitik, der er retningsgivende for Tønder kommunes indss på udbuds- og indkøbsområdet. Indkøbspolitikken har dermed stor betydning for såvel Tønder kommune og dets medarbejdere som leverandørerne til Tønder kommune. 30. maj 2013 13
Refer Bilag Udbuds- og Indkøbspolitik - Endeligt udkast fra Ad hocgruppe Indkobspolitik2007 Direktøren for Centralforvaltningen indstiller, Direktionen drøfter adhoc gruppens forslag til revideret udbuds- og indkøbspolitik og sikrer den videre politiske behandling. Direktionen, 16. maj 2013, pkt. 2: Indstillingen godkendt. Økonomiudvalget, 23. maj 2013, pkt. 13: Indstilles godkendt. Beslutning Godkendt. Christian Friis og Flemming Gjelstrup deltog ikke i sagens behandling. 30. maj 2013 14
Refer 7. Politisk lederskab. Rammer og vilkår. 00.01.00-A00-195-11 Sagsfremstilling Med afsæt i Kommunalbestyrelsens drøftelse på orienterende møde i februar om fremtidens kommunestyre, indledes sag om rammerne for det politiske arbejde i Tønder Kommune. Rammer og vilkår for det politiske arbejde i Tønder findes primært i tre dokumenter: Styrelsesvedtægt (reference til styrelsesloven om antal udvalg/ressort/vederlag mm) Forretningsorden (mødernes afvikling), samt Dagsordensvejledning (de politiske sager/beslutningsgrundlag/bilag) De tre dokumenter er vedlagt som bilag. På Økonomiudvalgets møde i februar blev det besluttet, Kommunalbestyrelsen skulle behandle sagen på et temamøde den 25. april. I lyset af drøftelsen på det orienterende møde i februar finder Direktionsstaben emnet tilstrækkeligt belyst til foreslå, sagen uden afholdelse af et temamøde sendes fra Økonomiudvalget til behandling i udvalgene. Den politiske drøftelse kan temiseres således: Udvalg antal udvalg: antallet af udvalg skal drøftes i forhold til antal medlemmer i Kommunalbestyrelsen (31, hvilket ikke kan ændres). Der er 7 udvalg inklusive Økonomiudvalget, ialt 37 udvalgsposter. Der skal være minimum 31. Sammenlægning af 2 udvalg er således muligt indenfor de nuværende rammer. antal månedlige møder: drøftes i lyset af sagsmængden. F.eks. muligheden for der i en enkelt måned afholdes et ekstra møde (sagsmængden har været særligt stor i junimøderne, således var der 52 sager på Økonomiudvalgsmødet i juni 2012) Dagsordenspunkter I maj 2011 godkendte samtlige stående udvalg og Økonomiudvalget den nuværende dagsordensvejledning, der skal opfylde flere formål: For det første skal dagsordenerne belyse sagerne fyldestgørende med fokus på den politiske kerne, så det politiske beslutningsgrundlag er i orden. Dernæst skal politikerne sikres rimelige arbejdsvilkår, hvilket stiller krav om præcise sagsfremstillinger og begrænset antal bilag. Dagsordenen tjener også til informion i forhold til borgere og presse, hvilket understøtter 30. maj 2013 15
Refer behovet for læsevenlighed. Endelig skal reglerne sikre hensigtsmæssig administrion og effektiv sagsgang. Med afsæt i drøftelsen på orienterende møde kan der konsteres spredning i ønskerne til dagsordenspunkternes omfang, herunder antallet af bilag. Direktionsstaben foreslår, vejledningen tilrettes, således der til fagudvalgene kan laves flere og mere omftende bilag, men der til Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen tilstræbes færre og kortere bilag, f.eks. i form af resuméer. Der følges op på dagsordensvejledningen på kursus for fagchefer og medarbejdere, der skriver dagsordenspunkter til politisk behandling. Mødeafvikling / udvalgsbetjeningen Som konsekvens af det ændrede afstemningssystem foreslås forretningsordenen ændret, således den elektroniske afstemning i Kommunalbestyrelsen fremgår af forretningsordenen. Ændringer som følge af lovændringer Vederlag: Vederlagsbekendtgørelsen er blevet ændret, så det er muligt yde særligt vederlag til næstformænd for økonomiudvalget, stående udvalg og særlige udvalg neds efter 17 i styrelsesloven. Som konsekvens af der er mulighed for yde vederlag til udvalgs- næstformænd, er bekendtgørelsen også ændret. Det betyder, det fremover vil være en betingelse for næstformænd kan modtage funktionsvederlag, næstformanden konstitueres på grund af formandens fravær i en periode på mindst 2 uger. Det er ikke længere tilstrækkeligt, næstformanden blot fungerer som formand i en periode på mindst 2 uger. Der er endvidere mulighed for yde vederlag til både første og anden viceborgmester. Eventuel ydelse af vederlag til anden viceborgmester skal ske indenfor den eksisterende økonomiske ramme for ydelse af vederlag til første viceborgmester. Ydelse af vederlag til næstformænd for udvalg skal ske indenfor rammerne af den eksisterende pulje til udvalgsvederlag og udvalgsformandsvederlag. Indkaldelse af stedfortrædere: Styrelsesloven er blevet ændret, således det er muligt for den enkelte Kommunalbestyrelse beslutte, om den gruppe, der har indvalgt et udvalgsmedlem, kan bestemme, en stedfortræder skal indkaldes, når medlemmet har lovligt forfald, selvom forfaldet ikke forventes vare en måned. Tilsvarende gælder for indkaldelse af stedfortrædere til Kommunalbestyrelsesmøderne. 30. maj 2013 16
Refer Det er endvidere muligt beslutte, den gruppe, der har indvalgt et udvalgsmedlem, der må forventes blive erklæret inhabil i en sag, der skal behandles af udvalget, kan bestemme, et andet medlem i givet fald indtræder i udvalget ved sagens behandling. Lovgrundlag Styrelsesloven og vederlagsbekendtgørelsen. Økonomi Ved en evt. beslutning om yde vederlag til udvalgsnæstformænd skal vederlaget jvf. bekendtgørelsen tages af den bestående ramme. Bilag Underskrevet styrelsesvedtægt. Godkendt og underskrevet Forretningsorden for Tønder Kommune (1407343) v1 Dagsordensvejledning, revideret april 2013 Direktionen indstiller, Økonomiudvalget sender sagen til drøftelse i udvalgene med henblik på behandling i Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen i maj måned, således en evt. 2. behandling af styrelsesvedtægtsændringer kan ske i juni måned. Økonomiudvalget, 18. april 2013, pkt. 5: Godkendt. Udvalgsbeslutninger er samlet her: Teknik og Miljøudvalget, 7. maj 2013, pkt.2: Godkendt. Teknik- og Miljøudvalget finder strukturen på Teknik- og Miljø området passende. Børn- og skoleudvalget7. maj 2013, pkt. 10: Omfanget af sager i Børn- og Skoleudvalget er så omftende, det ikke vil være hensigtsmæssigt lægge flere opgaver i dette udvalg ved evt. sammenlægning af udvalg. Kultur- og Fritidsudvalget, 8. maj 2013, pkt. 8: Indstillingen godkendt. 30. maj 2013 17
Refer Socialudvalget, 7. maj 2013, pkt. 8: Vedrørende antal udvalg: Det fremtidige antqal og udvalg og evt. sammenlægning af udvalg blev drøftet. Vedrørende antal månedlige møder: Det vurderes, 1 månedligt møde pr. udvalg er dækkende. Vedrørende bilagsmængde: Det vurderes hensigtsmæssigt, der er adgang til samtlige bilag på alle udvalgsniveauer. Det bør fremgå, hvor omftende bilagene er (sideantal). Vedrørende ændring af forretningsorden: Det vurderes hensigtsmæssigt, den elektroniske afstemning indarbejdes i forretningsordenen. Vedrørende vederlag: Det vurderes hensigtsmæssigt fortsætte med nuværende procedure. Vedrørende indkaldelse af stedfortræder: Muligheden for indkaldelse af stedfortræder blev drøftet. Udvalget har endvidere bemærkninger til 4, stk. 5 i forretningsordenen for Kommunalbestyrelsen: Der bør kunne begrænses afstemning i KB, når ét medlem ønsker det (bl.a. af hensyn til partier med kun én repræsentnt). Enkelte udvalgsmelemmer har endvidere bemærkninger til dagsordensvejledningen side 6, nederste blok: Omftende akter bør altid indgå i sagsfremstillingen, idet det bør fremgå af bilagsoversigten, hvor store bilagene er. Birthe Haag Frikke deltog ikke i mødet. Sundhedsudvalget, 6. maj 2013, pkt,. 13: Sagen drøftet. Birthe Haag Frikke deltog ikke i mødet. Arbejdsmarkedsudvalget, 8. maj 2013, pkt. 5: Sagen drøftet. Vedrørende antal udvalg: Det fremtidige antal udvalg og eventuel sammenlægning af udvalg blev drøftet. Vedrørende udvalgsmængde: Det vurderes hensigtsmæssigt, der er adgang til samtlige bilag på udvalgsniveau. Det bør fremgå, hvor omftende bilagene er (sideantal). Jens Thyssen og Sigen Vorting deltog ikke i mødet. 30. maj 2013 18
Refer Økonomiudvalget, 23. maj 2013, pkt. 14: Det indstilles, den nuværende politiske organisering fastholdes. Beslutning Den nuværende politiske struktur samt vederlagspolitik fastholdes. Den elektroniske afstemnigsform indarbejdes i forretningsordenes 10, der herefter lyder "afstemning sker elektronisk eller ved håndsoprækning". Som supplement til dagsordensteksten tilknyttes de relevante og nødvendige bilag. Dagsordensvejledningen ændres så det fremgår, der til fagudvalgsbehandlingen kan tilknyttes mere omftende eller uddybende bilag end til Kommunalbestyrelsens behandling. Flemming Gjelstrup og Christian Friis deltog ikke i sagens behandling 30. maj 2013 19
Refer 8. Generalforsamling i Tønder Forsyning 2013. 13.00.00-A00-2-13 Sagsfremstilling Kommunalbestyrelsen besluttede i 2008, generalforsamlingen i Tønder Forsyning gennemføres ved, dagsordenpunkter og regnskab fremlægges for Kommunalbestyrelsen inden generalforsamlingen, og Kommunalbestyrelsen bemyndiger borgmesteren og kommunaldirektøren til gennemføre generalforsamlingen. Den 30. maj 2013 afholdes generalforsamling i Tønder Forsyning med følgende dagsorden: 1. Valg af dirigent. 2. Fremlæggelse af årsrapport til godkendelse. 3. Beslutning om anvendelse af overskud eller dækning af underskud i henhold til godkendt årsrapport. 4. Ændring af selskabets vedtægter. 5. Valg af medlemmer til bestyrelsen, herunder valg af formand og næstformand. 6. Valg af revisor. 7. Evt. Selskabets vedtægter skal ændres, idet der i efteråret skal gennemføres valg til forbrugerrepræsentanter. Bilag Årsrapport 2012 - Tønder Forsyning.pdf Tønder Forsyning - udkast vedtægter.pdf Revisionsprtokoll - Årsrapport 2012 - Tønder Forsyning.pdf not om revision af vedtægter Direktøren for Centralforvaltningen indstiller, Borgmesteren og Kommunaldirektøren bemyndiges til gennemføre generalforsamlingen den 30. maj 2013 i Tønder Forsyning og, indstillingen videresendes til Kommunalbestyrelsen. Økonomiudvalget, 23. maj 2013, pkt. 17: Indstilles godkendt. 30. maj 2013 20
Refer Beslutning Indstillingen godkendt Flemming Gjelstrup og Christian Friis deltog ikke i sagens behandling 30. maj 2013 21
Refer 9. Omfordeling af tildelte ressourcer i forbindelse med øget fokus på sagsbehandlertid i bygge- og plansagsbehandlingen 00.18.00-A00-1-13 Sagsfremstilling Siden omstruktureringen i Teknik og Miljø i 2011 har der løbende været arbejdet på tilpasse organisionen og sikre hensigtsmæssige snitflader i forbindelse med myndighedsbehandlingen og vejledningen i bygge- og plansager. Herudover har der været gennemført en brugertilfredshedsundersøgelse i forhold til byggesager. Der er generelt tilfredshed med arbejdet selvom sagsbehandlingstiden af borgerne kan opftes som for lang. Dertil også, der er et ønske om øget fokus på hurtigere sagsbehandling af simple, fuldt belyste sager, hvilket vil betyde behov for tilførsel af ressourcer til sikring af beredsskab dertil, som også omfter plansagsforhold. I forbindelse med både forespørgsler om muligheder for erhvervaktiviteter og konkrete erhvervssager har der været tilstræbt en meget kort sagsbehandlingstid. I Forvaltningen vurderes det, såvel sagsbehandlingstider og vejledning af erhvervet kan forbedres til gavn for kommunens borgere og erhverv med et større erhvervsfokus i afdelingen og en tilpasning af arbejdsgangene således borgere og erhverv får en mere enkel indgang til kommunen. Dette kræver imidlertid tilførelse af ekstraordinære ressourcer. Udover dette, er der øget interesse for landzoneområdet, hvor ventetiden de seneste 9 mdr. har været opadgående med nu min. 12 ugers ventetid. Dette vurderes tillige være en kerneopgave for Kommunens udvikling, hvorfor der bør tilføres ekstra ressourcer, for mindske ventetiden. Sagen belyses nærmere på TMU mødet. Bilag Stusliste over lokalplaner og andre planopgaver not landbrugssagsområdet stus landbrugssager Opgaver i plan, byg og ejendom 30. maj 2013 22
Refer Fagchefen for Ejendom, Plan og Drift indstiller, Ejendom, Plan og Drift som led i gennemførelse af en øget fokus på erhverv, forenkling i bygge- og plansagsbehandlingen samt nedbringelse af ventetiderne tilføres årligt 2 ÅV, svarende til 0,5 mio. kr i 2013, 1,0 mio. kr. i både 2014 og 2015, der løbende vil ske en ventetidsopfølgning, der medio 2015 laves en grundig evaluering af bygge- og plansagsbehandlingen med blandt andet tilfredshedsundersøgelse samt ventetidsopfølgning, ressourcerne kan finansieres af uforbrugte afste midler på landbrugssagsområdet, indstillingen videresendes til Økonomiudvalget. Teknik- og Miljøudvalget, 7. maj 2013, pkt. 7: TMU anbefaler, Økonomiudvalget godkender overførslen af de afste midler på landbrugsområdet til dette formål, som foreslået af fagchefen, og TMU ønsker samtidigt, området udsættes for et tidsstudie, der ligeledes afholdes indenfor den ramme, der overføres fra landbrugsområdet. Økonomiudvalget, 23. maj 2013, pkt. 18: Indstilles godkendt, idet Økonomiudvalget også ønsker gennemført en bechmarking af arbejdsbelastningen i både landbrugssagsområdet og i plan og landzoneadministrionen. Endvidere ønsker Økonomiudvalget give ansøgere af landzonetilldelser mulighed for rekvirere konsulenter til udarbejde et forberedende beslutningsgrundlag til kommunens myndighedssagsbehandling. Beslutning Indstillingen godkendt Flemming Gjelstrup og Christian Friis deltog ikke i sagens behandling 30. maj 2013 23
Refer 10. Vedtagelsen af Kommuneplantillæg nr. 04-470, lokalplan nr. 059-470, Erhvervsområde Vestagervej, nordøst for Agerskov 01.02.05-G01-1996436-09 Sagsfremstilling Forslagene til kommuneplantillægget, lokalplanen og tilhørende miljørapport har været i offentlig høring i 8 uger og screening/scoping i 4 uger. I høringsperioden er der ikke indkommet nogen bemærkninger eller indsigelser til planforslagene, miljørapporten eller screeningen/scopingen. Der er efterfølgende udarbejdet en sammenftende redegørelse for miljørapporten. I lokalplanen er der foretaget en redaktionel præcisering af respektafstanden omkring den 60 kv luftledning, som går gennem området, ved angivelse af størrelsen på restriktionen. Lovgrundlag Planloven Bilag Lokalplan 09-04-2013.pdf Sammenftende redegørelse 09-04-2013.pdf KPT 09-04-2013.pdf Fagchefen for Ejendom, Plan og Drift indstiller, kommuneplantillæg nr. 04-470 og lokalplan nr. 059-470 endelig vedtages og dette offentlig bekendtgøres indstillingen videresendes til Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen. Teknik- og Miljøudvalget, 7. maj 2013, pkt. 8: Indstillingen anbefales. Økonomiudvalget, 23. maj 2013, pkt. 19: Indstilles godkendt. Beslutning Indstillingen godkendt Flemming Gjelstrup og Christian Friis deltog ikke i sagens behandling 30. maj 2013 24
Refer 11. Vedtagelse af Kommuneplantillæg nr. 11-310 for Lokalcenter ved Omfartsvej, Løgumkloster samt Lokalplan nr. 069-310 for Dagligvarebutik ved Omfartsvej, Løgumkloster 01.02.05-P16-4-13 Sagsfremstilling Kommuneplantillæg nr. 11-310 for Lokalcenter ved Omfartsvej, Løgumkloster samt Lokalplan nr. 069-310 for Dagligvarebutik ved Omfartsvej, Løgumkloster har været i offentlig høring i perioden fra den 5. februar 2013 til den 3. april 2013. Der er i høringsperioden indkommet 3 bemærkninger/kommentarer til planforslagene. Museum Sønderjylland har ikke egentlige bemærkninger til planforslagene, men orienterer om økonomi ved eventuelle prøvegravninger i området. Handelsstandsforeningen tilkendegiver, de ikke er begejstrede for idéen, da de frygter for handlen i de lokale specialforretninger omkring markedspladsen, hvis en af de allerede eksisterende dagligvarebutikker vælger flytte til Omfartsvej. En borger tilkendegiver ligeledes skepsis af frygt for den eksisterende handel i byen. Der er ikke indkommet egentlige indsigelser imod planforslagene. Forvaltningen vurderer de betænkeligheder, som er frems i de kommentarer der er indkommet har været til overvejelse inden der blev truffet beslutning om igangsætte planlægningsarbejdet. Konklusionen på miljøscreeningen om, realisering af kommuneplantillæggets arealudlæg og lokalplanens realisering ikke vurderes få en væsentlig indvirkning på miljøet og der ikke skal foretages miljøvudering, er ikke blevet påklaget. Lovgrundlag Planloven, Miljøvurderingsloven Bilag Liste til bemærkninger indsigelser - Forslag til Lokalplan nr. 069-310 Kommuneplantillæg 11-310, endelig Lokalplan 069-310 endelig. Fagchefen for Ejendom, Plan og Drift indstiller, Kommuneplantillæg nr. 11-310 Lokalcenter ved Omfartsvej, Løgumkloster og Lokalplan nr. 069-310 Dagligvarebutik ved Omfartsvej, Løgumkloster godkendes indstillingen videresendes til Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen. Teknik- og Miljøudvalget, 7. maj 2013, pkt. 9: Indstillingen anbefales. Marit Jessen Rüdiger afventer stillingtagen. 30. maj 2013 25