Guide: Fakturering Udgave Aug 2013 Denne guide gennemgår hvorledes du kan lave faktura til firmaer, forsikringsselskaber og det offentlige. ClinicCare anvender to begreber: Afregninger : Som er udskrifter til privat personer dvs. klienter der modtager sygesikring eller er selvbetalere. Afregninger har et forløbende Regningsnummer. Layoutet af afregningen er normalt givet på forhånd typisk et format som er godkendt af danmark, så klienten kan indsende regninger til danmark. Faktura : Som typisk udskrives til kommuner/firmaer/forsikring når de betaler dele af klientens behandling. Faktura kan sendes elektronisk til kommuner. Hver faktura har et fortløbende faktura - nummer. Denne guide omhandler håndtering af Faktura. For at komme igang med faktureringsdelen gøres følgende: a) Aftal et tidspunkt med os, hvor vi kan logge ind og indstille faktureringsdelen. Det tager maksimalt 30 minutter. b) Du prøver at fakturere som beskrevet i kapitlet Registrering af konsultationer og lave en faktura. (dette kapitel kan du evt udskrive så du har en vejledning ve dhånden). c) ClinicCare har en række advancerede indstillingsmuligheder, hvor klinikken f.eks. kan give specielle rabatter/priser til givne firmaer. Det beskrives i kapitlerne omkring Avanceret brug.... Vi anbefaler at du stater med mntoden nævnt under b) Indholdsfortegnelse Installation/Aktivering af faktureringsmodulet...2 Registrering af konsultationer og lave en faktura...3 Hente faktura frem igen/udskrive igen...5 Registrering af indbetaling...6 Lave en kreditnota...6 Kontrol af restancer/udskriften Afregninger i restance...7 Avanceret brug - Opsætning af Anden betaler...8 Avanceret brug - ajourføring af priserne i prislisten...10 Avanceret brug oprette en faktura...11 Bilag 1: Betalingsbetingelser...12 Bilag 2: Vedr. moms...14 Bilag 3: Afregning med "Falck Healthcare"-patienter...15 Bilag 4: Afregning med PFA (indsendelse af elektronisk faktura)...17 Bilag 5: Elektronisk faktura til afregning af Previa (under Falck Healthcare)...19 Bilag 6: Elektronisk faktura til afregning af SOS International...23 Evt. Kursus i Faktureringsmodulet...25 Tips: Hvis klinikken har aftaler med firmaer/kommune, så giver det mindst administration, hvis man kan aftale, at klienten skal lægge ud for hele behandlingen, og at klienten så selv bagefter afregner med kommunen/firmaet.
Hvis klienten er en virksomhed og man ikke ønsker at registrere de enkelte individer så kan man oprette virksomheden som klient. Dvs. i stedet for en rigtig fødselsdag laver man en fik fødselsdag 111111. Man kan give alle sine virksomheder den samme fødselsdag. Det offentlige kræver at faktura indsendes elektronisk. Som en overgangsløsning tilbyder det offentlige, at man kan indsende papirfaktura til læs-indbureauerne (se f. eks www.jwn.dk ). Det er gratis for små virksomheder - det eneste man betaler er den porto det kræves for at indsende fakturaen. Hvis man overvejer at anvende vores fakturamodul skal man derfor ikke regne med, at der bliver nogen økonomisk gevinst at anvende vores system (det koster også en porto på 3-4 kr. at sende en elektronisk faktura). Fordelen ved at anvende vores system til det er, at faktura er nemmere at håndtere - kommer hurtigere af sted til det offentlige. Derudover kan man samtidig holde styr på indbetalinger/tilgodehavende. Installation/Aktivering af faktureringsmodulet Novolog foretager normalt denne del. Klik på Indstillinger Kontroller at du i Bank -feltet har indskrevet det kontonr du vil modtage indbetaling på. VIGTIGT: Angiv - (bindestreg) mellem bankens registreringsnummer og kontonummer f.eks.: 4645-67676151 Hvis der er flere behandlere kan man på den enkelte faktura vælge en behandler. Systemet vælger udfra dette den bankkonto, som pengene skal sættes ind på: Hvis der er angivet en bankkonto på behandleren (Indstillinger/Egenskaber på bruger), så anvendes denne. Alternativt anvendes bankkonto angivet på den klinik, som behandleren er tilknyttet. Klik på Generel -fanebladet Klik på Licens konfigurations -knappen. Sæt kryds i E-fakt -feltet (tilhøjre) Klik Gem/Luk NB: Hvis du vil have, at afregninger skal følge samme nummer-serie som faktura, kan du indstille det under Indstillinger / Finans. For at installere nyeste layout af faktura gør følgende: På startsiden klikkes på Omkring -knappen og derefter Skabelon. Klik derefter på Select what to Reset og afkryds Faktura, Faktura Selvbetaler og vælg et af brevhoveder Brevhovedet bund/øverst, hvis du ikke allerede har fået lavet et brevhovedet i forbindelse med dine breve. Når du har installeret skabelonerne så vend tilbage til ClinicCare og kontroller indstillingerne: Klik på Indstillinger, klik fanebladet Afregning og klik derefter Fagområde. Kontroller at der står Faktura Selvbetaler udfor Selvbetaler.
Registrering af konsultationer og lave en faktura Grundlaget for en faktura er registreringen af konsultationerne ( regningerne ) her vises regningsbilledet: En behandling kan betales af klienten, sygesikringen og/eller en tredjepart. Derfor der er på hver regningslinie gjort plads til 3 beløb. Hvis du eksempelvis taster klient-andelen i den 3. kolonne betyder det at en trediepart betaler og der skal laves en faktura. For at indikere at en tredie part skal betale for klienten, skal du skrive beløbet i det 3. felt under Andre kolonne og trykke på ENTER-tasten. I figuren ovenover er der skrevet 277 kroner i tredie felt. OBS: Hvis du allerede har indtastet regningerne forkert kan du rette dem til: Hent klienten frem, klik på den røde Regninger -knap. Dobbelt-klik enkeltvis på de indtastede regninger og ret regningen til, så tredieparts beløbet kommer til at stå under Andre -kolonnen. Hvis klienten har betalt får klienten et tilgodehavende, som kan udbetales ved at lave en betaling med et negativt beløb (gøres ved at klikke Betaling -knappen i klient stamkortet). NB: Moms -feltet viser den momsandel som klienten skal betale. Det viser altså ikke den moms firmaet/kommunen skal betale. Dette momsbeløb fremgår først senere på selve fakturaen. Når du har gemt regningen, kan du I klient-stambilledet - i feltet under Restance -feltet se det samlede beløb du mangler at fakturere til en trediepart. Der vil samtidig blive vist en Ny Faktura - knap. Udskriften Afregninger i restance vil kunne vise dig alle de konsultationer du mangler at fakturerer. Alternativt kan du klikke på Klient Søg og Andre Kriterier og derefter afkrydse Ej faktureret det vil give dig en liste med alle de klienter hvor du mangler at fakturere et beløb. Du kan selv vælge hvor ofte du vil lave en faktura. Det kan eksempelvis foretages månedlig eller når forløbet er afsluttet. Når du vil lave en faktura, henter du klienten frem og klikker på Ny Faktura - knappen. (Alternativt kan du først klikke på Regninger, derefter klikke på Faktura (øverst) og endelig klikke på Ny -knappen. Hvis der er flere henvisninger på klienten, hvor en anden betaler er involveret får du vist en liste, hvor du skal vælge den anden betaler, som du vil sende faktura til. Systemet vil nu hente alle de konsultationer frem, som ikke tidligere er faktureret dvs. regninger som har et beløb i kolonnen Andre betalere og hvor Fakturanr ikke er udfyldt. Systemet viser dette i faktura billedet:
Hvis du ikke får alle de ydelser frem eller hsvi systemet kommer med en fejlbesked om at der ingen regninger er til fakturering (besked-id 6908), som du forventer så gør følgende: Fra klient-stamkortet klikkes på den røde Regninger -knap. Klik på Genberegn -knappen nederst. Dobbelt-klik på den regning du mener burde komme med på fakturaen. Kontroller at der står et beløb til fakturering dvs. et beløb yderst til højre på de enkelte regningslinier. Kontroller at der står 0 i Fakturanr -feltet øverst. Hvis der står et nummer og du er sikker på, at regningen ikke tidligere er faktureret, så skriv 0 i feltet og klik sluttelig på Gem/luk. Kontroller evt. andre regninger. Nedenfor nogle af de vigtige felter fakturabilledet: Søg : Klik her for at vælge regningsmodtager. I det næste billedet vises de Andre Adresser du har oprettet i dit system. Adresserne ligger under de forskellig er faneblade, klik på Ny hvis du vil tilføje en adresse. Hvis du har brug for at sende til forskellige sagsbehandlere eller afdelinger under samme adresse, så skal du kun oprette 1 Anden adresse, idet du har mulighed for at oprette flere sagsbehandlere/afdelinger under adressen. Hvis du skal sende faktura til det offentlige skal den indsendes elektronisk. For at kunen dette skal du have modtagerens 13-cifrede EAN -nummer. Det skal skrives når du opretter adressen. Du kan også angive et specfikt EAN-nummer på de enkelte sagsbehandlere/afdelinger. Aftalenr : Her udfyldes en reference og en referencedato. Det skal udfyldes ved faktura til det offentlige. Det vil typisk være Cprnummer og den dato, hvor det offentlige har bedt klinikken om at udfører behandlingen. Hvis du ingen dato har, kan du anvende datoen for første konsultation. Moms : (feltet er kun synlig hvis du har moms aktivieret) Hvis der skal pålægges moms skal dette felt være afkrydset. Listen af ydelser (nederst): Her afkrydses de ydelser du vil fakturerer. Ydelser der er lavet på samme afregning kan ikke splittes op på flere faktura. Du kan ændre Beskrivelse og beløbet under Andre. Vedr. Fakturanr.: Systemet tildeler automatisk et fortløbende fakturanummer. Når du opretter en ny faktura, vises øverst til højre det nummer, der vil blive anvendt. Hvis du ikke gemmer fakturaen bliver nummeret ikke anvendt. Hvis du gemmer fakturaen og sletter fakturaen før du laver næste faktura
så vil fakturanummeret blive ophævet. Dvs. at næste faktura du opretter, får det slettede nummer. Du kan under Indstillinger / Finans indstille, hvilke nummer systemet skal anvende som det næste. Når du opretter en ny faktura, kan du overskrive fakturanummeret i det tilfælde vil systemet ikke tælle fakturanummer 1 op. Hvis fakturaen ikke er sendt/udskrevet har du også mulighed for at ændre fakturanummeret. Når du gemmer en faktura vil systemet indsætte fakturanummeret på de enkelte regninger/konsultationer. Udskriv: Viser fakturaen på skærmen brug dette til at se om det hele ser rigtig ud. Klik på Print - knappen for at udskrive til printer. Vi anbefaler at du udskriver en papirkopi af alle faktura. Send: Denne knap er kun synlig, hvis du har aktiveret modulet Elektronisk faktura, og hvis du i feltet Send Faktura har angivet E-Fakt. Ved klik vil systemet gemme fakturaen i udbakken og sende ved næste forbindelse. Betaling: Klik på denne knap for at registrere en betaling på fakturaen. Når dagen er omme og du udskriver Dagsedlen vil der også fremgå de konsultationer du ikke har faktureret og de faktura du har lavet. Hente faktura frem igen/udskrive igen A) Hvis du vil se fakturaen vedrørende en bestemt klient Du kan søge en klient frem og klikke på den røde Regninger -knap nederst. Klik derefter på Faktura øverst. Du vil nu se en liste med de fakturaer, der tidligere er lavet vedrørende denne klient: Dobbelt-klik på den faktura vil vil åbne/se. B) Hvis du vl søge efter et bestemt fakturanummer Du kan klikke på patient/klient-søg knappen. Klik derefter Andre kritere og skriv det fakturanummer du søger efter (i feltet Fakturanr ). Klik Start Søgning, systemet skulle derefter vise den klient, som fakturaen vedrører. Dobbelt-klik på klienten og klik derefter den røde Regninger -knap/ Faktura og dobbelt-klik på fakturaen. C) Hvis du vil se alle faktura Vælg menuen Værktøj forven. Vælg Datalister. Klik på Faktura i listen/menuen til venstre.
Registrering af indbetaling Der er følgende måder for at registrere indbetaling: a) Søge fakturaen/klienten frem: Du kan søge på selve fakturanummeret ved, at vælge klient Søg og derefter Andre Kriterier og indtaste fakturanummeret som kriterium. Når klienten er fremme i detailbilledet klikker du på Regninger og vælger Faktura -foroven. Dobbelt-klik på den faktura der skal betales. Når fakturaen er åbnet klikkes på Betaling. b) Hente liste med faktura frem: Klik på menuen Værktøj og derefter Datalister. I menuen til venstre dobbelt-klikkes på faktura og klik derefter på Skyldige. I listen til højre vises de faktura der ikke er betalt. Dobbelt-klik på den faktura der skal betales og klik på Betaling : NB: Hver faktura har en status Skyldig, 1. rykker, 2. Rykker osv. Selvom fakturaen er betalt forbliver status på Skyldig. Man kunne godt der lave en status der hedder "betalt" - men så mister man information om eventuelle rykkere man har sendt eksempel: På en faktura har man været nød til at sende 3. rykker - dvs. status er "3. rykker". Når denne faktura betales - kunne systemet så skifte til status "Betalt" - men så mister man information om at man har været nød til at sende 3. rykker. Lave en kreditnota For at regnskabet skal passe er det vigtig at lade den oprindelige faktura stående i systemet. Kreditnotaen skal laves som en almindelig faktura, men med negativt fortegn: Hent klienten frem. Klik på den røde "Regninger"-knap Klik på "Ny"-knappen (nederst) Vælg en jobtype (det spiller ingen rolle hvilken) I regningsbilledet vises nu en klient-, syge-sikrings- og andet-andelen. Skriv beløbet med negativt fortegn i andet-andelen (i samme felt hvor man normalt skriver det beløb der skal faktureres). I den tekst der beskriver ydelsen, ændres teksten til f.eks. "Kreditnota vedr. faktura 72782". Klik "Gem/Luk". Klik "Gem/Luk" igen, så man er tilbage i klient-stamkortet. På klient-stamkortet kan man nu klikke på "Ny faktura"-knappen (midt til højre) Nu åbnes faktura-detail billedet, hvor man vælger regningsmodtager. Feltet "Refnr" skal udfyldes med de samme oplysninger som den oprindelige faktura. (på den måde ved modtager hvilken faktura, kreditnotaen relaterer til). Udskriv/send kreditnotaen på samme måde som en almindelig faktura. For at fakturaen og kreditnotaen ikke skal figurere på restancelisten, skal man registrere betaling på både faktura og kreditnota. I nogle tilfælde har kunden nået at betale den oprindelige faktura. Når du overfører pengene tilbage til kunden, svarer det til den negative betaling du registrere på kreditnotaen. For at betale kreditnotaen klikkes på "betaling"-knappen i fakturabilledet og der skrives et negativt beløb (når du trykker på "-" (minus) i beløbsfeltet indikere et rødt "-" (minus) at beløbet er negativt). Hvis du ikke har registreret nogen betaling på den oprindelige faktura, skal du registrere en betaling på fakturaen, så den går i nul. På denne betaling skal du angive samme betalingsdato og betalingsmåde, som den betaling du har lavet på kreditnotaen.
Kontrol af restancer/udskriften Afregninger i restance Udskiften Afregninger i restance kan bruges til, at holde styr på ikke-fakturerede ydelser samt betalinger på faktura. Sålænge en ydelse ikke er blevet faktureret til kommune/firma vil det ikkefakturerede beløb stå i Andre -kolonnen på udskften. Når man har lavet en faktura vil udskriften, istedet vise fakturanr og beløb under den enkelte klient. Når fakturaen er betalt skal man registrere en betaling på faktuaren. Når fakturaen er betalt vil den ikke længere fremgå af udskriften.
Avanceret brug - Opsætning af Anden betaler For hver aftale klinikken har med et firma/myndighed (f.eks. kommuner, Falck) skal aftalen oprettes i ClinicCare. En aftale kan f.eks. være: - En aftale med et firma om at give en rabat på behandlinger. - En kommune hvortil der skal sendes elektroniske faktura. Hvis f.eks. man har en aftale med flere forskellige kommuner så behøver man ikke, at oprette en aftale for hver af disse kommuner man kan nøjes med at oprette én aftale til gruppen Kommuner. Opsætningen af en aftale består af: a) Opret aftalen under Indstillinger. b) Ajourføring af priserne i prislisten. Opret aftalen under Indstillinger Klik på Indstillinger -knappen på startsiden under fil->indstillinger.. Klik på Afregning -fanebladet. Til højre vises en liste med de aftaler der er oprettet. For at rette en aftale klikkes på aftalen. Klik Ny for at oprette en ny aftale: Forkortelse : Her indtastes en entydig 5-bogstavskode for aftalen. Denne kode anvendes i oversigter. Navn : 20 bogstaver til det fulde navn. Aktiv : Fjern fluebenet når denne ordning/aftale ikke længere er aktiv. Type : Angiv typen af regningsmodtageren. Betaling : Klinik Lægger ud (sender faktura) betyder at klinikken selv indkræver anden betalerandelen hos firmaet/kommunen. Send faktura : Vælg E-fakt (elektronisk faktura) hvis regningsmodtageren kan modtage denne type. Angiv Papir hvis du ønsker at udskrive og indsende faktura.
Regningsmodtager : Klik på? for at finde en adresse fra Andre Adresser -kartoteket. Du kan laves feltet være tomt og i stedet vælge modtager når du opretter en henvisning på klienten. Udskriv per : Angive hvorledes modtageren ønsker fakturaen hvis man angiver Regningsmodtager vil systemet lave en faktura per modtager Dvs. at flere forskellige klienter vil stå på fakturaen. Angiv Klient / Patient hvis modtageren ønsker en faktura per klient. Valget man foretager her har også betydning for hvorledes udskriften Bogføringsgrundlag ser ud. Betales af : Udfyldes hvis det ikke er regningsmodtageren der skal betale. Angiv det EAN-nummer der skal forestå betalingen. Betal.beting. : Angiv den betalingsbetingelse man vil give kommunen/firmaet. Vælg <Ny> hvis du vil oprette en ny betingelse. Klik på >> -knappen for at se detaljer omkring betalingsbetingelsen. Se bilag 1. Når aftalen er oprettet kan der fra klientbilledet angives, at de høre under denne aftale.
Avanceret brug - ajourføring af priserne i prislisten. Når man har oprettet aftalen mellem klinikken og den anden betaler (gennemgået ovenfor) kan man i prislisten indtaste eventuelle special priser. Ved at dobbelt-klikke på en pris vises detail info: I listen Anden Betaler kan man oprette en pris, for hver aftale man har oprettet. En pris kan være defineret som: Special pris: Betyder at kommunen skal betale 750,- for ydelsen. Tilskud: 100 % betyder at kommune dækker hele beløbet. Man kunne indtaste 25 %, hvis klienten selv skal betale de 75 % af de 750 kr. Betegnelse: Her kan man angive, den tekst der skal fremgå af regningen. Hvis feltet lades tomt, vil betegnelsen fra forrige skærmbilledet blive anvendt.
Avanceret brug oprette en faktura Hvis du har oprettet Andre betalere som skitseret ovenfor kan du bruge dette i henvisningsbilledet. Hvis en anden betaler skal betale for en klients behandling, skal man oprette en henvisning specifikt til dette formål. Hvis klienten i forvejen har andre henvisninger, kan man oprette en ny ved at klikke på N -knappen i klient billedet (øverst til højre i listen af henvisninger): Prisliste: Vælg hvilke priser/aftale henvisningen falder under. Hvis du vil oprette en ny prisliste så du har mulighed for at oprette flere valgmuligheder bliver det beskrevet i kapitlet opsætning af anden betaler. OBS: Hvis sygesikringen skal betale en del af behandlingen skal der i Prisliste angives et speciale. Regn. Modtager: Udvælg her den kommune/firma der skal modtage fakturaen. Aftalenr: Angiv eventuelt ref-nummer/police/ordrenr. Det vil typisk være klientens CPR-nummer. Betales af: Hvis det ikke er regningsmodtageren der skal betale angives her EAN-nummer på den enhed der skal betale fakturaen. Antal besøg: Dette felt kan anvendes til at angive et eventuelt antal max konsultationer. Når du laver en regning kan du i feltet Henvisning på regningen, vælge den henvisning, som angiver at en anden part skal betalte. Hvis det er en kommune/firma som betaler og hvis der er defineret en speciel prisliste vil systemet automatisk i kolonnen efter Sygesik, beregne det beløb som kommunen/firmaet skal betale. Hvis fluebenet i Fast er afkrydset (yderst til højre på hver linie) så kan man selv skrive/redigere de beløb som klient, sygesikring og anden betaler skal betale.
Bilag 1: Betalingsbetingelser Alle klienter har betalingsbetingelsen kontant. Klinikken kan for andre betalere (kommuner/firmaer) oprette andre betingelser: Send Faktura: - Manuel: Udskrivning af regninger skal foretages manuelt af brugeren ved at fremsøge klienten og udskrive regninger. - Løbende (Auto. Fakturering): Systemet vil automatisk opfange alle udestående beløb som kommune/firmaet skal betale og lave faktura.. - Når beh. Færdig: Som under løbende men vil dog kun opfange regninger hvor behandlingen er slut (Hvis man anvender journal modul benytter systemet Slut dato, alternativt anvendes Status på aftalen mellem klient og firma/kommune). Betalingsfrist : Betalingsfristen sættes på regningen når regningen udskrives eller sendes. Første gang man sender en regning for en behandling, vil betalingsfristen sættes lig dags dato + de angive dage i feltet her. Tekst/Bilag : Tekst der vises på første regning/faktura. Det kan f.eks være Skyldigt beløb bedes indbetalt på [F10022]. Udeblevet : Hvis klienter med den givne betalingsbetingelse skal betale for udeblivelse kan man her vælge den ydelse/pris der skal beregnes. Rykkerfri : Afkryds dette felt hvis klienter/aftaler med denne betalingsaftale ikke skal rykkes. Betalingsfrist->Rykker1 - Dage : Angiv hvor mange dage der minimum skal gå efter betalingsfristen, før klinikken udsender rykker 1. - Betalingsfrist : Angiv hvor mange dage den nye betalingsfrist skal sættes til. Systemet vil beregne den nye betalingsfrist som dags dato + antal angivne dage. - Gebyr / Rente : Loven tillader kun, at man enten pålægger et fast gebyr eller en rente. Gebyrernes og rentens størrelse angives i varekartoteket. Ved klik på? -knappen kan man lave en søgning i varekartoteket. En rente på 10 % angives i varekartoteket som 10,00 kr.
Betalingsfrist->Rykker2, Betalingsfrist->Inkasso Principperne er her det samme som ovenfor. Hvis man ikke vil anvende rykker 2 men direkte overdrage til inkasso efter rykker 1, skal man angive 0 dage i feltet Betalingsfrist->Rykker2. Inkasso : Angiv her hvor mange dage man minimum vil vente før man overdrager sagen til inkasso. Rykker tekst 1..3 : Angiv her den tekst der skal udskrives på regningen. Teksten placeres på det sted der er beregnet til kommentarer på regningen.
Bilag 2: Vedr. moms Systemet kan automatisk beregne moms på ydelser og vise momsen på regnings/faktura-udskriften. Momsen vil tillig fremgå af diverse periode udskrifter ( Omsætning... ). Opsætning a. Aktivering Klik "Indstillinger" Klik "Finans"-faneblad Vælg "Ja" i "Moms"-feltet. Klik "Gem/Luk" b. Angivelse af momsprocenter Der skal herefter angives en momsprocent på de ydelser, hvor klinikken kan få refunderet moms. Vælg menuen "Fil/Prisliste" Dobbelt- klik på den ydelse der skal lægges moms på. Skriv - normalt "25" - i feltet "Momsprocent". VIGTIGT Priserne der står i billedet skal være inklusiv moms. Det betyder også at hvis man har en ydelse, som både anvendes med og uden moms - så skal der oprettes to ydelser. c. Visning af moms på kvittering Der indsættes et felt Heraf moms efterfulgt af feltet hvor beløbet skal vises (anvend feltkode F2030 og afkryds Højre ) Anvendelse På selve afregningsbilledet vil man kunne se det totale momsbeløb - dvs moms af klient-, sygesikringog "Andre betaler"-andelen. Men momsen af "Andre Betaler"-beløbet bliver først regnskabsmæssigt anvendt når man laver en faktura. Det betyder bl.a. at den moms man ser på omsætningsstatistikker først inkludere "Andre betaler"-momsen når man har lavet en faktura. I forbindelse med fakturering kan man også afkrydse om der skal beregnes moms. Systemet vil da selv udregne momsen.
Bilag 3: Afregning med "Falck Healthcare"-patienter Der er blevet talt om at tilbyde automatisk integration mellem ClinicCare og FHC s system, men grundet manglede ressourcer hos FHC er det udsat på ubestemt tid. Derfor skal man i ClinicCare oprette patienter og regninger på de FHC-patienter, hvor der er sygeskringstilskud. Nedenfor vores forslag til hvorledes FHC skal håndteres: Opret Falck Healthcare som "Anden Betaler": Start ClinicCare. Klik "Indstillinger" nederst til højre. Klik fanebladet "Afregning". I højre side vises de "Andre Betalere" der er oprettet. Hvis Falck Healthcare ikke er i listen klikkes på "Ny" under den hvide boks. I felterne Forkortelse og Navn skrives: FHC I feltet Betaling vælges "Klinik Lægger ud (ingen faktura)" Ud for Tilskud/Pris klikkes Egenskaber Klik Ny under det blanke skema. I Type feltet øverst vælges Kode: Alle Klik Gem/Luk Klik Gem/Luk I højre side, under Anvend:, skal alle flueben fjernes og 'Max per' sættes til <Ingen>. Klik Gem/Luk Klik Gem/Luk Opsætning på patienter: Start ClinicCare. Søg patienten frem og åben vedkomnes stamkort. I venstre side af stamkortet, ud for 'Anden betaler' vælges <Ny> og herefter 'FHC'. Gem/Luk Afregning af Falck Healthcare patienter: Patienterne oprettes eller søges frem som vanligt i ClinicCare (vi har foreslået FHC, at der laves en funktion så patienternes data automatisk ligger i ClinicCare, men dette er altså ikke muligt før FHC afsætter ressourcer til dette). For FHC-patienter, hvor der skal afregnes sygesikring gøres følgende: Der laves en regning som normalt, hvor man dog i listen Anden betaler nederst til venstre på regningen vælger FHC :
Systemet vil da automatisk flytte patient-andelen til Andre kolonnen. Hvis der skal laves en regning på en ydelse, hvor patienten skal betale noget sin andel, laves regningen som vanligt dog vælges <nej> i listen Anden Betaler på regningen. Efter hvad vi har fået oplyst skulle der i FHC s system blive taget hånd om betaling af patientandelene.
Bilag 4: Afregning med PFA (indsendelse af elektronisk faktura) PFA er gået over til eletronisk fakturering, dvs. at de kan modtage faktura via ClinicCare. For at kunne anvende E-faktura i ClinicCare, skal man have et EDIFACT-abonnement. Dette er en Postkasse hos KMD, som koster 135kr/måneden inkl. moms. For at få denne postkasse, skal I ikke gøre noget specielt, da det automatisk vil blive oprettet første gang i sender en EDIFACT/E-faktura. Det er samme abonnement der bruges til, at kunne sende og modtage EDIFACT-breve, så hvis I i forvejen gør dette er der ingen ekstra abonnement. Vi betaler en porto per sendt faktura, som er 2kr per stk. inkl. moms. Opret PFA som "Anden Betaler": For at kunne holde styr på hvilke patienter der er PFA -patienter anbefaler vi, at PFA oprettes som en anden betaler. Det gøres på følgende måde: Start ClinicCare. Klik "Indstillinger" nederst til højre. Kontroller flg. Klinikoplysninger: CVR nr (øverst til højre) E-mail (midt til venstre) Bank : Her udfyldes bankens registreringsnummer, - og kontonummer (ex. 4545-561414) Klik fanebladet "Afregning". I højre side vises de "Andre Betalere" der er oprettet. Hvis Falck Healthcare ikke er i listen klikkes på "Ny" under den hvide boks. I felterne Forkortelse og Navn skrives: PFA I feltet Betaling vælges "Klinik sender Faktura (sender faktura)" I højre side, under Anvend:, skal alle flueben fjernes undtaget Refnr.dato og 'Max per' sættes til <Ingen>. I den nedre højre del udfyldes: Send faktura: E-Fakt. Udskriv per: Patient Regn.modtager: Forsik.selskab Vælg modtager per patient: Her skal der ikke være sat kryds. Klik på Søg -knappen, her vises en liste over de forsikringsselskaber I har oprettet i jeres system. Hvis PFA ikke står i listen, så klik på Ny -knappen, hvis PFA står i listen, så marker adressen/linien og klik Egenskaber -knappen. I detailbilledet for forsikringsselskabet skal der feltet Lokation/EANnr. stå: 5790001396862. Klik Gem/Luk for at lukke detailbilledet, hvis systemet viser dig oversigten med forsikringsselskaber igen, skal du markere selskabet og klikke på Vælg -knappen (nederst til venstre). Tilbage i vinduet, hvor du opsætter anden betaler vil der til højre for Søg -knappen nu stå selskabets navn. Klik Gem/Luk Opsætning på patienter: Start ClinicCare. Søg patienten frem og åben vedkomnes stamkort. I venstre side af stamkortet, ud for 'Anden betaler' vælges <Ny> og herefter 'PFA'. Gem/Luk Der åbnes nu et vindue, hvor du i feltet Refnr./dato skriver PFA s ordre ID-nummer (det har formatet 41000xxxxx ). Klik Gem/Luk.
Afregning af PFA patienter: Patienterne oprettes eller søges frem som vanligt i ClinicCare. Der laves en regning som normalt, hvor man dog i listen Anden betaler nederst til venstre på regningen vælges PFA (man kan vælge <Nej> hvis den pågældende regning ikke skal betales af PFA). Systemet vil som vanligt skrive en patient- og sygesikringsandel. Skriv den andel, som PFA skal betale i beløbskolonnen til højre for sygesikringsandelen og tryk ENTER-tasten. Hvis andelen svarer til patientandelen, vil systemet fjerne patientandelen. Da PFA ønsker at få at vide, på hvilken del af kroppen foregår undersøgelsen, kan man skrive det i selve ydelsesteksten. Gem regningen ved at klikke på Gem/Luk. Tilbage i patientstamkortet vil der nu til højre, under restancefeltet, stå det beløb der mangler, at blive sendt til PFA. Når man vil sende en faktura til PFA (typisk når forløbet er færdig), skal man klikke på Ny faktura - knappen. Der kommer et lille vindue frem, hvor man skal vælge PFA og klikke Gem/Luk. Nu vises faktura skærmbilledet, kontroller følgende: 1) PFA skal stå som regningsmodtager (øverst til venstre) og lokations/eannr er udfyldt. 2) I Refnr./dato skal PFA s ordrenummer stå. Udfyld med dagsdato i datofeltet umiddelbart til højre herfor 3) I feltet Vedr vil systemet selv indskrive cprnr + patientnavn. Klik på Udskriv -knappen for at udskrive en kopi af fakturaen til eget regnskab. Klik på Send - knappen for at sende fakturaen. Når der modtages penge fra PFA skal betalingsregistreringen ske jvf. Kapitlet Registrering af indbetaling
Bilag 5: Elektronisk faktura til afregning af Previa (under Falck Healthcare) Previa har udsendt en mail omkring muligheden for, at indsende faktura elektronisk for sager oprette efter 1/1/2013. Nedenfor viser vi hvorledes det foregår i ClinicCare. VIGTIGT: Nogle af klinikkerne har allerede oprettet en anden betaler FHC. Den er typisk blevet brugt til at afregne sygesikringsandele, hvor patientandelen blev indtastet i FHC s system. FHC skal fortsat fungere som hidtil. Nedenfor oprettes en FHCP, som kan bruges til de situationer, hvor der skal indsendes en elektronisk faktura til Previa. Opret Previa/Falck Healthcare (OIOUBL) som "Anden Betaler": Start med at opdatere til nyeste version (Klik på Hent Ny version under Omkring -billedet. Efter opdatering: Start ClinicCare, klik på Indstillinger og Afregning -fanebladet. Kontroller listen Andre betalere (nederst til højre), hvis klinikken i forvejen har oprettet FHCP eller Previa, så åben egenskaber på denne og klik på Get Standard -knappen nederst til højre og trykke 2 (vælger FHCP (Previa) EFakt ). Systemet vil nu foretage de indstillinger der er nødvendige. Hvis FHCP ikke er oprettet, så klik på Ny -knappen. Det åbner et vindue, hvor man tilsvarende kan klikke på Get Opret Standard -knappen og trykke 2 (for at vælge FHCP (Previa) EFakt ). De korrekte indstillinger for FHCP ser således ud:
Opsætning på patienter: Søg patienten frem og åben vedkomnes stamkort. I venstre side af stamkortet, ud for 'Anden betaler' vælges <Ny> og herefter 'FHCP'. Gem/Luk. Der åbnes nu et vindue, hvor man kan indtaste det referencenummer og sagsbehandler, som FHC har oplyst. Hvis man vil tilføje en ny sagsbehandler, så skal man åbne valglisten og vælge <Ny>. (VIGTIGT: Opret en sagsbehandler der har initial JEW og navn JEW ). Desuden kan man i listen til højre afkydse de behandlinger, som dækkes af Previa (som standard er kiropraktik og røntgen afkrydset). Det maksimale antal behandlinger, som Previa tildeler, kan udfyldes i feltet Antal besøg / Max per henvisning. Afregning af Falck Healthcare/Previa: Patienterne oprettes eller søges frem som vanligt i ClinicCare For FHCP-patienter, hvor der skal afregnes sygesikring gøres følgende: Der laves en regning som normalt, hvor man dog i listen Anden betaler nederst til venstre på regningen vælger FHCP :