Planlægning af eget arbejde

Planlægning af eget arbejde I alle virksomheder består det daglige arbejde af et antal opgaver, som skal løses. Opgaverne vil selvfølgelig være meget forskelligartede og afhænger af, hvilken virksomhed og branche du får en uddannelse inden for. Fælles for at kunne løse alle typer af opgaver er, at du har den nødvendige viden og færdigheder til at kunne løse opgaven, samt at du vil tage ansvar for, at opgaven løses tilfredsstillende. Begreberne viden og færdigheder, ansvar og ansvarlighed samt selvstændighed i arbejdet er derfor vigtige at kende til. Når du har viden om og kan planlægge, strukturere og løse opgaver på din arbejdsplads, kan du være med til at bidrage positivt til arbejdspladskulturen og arbejdspladsens succes. Forfatter: Gitte Stjernfeldt Kom godt i gang For at få det fulde udbytte af dit arbejde med dette tema er det nødvendigt, at du forbereder dig. Det kan du gøre på mange måder, men her får du nogle forslag til, hvordan du kan gribe det an. Læs målene for temaet Formålet med dette tema er, at du får du viden om, hvordan du kan planlægge dit arbejde. Målet med temaet er: At du får viden om redskaber, du kan bruge, når du skal planlægge dit arbejde i praktikken At du ved, hvilke betingelser for opgaveløsning, færdigheder og viden der stilles til dig som elev

At du kan bruge forskellige redskaber, der bruges til arbejdsplanlægning, såsom arbejdsplaner, timesedler og lønsedler. At du forstår vigtigheden af at tage ansvar og udvise ansvarlighed og selvstændighed i arbejdsmæssig sammenhæng Brainstorming Se på billedet, og vælg én af disse opgaver: Skriv de 10 ord, som du først kommer i tanke om, når du ser billedet. Hvorfor lige netop de ord? Drøft evt. ordene med en klassekammerat. Skriv en ny tekst til billedet. Læs den højt, og forklar dit valg til resten af klassen. VØL-skema Læs målene for temaet igen. Anvend VØL-skemaet Planlægning af eget arbejde. Udfyld kun første og anden kolonne i VØL-skemaet. Vent med at udfylde resten af skemaet, til du skal evaluere forløbet. Fagudtryk Lær temaets vigtigste fagudtryk at kende. Brug et ordkendskabskort, eller forklar udtrykkene i din egen ordbog.

Temaets vigtigste begreber Arbejdsplan Viden Færdigheder Ansvarlighed Selvstændighed Grundtekst På alle arbejdspladser består det daglige arbejde af et antal opgaver, som skal løses. Opgaverne vil selvfølgelig være meget forskelligartede og afhænger af, hvilken virksomhed og branche du vælger at få en uddannelse inden for. Fælles for at kunne løse alle typer af opgaver er, at du har den nødvendige viden og færdigheder til at kunne løse opgaven, samt at du vil tage ansvar for, at opgaven løses tilfredsstillende. Begreberne viden og færdigheder, ansvar og ansvarlighed samt selvstændighed i arbejdet er derfor vigtige at kende til. Formålet med at læse denne tekst er, at du får viden om, hvad der skal til for at kunne løse opgaver på en arbejdsplads. Læsemål At du får kendskab til de redskaber, som kan bruges til planlægning af dit arbejde, som f.eks. arbejdsplaner og timesedler. At du ved, hvordan dit arbejde registreres, og hvordan en lønseddel kan se ud. At du ved, hvordan du kan planlægge og tilrettelægge de arbejdsopgaver, du bliver stillet over for, når du kommer i praktik i en virksomhed.

Viden og færdigheder For at kunne løse en given opgave skal du have viden og de nødvendige færdigheder, som skal bruges til at løse opgaven. Du får viden både på grundforløbet, når du læser om forskellige teorier, og ude i dine praktikperioder, hvor du vil blive præsenteret for, hvordan man arbejder med teorien i praksis, samt hvilke procedurer man har til at løse forskellige opgaver. Færdigheder er evnen til at gøre noget. Så når du har viden og kan bruge den i praksis til at gøre noget, er det en færdighed. Du træner færdigheder på grundforløbet gennem forskellige øvelser og opgaver og i praktikken ved at øve dig i at gøre noget. Herunder kan du se eksempler på, hvordan viden og færdigheder kommer i spil, når der skal løses en konkret opgave i forskellige uddannelser. Peter Salgsassistent På skolen lærer Peter teori om, hvordan butikken kan øge sin indtjening, ved at arbejde med A-, B- og C-pladser, som er gode placeringer af varer i forhold til kundestrømmen. Eleverne øver sig i at tegne og lave opstillinger af varer i forbindelse med et butiksprojekt. Da Peter starter i praktik i en butik, beder butikschefen ham om at lave en udstilling med nogle varer fra tilbudsavisen for enden af en reol. Peter skal nu bruge sin viden fra skolen om optimal vareplacering og træne sin færdighed i at lave gode udstillinger, så butikken kan få solgt flest mulige varer i løbet af den periode, hvor tilbuddet kører.

Hanne Kokkeelev Hanne lærer teori om, hvordan fjerkræ skal klargøres, tilberedes og serveres, samt hvilke hygiejnemæssige ting hun skal være opmærksom på i den forbindelse. I skolens køkken øver hun sig i at klargøre og tilberede en kylling på den rigtige måde. I det køkken, hvor Hanne har fået elevplads, skal de servere and for 50 personer. Køkkenchefen beder Hanne om at klargøre ænderne til stegning. Her bruger Hanne sin viden om hygiejne og klargøring fra skolen og træner sine færdigheder i at gøre det i praksis. Efter klargøring af ænderne har Hanne godt styr på at rense en and. Ditte Social- og sundhedsassistent Ditte lærer teori på skolen om sårpleje, og hvilke forbindingstyper der skal bruges til forskellige slags sår. Eleverne øver sig i at lægge forskellige forbindinger på hinanden. I praktikken er Ditte ude hos en ældre borger sammen med en kollega. Borgeren har fået et grimt sår i hovedet efter et fald, og Ditte bliver bedt om at behandle såret og skifte forbindingen. Da Ditte fjerner den gamle forbinding, kan hun se, at der er lidt betændelse i såret. Nu skal Ditte bruge sin viden fra skolen til at rense, behandle og forbinde såret. Hun træner sine færdigheder inden for sårpleje. Dittes kollega ser til, at hun udfører arbejdet korrekt, så såret heler bedst muligt. Som eksemplerne ovenfor viser, vil din løsning af opgaver i praktikken ofte foregå under støtte og vejledning af en faguddannet kollega, indtil du har opnået en vis rutine i at udføre de enkelte opgaver. Når du arbejder i praktikken, vil opgaveløsning kræve, at du trækker på din viden fra skolen. Når

du er elev, vil du både komme til at træne dine færdigheder og få ny viden, så du ender med at være en dygtig faglært person med kompetencer i form af viden og færdigheder, så du kan løse opgaver inden for en bestemt branche. Ansvar og ansvarlighed At tage et ansvar betyder, at man forpligter sig til at sørge for noget. Eksempelvis kan man have ansvar for et kæledyr, som man har valgt at få. Hvis man har købt en hund, har man også forpligtet sig til at sørge for, at den får mad, motion, bliver kælet med osv. Man har altså ansvaret for, at dyret trives og har det godt. Som elev kan du få ansvar for at løse opgaver selvstændigt på praktikstedet, og din arbejdsgiver vil have nogle helt klare forventninger til, at du løser dine opgaver på tilfredsstillende vis. Når du tager ansvar som elev, betyder det, at du sørger for, at en bestemt opgave bliver løst. Det er dog virksomhedens ansvar at sikre sig, at du som elev både har de rigtige færdigheder og den nødvendige viden, der skal til for at løse den pågældende opgave korrekt. Tilsvarende er det dit ansvar at gøre opmærksom på, hvis der er noget, du ikke ved, hvordan du skal gøre. Det er også virksomhedens ansvar at kontrollere, om du har løst opgaven på den rigtige måde, og at hjælpe dig med at få rettet eventuelle fejl, hvis ikke de mener, du løser opgaven tilfredsstillende. Det er en del af den læreproces, du skal igennem for at blive faglært. Ansvarlighed hænger tæt sammen med ansvar. Når du udviser ansvarlighed, betyder det, at du tager ansvaret på dig. Det vil sige, at du anerkender, at du har nogle opgaver at løse og gør det, så godt du kan.

Selvstændighed i arbejdet Som nystartet elev vil du have brug for vejledning og støtte i din opgaveløsning. Du skal lære, hvordan virksomheden løser de forskellige opgaver, inden du selv kan tage ansvar for dem. Når du starter som elev, følges du med en af de andre ansatte den første tid og ser, hvilke opgaver der skal løses og hvordan. Efterhånden som du udviser interesse for arbejdet og viser, at du har evner og lyst til at prøve noget selvstændigt, vil du få tildelt mere ansvar og mulighed for selvstændigt at udføre opgaver. Det er meget forskelligt, hvor stor en grad af ansvar og frihed der er inden for de forskellige brancher og virksomhedstyper til selv at planlægge, hvornår og hvordan man vil løse sine opgaver. Det afhænger bl.a. af, hvor komplekse opgaverne er, og hvor mange regler der er både i virksomheden og lovgivningsmæssigt. Uanset branche og virksomhed er det dog sikkert, at hvis du udviser ansvarlighed og engagement, og hvis du har viden og færdigheder inden for området, vil du få mere ansvar og lov til at løse visse opgaver selvstændigt i løbet af din læretid. De fleste arbejdsgivere værdsætter ansatte, som har netop de egenskaber. Redskaber til planlægning og registrering af arbejde Det kræver struktur og overblik at drive en virksomhed med flere ansatte. De daglige opgaver skal systematiseres og fordeles mellem de ansatte. Når lederen planlægger arbejdet, skal der tages hensyn til virksomhedens økonomi, antallet af opgaver, den tid, det tager at løse dem, det antal ansatte, der er til rådighed osv. Typisk vil der være en opdeling i forskellige ansvarsområder blandt personalet. I nogle virksomheder sørger lederen for fordeling af opgaver, i andre er der friere rammer, og personalet fordeler selv opgaverne mellem sig.

I de følgende afsnit får du kendskab til nogle af de planlægningsværktøjer, som bruges til at strukturere de daglige opgaver. Arbejdsplaner Egentlig kan ordet arbejdsplan opfattes på to måder: En arbejdsplan kan være en plan for, hvornår du skal arbejde i en bestemt periode, altså en vagtplan, eller det kan være en liste over de opgaver, der skal løses i en given periode, f.eks. i løbet af en uge, en måned, et år. Vagtplan En vagtplan er en oversigt over dine arbejdstider i en bestemt periode, hvor du kan se, hvornår du skal møde på arbejde, og hvornår du har fri. Det er ikke alle brancher, der arbejder med vagtplaner. For eksempel er der ofte faste mødetider inden for håndværk og kontor, mens arbejdstiderne i højere grad varierer inden for sundhed og omsorg, detailhandel og fødevarer. Det er meget forskelligt, hvilke regler der gælder for vagtplanlægning inden for de forskellige brancher; nogle kender vagtplanen for 16 uger ad gangen, mens andre kun kender deres arbejdstider fire uger frem. Der kan også være ændringer fra dag til dag på grund af særlige forhold som f.eks. sygdom i afdelingen. Du kan finde mere information om regler for vagtplaner i den fagforening, der er tilknyttet din branche. Arbejdsplan En arbejdsplan kan også være er en slags opgaveliste, som indeholder de opgaver, der skal løses i virksomheden. Arbejdsplaner kan have forskellige udformninger og dække forskellige perioder. Her vil der også være store brancheforskelle. Kendetegnende for dem er, at de opgaver, planen indeholder, skal løses inden for en bestemt tidsperiode. Opgaverne på planerne løses enten af de ansatte, som er ansvarlige for opgaven, eller fordeles i personalegruppen af lederen.

Du kan f.eks. møde: Et årshjul, som indeholder opgaver, der skal løses i bestemte tidsrum på året (kvartaler, måneder) En kvartalsplan En månedsplan En ugeplan En dagsplan De opgaver, der er i arbejdsplanerne, er en del af de daglige opgaver, der er på arbejdspladsen, og flettes ind i dagens program sammen med de opgaver, som opstår løbende, men som ikke er skemalagte. Praktikplan Der er beskrevet nogle mål for, hvad du skal lære i løbet af din uddannelse. Når du starter i et praktikforløb, skal du i samarbejde med den praktikansvarlige planlægge, hvordan du i løbet af praktikperioden tilegner dig den viden og de færdigheder, som er fastlagt for forløbet. I planlægningen afsættes tidspunkter for, hvornår du skal have lært de forskellige mål. Gennem din praktik vil du via løsning af forskellige opgaver få viden og færdigheder, så du, når praktikperioden udløber, opfylder alle læringsmål og har de kompetencer, der kræves af en faglært. Læs mere om, hvilke redskaber man kan bruge til at planlægge sit arbejde, i temaet Planlægningsmetoder og værktøjer.

Registrering af arbejde Der skal ske en registrering af de timer, du har været på arbejde, uanset om du arbejder efter faste mødetider eller en vagtplan. Tidsregistreringen danner grundlag for din løn, også selvom du får en fast løn udbetalt hver gang. Det skal også registreres, når du har været syg eller holdt ferie. Timesedler Førhen udfyldte alle timesedler på papir, som blev afleveret på et aftalt tidspunkt, før der kunne udbetales løn. Nogle virksomheder bruger stadig timesedler i papirudgave, mens andre er gået over til timesedler i en elektronisk udgave som udfyldes og sendes enten via mail, intranet eller en app. Det kan også være, at du har et personalekort, hvor du via en scanner laver din registrering. Når du tidsregistrerer, vil det altså sige, at du noterer de dage og timer, du har arbejdet. Lønsedler Når du får udbetalt din elevløn, får du også en lønseddel, hvor du kan se, hvad du vil få udbetalt. Derudover kan du også se, hvor meget du betaler i forskellige bidrag og skat til det offentlige. I visse brancher såsom håndværk og restauration kan det være, at du får løn hver 14. dag, mens brancher inden for handel og kontor og ansatte inden for det offentlige oftest får udbetalt løn den sidste bankdag i måneden. Læs mere om lønsedler og betaling af skat i temaet Privatøkonomi. Opsummering For at kunne løse en opgave, skal du have den viden og de færdigheder, som skal bruges til at løse opgaven. Viden får du på grundforløbet, når du læser forskellige teorier, og færdigheder udvikler du ude i virksomheden, når du kan bruge din viden i praksis til at løse en opgave.

Et ansvar betyder, at man forpligter sig til at sørge for, at noget bliver gjort. Når du tager ansvar som elev, betyder det, at du sørger for, at en bestemt opgave bliver løst ordentligt og korrekt. Som elev starter man ofte som føl, men hvis du udviser interesse for arbejdet og viser, at du har evner og lyst til at prøve noget selvstændigt, vil du med tiden få tildelt mere ansvar og mulighed for selvstændigt at udføre opgaver. De fleste arbejdsgivere værdsætter ansatte, som har netop de egenskaber. Det kræver struktur og overblik at drive en virksomhed med flere ansatte. Nogle af de planlægningsværktøjer, som bruges til at strukturere de daglige opgaver, er bl.a. arbejdsplaner, vagtplaner, årshjul. Man bruger timesedler og lønsedler til at registrere, hvor meget hver medarbejder arbejder og skal have udbetalt i løn. Case Mathias elsker børn. Så han er virkelig havnet på den rette hylde i daginstitutionen Svalen, hvor der både er vuggestue- og børnehavebørn. Mathias er pædagogisk assistent og har været ansat i Svalen i et par år. Han er for det meste i børnehaven. Nogle gange møder han tidligt og åbner børnehaven. Så tager han imod de første børn og deres forældre. Andre gange arbejder han sent og er med til at lukke. På en måde er dagene ens, men de er også meget forskellige. Der er nogle aktiviteter og opgaver, der går igen hver dag, f.eks. når børnene skal spise. Men der er også nogle aktiviteter, der er forskellige fra dag til dag og forløber hen over året. I denne uge har de et tema, hvor de arbejder med miljø. Her har Mathias sammen med det øvrige personale planlagt, hvordan de kan give børnene en forståelse af, hvordan vi passer på naturen og

miljøet. I dag skal de f.eks. alle sammen på en gåtur rundt i området for at samle affald, og i morgen skal de arbejde med, hvad der egentlig kan bruges af det, de har fundet. Det er Mathias og pædagogen Birgitte, der står for dagens tur. Det vil sige, at de to har planlagt, hvilke aktiviteter de skal lave, og hvordan det skal foregå. Ud over alle de sjove ting i børnehaven er der også en masse andre opgaver, der skal laves i løbet af dagen. Dem er de fælles om. Det kan f.eks. være at holde orden, at skære frugt ud eller at vande blomsterne på legepladsen. Mathias prøver altid at få nogle af børnene til at være med, så det ikke bliver rene voksen-opgaver. Begynd med en plan I denne opgave skal I arbejde med at få en overordnet forståelse for, hvorfor det er vigtigt at lave en plan for sit arbejde. I skal også diskutere betydningen af begreber som viden, færdigheder, kompetencer, ansvar, ansvarlighed og selvstændighed i arbejdet. Opgave 1 Find sammen i grupper à fire elever, og start med at læse casen I børnehaven. Udfyld arbejdsarket Kompetencer og ansvarlighed, og giv eksempler på, at Mathias har kompetencer (viden og færdigheder) og udviser ansvarlighed i de opgaver, han har på sin arbejdsdag. Anvend arbejdsarket Kompetencer og ansvarlighed

Opgave 2 Lav en liste over Mathias udfordringer, og diskutér, hvad Mathias kan gøre ved sine udfordringer. Skriv nogle gode råd til, hvordan han kan arbejde med dem. Udfyld arbejdsarket Udfordringer og gode råd. Anvend arbejdsarket Udfordringer og gode råd Opgave 3 Udarbejd en række forslag til, hvordan Mathias planlægning for dagen kunne se ud. Brug arbejdsarket Dagsplanlægning. Anvend arbejdsarket Dagsplanlægning Reflektér bagefter over, og tal sammen om: Hvad har I i gruppen fået ud af at arbejde med opgaven? Hvordan kan I bruge det fremadrettet? Hvilke opgaver skal løses? I denne opgave skal I arbejde med at få en overordnet forståelse for, hvilke opgaver der egentlig er i løbet af en dag, og hvad det kræver at kunne løse dem. I skal også diskutere betydningen af begreber som viden, færdigheder, kompetencer, ansvar, ansvarlighed og selvstændighed i arbejdet. Opgaven er delt i to: en forberedelse og en walk-and-talk.

Opgave 1 Find sammen i grupper à fire elever, og start med at læse casen I børnehaven. Lav en liste over alle de opgaver, I kan se, at Kasper har i løbet af dagen. Tænk lidt videre, og tilføj flere opgaver, som I tror, skal løses i løbet af en dag i en børnehave. Lav en seddel for hver af opgaverne. Byt derefter seddel med en anden gruppe. Opgave 2 Planlæg at gå parvist i 30 minutter. Fordel sedlerne fra den anden gruppe imellem jer. Skiftes til at læse en opgave op, og drøft derefter: Hvilken viden er nødvendig for at kunne udføre opgaven? Og hvilke færdigheder har man brug for? Hvem kan have ansvaret for opgaven? Er det en opgave, som en pædagogisk assistent kan klare selvstændigt? I kan evt. samle op i klassen, når alle er kommet tilbage. Her kan hvert par fx fortælle om den seddel, de havde mest diskussion ud af.

Regler for arbejdstid Inden for alle arbejdsområder er der nogle regler for, hvor meget medarbejderne må arbejde, hvordan deres arbejdstid skal ligge osv. Det er beskrevet i overenskomsten for området. I denne opgave skal I se på overenskomsten for pædagogiske assistenter og lære den at kende. Opgave 1 Åbn overenskomsten for pædagogmedhjælpere og pædagogiske assistenter. Læs indholdsfortegnelsen, og lav i fællesskab en oversigt over de emner, som overenskomsten omhandler. Opgave 2 Se nærmere på det, der står om arbejdstiden, når man er pædagogisk assistent. Se fx 14 og protokollat nr. 4. Læs teksterne, og bliv enige om, hvordan I forstår dem. Lav nu jeres egen beskrivelse af reglerne for arbejdstid på en måde, så alle kan forstå det. I må gerne lave jeres fremstilling af arbejdstiden på en meget kreativ måde.

Årsplan i børnehaven I denne opgave skal I arbejde med planlægning af aktiviteter for et år i en børnehave. Lederindsigt.dk Opgave Arbejd i grupper à fire eller fem. Hver gruppe skal bruge et stort stykke papir, farver, lim og ugeblade. Start med at tegne en cirkel på papiret, og del den op i fire, som skal svare til forår, sommer, efterår og vinter. Diskutér nu, hvilke aktiviteter det kan være relevant at lave sammen med en flok børn i enten en vuggestue eller en børnehave inden for hver årstid. Sæt jeres aktiviteter ind i årshjulet. I kan tegne dem, men I kan også klippe noget ud og lime på årshjulet.

Når alle er færdige med årshjulene, hænges de op i klassen. Gå nu rundt, og kig på hinandens. Er der aktiviteter, der går igen i alle gruppernes årshjul? Er der aktiviteter, der kun forekommer hos en af grupperne? Opsamling I denne opgave skal I øve jer i at arbejde med planlægning i en virksomhed. OBS! Opgaven tager udgangspunkt i, at I har arbejdet med alle eller nogle af opgaverne til temaet Planlægning af eget arbejde. Opgave Gå sammen i grupper, og bliv enige om en branche og virksomhed, som I vil arbejde med. Lav en brainstorm eller et mindmap over de opgaver, der kan være i løbet af et år. I skal nu prioritere opgaverne og vurdere, hvor ofte de skal løses. Udfyld excelarket Årshjulet som i finder under Dokumenter til print. Anvend printarket Årshjulet Evaluering I en evaluering ser du tilbage på et forløb, du har gennemgået, og overvejer, hvordan det gik. I evalueringen kan indgå forskellige opgaver og tests, som kan vise dig, hvad du har lært. VØL-skema Når du evaluerer, er det også en god idé at sammenholde målene for temaet med det, du har lært.

Har du nået målene? Fik du det ud af det, som du gerne ville? Kig på målene for temaet igen, og udfyld tredje kolonne af VØL-skemaet. Anvend VØL-skemaet Planlægning af eget arbejde. Quiz I denne opgave skal du teste din viden om planlægning af dit eget arbejde, så du bliver bedre til at bruge begreberne rigtigt. Læs mere Her kan du finde forslag til videre læsning, dvs. henvisninger og links til mere materiale om emnet. Ledelse og arbejdsprocesser Lederweb - 4 trin til planlægning der holder Alt om ledelse - 15 tips til en mere effektiv arbejdsdag Michaelhusen - Den hele arbejdsproces Arbejdsplanlægning Planlægning af tid, opgaver, Coveys kvadrant 10 tip til at styre sin tid Arbejdsplanlægning