15. september 2015 Referat af det ordinære afdelingsmøde i afdeling 17.04 Kornvænget torsdag den 3. september 2015 kl. 17.00 Deltagere Beboere fra 18 lejemål, ejendomsmester Johnny Nielsen, Claus Hansen, Laila Anine Jensen og Lene Terpe (referent) fra Almenbo Dagsorden 1. Valg af dirigent 2. Fremlæggelse af beretning for perioden siden sidste møde 3. Udskiftning af køkkener mod en lejeforhøjelse 4. Behandling af indkomne forslag 5. Godkendelse af afdelingens driftsbudget for det kommende år 6. Valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer og suppleanter a. Valg af to medlemmer 7. Valg af repræsentantskabsmedlemmer og suppleanter a. Valg af to repræsentantskabsmedlemmer 8. Eventuelt. ad 1 - Valg af dirigent Formanden Tina Jensen bød velkommen. Tina Jensen blev valgt som dirigent. Dirigenten takkede for valget og konstaterede, at mødeindkaldelse samt bilag var fremsendt rettidigt, og at mødet kunne betragtes som gyldigt. ad 2 - Fremlæggelse af beretning for perioden siden sidste møde Formanden aflagde følgende beretning: På beboermødet i 2014 kom der en del ønsker fra beboerne. Det har taget lidt tid at få diverse arbejder sat i gang, men det er på vej - som lukning af træ på altanerne, af spuling af forsiden på altanerne og maling af vinduer på trappesiden. Der var også et ønske især fra mig og bestyrelsen, at vi skulle have holdt en sommerfest, men den blev desværre aflyst, da der ikke så ud til at være den store interesse. Vi skal nu i gang med at se på muligheden for at beboerne kan få opdateret deres køkkener. Igen i 2014 kommer vi ud med et overskud. Vi har også fået lavet en flot flisebelægning foran blok A med bænke, hvor beboerne kan sidde og hygge sig med kaffe osv. Ellers er der ikke så meget mere at sige om 2014. Afdelingsbestyrelsens regnskab er vedhæftet referatet.
Der var følgende bemærkninger til beretningen: Der blev spurgt, om alle vinduer skal males? Ejendomsmesteren svarede, at det er kun er de vinduer, der trænger til det, der bliver malet. En beboer spurgte om flisebelægningen ved blok A kan omlægges. Ejendomsmesteren kigger på sagen. Beretningen blev herefter godkendt. ad 3 Udskiftning af køkkener mod en lejeforhøjelse Renoveringen omfatter nye køkkenelementer jf. den kollektive råderet. Denne køkkenrenovering betyder en forbedringslejeforhøjelse, der ligger mellem ca. 402 kr. og 490 kr. om måneden. Den aktuelle forbedringslejeforhøjelse afhænger af, hvilken type køkken, der vælges, idet ejendommen har forskellige køkkentyper. Beboeren får mulighed for at vælge mellem forskellige skabsfronter, køkkenbordsoverflade, greb med mere samt eventuelt ekstra skabe for maksimum 5.000 kr. Ønsker den enkelte beboer at gøre brug af denne valgfrihed, vil dette beløb blive tillagt udgiften til køkkenrenoveringen og indgå i forbedringslejeforhøjelsen. Ens for alle lejligheder er, at køkkenrenoveringen nedskrives over 20 år med den aktuelle forbedringslejeforhøjelse. En forudsætning for denne køkkenrenovering er, at den enkelte beboer i lejligheden er bygherre. Det vil sige, at beboeren, der er interesseret i en køkkenrenovering, selv kontakter køkkenfirmaet efter at have henvendt sig til Almenbo for at blive registreret som interesseret. Beboeren henvender sig efter besøget hos køkkenfirmaet igen til Almenbo for at meddele, at køkkenrenoveringen ønskes gennemført. Almenbo sender herefter en aftale, der indeholder økonomien over den køkkenrenovering, som beboeren har valgt. Når denne aftale er returneret til Almenbo underskrevet af beboeren, kan køkkenrenoveringen begynde efter beboerens aftale med firmaet HTH. Tilbuddet gælder ikke ungdomsboligerne. Det er også muligt at udskifte køkkenet over råderetten, hvor man selv afholder udgiften. Denne udgift bliver nedskrevet over 15 år og tilbagebetales forholdsvis af boligselskabet ved fraflytning. Blanket til dette fås hos ejendomsmesteren. Såfremt man selv afholder udgiften, er det muligt at få håndværkerfradrag. Der blev herefter stemt om, hvorvidt det skal være muligt at udskifte køkkener jf. den kollektive råderet. Det blev besluttet, at det skal være muligt at udskifte køkkener jf. den kollektive råderet. ad 4 Behandling af indkomne forslag Der var modtaget 8 forslag til mødet. Forslag 1 - Nye sikkerhedsdøre Forslagsstiller: Afdelingsbestyrelsen Opsætning af nye sikkerhedsdøre, som er tyverisikrede og kan hjælpe på lyd og lugt fra opgangen. En beboer nævnte, at dørene hyler meget og mente, at det skyldes utætheder. 2
Administrationen oplyste, at hvis samtlige luftkanaler lukkes, suges luften gennem døren, hvilket vil forårsage en hylen. Administrationen opfordrede derfor til at holde luftkanalerne åbne, således at luften kan cirkulere og dermed skabe et bedre indeklima og undgå hylen. Administrationen anbefalede, at der ikke foretage en kollektiv udskiftning af døre, da dette vil betyde en udgift på ca. 950.000 kr. og dermed en lejeforhøjelse, men henviste til råderetten, hvor det er muligt at udskifte døren individuelt. Der blev foretaget afstemning om en opsætning af sikkerhedsdøre og forslaget faldt. Forslag 2 - Videoovervågning af området Forslagsstiller: Afdelingsbestyrelsen Videoovervågning af vores område. Afdelingsbestyrelsen ønskede at opsætte et videokamera for at forebygge hærværk. Under den efterfølgende drøftelse blev det blandt andet foreslået at sikre knallerter og cykler med et skur i stedet. Det blev ligeledes nævnt, at det kunne være svært at genkende personer, som blev filmet. Forslaget gik herefter til afstemning og faldt. Det blev aftalt at ejendomsmesteren i stedet opsætter attrapskilte. Forslag 3 Større afdelingsbestyrelse Forslagsstiller: Jesper Smidt At bestyrelsen udvides til 5 personer, så belastningen kan uddeles på flere. Der var afstemning om at udvide bestyrelsen til 5 personer. Forslag 4 - Ny farve på træbeklædning på altaner og terrasser Forslagsstiller: Jesper Smidt Træbeklædningen på altaner og terrasser males i en lysere grøn farve (måske en helt anden farve). Forslagsstiller fandt, at på grund af de høje træer og den mørke farve på altanerne fremstod området ofte mørkt. Det ville hjælpe med en lysere nuance maling på altaner og terrasser. Ejendomsmesteren oplyste, at altanerne skal males i nær fremtid. Der blev stemt om, at altanerne og terrasserne skal males i en lysere farve. Forslag 5 - Nye cykelstativer Nye cykelstativer, som er nede ved jorden, hvor man kan sætte forhjulet ned i. Flere beboere ønskede nye cykelstativer, dog ikke som beskrevet i forslaget. Afdelingsbestyrelsen tilbød at arbejde videre med forslaget. Forslaget blev afvist. 3
Forslag 6 - Nye og flere bænke ved nr. 138-140 At der kommer nye og måske 2-3 flere bænke på det grønne areal bag parkeringspladsen ved blokken, hvor husnumrene hedder 138-140. Afdelingsmødet fandt forslaget godt, idet de unge mennesker mangler et sted udendørs, hvor de kan sidde og studere. Forslag 7 - Opsætning af grill ved nr. 138-140 At der bliver opstillet en grill ved det grønne areal bag parkeringspladsen ved blokken, hvor husnumrene hedder 138-140. Afdelingsmødet fandt forslaget relevant og det blev foreslået, at der opstilles en støbt betongrill. Forslag 8 - Etablering af blomsterbede At der kommer nogle blomsterbede eller andet som gør området hyggeligt at være i. ad 5 - Godkendelse af afdelingens driftsbudget Beboerne havde før mødet modtaget budget 2016 for afdelingen, der igen anviser en fastholdelse af lejen. Administrationen gennemgik budgettet og nævnte som det væsentligste: Lejen kan fastholdes på grund af afvikling af overskudssaldoen i 2013 med 21.000 kr. og i 2014 med 50.000 kr. Endvidere blev det nævnt, at de offentlige og andre faste udgifter stiger med 43.000 kr., som er den almindelige pristalsregulering. De variable udgifter markerer sig på renholdelsesudgiften med en stigning på 12.000 kr., som en følge af forventede overenskomststigninger. Endelig stiger henlæggelserne for planlagt og periodisk vedligehold og fornyelser med 15.000 kr. Der afsættes yderligere 30.000 kr. på langtidsbudgettet til de vedtagne forslag om køb af bænke og grill. Afdelingens budget for 2016 blev herefter godkendt med en uændret husleje pr. 1. januar 2016. Det endelige antennebudget er endnu ikke udarbejdet, idet der afventes en eventuel varsling på prisstigning fra YouSee. Antennebudgettet varsles i november måned. 4
ad 6 - Valg af medlemmer af afdelingsbestyrelsen og suppleanter a. Valg af 2 medlemmer På grund af det vedtagne forslag om en forøgelse af bestyrelsen skulle der vælges i alt 4 bestyrelsesmedlemmer, hvoraf 2 medlemmer skulle vælges for 2 år og 2 medlemmer skulle vælges for 1 år. Jesper Smidt blev valgt for en toårig periode. Michael Larsen blev valgt for en toårig periode. Bent Nielsen blev valgt for en etårig periode. Lene Stockmann blev valgt for en etårig periode. Benthe Viola Bekker og Else blev valgt som suppleanter for en etårig periode. Afdelingsbestyrelsen består herefter af: Formand Tina Jensen, Kornvænget 132, st. mf. (2016) Jesper Smidt, Kornvænget 134, st.mf. (2017) Michael Larsen, Kornvænget 130, st.mf. (2017) Bent Nielsen, Kornvænget 134, 1.th. (2016) Lene Stockmann, Kornvænget 138, 2.th. (2016) Suppleanter: Benthe Viola Bekker, Kornvænget 136, 1, 10 (2016) Else Nielsen, Kornvænget 134, st.th. (2016) ad 7 - Valg af repræsentantskabsmedlemmer og suppleant a. Valg af repræsentantskabsmedlemmer Tina Jensen blev genvalgt som repræsentantskabsmedlem. Michael Larsen blev valgt som repræsentantskabsmedlem. Bent Nielsen blev valgt som suppleant. ad 8 - Eventuelt Der blev spurgt, om gavlydervæggene kan isoleres på samme måde som i afdeling Kirstinelund. Administrationen svarede, at det vil blive for bekosteligt i forhold til hvad der kan opnås i varme- besparelser, idet gavlene modsat afdeling Kirstinelund, allerede er hulmursisolerede. Det blev foreslået, at afdelingsbestyrelsen udarbejder en folder med praktiske oplysninger til nye beboere. Det blev foreslået, at der etableres et samarbejde omkring vaskeri og storskrald med afdeling Kirstinelund. Der blev spurgt om man kan fjerne det store grantræ i hjørnet ved nr? Ejendomsmesteren vil undersøge hvilket træ, der er tale om. Der blev spurgt, om der kan lægges ny belægning på svalegangen. Ejendomsmesteren undersøger sagen. Mødet sluttede kl. 18.50. Referent Afdelingsformand Dirigent Lene Terpe Tina Jensen Tina Jensen 5
Afdelingsbestyrelsens regnskab Regnskab 2014 for afd. 17-04 Udgifter Bestyrelsesmøde/Julefrokost 1.413,00 Beboermøde 1.793,50 Gaver 3.206,50 Indtægter Modt. Råderetsbeløb 4.000,00 Renteindtægt 4,60 4.004,60 Overskud 798,10 Likvid beholdning Kassen 1.204,00 Bank 557,52 I alt 1.761,52 6