Vejledning booking.vardekommune.dk Bookingportalen kan benyttes af både borgere og foreninger til at søge efter foreningsoplysninger og ansøge om tider i de kommunale lokaler. Som en forening i Varde Kommune, der er godkendt efter folkeoplysningsloven, kan man få udleveret brugernavn og password til systemet. Dette vil yderligere give mulighed for at booke ledige tider, ændre i foreningsoplysningerne og ansøge diverse kommunale tilskud. http://booking.vardekommue.dk
Vejledninger/regler som kan findes i systemet: Indholdsfortegnelse Side 2 Log in på Booking.vardekommune.dk Side 3 Skift kodeord Side 4 Ændringer af foreningsoplysninger Side 5 Tilskud ansøgning Side 9 Tilskud sådan tjekker du, om du har søgt Side 15 Tilskud sådan tjekker du bevilget tilskud Side 17 Brug af Anlægsregister Side 18 Brug af igangværende aktiviteter Side 19 Se foreningens bookinger Side 20 Lokaleansøgning Enkeltbooking Side 22 Lokaleansøgning Periodebooking Side 26 Lokaleansøgning Genbooking Side 30 Afbooking af lokaler Side 31 Alternativ kontaktperson til booking Side 33 Brug af hjælpefunktion Side 34 2
Login på Booking.vardekommune.dk Brugernavn og adgangskode oprettes og udleveres af Kultur og Fritid. Såfremt du ikke allerede har fået tildelt dette, bedes du kontakte os se startsiden nederste venstre hjørne. Åben din internetbrowser og gå ind på adressen http://booking.vardekommune.dk Du kan med fordel tilføje adressen i Favoritter så du let kan finde den frem fra gang til gang. På startsiden i nederste venstre hjørne klikker du på Log på. Indtast Brugernavn og Kodeord Klik på Log på Problemer med login? Fremkommer felterne for brugernavn og Kodeord ikke, når du klikker på Log på første gang, kan dette skyldes, at kompatibilitetsvisningen ikke er slået til. 1. På internet linjen kan der være et tegn som angivet nedenfor klik på den og du kan så måske komme ind. 3
Skift kodeord Vi råder brugeren til med det samme at gå ind og skifte kodeordet. Se nederste venstre hjørne på startsiden. Klik på mine oplysninger/skift kodeord Her taster du det nuværende kodeord Indtast det nye kodeord Gentag det nye kodeord Klik på Ok Kodeordet er nu skiftet. 4
Ændring af foreningsoplysninger Her har den enkelte forening mulighed for og er forpligtet til at ændre og vedligeholde de relevante oplysninger om foreningen. Det kunne være, hvis der er valgt ny formand eller kasserer på en generalforsamling eller hvis nogle af personerne ændrer adresse, tlf.nr. eller lignende. Fanebladet Grundoplysninger Indeholder oplysninger om selve foreningen. Alle disse oplysninger er offentlig tilgængelige i Foreningsregistret. Hvert år skal foreningens oplysninger kontrolleres og godkendes. Så længe det ikke er gjort, vises teksten med rødt. Klik Godkend oplysninger, når disse er kontrolleret og evt. rettet. Udfyld eller ret de ønskede felter. Ændring af nogle data kræver godkendelse af Kultur og Fritid. Klik på Gem HUSK OGSÅ AT RETTE OPLYSNINGERNE UNDER FANEBLADET KONTAKTER 5
Fanebladet Kontakter Indeholder informationerne omkring formand, bookingansvarlig og kasserer, hvis en sådanne er registreret. Ændring af oplysninger på allerede eksisterende kontakttyper: Klik på den pågældende i listen Angiv de nye oplysninger Klik på Gem Oprettelse af ny kontakttype: Vælg den pågældende kontakttype på listen Type af kontaktperson Udfyld felterne Klik på Gem 6
Følgende to boks fremkommer: OK til begge Klik Kultur og Fritid skal have en underskrevet samtykkeerklæring fra den enkelte kontaktperson, når foreningen ændrer formand, kasserer osv. såfremt data skal webpubliceres. Er det blot en ændring af adressen, tlf.nr. eller andet er det ikke nødvendigt at sende Samtykkeerklæringen ind til Kultur og Fritid. 7
Faneblad Øvrige oplysninger Indeholder oplysninger om de aktiviteter foreningen kan tilbyde, i hvilket geografisk område foreningen har sine aktiviteter m.m. Ønsker foreningen f.eks. at tilføje flere aktiviteter vælges aktiviteten, og der klikkes på Opret og sig ja til at gemme i dialogboksen. Kultur og Fritid modtager opdateringen og skal godkende denne før end oplysningen er opdateret for foreningen. 8
Tilskudsansøgning Under dette menupunkt Tilskud/medlemmer kan der ansøges om henholdsvis medlemsog lokaletilskud. Det er også her de faktiske medlemstal og lokaleudgifter skal indberettes. Kultur og Fritid vil sørge for, at der åbnes for de aktuelle skemaer alt afhængig af, om der er tale om ansøgning- eller opgørelser af tilskud. Fanebladet Tilskudsbesked Tilskudsbesked Her kan du se de ansøgninger/opgørelser, der er blevet godkendt og gjort klar til udbetaling i de forskellige år. Status angiver, hvor i processen ansøgningen/opgørelsen er. Der findes 3 typer status: Registreret ansøgning: Ansøgningen/opgørelsen er registreret og modtaget af Kultur og Fritid. Den står med kr. 0 i beløb, indtil Kultur og Fritid har beregnet ansøgningen. Før udbetaling: Ansøgningen/opgørelsen er godkendt og klargjort til udbetaling Udbetaling iværksat: Udbetaling af tilskud/regulering er foretaget. Ved at klikke på dette ikon ud for hver linje til venstre, kan du se den tilskudsbesked, der er genereret for denne ansøgning/opgørelse. Ved at klikke på dette ikon ud for hver linje til højre, åbnes en linje med den 9
ansøgning/opgørelse, der ligger til grund for denne tilskudsbesked. Fanebladet Tilskudsansøgning Tilskudsansøgning Kontroller at navne- og adresseoplysninger øverst på siden er korrekte, hvis ikke så skal de ændres under menupunktet Foreningsoplysninger. Se særskilt vejledning på Booking.vardekommune.dk under menupunktet Retningslinjer og skemaer. Vælg den ønskede tilskudsansøgning på listen. Udfyld felterne i skemaet. Nogle af felterne kan kræve, at der vedhæftes dokumentation for at sende skemaet af sted. Husk at udfylde kontaktperson med navn og e-mail. 10
Du skal klikke OK til ovennævnte boks, før ansøgning om tilskuddet er sendt. Når du har sendt korrekt af sted, får du denne kvittering: Samt en mail med kvittering: 11
Medlemstilskud: Forudsætter at fanen medlemstal er udfyldt Udfyld felterne i skemaet nedenfor der medsendes dokumentation for medlemsopgørelsen. 12
Generelt omkring tilskud: Når du igen går ind under fanebladet Tilskudsansøgning vil ansøgningen/opgørelsen fremgå af listen som vist herover. Status angiver, hvor i processen, ansøgningen/opgørelsen er. Der findes tre forskellige typer af status for en ansøgning: Sendt/Ikke behandlet: Ansøgningen er sendt via Interbook. Sagsbehandling har endnu ikke fundet sted. Der kan ikke foretages ændringer i ansøgningen, når den har denne status. Ændre/komplementere: Kultur og Fritid kræver en ændring/uddybning af ansøgningen/opgørelsen. Når en ansøgning/opgørelse har denne status kan Kultur og Fritid ikke foretage yderligere behandling, men afventer ændring fra din side. Ændring udført: Ansøgningen er ændret /uddybet og sendt ind igen for yderligere behandling. Foreningen kan ikke foretage ændringer i ansøgningen, når den har denne status. Når Kultur og Fritid har bekræftet modtagelsen af ansøgningen/opgørelsen sendes den til behandling og kan ikke længere ses i listen under fanebladet tilskudsansøgning. Status kan nu følges under fanebladet Tilskudsbesked. Udfyld felterne i skemaet herunder navn og telefonnr. på kontaktpersonen. Ret evt. mailadresse. Der medsendes dokumentation for medlemsopgørelsen. Når Kultur og Fritid har godkendt modtagelsen af ansøgningen, flyttes denne over under Tilskudsbeløb med status Registreret ansøgning og beløb kr. 0,00 13
Fanebladet Send e-maile mail Under dette faneblad har du mulighed for at sende en mail til vedr. tilskud og opgørelser. 14
Sådan tjekker du om du har ansøgt om tilskud Hvis du er i tvivl, om hvorvidt du har fået ansøgt om tilskud for et aktuelt år, kan du tjekke det via http://booking.vardekommune.dk. Log på Booking.vardekommue med dit log-in. Vælg menupunktet Tilskud/Medlemmer Vælg fanebladet Tilskudsbesked Her vil din ansøgning fremgå, hvis vi har modtaget din ansøgning. Ved at klikke på det lille b til venstre vises tilskudsbeskeden. Ved at klikke på det lille + til højre vises de tal, der ligger til grund for ansøgningen. Der kan være ansøgninger, der ikke fremgår af denne liste. Dette kan skyldes, at Kultur og Fritid endnu ikke har bekræftet modtagelsen i vores administrator system. Det kan også skyldes at vi har sendt ansøgningen retur pga. manglende oplysninger. Disse ansøgninger vil fremgå af en liste som beskrevet herunder: Vælg fanebladet Tilskudsansøgning 15
Forklaring på status: Sendt/ikke behandlet: Ændre/komplementere: Kultur og Fritid har endnu ikke bekræftet modtagelsen i administrator systemet. Ansøgningen er sendt retur pga. manglende oplysninger og afventer rettelse fra jeres side. For at rette i den opgørelse/ansøgning, som vi har begæret ændring til, skal du dobbeltklikke på den pågældende linje, hvorefter skemaet åbnes, og der er mulighed for at rette oplysninger. Indtast derefter navn nederst på siden under skemaet og send ansøgningen/opgørelsen igen. Vær opmærksom på, at evt. ændringer til allerede indsendt ansøgning skal foretages INDEN fristens udløb. Kontakt Kultur og Fritid for at få adgang til dette. 16
Se bevilget tilskud Log på booking.vardekommune.dk/netinterbook/ med dit login. Vælg menupunktet Tilskud/Medlemmer Vælg fanebladet Tilskudsbesked Hvis det aktuelle år ikke er forud-udfyldt, tastes dette i feltet. Klik Søg. En liste over tilskud for det aktuelle år fremkommer. Forklaring på skærmbilledet: Tilskud: Medlemstilskud 2014 Lokaletilskud 2014* A/C udbetaling af tilskud A/C udbetaling af tilskud * Ikke alle foreninger modtager lokaletilskud, og vil derfor ikke være figurere hos alle Status: Udbetaling iværksat Før udbetaling Bearbejdes Tilskud er udbetalt Tilskud er behandlet og vil blive sendt til udbetaling Denne status vil også være aktuel på de tilskud, som er delvist udbetalt. Tilskud bearbejdes før udbetaling kan ske Ved at klikke på det lille b til venstre vises tilskudsbeskeden. Udskriv evt. denne. Ved at klikke på det lille + til højre vises de tal, der er indsendt til opgørelsen. 17
Brug af Anlægsregister Under dette menupunkt har du mulighed for at få en oversigt over alle lokaler/anlæg. Der er ligeledes mulighed for at se, hvilke igangværende aktiviteter, der er i de pågældende lokaler/anlæg på dags dato. Vælg et eller flere af de 4 alternativer og klik søg. Klik på Igangværende aktiviteter og en lister over lokalets bookinger/aktiviteter på dagen vil fremkomme. Ved at klikke på dette symbol vises mere information omkring lokalet. Herunder kontaktperson på det pågældende anlæg. 18
Brug af Igangværende aktiviteter Under dette menupunkt har du mulighed for at se, hvilke igangværende aktiviteter, der er i de pågældende lokaler/anlæg i en given periode. Vælg et anlæg og/eller aktivitet. Når man kommer ind på siden, er dags dato valgt i begge kalendere. Hvis ikke der ændres noget bliver søgningen på dags dato. For at angive et længere interval, vælg forskellige datoer i kalenderne. Klik derefter på knappen Vis aktivitetsliste. En liste vises med resultatet som modsvarer søgevilkårene 19
Se foreningens bookinger Fanebladet Bookinger Herunder vises en liste med alle bookinger som er foretaget af foreningen. Listen viser automatisk bookinger fra dags dato. Hvis man ønsker at se bookinger fra en anden dato indskriver man den ønskede dato og klikker Søg. For at vise bookinger i et interval angiv da også en til og med dato. Ud for hver booking vises nogle symboler: Ved klik på dette symbol, vises mere information omkring bookingen. Der fremkommer et nyt billede. Hvis bookingen er en sæsonbooking vises en knap Vis dato. Ved klik på denne vises hvilke datoer, der er booket. Ved klik på dette symbol, vises bookingbeskeden Ved klik på dette symbol, kan der søges om ledige tider med de samme data. Ved klik på dette symbol, kan lokalet afbookes helt eller delvist. Kolonnen Type angiver, om det er en enkeltbooking (E) eller en Fanebladet Reservationer Reservationer sæsonbooking (S). 20
Herunder vises de foreløbige bookinger (reservationer) som er foretaget. Her kan den foreløbige booking (reservationen) ændres til en almindelig booking. For at gøre dette, klikkes på I et på den valgte linje, og der åbnes et nyt vindue med information om bookingen. Klik på knappen Fastsæt bookingen for at ændre den foreløbige booking til en almindelig booking. Når knappen er markeret, findes bookingen nu i fanen Bookinger. Fanebladet Forespørgsler Herunder vises en liste over de bookingforespørgsler, der er afsendt. Listen vises pr. dags dato og fremad. Af listen fremgår kun de forespørgsler, som endnu ikke er behandlet. (Godkendt/afslået). Ved klik på dette symbol, vises mere information omkring bookingen. Der fremkommer et nyt billede. Hvis bookingen er en sæsonbooking vises en knap Vis dato. Ved klik på denne vises hvilke datoer, der er booket En linje som har en stjerne (*) foran anlægget indeholder en forespørgsel med flere alternativer/prioriteter. De forskellige alternativer vises i en liste i vinduet med informationer. En forespørgsel fjernes ved at klikke på knappen med et kryds ud fra den forespørgsel man ønsker at fjerne. Vær opmærksom på, at HELE forespørgslen fjernes. Fanebladet et Tilbagerapportering Denne funktion bruges ikke i øjeblikket. 21
Lokaleansøgning - Enkeltbooking Benyttes, hvis du kun ønsker at søge på en enkelt dato. Under menupunktet Søg ledige tider Vælges fanebladet Enkeltsøgning. Vælg hvilket anlæg du vil forespørge på og/eller vælg hvilken aktivitet, der skal foregå. (Du kan nøjes med at udfylde et af felterne). Klik på den ønskede dato ved at vælge en dato i kalenderen eller hakke af i et af de to felter under kalenderen. Klik på Søg. Her er der søgt på Horne Skole. Klik på den linje med det objekt du ønsker at forespørge på. Ved at klikke på pilen markeret med sort herover, fremkommer der uddybende information omkring lokalet, kontaktperson osv. 22
I eksemplet er der forespurgt på gymnastiksal. Farverne viser, hvilken status de forskellige tider har. Ledig, optaget, lukket, forespørgsel. Klik på et felt i skemaet under den pågældende dag, du ønsker at søge. Der kan også forespørges på tider, der har status som Forespørgsler Dette kan være aktuelt i forbindelse med årsbookingen. Du kan ved hjælp af pilene til venstre i det grå felt bladre frem og tilbage mellem ugerne for at finde en ledig tid der passer. Ved at klikke på den lille pil til højre for I dag fremkommer en kalender, hvor du kan vælge dato. Klik på ledig tid i skemaet for at gå videre til bookingen. 23
Udfyld som minimum de felter, der er markeret med * Er du logget på som bruger er mange af oplysningerne udfyldt på forhånd. Alternativ kontaktperson kan evt. være en lærer eller træner. Denne kan også tilføjes senere, hvis forespørgslen bliver godkendt af Kultur og Fritid. Klik på Gem. Feltet Reference kan IKKE ændres senere. Det er feltet Alternativ kontakt, som kan tilføjes eller ændres efter bookingen er godkendt af Kultur og Fritid. Forespørgslen bliver nu sendt og behandles så hurtigt som muligt. Besked om godkendelse/afslag på din ansøgning sendes til din mail. Vil du søge flere tider/steder kan du klikke på Indkøbskurven i stedet for at klikke Gem. Der vil nu fremkomme en ny knap: Klik på den, når du har søgt alle dine tider. Herefter er det muligt at sende alle ansøgninger i indkøbskurven på en gang. 24
Du kan udskrive en kvittering på din ansøgning her, men du vil også til en hver tid kunne finde dem frem under menupunktet Vis bookinger. 25
Lokaleansøgning - Periodebooking Benyttes, hvis du ønsker at søge ledige tider i en periode/sæson. Denne funktion er kun tilgængelig, hvis du har login. Under menupunktet Søg ledige tider vælges fanebladet Avanceret søgning. Indtast/vælg så mange detaljer om din søgning som muligt. Vælg Type af booking Type af booking: Enkelt booking: Enkeltstående arrangementer Over et døgn: Booking af lokale natten over. Eks. i forbindelse med overnatning eller til loppemarkeder, hvor boder bliver stående i hallen natten over. Hver dag: Booking af lokale, hver dag i en periode i et bestemt tidsrum. Eks. mandag til fredag i uge 5 i tidsrummet 16.00 22.00. Hver uge: Booking af lokale, bestemt uge dag, hver uge. Dog undtaget ferier. Hver anden uge: Booking af lokale, bestemt uge dag, hver anden uge. Dog undtaget ferier. 26
OBS! Hvis der vælges anlæg/objek, så SKAL der også vælges lokale, ellers kan ansøgning ikke gennemføres. Klik på Søg. Klik på linjen. Her vises en oversigt over de datoer, der er ledige ud fra din søgning. Fravælg evt. datoer, hvis du på nuværende tidspunkt ved, at I ikke vil kunne udnytte tiden. Eksempelvis i vinter- og efterårsferien. Dette gøres ved at klikke fluebenet væk i venstre side, ud for den dato du ønsker at fravælge. De datoer, som ikke er vinget af, er optaget eller lukket for ansøgning. Når de datoer, du ønsker at booke, er vinget af med flueben, klikker du på Gå videre. 27
Under Håndtering af tilfælde kan der ændres på søgte tidspunkter. Det kan især være aktuelt, hvis der er søgt på flere ugedage, og man kun ønsker en eller flere af disse. Her kan også ændres i tidspunkter, hvis man har søgt i tidsrummet kl. 18.00 20.00, men kun skal bruge en time og derfor ønsker at booke tiden kl. 18.00 19.00. Skal der ændres, så afkryds ugedagen og skrive et ønskede tidspunkt Klik på Ændre tider. Når ansøgningen er som ønsket klik på Book valgte tider. 28
Udfyld som minimum de felter, der er markeret med * Er du logget på som bruger er mange oplysninger udfyldt på forhånd. Alternativ kontaktperson kan evt. være en lærer eller træner. Denne kan også tilføjes senere, hvis forespørgslen bliver godkendt af Kultur og Fritid. Findes aktiviteten ikke i aktivitetsfeltet, vælg da en tilfældig og uddyb i feltet Meddelelse til behandler. Klik på Gem. Forespørgslen bliver nu sendt til Kultur og Fritid og behandles så hurtigt som muligt. Besked om godkendelse/afslag på din ansøgning sendes til din mail. Vil du søge flere tider/steder kan du klikke på Indkøbskurven i stedet for at klikke Gem. Der vil nu fremkomme en ny knap: Klik på den, når du har søgt alle dine tider. Herefter er det muligt at sende alle ansøgninger i indkøbskurven på en gang. 29
Lokaleansøgning - Genbooking Det er muligt at genbooke eksisterende periodebookinger til næste sæson/periode. Dette kan gøres hel eller delvis. Klik på menupunktet Vis bookinger Indtast den dato, hvorfra du vil have vist de eksisterende bookinger. Klik på det lille S til venstre for den linje du vil genbooke Data fra den eksisterende booking overføres automatisk bookingansøgningen. (venstre side Hvad vil du booke? Type af booking? Ønsket tid og til klokken?) Her har du mulighed for at tilrette ansøgningen i forhold til ønsket tid. Udfyld den ønskede periode (højre side med dato og uge fra og til) Herefter følges vejledningen for Periodebooking 30
Afbooking af lokaler Afbookinger kan kun foretages på bookinger/enkelt tider, som ikke er passeret dags dato og aktuelt tidspunkt. I slutningen på en linje for bookinger vises en knap med et kryds. På de bookinger, hvor alle tider har passeret dagsdato og aktuelt tidspunkt vises ingen Afbookingsknap. Indeholder den aktuelle linje en booking af typen sæsonbooking, så er det muligt at afbooke enkelte tider eller alle tiderne. Følgende vindue vil åbnes, når man klikker på Afbookingsknappen. 31
Der er nu 3 muligheder for afbooking: 1. Afbook alle bookinger Sæt flueben i feltet herfor 2. Afbook enkelte dage Sæt flueben ud for den aktuelle dag og klik på Afbook 3. Afbook del af tiden en enkelt dag Sæt flueben ud for den aktuelle dag og klik på Afbook Angiv det tidsrum, der skal afbookes og klik Afbook Hvis det er hele perioden/sæsonen du ønsker at afbooke en del af tiden. Er du velkommen til at kontakte Kultur & Fritid på http:/booking.vardekommune.dk/netinterbook/ så afbooker vi tiden for dig. 32
Alternativ kontaktperson til booking Det er muligt at tilknytte en alternativ kontaktperson til sin booking. Dette kan gøres i forbindelse med ansøgningen, men det kan også gøres efterfølgende. Et eksempel på en alternativ kontaktperson kan være en træner eller lærer. Den primære kontaktperson vil stadig modtage besked om tildeling af selve tiden samt eventuelle ændringer og aflysninger. Vær opmærksom på, at en tilføjelse af en alternativ kontaktperson kun gælder for den konkrete booking. Har en instruktør 5 hold, skal man derfor ind på hver enkelt tid og tilføje. Log på http:/booking.vardekommune.dk/netinterbook/ Vælg Vis Bookinger Vælg den linje, hvor du ønsker at ændre/tilføje alternativ kontaktperson. Klik på det lille i yderst til venstre. Klik på Ændre oplysninger. 33
Det er nu muligt at udfylde de 3 felter omkring den alternative kontaktperson. Klik "Gem" Oplysninger i Kunde og Navn er fra hovedkontaktpersonen og kan ikke rettes her, men under Foreningsoplysninger. Brug af hjælpefunktion Der er mulighed for at få en mere detaljeret hjælp til Booking.vardekommune.dk. På sider, hvor der øverste til højre vises et? vil der være hjælp til den pågældende side og selve emnet. Klik på? 34