Opfølgning på Ledelsesevalueringen & Trivselsmålingen Ledelsesevalueringen & Trivselsmålingen skal betragtes som fase 1 i en 2-faset model, der giver et øjebliksbillede af arbejdsmiljø og trivsel i Syddjurs Kommune som helhed og i de enkelte enheder. Dette øjebliksbillede skal anvendes af organisationen til planlægning af overordnede initiativer og af områder/afdelinger til en målrettet indsat i forhold til de konkrete udfordringer omkring arbejdsmiljø og trivsel som dokumenteres lokalt. Fase 1: er indlejret i det projekt, der er i gang i samarbejde med Rambøll vedr. nye koncepter for ledelsesevaluering, trivselsmåling, MUS, LUS og GRUS. Fase 2: er opfølgning- og implementeringsfasen efter at undersøgelsen er gennemført og data er indsamlet og formidlet via rapporter. HR har en væsentligt rolle ift. sparring, vejledning og støtte af ledelsen i forbindelse med opfølgning på undersøgelsen lokalt. De to faser lapper tids- og indholdsmæssigt delvist ind over hinanden. Aktiviteter i fase 2 1. Kommunikation omkring den forestående undersøgelse og den efterfølgende proces. 2. Analyse og tolkning af indsamlede data med henblik på overordnede strategiske indsatser omkring arbejdsmiljø og trivsel o HR modtager som de første målingsresultaterne, således at eventuelt beredskab kan forberedes. o Der nedsættes en arbejdsgruppe, der skaber et første overblik over organisationens målinger med fokus på eventuelle større problemstillinger. o Denne viden videregives til direktion og berørte chefer før undersøgelsen frigives i organisationen. 3. Vejledning og støtte i forbindelse med lokale initiativer i forbindelse med opfølgning på undersøgelsen Rapporteringen er ikke afslutningen men begyndelsen på den vigtigste del af processen: opfølgningen og iværksættelsen af handlinger. I forbindelse med den foregående ledelses-og trivselsundersøgelse var HR i samarbejde med lederne tovholdere på gennemførelsen af de opfølgende dialoger. I forbindelse med den forestående proces i foråret 2017 sker der det skifte, at lederne selv er ansvarlige for at gennemføre den opfølgende dialog og øvrige heraf afledte tiltag. Opfølgningen på trivselsmålingen skal betragtes som en kontinuerlig proces, hvor den konkrete proces blot er ét af flere elementer, der understøtter det løbende arbejde med trivsel. Det understreges, at dialogen mellem medarbejdere og ledere og ledere imellem er helt det centrale værktøj i arbejdet med trivslen i Syddjurs Kommune, herunder den løbende dialog i AMIR-/TR-/MED-organisationen. Opfølgningen er blot en del af den løbende dialog, som lederen er ansvarlig forløbende at tage med 1
medarbejderne. Der vil være stor forskel på, hvordan lederne er klædt på til denne opgave i organisationen. HR stiller forskellige muligheder for støtte, vejleding og kompetenceudvikling til rådighed, som lederne kan tilvælge/gøre brug af efter egne og organisationens behov. Se plan for vejledning og støtte i forbindelse med lokale initiativer i fase 2. 2
Bilag: Muligheder for vejledning, støtte og kompetenceudvikling til ledelsen i forbindelse med opfølgning på Ledelsesevalueringen & Trivselsundersøgelsen Opfølgningsguide Formål/Indhold En 2 siders implementerings guide, der kan fungere som inspiration til opfølgningsarbejdet, blandt andet indeholdende eksempler på: Hvordan man decentralt tilrettelægger opfølgningen i en enhed. Hvordan man tilrettelægger et dialogmøde med medarbejderne. Hvordan man omsætter rapportens resultater til fremadrettet handling. Hvordan man fremmer fokus på styrker og ikke forfalder til alene at fokusere på svaghederne mv. Beskrivelse af udvalgte procesværktøjer Alle ledere Sendes ud før undersøgelsen iværksættes TRIO Opvarmning/ Orienteringsmøde Formål/Indhold Orienteringsmøde for TRIO, der jf. konceptbeskrivelserne for Trivselsmåling og Ledelsesevaluering har en nøglerolle både lige før, under og efter selve dataindsamlingen. Tydelig og målrettet kommunikation til TRIO i forbindelse med de kommende ledelses - og trivselsmålinger kan være en løftestang for et højt engagement, fx i form af høj svarprocent og involvering af medarbejderne i opfølgningen på målingens resultater. HR fortæller om formålet med målingen og ansvar og forventninger i den opfølgende proces Rambøll deltager med et oplæg med fokus på -Hvornår starter målingen? -Hvad handler målingen om? -Hvordan kan jeg besvare? -Hvad sker der med min besvarelse? -Mv. - samt besvarer spørgsmål fra deltagerne Der afsættes tid til at TRIOerne kan planlægge og aftale (datosætte) deres forløb lokalt Alle ledere, TR og AMR Afholdes (i god tid) før ledelsesevaluering- og Trivselsundersøgelsen udsendes (ca. 2 timer) (ml uge 8-9) TRIO Opfølgingsdag Formål/Indhold For at sikre et solidt udgangspunkt for en god opfølgning på ledelsesevalueringen og medarbejderundersøgelsen kan det være hensigtsmæssigt at samle alle ledere, TR og AMR i organisationen til et fælles dag med oplæg, refleksion, træning og dialog. 3
På dagen vil vi blandt andet sætte fokus på: Hvad gør jeg, når jeg modtager resultatet af undersøgelsen? Hvordan forstår jeg rapporten? Hvordan forbereder jeg et dialogmøde om resultatet? Hvordan gennemfører jeg et dialogmøde på en god og konstruktiv måde, hvor jeg får alle medarbejdere involveret? Hvordan formulerer vi i fællesskab handlinger/aktiviteter, der bliver til noget og skaber værdi? Hvordan følger vi op og sikrer fokus i løbet af året? Samtlige chefer, ledere, TR og AMR 5 timer planlagt til den 5. maj 2017 Træning af ledere Formål/Indhold Samme indhold som lederdagen, men organisationstilpasset og i en mindre gruppe ift: Læsning af rapporter Facilitering af dialogmøder Konkretisering af aktiviteter Organisationstilpasset seminar for max 14 ledere 3 timer Kompetenceudvikling af ledere i resultatskabende kommunikation i relation til LMG Formål/Indhold Aktiviteten sætter fokus på, hvordan ledere kan gå i dialog omkring resultater og målinger med medarbejdere igennem en resultatorienteret dialog. Lederne vil lære de grundlæggende redskaber game-mastermodellen og dobbeltrollemodellen, som støtter lederen i de medarbejderrettede dialoger, således at lederen både kan varetage sin egen rolle som leder og samtidig sætte medarbejderen i stand til at handle på resultaterne. Lederen lærer videre, hvordan LMG danner baggrunden for samtalen, samt hvordan de væsentligste elementer inddrages i dialogen. Korte praksisrettede teoretiske oplæg, træning og refleksioner Organisationstilpasset seminar Heldagskursus (9-16.00) Oplæg/gå-hjem møder ved HR Formål/Indhold Ift. relevante temaer. Fx Dialogisk involvering. Dialogen er et af de mest centrale og vigtige ledelsesværktøjer. Oplægget introducerer de grundlæggende dialogiske redskaber og perspektiver, der sætter lederne i stand til at involvere og gå bedre i dialog med deres medarbejdere i forhold til resultaterne fra målingerne. Efter behov - Organisationstilpasset 4
HR sparring og støtte Formål/Indhold Lokal støtte, sparring og coaching i forbindelse med opfølgningsprocessen fra HR- udviklingskonsulenterne på en måde, som skaber mest muligt værdi for organisationen. Fokus på at forstå betydningen af evalueringens resultater, herunder at sætte resultaterne ind i en større sammenhæng, tilrettelægge opfølgningsdialog og planlægning af yderligere tiltag. Alle ledere efter behov -organisationstilpasset 3 timer Facilitering af ekstern konsulentstøtte Formål/Indhold I de tilfælde hvor der kunne være brug for ekstern støtte til arbejdet med trivsel, kultur, mm rådgiver lederen lokalt ift. fokusområder samt anbefalinger af eksterne konsulenter Efter behov - Organisationstilpasset 5