Bestyrelsesmøde, onsdag den 23. maj 2012, på kontoret, Kallemosen 16, Aabenraa: Mødt var fra bestyrelsen: Egon Soll, formand Birthe Hansen Leif Poulsen Steen Valentin Kurt Johannsen Erling Sandbeck ES BH LP SV KJ ESA Ikke til stede: Nicki Hagesen Svend Jensen Karin van Overeem NH SJ KVO Fra administrationen deltog Jens Chr. Raun (ref.) JCR Dagsorden for mødet var: Pkt. 1: Godkendelse af forhandlingsprotokol Pkt. 2: Fremlæggelse af revisionsprotokol Pkt. 3: Orientering om dagligdag v/formand, administration og udvalg Pkt. 4: Selskabssager til beslutning: Pkt. 5: Eventuelt a. Bestyrelsens forretningsorden b. Forretningsorden for beboerblad, principiel diskussion af problemstillinger c. Ændring af betingelser for moderniseringslån. Løbetid ændres fra permanent til 20 år. d. Principiel holdning til garager og lejetab herpå diskuteres. e. Formandsmøde foreslås afholdt den 7. juni. f. Mødekalender 2012/13 Formand Egon Soll bød velkommen til mødet. Herefter fortsattes med behandling af dagsorden. Pkt. 1: Godkendelse af forhandlingsprotokol: Der forelå referater til godkendelse fra bestyrelsens møder den 9. maj 2012. 122
Der var debat om bemærkninger fra KVO til referat fra foregående møde. Det blev konkluderet, at KVO ønskede følgende ført til referat: jeg ikke kan accepterer at der tages beslutning om et punkt som ikke er på dagsordenen. Desuden har formanden afvist at tage punktet op da det blev foreslået, på trods af at alle formalia var overholdt. Afklaring: Referater er underskrevet af den tilstedeværende bestyrelse. Pkt. 2: Fremlæggelse af revisionsprotokol: Der forelå ikke tilføjelser. Pkt. 3: Orientering om dagligdag v/formand og administration: ES orienterede om: Fusionen mellem Aabenraa Andelsboligforening og Kolstrup Boligforening. Han oplyste at fusionen ikke var blevet gennemført fordi AAB ikke fik flertal på generalforsamlingen. At der på kredsmødet blev drøftet de tomme boliger i 8 kreds og oplyste at der skal fjernes 1000 boliger på landsplan. Nævnte at der i Sønderborg området er givet tilsagn om fjernelse af 200 boliger, men samtidig bliver der opført nye boliger. Afsluttende kunne han meddele, at det gennemgående emne på kredsmøderne vil være tomme boliger. JCR orienterede om: At der i sagen om ombygning af fælleshusene på Ternevænget og Ellekær er afholdt møde med Henrik Drejer fra Kuben, som indsender brev til Aabenraa kommune for at få deres tilladelse til ombygningen. Arkitekt Blåvand er begyndt på projekteringen. At selskabet har 2 sager ved beboerklagenævnet. Den ene omhandler problemer vedrørende husdyrhold og den anden er en klage om misligholdelse ved en fraflytning. At JCR sammen med selskabets gartner har foretaget en rundgang i afd. 12 i Hjordkær. Rundgangen var blevet aftalt ved afdelingsmødet og var for at gennemgå belægningen og de grønne områder. At Kirsten Carstensen stadig er fraværende fordi hendes søn er syg. Jan Rasmussens datter er syg og han er p.t. fritaget for syns opgaver i en periode og arbejder under hensyntagen til datterens sygdom. Birgitta er startet i udlejningen og det funger fint. 123
Udvalg orienterede om: Aabenraa Almene Boligselskab BH oplyste at redaktions udvalget har modtaget meget stof til det kommende blad og man som noget nyt, vil en gang årligt, lægge Hvem, Hvad, Hvor fra hjemmesiden ind i bladet. Meningen er, at beboerne kan tage det ud af bladet og hænge det på opslagstavlen. De vil så have alle nødvendige oplysninger. LP kunne meddle, at Hvem, Hvad, Hvor på hjemmesiden var blevet ny opsat og der er sket en bedre visning af tommeboliger. LP udleverede en liste til de fremmødte om forslag til projekter i målsætningsudvalget. Denne liste skulle give udvalget mulighed for, at prioritere emnerne. ES syntes det var en rigtig god ide at have et udvalg til at forberede, men påpegede at det er bestyrelsen som har det overordnede ansvar. SV påpegede det vigtige i, at udvalget huskede at orientere bestyrelsen løbende, men syntes også at det var en god liste. Han mente dog, at listen var så omfattende at tidhorisonten nok skulle udvides fra 2012 til 2014. ESA kunne oplyse, at de i deres afdeling havde været meget opmærksom på, at forny deres medlemme i afdelings bestyrelsen sådan, at der også kom yngre beboer ind. Afklaring: orienteringen blev taget til efterretning. Pkt. 4: Selskabssager til beslutning: a) Bestyrelsens forretningsorden. Med dagsorden var udsendt bilag med tidligere gældende forretningsorden. LP havde ingen kommentarer til forretningsorden. Ønskede dog, at udvalget fik lov til at se på forretningsorden. Afklaring: forretningsorden godkendt b) Forretningsorden for beboerblad, principiel diskussion af problemstillinger. Der var dialog herom. ES havde ingen kommentarer, men ønskede dog, at udvalget fik lov at se på den. SV mente at man kunne optage alle artikler dog skulle der være mulighed for at svare på artiklen. LP oplyste om de artikler som der havde været problemer med. Udleverede dem og oplyste at redaktionsudvalget ønskede artiklen underskrevet med navn og afdelings nr. Afklaring: bestyrelsen ønskede artiklen underskrevet med navn og redaktionsudvalget 124
c) Ændring af betingelser for modernisereringslån. Løbetid ændres fra permanent til 20 år. Med dagsorden var udsendt gældende reglement. Der forelå beregning, hvorefter en afdragsperiode på 20 år medfører en forrentning på 5,96% p.a. Afklaring: køkkenmoderniseringslån kan afsluttes efter 20 år. Bestyrelsen ligger op til, at ordningen også kan bruges til badeværelser. Beslutningen skal endelig vedtages på et afdelings møde. d) Principiel holdning til garager og lejetab herpå diskuteres. Afklaring: carporte kan udlejes efter venteliste og afdelingen betaler for eventuelle lejetab. Begge løsninger skal med ud til næste års afdelingsmøde for beslutning om hvilken model afdelingen ønsker. e) Formandsmøde foreslås afholdt den 7. juni. LP forelagde oplæg til dagsorden, som var behandlet i udvalg. Afklaring: Dagorden vedtaget f) Mødekalender 2012/13: Afklaring: Der blev aftalt bestyrelsesmøder på følgende datoer Tirsdag den 21.august 2012 kl. 18.00 Kallemosen 16 Tirsdag den 20.november 2012 kl. 18.00 Kallemosen 16 Tirsdag den 19.februar 2013 kl. 18.00 Kallemosen 16 Tirsdag den 21.maj 2013 kl. 18.00 Kallemosen 16 Mødedato for regnskabsmøde i april aftales på februar mødet 125
Pkt. 5 Eventuelt: ESA havde spørgsmål omkring nedtagelse af udestuer ved fraflytning. JCR oplyste den var taget ned for at afdelingen ikke skulle overtage den fremtidige vedligeholdelse. BH havde spørgsmål om den fremtidige vedligeholdelse i Bolderslev. JCR oplyste at man forventede at vedligeholdelsen vil blive som normalt nu hvor der var ansat en medarbejder. LP nævnte, at man skulle huske at vælge medlemmer til kontaktudvalget til Padborg. Næste møde er den 21.august 2012 på Kallemosen 16. Mødet sluttede kl. 19.05 Egon Soll Leif Poulsen Birthe Hansen (Karin van Overeem) Steen Valentin (Svend Jensen) (Nicki Hagesen) Kurt Johannsen Erling Sandbeck 126