Digitaliseringsstrategi 2016 Billund Kommune Gevinstrealisering, åbenhed og ledelsesmæssig forankring i arbejdet med digitalisering 7. oktober 2015
1. Indledning og baggrund Billund Kommune ønsker med en ny digitaliseringsstrategi at sikre, at digitalisering bidrager aktivt til at frigøre ressourcer gennem effektivisering af forretningsprocesser og understøtter vækst. Desuden skal digitaliseringen understøtte de processer omkring åbenhed, medborgerskab og ansvarlighed for eget liv, som er formuleret i programmet Sammen finder vi ud af det. Samtidig ønsker Billund Kommune i videst muligt omfang at anvende de nye fælleskommunale løsninger bl.a. inden for det såkaldte monopolbrud (sygedagpenge, ydelser, sags- og partsoverblik) og inden for skoleområdet med det nye brugerportalsinitiativ, på biblioteksområdet mv. Digitaliseringsstrategien arbejder sammen med de øvrige relevante strategier og politikker, blandt andet Fem veje til vækst og Sammen finder vi ud af det samt Informationssikkerhedspolitikken, Retningslinjer for it-arkitektur og Præferencer inden for sourcing af it-drift. Desuden afspejler digitaliseringsstrategien ønsket om at anvende fælles nationale løsninger samt understøttelse af den nye fælleskommunale digitaliseringsstrategi, Lokal og digital, et sammenhængende Danmark, juni 2015. Udgangspunktet: Som en del af baggrundsarbejdet forud for en ny digitaliseringsstrategi er der gennemført en afdækning af det nuværende arbejde omkring digitalisering. Hovedobservationerne herfra er: o Arbejdet er præget af en ganske uformel kultur og korte beslutningsprocesser. o Lederne ønsker mere fællesskab omkring digitaliseringsopgaverne, end der har været hidtil o Der efterspørges rammer og retningslinjer for både anskaffelse, finansiering, implementering og styring, og for daglige opgaver som bl.a. brugerstøtte og anvendelse af ESDH. o Der er tvivl og usikkerhed blandt brugerne om, hvad man må og ikke må i relation til sikker omgang med personfølsomme oplysninger. o Der er igangsat flere digitaliseringsprojekter, end kræfterne umiddelbart rækker til. Konsekvensen er, at ressourcerne smøres tyndt ud, at der opstår forsinkelser, og at der ikke implementeres i bund. De forventede gevinster i form af effektivisering og/eller kvalitetsforbedringer sikres ikke. 2
o o Digital ledelse: Der er begrænset erfaring blandt de forretningsansvarlige chefer og ledere i at arbejde med effektivisering af processer og arbejdsgange, og de efterspørger kompetenceudvikling inden for systemog dataejerskabsopgaver. Der findes en række upræcise snitflader mellem fagchefernes ansvar og itog digitaliseringsafdelingens ansvar snitflader, der med fordel kunne opdateres og forenkles. 2. Vision Digitaliseringsstrategien skal bidrage til løbende effektivisering af arbejdet i kommunen. Både igennem ibrugtagning af de fælleskommunale projekter fra Kombit og igennem lokale digitaliseringsprojekter. Dette fordrer, at gevinstrealisering bliver en del af projekterne hvilket igen fordrer, at organisationen bliver i stand til at prioritere imellem projektforslagene, så man sikrer professionel styring og gennemførelse af et mindre antal parallelle projekter, hvor gevinster bliver estimeres som en del af beslutningsgrundlaget, og hvor implementering fortsætter, indtil slutbrugerne anvender den nye løsning efter hensigten, og gevinsterne reelt kan høstes. Desuden skal digitaliseringsstrategien understøtte åbenhed og tillid i samarbejdet mellem borgerne og den kommunale forvaltning og derigennem bidrage til et styrket medborgerskab. I de foregående år har fokus været på obligatoriske løsninger for borgere og virksomheder, bl.a. NemID og digital post. Nu skal digitalisering bidrage til at styrke det daglige samarbejde med borgeren. Dette fordrer, at borgerne kan se og forstå de oplysninger, forvaltningen har om borgerens livssituation. Og det stiller krav til sikker omgang med følsomme oplysninger, så borgeren kan have tillid til, at oplysninger kun kan tilgås af de rette personer. 3. Temaer i digitaliseringsstrategien De seks temaer i digitaliseringsstrategien er valgt dels for at udmønte visionen og dels for at tilvejebringe de nødvendige forudsætninger for, at digitaliseringsstrategien kan realiseres. 3
Der er tale om fire enkelttemaer som på hver sin måde understøtter visionen og to tværgående temaer, som skal skabe forudsætningerne for at lykkes med digitaliseringsarbejdet. Fem veje til vækst Sammen finder vi ud af det Digitaliseringseringsstrategien Effektivisering, frigøre potentialer Informationssikkerhed Transparens og åbenhed Fælleskommunale løsninger Digital ledelse Governance i praksis Tema 1: Effektivisering og frigørelse af potentialer Billund Kommune ønsker at benytte digitaliseringsprojekter til at effektivisere arbejdsgangene. Det omfatter både øget anvendelse af fuldt digitale selvbetjeningsløsninger og anvendelse af de best practice -processer, som itsystemer normalt er bygget op omkring. Og i forlængelse heraf at fjerne eller reducere dobbeltarbejde i form af indtastning i flere parallelle systemer og fjerne eller reducere supplerende manuelle arbejdsgange. På den måde skal der frigøres ressourcer, som kan benyttes til at sikre vækst, til at forbedre kvaliteten i opgaveløsningen eller til at indfri besparelsesforventninger fra det omgivende samfund. Det er erfaringen fra andre digitaliseringsprojekter, at effektiviseringsgevinsterne fremkommer, når der arbejdes konsekvent med implementering og realisering af gevinster. Det handler med andre ord ikke så meget om teknisk installation og klargøring af en it-løsning, men om man lykkes med at tilpasse arbejdsgangene til det nye og mere effektive system. Her er tale om en stor forandringsledelsesopgave, som naturligt er forankret hos fagcheferne i deres rolle 4
som system- og dataejere. Dette emne er uddybet nedenfor i det tværgående tema om digital ledelse. Det er ligeledes erfaringen fra andre organisationer, at der ofte er flere kandidater til nye projekter, end organisationen evner at gennemføre og implementere. Der skal derfor arbejdes med porteføljestyring, både hvad angår prioritering af nye projekter og udbredelse af kendskab til eksisterende løsninger. Der skal desuden arbejdes efter en styringsmodel, der sikrer at relevante interessenter er inddraget forud for beslutning om nye initiativer, at både omkostninger og gevinster er estimeret og indgår i beslutningsgrundlaget, og at projektmodellen har robuste værktøjer til at implementere i bund. Emner inden for governance er uddybet nedenfor under det andet tværgående tema, Governance i praksis. Tema 2: Informationssikkerhed Der er i den generelle samfundsdebat et stigende fokus på, om vi som borgere risikerer, at vores private og følsomme oplysninger ved en teknisk fejl, ved manglende omtanke eller ved tilsigtet misbrug kan blive udstillet over for uvedkommende personer. Strategiens første tema om åbenhed aktualiserer denne udfordring, og det er afgørende for Billund Kommune, at borgere, virksomheder og samarbejdspartnere kan have tillid til, at de oplysninger, som kommunen administrerer, er beskyttet mod såvel tekniske fejl og manglende omtanke som decideret misbrug. Temaet indeholder tre spor: Opdatering af informationssikkerhedspolitikken, arbejdet med awareness blandt medarbejderne samt tekniske foranstaltninger til at forebygge fejl. Informationssikkerhedspolitikken skal målrettes, så det er tydeligt, hvad der er den enkelte medarbejders ansvar, og hvad der påhviler system- og dataejerne samt it-afdelingen. Samt tydeliggøre, hvordan efterlevelsen af retningslinjerne vil blive kontrolleret Awareness-arbejdet skal i tillæg til at have sit udgangspunkt i informationssikkerhedspolitikken tage udgangspunkt i en række korte og letforståelige råd. Teknisk beskyttelse er en fortløbende aktivitet inden for it-drift. I relation til datasikkerhed bør denne aktivitet især fokusere på, om der i forbindelse med ikkesikre postkasser kan ibrugtages tekniske løsninger, der fx hindrer/mindsker muligheder for fejl. 5
Uanset, hvor god informationspolitikken og sikkerhedsløsningerne er, er det viser erfaring fra andre organisationer, at det er nødvendigt at arbejde med et vist niveau af kontrol med, om retningslinjerne efterleves. Dette skal indarbejdes i det organisatoriske arbejde med informationssikkerhed. Tema 3: Transparens og åbenhed I forlængelse af programmet Sammen finder vi ud af det handler dette tema om, hvordan digitalisering kan understøtte, at borgeren i stigende grad kan blive i stand til at mestre eget liv og samarbejde med den kommunale forvaltning om indsatsen. Temaet har to spor: En kulturproces rettet mod kommunens medarbejdere og et teknisk spor omkring selvbetjeningsløsninger. Kulturforandringssporet omfatter et udefra og ind -fokus, sådan at alt, hvad der skrives om borgerne i sprogbrug og indhold er målrettet borgeren fremfor sagsbehandlerkolleger. Dette kræver en vedholdende ledelsesindsats, tværgående koordinering og organisation, der taler borgerens sprog. Borgerserviceafdelingen forventes med den nødvendige støtte - at kunne blive omdrejningspunkt for en sådan ny god praksis for dokumentation og sagsbehandling. Det tekniske spor omfatter faciliteterne til at gøre oplysningerne tilgængelige for borgerne gennem login med NemID samt en række afklaringer af, om omfang og rækkefølge i offentliggørelse af data, herunder om der skal ske datavask, før oplysningerne gøres tilgængelige. Tilgængeligheden kan løses igennem nuværende hjemmeside i kombination med ESDH-systemet og på længere sigt igennem Kombit s nye Sags- og Partsoverblik (SAPA). Temaet indeholder med andre ord ikke en række konkrete projekter, men udgør mere en retning og et pejlemærke for, hvordan Billund Kommune skal sikre data, der arbejder. Tema 4: Fælleskommunale løsninger Igennem de seneste år har KL og Kombit stået i spidsen for et fælleskommunalt samarbejde omkring digitalisering ligesom KL sammen med regeringen har aftalt en række fællesoffentlige initiativer. Det har bidraget til en velfungerende national it-infrastruktur, har gjort kommunerne klar til monopolbruddet i forhold til en række KMD-løsninger, og øget digitaliseringsgraden i kommunerne betragteligt. 6
NemID, digital post og fælles grunddata er blandt eksemplerne på det første. Ny sygedagpengeløsning, nyt ydelsessystem og fælles sags- og partsoveblik udgør sammen med ny rammearkitektur og støttesystemer eksempler på det andet. Endeligt kan fx Byg og Miljø-ansøgningsportalen, fælles medicinkort (FMK) og virtuelle kontaktcentre nævnes som eksempler på det tredje. I de kommende år vil Billund Kommune også indgå i de fælleskommunale initiativer. Der er næppe ressourcer til at indgå som pilotkommune, men man ønsker at implementere løsningerne, når de første børnesygdomme er overstået. På den måde vil KL/Kombit-løsningerne bidrage til tema 3 om effektivisering samt berøre både governance og prioriteringsmekanismerne og kravene til digital ledelse. Blandt de mange initiativer i den nye fælleskommunale digitaliseringsstrategi forventer Billund Kommune, at fokus vil være på - De igangværende monopolbrudsprojekter (SAPA, Sygedagpenge (KSD) og ydelser (KY)) projekter, som forventeligt strækker ud over strategiperioden, men hvor der skal sikres fremdrift igennem perioden. - Brugerportalsinitiativet inden for skoleområdet med både en kommunikationsplatform til erstatning for Skole-Intra og en helt ny læringsplatform til at understøtte arbejdet med digitale læringsmidler - Fælles bibliotekssystem, som afløser det eksisterende system - Videre arbejde med velfærdsteknologi - Forberedelse til fælles brugerstyringsplatform på tværs af nye systemer. - Udnytte mulighederne i det fælleskommunale ledelsesinformationssystem, FLIS. Billund Kommune ønsker i denne sammenhæng at bidrage til et tværkommunalt samarbejde i en klynge af kommuner om opgaverne med at omsætte de overordnede planer til konkret virkelighed i den enkelte kommune. Samarbejdet kan fx udmønte sig imellem systemejerne, omkring specialistfunktioner som fx arkitekter eller sikkerhedseksperter eller i form af egentlige driftssamarbejder. Det vil være en del af implementeringsarbejdet for direktionen at drøfte foretrukne modeller for samarbejde. Tværgående tema A: Digital ledelse Billund Kommune anser en forstærket ledelsesindsats inden for digitalisering som en nødvendighed for at få succes med området. Indsatsen er i første omgang 7
målrettet medlemmerne af direktionen og fagcheferne, se i øvrigt vedhæftede bilag om governance. erne skal i fremtiden være det naturlige omdrejningspunkt for digitalisering, og de skal påtage sig ansvaret som system- og dataejere. Ingen væsentlige systemer i Billund Kommune må fremover være uden en system- og dataejer Rollen som digital leder omfatter bl.a. følgende ansvar: - Projektejerskab ved digitaliseringsprojekter. - Ansvar for, at optimere arbejdsgangene i relation til it-systemer. - Gevinstejerskab. Ansvar for, at forventede gevinster høstes igennem og efter implementeringsforløbet. - Ansvar for systemforvaltning den løbende drift og mindre udviklingsbehov for systemet - Dataejerskab. Ansvar for informationssikkerhed og transparens - Uddannelse og træning af medarbejdere i optimal brug af systemet - Følge med i trends og udvikling inden for digitalisering af fagområdet. Samarbejde med kolleger i andre kommuner - Inspirere medarbejdere og kolleger til smart anvendelse af digitale løsninger i dagligdagen. Lederens ansvar skal forstås som et ansvar for, at opgaven bliver varetaget. Fx er det sjældent hensigtsmæssigt, at det er den enkelte leder, der selv varetager uddannelse og træning af medarbejdere i optimal brug af et it-system. Men det er lederens ansvar, at det sker. Det må forventes, at den enkelte fagchef for at kunne løfte disse opgaver har behov for støtte fra digitaliseringskonsulenter og it-projektledere. Se supplerende i bilaget. Tværgående tema B: Governance i praksis Omdrejningspunkterne i den nye styringsmodel for arbejdet med digitalisering udgøres dels af fagcheferne i deres rolle som system- og dataejere, dels at et nyt digitaliseringsråd bemandet med en direktør, et antal fagchefer samt it- og digitaliseringschefen. IT- og digitaliseringsafdelingen har en faciliterende rolle. 8
Digitaliseringsråd Systemportefølje Projektportefølje Principper og politikker Styringsmodel Beslutningsproces / Business case Projektmodel / gevinstrealisering Informationssikkerhedspolitik Snitflader, infrastruktur og arkitektur erne udgør den daglige forankring af digitaliseringsopgaverne. Dette kædes sammen med et princip om, at budgetter følger ansvar, så systemejerne har fremover det samlede budget for deres systemer, mens it- og digitaliseringschefen har ansvar og budget for it-infrastruktur og it-arkitektur. Digitaliseringsrådet administrerer både en systemportefølje og en projektportefølje og indstiller beslutninger til direktionen. Indstillinger er baseret på en systematisk forberedelse med anvendelse af skabeloner for beslutningsgrundlag og business cases og munder ud i en anbefalet prioritering af den samlede portefølje. Digitaliseringsrådet har endvidere til opgave at følge fremdrift i de prioriterede projekter og ved væsentlige afvigelser eller nye risici indstille en fornyet afgørelse af direktionen. Arbejdet med digitalisering baserer sig på en række principper og politikker, her er bl.a. nævnt styringsmodel, som her omfatter incitatmentsstrukturer og aftaler om finansiering af projekterne. Den overordnede udmøntning af ny governance er beskrevet i vedlagte bilag. 9
4. Anbefalinger til handlingsplan Der er i forbindelse med strategiprocessen identificeret en række forslag til handlingsplaner, som til sammen skal føre til realisering af digitaliseringsstrategien. Nedenfor er anført de væsentligste aktiviteter i prioriteret rækkefølge. Prioriteringen er lavet ud fra en vurdering dels af forretningskritikalitet og dels ud fra, hvilke aktiviteter der er forudsætninger for andre. Nogle af aktiviteterne vil kunne igangsættes parallelt. 1. Igangsæt et kompetenceudviklingsforløb for direktører og fagchefer omkring digital ledelse. 2. Beslut og implementer ny governancemodel som beskrevet i bilaget. Herunder a. Afklar behovet for og dimensionering af støtte til fagchefer b. Fastlæg og godkend kommissorium for og udpeg medlemmer af digitaliseringsråd. Fastlæg mødefrekvens og indkald møder. c. Ajourfør skabeloner for beslutningsgrundlag, business case, gevinstestimering, projektetablering, risikovurdering, interessentanalyse m.fl. og formidl disse til systemejerne d. Afklar evt. udestående snitflader omkring samspillet med systemejer og it- og digitaliseringsafdeling. 3. Iværksæt aktiviteter, der sikrer at informationssikkerhedspolitikken er kendt og anvendes i praksis udform evt. en kort og letforståelig version med fokus på brugernes daglige omgang med følsomme og fortrolige data. Uddan medarbejderne, iværksæt awareness aktiviteter og kontroller, om retningslinjerne følges. 4. Iværksæt aktiviteter, der sikrer at retningslinjer for, hvordan ESDHsystemet skal anvendes, er kendt og udform evt. en pixibog med vejledning i, hvilke andre systemer og medier, der kan bruges til lagring af dokumenter. Aftal en måde at kontrollere, om retningslinjerne overholdes. 5. Færdiggør systemportefølje, version 1.00 og kommuniker indholdet til fagchefer og andre interessenter med henblik på genbrug (af eksisterende systemer) 6. Indsaml oplysninger om digitaliseringsprojekter, der allerede kører og/eller er besluttet igangsat (projekt-baseline). Behandl porteføljen i digitaliseringsråd med henblik på en prioriteringsindstilling til direktion. 7. Overvej konkrete projektanbefalinger: a. LIS-projekt. Brug det evt. som modelprojekt for, hvordan der kan samarbejdes mellem de decentrale institutioner og fællesfunktionerne omkring et fælles projekt 10
b. Brugerstyringsprojekt. Der kommer i Kombit-regi et brugerstyringsprojekt, overvej at analysere processerne for tilgang, ændring og afgang af en medarbejder til at estimere gevinster ved fælles processer c. ESDH-projektet systemet er besluttet opgraderet. Benyt evt. anledningen til at planlægge god undervisning og implementeringsforløb 8. Udarbejd et koncept for brugerstøtte, som ikke alene baserer sig på sidemandsoplæring. Både i form af introduktionsforløb og i den løbende støtte og vejledning, som skal opnå et højere kvalitetsniveau. 9. Overvej at tage initiativ fælleskommunale samarbejder på nogle af de områder, hvor ressourcer eller kompetencer er smalle i Billund Kommune 10. Skab en vision om transparens Sådan vender vi skærmen mod borgeren. Igangsat en kulturforandringsproces og nødvendige tekniske afklaringer, som tilsammen sikrer, at visionen kan indfries gradvist. 11