Direktionens årsplan 2013

Transkript

1 SOLRØD KOMMUNE DIREKTIONEN Direktionens årsplan 2013 Årsplan for udvikling af organisationen

2 1. Indledning og formål Direktionen udarbejder årligt en årsplan, hvori der sættes retning for organisationen som bidrager til opfyldelsen af de politiske, borgerrettede mål og arbejdet for Byrådets vision for Solrød Kommune, der lyder: Vi skal være en dynamisk kommune det bedste sted at leve og bo i hovedstadsområdet. En velfungerende bo-kommune: Med orden i økonomien. Med gode rammer for vores borgere. Med aktive borgere, der tager ansvar. Hvor vi tager ansvar for natur, miljø og klima Formålet med årsplanen er: 1. at give et billede af det kommende års strategiske udfordringer, som organisationen står overfor på tværs af afdelinger og institutioner (afsnit 3). 2. at formulere fælles initiativer og mål for hele organisationen i 2013 (afsnit 4). 3. at samle op på, hvordan det er gået med de projekter og mål, som organisationen har arbejdet med i 2012 (appendix). Som dokument understøtter Direktionens årsplan den sammenhængende styring fra Byrådet og Direktionen til institutioner og afdelinger. Beskrivelsen af de kommende års strategiske udfordringer baserer sig bl.a. på Byrådets budgetaftale for 2013 og drøftelser med lederne på tværs af organisationen. Udmøntningen af de fælles initiativer og mål sker dels gennem I/A ernes udmøntning af målene i egen enhed og dels gennem projekter, hvor der oftest nedsættes en tværgående projektgruppe, som rapporterer tilbage til direktionen med henblik på beslutning. Styringen for den enkelte I/A er består af: Målene fra Direktionens årsplan De politiske mål for området I/A ernes egne mål og/eller nationale krav Afsættet for Direktionens årsplan hviler på det fælles organisatoriske grundlag, som ridses op i næste afsnit. 2. Det organisatoriske grundlag Det organisatoriske grundlag for de fælles indsatser, der iværksættes i Direktionens årsplan udgøres af visionen for organisationen, fremtidsbilledet og værdigrundlaget. Visionen for organisationen understøtter Byrådets vision for lokalsamfundet og sætter rammen for Direktionens årsplan. Visionen for organisationen er: Solrød Kommune som organisation vil være kendt for at være en af landets bedst fungerende organisationer og bedste offentlige arbejdspladser, som: understøtter et moderne og demokratisk samfund ved at være åben, enkel og kommunikerende målbevidst skaber effektivitet, helhed og kvalitet til gavn for borgerne, tæt på og i dialog med borgerne baseret på borgernes medansvar fastholder og tiltrækker kompetente ledere og medarbejdere i en decentral organisationsstruktur, med udviklingsmuligheder, beslutningskompetence og ansvar for den enkelte. hele tiden er i udvikling, så vi lever op til og præger omverdenens krav og forventninger 2

3 Værdigrundlaget består af fire overordnede værdier: ansvar og indflydelse tillid og troværdighed læring helhedssyn Værdierne er en fælles ramme for, hvordan medarbejderne udfører det daglige arbejde i mødet med borgere, erhvervsdrivende, politikere og kolleger. Solrød Kommune på vej til 2015 er ledelsens fælles fremtidsbillede, der er udviklet og beskrevet på DIA-konferencen i 2008, og senest revideret på DIA-konferencen Fremtidsbilledet anvendes på tværs af organisationen i forskellige sammenhænge, bl.a. som afsæt for arbejdet med implementering af nye indsatser. 3. Vilkår og udfordringer for organisationen i årene fremover Den væsentligste udfordring er fortsat, at der i de kommende år vil blive flere ældre og færre børn, og de erhvervsaktive borgere vil udgøre en stadig mindre del af den samlede befolkning i Solrød samtidig med, at der er nulvækst i de kommunale budgetter. Byrådets budgetaftale for budget 2013 identificerer flere generelle udfordringer for Solrød Kommune, herunder: Fastholdelse af den stabile økonomi, som blev grundlagt ved Budget 2011 Indretning af servicetilbuddene efter den ændrede efterspørgsel og ændringen i befolkningssammensætningen Fortsat orden i økonomien og stabilt serviceniveau gennem effektivisering og digitalisering Fortsat fokus på ledelse som fag i institutioner og afdelinger På baggrund af de politisk beskrevne hovedudfordringer har Direktionen identificeret de væsentligste strategiske udfordringer for organisationen i 2013, som er: Udvikling af god borgerbetjening med digitale muligheder Der er et politisk mål knyttet til god borgerbetjening om, at kommunens ansatte skal fungere som digitale ambassadører. Det er en strategisk udfordring for organisationen fortløbende at ændre den traditionelle opfattelse af god borgerbetjening i takt med digitaliseringen. I 2013 implementeres tre nye initiativer, som vil ændre arbejdsgangene knyttet til borgerbetjeningen: Kontaktcenterløsning Ny telefoniløsning 2. bølge af obligatorisk digital selvbetjening, som omfatter 13 selvbetjeningsløsninger. Den ledelsesmæssige opgave med at sikre implementering af systemerne samt indarbejdelse og omlægning af arbejdsgange på tværs af organisationen er stor. Opgaven er i direkte forlængelse af det fokus på digital ledelse, som blev iværksat på DIAkonferencen I 2013 bliver det en vigtig organisatorisk udfordring at sikre forankringen og den lokale tilpasning til og af systemerne. Det vil muliggøre kompetenceudvikling i institutioner og afdelinger og give et kvalitetsløft for borgerne. Både i tilknytning til implementering af de ny systemer - og mere generelt ved omlæggelse af arbejdsgange - vil inddragelsen af LEAN som værktøj og LEAN-korpset bidrage til at sikre institutionen og afdelingen gevinsten ved optimerede processer. Direktionen vil i 2013 have fokus på, at LEAN fortsat anvendes i de enkelte afdelinger og institutioner, så der sker en løbende udvikling og optimering af arbejdsopgaver samt gevinstrealisering. 3

4 Implementering af den fælleskommunale digitaliseringsstrategi Den fælleskommunale digitaliseringsstrategi sætter retning og tempo for den digitale udvikling på tværs af landets kommuner de kommende år. Med tilslutning til strategien har Solrød Kommune bekendt sig til principperne om, at den kommunale sektor skal rykke samtidig, at kommunerne baserer sig på standardiserede løsninger og arbejdsprocesser og at vi er parate til såvel at investere i it som at høste gevinsterne. Dermed aktualiserer den fælleskommunale digitaliseringsstrategi et behov for øget tværgående koordinering, styring og prioritering på IT-området, så ressourcerne bruges på de områder, hvor det giver størst værdi for den samlede organisation samtidig med at fagområderne fortsat har en vigtig rolle i at drive it-udviklingen indenfor eget område. Der er behov for tydelighed omkring prioriteringer på tværs og en organisering, der kan understøtte digitalisering og strategisk IT-udvikling. Samspil med aktive borgere og inddragelse af frivillige En vigtig udfordring for organisationen er, hvordan vi sammen med borgerne skaber det bedste sted at leve og bo i hovedstadsområdet. DIA-konferencen 2012 udgjorde startskuddet for et nyt fokus på, hvordan vi mere strategisk og samlet som organisationen aktivt kan skabe bedre løsninger sammen med borgerne. Solrød Kommune har på udvalgte områder en lang tradition for at arbejde med borgerne om løsning af konkrete opgaver, som vi kan bygge på. Men i årene fremover, skal vi som organisation udfordre os selv yderligere både i forhold til hvilke opgaver, det er oplagt at inddrage borgere aktivt i og hvilke områder, det gøres på. Det er i den sammenhæng en særlig ledelsesmæssig udfordring, at afklare hvordan det bedst gøres i egen institution eller afdeling både i forhold til medarbejderne og omgivelser. Moderniseringsaftalen Som led i moderniseringsaftalen mellem KL og Regeringen i 2013 er Solrød Kommune pålagt at realisere en række besparelser på tværs af kommunen, for derigennem at skabe råderum til bl.a. den borgernære service. Direktionen har vurderet et potentiale i Solrød Kommune til 0,3 mio. kr. i 2013 stigende til 0,5 mio. kr. årligt fra Besparelserne dækker over reduktion af en række krav til løsningen af 42 konkrete opgaver på tværs af hele kommunens serviceområde, eksempelvis afskaffelse af kravet om en fast kontaktperson på ældreområdet over ændrede krav på transportområdet til afskaffelsen af kravet om kvalitetskontrakter. Det giver anledning til to hovedudfordringer, nemlig i første omgang at sikre at alle 42 initiativer implementeres på tværs af organisationen. Den anden hovedudfordring er, at det i praksis er en væsentlig tværorganisatorisk udfordring at sikre, at besparelserne bliver realiseret. Det skyldes bl.a. at de potentielle besparelser fordeler sig bredt på den kommunale organisation (dvs. den enkelte institution eller afdeling skal bidrage med hver sin bid ). På tværs af organisationen er der i 2013 således brug for et øget fokus på og en model for, hvordan gevinster kan indhøstes. Eksempler på indsatser er på indkøbsområdet samt Digital post og fjernprint. Sammenhængskraft og koncerntænkning Direktionen har fokus på det løbende arbejde med at indfri visionen om at skabe effektivitet, helhed og kvalitet til gavn for borgerne. Derfor er det også vigtigt, at der sker fremdrift og udvikling i fællesskab og at der er strukturer, kommunikation og styring som understøtter samarbejdet på tværs og mellem de forskellige ledelsesniveauer. Omend der ikke formuleres konkrete mål til udmøntning i de enkelte afdelinger og institutioner i 2013, vil Direktionen fortsætte arbejdet med sammenhængskraft og koncerntænkning med afsæt i drøftelserne på DIA-konferencen Arbejdet vil fortsat inddrage og involvere ledere på tværs af organisationen. Aktuelt er der formuleret fire projekter, der skal understøtte den interne kommunikation, styring og ledelsesinformation på tværs af organisationen: 4

5 Tidlig inddragelse af ledere i strategibeslutninger Intern kommunikation Forenkling af årsberetning Fælleskommunalt ledelsesinformationssystem FLIS 4. Fælles mål for organisationen 2013 Med afsæt i udfordringerne har Direktionen formuleret fælles tværgående mål, som organisationen skal implementere i Indsatserne vil bidrage til, at Solrød Kommune kan indfri de borgerrettede mål, der er beskrevet i Mål og Økonomi. Direktionens årsplan sikrer herved koblingen mellem samfundsudviklingen generelt, de politisk besluttede (borgerrettede) mål samt organisationens udvikling. Der er to typer mål i Direktionens årsplan: Mål som alle I/A er skal udmønte i sin egen årsplan. Mål for organisationen som helhed/fælles projekter, som Direktionen er ansvarlig for at udmønte, og som den enkelte I/A er ikke skal opstille mål for i egen årsplan. Det er tilstræbt, at de mål som institutioner og afdelinger skal udmønte i egen årsplan er formuleret, så der er metodefrihed til at vælge, hvordan og hvad enheden vil gøre for at nå de konkrete mål - i balance med at organisationen trækker i samme retning. Direktionen følger løbende op på udmøntningen af målene. I foråret samles op på, hvordan målene samlet set er blevet udmøntet i I/A ernes egne årsplaner, mens projektmålene følges op 15. marts, 15. juni og 15. oktober. Udmøntningen af begge typer mål indgår herefter i den løbende dialog mellem direktør og I/A-leder(e) på baggrund af I/A ernes årsplaner. 4.1 Mål som I/A er skal udmønte i egne årsplaner Overordnede mål Solrød Kommune skal sammen borgere, foreninger og virksomheder skabe opgaveløsninger, der skaber merværdi for lokalsamfundet. Den samlede sygefraværsprocent for kommunen skal være 4,75 %. Ledere på alle niveauer skal have og løbende udvikle digitale ledelseskompetencer. Alle medarbejdere skal som en del af deres faglighed løbende udvikle digitale kompetencer, som gør dem i stand til at øge deres faglighed samt effektivisere egen og kollegaers opgaveløsning. Medarbejdere skal overfor borgere og kollegaer kunne være digitale ambassadører for områdets Konkrete mål Alle I/A er skal initiere et nyt konkret samarbejde med frivillige/aktive borgere eller videreudvikle et eksisterende samarbejde. Institutioner og afdelinger med et sygefravær på over 6 % skal reducerede fraværet med 20 % i forhold til året før (2012). Institutioner og Afdelinger med et sygefravær på 6 % eller derunder skal reducere fraværet med 10 % - dog minimum til 4,75 %. Institutioner og afdelinger med et sygefravær på 3,5 % eller under skal fastholde niveauet. Alle I/A er skal anvende de digitale kompetencer både ledelsesmæssigt og på medarbejderniveau til at iværksætte et til to initiativer, hvor de med udgangspunkt i eksisterende digitale løsninger omlægger, optimerer eller afskaffer en arbejdsgang og/eller udnytter løsningens eksisterende funktionaliteter bedre med henblik på effektivisering, bedre kvalitet i opgaveløsningen eller bedre service overfor 5

6 digitalisering. (Fra Digitaliseringsstrategien) borgerne. 4.2 Projektmål, som direktionen er ansvarlig for at udmønte Overordnede mål Kvaliteten af den telefoniske borgerbetjening skal højnes. Borgerbetjeningen skal moderniseres og effektiviseres for at gøre det nemt for borgerne at finde svar på generelle spørgsmål døgnet rundt. (Budgetaftale 2013) Alle borgerbetjenende medarbejdere skal agere digitale ambassadører og fremme digital selvbetjening, så digital kommunikation blive et stadigt hyppigere og naturligt valg. (Konkret politisk mål 2013) Solrød Kommune skal styrke sin eksterne kommunikation. Den skal bidrage til: At Solrød Kommune opleves som en åben, enkel og kommunikerende organisation. At borgerne føler sig velinformerede og at forventninger afstemmes. Den interne kommunikation skal styrkes. Den interne kommunikation skal bidrage til: Formidling af organisationens værdier og fremme helhedsforståelsen og koncerntankegangen på tværs af alle niveauer. At tydeliggøre den fælles ramme gennem øget information fra og dialog med direktionen Konkrete mål Der skal implementeres en økonomisk rentabel telefoni-løsning: Den tekniske implementering af telefonsystemet skal være gennemført senest 3. kvartal Mulighederne/funktionaliteten i ny telefoni-platform skal udnyttes i de enkelte I/A er og på tværs evt. ved inddragelse af LEAN i implementeringen (brugerdel) med henblik på at fastholde og udvikle god telefonkultur. Der skal implementeres en kontaktcenterløsning: den tekniske gennemførsel skal være gennemført senest 3. kvartal Der skal udarbejdes en plan for hvordan kontaktcenterløsningen kan bidrage til øge det faglige niveau i rådgivningen og vejledning af borgerne. Der skal udarbejdes en ekstern kommunikationsstrategi senest 2. halvår 2013 med henblik på at understøtte kommunens kommunikationsindsats. Fastlægges hvilke kommunikationsindsatser, der skal prioriteres indenfor de eksisterende ressourcer. Fastlægges en organisering på kommunikationsområdet, der understøtter strategien. Der skal: udarbejdes en plan for styrkelse af den interne kommunikation senest 1. halvår 2012 med henblik på at understøtte kommunens interne kommunikationsindsats og dialog Fastlægges hvilke kommunikationsindsatser, der skal 6

7 Overordnede mål At kommunikationen er sammenhængende og tydelig på alle niveauer At implementere det fælleskommunale ledelsesinformationssystem(flis) Styringsmodellens dokumenter skal løbende forbedres til med henblik på: at frigive ressourcer hos afsender og modtager at udgøre et bedre grundlag for styring Moderniseringsaftalen skal implementeres på tværs af organisationen med henblik på at sikre realisering af gevinster. Digital post skal på sigt være borgernes foretrukne henvendelseskanal til Solrød Kommune ved skriftlig kommunikation. I 2013 skal mindst 30 % af borgerne være tilmeldt Digital post. (Konkret politisk mål 2013) Konkrete mål prioriteres indenfor de eksisterende ressourcer. Fastlægges en organisering på kommunikationsområdet, der understøtter strategien. I 2013 skal implementeringen af det fælleskommunale ledelsesinformationssystem (FLIS) påbegyndes. Senest ultimo 2013 skal der være sket en udvælgelse af de første nøgletal til politisk niveau. I 2013 skal Årsberetningen og den tilhørende bilagsdel gennemgås med henblik at fokusere mængden af data. Moderniseringsaftalens 42 konkrete initiativer skal implementeres på tværs af organisationen. Der skal udarbejdes en model for, hvordan moderniseringsaftalen skal effektueres på tværs af organisationen, så gevinster realiseres. Der skal skabes synlighed om det økonomiske råderum, som opnås gennem konkurrenceudsættelse af indkøb: Model for indhøstning af indkøbsgevinster skal implementeres. (Modellen omfatter alle indkøbsaftaler ex. FUS-aftaler, tværgående Solrødaftaler, områdespecifikke Solrødaftaler, SKI aftaler og statens aftaler.) I/A-lederne skal have information om i hvilket omfang enheden anvender indkøbsaftalerne, så indkøbsgevinster opnås i praksis (i det omfang indkøbsanalysesystemet giver mulighed for det). Digital post og fjernprint skal være implementeret i de 13 institutioner og afdelinger, der omfattet af projektet senest ultimo Der skal være en nedgang i den fysiske post fra Rådhuset, der ikke afsendes via fjernprint. Nedgangen skal være på 50 % i oktober 2013 sammenlignet med oktober

8 5. Appendix: Opfølgning på 2012 projektmål Opfølgningen på mål tager afsæt i følgende kategorier:, hvilket svarer til % opfyldelse. Målet er stort set opfyldt, hvilket svarer til ca. 80 % opfyldelse. Målet er delvist opfyldt, hvilket svarer til % opfyldelse. Målet er ikke opfyldt, hvilket svarer til ingen eller 5-10 % opfyldelse. Set på tværs af organisationen er målopfyldelsen i 2012 samlet set god. Nedenfor ses den forventede målopfyldelse for de enkelte mål pr. ultimo For en mere detaljeret gennemgang henvises til Solnettes styringsportal under fanebladet Årsplaner : Konkret mål for [emne] 2012 Status pr. ultimo 2012 Indkøb Lean - org.forandringer og kompetencer Lean digitale kompetencer Effektiviseringer i I/A'er Omlægning af opgaveløsning vha. eksisterende digitalisering Digitalisering tværgående prioriteringer Udarbejdelse af koncept for business cases Udarbejde digitaliseringsstrategi Digitalisering - budgettemadag Hjemmeside Selvbetjening - kompetenceudvikling Selvbetjening - markedsføring Selvbetjening - obligatoriske løsninger Øget anvendelse af selvbetjeningsløsning Implementering af Digital post/fjernprint Afklare og implementere telefoniplatform Telefonisk borgerbetjening Trivsel Sygefravær reduktion til 4.75 % De 9 organisationsprojekter De 19 opgaveplaceringer Intern kommunikation Ekstern kommunikation Styringsmodel Afklare og gennemføre Målet er stort set opfyldt Målet er stort set opfyldt Målet er stort set opfyldt Målet er ikke opfyldt, da platform ikke er ikke implementeret. Målet er ikke opfyldt for kommunen samlet set. Målet er ikke opfyldt Målet er ikke opfyldt Målet er ikke opfyldt 8

9 Konkret mål for [emne] 2012 Status pr. ultimo 2012 brugertilfredshedsundersøgelse Udarbejdelse af sundhedsstrategi 9