CapLegal Quick Guide - Sagsbehandling
Indholdsfortegnelse Indledning... 4 Rollecenter... 4 Oprettelse af sag... 6 Sagsguiden... 6 Trin 1 - sagsoplysninger... 7 Trin 2 Vælg klient(er)... 7 Trin 3 Vælg parter... 10 Ny kontakt-/attentionperson hos part (eller klient)... 11 Sag vedrørende part... 14 Trin 4 Vælg medarbejdere... 14 Ændring eller tilføjelse af oplysninger for parter knyttet til sagen... 16 Ændring eller tilføjelse af medarbejdere knyttet til sagen... 16 Se aktive sager for klient... 17 Fremnotering af sag... 18 Bemærkninger på sag... 18 Båndet fra sagskort og sagsoversigt... 18 Opret nyt dokument/brev... 19 Genåbning af dokument... 21 Redigér i ny kopi af dokument/brev... 22 Ny version af dokument/brev... 22 Se versioner og gendan tidligere version... 23 Sagsjournal... 25 Tidsregistrering... 26 Fra sag... 26 Fra rollecenter... 26 Automatisk tidsforslag... 26 Tidsregistreringskladden... 27 Ændre, kopiere eller slette godkendte tidsregistreringer... 28 Personligt overblik... 29 Søgning på dokumenter... 30 Dokumentsøgning... 30 2
Fritekstsøgning... 31 3
Indledning Rollecenter Afhængig af din medarbejderfunktion kan dit rollecenter se forskelligt ud. Rollecentret er det første du ser, når du åbner CapLegal. Nedenfor ses et eksempel på rollecenter for en sagsbehandler, jf. Figur 1. Figur 1 Yderst til venstre er der forskellige menupunkter, hvorfra du bl.a. kan se en sagsoversigt (din startside), Figur 2. Figur 2 4
Afregning og bogførte dokumenter vil også være relevante menuer, idet du herunder bl.a. finder bogførte salær- og kreditnotaer, Figur 3. Figur 3 Du kan evt. vælge at folde sammen eller udvide de menupunkter du ser, jf. nedenfor, hvor f.eks. Tidsregistrering er foldet sammen. Ved klik på pilen eller med genvej kan jeg vælge udvid igen, Figur 4. Figur 4 Du kan øverst til højre fra dit rollecenter søge på en funktion. Skriv hvilken funktion du leder efter f.eks. tidsregistrering - og du vil nedenunder få vist, hvor du finder denne funktion. I eksemplet nedenfor er der søgt på tidsregistrering og ved at klikke på Tidsregistrering Startside vil du komme direkte til tidsregistreringen, Figur 5. Figur 5 5
Oprettelse af sag Sagsguiden Fra rollecenter eller fra sags-/klientoversigt vælges funktionen Guide: Opret sag: Herefter åbnes selve sagsoprettelsesguiden, Figur 6. Figur 6 6
Trin 1 - sagsoplysninger Udfyldes med relevante oplysninger, jf. ovenfor. Du kan evt. vælge at få vist flere felter til udfyldelse. Du kan vælge at få vist flere felter til udfyldes via funktionen, Figur 7. Figur 7 Figur 7 Trin 2 Vælg klient(er) Vælg Tilføj klient, hvorefter du kan søge, Figur 8. Figur 8 7
Findes klienten ikke, kan du oprette Efter oprettelse af klient, Figur 9., afsluttes klientoprettelse med OK Figur 9 8
Herefter er du tilbage og kan vælge din klient eller evt. oprette en klient mere, hvis der skal være flere klienter på den aktuelle sag. Klienten eller klienterne er nu tilknyttet din sagsoprettelsesguide under trin 2, jf. Figur 10. Figur 10 9
Trin 3 Vælg parter Vælg Tilføj part, hvorefter du kan søge, Figur 11. Figur 11 Findes parten ikke, kan du oprette 10
Når alle relevante oplysninger er indtastet, jf. Figur 12. kan du vælge at afslutte oprettelse af part eller tilføje yderligere konaktoplysninger. Figur 12 Ønsker du at tilknytte en kontakt-/attentionperson til den netop oprettede part, jf. ovenfor, kan du vælge at tilknytte evt. kontakt-/attentionpersoner på partkortet. Ny kontakt-/attentionperson hos part (eller klient) Under Kontakter på partkort (eller klientkort) vælges Ny personkontakt, Figur 13. Figur 13 11
Kontaktpersonen vil automatisk være tilknyttet den aktuelle part (eller klient) og relevante oplysninger udfyldes, jf. Figur 14. Figur 14 Efter oprettelse kan du se den oprettede kontaktperson under Kontakter på partkortet (eller klientkortet) Når du lukker oprettelsesbilledet er du tilbage i sagsoprettelsesguiden og kan vælge parten eller tilføje flere parter, jf. Figur 15. 12
Figur 15 Sagstypen Retssag er opsat med automatisk tilføjelse af offentlige parter (kommune og retskreds), hvorfor disse parter også vises. De slettes hvis de ikke ønskes tilknyttet sagen. Ved OK tilknyttes alle parter i ovenstående billede automatisk til sagsguiden og dermed også til sagen, Figur 16. Figur 16 13
Sag vedrørende part Du kan direkte i sagsguiden også tilføje sag vedrørende for de tilknyttede parter. Er kolonnen ikke synlig, højreklikkes på en overskriftskolonne og kolonnen tilføjes under Vælg kolonner, jf. nedenfor under Figur 17. Figur 17 Figur 17 Trin 4 Vælg medarbejdere Du kan nu tilknytte relevante medarbejdere, jf. Figur 18. Du kan tilknytte alle de medarbejdere du ønsker, men hvis flere medarbejder har samme Funktion, er kun den ene primær medarbejder (prioritet 1). Figur 18 14
Når sagen er færdigoprettet kan du vælge at Oprette sagen, Opret sagen og fortsæt med at oprette sager eller Forlad sagsguiden, hvis du alligevel ikke ønsker at oprette sagen, jf. Figur 19. Figur 19 Vælger du at Oprette sagen, vil du herefter automatisk stå på sagskortet (Figur 20.) Figur 20 15
Tilknyt evt. kontakt-/attentionpersoner, jf. Figur 21. Figur 21 Figur 21 Ændring eller tilføjelse af oplysninger for parter knyttet til sagen Hvis du har glemt at anføre parttype eller sag vedrørende for parten vælges funktionen Parter øverst på båndet Herefter kan der redigeres i oplysningerne. Ændring eller tilføjelse af medarbejdere knyttet til sagen Hvis du har glemt at tilknytte eller ønsker at ændre - medarbejdere på sagen, vælges funktionen Medarbejdere øverst på båndet Herefter kan der redigeres i oplysningerne. 16
Se aktive sager for klient Fra klientoversigten kan du også se klientens aktive sager: Øverst i båndet fra klientoversigten eller fra et klientkort, vælges Aktive sager under gruppen Proces, Figur 22. Figur 22 Ønskes sagskortet vist, vælges Vis sag fra denne oversigt, Figur 23. Figur 23 17
Fremnotering af sag Du kan fremnotere sagen, hvorefter fremnoteringen vises i medarbejderens Opgaver. Du kan også overføre opgaven/fremnoteringen til din kalender i Outlook. Bemærkninger på sag Du kan angive bemærkninger på sagskortet Båndet fra sagskort og sagsoversigt Der findes en hel del relevante funktioner og oplysninger på båndet alle steder i CapLegal. De mest anvendte findes under Start og ellers under Handlinger og udskrifter under Rapporter 18
Opret nyt dokument/brev Uanset om du står på sagskortet eller i sagsoversigten, kan der oprettes nye dokumenter. Vælg knappen Nyt dokument Herefter vises generelle skabeloner, evt. skabeloner afhængig af sagens sagstype, Figur 24. Figur 24 Vælges brev/skabelon til sagens parter, foretages valg af relevant modtager i oversigten. Herefter åbnes Word og skabelonen flettes, jf. Figur 25. 19
Figur 25 Når du vælger at lukke dokumentet i Word, gemme dokument eller klikker på knappen Journaliser, Figur 26.,bliver dokumentet gemt på sagen med den beskrivelse du ønsker at angive, jf. Figur 26. Figur 26 20
Figur 26 Genåbning af dokument Fra sagskort eller sagsoversigt kan du via funktionen Sagsjournal se alle gemte dokumenter og mails samt genåbne herfra, jf. Figur 27. Figur 27 21
Figur 27 Du kan åbne gemt dokument eller mail via Vis dokument eller du kan slette gemt mail eller dokument via Funktioner Slet. Redigér i ny kopi af dokument/brev Fra sagsjournalen kan du både oprette nye dokumenter eller vælge redigér i ny kopi, under Funktioner Redigér i ny kopi. Ny version af dokument/brev Hvis du ikke ønsker at oprette en ny kopi, men en ny version, sker det ligeledes under Funktioner Opret ny version, jf. Figur 28. 22
Figur 28 Herefter har du mulighed for at indtaste nogle kommentarer til versionen Se versioner og gendan tidligere version Med opslag i feltet Dokumentversion vises en oversigt over alle versioner af det aktuelle dokument. Det øverst er det seneste/endelige og også det, der åbnes, når dokumentet åbnes direkte fra linjen/dokumentforløbet, jf. Figur 29. Figur 29 23
Placér markøren på det dokument, der skal gendannes som den endelige version. Du kan altid åbne versioner fra knappen Vis dokument. 24
Sagsjournal Du har forskellige muligheder og visninger af sags- og dokumentforløb under Sagsjournal, jvf. båndet nedenfor, Figur 30. Figur 30 Dokumenter og mails o Viser dokumentforløb med gemte dokumenter og mails Fremnotering og noter o Viser fremnoteringer og evt. noter på sagen Kronologisk forløb o Viser både fremnoteringer og dokumenter m.v. Kun dokumenter o Viser alle gemte Word dokumenter Kun mails o Viser alle gemte mails 25
Tidsregistrering Fra sag Du kan Pause, Stoppe og nulstille eller Overføre tidsforbrug fra sagen. Du kan også vælge knappen Tidsregistrering fra sagen Eller Overfør tidsforbrug Fra rollecenter Direkte fra dit rollecenter/startside kan vælges Tidsregistrering. Her kan du også se evt. åben tid, som endnu ikke er registreret. Automatisk tidsforslag Hvis du som medarbejder er opsat med advarsel om uregistreret tid, når du forlader et sagskort, bliver du husket på at der skal tidsregistreres. 26
Tidsregistreringskladden Du kan fortsætte eller kun skrive her - beskrivelsen i Memo Faktaboksen til højre for linjen, jf. Figur 31. Du behøver ikke at færdiggøre en tidsregistrering med alle oplysninger, men kan tilføje manglende oplysninger senere. Registreringsbilledet kan godt forlades. Figur 31 1. Du kan vælge manuelt at Registrere linjer via knappen Registrér. 2. Du bliver spurgt om du vil registrere åbne linjer. 3. Registrering af tid kan ske automatisk i forhold til firmaets opsætning, således at korrekt udfyldte tidsregistreringer automatisk registreres, når tidsregistreringen forlades. Du kan genåbne registrerede linjer og tilføje eller ændre, så længe tiden ikke er afregnet, Figur 32. Figur 32 Blå linjer er Registreret Røde linjer kan ikke registreres, da oplysninger mangler, som f.eks. Arbejdsartskode. 27
Ændre, kopiere eller slette godkendte tidsregistreringer Hvis du ønsker at ændre registreret og godkendt tid, skal du genåbne linjen. Find den aktuelle linje under dine tidsregistreringer, f.eks. direkte fra dit rollecenter, og angiv en Startdato, så du kan se den periode, hvor tidsregistreringen ønskes rettet. Se Figur 33. Figur 33 Du kan herefter slette eller ændre den genåbnede linje. Hvis du sletter, vil der ske en modpost til registreringen, så man kan se tiden har været registreret og efterfølgende er slettet fra sagen, jf. nedenfor under Figur 34. Figur 34 Ved kopiering af linjer, markeres aktuel tidregistrering og knappen Kopier linjer anvendes. Linjen kopieres identisk som en ej godkendt tidsregistrering og du kan tilrette dato, minutantal og evt. beskrivelse. 28
Personligt overblik Du kan direkte fra dit rollecenter danne dig et overblik over Åben tid og Registreret tid. Du kan også vælge forskellige visninger, afhængig af dine valg under Tidsregistrering. Du kan også fra tidsregistreringen vælge Personligt overblik, jf. Figur 35. Figur 35 Figur 35 29
Søgning på dokumenter I CapLegal kan du fritekstsøge på indholdet af det, der måtte være gemt på sagen under Sagsjournal. Du kan også vælge blot at søge på beskrivelse, hvis du ønsker en søgning på et dokument, hvor du skal oprette noget tilsvarende. Du vil også altid fra dit rollecenter kunne se de sidste dokumenter, mails m.v., som du har oprettet eller gemt på sager, Figur 36. Figur 36 Dokumentsøgning Søgning på dokumenter finder du via dit rollecenter ved siden af den generelle søgning. Denne søgning finder alt gemt på sagsjournaler i CapLegal, men søger udelukkende i emne og/eller beskrivelse (filnavn og titel). Her er altså ikke tale om søgning i selve indholdet af de gemte filer. Nedenfor vises søgebilledet, hvor søgeordet er angivet til anerkend, jf. Figur 37. 30
Figur 37 Fritekstsøgning Fritekstsøgning på dokumenter finder du ligeledes via dit rollecenter ved siden af dokumentsøgning. 31
Denne søgning finder alt gemt på sagsjournaler i CapLegal, herunder også vedhæftede filer til gemte mails. Der søges i indholdet, hvorfor det kan være en fordel at være opmærksom på følgende afgrænsninger og søgemuligheder: I feltet Datofilter sættes automatisk et datofilter, svarende til det seneste år. Denne periode kan selvfølgelig sagtens ændres. I feltet Dokumenttypefilter kan det være en fordel at angive, hvilken type af gemt fil/dokument, der primært søges i. Du kan fx vælge Mail, Word dokument, Excel m.v. Du har mulighed for at kombinere en mere specifik søgning ved at angive følgende afgrænsninger/filtre i feltet Søgestreng: 1. Del af ord a. Her angives blot en del af det ord, du ønsker at søge på 2. Flere ord (enten eller) a. Skal der fx søges på ægtepagt eller skilsmissesæreje angives søgestrengen ægtepagt skilsmissesæreje Her bruges altså tegnet 3. Flere ord, hvor begge ord skal indgå i søgning (og) a. Skal der fx søges på ægtepagt og skilsmissesæreje angives søgestrengen ægtepagt&skilsmissesæreje Her bruges altså tegnet & 4. Flere ord, som indgår i en sætning a. Hvis du ønsker at søge på en sætning angives søgestrengen aftale om ægtepagt og skilsmissesæreje Her bruges altså tegnet foran og efter sætningen Når du har angivet dine søgekriterier, aktiverer du søgningen via funktionen Søg under gruppen Proces Nedenfor ses søgning på ordet stævning under Figur 38. 32
Figur 38 Du kan i boksen yderst til højre se et udsnit af den del af dokumentet, hvor søgestrengen findes og du kan direkte fra fritekstsøgning åbne dokumentet, via knappen Vis Dokument øverst på båndet. 33