CapLegal Dokumentfoldere

Transkript

1 CapLegal Dokumentfoldere

2 Indhold Indledning...3 Oprettelse af dokumentfoldere...3 Oprettelse af mapper tilknyttet sagstyper eller et sagsnummer...9 Index

3 Indledning Denne vejledning kan anvendes som et opslagsværk hvis man ønsker en hurtig gennemgang af, hvordan der oprettes dokumentfoldere i CapLegal. Oprettelse af dokumentfoldere Når man ønsker at oprette dokumentfoldere gøres det fra Rollecentret under menupunktet Afdelinger/Sagsbehandling/Opsætning/Dokumentfoldere, se figur 1. Vælg punktet Fold-id oversigt. Figur 1 Opret ny Folder vælg Ny (CTRL+N) øverst til venstre. 3

4 Figur 2 Her oprettes kode og beskrivelse. Under Folder-id idv. Tekst subpage indsættes sprogkoder, såfremt dette ønskes opsat, Figur 2. Figur 3 Vælg OK nederst til venstre. I Fold-Id oversigt opdateres øverst i værktøjslinjen, Figur 4. 4

5 Figur 4 Den ny kode indsættes i oversigten. Bemærk at såfremt sprogkode er opsat på folderne, fremgår det her i kolonnen Antal sprog, Figur 5. Figur 5 Gå tilbage til Dokumentfoldere, Figur 6. Figur 6 Vælg nu Dokumentfolderopsætning, figur 7, hvor opsætningen fremgår. 5

6 Figur 7 Her vises opsætningen med Skjul alle, Figur 7. 6

7 Figur 8 Her vises opsætningen med Udvid alle, Figur 8. Ved denne visning vises også underfoldere. 7

8 Her opsættes Fold-id kode. Folder der default skal vises i Outlook (her er det folderen Mail der skal vises standard). BEMÆRK, stå på linjen under den folder, hvorunder der skal oprettes en ny, Figur 9. Figur 9 Vælges Ny på båndet. Indsæt Folder-id kode og indsæt på undermappen under Mappe til højre og vælg OK. Figur 10 Herefter vælges Opdater på båndet og den nye folder vises. Stå på den oprettede folder-id kode og vælg Indryk i værktøjslinjen og Opdater, Figur 11. 8

9 Figur 11 Den nye undermappe vises vises nu, Figur 12 Figur 12 Oprettelse af mapper tilknyttet sagstyper eller et sagsnummer I dokumentfolder opsætningen er der et panel Tilføjelser nederst. Her er det muligt at oprette foldere som er knyttet enten til en sagstype eller en specifik sag. Figur 13 Vælg Ny til venstre. Denne boks kommer, hvor der tages stilling til, hvor den nye folder ønskes indsat, Figur 14. Figur 14 9

10 Herefter tages stilling til hvor folderen skal tilknyttes, Figur 15. Figur 15 10

11 Vælges sagstype indsættes herefter Typekode, som f.eks. her AFT. Hent Folder-id kode (F4). Hvis koden ikke er oprettet i forvejen, oprettes den nu. Det gøres ved at vælge Ny nederst. Figur 16 Så kommer man ind i Fold-id oversigt. Øverst oprettes koden i det tomme felt OK, Figur 17. Figur 17 Tilbage til Ny Dokumentfolderkort indsættes Fold-id kode og i feltet Mappe hentes beskrivelsen ind, Figur

12 Figur 18 I toppen er mulighed for at vælge Reorganiser hvor efter sorteringen opdateres, Figur 19. Figur 19 På sagskortet / Dokumentoversigt / Funktioner ligger Opdatere dokumentoversigt, Figur 20. Figur 20 Ændringer i folderne vil nu være slået i gennem på sagen. Det er muligt her at slå visningen af foldere fra, hvilket betyder, at alle dokumenter vises uden foldere (standard). Funktionen slås til/fra øverst. Figur 21 (Uden foldere) 12

13 Figur 22 (Med foldere) Slettes en oprettet mappe på en sagstype/en sag, vil indholdet af disse foldere blive lagt i en mappe, der hedder <TOM>, Figur 23. Figur 23 13

14 Index Dokumentfoldere... 3; 5 Dokumentfolderopsætning... 5 Folder på sagsnummer... 9 Folder på sagstype... 9 Folder-id idv. Tekst subpage... 4 Folder-id kode... 8 Fold-id Fold-id oversigt... 3; 4; 11 Opsætning... 3 Outlook default folder...8 Reorganiser foldere Skjul alle...6 Slette en oprettet mappe Slå visningen af foldere fra Sprog på foldere...5 Sprogkoder...4 Udvid alle