Notatark Emne: Ansøgnings- og evalueringsskema 14. september 2018 - Sagsnr. 18/24837 Udfordringsretten Regeringen vil gerne have, at vi udfordrer regler og love, der forhindrer en bedre opgavevaretagelse. Du har derfor nu muligheden for helt konkret at beskrive, hvis du har sådan et forbedringsforslag. Det kan både være et konkret forslag til at forenkle en regel eller lov, fordi I allerede nu ved, at det kan gøres smartere, eller det kan være et konkret forslag til at lave et forsøg, fordi I tror, der kunne være en bedre form. Du kan se praksis for processen herunder og efterfølgende er der et skema, du blot skal udfylde, så er jeres forslag blevet til en konkret ansøgning, som bliver behandlet politisk. Herefter får du et svar om, hvorvidt I kan starte forsøget. Til allersidst finder du et evalueringsskema, som skal benyttes, hvis din ansøgning om at igangsætte et forsøg godkendes. Proces: 1. Forvaltningerne indsamler forslag fra afdelingerne. Vedlagte ansøgningsskema skal anvendes. Ansøgningen skal fremsendes via udfyldt skema (se næste side) 2. Forvaltningerne udarbejder beslutningsoplæg til politisk behandling i oktober i de respektive fagudvalg. 3. Ansøgninger om forsøg eller forslag til regelforenklinger, hvor lokale regler udfordres, skal jævnfør vejledning fra Ministeriet godkendes i kommunalbestyrelsen (Byrådsmødet den 30.oktober 2018). Forslag sendes endvidere til Byrådssekretariatet med henblik på at skabe et samlet overblik. 4. Ansøgninger om forsøg eller forslag til regelforenklinger, hvor statslige regler udfordres, skal jævnfør vejledning fra Ministeriet godkendes i Ministeriet. Fagforvaltningerne fremsender forslag til ministerierne primo november, hvilket betyder, at Byrådsbehandlingen skal være foretaget på mødet den 30. oktober. Forslag sendes endvidere til Byrådssekretariatet med henblik på at skabe et samlet overblik. Den konkrete ansøgning om at udfordre eksisterende regler eller lovgivning udfyldes i skemaet på næste side. Nicolaiplads 6 6000 Kolding Anne Schødts Nielsen 79 79 20 94 ascc@kolding.dk
Udfyldelse af skema: Skemaets punkt 1-5 skal altid udfyldes, mens punkt 6-7 kun udfyldes hvis kommunen vi ønsker at foretage forsøg med dispensation fra gældende regler. Offentlig institution/privat leverandør + leder Adresse Tlf. nr. E-mail Kontaktperson Dato for ansøgning Navn på kommune, region eller statslig institution Kontaktperson i kommunen, regionen eller den statslige institution Dato for politisk godkendelse (hvis kommune eller region) Kolding Kommune Udfyldes af chefgruppen Udfyldes af chefgruppen Del A. Beskrivelse af problem og foreslåede løsning 1. Overordnet beskrivelse af I dette felt foretages en overordnet beskrivelse af det problem eller den problemet uhensigtsmæssighed ved gældende regler som er identificeret. Det kan eksempelvis være et overflødigt dokumentationskrav eller en arbejdsgang er unødigt bureaukratisk og medfører administrativt arbejde på bekostning af tid til kerneydelsen. 2. Beskrivelse af løsningsforslag eller forsøg, hvis der søges om dette. Her beskrives den foreslåede løsning på ovenstående problem. Det kan eksempelvis være et forslag om at fjerne eventuelle uhensigtsmæssige regler eller at ændre på de nuværende arbejdsgange, så de bliver mindre bureaukratiske. Hvis vi selv ønsker at afprøve løsningen på problemet i praksis, beskrives forsøget i dette felt og punkt 6-7 udfyldes. 3. Målgruppe Her præciseres hvilken målgruppe, som er berørt af problemet og vil blive berørt af løsningsforslaget. Det skal i den forbindelse oplyses, hvilke grupper, hvilke typer opgaver, og hvilke dele af den offentlige institution/private leverandør, der er berørt. Hvis vi selv ønsker at foretage forsøg med løsningen, vil det være for denne målgruppe. Side 2
4. Beskrivelse af forslagets konsekvenser 4.1. Hvilke målbare kriterier Her beskrives hvilke succeskriterier, der opstilles for løsningsforslaget. Det skal være opstilles for forslaget succes? muligt at måle på, om succeskriteriet er opfyldt. 4.2. Forventet resultat, Her beskrives, hvilket resultater man forventer af forsøget, herunder eventuelle herunder eventuelle økonomiske og administrative gevinster. Det skal være muligt at måle på resultaterne. økonomiske eller administrative gevinster 5. Hvilke regler og/eller bestemmelser skal der dispenseres fra? 5.1. Hvilke statslige regler? Her angives hvilke love, bestemmelser, bekendtgørelser osv. på statsligt niveau, som der skal dispenseres fra. 5.2. Hvilke lokale regler? Her angives hvilke regler på lokalt niveau, som der skal dispenseres fra. Del B. Udfyldes kun hvis vi selv, internt i kommunen, ønsker at foretag forsøg 6. Dokumentation, opfølgning og evaluering 6.1. Tilrettelæggelse af Her beskrives, hvordan der følges op på, om de i punkt 4. opstillede konkrete mål nås. Det opfølgning er vigtigt at gøre sig klart, hvorledes de konkrete mål kan måles. Evalueringen skal som minimum give svar på spørgsmålene i det udarbejdede evalueringsskema (se næste side). 6.2. Hvordan sikres en fortsat efterlevelse af lovgivningens overordnede formål? 6.3. Hvordan sikres borgernes retssikkerhed fortsat? Her beskrives, hvorledes lovgivningens overordnede formål fortsat efterleves under forsøget. Her anføres, hvilke initiativer man om nødvendigt vil tage for at sikre borgernes retssikkerhed. 7. Hvor mange offentlige institutioner/private leverandører foreslås omfattet af dispensation? Side 3
EVALUERINGSSKEMA UDFORDRINGSRET Nedenstående evalueringsskema benyttes til forsøg igangsat under den udvidede udfordringsret. Værd opmærksom på at dele af evalueringsskemaet skal udfyldes før forsøget igangsættes. Se vejledning til evalueringsskemaet nedenfor. Del a: Udfyldes før forsøget igangsættes Forsøgets titel Sags eller ansøgningsnummer Kommune/region/institution Påbegyndt: dato:måned:år Afsluttet: dato:måned:år Kontaktperson i institutionen Kontaktperson i kommunen/regionen 1. Beskrivelse af forsøget 2 Formålet med forsøget - Hvad går forsøget ud på? - Målgruppen for forsøget? - Hvad sigter forsøget mod at forbedre og forenkle? - Hvad er de forventede resultater? 3 Hvilke konkrete mål /succeskriterier skal forsøget måles på? Målene kan eksempelvis være: - Frigørelse af tid og ressourcer (kortere sagsbehandlingstid mv.) - Kvaliteten i opgaveløsningen - Tilfredsheden hos medarbejderne - Brugertilfredsheden 4. Evalueringsdesign - Hvordan tilrettelægges evalueringen? - Hvilke metoder benyttes i evalueringen? Metoderne kunne fx være: o Interviews med brugere og medarbejdere o Spørgeskemaer o Løbende vurdering af tidsforbrug Side 4
5. Opfyldelse af lovens krav - Hvordan er lovgivningens formål fortsat opfyldt under forsøget? Del b: Udfyldes efter forsøget er afsluttet 6. Justeringer af evalueringsdesign - Er der foretaget justeringer af mål og delmål i løbet af perioden, og hvordan er det gjort? 7. Forsøgets resultater - Er formålet med forsøget opnået? - Er resultaterne som forventet? - Hvilke barrierer har der været for at gennemføre forsøget? - Hvilke fordele har forsøget haft - Hvordan er evt. frigjorte ressourcer anvendt? - Er lovens formål/betingelserne for dispensationen opfyldt? 8. Konklusion på forsøget - Overordnet vurdering af forsøgets resultater 9. Uventede fund - Er der fremkommet uventede resultater? 10. Bemærkninger i øvrigt Vejledning til evalueringsskemaet Punkt 1-5 udfyldes før forsøgets opstart. 1. Beskrivelse af forsøget I dette felt foretager I en overordnet beskrivelse af forsøget med udfordringsret. Forsøget kan eksempelvis dreje sig om at videreudvikle en given serviceydelse. Andre forsøg kan afprøve alternative arbejdsgange, der kan forenkle medarbejdernes administrative arbejde, så der kan blive mere tid til kerneydelserne. I skal oplyse, hvilke grupper, hvilke typer opgaver, og hvilke dele af den offentlige institution/privat leverandør, der omfattes af forsøget. 2. Formål med forsøget I dette felt beskriver I, hvad det er I vil med forsøget, og hvilke problemer det skal forsøge at løse. Her beskriver I også, hvad I forventer at få ud af forsøget. 3. Konkrete mål/succeskriterier for forsøget I dette felt beskriver I forsøgets konkrete mål, og hvilke delmål der er opstillet i forsøget. Det er vigtigt, at både mål og delmål er så realistiske og konkrete, at I rent faktisk kan måle på dem. Hvis forsøget for eksempel drejer Side 5
sig om at øge brugertilfredsheden på et givet område, kan et konkret mål være at øge brugertilfredsheden med 30 %. eller kortere sagsbehandlingstid, øget tilfredshed hos medarbejderne m.v. 4. Evalueringsdesign I dette felt beskrives, hvordan evalueringen af forsøget skal tilrettelægges. I feltet skal man også beskrive, hvordan og med hvilke metoder man vil få de oplysninger, der skal til for at følge op på målene og delmålene. 5. Opfyldelse af lovens krav Hvordan sikrer I, at kommunen/regionen efterlever de overordnede intentioner bag reglen, selvom I har fået dispensation fra de konkrete regler? Hvordan sikrer I, at forsøget lever op til eventuelle betingelser, der er stillet for dispensationen? Punkt 6-10 udfyldes på baggrund af de opnåede forsøgserfaringer. 6. Justering af evalueringsdesign I et forsøgsprojekt kan det ske, at I opnår de stillede mål før end forventet, eller at forsøgets forudsætninger ændres. Det er vigtigt, at I får beskrevet, hvis der er foretaget sådanne justeringer af mål og delmål i løbet af forsøgsperioden, og hvordan man har gjort det. Det er også vigtigt at få beskrevet den indflydelse og betydning, de ændringer har haft for det samlede projekt. 7. Forsøgets resultater I dette felt beskriver I, om I har opnået det med forsøget, I forventede at opnå. Hvis I ikke har opnået det, I forventede af forsøget: Hvilke grunde har der været til det? I beskriver også, hvordan I har eller vil anvende de frigjorte gevinster. F.eks. kan gevinster bestå af frigjorte timer eller af et evt. overskud på driften. I dette felt beskriver I også de barrierer, der har været for at gennemføre forsøget. Disse barrierer kan være på institutionen, men kan også være i forhold til lokale regler, statslige krav o.l. Her beskriver I, hvilke fordele forsøget har haft i forhold til det givne område, det pågældende forsøg har handlet om, og om lovens formål/betingelser for dispensation er opfyldt. 8. Konklusion på forsøget I dette felt samler I op på det samlede forløb i forsøget og konkluderer i forhold til de samlede resultater af forsøget. 9. Uventede fund I dette felt beskrives uventede fund. Det vil sige resultater eller virkninger, I ikke har kunnet forudse, men som har haft en indflydelse på det samlede forløb. 10. Bemærkninger i øvrigt I dette felt kan I beskrive alle de forhold, I mener, der har haft indvirkning på forsøget, og som ikke er indeholdt i skemaet. Feltet er til fri disposition til alle, der vil kommentere på deres oplevelser med forsøget. Side 6