Referat Emne : Bestyrelsesmøde Deltagere : Bestyrelsen Tid : Torsdag den 5. oktober 2017 kl. 1600 Sted : Hotel Harmonien Udsendt : 28. september 2017 DAGSORDEN: 1. Forhandlings- og revisionsprotokol 2. Efterretningssager 3. Nybyggeri 4. Økonomi 5. Øvrige sager til behandling 6. Emner til næste ordinære bestyrelsesmøde 7. Eventuelt Med venlig hilsen Niels Vincent Andersen Afbud: Per Friis. Lisbeth Jacobsen deltog i punkterne 04-011-17, 04-12-17 og 06-005-17
Dagsordenens punkt 1 Forhandlings-/og revisionsprotokol 01-009-17 Protokol fra mødet den 7. september Underskrevet 2017 01-010-17 Protokol fra det ekstraordinære bestyrelsesmøde den 28. september 2017 Underskrevet
Dagsordenens punkt 2 Efterretningssager 02-013-17 Forretningsudvalgsmøderne punkt Afdelingerne 1, 2, 31, 34, 55 og 56 - Bent Afdelingerne 3, 5, 6, 8, 10, 11, 16, 32, 44 og 51 - Mikael Afdelingerne 30, 38, 61, 62, 63, 64 og 66 - Mohammad Afdelingerne 24, 26, 27, 29 35, 37 og 40 Michael Afdelingerne 13, 14, 15, 17, 25, 33, 41, 42 og 45 Poul Afdelingerne 18, 19, 20, 21, 22, 23, 39 og 48 - Per 02-014-17 Administrativ orientering Henvendelse fra afd. 31. Ønske om bredere p-pladser generelt. Nævnt på det ordinære afdelingsmøde. CSK undersøger. Formanden for afd. 5 havde kontaktet Mikael omkring sammenlægning og renovering. Mikael udredede trådene. Afd. 51 bestyrelsen har trukket sig. Indkaldt til ekstraordinært afdelingsmøde den 23. oktober. Mikael og Niels deltager. Håber på dannelse af en ny bestyrelse. Afd. erne 61, 62, 63 og 64 har dannet et samarbejdsudvalg. Afholdt markvandring i Varberg med fokus på udearealerne. Hvad skal laves hvad rækker økonomien til? Afholdt sammenlægningsmøde mellem 26 og 27. Processen kører lidt bøvlet, da afd. 26 er midt i renoveringen. I afd 24 skal der udføres strømpeforing af kloakrør Haft møde formanden i afd. 62 omkring mulige overtrædelse af husordensreglerne. Beboerne i afd 17 spørger til udskiftning af filtrene i ventilationsanlægget. CSK undersøger. Poul varetager som områderepræsentant interesserne helt aktuelt i afd 13 omkring noget reparation i et badeværelse. Han følger selv op. Bent fortalte omkring LBF s besigtigelse af ældreboligerne på Ottanggårdvej. Afdelingen vurderes af en valuar herefter ny dialog med LBF. AD pkt. 02-014-17: Personalesag: Afsked med Poul Jørgensen den 150917. Stillingen er opslået, og den planlægges besat pr. 011117. Indtil da klarede de resterende synsmedarbejdere synene. Stillingen er besat til besættelse 151017 med Jan Rasmussen. Alle afdelingsformænd underrettet. Niels og Christian var den 180917 til det årlige dialogmøde på kommunen mellem økonomiudvalget og de almene organisationer fra hele kommunen. Fokusområderne var den kommende kommunale boligstrategi sammenholdt med planloven. I praksis betyder det, at der primært satses på nybyggeri på havnen og Jomfrustien. Kommunen håber på private investorer og bygherrer til nybyggeri, mens den almene sektor - i de konjunkturer vi er i nu - primært skal satse på renoveringer, ligesom den almene sektor skal kunne honorere kravet til mindre og billige boliger. Dette sidste ønsker
sektoren en nærmere dialog med kommunen om, så vi er skarpe på forudsætningerne om behov, kommende demografi, nye uddannelser til byen m.m. Den almene sektor kan dog indgå i nybyggeri, hvis det sker i samarbejde med en privat bygherre. Afdelingsbestyrelserne i afd. 40 og 61 har sagt OK til et åbent hus arrangement lørdag den 4. november i tidsrummet 1000-1300. Der er sat gang i planlægning, PR m.m. Afdelingsbestyrelsen i afd. 51 v/ Erik Petersen, Remisen 32, har meddelt, at afdelingsbestyrelsen har trukket sig pr dags dato 210917. HAB har tegnet medlemsskab af Kasernens venner 500,- kr, pr. år. Et ønske om evt. at bruge logoet i signaturen på e-mails undersøges. Organisationsbestyrelsens forretningsudvalg var i dagene 22.-23. september på kursus i mødeteknik og udvikling af afdelingsmødet. Kurset blev afviklet på Haraldskær. Omtales i næste medlemsblad. Jf. pkt. 05-036-17 fra seneste møde i organisationsbestyrelsen, så sender organisationsbestyrelsen en mødeindkaldelse ud til formandskollegiet. P.t. undersøges det, hvad det ressourcemæssigt vil koste med en vagtordning for vores beboere uden for alm. åbningstid. En vagt som beboerne kan ringe til ved fejl og mangler også for at få afklaret evt. tvivlstilfælde. Administrationen har undersøgt mulighederne og har besluttet at indføre en vagtordning. Sættes i værk snarest særlig info rundsendes til alle beboere. Omtales også i medlemsblad.
Dagsordenens punkt 3 Nybyggeri/renovering 03-021-17 Nedsættelse af byggeudvalg for nybyggeriet Bent, Per og Mikael udpeget. i Vejen foreløbig afd 70.
Dagsordenens punkt 4 Økonomi 04-011-17 Foreløbig status på årsregnskab Lisbeth kommer på mødet og orienterer Et forsigtigt skøn siger et mindre overskud i afd. 0. 04-012-17 Betaling af håndværkerregninger Se nedenfor 04-013-17 Gammel gæld i boligsociale helhedsplaner Jf. bestyrelsesmødet 15. juni 2017 pkt. 04-009-17. 04-014-17 Gaveregulativ for ansatte Ændring: Administrationen behandler fratrædelser særskilt. Udsendt til bestyrelsen. Vedtaget. 04-015-17 Assistance fra BL Se nedenfor Ad pkt. 04-012-17. Sagsfremstilling: En intern kontrol har vist, at vores tidligere målsætning om at vi skal tilstræbe at bruge håndværkere, der yder minimum 30 dages kredit kun overholdes ved 17% af vores leverandører. Da vi bruger flere små, lokale håndværkere, mener vi ikke det er realistisk at leve op til den målsætning. Som renterne er lige nu, får vi ikke noget ud af at have penge i banken, tværtimod skal vi betale renter, hvis vi har for mange penge stående. Indstilling: Sætningen det tilstræbes at benytte håndværkere, som yder minimum 30 dages kredit slettes fra målsætningen. Godkendt som indstillet. Ad pkt. 04-013-17: Sagsfremstilling: Sagen fremstillet på mødet som ovenfor anført. Haderslev Boligselskab har reageret på vores henvendelse og har indbetalt deres del af den nye gæld 28 % af 555.881.98,- kr. svarende til 158.426,36,- kr. Restgæld gamle og nye er således 1.050.320,41 kr minus 158.426,36,- kr. = 891.894,05,- kr. Indstilling: Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender en underskudsdækning på 891.894,05,- kr fra dispositionsfonden. Godkendt som indstillet. Hermed er den gamle helhedsplan helt lukket. Ad pkt. 04-015-17: Sagsfremstilling. HAB har haft ekspertbistand fra BL til komplicerede økonomiske og juridiske sager. Det har været et længere forløb og vil løbe op i max. 100.000,- kr. Det skal også ses som læring til varetagelse af fremtidige lignende sager. Indstilling: Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender, at honoraret dækkes af Arbejdskapitalen. Godkendt som indstillet.
Dagsordenens punkt 5 Øvrige sager til behandling 05-037-17 Evaluering af inspirationsseminaret den 16. september på VUC. Evt. aktiviteter til opfølgning. Der tages umiddelbart initiativ til at opfylde ønskerne om kurser i økonomi/budgetoversigt og EG-bolig WEB. Der blev også fremsat ønsker om mulighed for mere dialog med organisationsbestyrelsen det efterkommes også. Enighed om et godt og konstruktivt møde. Skal omtales i medlemsbladet. Formanden har talt med Sune. Poul udtaler sig fra organisationsbestyrelsen. Flere har hørt fra flere afdelinger, at det var en god idé. Følges op på strategiseminaret. 05-038-17 Organisationsbestyrelsens ansvar Et lokalt advokatfirma Berg advokater - har tilbudt at indføre HAB s organisationsbestyrelse i reglerne omkring ansvar m.m. Enighed om en god idé. Advokaten kontaktes af adm. ønsket em en lørdag. 05-039-17 Dispositionsfond, arbejdskapital, trækningsret m.m. 05-040-17 Oplæg til boligstrategi for Haderslev kommune Kommende møder Bestyrelsesmøder andet halvår 2017 Strategiseminar Jf. pkt. 06-001-07 fra mødet den 070917. BL afholder lokalt kursus for organisationsbestyrelsen og vil herunder komme ind på strategi for udmøntningen. Enighed om en god idé sammen med de relevante fra administrationen. BL kontaktes om afholdelse af et kursus. Haderslev kommune anmoder om drøftelse i bestyrelsen samt evt. bemærkninger indsendes senest 10. november 2017. Oplægget er udsendt til bestyrelsen. CSK udfærdiger udkast til et svar udfærdiges endeligt på næste ordinære bestyrelsesmøde. 9/11 og 14/12 Kalender med til planlægning af forårets møder. 11/1,1/2. Konstitueringsmøde den 15/2 27.-28. oktober 2017. Indhold skal planlægges i dialog med konsulenterne fra BL. CSK kontakter BL omkring dead-line. 17.-18. november Almene boligdage Evaluering af forårets afdelingsmøder Julekaffe 6. december 2017 Regnskabsmøde Nytårskur 10. januar 2018 kl. 1400-1600 Generalforsamling 8. februar 2018 12. oktober 2017 kl. 1630 på Harmonien.
Dagsordenens punkt 6 Emner til næste ordinære bestyrelsesmøde 06-003-17 Boligbutik på gågaden/i centrum 06-004-17 Afvikling af afdelingsmøde uden afdelingsbestyrelse 06-005-27 Henvendelse fra afd. 22 omkring G-indskud 06-006-17 Generalforsamling 2018
Dagsordenens punkt 7 Eventuelt 07-011-17