Tilsynspolitik Retningslinjer for tilsyn med levering af personlig og praktisk hjælp m.v. til borgere i eget hjem efter reglerne om frit valg af leverandør Gældende fra 1. januar 2016 Acadre 15/18085
I det følgende kan du læse om Kolding Kommunes politik for tilsyn med kommunens tilbud efter servicelovens 83 og 83a, dvs. levering af personlig og praktisk hjælp og madservice til borgere i eget hjem. Borgerne vælger selv, hvem de vil have til at levere hjælpen - kommunen eller en frit valgs leverandør. Tilsynspolitikken omfatter retningslinjer og procedurer for, hvordan der føres tilsyn med kommunens leverandører og med hjælpens udførelse, og hvordan der følges op på tilsynsresultaterne. Tilsynet er ens, uanset om det er en frit valgs leverandør eller kommunen selv, der leverer ydelserne. Desuden indgår det i tilsynspolitikken, hvordan der følges op på, at hjælpen svarer til borgerens aktuelle behov og hvordan den løbende tilbagemelding fra leverandører herom skal foregå. Tilsynspolitikken revideres og godkendes mindst én gang årligt i forbindelse med beslutninger om serviceniveauet for tilbud efter 83 og 83a og om kvalitetsstandarder. Formål med tilsyn: Det fremgår af serviceloven, at kommunen har pligt til at føre tilsyn med, at de kommunale ydelser svarer til de afgørelser, der er truffet. Tilsynsvirksomheden skal være aktiv, opsøgende og systematisk. Formål med at føre tilsyn er: at påse at alle får den hjælp, de er visiteret til, og at hjælpen har den kvalitet, der er besluttet af politikerne i kvalitetsstandarderne at påse at hjælpen tilrettelægges og udføres på en faglig og økonomisk forsvarlig måde at forebygge og gribe ind inden små problemer udvikler sig til alvorligere problemer at sikre at tidspunkt for levering af hjælpen er aftalt med borger inden hjælpen startes op at sikre overholdelse af kontrakterne mellem Kolding Kommune og frit valgs leverandørerne - herunder leveringssikkerhed og personaleforhold samt samarbejde og udvikling at sikre borgerens retssikkerhed 2
at sikre de nødvendige tlf.nr., træffetider og navn på kontaktperson fremgår af Samarbejdsbogen at sikre at leverandøren har skriftlig formuleret politik med henblik på ligestilling af personer med forskellig etnisk baggrund at sikre at der findes dokumentation for håndtering af sygefravær, sikkerhed og sundhed, og at denne overholdes Krav til leverandørerne: Leverandørerne forpligter sig i kontrakten med kommunen til at levere ydelserne i henhold til de afgørelser, der er truffet, og efter det formål, der er med hjælpen. Leverandørerne skal desuden overholde de fastsatte kvalitetsstandarder. Det fremgår af kontrakterne, at leverandørerne skal kontakte kommunens visitation, hvis de oplever, at en borgers hjælpebehov står i misforhold til de bevilgede ydelser i opad- eller nedadgående retning. Leverandørerne af personlige hjælp og pleje, samt praktisk hjælp, skal derudover udarbejde en plan med afsæt i formålet. Inden hjælpen startes op, skal der være talt med borgeren om levering af hjælpen herunder tidspunkt for levering. Opfølgning på ydelserne: Det er kommunens ansvar at sørge for, at borgeren får den hjælp, der er behov for. Det er derfor nødvendigt løbende at følge op på, om borgerens behov for hjælp svarer til den ydelse, der er bevilget. Der er ikke fastsat regler om, hvor ofte der skal følges op på hjælpen, men hjælpen skal løbende justeres efter borgernes aktuelle behov. Ved ændringer i borgerens behov eller det generelle serviceniveau skal der følges op på hjælpen, som evt. bevirker en revurdering af den bevilgede hjælp. Ved tildeling af personlig og praktisk hjælp, skal kommunen på grundlag af en konkret vurdering tage stilling til, hvornår hjælpen - set i relation til formålet med hjælpen - skal vurderes igen. Retningslinjerne er fastsat ud fra den forudsætning, at jo mindre hjælp en borger er tildelt, jo større er sandsynligheden for at hjælpebehovet kan ændres (i opad- eller nedadgående retning), og jo oftere bør opfølgningen ske. Borgere med mindre hjælpebehov 3
revurderes derfor 1 gang om året, hvorimod borgere, der er bevilget meget hjælp revurderes hvert 2. år. Der kan efter en konkret vurdering fastsættes opfølgning med kortere interval. For borgere, der er bevilget meget hjælp, er der bedre mulighed for løbende at følge forholdet mellem borgerens hjælpebehov og de tildelte ydelser. Når behovet for hjælp ændres, sker der ofte det, at borgeren/pårørende/leverandør kontakter visitationen for en revurdering af hjælpen. Retningslinjerne vedrører dermed de tilfælde, hvor visitationen ikke i øvrigt har haft anledning til at følge op på borgerens tildelte ydelser. Tilsyn med levering af hjælpen: Medarbejdere i administrationen Myndighedsafdelingen: Der foretages en løbende kontrol af leveringen. Når visitatorerne bestiller en ydelse hos en leverandør, skal der følges op på, at levering af hjælpen startes op jf. retningslinjerne. Denne opfølgning foretages 2 gange om ugen. Desuden varetager medarbejder i administrationen følgende opgaver: Stikprøvekontrol hver måned i forbindelse med betaling af faktura. Medarbejder i Tilsynsenheden: Planlægger tilsynsbesøget dagen efter den praktiske hjælp er leveret jf. disponator. Planlægger tilsynsbesøget i kvalitetskonsulentens kalender og opretter en henvendelse vedr. tilsynsbesøget i KMD Care. Sender brev til de udvalgte borgere 6-7 hverdage før besøget. Borgeren oplyses i brevet om formålet med besøget og om at deltagelse er frivillig. Visitator: Ved opfølgning af hjælpen foretager visitator en tilfredshedsundersøgelse af den hjælp der er bevilget. Kvalitetskonsulenten: Kolding Kommune har ansat to kvalitetskonsulenter til bl.a. at varetage kvalitetsudvikling og kvalitetssikring i hjemmeplejen. Kvalitetskonsulenterne kontrollerer indholdet i afgørelserne, foretager en kvalitativ vurdering af om formålet med og kvaliteten af hjælpen opnås, og varetager kontrol med om målene fra kvalitetsstandarderne og kontrakterne med frit valgs leverandørerne opnås. 4
Kvalitetskonsulenterne arbejder efter følgende metode: Tilsynene skal medvirke til at forebygge, at mindre problemer udvikler sig til alvorligere problemer og skabe grundlag for læring og fremadrettet kvalitetsudvikling. Tilsynene lægger vægt på en god dialog og et godt samarbejde med borgere, pårørende, personale og ledelse. Behandler og laver oversigt over klager over levering af hjælp Aflægger tilsynsbesøg hos 15 til 20 % af borgerne fra hver enkelt leverandør Borgeren interviewes ud fra skema i forhold til tilfredshed med den leverede hjælp Afgørelsen/bestillingen gennemgås med borgeren for at sikre, at indholdet er læsbart og forståeligt, og stemmer overens med borgerens behov for hjælp Kvalitetskonsulenten går en runde i hjemmet for at kontrollere, at kvaliteten af den bevilgede hjælp er i overensstemmelse med serviceniveauet Efter besøget gennemgås det elektroniske omsorgssystem bl.a. for at undersøge om den bestilte hjælp er i overensstemmelse med afgørelsen og om hjælpen leveres ud fra formål og mål Følge op på om der leveres opstartsmøde inden hjælpen startes op, eller i nær tilknytning hertil Aflægger uanmeldte besøg hos leverandørerne, og beder om opgørelse på sygefravær samt hvordan det håndteres, efterspørge politik med henblik på ligestilling af personer med forskellige etnisk baggrund Sikrer at APV er udfyldt hos enkelte borger (stikprøve) Sikre at de faglige ressourcer er til stede i forhold til opgaveløsningen, se kørelister, uddannelsesbeviser, (stikprøve) Sikre at de fremmødte medarbejdere ved besøget har en ren straffe- og børneattest Efter besøget samles oplysningerne i en rapport for den enkelte besøgte som løbende videregives til den aktuelle leverandør Der laves årligt en samlet rapport, der indeholder oplysning om resultaterne og en samlet konklusion. Rapporten kan evt. også indeholde fokusområder til det følgende år. Rapporten forelægges Seniorudvalget Der afholdes løbende møder mellem Myndighedsafdelingen og leverandørerne, hvor kvalitetskonsulenten deltager ad hoc. 5
Kvalitetskonsulenten sender resultat af kvalitetskontrollen til både private og kommunale leverandører og afholder et møde med den enkelte leverandør, hvor rapporten gennemgås. Hvis kontrollen har givet anledning til bemærkninger, følger kvalitetskonsulenten op på, om leverandøren efterlever disse bemærkninger. Det kan f.eks. være ved en efterfølgende stikprøvekontrol eller en opringning til den pågældende borger. Hvis en leverandør gentagne gange undlader at efterleve henstillingerne fra kvalitetskonsulenten, vil det være at betragte som misligholdelse af kontrakten, og kommunen vil være berettiget til at ophæve kontrakten med leverandøren. Tilsyn madservice: Tilsyn med hygiejnen hos Kolding Kommunes madservice varetages af Fødevareregionen. Kontrolrapporterne herfra kan findes specifikt på Kolding Kommunes hjemmeside. Desuden foretages der dagligt egenkontrol i alle køkkenerne. Ledelsesmæssigt tilsyn: Hjemmeplejens ledelse foretager i det daglige arbejde en umiddelbar daglig kontrol. Dette daglige tilsyn medvirker til at sikre, at borgerne får de ydelser, de er visiteret til og har brug for på den bedste og mest effektive måde. Ledelsestilsynet omfatter også retningslinjer for opfølgning på, hvordan medarbejderne skal håndtere forskellige situationer, f.eks. ledig tid som følge af at borgeren ikke er hjemme eller indberetning af afvigelser i forhold til kørelisternes tidsangivelser. Opfølgning: Ved det ledelsesmæssige tilsyn følger lederen op på uregelmæssigheder direkte over for medarbejderne. Lederen sørger for at tage emnerne op på teammøder og i dagligdagen, så medarbejderne er klar over, hvilke retningslinjer, der skal arbejdes efter. Tilsynsenheden Januar 2016 6