Referat LSU-LAU (de centrale stabe) Mødedato Torsdag 22. juni 2017 Starttidspunkt 09:30 Sluttidspunkt 11:30 Afdeling/enhed Ledelsessekretariatet Dokumentnavn Referat Dokumentnummer 1224353 Arbejdsområde 0300-15332-2015 Referent atlu Sted: Vestre Engvej, Deltagere: Prorektor Steffen Svendsen (formand) IT-, HR- og Kommunikationschef Carsten Vikkelsøe Teknisk chef Christian Jansson Studiechef Ambrosia Fladager Hansen IT Supportmedarbejder Leila Damkjær Pedersen (TR HK) (næstformand) IT Supportmedarbejder Lone Petersen (AR for fællesadm. (-bygningsområdet) i Vejle og Odense) Teknisk servicemedarbejder Jens Peder Wojcik (AR for bygningsområdet i UCL) Studieadministrativ medarbejder Susanne Nedergaard Hansen (TR HK) Teknisk servicemedarbejder Jørgen Markussen (TR 3F) Studieadministrativ medarbejder Sussi Skjoldan, suppleant for Kathrine Bøtker Krogh Afbud: IT Supportmedarbejder Frank Staal Voigt (TR Prosa) Studieadministrativ medarbejder Kathrine Bøtker Krogh (AR Studieadministrationen) barsel Sekretariatsbetjening: Direktionskonsulent Anders Thomsen Lunde (ref.) side 1/9
Indhold 1. Godkendelse af dagsordenen... 3 2. Forslag til revision af forretningsordenen... 3 3. Status på ekstern konsulentanalyse af stabsområderne... 4 4. Status på fusionssonderinger... 5 5. Budgetopfølgning efter årets første fire måneder... 6 6. Evaluering af administrationens indflytning... 7 7. Nyt fra HSU... 7 8. Nyt fra HAU... 8 9. Opfølgning på ansøgning til FUSA ang. kompetenceudvikling... 8 10. Eventuelt... 9 side 2/9
1. Godkendelse af dagsordenen Dagsordenen for mødet skal godkendes, og punkter under eventuelt skal annonceres af de tilstedeværende. Indstilling: Det indstilles, at LSU-LAU godkender dagsordenen. Beslutning: Indstillingen tiltrådt. 2. Forslag til revision af forretningsordenen På mødet i LSU-LAU den 16. marts 2017 blev det besluttet, at der skulle foretages en administrativ opdatering af forretningsordenen. Dette er nu sket, således at betegnelser m.v. svarer til den aktuelle organisatoriske virkelighed. Jf. forretningsordenens bestemmelser forelægges den reviderede udgave til udvalgets godkendelse. Indstilling: Det indstilles, at LSU-LAU godkender den reviderede forretningsorden. Beslutning: Udvalget godkendte en administrativ ajourføring af forretningsordenen. Det til dagsordenen udsendte bilag er en rettet version af en tidligere (forældet) udgave af forretningsordenen, der blev set bort fra under punktets afvikling. Den korrekte ajourførte forretningsorden medsendes som bilag til referatet Bilag: Bilag 1 Udkast til revideret forretningsorden for LSU-LAU for de centrale stabe side 3/9
3. Status på ekstern konsulentanalyse af stabsområderne Formanden giver udvalget en mundtlig orientering om status på den eksterne konsulentanalyse af stabsområderne, som udvalget løbende er blevet orienteret om siden den første orientering blev givet på det ekstraordinære LSU-LAU møde den 27. februar 2017. Indstilling: Til orientering. Beslutning: Den 26. juni 2017gennemgår ledelsen det udkast til rapport med konsulenterne, som rektoratet har modtaget til gennemsyn den 21. juni 2017. Det anbefales i rapporten, at der kan effektiviseres for et beløb svarende til 6-8 mio. kr. over en toårig periode. Der er i sidste fase af undersøgelsen primært set på potentialer i Studieadministrationen, Teknik og Bygninger samt Økonomi og Personale. Oplæggene vedrørende de tre ovenfor nævnte områder vil efter sommeren blive sendt til kommentering blandt de relevante chefer med henblik på at kvalificere rektoratets beslutningsgrundlag yderligere. Dette samlede grundlag kan således indgå dels i en samlet plan for de kommende år, dels specifikt i budgetprocessen for 2018. Efter sommerferien og kommenteringen afgøres det, hvordan der informeres bredere om analysen. Uanset det nærmere udfald af processen, er det ikke realistisk at forvente, at dette kan gennemføres uden personalereduktioner, opgavebortfald og stedvise serviceomlægninger. Det er et væsentligt opmærksomhedspunkt at være skarpe omkring kommunikationen f.eks. i forhold til aftagerne af stabenes ydelser (grunduddannelserne m.fl.), hvor der er bekymring for, om opgaver fra stabene vil blive overført på dem. Der blev spurgt ind til, i hvilket omfang konsulentanalysen har taget højde for effekten af, at nogle medarbejdere muligvis vil blive pressede af en øget opgaveportefølje med faldende trivsel m.v. til følge. Ledelsen påpegede, at medarbejdernes trivsel er en væsentlig forudsætning for organisationens langsigtede, effektive opgaveløsning, og derfor vil dette element også indgå som en del af de overvejelser, der nu skal foretages i forhold til oplægget fra konsulenterne. Det har ligeledes på forhånd indgået i overvejelserne, at der f.eks. på teknik- og bygningsområdet gælder særlige forhold i relation til andelen af medarbejdere i fleksjob. Studiechefen gjorde opmærksom på, at det kunne være relevant at tænke arbejdspladsvurderingsprocessen (APV) i efteråret sammen med den forestående proces i relation til side 4/9
konsulentrapporten. Det kan være en fordel at få oplevelserne frem i lyset i forbindelse med APV en. LSU-LAU ønsker at holde et ekstraordinært møde ultimo august 2017 for at følge processen løbende og tæt. 4. Status på fusionssonderinger Prorektor giver en mundtlig orientering om status på fusionssonderingerne i relation til Erhvervsakademiet Lillebælt med særlig fokus på UCLs centrale stabe. Indstilling: Til orientering. Beslutning: Arbejdet er fortsat i udredningsfasen frem mod bestyrelsernes principbeslutning i oktober 2017. Der er blandt andet gennemført en kortlægning af de to institutioners stabsområder med henblik på at afklare, hvordan de passer sammen opgave- og bemandingsmæssigt. Den 27. juni 2017 er der samarbejdsudvalgsseminar mellem de to institutioner, hvor der vil være fokus på gevinsterne ved en fusion (synergi). Bliver der tale om en fusion hvilket meget tyder på, da ledelserne og flertallet i de to bestyrelser er positivt stemt vil 2018 blive et overgangsår. Der vil ikke være medarbejderkonsekvenser af fusionen i en rum tid, men på sigt vil der ske forandringer for stabene, når de to organisationers stabsfunktioner skal integreres. Konsulentanalysen af stabsområderne har ikke direkte taget forholdene på Erhvervsakademiet Lillebælt (EAL) i betragtning i forbindelse med anbefalingerne (se punkt 3), men har dog haft data for EALs stabe m.v. til rådighed. Udvalget drøftede omfanget af fusionsomkostninger. Der vil dog først blive truffet beslutning om større udgifter, når/hvis fusionen bliver vedtaget. Indtil da er det ikke muligt at give et reelt estimat på omkostningerne. Den forestående ændring af tilskudssystemet i forbindelse med bevillingsreformen vil også få konsekvenser for begge institutioner uanset fusion. Nettoeffekten for UCL er oplyst til at blive et tab på ca. 1 mio. kr., som dog først er fuldt indfaset i 2021. EAL står til at tabe ca. 2 mio. kr. side 5/9
5. Budgetopfølgning efter årets første fire måneder Budgetopfølgningen for årets første fire måneder foreligger og præsenteres for udvalget af Økonomi og Personale. Indstilling: Det indstilles, at LSU-LAU drøfter budgetopfølgningen. Beslutning: Jesper Mogensen, Økonomi og Personale orienterede. Det samlede stabsområde for Ledelse, Administration og Bygninger udviser et resultat, som er 1,0 mio. kr. bedre end budgetteret. Afvigelsen dækker over større variationer inden for de enkelte afdelinger. Teknik og Bygninger samt HR og Kommunikation har negative afvigelser, hvorimod de øvrige afdelinger har overskud eller balancerer. De største positive afvigelser ligger på de interne MOVE-midler, som kun delvist er bragt i spil, Studieadministrationen der har færre personale- og driftsomkostninger, samt i IT, der har haft færre anskaffelser af itudstyr. Dvs. der primært blot er tale om forskydninger mellem perioder. Teknik og Bygningers betragtelige, negative afvigelse på 2,6 mio. kr. vedrører flytteomkostninger og et varmeforbrug på Niels Bohrs Allé, som er væsentlig større end forventet. Dette overforbrug forventes dog at falde i takt med, at de sidste byggerier færdiggøres i Odense. Formanden orienterede i forlængelse heraf om, at der i forbindelse med det samlede UCL-perioderegnskab og estimatet for resten af budgetåret er identificeret en økonomisk udfordring, som fortrinsvist henhører fra det pædagogisk og samfundsfaglige område, der ser ud til at føre til et resultat, som er ca. 6 mio. kr. ringere end budgetteret. Derfor er rektoratet sammen med den øvrige ledelse ved at gennemgå alle budgetter herunder stabsområdet for at identificere mulige kilder til at forbedre dette negative estimat for resten af året. Der blev spurgt til udgifterne til studenterpræst-ordningen på Niels Bohrs Alle. Det blev oplyst, at UCL ikke har udgifter, da præsten er finansieret af Fyns Stift. Bilag: Bilag 2 - Perioderegnskab side 6/9
6. Evaluering af administrationens indflytning Indflytningen af en række administrative funktioner i Nordfløjen på Niels Bohrs Allé 1 i Odense er tilendebragt, og der kan evalueres på flytteprocessen og de første måneders erfaringer med de nye faciliteter. Indstilling: Det indstilles, at LSU-LAU evaluerer processen omkring indflytningen i Nordfløjen på Niels Bohrs Allé. Beslutning: En gruppe bestående af Ambrosia Hansen og Ulla Mulbjerg arbejder med at samle op på udestående ønsker m.v. til udbedringer af eventuelle mangler. Det er derudover den enkelte områdechefs ansvar at tage hånd om lokale ønsker. Hovedønsket har været at lempe på kravet om, at frokosten indtages i kantinen, men dette ønske vil ikke blive imødekommet. Til gengæld arbejdes der på at skabe bedre rammer for at man kan mødes i lounge-områder over en kop kaffe. Derudover er indtrykket, at medarbejderne gennemgående er tilfredse med de fysiske rammer. Stedvis er der dog tilfælde af kulde i lounger og varme i kontorerne. Medarbejdersiden spurgte til, hvorfor det fastholdes, at stabsmedarbejderne skal spise i kantinen, når f.eks. uddannelsesfaglige medarbejdere kan spise frokosten i oaserne. Ledelsen anførte, at det har været et bærende princip i campusløsningerne i hele UCL, at der spises i kantinerne. Ønsker om glasdøre i nordfløjen på Niels Bohrs Alle kan ikke imødekommes inden for den nuværende økonomi, men er noteret på ønskesedlen. 7. Nyt fra HSU Formanden orienterer kort om hovedelementer fra det senest afholdte HSU-møde den 13. juni 2017. Indstilling: Til orientering. Beslutning: Fusionen er omtalt under punkt 4. Økonomien er omtalt under punkt 5. side 7/9
Udviklingskontrakten for 2016 blev drøftet i HSU. Herunder den fremtidige kontraktstyring mellem ministerium og institution. Parkeringsbestemmelserne for Niels Bohrs Alle står over for at blive ændret til kun at gælde, at der skal parkeres inden for stregerne, men uden tidsbegrænsning. Dette vil gælde fra 1. august 2017. 8. Nyt fra HAU Chefen for HR, IT og Kommunikation orienterer kort om seneste nyt fra arbejdsmiljøorganisationen. Indstilling: Til orientering. Beslutning: Overordnet tidsplan og spørgeskema for efterårets APV blev behandlet. Der blev orienteret fra afslutningen på arbejdet med en ny trivselspolitik, som senere vil tilgå de lokale udvalg med en opfordring til at drøfte politikken og bidrage til at give den liv i organisationen. Fraværsstatistikken blev drøftet, og man kan konstatere, at det er steget til et gennemsnit på 10 dage pr. medarbejder pr. år. 9. Opfølgning på ansøgning til FUSA ang. kompetenceudvikling Studiechefen orienterer udvalget om udbyttet af den tidligere godkendte ansøgning til Fonden til Udvikling af Statens Arbejdspladser om støtte til et projekt om kompetenceløft i forbindelse med implementering af persondataforordning i University College Lillebælt. Indstilling: Til orientering. Beslutning: Den nye EU-persondataforordning, som kommer i foråret 2018, kræver at alle arbejdsgange omkring omgangen med persondata gennemgås. side 8/9
Der skal udpeges en såkaldt data protection officer. Dette er på UCL Lars Udengaard fra Studieadministrationen. Desuden er revisionsfirmaet BDO tilknyttet som ekstern assistance på dette område. EAL bliver inddraget, da det er en del af hensigten med projektet at videndele på området. Se endvidere oplæg fra studiechefen. 10. Eventuelt Der var intet til dette punkt side 9/9
Notat Oprettelsesdato 22. juni 2017 Udarbejdet af Det lokale samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg for de centrale stabe Journalnummer 0300-15332-2015 Dokumentnavn Forretningsorden Dokumentnummer 1219815 Forretningsorden for det lokale samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg (LSU-LAU) for de centrale stabe i Professionshøjskolen University College Lillebælt Oprindeligt vedtaget den 13. december 2011 (medlemssammensætning justeret december 2013; administrativt ajourført marts 2014; ajourført i forbindelse med udvalgets ændrede benævnelse juni 2014; administrativt ajourført juni 2017). Det lokale samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg for de centrale stabe er oprettet og fungerer i alle henseender i henhold til cirkulære af 27. august 2013 om aftale om samarbejde og samarbejdsudvalg i statens institutioner. Formålet med forretningsordenen er at skabe de bedst mulige rammer for arbejdet i LSU-LAU for de centrale stabe, og er udtryk for et ønske fra både ledelse og medarbejdere om at opbygge og udvikle et godt samarbejde på alle niveauer i organisationen. Forretningsordenen er desuden et udtryk for, at både ledelse og medarbejdere ønsker at arbejde målrettet på at skabe rammer for et godt arbejdsmiljø for alle ansatte i de centrale stabe i University College Lillebælt. Forretningsordenen skal samtidig sikre, at de formelle rammer er på plads i forhold til arbejdet i det lokale samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg for de centrale stabe. For at styrke arbejdsmiljøarbejdet i UCL er det besluttet at sammenlægge samarbejdsog arbejdsmiljøudvalget for de centrale stabe ( 8 i samarbejdsaftalen 2013). 1. Formålet med LSU-LAU At fastlægge rammer for samarbejdet mellem ledelse og medarbejdere med henblik på at involvere medarbejderne i arbejdet med de centrale stabes mål og strategier. At fastlægge personalepolitiske rammer, som fremmer kompetenceudvikling, og som skaber lyst og motivation til at opfylde de administrative stabes målsætning. At medvirke til at skabe de bedst mulige arbejdsvilkår og et godt arbejdsmiljø. side 1/4
2. Arbejdsområder Det lokale samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg for de centrale stabe beskæftiger sig med emner, der har overordnet og principiel betydning for administrationen og for samarbejdet mellem ledelse og medarbejdere. I alle forhold medtænkes de arbejdsmiljømæssige konsekvenser af anbefalinger og beslutninger, som træffes af det lokale samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg for de centrale stabe. Følgende emner behandles i udvalget: Mål og strategier og resultatlønskontrakter Budget og forbrugsopfølgning Rationaliserings- og omstillingsprojekter Personalepolitik, herunder principper for arbejdets tilrettelæggelse Kompetenceudvikling Job på særlige vilkår Det psykiske arbejdsmiljø, herunder arbejdsrelateret stress Opfølgning på arbejdspladsvurdering (APV) Chikane og vold Opfølgning på sygefravær m.m. Medarbejdernes tilfredshed, trivsel og sundhed 3. Repræsentation Det lokale samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg dækker medarbejdere og ledelse i de centrale stabe i University College Lillebælt. Fra ledelsen deltager fire repræsentanter fordelt som følger: Prorektor (formand) To repræsentanter fra ledelsen En arbejdsmiljøleder for de centrale stabe Fra medarbejderne deltager syv repræsentanter fordelt som følger: Fire repræsentanter fra medarbejderne* side 2/4
Tre arbejdsmiljørepræsentanter fra de centrale stave** *Medarbejderrepræsentanter udpeges af de forhandlingsberettigede personaleorganisationer blandt de anmeldte tillidsrepræsentanter. Hvis der ikke findes fire repræsentanter, der er tillidsrepræsentanter, foretages udpegningen blandt institutionens øvrige medarbejdere (udpegningen sker af og blandt medarbejderne, der er dækket af udvalget), og anmeldes over for institutionens ledelse. ** Arbejdsmiljørepræsentanter udpeges blandt de arbejdsmiljørepræsentanter, der dækker de centrale stabe. Medlemmerne udpeges for to år ad gangen. Udpegningen foretages i ulige år. Der udpeges ikke suppleanter for medlemmerne af det lokale samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg for de centrale stabe. Prorektor er formand for udvalget. Næstformanden vælges af og blandt medarbejderrepræsentanterne i det lokale samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg for de centrale stabe. Der er tilknyttet en sekretær til udvalget. Vedkommende deltager i møderne dog uden stemmeret. 4. Arbejdsform Udvalget holder mindst fire ordinære møder om året. Mødet har en varighed af højst to timer. Der kan indkaldes til ekstraordinære møder, såfremt formand/næstformand eller to ordinære medlemmer i fællesskab ønsker dette. Formanden leder møderne og i dennes forfald næstformanden. Formand og næstformand udarbejder i fællesskab en dagsorden. Dagsorden med bilag udsendes otte dage før et mødes afholdelse. Ekstraordinære møder indkaldes med så langt et varsel, som det efter omstændighederne er muligt. Formanden foretager indkaldelsen. Der tages referat af ethvert møde, og prorektor søger for den fornødne sekretærbistand i den forbindelse. Udkast til referat udsendes til medlemmerne i elektronisk form snarest muligt og normalt senest otte dage efter et møde, og der sættes en frist på otte dage til at gøre indsigelse mod referatet. Formanden vurderer eventuelle indsigelser mere principielle i samarbejde med næstformanden og gør rede herfor i forbindelse med udsendelse af det endelige referat. Såfremt der ikke er indsigelser, anses referatet for godkendt. side 3/4
Mødeformen kan være både fysisk tilstedeværelse og via videokonference. Dagsorden og referat offentliggøres på University College Lillebælts intranet. 5. Ændring af forretningsordenen Forretningsordenen kan ændres, når forslag herom sættes på dagsordenen til et ordinært møde i det lokale samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg for de centrale stabe, og under forudsætning om enighed mellem parterne. side 4/4
FUSA projekt vedr. persondataforordning Juni 2017
Kompetenceløft i forbindelse med implementering af persondataforordning i University College Lillebælt Fonden til udvikling af statens arbejdspladser har bevilliget 285.000 som ansøgt UCL skal som institution være klar til håndtering af persondata i overensstemmelse med EU persondataforordningens ikrafttræden den 25. maj 2018. Formålet med projektet er at kompetenceopbygge alle medarbejdere, der behandler persondata, således at de har det fornødne kendskab til regler og rammer de udviser en adfærd samt anvender rutiner, der sikrer, at personoplysninger behandles i overensstemmelse med reglerne. særligt fokus på IT og systemer, når persondataforordningen skal implementeres, men der vil også være behov for et blik på de rutiner og den adfærd, der i dag er praksis hos medarbejdere. medarbejdere og ledere i de berørte administrative områder øger kompetencerne til at udarbejder dataflowsanalyser, risikovurderinger, arbejdsprocesbeskrivelser samt handleplaner, således at persondata behandles inden for persondataforordningens rammer.
Kaskademetoden til kompetenceudvikling 1/3 af de administrative medarbejdere involveres i workshops, hvor de undervises i metode og værktøjer til at foretage dataflowsanalyser, risikovurderinger og arbejdsprocesbeskrivelser. Kaskademodellen anvendes som ramme for overførsel af viden og kompetencer fra deltagere i workshops til resten af afdelingen. De medarbejdere, der får tilført nye kompetencer, bliver rollemodeller og ressourcepersoner i implementering af persondataforordningen. Udrulningen forankres i afdelingsledelsen, som får støtte af ressourcepersonerne. Disse ressourcepersoner kobles derudover tæt til databeskyttelsesrådgiveren. Målet er på den lange bane at både medarbejdere og ledelse holder fokus på at være lovmedholdelige i forhold til persondatalovgivningen.
Aktiviteter For at teste vidensopbygningen gennemføres en undersøgelse af medarbejdernes vidensniveau juni 2017 og igen august 2018. Her udsendes begge gange et online spørgeskema med 10 spørgsmål til alle administrative medarbejdere. Her er målet at 85 procent af medarbejderne svarer rigtigt på 9 ud af 10 spørgsmål. For at fastholde fokus på de nye rutiner og adfærd skal afdelingschefer have fast punkt på afdelingsmøder om persondataforordningen og sende status til styregruppen juni 2018. Som tegn på øget fokus blandt medarbejderne ønsker vi at se en stigning i antallet af indberettede nærved brud på persondataforordningen. Der er søgt inspiration hos konsulentfirmaet, (BDO) der har gennemført et kompetenceløft hos uddannelsesinstitutionen K-nord, der ligeledes har arbejdet med persondataforordningen. Kontakt til K-Nord for at opnå viden om, hvordan de har fastholdt fokus efter projektets afslutning.
Tidsplan og projektledelse Fase 1: Projektopstart (Juni juli) Fase 2: Workshops vedr. Gap-analyse, dataflow, risikovurdering og nye arbejdsgange (augustoktober) Fase 3: Færdiggørelse af arbejdsgange sparring/kvalitetssikring (oktober-november) Fase 4: Udarbejdelse af handlingsplan for videre implementering (november april) Fase 5: Videndeling og fastholdelse af ny praksis (april dec 2018) Styregruppe for projektet Carsten Vikkelsøe, Ambrosia Hansen og tillidsmand for HK Leila. Fremdriften og koordineringen af projektet sikres af Data Protection Officer Lars Udengaard. Erhvervsakademiet Lillebælt vil blive invitere med ressourcedirektør og TR til opstart af projektet.