Aarhus Universitet KOT optagelse PID Version 1.1
Version Dato Version Udarbejdet af Godkendt af Beskrivelse 24-08-2009 0.1 LSM Første udkast 07-10-2009 0.2 LSM Andet udkast 29-10-2009 0.3 JLP Tredje udkast 30-10-2009 1.0 LSM 16-11-2009 1.1 LSM SS Første godkendte version Side 2 af 12
Indholdsfortegnelse 1 Formål, Rammer og Omfang... 4 1.1 Projekt baggrund... 4 1.2 Projekt formål... 4 1.3 Projektets rammer og afhængighed til andre projekter... 5 1.4 Projektets omfang... 5 2 Fremgangsmåde... 6 2.1 Planlægning af projektet... 6 2.2 Analyse og afklaring... 7 2.3 Kvalitetssikring... 7 3 Leverancer... 8 4 Projektdeltagere og interessenter... 8 4.1 Projektdeltagere... 8 4.2 Interessenter... 9 5 Tidsplan... 10 Side 3 af 12
1 Formål, Rammer og Omfang Dette afsnit indeholder en kort forretningsorienteret beskrivelse af projektbaggrund og formål. 1.1 Projekt baggrund Projektet er et resultat af AUs beslutning om at anskaffe og implementere STADS som fælles kernesystem for systemunderstøttelse af de studieadministrative opgaver. Som resultat af PADS-projektet har AUs ledelse besluttet at KOT-optagelsen skal administreres samlet og centralt på AU. Faglige vurderinger knyttet til KOT-optagelsen forankres decentralt. PADS-projektet havde og har til formål at sikre en helhedsorienteret og effektiv understøttelse af uddannelsesområdet, og et højt serviceniveau for de studerende, underviserne, de administrative medarbejdere og ledelsen internt, samt samarbejdspartnere, aftagere og myndigheder. KOT-optagelsen er ingen undtagelse i denne sammenhæng, og skal kunne varetages godt og driftsikkert med brug af STADS-programmel. Studiechefen har endeligt besluttet at AU første gang skal anvende STADS ved KOToptagelsen i 2012 (KOT 2012), da AU er bedst tjent med at tilrettelægge arbejdet med denne tidshorisont. Overordnet skal projektet arbejde med forberedelse til KOT 2012 og de næstfølgende år. AUs optagelsesaktiviteter tilrettelægges og systemunderstøttes, så optagelsen kan ske godt og stabilt i ordentlige rammer på et normaliseret STADS fundament fra 2012. Det udvidede tidsspan åbner mulighed for at forbedre grundlaget og imødegå de uhensigtsmæssigheder, som vi evt. vælger ikke at tage hånd om i forbindelse med ibrugtagningen af KOT 2012. 1.2 Projekt formål Projektets primære formål er at sikre god og driftsikker optagelse for ansøgere og medarbejdere der indgår i KOT optagelsen ved Aarhus Universitet på både kortere og længere sigt. Projektet medvirker også til at definere arbejdsgange i administrationen af optagelse og indskrivning, og afdække, hvordan arbejdsgangene bedst systemunderstøttes, når AU overgår til STADS som kernesystem for de studieadministrative processer. Projektet tager udgangspunkt i PADS-projektets forslag til den fremtidige arbejdsdeling på KOT-optagelsesområdet, og skal dermed sikre opgavetilrettelæggelse og systemunderstøttelse hvor KOT-optagelsen generelt administreres samlet og centralt på AU, mens faglige vurderinger knyttet til KOT-optagelsen forankres decentralt. Side 4 af 12
1.3 Projektets rammer og afhængighed til andre projekter Projektet har afhængigheder til flere øvrige projekter i AU STADS-programmet. Test og produktionsmiljøer skal etableres rettidigt og i en forfatning som møder de krav vi finder nødvendige at stille dertil. Der skal iværksættes initiativer så optagelsesmedarbejdere kan få en tilstrækkelig kompetencemæssig påklædning til at kunne gennemføre en god og stabil KOT-optagelse på både kort og længere sigt. Der er således afhængigheder til projekterne: Systemstrategi for studieadministrative systemer, Datastruktur & konvertering, Test-, produktions- og undervisningsmiljøer, Proces kompetenceudvikling, AU STADS implementering og forankring og Hovedområder implementering og forankring. 1.4 Projektets omfang Projektet skal: Definere arbejdsgange i KOT-optagelsen. Afdække systemunderstøttelsesbehov i den centrale og decentrale opgavevaretagelse. Vælge løsningsmodel. Udarbejde Kravspecifikation til KOT-optagelsesfunktionerne i STADS optagelsesdelsystem, og andre støttesystemer, herunder AUs egne og selvbetjeningssystemer. Kvalitetssikre valgte løsninger. Implementere valgte løsninger. Side 5 af 12
2 Fremgangsmåde Dette afsnit indeholder en beskrivelse af projektets fremgangsmåde. Kravmetoden er ikke endeligt fastlagt, da der er aktiviteter i andre projekter, som sigter på at ensarte netop metoder kravspeciferingsprocesser- og dokumentation samt værktøjsunderstøttelse heraf. KOT-projektgruppen er dog i fuld gang med at analysere arbejdsgange med henblik på at præstere GAP-analyser og vælge løsningsmodel snarest. Overordnet set kan projektet inddeles i tre faser, som finder sted sideløbende: 1. planlægningsfase, 2. analyse- og afklaringsfase 3. kvalitetssikringsfase. Planlægningsfasen sikrer blandt andet at: aktiviteter, deltager og interessenter identificeres, besluttes, og involveres, og der sættes tidsfrister på leverancer, og fastsættes tidsrammer for aktiviteter. I afklaringsfasen beskrives krav til fremtidens studieadministrative system og der laves en GAP-analyse. Kvalitetssikringsfasen handler om at få testet de definerede krav i test- og produktionsmiljøer samt sikre vidensniveauet. 2.1 Planlægning af projektet Projektet arbejder med en rullende tidsplan for leverancer og milepæle (se selvstændigt afsnit nedenfor). Projektet er meget afhængigt af, hvornår eventuelle krav til STADS (UNI-IT s STADSsamarbejde) skal være formuleret og godkendt, for at være udviklet inden AU s overgang til STADS. Derfor vil eventuel beslutning om ibrugtagning før 2012 føre til nyrevidering af projektets planlægning. Eventuelle reviderede tidsfrister fra STADS-samarbejdet kan betyde, at kravspecificeringsfasen skal intensiveres og primært fokuseres på AUs minimumskrav i en periode med kortere eller længere varighed. Side 6 af 12
2.2 Analyse og afklaring I denne fase beskrives opgaver og workflows i fremtidens KOT-optagelse Projektet dokumenterer hvilke opgaver og workflows der i dag understøttes i DELFI og hvordan samme kan understøttes i STADS, selvom arbejdsgange (forretningsprocesser) og STADSprocesunderstøttelsen i vid udstrækning er tilrettelagt anderledes. Så dokumenteres, hvad der forventeligt ikke understøttes, men som er nødvendigt i den fremtidige KOT-optagelse. I fasen skal der altså udformes dokumentation af de opgaver og forretningsprocesser der skal understøttes i fremtidens STADS, med udgangspunkt i den nuværende situation. Forskellene mellem fremtidens STADS og DELFI analyseres (GAP) ud fra, hvilke opgaver og workflows der kan og skal systemunderstøttes. Analysen skal danne input til at vælge løsningsmodel. Løsningsmodellen vil prioritere krav/løsningselementer i to omgang (se nærmere i AU Kravmetode. Metodedokument.. I første runde efter, hvorvidt krav/løsningselementer er: Essentielle, eller Ønskværdige I anden runde efter hvorvidt krav/løsningselementer er: Kritiske (must haves) Nødvendige (should haves) Anbefalet (could haves) Nice to have Endvidere indeholder løsningsmodellen konsekvensanalyser af scenarier hvor kritiske og nødvendige krav / funktionelle løsninger ikke prioriteres udviklet. Når løsningen er fastlagt, struktureres og færdiggøres kravene og leveres til relevante modtagere / leverandører. 2.3 Kvalitetssikring Denne fase handler om at få besluttet / tydeliggjort kvalitetssikringskriterier, kvalitetssikret de krav, som arbejdsgruppen har stillet til løsninger. Løsningerne skal være robuste og driftssikre indenfor de kvalitetssikringsrammer vi arbejder med, hvorfor alle leverancer testes, fejl rapporteres og der retestes og rapporteres indtil et tilfredsstillende resultat er opnået. Side 7 af 12
Kvalitetssikringsmetode og -kriterier er ikke endeligt fastlagte. Gruppen skal desuden udarbejde et undervisningsmateriale i samarbejde med kompetenceudviklingsgruppen. I denne fase forventes nedenstående opgaver løst: Udarbejdelse af testcases / testplaner Test af krav (i test- og produktionsmiljø) o opgaver o workflows Fejlrapportering og -udbedring i iterativt samspil med leverandører Testrapportering Udarbejdelse af undervisningsmaterialer i samarbejde eller samspil med kompetenceudviklingsgruppen 3 Leverancer Projektets leverancer kan ses under afsnit 5 Tidsplan. 4 Projektdeltagere og interessenter I dette afsnit identificeres alle roller og ressourcer på projektet. 4.1 Projektdeltagere Følgende personer indgår i projektet som projektdeltagere: Jette Loll Pedersen, Studieforvaltningen, Indskrivning og optagelse Jette Winther, Studieforvaltningen, Indskrivning og optagelse Lisbeth Christensen, Studieforvaltningen, Indskrivning og optagelse Karen Demuth, Studieforvaltningen, Indskrivning og optagelse Lasse Mønster, projektleder, Studieforvaltningen, Kvalitet & Udvikling Øvrige ressourcepersoner: Jens Winther, AUs IT-udvikling Side 8 af 12
Hans Jørgen Hansen og Jeppe Seirup, STUFs Systemenhed Inger Hansen, UNI-IT/STADS-samarbejdet Konsulenter fra hovedleverandøren Logica 4.2 Interessenter Følgende personer er identificeret som interessenter i projektet: Aarhus Universitets ledelse AUs administrative forandringsproces Studieudvalget Hovedområders ledelse Hovedområders studieledelse Hovedområders studienævn SU-medarbejdere Indskrivningsmedarbejdere Udviklere både internt som eksternt Tilmeldingssekretariatet MVTU UBST, UVM med ministre Vejledere ved Studievalgcentrene Styrelsen for Statens Uddannelsesstøtte Studerende (nuværende og potentielle) Optagelses- og studievejledere i fællesadministrationen Optagelses- og studievejledere på hovedområder AUs pressetjeneste og informationskontor samt ekstern presse Rekrutteringsgruppen og øvrige rekrutteringstiltag Danske Universiteter og UNI-IT Side 9 af 12
5 Tidsplan Projektet planlægger nedenstående leverancer (sort skrift) og milepæle (grøn skrift) på anførte datoer. Er datoen ikke planlagt er der ikke anført nogen dato. Leverance/milepæle Begyndes Afsluttes Status Ansvarligt projekt Redefinering af projekt, leverancer og datoer efter KOT 2010 er udgået Datoer for AUs krav til leverance til test og drfit af AUs minimumskrav Afklaring af om AU vil ibrugtage STADS til KOT 2011 eller KOT 2012 Afklaring af om AUs krav til kvote 2 behandling skal udvikles via STADS-samarbejdet eller AU-IT on 23-09-09 fr 09-10-09 OK KOT-optagelse - LSM on 01-07-09 on 30-09-09 OK KOT-optagelse - LSM on 23-09-09 fr 30-10-09 OK KOT-optagelse - LSM to 01-10-09 fr 06-11-09 OK KOT-optagelse - LSM leveret on 01-07-09 ti 27-10-09 OK KOT-optagelse - LSM Godkendelse af PID fr 30-10-09 fr 10-11-09 OK Overordnet Projektleder - SS Beskrivelse af opgaver og workflows i fremtidens KOT - Klargøring Beskrivelse af opgaver og workflows i fremtidens KOT - Ansøgning Beskrivelse af opgaver og workflows i fremtidens KOT - Tilbud og Bekræftelse Beskrivelse af opgaver og workflows i fremtidens KOT - Indskrivning Beskrivelse af opgaver og workflows i fremtidens KOT - Statistikker & Lister Beskrivelse af opgaver og workflows i fremtidens KOT - Indberetninger til og tilbagemedling fra TMS (KOT) on 01-07-09 ma 30-11-09 GRØN KOT-optagelse - LSM on 01-07-09 ma 30-11-09 GRØN KOT-optagelse - LSM on 01-07-09 ma 30-11-09 GRØN KOT-optagelse - LSM on 01-07-09 ma 30-11-09 GRØN KOT-optagelse - LSM on 01-07-09 ma 30-11-09 GRØN KOT-optagelse - LSM on 01-07-09 ma 30-11-09 GRØN KOT-optagelse - LSM STADS Gap-analyse (KOT) on 01-07-09 ma 30-11-09 GRØN KOT-optagelse - LSM Valgt løsningsmodel leveret som bidrag til systemstrategi projektet Indlejring af valgt løsningsmodel i systemstrategi for studieadministrative systemer ma 30-11-09 ma 30-11-09 GRØN KOT-optagelse - LSM ma 30-11-09 ma 07-12-09 GRØN Strategi for studieadm. Systemer samt Integration - HJH Krav til KOT i fremtiden leveret til modtagere on 01-07-09 fr 19-02-10 GRØN KOT-optagelse - LSM AU Kravspecifikation til fremtiden - Klargøring Side 10 af 12
STADS Kravspecifikation til fremtiden - Klargøring AU Kravspecifikation til fremtiden - Ansøgning - kvote 2 STADS Kravspecifikation til fremtiden - Ansøgning - kvote 2 AU Kravspecifikation til fremtiden - Ansøgning - kvote 1 STADS Kravspecifikation til fremtiden - Ansøgning - kvote 1 AU Kravspecifikation til fremtiden - Ansøgning - kvote 3 STADS Kravspecifikation til fremtiden - Ansøgning - kvote 3 AU Kravspecifikation til fremtiden - Ansøgning - udenlandsk adgangsgrundlag STADS Kravspecifikation til fremtiden - Ansøgning - udenlandsk adgangsgrundlag AU Kravspecifikation til fremtiden - Ansøgning - 2. runde optag STADS Kravspecifikation til fremtiden - Ansøgning - 2. runde optag AU Kravspecifikation til fremtiden - Tilbud og Bekræftelser STADS Kravspecifikation til fremtiden - Tilbud og Bekræftelser AU Kravspecifikation til fremtiden - Indskrivning - ordinær STADS Kravspecifikation til fremtiden - Indskrivning - ordinær AU Kravspecifikation til fremtiden - Indskrivning - betinget optag STADS Kravspecifikation til fremtiden - Indskrivning - betinget optag AU Kravspecifikation til fremtiden - Statistikker & Lister STADS Kravspecifikation til fremtiden - Statistikker & Lister AU Kravspecifikation til fremtiden - Indberetninger til og tilbagemedling fra TMS (KOT) STADS Kravspecifikation til fremtiden - Indberetninger til og tilbagemedling fra TMS (KOT) Løsningsdesigns modtaget IP Side 11 af 12
Design reviews IP KOT-optagelse - LSM Testplan & Testcases IP KOT-optagelse - LSM Løsning klar til test på Testmiljø IP Test-, prod.- og undervisnings-miljøer - JKJ Status for Løsningstest på Testmiljø IP KOT-optagelse - LSM Slutbrugerundervisnings strategi og koncept modtaget fr 01-01-10 ma 01-02-10 GRØN Proces Kompetenceudvikling - EBN Slutbrugerundervisnings materiale udarbejdet ma 01-02-10 ti 01-03-11 GRØN KOT-optagelse - LSM Slutbrugerundervisnings materialeform godkendt ti 01-02-11 ti 01-03-11 GRØN Proces Kompetenceudvikling - EBN Undervisningsmateriale overleveret til Kompetenceudviklingsprojektet ti 01-03-11 fr 01-04-11 GRØN KOT-optagelse - LSM Løsning klar til test på Produktionsmiljø IP Test-, prod.- og undervisnings-miljøer - JKJ Status for Produktionstest på Produktionsmiljø IP KOT-optagelse - LSM KOT-optagelses administration på STADS i PROD on 01-07-09 fr 30-12-11 GRØN KOT-optagelse - LSM Side 12 af 12