FLIS - FAQ Indholdsfortegnelse Status og tidsplan for FLIS... 2 Hvor mange kommuner er tilsluttet FLIS?... 2 Hvornår tager min kommune FLIS i brug?... 2 Hvornår kommer fagområderne med i FLIS?... 2 Idriftsættelse af FLIS i den enkelte kommune... 3 Implementering af FLIS i kommunerne... 3 Uddannelse... 3 Om FLIS indhold... 4 Hvilke områder er med i FLIS?... 4 Hvilke elementer består FLIS-systemet af?... 4 FLIS databasen... 5 FLIS præsentationslaget... 5 Hvor kommer data fra til FLIS?... 5 Hvad er datakvaliteten i FLIS?... 5 Hvilke nøgletal er med i FLIS?... 6 Hvad er mulighederne for sammenligning i FLIS?... 6 Hvilken historik er der på data i FLIS?... 6 Hvad er nytteværdierne af FLIS?... 7 1. Adgang til egne data på en bedre og billigere måde... 7 2. Aktuelt benchmarkingsystem... 7 3. Gennemsigtighed fra nøgletal til egne registreringer... 7 4. Bedre analysemuligheder i kommunen... 8 Adgang og sikkerhed i FLIS... 9 Hvem har adgang til FLIS?... 9 Er data sikre i FLIS?... 9 Tilmelding, pris og leverandør... 10 Kan man stadig nå at tilmelde sig FLIS?... 10 Hvad koster FLIS?... 10 Hvad er løbetiden for FLIS kontrakten?... 10 Hvem er leverandør på FLIS?... 10 1
Status og tidsplan for FLIS Hvor mange kommuner er tilsluttet FLIS? Pr. 1. december 2012 er 77 kommuner tilsluttet FLIS. Kommunerne repræsenterer 64 % af befolkningsgrundlaget i Danmark. Klik her for at se, hvilke kommuner der er med i FLIS, og hvem der er deres kontaktperson. Foruden dette har alle landets kommuner givet tilladelse til, at KOMBIT henter data til FLIS for deres kommune. Det betyder, at der i FLIS vil være data for alle landets kommuner. Hvornår tager min kommune FLIS i brug? Første delleverance af FLIS er i luften. Delleverance 1 af første version af FLIS består af de tværgående områder: økonomi, personale og borger. Syv kommuner har i løbet af december 2012 været på uddannelse i FLIS systemet og kan derefter tage systemet i brug i deres kommune. De resterende 70 FLIS kommuner vil i løbet af begyndelsen af 2013 tage FLIS i brug. KOMBIT laver aftaler med alle FLIS implementeringsansvarlige for, hvornår de enkelte kommuner kommer på uddannelse. Når medarbejdere fra en kommune har været på uddannelse, kan kommunen tage FLIS i brug. Hvornår kommer fagområderne med i FLIS? Delleverance 2 af første version af FLIS består af fire fagområder: skole-, udsatte børn og unge-, voksenhandicap- og ældreområdet. Fagområderne vil i løbet af foråret og sommeren 2013 blive en del af FLIS systemet. Skoleområdet og ældreområdet forventes at være de første områder, der er klar til drift. Derudover vil det med delleverance to blive muligt at lave dataudtræk fra FLIS og distribuere rapporter fra systemet. Det er planen, at FLIS skal udvides med to ekstra fagområder i 2014 og yderligere to områder i 2016. I starten af 2013 skal det besluttes, hvilke to nye områder der skal være med i FLIS fra 2014. Der er udsendt materiale til FLIS kommunerne, som opfordres til at give kommentarer til valget af de kommende områder senest d. 24. januar 2013. Den samlede tidsplan for FLIS projektet kan findes her. 2
Idriftsættelse af FLIS i den enkelte kommune Implementering af FLIS i kommunerne KOMBIT planlægger uddannelse af FLIS med de enkelte kommuner. Når kommunerne har været på uddannelse, kan de tage FLIS i brug. Det anbefales desuden, at kommunerne overvejer, hvordan FLIS skal implementeres i deres kommune. Som hjælp og inspiration til implementeringen har KL og KOMBIT udviklet et implementeringskit. I implementeringskittet kan kommunerne finde en række præsentationer, dokumenter og værktøjer, som kan bidrage til implementeringsindsatsen. Eksempelvis er der et inspirationsmateriale til en strategisk direktionsdrøftelse vedrørende anvendelse af ledelsesinformation, herunder FLIS. Implementeringskittet opdateres løbende med nye relevante dokumenter og gode eksempler fra FLIS kommuner. Allerede nu findes der oversigter over nøgletal, gode eksempler på anvendelsen af FLIS, oplæg til direktionsdrøftelse, inspiration til business cases, information om uddannelse og meget mere. Se implementeringskittet på: www.kombit.dk/flisimplementeringskit. Derudover er KL og KOMBIT i gang med at afholde implementeringsmøder rundt om i landet. Her samles 5-7 kommuner for at drøfte deres implementering af FLIS. Uddannelse KOMBIT og Netcompany udbyder 3 forskellige moduler af uddannelse til tilsluttede kommuner med præsentationslag. Uddannelsen tilbydes fordelt på uddannelsessteder i hele landet, så den enkelte kommune har mulighed for at komme på uddannelse i geografisk nærhed af sin egen beliggenhed. Det er Netcompany, der er ansvarlig for gennemførelsen af kurserne, men KOMBIT der står for planlægningen af uddannelsestidspunkt med den enkelte kommune. Prisen for uddannelse er indeholdt i prisen for FLIS. Kommunen afholder dog selv befordringsomkostninger og eventuelle omkostninger forbundet med overnatning, hvis kommunen ønsker overnatning mellem kursusmodulerne. Læs mere om uddannelse i FLIS på www.kombit.dk/flisuddannelse. Derudover vil der blive udviklet e-learningsmoduler. Disse kan bruges som opfriskning på enkelte elementer af uddannelsen, eller eksempelvis til nye medarbejdere. 3
Om FLIS indhold Hvilke områder er med i FLIS? Delleverance 1 af første version af FLIS består af de tværgående områder; økonomi, personale og borger. De første kommuner har taget systemet i brug i december 2012. Delleverance 2 af første version af FLIS består af fire fagområder: skole-, udsatte børn og unge-, voksenhandicap- og ældreområdet. Fagområderne går i luften i kommunerne i løbet af foråret og sommeren 2013. FLIS skal efter planen udvides med to ekstra fagområder i 2014 og yderligere to områder i 2016. I starten af 2013 skal det besluttes, hvilke to nye områder der skal være med i FLIS fra 2014. FLIS kommunerne har fået udsendt et oplæg til kommentarer vedrørende de kommende områder. Hvilke elementer består FLIS-systemet af? Overordnet består FLIS af to dele. Det er henholdsvis FLIS Databasen og FLIS præsentationslag. FLIS præsentationslag er et tilvalg til FLIS databasen. Næsten alle FLIS kommuner har valgt at købe FLIS præsentationslaget. 4
FLIS databasen FLIS databasen består af den centrale drift af systemet og de data, der hentes ind i FLIS. De kommuner der ikke har valgt FLIS præsentationslaget vil have mulighed for at trække data ud af FLIS databasen til analyse i egne LIS-systemer. Data kan fra delleverance 2 i januar 2013 trækkes ud i mange forskellige formater og både som rådata og beregnede nøgletal. FLIS præsentationslaget FLIS præsentationslaget består af standardrapporter, analyserapporter og dashboard som præsenterer nøgletal og udregninger i FLIS. Standardrapporterne er udviklet i samarbejde mellem KL og KOMBIT. Derudover består præsentationslaget af et standard rapporteringsværktøj til at udvikle egne rapporter samt et distribueringssystem til distribuering af rapporter. Distribueringsmodulet bliver tilgængeligt fra januar 2013, og det er lavet, så det kan tilpasses, så de enkelte modtagere kun får de rapporter, der vedrører deres område. FLIS præsentationslaget er udviklet som en standard SharePoint løsning. Foruden dette er der i relation til FLIS oprettet en dialogportal. Den kan tilgås via www.dialog.kl.dk. På sitet kan FLIS brugere udveksle erfaringer om FLIS og eksempelvis dele rapporter. Hvor kommer data fra til FLIS? KOMBIT har indgået dataaftaler med følgende leverandører: - KMD - EG - Silkeborg data - Fujitsu - Tabulex - Danmarks Statistik - CPR - Logica I de fleste tilfælde hentes data direkte fra kommunens eget fag- eller økonomisystem. Nogle nøgletal hentes dog fra Danmarks Statistik, som kommunerne indberetter data til. Det vil i FLIS præcist fremgå, hvor data kommer fra, så kommunen helt fra et overordnet nøgletal kan finde frem til de tal, som nøgletallet er sammensat af. Hvad er datakvaliteten i FLIS? Der rettes ikke i kommunernes registreringer, når data hentes ind i FLIS. Det betyder, at den enkelte kommune altid vil kunne se, hvor de udregnede nøgletal kommer fra, da der ikke er ændret i de registreringer, kommunen har i egne systemer. I FLIS vil kommunen kunne følge hele vejen fra nøgletallet til registreringen i økonomi- eller fagsystem. 5
Det betyder imidlertid også, at fejlregistreringer vil slå igennem i nøgletallene i FLIS. For at give kommunerne information om eventuelle fejlbehæftede nøgletal, vil der i FLIS med tiden blive en identifikation af såkaldte alvorlige outliers 1. Derudover har kommunen mulighed for at knytte kommentarer til de enkelte nøgletal, så de eksempelvis kan informere om eventuelle problemer ved nøgletallet for egen kommune. Hvilke nøgletal er med i FLIS? I samarbejder mellem KL og kommunale brugergrupper er der udviklet nøgletal på hvert af områderne i FLIS. Nøgletallene er udviklet med henblik på deres relevans i forhold til ledelsesinformation og benchmarking. Klik på www.kombit.dk/flisnøgeltal for at se en fuld beskrivelse af alle nøgletallene, der på nuværende tidspunkt er defineret i FLIS. Nøgletallene vil løbende blive opdateret, suppleret og tilrettet, når der kommer konkrete erfaringer med brugen af FLIS. Hvad er mulighederne for sammenligning i FLIS? Det bliver muligt for FLIS kommunerne at sammenligne sig med alle landets kommuner i FLIS. Sammenligningerne kan foregå på det overordnede nøgletalsniveau samt på sammenligninger af tæller og nævner af nøgletallene. Den enkelte kommune kan selv bestemme, hvilke kommuner de ønsker at sammenligne sig med. Derudover er der gennem statistiske analyser udviklet sammenligningskommuner på de enkelte områder. En kommunes sammenligningskommuner på et specifikt område er de fem kommuner, som den specifikke kommune minder mest om på relevante strukturelle rammebetingelser på det konkrete område. Metoden i udviklingen af sammenligningskommuner følger metoden anvendt i de tidligere KL Ressourcelupper, hvor strukturelle rammebetingelser danner grundlag for udvælgelse af sammenligningskommuner. Under tæller/nævner niveau for nøgletallene kan kommunerne ikke sammenligne sig med hinanden. Den enkelte kommune vil dog i mange tilfælde på niveauerne under kunne lave interessante sammenligninger på tværs af kommunens egne institutioner. Hvilken historik er der på data i FLIS? Når FLIS går i luften i efteråret 2012, vil der som udgangspunkt blive udregnet nøgletal for 2011 og 2012. Der vil dog i mange kommuner være historik i data længere tilbage. Historikken afhænger af, hvilket produktions- eller økonomisystem den enkelte kommune har, og hvorvidt kommunen har skiftet leverandør indenfor de sidste år. Fremadrettet sikres fuld historik af data i FLIS. FLIS opbevarer data 5 år tilbage. Det betyder også, at det ikke vil få betydning for historikken i data i FLIS, hvis en kommune skifter it-leverandør på sit produktionseller økonomisystem. 1 Det bliver statistisk defineret, at nøgletal der falder mere end 3 standardafvigelser fra landsgennemsnittet markeres med en markør, så det gøres klart, at sammenligninger her skal foretages med forbehold. 6
Hvad er nytteværdierne af FLIS? FLIS giver kommunerne både kollektive gevinster og individuelle gevinster. I forbindelse med implementeringsindsatsen for FLIS er der lavet to videoer, som kort præsenterer henholdsvis visionen for FLIS og et konkret eksempel på anvendelsen af FLIS. Se visionsvideoen klik her. Se videoen med et konkret eksempel for anvendelse af FLIS ift. inklusion på skoleområdet klik her. Den helt store kollektive gevinst er etableringen af en fælleskommunal infrastruktur for data og nøgletal. Kommunerne sætter sig i spidsen for at udvikle redskaber, der kan skabe gennemsigtighed i den offentlige sektor. De individuelle gevinster for kommunerne er blandt andet: 1. Adgang til egne data på en bedre og billigere måde Med FLIS får kommunerne et nemt og enkelt overblik over egne data - samt helt nye muligheder for på et mere omfattende og kvalificeret grundlag end tidligere til benchmarking internt i kommunen og mellem kommuner. FLIS-projektet indgår aftaler med it-leverandørerne samlet på kommunernes vegne. Kommunerne kan derfor spare interne ressourcer og opnå en økonomisk fordelagtig adgang til deres data via gennemsigtige aftaler med dataleverandørerne med faste betingelser og til faste priser. Flere kommuner har tidligere oplevet, at de mistede historik i data, når de skiftede leverandør. I FLIS gemmes data fremadrettet. Det betyder også, at det ikke vil få betydning for historikken i data i FLIS, hvis en kommune skifter it-leverandør på sit produktions- eller økonomisystem. Med delleverance 2 af FLIS vil kommunerne desuden kunne trække data ud af FLIS til analyse i andre systemer. 2. Aktuelt benchmarkingsystem FLIS nøgletallene er aktuelle og opdateres månedligt. FLIS indeholder desuden historiske data, og kommunerne har derved mulighed for at følge den historiske udvikling indenfor et givet nøgletal og herved spore effekten af tidligere beslutninger. Når FLIS går i luften beregnes der nøgletal for 2011 og 2012, men for mange kommuner vil data ligge længere tid tilbage. Det er dog forskelligt fra kommunen til kommune alt efter hvilke leverandør de har på deres økonomi- og fagsystemer, og om de har skiftet leverandør i perioden. 3. Gennemsigtighed fra nøgletal til egne registreringer FLIS nøgletallene er kommunalt skræddersyede. De er udvalgt i samarbejde mellem KL og kommunerne under hensyn til, hvilke nøgletal der bedst kan understøtte de aktuelle styringsdagsordener i kommunerne Den enkelte kommune får adgang til beregningsgrundlaget for kommunens nøgletal og kan hermed kontrollere kvaliteten og troværdigheden i nøgletallene. På økonomidata vil det være muligt at grave sig ned i egne data på konteringsniveau i forhold til den autoriserede kontoplan, mens kommunen i egne data på 7
fagområderne kan nedbryde egne nøgletal helt til cpr-nr., hvis de oprindeligt findes i data fra fagsystemerne. 4. Bedre analysemuligheder i kommunen FLIS frigør kommunale ressourcer og reducerer udgifter til eksterne konsulenter. Det sker fx ved, at FLIS analyseværktøjer og standardrapporter kan forenkle analysearbejdet i den enkelte kommune, og ved at de fælleskommunale definitioner gør det nemmere for kommunen at bearbejde data. Derudover giver FLIS god mulighed for erfaringsudveksling og videndeling gennem et interessentsite, hvor alle FLIS kommunerne vil kunne stille spørgsmål og inspirere hinanden i forhold til interessante analyser. 8
Adgang og sikkerhed i FLIS Hvem har adgang til FLIS? FLIS kommunerne kan se nøgletal og tæller/nævner af nøgletal på tværs kommunerne. FLIS kommunerne kan se nøgletal på dette niveau for alle kommuner, ikke kun dem der er med i FLIS. På niveauerne under tæller/nævner for nøgletallene, er det kun den enkelte kommune, der har adgang til data. Her kan kommunen nedbryde nøgletallene og eksempelvis for mange af nøgletallene opbryde nøgletallet i forhold til kommunens egne institutioner. Den enkelte FLIS kommune afgør selv, hvem der skal have adgang til FLIS i kommunen. Kommunen kan oprette så mange brugere, man ønsker, uden ekstra betaling. Brugerne kan gives forskellige adgange til FLIS områderne. Er data sikre i FLIS? I FLIS miljøet er der anvendt flere lag af sikkerhed: - Det yderste sikkerhedslag skal sikre, at det kun er de tilsluttede kommuner, der får fysisk adgang til FLIS - Det mellemste sikkerhedslag håndterer de enkelte kommuner og deres brugeres rettigheder. Dette sikkerhedslag indebærer adgang til henholdsvis fælleskommunale nøgletal til benchmarking samt adgang til rapporter på kommunens egne data - Det inderste sikkerhedslag er på selve datalaget og sikrer, at brugerne kun får adgang til rådata og data på niveauer under tæller/nævner for nøgletallene for deres egen kommune 9
Tilmelding, pris og leverandør Kan man stadig nå at tilmelde sig FLIS? Kommuner, der endnu ikke har tilsluttet sig FLIS, har stadig mulighed for dette. Kontakt projektleder Brian Jørgensen, KOMBIT, tlf. 2934 3794, bej@kombit.dk. I FLIS bliver der indhentet data for alle landets kommuner, så kommuner der med tiden tilmelder sig FLIS vil allerede have deres data, og data historik, i FLIS. Hvad koster FLIS? For tilsluttede FLIS kommuner koster FLIS et engangsbeløb på 50.000 kr., når systemet går i drift. Derudover skal kommunen betale en årlig afgift på 1,24 kr. pr. dataområde om året. De fleste kommuner har desuden tilmeldt sig FLIS præsentationslaget. Det koster 64.000 kr. om året. Første betaling af FLIS falder i 2013. For kommuner der fremadrettet tilslutter sig FLIS, vil det koste et engangsbeløb på 300.000 kr. og derefter 1,5 kr. pr. dataområde om året. Læs mere om prisstrukturen for FLIS her. Hvad er løbetiden for FLIS kontrakten? Kommunen kan opsige tilslutningsaftalen og dermed adgangen til at benytte løsningen med et varsel på 12 måneder, dog tidligst med virkning 24 måneder efter idriftsættelse af løsningen. Hvem er leverandør på FLIS? I slutningen af 2011 blev der valgt leverandør til FLIS systemet efter udbud. Netcompany blev valgt som leverandør til systemet med Rehfeldt som underleverandør og TDC Hosting til driften af løsningen. 10