By og Kulturforvaltningen Fritid og Eliteidræt Indholdsfortegnelse Indledning... 1 Login... 2 Mine anlæg... 3 Bookingliste... 3 Skemaoversigt... 3 Foreningsregister... 6 Admin objektinfo... 7 Opret underadministratorer... 9 Søg ny sæsontid... 10 Søg ledig tid Enkeltdatoer... 16 Vis bookinger - Få overblik over jeres bookinger og forespørgsler... 20 Afbooke tider... 20
Indledning Dette er ikke en vejledning der skal læses fra A-Å, men skal brugers som et opslagsværk. Det er vigtigt, at Du logger på med skolens brugernavn og password. Side 1
Login Fritidsportalen finder Du på www.odense.dk/fritidsportalen Klik på Log på log ind med skolens brugernavn og password. Hver skole (Teknisk serviceleder) har fået udleveret brugernavn og password til Fritidsportalen. Er der, på Din skole behov for, at flere får brugernavn og password til Fritidsportalen, kan Du selv oprette Underadministrator (se side 9). Kontakt Fritid og Eliteidræt hvis Du har brug for hjælp (fritid.bkf@odense.dk eller 6551 5319) Side 2
Mine anlæg Bookingliste Vælg anlæg og/eller objekt/delobjekt for at fremsøge listen. Det er muligt at forfine udvælgelsen ved at angive yderligere kriterier, se nedenfor. Angiv uge Mindst en ugedag skal være valgt. Angiv år. Vælg sorteringsorden for listen. Som standart er den sat til Dato/tid Klik på Søg Skemaoversigt Vælg anlæg og/eller objekt/delobjekt. Udfyld dit skærmbillede som vist her under. Du kan altid ændre i indstillingerne så det passer til dig. Side 3
Klik på Vælg objekt vælg et eller flere objekter. Nu flere objekter du vælger, nu flere oplysninger vises i skemaet. Prøv dig frem, hvordan du kan lide at se det. Klik på Gen indstillinger Klik på Vis skema Side 4
Ønsker Du at ændre de indstillinger Du lige har lavet: Klik på Vis indstillinger. Foretag de ændringer du ønsker, klik på Gen indstillinger og klik på Vis skema Har du i dine indstillinger valgt, at se flere objekter i skemaet, kan det være en ide at klikke på Hele skærm. For at komme tilbage igen tryk Alt+F4(på dit tastatur). Klikker du på pilene i øverste venstre hjørne af skemaet kan du bladre i ugerne. Over til højre i skemaet kan Du vælge om Du vil se en dag, en uge eller en måned. Klikker Du på en ledig tid i skemaet, havner Du i bookingbilledet, hvor Du kan foretage en booking. (se side 3, om hvordan du foretager en booking) Side 5
Foreningsregister I foreningsregisteret kan Du finde alle de foreninger der er godkendt under Folkeoplysningsloven i Odense. Skriv bare en lille del af foreningens navn og klik på Søg Du har også mulighed for at søge foreninger efter Aktivitet, Bydel og Foreningstype. Side 6
Admin objektinfo For at oprette ny information om et objekt, vælg anlæg i listen og derefter objekt. Klik på Opret information. Her har du mulighed for at skrive relevante informationer om de lokaler Du har rettigheder til. Det Du skriver kommer ikke til at står på bookingbeskederne, men er en information foreningerne kan finde her på Fritidsportalen om det enkelte lokale. Klik på Arv objektinformationer til underliggende objekt så kommer al tekst som indskrives at kunne ses på objektet og underliggende objekter (Fx hal + del A + del B). Eventuel information som er gemt på underliggende objekter vil blive skrevet over. Det er derfor vigtigt at man begynder øverst i anlægs hierarkiet, hvis man vil udnytte funktionen med at arve. Der er også mulighed for at sætte et billede ind. Ønsker du det, skal du sende en mail til fritid.bkf@odense.dk og vedhæfte billedet. Side 7
Side 8
Opret underadministratorer Ønsker Du at der er flere på skolen der har kode til Fritidsportalen, har Du mulighed for at oprette Underadministrator. Det betyder, at Du kan oprette brugere som har samme eller færre rettigheder. Du kan også låse egne brugere op, hvis de har fået låst deres brugerkonto. Kan Du ikke finde menupunktet Underadministrator i venstreside, kontakte Fritid og Eliteidræt (fritid.bkf@odense.dk eller tlf 6551 5319). Opret en ny bruger Klik på knappen Ny bruger hvorefter et nyt vindue åbnes. Udfyld feltet Brugernavn, Kodeord, E-mail og Fuldt navn. Sæt egenskaberne på brugeren og klik derefter på Gem. Side 9
Ændr eksisterende bruger Klik på linjen med brugeren i listen. Der åbnes et nyt vindue med brugerens egenskaber. Når ændringerne er klar, klikkes der på Gem. Fjern en bruger Klik på den aktuelle bruger i listen. Der åbnes et nyt vindue med brugerens egenskaber. Klik på Fjern. Søg ny sæsontid Klik på Søg ledige tider i menuen til venstre. Vælg Avanceret søgning Hvad vil Du booke?: Vælg Din skole. I tekstfeltet ovenfor for listen kan man indskrive det/de første bogstaver i navnet på det man søger, så markeres dette i listen. Dette gøres i stedet for at scrolle i listen. Type af booking: Viser en liste med forskellige typer af sæsonbookinger. Hver uge: Samme tid bookes på samme ugedag, hver uge i den periode som angives. Ugedagen som bookes er den dag, som er valgt i kalenderen ved fra og til datoen. Hver anden uge: Samme tid bookes på samme ugedag hver anden uge i den periode som er angivet. Ugedagen som bookes er den dag som er valgt i kalenderen ved fra og til datoen. (Bemærk at der er 53 uger i 2015. Det betyder at bookingen skal deles op i 2. En for 2015 og en for 2016) Enkelt booking: En almindelig booking med en enkelt dato. Hver dag: Samme tid bookes hver dag i perioden, som angives med fra og til dato. Over er døgn: Benyt aldrig denne. Hvis typerne for sæsonbooking vælges så bliver den anden kalender tilgængelig og en til og med dato skal angives. Denne dato skal mindst være dagen efter fra og med datoen. Det kræves også at man angiver fra og til tid. Ønsket tid: Angiv fra hvilken tid ledige tider søges. Indskrives med formen ttmm. Til klokken: Angiv til hvilken tid ledige tider søges. Indskrives med formen ttmm. Mindst tilgængelig tid: Angiv mindste tid som skal være ledig i den angivne tidsperiode. Feltet udfyldes automatisk og kan ændres når Fra klokken/til klokken bliver udfyldt. Side 10
Aktivtitet, Område og Lokaletype: Udfyld ikke disse felter, da Du allerede har valg skolen. Kalenderen: Klik på den dato i kalenderen, hvor I vil søge en tid. I kan også skrive en dato i formatet dd-mm-åååå i feltet for dato eller uge i formen åååå-uu i feltet for uge, hvor I vil booke. Ved enkelt booking markeres boksen Vis hele ugen så søges efter ledige tider i hele den uge, hvor den valgte dato indgår. Denne vises kun, når der ingen skemabooking er valgt. Antal uger: Vises kun hvis der er valgt Hver uge eller Hveranden uge i listen med skemabookinger. Når man udfylder dette felt med numerisk værdi, flyttes til-dato frem med det antal uger, som man har udfyldt. Boks til at vælge ugedag: Vises kun, hvis der er valgt Hver uge eller Hver anden uge i listen med skemabookinger. Vælg hvilke dage søgningen af ledige tider skal inkludere. Når felterne er udfyldt klik på Søg (Alt+Z). Søgeresultaterne vises i en liste. Side 11
Klik til venstre på det lokale Du ønsker (klikker Du på pilen til højre får Du vist evt. detaljer om lokalet). Du får nu en liste frem med alle de datoer, der i perioden Du har søgt. Kender Du allerede nu til datoer, hvor I ikke skal bruge tiden, kan Du fjerne fluebenet vil venstre ud for den dato, Du ønsker ikke skal medtages. Klik på Gå videre Side 12
Klik på Booke valgte tider Side 13
Alle felter med * skal udfyldes. Meddelelse til behandler : her kan Du skrive en besked til Fritid og Eliteidræt. Det kan også være oplysning om hvilken aktivitet der skal foregå i lokalet. Klikke på Gem og forespørgslen sendes til Fritid og Eliteidræt. Du har mulighed for, at lægge Din forespørgsel i Indkøbskurv for så, at søge flere tider. Der kan max lægges 20 forespørgsler i indkøbskurven af gangen. Side 14
Hvis Du har lagt forespørgsler i Indkøbskurv, vises nu et faneblad Indkøbskurv. Har Du fortrudt nogle af Dine forespørgsler, kan Du fjerne dem ved at klikke på krydset i højre side. Klik på Send. Forespørgslerne sendes nu til Fritid og Eliteidræt til godkendelse. Kvittering for, at Fritid og Eliteidræt har modtaget Din forespørgsel, vises nu på skærmen. Side 15
Søg ledig tid Enkeltdatoer Denne funktion bruges når Du skal søge en enkelt dato. Hvad vil du booke? : Vælg Din skole. Aktivitet : Skal ikke udfyldes. På kalenderen til højre vælger Du hvilken dato Du ønsker. Klik på Søg Klik til venstre på det lokale Du ønsker. (klikker Du på pilen til højre får I vist evt. detaljer om lokalet) Side 16
I skemaet klikker Du på den dag og tid Du ønsker. Tider der er markeret med blå er tider der allerede er booket til en forening eller til skolen selv, og Du kan derfor ikke søge tiden via Fritidsportalen, men skal kontakte Fritid og Eliteidræt pr mail. Hvis den tid Du ønsker er lilla, betyder det, at der er en forening der har forespurgt på tiden. Du kan sagtens forespørge på den samme tid. Er tiden Du ønsker grå kan det betyde, at Du forespørger på en tid i en ferie eller, at der er 8 dage eller minder til den dato Du forespørger på. Du kan derfor ikke booke tiden via Fritidsportalen og skal kontakte Fritid og Eliteidræt. Side 17
Som standart vælger systemet en time. Du kan nu udvide tiden så den passer til Dit ønske. Alle felter med * skal udfyldes. Meddelelse til behandler : her kan Du skrive, hvad det er Du booker til. Når Du har søgt de tider I ønsker klikke på Gem og forespørgslen sendes til Fritid og Eliteidræt. Du har muligheden for at lægge Din forespørgsel i Indkøbskurv for så at søge flere tider. Der kan max lægges 20 forespørgsler i indkøbskurven af gangen. Side 18
Hvis Du har lagt forespørgsler i Indkøbskurv, vises nu et faneblad Indkøbskurv. Har Du fortrudt nogle af Dine forespørgsler, kan Du fjerne dem ved at klikke på krydset i højre side. Klik på Send. Forespørgslerne sendes nu til Fritid og Eliteidræt til godkendelse. Kvittering for at Fritid og Eliteidræt har modtaget Din forespørgsel vises nu på skærmen. Side 19
Vis bookinger - Få overblik over jeres bookinger og forespørgsler I venstre siden af skærmen finder Du menupunkt Vis bookinger. Vis bookinger, giver et overblik over Din skoles aktuelle forespørgsler og bookinger. Det betyder, at Du let og hurtigt kan se om Din skole har booket til sæsonen og enkelte arrangementer. Yderst til højre ud for hver linie står der enten et S, E eller V. Disse bogstaver står for S = sæson tid, E = enkelt tid, V= hver anden uge. Fanebladet Forespørgsler viser de forespørgsler Du har foretaget, men endnu ikke har fået svar på. Når Du går ind og forespørger på en tid, skal Fritid og Eliteidræt godkende forespørgslen. Fanebladet Bookinger viser alt hvad der er booket til Din skole. Side 20
Afbooke tider Klikker Du på det røde kryds i højre side, kan Du afbooke den/de tider Du ikke har behov for. Du sletter IKKE hele sæsonen ved at klikke på det røde kryds ud for en sæsontid. Side 21
Her har Du mulighed for at afbooke hele sæsonen Afbook alle bookinger. Du har også mulighed for at afbooke enkelte dage i løbet af sæsonen Afbooke hele tiden Ønsker Du af afbooke noget af tiden. Klikker Du i boksen Afbook del af tiden ud for den dato Du ønsker at ændre. Du skal være opmærksom på, at det tidsrum Du skriver, er det der bliver afbooket. Klik på Afbook Side 22
Side 23