Den 14-06-2016 Aftaleformular Rådgivningsaftale vedrørende konsulentydelser udarbejdelse af masterplan og feasibility study for Nordals Ferieresort
Indholdsfortegnelse 1. Parterne... 3 2. Opgaven... 3 3. Aftalegrundlag... 3 4. Samarbejde og organisation... 4 5. Rådgiverens ydelser... 5 6. Klientens ydelser... 5 7. Tidsfrister... 5 8. Honorar... 6 9. Udlæg... 6 10. Udbetaling af honorar og udlæg... 7 11. Ansvar og forsikring... 7 12. Kontaktpersoner... 7 13. Ophavsret... 8 14. Underskrift og ikrafttræden... 8 Bilag (fortegnelse rettes til, når tilbud er fremsendt) Bilag 1: Bilag 2: Bilag 3: Opgavebeskrivelse af [ ] Rådgiverens tilbud af [ ] Ansvarsforsikring (police) Side 2 af 8
1. Parterne 1.1 Mellem Sønderborg Kommune, Rådhustorvet 10, DK-6400 Sønderborg (i det følgende benævnt Klienten ) Og [ ] (i det følgende benævnt "Rådgiveren") er dags dato indgået aftale om teknisk rådgivning (i det følgende benævnt Aftalen). 1.2 Rådgiveren har til opgavens løsning tilknyttet følgende underrådgivere: [ ]. 2. Opgaven 2.1 Aftalen omfatter konsulentydelser/rådgivningsbistand i forbindelse med udarbejdelse af Masterplan og Feasibility Study for Nordals Ferieresort. Projektet og rådgivningens omfang er nærmere beskrevet i Tilbudsbetingelser og Notat af 20. oktober 2015 om konsulentydelser i forbindelse med Nordals Ferieresort. Dokumenter, som knytter sig til det i Aftalen regulerede samarbejde, affattes på dansk eller engelsk. Alle betegnelser med hensyn til møntfod, mål og vægt er danske. 3. Aftalegrundlag 3.1 For Aftalen gælder nedenstående dokumenter i prioriteret rækkefølge. I tilfælde af modstrid mellem to dokumenter gælder det højest prioriterede forud for det lavere prioriterede. Et lavere prioriteret dokument kan dog udfylde, uddybe eller supplere et højere prioriteret. 3.1.1 Nærværende Aftale 3.1.2 Bilag 1: Tilbudsbetingelser Nordals Ferieresort 3.1.3 Bilag 2: Notat af 20. oktober 2015 om konsulentydelser Nordals Ferieresort 3.1.4 Almindelige bestemmelser for teknisk rådgivning og bistand, ABR89 med undtagelse af de præciseringer og modifikationer, som fremgår af nærværende aftale. 3.1.5 Rådgiverens tilbud af [ ]. 3.2 Opgaven skal i øvrigt udføres og samtlige ydelser skal leveres i overensstemmelse med de på tidspunktet for underskrivelse af aftalen gældende love og forordninger, standardnormer, myndighedspraksis mv. Hvis sådanne måtte blive ændret i perioden frem til opgavens afslutning, er Side 3 af 8
Rådgiveren er forpligtet til at udføre arbejdet i overensstemmelse med sådanne ændrede love og normer mv. 3.3 Enhver ændring i Aftalen og aftalegrundlaget skal ske skriftligt og være underskrevet af begge parter for at være bindende. 4. Samarbejde og organisation 4.1 Til at varetage projektets overordnede koordinering og styring nedsættes der en projektledelse bestående af følgende personer: Peter Mølgaard, Sønderborg Kommune Torben Kylling Pedersen, Universe Science Park Øvrige fra klienten oplyses forinden opstart af udarbejdelsen af masterplan Rådgivers repræsentant(er) Projektledelsen mødes efter behov - dog som minimum i forbindelse med de 3 i tidsplanen afsatte workshops - for at drøfte projektets stade og fremdrift med særlig fokus på tid, økonomi og kvalitet. Klienten er indstillet på dialog med sparring undervejs og fremskaffelse af tilgængelig information og viden hos medarbejderne i Sønderborg Kommune. Projektledelsen udarbejder i øvrigt en mødeplan, som regulerer den forventede mødeaktivitet under projektet, herunder hvem der skal deltage i hvilke møder. Rådgiver udarbejder referater fra de enkelte møder. Rådgiveren medvirker herudover i det nødvendige omfang i møder med Klienten og alle øvrige aktører tilknyttet projektet. 4.2 Klienten skal inddrages i alle væsentlige beslutninger. Klientens repræsentanter i projektledelsen forestår eventuel koordination/samspil med andre af Sønderborg Kommunes projekter. 4.3 Klienten fastlægger i øvrigt retningslinjer for indstillingsprocedure, bilagsekspedition, regnskabsopstilling mv., som Rådgiveren er forpligtet til at følge. 4.4 Rådgiveren er forpligtet til at anvende de medarbejderressourcer, som er beskrevet i Rådgiverens tilbud af [ ], og som dermed har indgået i Klientens beslutning om at tildele rådgivningsopgaven til Rådgiveren. Underleverandører skal overholde Aftalens forpligtigelser. Udskiftning af Rådgiverens medarbejdere på projektet kan således alene finde sted, når den pågældende medarbejder har lovligt forfald i en længere periode, er afskediget som følge af misligholdelse af sit ansættelsesforhold hos Rådgiveren eller efter eget ønske ophører sin ansættelse hos Rådgiveren. I tilfælde af udskiftning af en medarbejder skal Klienten orienteres herom samt om årsagen til udskiftningen. Side 4 af 8
Nye medarbejdere skal skriftligt godkendes af Klienten efter forevisning af CV er. Nye medarbejdere til erstatning for udskiftede medarbejdere skal som minimum have samme kvalifikationer som den medarbejder, de erstatter. Rådgiverens bevidste fjernelse af medarbejdere fra projektet uden Klientens forudgående accept vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse af Aftalen. Rådgiveren og Klienten skal i øvrigt samarbejde om at afdække eventuelle svagheder i bemandingen hos både Rådgiveren og Klienten. Med henblik på at sikre projektets succes kan Klienten i særlige tilfælde kræve, at en medarbejder hos Rådgiveren udskiftes, eller at Rådgiverens bemanding på projektet forøges og/eller forstærkes. 5. Rådgiverens ydelser 5.1 Rådgiverens ydelser omfatter følgende: [ ] Nærmere angivelse af de konkrete ydelser, der efterspørges i forbindelse med opgavens varetagelse. Formulering sker på baggrund af det tilbud, Sønderborg Kommune meddeler accept af. 5.2 Aftalen kan ved Klientens skriftlige bestilling udvides til at omfatte særlige opgaver efter nærmere aftale. 6. Klientens ydelser 6.1 Ved Klientens foranstaltning udføres følgende ydelser: [ ] [ ] Nærmere angivelse af de konkrete ydelser, der efterspørges i forbindelse med opgavens varetagelse. Formulering sker på baggrund af det tilbud, Sønderborg Kommune meddeler accept af. 7. Tidsfrister 7.1 Et udkast til rapport skal fremlægges for visionsgruppen for Nordals den 6. september 2016, idet der forinden fremsendes en digital version senest den 26. august 2016. 7.2 Det påhviler Rådgiveren at følge de til enhver tid aftalte tidsfrister og uopholdeligt give skriftlig meddelelse, hvis tidsplanen ikke kan overholdes med angivelse af årsager hertil samt forslag til indhentning af eventuelle forsinkelser. Side 5 af 8
8. Honorar 8.1 Rådgiveren honoreres efter medgået tidsforbrug og inden for et maksimum på 1.000.000,- kr. excl. moms. i henhold til de timerater, der fremgår af Rådgiverens tilbud af [ ] (bilag 2). Rådgiverens honorar kan således ikke overskride maksimumrammen på 1.000.000.- kr. excl. moms. 8.2 Det aftalte maksimum for rådgiverens honorar, jf. punkt 8.1, kan kun fraviges i tilfælde af ekstraydelser. Rådgiveren er dog kun berettiget til honorar for ekstraydelser, hvis rådgiveren forud for udførelsen af ekstraydelsen skriftligt og med et rimeligt varsel har orienteret klienten om, at en ydelse ikke er omfattet af det aftalte maksimumhonorar. Ydelser udført uden et sådant forudgående varsel anses for omfattet af det aftalte maksimumhonorar. 8.3 Klienten er til enhver tid berettiget til på forlangende at få tilsendt fornøden dokumentation for grundlaget for regningerne, ligesom Klienten til enhver tid er berettiget til at lade sin revisor gennemgå og attestere grundlaget for regningerne eller forlange en sådan gennemgang og attestation foretaget af Rådgiverens revisor. 8.4 Timesatserne, jf. Rådgiverens tilbud af [ ], er faste og reguleres ikke. 9. Udlæg 9.1 Udlæg i forbindelse med rådgivningen dokumenteres med underbilag og refunderes uden administrationstillæg. 9.2 Udlæg i forbindelse med trykning og reproduktion, dog ekskl. interne tryk hos Rådgiveren og Rådgiverens underrådgivere refunderes efter nærmere aftale med Klienten. 9.3 Udgifter i forbindelse med rejser til og fra Sønderborg Kommune, herunder udgifter til transport for Rådgiverens medarbejdere til og fra Klientens kontor og/eller til og fra det planlagte projektområde, er Klienten uvedkommende og refunderes ikke (herunder kørsel i egen bil, fortæring, ophold mv.). Udgifter til møder og besigtigelser, ekspeditioner mv. uden for Sønderborg Kommune, som sker efter aftale med Klienten, refunderes efter forudgående skriftlig aftale og efter de for ansatte i staten til enhver tid gældende regler uden tillæg. 9.4 Rådgiveren skal som led i den økonomiske styring af projektet udarbejde budget for udlæg til Klientens godkendelse. Der foretages opfølgning på de i budgettet indeholdte poster i forbindelse med møder i projektledelsen. Side 6 af 8
10. Udbetaling af honorar og udlæg 10.1 Udbetaling af honorar finder sted ved månedlige betalingsbegæringer for udført arbejde i den forudgående måned. 10.2 Faktura fremsendes som digital faktura til EAN nummer.. Udlæg faktureres efter regning vedlagt dokumentation for de senest afholdte udlæg. 10.3 Betaling skal finde sted ved afsendelse fra Klienten senest 1 måned efter betalingsbegæringens modtagelse. 11. Ansvar og forsikring 11.1 Rådgiveren er ansvarlig i henhold til dansk rets almindelige regler. Parterne er altid uanset ansvar forpligtet til at bidrage til at finde den mest optimale løsning for at rette og neutralisere eventuelle fejl og mangler. 11.2 Det forhold, at Klienten i samarbejde med Rådgiveren repræsenteres af medarbejdere eller en bygherrerådgiver med ekspertise inden for de aktuelle fagområder, fritager på intet tidspunkt Rådgiveren for rådgivningsansvaret. 11.3 For Rådgiverens ansvar for ydelser i henhold til nærværende Aftale er aftalt en ansvarsbegrænsning på kr. 2 x Rådgiverens samlede honorar i henhold til Aftalen. 11.4 Forsikring Rådgiveren har tegnet ansvarsforsikring i [forsikringsselskab] dækkende Rådgiverens ansvar (bilag 3). 12. Kontaktpersoner 12.1 Klientens kontaktperson er Peter Mølgaard, Sønderborg Kommune. 12.2 Rådgiverens kontaktperson er [ ]. Rådgiverens kontaktperson er på Rådgiverens vegne bemyndiget til at indgå samtlige fornødne aftaler med Klienten. Rådgiveren er forpligtet til at drage omsorg for, at Rådgiverens repræsentant i hele kontraktperioden frem til aflevering er i stand til at være til stede på pladsen hvor rådgivningsydelsen skal leveres i overensstemmelse med Klientens rimelige anmodning herom. 12.3 Rådgiveren er ikke bemyndiget til at indgå aftaler på Klientens vegne. Side 7 af 8
13. Ophavsret ABR89 punkt 4.1. modificeres som følger: Klienten er berettiget til at anvende hele det materiale, som udarbejdes for opgavens løsning. Rådgiveren har i øvrigt alle rettigheder over sine ideer og det materiale, han har udarbejdet. ABR(89) punkt 4.2. modificeres som følger: Rådgiveren må ikke uden Klientens samtykke offentliggøre det af ham udarbejdede materiale eller dele heraf. Klienten har den fulde ret til at offentliggøre og distribuere det udarbejdede materiale. ABR89 punkt 4.3. og 4.4. er ikke ændret. Det er af væsentlig betydning, at det udarbejdede materiale overdrages til Klienten ved opgavens afslutning, da der kan blive tale om et senere udbud af de forslag, Rådgiver udarbejder. 14. Underskrift og ikrafttræden 14.1 Aftalen træder i kraft, når den er underskrevet af begge parter. 14.2 Aftalen underskrives i to originale eksemplarer, hvoraf hver part opbevarer et eksemplar. Sønderborg, den / [ ], den / f. Klienten f. Rådgiveren Peter Mølgaard [ ] Side 8 af 8