SEPTEMBER 2015 VORDINGBORG KOMMUNE OPS om etablering og teknisk drift af Vandhuset i Vordingborg APPENDIKS 3 Udbudsvilkår FORELØBIG 6. AUGUST 2015
2 INDHOLD 1 Indledning 4 2 Det endelige udbudsmateriale 5 3 Bestillers forhold 6 3.1 Den juridiske person 6 3.2 Kontaktperson 6 3.3 Bestillers organisation i tilbudsfasen 6 4 Tilbudsgivers forhold 8 4.1 Tilbudsgiver 8 5 Tidsplan for tilbudsfasen 9 6 Spørgsmål til udbudsmaterialet 10 7 Overordnet beskrivelse af den udbudte opgave 11 8 Nærmere om Tilbudsfasen 12 8.1 Aflevering af tilbud 12 8.2 Tildeling af kontrakt 12 8.3 Aktindsigt 13 8.4 Vedståelsesfrist 13 8.5 Ejendomsret 13 8.6 Fortrolighed 13 8.7 Vederlag 13 9 Tilbuddets indhold og omfang 15 9.1 Sprog og tilbudspriser 15
3 10 Tildeling/tilbudsvurdering 16 10.1 Bedømmelse af tilbud 16 10.2 Underkriterier 16 11 Underskrivelse af kontrakt 18 12 Udbudsretligt forbehold 19
4 1 Indledning I forlængelse af de afholdte dialogmøder opfordrer hermed de prækvalificerede dialogdeltager (herefter tilbudsgiver) til at afgive tilbud på den udbudte opgave. har udbudt kontrakt om OPS vedrørende etablering og teknisk drift af Vandhuset efter udbudsdirektivet (direktiv 2004/18) i henhold til udbudsbekendtgørelse offentliggjort den 30. juni 2015 i EU-tidende/TED Databasen med reference 2015/S 126-229800. Formålet med disse tilbudsbetingelser er at tilvejebringe et fyldestgørende grundlag til at afgive endeligt tilbud på. Tilbuddet skal således afgives på grundlag af nærværende betingelser.
5 2 Det endelige udbudsmateriale Det endelige udbudsmateriale består udover prækvalifikationsmaterialet af nærværende betingelser samt OPS-kontrakten med tilhørende bilag. Det endelige udbudsmateriale består af følgende dokumenter: (Tilgår efter dialogfasen).
6 3 Bestillers forhold 3.1 Den juridiske person Bestiller under dette udbud er: Valdemarsgade 43, Postboks 200 4760 Vordingborg Bestiller er den ansvarlige for udbuddets tilrettelæggelse og gennemførelse, og eventuel kontrakt vil skulle indgås med Bestiller. 3.2 Kontaktperson Alle henvendelser om yderligere oplysninger, dokumentation mv. skal rettes til den af Bestiller udpegede kontaktperson, der er: ([udfyldes) Henvendelser skal ske skriftligt via Byggeweb xxx. Opstår der uoverensstemmelser mellem Bestillers skriftlige angivelser og mundtlige udsagn, skal de skriftlige angivelser til enhver tid gælde forud. 3.3 Bestillers organisation i tilbudsfasen har dannet en projektorganisation, der sikrer rettidig inddragelse af alle relevante kompetencer i.
7 har ligeledes rådgivere til at bistå kommunen i forbindelse med gennemførelsen af udbudsprocessen, jf. nedenfor pkt. 3.3.1. 3.3.1 Bestillerrådgivere Bestillerrådgiverne assisterer Bestiller ved tilrettelæggelsen og gennemførelsen af udbudsprocessen.
8 4 Tilbudsgivers forhold 4.1 Tilbudsgiver Følgende tilbudsgivere er efter den forudgående dialogfase opfordret til at afgive tilbud: (tilbudsgivere indføjes efter dialogfasen).
9 5 Tidsplan for tilbudsfasen Nedenstående skema sammenfatter s forventninger til tidsplanen for den fremtidige tilbudsproces. Aktivitet Tidspunkt Frist for tilbudsafgivelse, jf. art. 38, stk. 1 (konkret vurdering) Evalueringen med forbehold for kommunalbestyrelsens godkendelse Underretning efter håndhævelsesloven sendes, hvorefter der følger ti dages stand-still-periode Kommunalbestyrelsen godkender tilbudsgivers bud Kontraktindgåelse og underskrift Såfremt tidsplanen ændres, vil det blive skriftlig meddelt tilbudsgiver.
10 6 Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsgiver har mulighed for at stille spørgsmål til udbudsmaterialet til kontaktpersonen i pkt. 3 via Byggeweb. Spørgsmål vil blive besvaret løbende. Det må dog påregnes, at svartiden vil afhænge af spørgsmålenes antal og kompleksitet. Svar på spørgsmålene vil blive mailet.
11 7 Overordnet beskrivelse af den udbudte opgave skal anmode om, at der afgives tilbud, indenfor de rammer, der fremgår af de vedlagte bilag. Tilbuddet skal baseres på forudsætningen om, præmisser fra dialogfasen. En sammenligning af de tilbud vil tage afsæt i en totaløkonomisk beregning.
12 8 Nærmere om Tilbudsfasen 8.1 Aflevering af tilbud skal have modtaget tilbuddet senest den (udfyldes efter dialogfasen). Tilbuddet skal afleveres på Byggeweb samt skriftligt i seks eksemplarer i papirudgaver (hard copy) samt i en elektronisk udgave på usb. Desuden skal der afleveres et sæt plancher i A0 format, der beskriver projektets hovedidé. Papirudgaven har i givet fald forrang i forhold til den digitale udgave. Den digitale udgave skal indeholde den samme struktur som papirudgaven. Tilbuddet skal afleveres til følgende adresse: Valdemarsgade 43, Postboks 200 4760 Vordingborg 8.2 Tildeling af kontrakt Tildeling af kontrakten henhører under s bedømmelsesudvalg dog betinget af Kommunalbestyrelsens godkendelse. Endelig og bindende aftale anses ikke for indgået, før OPS-kontrakten er underskrevet ubetinget af alle parter.
13 8.3 Aktindsigt Der gøres opmærksom på, at offentlige myndigheder er omfattet af lov om offentlighed i forvaltningen. er således forpligtet til, på baggrund af evt. anmodning om aktindsigt i den konkrete udbudssag, at foretage en vurdering af, hvorvidt der kan gives aktindsigt og i givet fald, hvilke oplysninger, der kan gives aktindsigt i. Der gøres opmærksom på, at det er bl.a. på baggrund af retspraksis, at beslutte, hvilke oplysninger mv. der kan gives aktindsigt i. Tilbudsgiver skal ved afgivelse af tilbuddet markere, hvilke dele af tilbuddet der indeholder fortrolige oplysning og som ønskes undtaget en evt. anmodning om aktindsigt. 8.4 Vedståelsesfrist Tilbudsgiveren skal vedstå sit tilbud i 90 dage fra fristen for aflevering af endeligt tilbud. 8.5 Ejendomsret Det udleverede udbudsmateriale med bilag og de heri indeholdte informationer er s ejendom og skal behandles fortroligt. Materialet må ikke bruges i andre sammenhænge end ved denne udbudsforretning uden s forudgående skriftlige samtykke. Det afgivne tilbud vil ikke blive tilbageleveret til tilbudsgiver. 8.6 Fortrolighed Tilbudsgiver, herunder tilbudsgivers personale, rådgivere mv. er forpligtede til at iagttage ubetinget tavshed og fortrolighed overfor tredjemand med hensyn til enhver oplysning om, som måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med udbudsforretningen, og som efter sin karakter må betragtes som værende fortrolig. 8.7 Vederlag Der afventes endelig politisk stillingtagen til, om der gives vederlag.
14 I så fald vil tilbudsgiveren for sine omkostninger i forbindelse med dialogfasen og tilbudsafgivelsen, under forudsætning af at der afleveres et konditionsmæssigt og gennemarbejdet tilbud, modtage et vederlag på kr. xx kr. ekskl. moms.
15 9 Tilbuddets indhold og omfang Tilbudsgiver opfordres herved til at afgive endeligt tilbud, der evalueres af ved angivelse af de i pkt. 10 fastsatte tildelingskriterier. (a) 9.1 Sprog og tilbudspriser Tilbuddet skal afgives skriftligt på dansk, og beløbsangivelser skal være i danske kroner (DKK).
16 10 Tildeling/tilbudsvurdering 10.1 Bedømmelse af tilbud Tildelingskriteriet er det økonomisk mest fordelagtige tilbud, og evalueringen vil ske på baggrund af de nedenfor i pkt. 10.2 anførte underkriterier. 10.2 Underkriterier OPS-kontrakten vil derfor blive vurderet under afvejning af, om tilbuddet, ud fra en samlet anvendelse af de nedenfor anførte underkriterier, er det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Ved afgørelsen af, om der skal indgås OPS-kontrakt med, vil lægge vægt på følgende underkriterier: Underkriterier, jf. art. 40, stk. 1 Vægt Pris 40 Funktionalitet og arkitektur 20 Drift og vedligeholdelse 40 10.2.1 Pris Der vil blive lagt vægt på, om tilbuddet lever op til de af angivne rammer for anlægssum og på den løbende enhedsbetaling.
17 10.2.2 Funktionalitet og arkitektur Der vil blive lagt vægt på, hvorvidt løsningsforslaget imødekommer Vordingborg Kommunes visioner og funktionskrav. 10.2.3 Drift og vedligeholdelse samt services Der bliver lagt vægt på, hvorledes tilbudsgiver tilrettelægger og gennemfører en drift og vedligeholdelse, der i mindst muligt omfang skaber gener for brugerne.
18 11 Underskrivelse af kontrakt OPS-leverandøren er i henhold til OPS-kontrakten forpligtet til at tegne forsikringer i både anlægs- og driftsfasen og til at stille garantier. Tilbudsgiver skal forud for indgåelse af OPS-kontrakten dokumentere, at de i OPS-kontraktens forsikringer er eller vil blive tegnet og at garantierne vil blive stillet.
19 12 Udbudsretligt forbehold Hvis der bliver indgivet klage til Klagenævnet for Udbud eller indbragt sag for domstolene med påstand om annullation af tildelingsbeslutningen eller tilsvarende, er berettiget til ikke at indgå aftale med den valgte leverandør, før sagen er endelig afgjort. Ligeledes er berettiget til at bringe en indgået aftale til ophør, hvis tildelingsbeslutningen annulleres, eller Bestiller i øvrigt har været uberettiget til at indgå kontrakt med OPS-leverandøren.