UDSKIFTNING AF ARMATURER I SYDDJURS KOMMUNE

Transkript

1 APRIL 2016 SYDDJURS KOMMUNE UDSKIFTNING AF ARMATURER I SYDDJURS KOMMUNE UDBUDSVILKÅR

2

3 ADRESSE COWI A/S Jens Chr. Skous Vej Aarhus C Danmark TLF FAX WWW cowi.dk APRIL 2016 SYDDJURS KOMMUNE UDSKIFTNING AF ARMATURER I SYDDJURS KOMMUNE UDBUDSVILKÅR PROJEKTNR. A DOKUMENTNR. A VERSION 1.0 UDGIVELSESDATO 1. april 2016 UDARBEJDET PIAW KONTROLLERET DHST GODKENDT PIAW

4

5 UDSKIFTNING AF ARMATURER I SYDDJURS KOMMUNE - UDBUDSVILKÅR 5 INDHOLD 1 Generelt Ordregivende myndighed Baggrund for udbuddet Regelgrundlag 4 2 Udbudsmaterialet Tavshedspligt 4 3 Udbudsforløb Tidsplan for udbudsforretningen Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbud Sprog Krav til vedståelse for endeligt tilbud Kontrakttildeling Standstill-periode 7 4 Diverse yderligere vilkår for tilbudsgivning Forbehold Udregningstilskud/tilbudsvederlag Afslutning 8 5 Tilbudsgivers tilbud Generelle oplysninger Tilbuddenes indhold og dokumentation 8 6 Bedømmelse af tilbud Tildelingskriterium og underkriterier Samlet evaluering 13

6 6 UDSKIFTNING AF ARMATURER I SYDDJURS KOMMUNE - UDBUDSVILKÅR 1 Generelt 1.1 Ordregivende myndighed Den ordregivende myndighed ved dette udbud er: Syddjurs Kommune Lundbergsvej 2, 8400 Ebeltoft 1.2 Baggrund for udbuddet Udbuddet omhandler udskiftning af cirka 1900 gamle vejbelysningsarmaturer til nye LED armaturer samt udskiftning af sikringsindsatse. Arbejdet forventes udført i perioden med følgende fordeling: År 2016 forventet udskiftning af 1100 armaturer, etape 1 År 2017 forventet udskiftning af 800 armaturer, etape 2

7 UDSKIFTNING AF ARMATURER I SYDDJURS KOMMUNE - UDBUDSVILKÅR Regelgrundlag Udbuddet sker i overensstemmelse med: Lov nr af 15. december 2015 (Udbudsloven) Lov nr. 492 af 15. maj 2010 om håndhævelse af udbudsreglerne m.v. (Håndhævelsesloven) 2 Udbudsmaterialet Udbudsmaterialet består af følgende dokumenter: Nærværende udbudsvilkår Entreprisekontrakt - udkast SB SAB Anlægsdokumentation Tilbudsliste Tilbuds- og afregningsgrundlag (TAG). Udbudsmaterialet kan findes på følgende hjemmeside: Eventuelt rettelsesbreve/spørgsmål samt svar udsendt til tilbudsgiverne i tilbudsfasen. Spørgsmål og svar samt evt. rettelsesbreve vil bliver gjort tilgængeligt på Syddjurs Kommunes hjemmeside. Bygherren opfordrer derfor alle potentielt interesserede til at holde sig orienteret via hjemmesiden. 2.1 Tavshedspligt Tilbudsgiveren skal iagttage ubetinget tavshed overfor uvedkommende med hensyn til enhver oplysning om Bygherre eller om andre forhold, som måtte komme til deres kendskab i forbindelse med udbudsforretningen. Denne tavshedspligt består også efter udbudsforretningens ophør.

8 8 UDSKIFTNING AF ARMATURER I SYDDJURS KOMMUNE - UDBUDSVILKÅR For Bygherres personale gælder reglerne for offentligt ansatte. Eventuelle ikkeansatte, der bistår Bygherre i forbindelse med nærværende udbudsforretning, vil blive pålagt tilsvarende forpligtelse med hensyn til oplysninger om tilbudsgivers forhold, som gælder for tilbudsgiverne med hensyn til Bygherres forhold. Tilbudsgiverens opmærksomhed henledes på, at dokumenterne, herunder indkomne tilbud, i Bygherres udbud vil kunne være omfattet af retsregler om andres adgang til aktindsigt. Det betyder, at konkurrenter med flere kan anmode om aktindsigt i tilbud, der afgives. Anmodninger om aktindsigt fra konkurrerende virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud efter omstændighederne imødekommes af den ordregivende myndighed. Det indgår dog blandt andet i denne bedømmelse, om den virksomhed, der har afgivet et tilbud, har anmodet om, at tilbuddet behandles fortroligt. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget indsigt, bedes tilbudsgiveren derfor angive dette udtrykkeligt i sit tilbud. I den forbindelse ser Bygherre gerne, at tilbudsgiveren tydeligt indikerer, hvilke oplysninger eller elementer tilbudsgiveren så vidt muligt ønsker undtaget fra aktindsigt. Bygherre vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen. 3 Udbudsforløb 3.1 Tidsplan for udbudsforretningen Udbuddet forventes at følge nedennævnte, vejledende tidsplan. Eventuelle ændringer i tidsplanen meddeles samtidigt via Tenders Electronic Daily og skriftligt på e- mail. Aktivitet Dato Bekendtgørelse af udbudsmateriale 1. april 2016 Sidste frist for spørgsmål 2. maj 2016 kl Afgivelse af tilbud 9. maj 2016 kl Vurdering af tilbud 9.maj 13. maj 2016 Indgåelse af kontrakt 24. maj 2016

9 UDSKIFTNING AF ARMATURER I SYDDJURS KOMMUNE - UDBUDSVILKÅR Spørgsmål til udbudsmaterialet Eventuelle uklarheder i udbudsmaterialet skal afklares gennem skriftlige spørgsmål. De skriftlige spørgsmål, der skal være på dansk, skal sendes til Bygherres rådgiver på til: DHST@cowi.dk Spørgsmål skal skrives ind i medsendte spørgsmålsformular og sendes til Bygherres rådgiver i Excel. Bygherre forbeholder sig ret til ikke, at besvare spørgsmålene i den rækkefølge, de er kommet ind. Bygherres besvarelse af skriftlige spørgsmål samt eventuelle rettelser vil i anonymiseret form blive gjort tilgængelig via Syddjurs Kommunes hjemmeside. Potentielle tilbudsgivere opfordres til at holde sig ajour med indholdet af hjemmesiden. Sidste frist for fremsendelse af spørgsmål er den 2. maj 2016 kl Tilbud Tilbud skal være modtaget hos COWI A/S, Jens Chr. Skous Vej 9, 8000 Aarhus C inden den 9. maj 2016 kl Tilbud, der modtages efter denne frist, vil ikke blive taget i betragtning. Tilbuddene skal sendes til/afleveres hos COWI A/S: David Steengaard og skal mærkes Tilbud, Udskiftning af armaturer i Syddjurs Kommune". Tilbuddene bedes afleveret i 2 papir eksemplarer og 1 elektronisk udgave. Ved uoverensstemmelse mellem papirversionen og den elektroniske version har papirversionen forrang. Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbuddene eller til at få oplysninger om de øvrige tilbudsgiveres tilbud. Bygherre er ikke forpligtet til at tilbagelevere tilbud til tilbudsgiveren. 3.4 Sprog Alle tilbudsdokumenter skal udformes på dansk. Den endelige kontrakt samt arbejdssproget vil være på dansk. 3.5 Krav til vedståelse for endeligt tilbud Tilbudsgiver er forpligtet til at vedstå sit tilbud i 2 måneder fra tilbudsfristen.

10 10 UDSKIFTNING AF ARMATURER I SYDDJURS KOMMUNE - UDBUDSVILKÅR 3.6 Kontrakttildeling Bygherre forbeholder sig ret til at kræve, at den tilbudsgiver, som Bygherre har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægger dokumentation for rigtigheden af de i ESPD-dokumentet afgivne oplysninger, såfremt Bygherre ikke selv kan skaffe disse certifikater/relevante oplysninger fra nationale databaser. Alle tilbudsgivere vil blive underrettet skriftligt på samme tid, når Bygherre har truffet beslutning om tildeling af kontrakten. Bygherre kan undlade at tildele en udbudt kontrakt til den tilbudsgiver med det mest økonomisk fordelagtige tilbud, hvis Bygherreen har bevist, at leveringen af det tilbudte arbejde, produkt eller ydelse medfører en tilsidesættelse af gældende EU-retlige eller nationale forpligtigelser indenfor det miljømæssige-, sociale- og arbejdsretlige område. Bygherre har pligt til med en passende frist at anmode tilbudsgiveren om en redegørelse for, hvorvidt tilbuddet medfører en manglende overholdelse af ovennævnte forpligtigelser, før Bygherreen træffer endelig afgørelse af, om tilbuddet skal afvises. Bygherre forbeholder sig derudover ret til at tilbagekalde en tildelingsbeslutning i overensstemmelse med Udbudslovens 170. Tilbagekalder Bygherre lovligt en tildelingsbeslutning, træffer Bygherre ny tildelingsbeslutning på grundlag af en fornyet vurdering af de samme tilbud, som lå til grund for den oprindelige tildelingsbeslutning, men anvendelse af den i udbudsmaterialet beskrevne fremgangsmåde. 3.7 Standstill-periode Efter kontrakttildelingen vil der være en standstill-periode på mindst 10 kalenderdage fra dagen efter den dag, hvor meddelelse om tildelingsbeslutningen sendes til tilbudsgiverne og til den dag, hvor kontrakten underskrives. 4 Diverse yderligere vilkår for tilbudsgivning 4.1 Forbehold Såfremt en tilbudsgiver efter udløbet af fristen for skriftlige spørgsmål bliver opmærksom på uklarheder, skal tilbudsgiveren i tilbuddet tydeligt angive, hvilke forudsætninger der er lagt til grund for tilbuddet. Bygherre gør opmærksom på, at forbehold indebærer risiko for, at Bygherre må anse tilbuddet for ukonditionsmæssigt.

11 UDSKIFTNING AF ARMATURER I SYDDJURS KOMMUNE - UDBUDSVILKÅR Udregningstilskud/tilbudsvederlag Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med afgivelse af tilbud er Bygherre uvedkommende. 4.3 Afslutning Bygherre anser ikke udbuddet for afsluttet, før entreprisekontrakten er underskrevet. 5 Tilbudsgivers tilbud Tilbuddet beskrives og dokumenteres så fyldestgørende, at Bygherre får et klart indtryk af tilbudsgiverens samlede ydelse. Tilbudsgivers tilbud indgår som bilag til kontrakten. 5.1 Generelle oplysninger Tilbudsgivers firmanavn, adresse, adresse og telefon skal oplyses. Hvor flere i forening afgiver tilbud, skal det af tilbuddet fremgå, hvem der med bindende virkning er bemyndiget til at repræsentere tilbudsgiverne. Tilbudsgivers underskrift er bindende for samtlige priser og for alle øvrige oplysninger i det fremsatte tilbud. 5.2 Tilbuddenes indhold og dokumentation Tilbudsgiver bedes beskrive den løsning, der tilbydes under de valgte forudsætninger, som beskrevet nedenfor i afsnit 6.1. Tilbuddet skal derudover indeholde følgende dokumenter: Tilbudsgivers besvarelse af de enkelte tildelingskriterier (se nærmere beskrivelse under pkt. 6) Garantier på armaturer jf. SAB Overenstemmelseserklæring på armaturer jf. SAB Udfyldt og dateret ESPD-dokument (Det fælles europæiske udbudsdokument). Tilbudsgiver skal vedlægge sit tilbud et udfyldt og dateret ESPDdokument som bevis for: at tilbudsgiveren ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde. Udfyldelse af ESPD kan ske på følgende link:

12 12 UDSKIFTNING AF ARMATURER I SYDDJURS KOMMUNE - UDBUDSVILKÅR Ved udfyldelse af ESPD en skal tilbudsgiver anvende den XML-fil som indgår i udbudsmaterialet. Udfyldt, dateret og underskrevet tilbudsliste i uændret form. Alle poster i tilbudslisten skal være udfyldt. Dokumentation for forsikringstegning i form af police eller tilbud på forsikring, jf. SB 8, stk Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) Tilbudsgiver skal aflevere et udfyldt og dateret ESPD-dokument som bevis for: 1 at tilbudsgiveren ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens at tilbudsgiveren opfylder de minimumskrav til egnethed, der er fastsat i henhold til 140, jf. udbudsbekendtgørelsens punkt III.1.3). Tilbudsgiver bedes udfylde ESPD dokumentet og vedlægge det det fremsendte tilbud. ESPD dokumentet udfyldes via følgende link: Udfyldt tilbudsliste Der henvises til tilbuds- og afregningsgrundlaget (TAG). 6 Bedømmelse af tilbud Ved evalueringen af tilbuddene anvendes en karakterskala fra 0-10, hvor 0 er laveste karakter og 10 er den bedste karakter. Karakterskalaen ser ud som følger: Point 10 Tilbudsgivers besvarelser vurderes som værende fremragende beskrivelser, der demonstrerer udtømmende opfyldelse af nedenstående punkter. 9 Tilbudsgivers besvarelser vurderes som værende fortrinlige beskrivelser, der med enkelte undtagelser opfylder nedenstående punkter. 8 Tilbudsgivers besvarelser vurderes som værende meget tilfredsstillende beskrivelser, der med få undtagelser opfylder nedenstående punkter. 7 Tilbudsgivers besvarelser vurderes som værende tilfredsstil-

13 UDSKIFTNING AF ARMATURER I SYDDJURS KOMMUNE - UDBUDSVILKÅR 13 lende beskrivelser, der i nogen grad opfylder nedenstående punkter. 6 Tilbudsgivers besvarelser vurderes som værende nogenlunde tilfredsstillende beskrivelser, der demonstrerer en vis grad af opfyldelse af nedenstående punkter. 5 Tilbudsgivers besvarelser vurderes som værende nogenlunde tilfredsstillende beskrivelser, men med en række mangler i opfyldelsen af nedenstående punkter. 4 Tilbudsgivers besvarelser vurderes som værende mindre tilfredsstillende beskrivelser, der i begrænset omfang opfylder nedenstående punkter. 3 Tilbudsgivers besvarelser vurderes som værende mindre tilfredsstillende beskrivelser, der demonstrerer en række mangler i opfyldelsen af nedenstående punkter. 2 Tilbudsgivers besvarelser vurderes som værende utilstrækkelige beskrivelser, der demonstrerer sporadisk opfyldelse af nedenstående punkter. 1 Tilbudsgivers besvarelser vurderes som værende utilstrækkelige beskrivelser, der demonstrerer minimalt acceptabel grad af opfyldelse af nedenstående punkter. 0 Karakteren 0 gives for den helt uacceptable besvarelse. 6.1 Tildelingskriterium og underkriterier Kontrakten tildeles det økonomisk mest fordelagtige tilbud på baggrund af følgende underkriterier: 1. Pris 2. Kvalitet Pris (60 %) Tilbudslisten skal udfyldes med priser for de angivne ydelser. Tilbudssummen er den afgivne pris tillagt evt. kapitaliserede forbehold. Tilbudssummen tildeles point efter følgende model: Laveste tilbudssum giver 10 point Laveste tilbudssum + 40 % gives 0 point Der interpoleres retlinet mellem disse 2 yderpunkter Der regnes med 2 decimaler

14 14 UDSKIFTNING AF ARMATURER I SYDDJURS KOMMUNE - UDBUDSVILKÅR Eksempel: Tilbudssum for tilbud A: Tilbudssum for tilbud B: Tilbudssum for tilbud C: Tilbudssum for tilbud D: dkr dkr dkr dkr. Laveste tilbudssum + 40 % dkr. Tilbud A får 10,00 point Tilbud B får 5,83 point Tilbud C får 1,67 point Tilbud D får 0 point Bygherre vurderer tilbuddet ud fra tilbudsgivers samlede pris for opgaven og lægger vægt på laveste pris for den samlede ydelse. Score for kriteriet "Pris" ganges herefter med vægtningen for "Pris", som er 60%. Det betyder, at tilbud A modtager scoren 6,00 for kriteriet "Pris". Kvalitet (40 %) Tilbudsgiver skal medsende datablade for de enkelte armaturer som tilbudsgiver tilbyder. Datablade vil danne baggrund for evaluering af underkriterium "kvalitet". Bygherre afgiver en karakter jf. den i punkt 6 anførte karakterskala pr. nedenstående delkriterium: 1 De tilbudte armaturers lystekniske krav overholder de i SAB pkt. 2 angivne krav. 2 De tilbudte armaturers æstetiske udtryk svarer til de i SAB pkt 2.2 angivne skitser. Det samlede æstetiske udtryk af de tilbudte armaturer skal understøtte de armaturer som Syddjurs Kommune benytter i forvejen. Det vægtes positivt, at armaturerne skaber et homogent og sammenhængende udtryk i det eksisterende byrum, herunder at de tilbudte armaturer skaber en harmonisk helhed med de eksisterende armaturer og master. 3 De tilbudte armaturers fysiske mål svarer til de opgivne måi i SAB pkt De tilbudte armaturers energieffektivitet og samlede driftsomkostninger vurderes og pointgives med fokus på laveste værdier. De enkelte armaturer vil blive vurderet individuelt og vil indgå i den samlede vurdering med samme vægt. Ovenstående delkriterier vægtes lige.

15 UDSKIFTNING AF ARMATURER I SYDDJURS KOMMUNE - UDBUDSVILKÅR 15 Karaktererne lægges sammen og deles med 4 (antallet af delkriterier). Den gennemsnitlige karakter for kvalitet vægtes herefter med den for kriteriet "Kvalitet" angivne vægtning. Eksempel: Tilbud A modtager karaktererne 4, 5, 7 og 9 for delkriterierne 1-4. Tilsammen giver det en score på 25 point. Scoren divideres med 4 hvilket giver en samlet score på 6,25. Den samlede score for kriteriet "kvalitet" ganges herefter med vægtningen for "Kvalitet" som er 40%. Det betyder, at tilbud A modtager scoren 2,50 for kriteriet "Kvalitet". 6.2 Samlet evaluering De vægtede points for hhv. "Pris" og "Kvalitet" sammenregnes. Der anvendes to decimaler. Tilbuddet med det samlede højeste antal point tildeles kontrakten. Eksempel: Tilbud A modtager følgende vægtede point for hhv. "Pris" og "Kvalitet": "Pris" 6,00 point "Kvalitet" 2,50 point Sammenlagt 8,50 point