November 2016 Nyhedsbrev til medarbejderne i Studieadministrationen Kære alle Kommunikation Jeg har tidligere skrevet om vores e-mails, fordi de i forbindelse med vores arbejde har stor betydning. Det er vigtigt at skrive og modtage gode mails, der giver os brugbare informationer, ikke unødigt tager vores tid, og ikke udløser en lang stribe nye mails. I kender det alle. Her er et par ting, som jeg selv gerne vil fokusere på i den kommende tid. 1: Begræns antallet af modtagere - også dem i cc Begræns antallet af modtagere på de mails, du sender. Jo flere modtagere, jo større en syndflod af mailsamtaler får du startet. Risikoen er, at nogle modtagere vælger at klikke på Besvar alle -knappen, mens andre starter flere separate tråde af mailen op ved udelukkende at svare dig, og dermed øges risikoen for, at ikke alle modtagere får alle detaljer med. Der er to gyldne regler her: De personer, du forventer et svar eller en handling fra, skal stå i Til-feltet De personer, du ønsker at informere om mailens indhold, skal stå i cc-feltet Overvej alle de modtagere, du sætter i cc-feltet en ekstra gang, inden du gør det. Do they really need to know? 2: Gør mailen så kort som muligt Lange mails giver ikke mening. Der skal ikke skrives mere, end modtageren har behov for at få at vide, og undlad hyggesludder i mails, der sendes til flere personer. Jo flere irrelevante informationer, man skal filtrere fra i din mail, jo mere spilder du folks tid, og jo flere du sender sådan en mail til, jo mere tid spildes der. Hold dig til emnet og gør budskabet så kort og konkret som muligt! 3: Skriv det vigtigste først og organiser din mail, så den er nem at læse! Jeg får ofte mails, hvor det vigtigste spørgsmål eller konklusionen står til sidst. Hvis denne information havde stået øverst, ville jeg nemmere kunne læse mailen og danne mig et overblik. Start med det vigtigste først og uddyb derefter med detaljer og den baggrundsinformation, der er mindre vigtig for forståelsen af budskabet i mailen. Skriv kort og kontant - og puds brillerne! Brug punktopstillinger til handlinger, spørgsmål og andet, du ønsker at modtageren skal bemærke! Fremhæv vigtig information med fed skrift! Læs din meddelelse igennem en ekstra gang, inden du sender den! Giv mailen et sigende navn i emnefeltet, så den er nem at fremsøge, og man ved, hvad mailen handler om, uden at behøve at åbne den! 1
4: Hjælp den, der kommer sent ind i samtalen De mest komplicerede mails er, når jeg kommer ind i mailen, efter at den har været i gang over et stykke tid. Ofte kommer jeg på med beskeden Se lige nedenfor. Så skal jeg bruge tid på at læse hele strengen igennem og ofte gætte mig til, hvad det er, jeg bliver bedt om. Det er der også andre, der kender. Det tager tid og er ret frustrerende - og jeg gør det også selv Hjælp modtagerne af sådanne mails med at opsummere, hvad der hidtil har været drøftet, og hvad man beder modtageren om at tage stilling til eller handle på. Samtaleprojektet Det er besluttet, at UC ernes eksisterende system til håndtering af samtaler med ansøgere til læreruddannelsen skal udskiftes med et mere tidssvarende system, der ikke kun skal kunne overtage det nuværende LUBOSS system, men også kunne håndtere afvikling af samtaler med ansøgere til andre uddannelser, f.eks. til kvote 2 og samtaler med allerede optagne studerende, der ønsker at komme ind på en bestemt linje/retning. Projektet finansieres af midler fra effektiviseringsprogrammet, som bl.a. også har finansieret Praktikportalen og WISEflow. Systemet skal blandt andet kunne: booke samtaler på tværs af UC erne til kommende og nuværende studerende registrere resultat af samtale ud fra point, udtalelse eller andre metoder overføre relevante data til SIS og/eller andre systemer opstille data på en overskuelig måde udsende besked til ansøgere/studerende om resultat og måske meget mere Foranalysen Før det egentlige projekt går i gang, skal der udarbejdes en foranalyse. Fra hvert UC er der udvalgt en eller flere medarbejdere, der skal hjælpe den valgte leverandør, Pactor, med at beskrive et sådant system i detaljer, for at der kan skabes et overblik over kompleksitet og indhold, og således at leverandøren dermed kan give en endelige pris og tidsplan for udvikling af et samtalesystem. UCL s deltagelse i projektet Vi har aftalt med Birthe, at hun er vores projektleder. Hun repræsenterer UCL i workshops, der bliver afholdt. Hun vil derfor skulle trække på sit bagland før, under og efter hver workshop. UCL er valgt som projektejer på projektet. Derfor deltager Philip med sin store viden om det system, vi bruger nu. Jeg selv er sektorens repræsentant i styregruppen for projektet. Den første workshop afholdes den 1. december. 2
MOVE kompetence - så går vi i gang! Vi er ved at gøre klar til den første workshop vedrørende kompetenceprofiler den 29. november. Der er tilmeldt 28 deltagere om formiddagen og 25 om eftermiddagen. Programmet for dagen er flg.: Velkomst præsentation bordet rundt Formål med workshop Genbesøg, projekttilgang og formål med projektet Gruppeaktivitet 1 hvornår er Studieadministrationen en succes? Er der kritiske succesfaktorer? Gruppeaktivitet 2 input til det fremtidige kompetenceportræt generelle kompetencer - personlige og strategiske Gruppeaktivitet 3 input til det fremtidige kompetenceportræt faglige kompetencer Opsamling og afslutning Der er ligeledes den 14. december inviteret til en workshop med samarbejdspartnere fra uddannelser og stabe, hvor vi også vil høre dem om, hvilke forventninger til ydelser og kompetencer, de har. I mit Nyhedsbrev i januar vil I blive orienteret om resultaterne fra workshoppen og den videre proces. Bliv mere kompetent til office-pakken med Quick-guides I Studieadministrationen arbejder vi dagligt med mange forskellige systemer og programmer. Nedenfor er links til to quick-guides til Outlook og Excel, som måske kan give små indspark til hverdagens rutiner og på den måde gøre arbejdsgange mere smidige. Outlook: LINK Excel: LINK med engelske Illustrationer og formler og LINK med danske illustrationer og formler Se næste side.. Stine fra supportteamet har sendt en flot beskrivelse af processen med beskrivelse af workflows, som teamet er i gang med. Som altid hører jeg gerne fra jer - og modtager også gerne bidrag til det kommende Nyhedsbrev. Med venlig hilsen Ambrosia 3
Status på Workflows i supportteamet Ved det seneste møde i teamet blev der givet en fælles status på igangværende og afsluttede workflows. I alt er teamet involveret i 16 workflows. I stort set alle flows er der deltagelse af eksterne medarbejdere. Processen foregik på den måde, at de respektive grupper gav en kort status på implementering af workflowet. Oplevelsen var, at det var meget givende at få en status i udviklingen og implementeringen af de enkelte processer. Status på workflows blev kortlagt ud fra PDCA modellen, hvor cirklerne indikerer, hvor man er i processen, og grønne cirkler indikerer afsluttede flows. Ifølge metoden er opfølgning på afsluttede workflows væsentlig, især af hensyn til fastholdelsen af kvaliteten, men også med henblik på gennemførelse af løbende forbedringer. 4