Inspirationsnotat nr. 5c til arbejdet i MED-Hovedudvalg 12. april 2010 Inspiration til arbejdet med kvalitetskontrakter Her er samlet en række forslag til udarbejdelsen af en kommunal kvalitetskontrakt. Notat tager udgangspunkt i Indenrigs- og Sundhedsministeriets vejledning om kvalitetskontrakter og er udbygget med MEDaftalernes krav om inddragelse af medarbejder. Notatet er derfor også en vejledning til på hvilken måde MED-udvalget kan og skal inddrages i arbejdet med kvalitetskontrakter. Indledning Kvalitetskontrakten skal beskrive, hvilke områder og konkrete kvalitetsmål kommunen vil have fokus på i en periode. Arbejdet med kvalitetskontrakten kan integreres som en del af en kommunal strategi for kvalitetsudvikling. Der er ingen universel definition på hvad kvalitet er, men vejledningen beskriver en række forskellige aspekter af kvalitet det kan være nyttige at inddrage i arbejdet med kvalitetskontrakter: Kvalitet kan både relatere sig til den faglige kvalitet i serviceydelserne, kvaliteten i den måde arbejdet udføres på af ledere og medarbejdere og den oplevede kvalitet hos kommunens borgere og medarbejdere. Derimod er der en række elementer som skal indgå i den kommunale kvalitetskontrakt: 1. Kvantitative kvalitetsmål 2. Redegørelse for veje til at nå kvalitetsmålene 3. Opfølgningsredegørelse Kvalitetsmål Kvalitetskontrakten skal indeholde en række kvalitetsmål for hvert serviceområde som kommunen har ansvaret for. Ifølge vejledningen er et af formålene med kvalitetskontrakterne, at kommunalbestyrelsens mål for kvalitetsudvikling bliver synliggjort for borgere og medarbejdere i kommunen. For at gøre det lettere at få
overblik over arbejdet med kvalitetsudvikling og vurdere i hvilket omfang målene opfyldes, skal kvalitetskontrakten være kort og overskuelig. Derfor er der krav til at målene for hvert serviceområde i kvalitetskontrakten er: Kvantificerbare - og dermed også klare og konkrete Formuleret på en måde, som gør det nemt for kommunalbestyrelsen og kommunens borgere at vurdere, i hvilket omfang målet opfyldes. Udtryk for aktuelle indsatsområder, som har særlig politisk prioritet! Derudover fremgår det af Indenrigs- og Sundhedsministeriets vejledning, at de kvantitative mål meget vel kan suppleres med mere overordnede visioner eller strategier for kvaliteten på serviceområdet. Det er især vigtigt på områder, hvor kvaliteten af en ydelse ikke er umiddelbart kvantificerbar, som eksempelvis kvaliteten af kontakt og omsorg mellem plejepersonale og beboere på kommunens ældrecentre. Her kan det være problematisk for kommunen udelukkende at styre efter kvantitative mål, da der er risiko for, at målene bliver forsimplede, tilfældige og i værste fald medfører en skæv prioritering i kvalitetsudviklingen. Overordnede målsætninger for kvalitetsudviklingen kan derfor være nødvendige for at sikre, at kvalitetskontrakten bliver et meningsfuldt redskab i det daglige arbejde, både på centralt og decentralt niveau. Med henblik på at sikre en reel udvikling af kvaliteten, anbefaler FTF og OAO derfor, at kommunerne supplerer de kvantitative mål med overordnede kvalitetsbetragtninger. Redegørelse for veje til at nå kvalitetsmålene Kvalitetskontrakten skal indeholde en redegørelse for hvordan kommunen vil arbejde for at opfylde de opstillede kvalitetsmål. Selvom Indenrigs- og Sundhedsministeriets vejledning ikke siger meget om netop denne del af kontrakten, er redegørelsen et vigtigt udgangspunkt for at der reelt kan blive tale om en udvikling af kvaliteten. Det skyldes, at redegørelsen stiller krav til kommunalbestyrelsen om at sammentænke mål og midler. Ved at koble kvalitetsmålene med en række konkrete tiltag og redskaber kan redegørelsen være med til at forhindre, at målene opfattes som overfladiske og intetsigende for medarbejdere og borgere. Det er et krav til redegørelsen, at den skal være kort og konkret, men det nærmere indhold afgøres af den enkelte kommunalbestyrelse. Der kan f.eks. være tale om, at kommunen ønsker at benytte et nyt digitalt redskab til effektivisering af sagsbehandlingen eller indføre et nyt personalepolitisk tiltag i forsøget på at mindske sygefraværet blandt medarbejderne. 2
Der kan også være tale om, at kommunalbestyrelsen fastsætter en række kvalitetsmål, men lader det være op til de decentrale enheder i kommunen selv at tilrettelægge, hvordan de pågældende mål opfyldes. Her skal det i stedet fremgå af redegørelsen, at de konkrete tiltag tilrettelægges decentralt. Opfølgningsredegørelse Kvalitetskontrakterne er ikke bundet til specifikke tidsintervaller, men skal første gange vedtages og offentliggøres 1. juli 2010. Tidsfristerne for de enkelte kvalitetsmål kan herefter variere og løbende tilpasses i forbindelse med opfølgning på kvalitetskontrakten. Det er et krav, at kommunalbestyrelsen hvert år (senest samtidig med vedtagelsen af årsbudgettet) skal redegøre for, hvordan der vil blive fulgt op på kommunens kvalitetskontrakt. Opfølgningsredegørelsen skal indeholde en redegørelse for hvor langt kommunen er kommet med at opfylde de opstillede mål. Det er op til den enkelte kommune selv at fastlægge indholdet af opfølgningsredegørelsen, men den kan blandt andet indeholde overvejelser om en konkret evaluering af kvalitetsindsatsen. En evaluering af kvalitetsindsatsen kan indebære både en resultat- og procesevaluering. En evaluering af resultaterne indebærer en vurdering af, hvorvidt kommunen har opfyldt de kvantitative kvalitetsmål indenfor den givne periode. En evaluering af processen indebærer derimod en bredere vurdering af hvordan selve arbejdet med at nå målene forløber, samt om der er behov for ændringer i forhold til indsatsen. Udarbejdelsen af en kvalitetskontrakt Det er kommunalbestyrelsens opgave at formulere kvalitetskontrakten og opgaven må derfor ikke uddelegeres til f.eks. økonomiudvalget eller forvaltningen. Men som det er allerede er fremhævet, må arbejdet gerne ske i tæt dialog med medarbejderrepræsentanter og ledere i kommunen. Kvalitetskontrakterne er et værktøj, der kan være med til at sikre en dialog mellem borgere, medarbejdere, ledere og kommunalbestyrelse omkring kvaliteten i kommunens opgavevaretagelse. Men inddragelsen af medarbejderrepræsentanter i arbejdet er kun i meget begrænset omfang berørt i Indenrigs- og Sundhedsministeriets vejledningsmateriale. Inddragelse af medarbejderne Der eksisterer en række krav om kommunens inddragelse af medarbejderrepræsentanter, som får betydning for arbejdet med de kommunale kvalitetskontrakter. 3
Det betyder for det første, at lovkravene om udarbejdelsen af kvalitetskontrakter skal kombineres med de krav om medindflydelse, der følger af MED-aftalerne. Aftalerne stiller konkrete krav til medindflydelse i forhold til kvalitetskontrakterne. Det sker på flere måder: I MED-rammeaftalen 9.3 står: "Hovedudvalget mødes - normalt en gang om året - med kommunens politiske ledelse med henblik på en drøftelse af den del af budgetbehandlingen, der vedrører budgettets konsekvenser for arbejds- og personaleforhold i kommunen." I Aftalen om Trivsel og Sundhed på arbejdspladserne 5 står: "I tilknytning til kommunens budgetbehandling skal ledelsen i det øverste medindflydelsesorgan redegøre for budgettets konsekvenser for arbejds- og personaleforhold, herunder eventuelle konsekvenser i forhold til sammenhængen mellem ressourcer og arbejdsmængde." Det årlige møde med den politiske ledelse er derfor en naturlig anledning til også at drøfte indholdet og opfølgningen på kvalitetskontrakterne, samt sammenhængen mellem de ressourcer, der indgår i budgettet og de mål, der er opstillet for de enkelte serviceområder. For det andet skal kravene om den kommunale kvalitetskontrakt ses i sammenhæng med de principper for decentral styring, som regeringen og KL blev enige om i forbindelse med aftalen om kommunernes økonomi i 2006. Overholdelsen af principperne for decentral ledelse betyder, at kvalitetskontrakterne skal give plads til, at der i de enkelte institutioner er en udstrakt grad af frihed til at tilrettelægge det daglige arbejde for at nå målene. Som nævnt kan der derfor være tale om, at kommunalbestyrelsen fastsætter mål, hvor det er op til de pågældende decentrale enheder og deres medarbejdere i kommunen selv at tilrettelægge, hvordan målene skal nås. Eksempelvis kan kommunalbestyrelsen i dialog med medarbejderrepræsentanter sætte et mål for alle kommunens plejecentre om, at sygefraværet blandt personalet skal være faldende og under gennemsnittet for sammenlignelige kommuner. Kommunens plejecentre kan herefter selv tilrettelægge, hvordan de vil bidrage til at realisere det overordnede mål. Det kan eksempelvis være gennem fokus på den enkelte medarbejders udviklingsmuligheder og opprioritering af de sociale relationer på arbejdspladsen mv. Hvorfor inddrage medarbejderne? Der er flere fordele ved at inddrage medarbejderne i arbejdet med kvalitetskontrakterne, både når det gælder opstillingen af mål samt veje til at nå dem. For det første må medarbejdernes faglige viden og erfaring forventes at danne et godt 4
grundlag for tilrettelæggelsen af det daglige arbejde med kvalitetsudvikling. For det andet kan en aktiv inddragelse af medarbejderrepræsentanter være med til at forebygge, at kvalitetsmålene blot bliver overfladiske og ligegyldige, og i stedet forankres decentralt i den daglige drift. Undersøgelser viser desuden, at inddragelse af medarbejderne i arbejdet med at fastlægge kvalitetsmål har en positiv effekt på medarbejdernes tryghed, information og medejerskab af kvalitetsudviklingen. Se blandt andet Gode råd om medarbejderinddragelse i forbindelse med at lave servicestrategi og udbudspolitik (KL og KTO, 2004). På den baggrund kan følgende indsatsområder indgå i arbejdet med kvalitetskontrakterne, som redskaber til hvordan kvalitetsmålene opfyldes: Personalepolitik Kompetenceudvikling Lederudvikling Arbejdsmiljø Kommunernes arbejde med kvalitetskontrakter Kommunerne skal have offentliggjort de nye kvalitetskontrakter på www.brugerinformation.dk første gang senest d. 1. juli 2010. Men kun få kommuner har endnu (april 2010) offentliggjort færdige kvalitetskontrakter. Århus Kommune er en af de få kommuner, der har offentliggjort en kvalitetskontrakt. Samtidig er kommunens kvalitetskontrakt et eksempel på en kontrakt, der kombinerer kvantitative mål med overordnede målsætninger for kvalitetsudviklingen på et serviceområde: 5
Århus Kommunes tilgang til at sikre en høj kvalitet på børn og ungeområdet er via helhedstænkning og et tværfagligt samarbejde, hvor børnene og de unge er i centrum. Derfor arbejdes der efter følgende kvalitetsmål: Læring og Udvikling Børn og unge har faglige, personlige, sociale og kulturelle kompetencer, der gør dem i stand til at gennemgå et uddannelses/dannelsesforløb. Derfor skal andelen af 3-årige børn med dansk som modersmål, der ved den frivillige sprogvurdering, vurderes at have et alderssvarende sprog, udgøre mindst 85 pct., og 80 pct. skal have foretaget vurdering i 2010. Trivsel og Sundhed Børn og unge trives, er glade, sunde og har selvværd. De har en god opvækst og udnytter egne potentialer. Derfor skal andelen af børn i 1., 6. og 9. klasse, der udtrykker trivsel, være over 90 pct., og andelen, der ikke har været udsat for mobning, skal være over 95 pct. Brugertilfredshedsundersøgelsen skal samtidig vise, at forældrenes tilfredshed med skolerne og dag- og FU-tilbuddenes evne til at skabe trivsel for børnene og de unge stiger fra måling til måling. Læs mere: 5a Vejledning om udbudsstrategi og kvalitetskontrakter (FTF & OAO) Gode råd om medarbejderinddragelse i forbindelse med at lave servicestrategi og udbudspolitik (KL og KTO, 2004) Vejledning om kommunal kvalitetskontrakt og opfølgningsredegørelse (Indenrigs- og Sundhedsministeriet) Præsentation af metoder til organisering og udvikling 6