Oversigt åbent møde: Punkt 01 Godkendelse af dagsorden. Økonomisager Punkt 02 Månedsrapport ultimo februar 2014 i Sisimiut. Punkt 03 Månedsrapport ultimo februar 2014 Maniitsoq Punkt 04 Forslag til opførelse af 12 nye ældreboliger i Sisimiut Punkt 05 Høringssvar vedrørende Redegørelse for behovet for misbrugsbehandling og en analyse af de samfundsmæssige gevinster ved at indføre et vederlagsfrit misbrugsbehandlingstilbud. Punkt 06 Entreprisekontrakt for drift af Alderdomshjemmets vaskeri i Sisimiut med KATAK ApS. Punkt 07 Revisionsberetning nr. 14, løbende revision indtil 31. december 2013. Punkt 08 Eventuelt.
Mødet startet kl. Deltagere: Atassut Mette Sofie Lerch Bitten Heilmann Siumut Klaus R. Berthelsen Gedion Lyberth Fraværende med afbud: Fraværende uden afbud: Punkt 01 Godkendelse af dagsorden Afgørelse Godkendt
Punkt 02 Månedsrapport ultimo februar 2014 i Sisimiut. Journalnr. 06.00 Baggrund Der skal hver måned foretages en budgetopfølgning med vurdering af det forventede forbrug for resten af året samt angivelse af områder. Område for familie i Sisimiut vedlægger hermed budgetopfølgning for februar måned 2014. Regelgrundlag Qeqqata Kommunias kasse- og regnskabsregulativ. Gældende lovgivning indenfor det område, hvor Familieudvalget har den umiddelbare kompetence. Faktiske forhold Familieområdet Budget Tillæg Bevilget Forbrug Rest Forbrug Konto Kontonavn (1000 kr) (1000 kr) (1000 kr) (1000 kr) i % 40 Fripladser på daginstitutioner 160 0 160 38 122 23,6 41 Hjælpeforanstaltninger for børn 9.317 0 9.317 2.252.390 7.065 24,2 43 Social førtidspension 5.577 0 5.577 1.917.319 3.660 34,4 44 Underholdsbidrag 192 0 192 0 192 0,0 45 Offentlig hjælp 6.690 0 6.690 2.185.397 4.505 32,7 46 Andre sociale ydelser 433 0 433 71.500 361 16,5 47 Ældreforsorg 26.341 0 26.341 5.505.186 20.836 20,9 48 Handicapområdet Sisimiut 38.350 0 38.350 5.091.454 33.259 13,3 49 Andre sociale udgifter 160 0 160 40.000 120 25,0 Familieområdet i alt 87.220 0 87.220 17.101.084 70.119 19,6 Forbruget skal ligge på 16,66 % hvis forbruget er jævnt fordelt over den første måned. Familieområdet i Sisimiut har et samlet forbrug på 17,1 mio. Kr. hvilke svarer til et forbrug på 19,6 %. Konto 43 udviser et markant merforbrug som skyldes at førtidspensionister er forudbetalt og marts også indgår i denne post. Konto 45 offentlig hjælp har et stort merforbrug. Kontoen bruges primært til at hjælpe personer som er blevet ledige og derfor ikke har mulighed for selv at betale faste udgifter og forsørgelse. Det forventes at ledigheden vil falde i Sisimiut første halvår 2014 hvilket vil have indvirkning på forbrug på konto 45. Konto 49 er tilskud til krisecenteret i Sisimiut. De får hvert kvartalt udbetalt 40 t. Kr. og dette følger den politiske beslutning om at yde tilskud til krisecenteret Økonomiske og administrative konsekvenser Forbrug for februar måned er højt men med en stram økonomistyring vil forbruget løbende blive fulgt.
Administrationens vurdering Ledigheden og tilgang af førtidspensionister er ikke styrbare størrelse og skal holdes nøje under observation for at undgå et markant merforbrug på specielt konto 43 og 45 senere på året. Indstilling At rapporten tages til efterretning. Afgørelse Tages til efterretning Bilag Udskrift af balance ultimo februar 2014.
Punkt 03 Månedsrapport ultimo februar 2014 Maniitsoq Baggrund Der skal i løbet af året fremlægges en månedsrapport på hovedkontoniveau indenfor hvert driftsområde. Der fremlægges hermed rapport for Området for Familie i Maniitsoq pr. 28. februar 2014. Regelgrundlag Qeqqata Kommunias kasse- og regnskabsregulativ. Håndbog i økonomirapportering og budgetopfølgning i Qeqqata Kommunia. Faktiske forhold På nuværende meget tidlige tidspunkt vurderes, at det samlede forbrug for 2014 vil komme til at svare til den samlede budgetramme. Der skal dog senere foretages vurderinger af merbehov vedr. bl.a. overgang til 100 % takstfinansiering på institutionsområdet, jf. nedenfor. I 2013 blev der givet tillægsbevillinger med i alt 1,8 mio. kr. Jf. punkt 04 samt 07 i familieudvalgets møde 18. nov. 2013. De foreløbige regnskabstal for 2013 viser dog, at der reelt ikke blev brug for tillægsbevillingerne, idet regnskabet forventes at slutte med en marginal afvigelse fra den oprindelige samlede ramme i budget 2013. Det betyder dog, at Området for Familie, Maniitsoq, også i 2014 som udgangspunkt vil være særdeles tilbageholdende med at søge tillægsbevillinger. Selve regnskabsrapporten efter blot to måneders forbrug er ikke i sig selv retvisende som udtryk for et forventet forbrug. På nuværende tidlige tidspunkt vurderes det forventede årsforbrug derfor ud fra især erfaringerne fra regnskab 2013 samt vurderinger af, om der er sket væsentlige aktivitetsændringer. Der vil dog af andre grunde skulle ske en budgetregulering i form at tillægsbevillinger for 2014. Den ene grund er, at der pr, 1. januar 2014 er sket en finansieringsomlægning, således at takstbetalingerne for Selvstyrets døgninstitutionspladser i Grønland fra 1. januar 2014 er overgået til at være 100 % retvisende i forhold til de faktiske omkostninger (budgetter) for institutionerne. Kommunerne bliver kompenseret herfor gennem blottilskuddene, og der skal derfor senere laves en sag til familieudvalg og kommunalbestyrelse med anmodning om tillægsbevilling til dækning af finansieringsomlægningen. Et andet forhold er, at der skal foretages nogle budgetmæssige tilpasninger på de områder, hvor budgettet fortsat ikke svarer til de faktiske omkostninger. Det gælder f.eks. omkostninger til el, vand, varme og bespisning på plejehjem.
Endelig har kommunalbestyrelsen i 2013 godkendt forslag fra familieudvalget om, at antallet af demenspladser på skærmede afsnit på Neriusaaq ændres fra nuværende 8 til 16 pladser. Når ombygningen m.v. er gennemført, skal der foretages en vurdering af de øgede omkostninger, da pladser på skærmede afsnit er mere ressourcekrævende eller almindelige plejepladser. Jf. også, at da plejehjemmet i Sisimiut i 2013 blev udvidet med 2 pladser, blev der foretaget en vurdering af de økonomiske konsekvenser og indarbejdet en tillægsbevilling til formålet. I månedsrapporten pr. 31. januar blev der givet uddybende bemærkninger til de enkelte hovedkonti. Da der ikke er nye/ændrede vurderinger i forhold hertil, henvises blot til denne månedsrapport, jf. FU-mødet den 12. marts punkt 08. Familieområdet Budget Tillæg Bevilget Forbrug Rest Forbrug Konto Kontonavn (1000 kr) (1000 kr) (1000 kr) (1000 kr) i % 40 Fripladser på daginstitutioner 100 0 100 3 97 2,9 41 Hjælpeforanstaltninger for børn 8.444 0 8.444 1.675 6.769 19,8 43 Social førtidspension 5.992 0 5.992 1.353 4.639 22,6 44 Underholdsbidrag 211 0 211 0 211 0,0 45 Offentlig hjælp 6.094 0 6.094 1.167 4.927 19,1 46 Andre sociale ydelser 784 0 784 54 730 6,9 47 Ældreforsorg 27.824 0 27.824 5.949 21.875 21,4 48 Handicapområdet Maniitsoq 29.437 0 29.437 2.992 26.445 10,2 49 Andre sociale udgifter 462 0 462 0 462 0,0 Familieområdet i alt 79.348 0 79.348 13.192 66.156 16,6 Indstilling Det indstilles, at orienteringen tages til efterretning. Afgørelse Tages til efterretning Bilag Ingen
Punkt 04 Forslag til opførelse af 12 nye ældreboliger i Sisimiut Journalnr. 44.06 Baggrund I Selvstyrets forslag til Finanslov for 2014 indgår forslag om opførelse af 12 ældreboliger i Sisimiut. Der fremlægges hermed forslag om opførelse af 12 ældreboliger ved Nikkorsuit i Sisimiut, efter projektgruppens forslag. Regelgrundlag Landstingsforordning nr. 11 af 19. november 2007 om tilskud fra Landsstyret til opførelse af kommunale udlejningsboliger. Qeqqata Kommunias budget 2014 med overslagsår. Faktiske forhold Til udarbejdelse af bygherreoplæg er nedsat byggeudvalg med repræsentanter fra Qeqqata Kommunias ældreområde, herunder hjemmehjælpsleder, afdelingsleder i ældreafdelingen, 1 sagsbehandler i ældreafdelingen, plejehjemmets fysioterapeut og området for Teknik- og Miljø med 3 repræsentanter. Totalrådgiver, sags administration og projektledelse er Rambøll Grønland A/S v. akademiingeniør Jørn Hansen og arkitekt Erik Grundtvig. Projektgruppen startede med sit arbejde den 15. januar 2014 og har i alt holdt 7 møder, hvor sidste møde blev afholdt den 25. marts 2014 således, at projektforslaget og B-overslaget kan være klar den 28. marts 2014. Godkendelse af projektforslaget er fastsat til den 16. april 2014 v. Qeqqata Kommunia teknik- og miljø i Sisimiut. Men projekteringen fortsætter uanset godkendelsesforløbet, mens revideret B- overslag og udbud er fastsat til den 23. maj 2014. Det forventes at Licitation og A-overslag godkendes den 2. juli 2014, og derefter underskrivelse af kontrakt således, at opstart af byggeri kan finde sted den 7. juli 2014. I brugtagningsdato forventes at ske 5. december 2015. Alle lejlighederne er 2 værelses på brutto ca. 60 kvadratmeter med bad, soveværelse og kombineret køkken og stue. Boligerne indrettes under hensyn til tilgængelighed og brug af handicapudstyr. Ventelisten til en ældrebolig i Sisimiut pr. 28. marts 2014 består af, at der er 58 ældre borgere i Sisimiut og 17 ældre borgere fra andre byer i alt 75 skrevet op til en ældrebolig. Ventelisten blev ellers reduceret i juli måned 2013, efter 12-16 fra ventelisten blev tildelt bolig i de nye ældreboliger i Niviarsiat, men den stiger med gennemsnit 2 pr. måned det sidste 3 måneder.
Økonomiske og administrative konsekvenser Efter Selvstyrets Finanslov 2014, har Selvstyret afsat kr. 3.4 mio. kr. i 2014 og kr. 3.4 mio. i 2015 til byggeri af ældreboliger i Sisimiut. Qeqqata Kommunia har til budget 2014 afsat kr. 7.125 mio. og i 2015 7.125 mio. kr. til byggeri af 12 ældreboliger i Sisimiut. I begge budget år er der budgetteret refusion fra Selvstyret med kr. 3.375 mio. Fra økonomisk sekretariatet blev der dog meddelt, at man er i dialog med Selvstyret om ændring af beløbene til byggeriet, både i Finansloven og kommunens egen andel, da tallene der står i finansloven og i kommunen er forældede. Derfor er tallene der er opført ovenfor vist med forbehold til ændring. Hvad beboerne kommer til at betale i husleje, er det INI der står for beregning af den kommende husleje, men det senest kendte huslejeberegninger som vi har på de nye ældreboliger i Niviarsiat, er huslejen beregnet efter brutto areal, dvs. inclusive andre facilititer, og udgør kr. 6.570,00 med varme og vand. Enkelte pensionister kan ikke betale huslejen af deres pension, hvor derudover også skal betales depositum der svarer til 3 måneders husleje. Men der kan søges boligsikring og andre ydelser for at få økonomien løbet rundt. Husleje + depositum for beboerne på de nye ældreboliger i Niviarsiat udgør 7.800 kr. pr. måned, men når boligsikringen er trukket fra - som for de fleste enlige er kr. 2.759 - resterer der 5.041 kr. som beboeren skal betale hver måned i de første 12 måneder. For de fleste udbetales personlige tillæg på grundlag af det fastsatte rådighedsbeløb. Administrationens vurdering Det vurderes at de 12 nye ældreboliger, som forventes med ibrugtagning i december 2015, vil komme til at aflaste ventelisten til ældrebolig enormt, selvom der kun er 12 lejligheder, men man skal huske, at der bliver flere og flere ældre med plejebehov, og at der er flere ældre borgere uden bekvemmeligheder som vand og varme indlagt. Men i og med at samfundet har bevæget sig til et mere moderne samfund, er der desværre sket belastning hos adskillige mennesker, herunder ældre borgere, der har store sociale problemer som eks. misbrug og sygdom, og dette medfører på sigt, at de får svært at klare sig alene i deres bolig, hvor det så er nødvendigt men også meget krævende for enkelte sagsbehandlere, at få sagsbehandlet disse sager. Skift til et bedre miljø vil betyde en værdig liv resten af deres levetid. Indstilling At, projekteringen af opførelse af 12 nye ældreboliger i Nikkorsuit i Sisimiut tages til efterretning. Afgørelse Tages til efterretning Bilag 1. Som baggrundsbilag fremsendes projektforslag
Punkt 05 Høringssvar vedrørende Redegørelse for behovet for misbrugsbehandling og en analyse af de samfundsmæssige gevinster ved at indføre et vederlagsfrit misbrugsbehandlingstilbud. Journalnr. 48.00.01 Baggrund Departementet for Sundhed og Infrastruktur har lavet en redegørelse og analyse for misbrugsbehandling - Redegørelse for behovet for misbrugsbehandling og en analyse af de samfundsmæssige gevinster ved at indføre et vederlagsfrit misbrugsbehandlingstilbud. Ovennævnte redegørelse blev sendt til høring hos kommunerne den 17. marts 2014. Kommunerne har høringsfrist til indsendelse af svar til Departementet for Sundhed og Infrastruktur inden den 23. april kl. 12. Regelgrundlag Tilbud om misbrugsbehandling gives generelt af Selvstyret i samarbejde med kommunerne. Det kan ske på baggrund af sektorlovgivning(f.eks. Forordning om hjælp til børn og unge) eller det gives hovedsagelig på baggrund af de sundhedsaftaler, som Selvstyret har indgået med hver af de 4 kommuner. Faktiske forhold Inatsisartut besluttede ved EM 2013, at: Naalakkersuisut pålægges at udarbejde en analyse af behovet for misbrugsbehandling og en analyse af de samfundsmæssige gevinster ved at indføre et vederlagsfrit misbrugsbehandlingstilbud til FM 2014, og at Naalakkersuisut fremlægger en plan for fremtidens misbrugsbehandlingstilbud på EM 2014, således at disse kan implementeres i FFL2015 (EM2013/61). Formålet med redegørelsen er at kunne fremlægge den 1. del af arbejdet: o at analysere behovet for misbrugsbehandling og at analysere de samfundsmæssige gevinster ved at indføre et vederlagsfrit misbrugsbehandlingstilbud. Herudover rækker redegørelsen frem til 2. del af arbejdet: o at fremlægge en plan for fremtidens misbrugsbehandlingstilbud ved EM 2014. Analyser og plan vil dække behovet på hele misbrugsområdet som i dag domineres af alkohol, hash og ludomani (spilafhængighed) og de særlige ønsker og behov forskellige grupper af misbrugere har omkring behandling. (Se vedlagte redegørelse) Der er etableret en Kommissorium plan for misbrugsbehandling som alle kommuner er inviteret til. Den første møde sker den 7. maj 2014. Bæredygtige konsekvenser Redegørelse for misbrugsbehovet og analyse for gevinster ved at indføre vederlagsfrit misbrugsbehandlingstilbud er et stort plus for Qeqqata Kommunias planer om bæredygtig samfund. Rapporten giver indsigt I at de nuværende misbrugsbehandlinger som bliver tilbudt af kommunerne
ikke er nok til at bryde misbrugsmønsteret i samfundet og at der er behov for mere omfattende misbrugsbehandling, ikke kun for de implicerede men også deres familier, hvis den sociale arv skal brydes. Økonomiske og administrative konsekvenser Økonomiske og administrative konsekvenser fremgår ikke af redegørelsen, hvor midlerne skal tages fra. Administrationens vurdering Det indstilles, at Familieudvalget svarer høringen med Qeqqata Kommunia er positiv over for redegørelsen og men mener det er vigtigt at finde ud af hvor midlerne skal komme fra, da de ikke fremgår i redegørelsen, hvor midlerne tages fra. Indstilling Det indstilles redegørelsen tages til efterretning. Afgørelse Udvalget indstiller, at med henblik på kvalitetssikring i.fm uddannelse og efterkurser inkluderes betingelser for alkologer, når vederlagsfrit misbrugsbehandlingstilbud indføres, og at der i redegørelsen skal tydeliggøres hvor midlerne skal tages fra. Endvidere indstilles, at private alkologer i Qeqqata Kommnunia ikke berøres Høringen taget til efterretning. Udvalgets indstilling medtages i hørringssvaret. Bilag 1. Høringsbrev fra Departementet for Sundhed og Infrastruktur 2. Redegørelse misbrugsbehandling høringsaversion 3. E-mail fra Departementet for Sundhed og Infrastruktur
Punkt 06 Entreprisekontrakt for drift af Alderdomshjemmets vaskeri i Sisimiut med KATAK ApS. Journalnr. xx.xx.xx Baggrund Kommunalbestyrelsesmedlem Mette Sofie Lerch har til Kommunalbestyrelsen fremlagt dagsordenforslag og ønske om evaluering af Qeqqata Kommunias entreprisekontrakt for drift af Alderdomshjemmets vaskeri i Sisimiut med KATAK ApS. Mette Sofie Lerch begrundelse, er stigende utilfredshed for KATAK ApS service for driften af vaskeriet. Alderdomshjemmet erfarer, bl.a. at en del af beboernes tøj er forsvundet efter vask, men generelt at der er samarbejdsproblemer med KATAK ApS. Mette Sofie Lerch begrunder det videre, at alderdomshjemmet har alle faciliteter herunder vaskemaskiner, tørretumblere mv. og at kommunen årligt bruger ca. 700.000 kr. til entreprisen og dermed ikke vil have større driftsudgifter hvis alderdomshjemmet igen overtog vask af egen beboer og ansattes tøj mv. Regelgrundlag Qeqqata Kommunias Kasse- og regnskabsregulativ. Faktiske forhold Qeqqata Kommunia har siden 1. januar 2011 en entreprisekontrakt for drift af Alderdomshjemmets vaskeri i Sisimiut med KATAK ApS som udløber 31. december 2015. Siden februar 2013 er der fra Alderdomshjemmet i Sisimiut erfaret samarbejdsproblemer med KATAK ApS, som når sit højeste da, alderdomshjemslederen den 6. november 2013 direkte skriver et brev til Familieudvalget og Økonomiudvalget med ønske om at opsige aftalen med KATAK ApS. Iflg. lederen kan alderdomshjemmets personale ikke længere se fremtiden med en samarbejde med KATAK ApS. (se vedlagte bilag X) Staben har kun modtaget redegørelse, mødereferater og korrespondancer mellem alderdomshjemmet og KATAK ApS fra alderdomshjemslederen. Og der er iflg. aftalen ikke udarbejdet kvartalsmæssig rapport over samarbejdet, eller afholdt minimum et årligt opfølgningsmøde. Økonomiske og administrative konsekvenser Foreløbig ingen økonomiske konsekvenser idet kontrakten ikke er opsagt. Direktionens bemærkninger Ingen yderligere bemærkninger. Administrationens vurdering Administrationen vurderer at der er behov for en tættere dialog og bedre samarbejde mellem Qeqqata Kommunia og KATAK ApS, hvis samarbejdet skal køre videre.
Det vurderes videre, at påståede beskyldninger fra Alderdomshjemmet og KATAK ApS er påstand mod påstand hvorfor det er svært, at påse hvem der har ret eller uret i samarbejdsproblemerne og beståede tøj der er forsvundet efter vask mv. Det vurderes endvidere, at der er behov for dialog mellem Alderdomshjemmet og KATAK ApS, og finde frem til en løsning på problemerne. Såfremt KATAK ApS ikke lever op til sine forpligtelser og misligholder kontrakten skal kontrakten iflg. punkt 16. 2 opsiges med 3 måneders varsel med henvisning til de almindelige misligholdelsesbeføjelser i lovgivning. Indstilling Området for Familie indstiller, at familieudvalget godkender; - at, Området for Familie sekretariatet i fælleskab med Alderdomshjemmet indgå dialog omkring løsning af samarbejdsproblemerne med KATAK ApS. - at, såfremt KATAK ApS ikke lever op til sine forpligtelser og misligholder kontrakten bemyndiges Området for Familie sekretariatet iflg. punkt 16. 2 opsige kontrakten med 3 måneders varsel med henvisning til de almindelige misligholdelsesbeføjelser i lovgivning. Afgørelse Godkendt Bilag Ingen
Punkt 07 Revisionsberetning nr. 14, løbende revision indtil 31. december 2013. Journalnr. xx.xx.xx Baggrund Revisionen har fremsendt beretning nr. 14, som er afsluttende beretning for regnskabsåret 2013. Beretningen indeholder bemærkninger. Sagen skal behandles med henblik på fremsendelse til Økonomiudvalg og Kommunalbestyrelse. Regelgrundlag Qeqqata Kommunias kasse- og regnskabsregulativ Faktiske forhold Revisionen har fremsendt beretning nr. 14, der vedlægges som bilag 1. I brev af 4. marts 2014 fra Området for Økonomi er fagudvalgene anmodet om besvarelse af revisionens bemærkninger. Brevet vedlægges som bilag 2. I afsnit 2.2.2 Områder med refusion fra Selvstyret, anføres bl.a. følgende: Interne kontroller På arbejdsmarkedsområdet samt de sociale områder har der i 2013, vedrørende sagsbehandlingen af personsager, ikke fuldt ud været etableret et formaliseret ledelsestilsyn. Vi har tidligere omtalt forholdet i revisionsberetning nr. 8 vedr. løbende revision for 2011 og revisionsberetning nr. 11 vedr. løbende revision for 2012. På familieområdet og erhvervs.- og arbejdsmarkedsområdet er der udarbejdet et detaljeret koncept for ledelsestilsyn. Vi kan dog konstatere, at dette koncept ikke fuldt ud har været efterlevet i 2013. Vi anbefaler, at der arbejdes med at implementere ledelsestilsynet således, at det kan anvendes i styringsmæssigt øjemed og samtidig opfylder kasse- og regnskabsregulativets krav til dokumentationskontrol, kvalitetskontrol og den systemansvarliges kontrol. Bemærkningen henføres til afsnit 5.2 Forretningsgange, hvor der konkluderes således: Konklusion På arbejdsmarkedsområdet samt de sociale områder har der i 2013, vedrørende sagsbehandlingen af personsager, ikke fuldt ud været etableret et formaliseret ledelsestilsyn. Der henvises til afsnit 2, Revisionens bemærkninger De sagsområder, som revisionen har gennemgået, er følgende, jf. afsnit 5.2: Revalidering Barselsdagpenge Førtidspension Alderspension Børnetilskud Bidrag
Boligsikring Uddannelsesstøtte Sagsområderne Revalidering og Uddannelsesstøtte hører under Erhvervs- og Arbejdsmarkedsudvalgets umiddelbare forvaltning, og vil derfor ikke blive kommenteret i denne sag. De administreres i øvrigt af Området for Uddannelse, daginstitutioner, kultur, fritid, erhvervsog arbejdsmarked. Områderne Førtidspension og Alderspension administreres af Området for Familie, og der skal oplyses følgende: Området for Familie, Maniitsoq anvender ved ledelsestilsyn et skemamateriale, som revisionen har udarbejdet og fremsendte ultimo 2012 til Qeqqata Kommunias frie anvendelse. Sekretariatslederen udtager stikprøvekontroller af enkeltsager. Sagerne gennemgås med udfyldelse af skema. Herefter gennemgås stikprøverne/skemaerne med pensionssagsbehandleren med henblik på læring og afhjælpning af evt. generelle problemstillinger. Området for Familie, Sisimiut anvender ledelsestilsyn gennem ugentlige ledermøder, daglige sagsmøder mellem afdelingsleder og personalet. Endvidere udføres der stikprøvekontrol ved tildeling af hjælp samt når der anvises regninger fra eksterne leverandører. Områderne Barselsdagpenge, Børnetilskud, Bidrag, Boligsikring administreres af Området for Økonomi, som oplyser følgende: I afsnit 2.2.3 Personlige tillæg til førtids- og alderspensionister anføres følgende: Vi har fået oplyst, at der udbetales 600 kr. pr. måned til alle alderspensionister og førtidspensionister der har sukkersyge,og således har behov for medicin. Der foreligger således ikke en individuel vurdering af behovet for denne type personlige tillæg. Det er vores opfattelse, at der ved bevilling af personlige tillæg skal ske en konkret og individuel vurdering af den enkelte pensionist situation. Det er oplyst, at der i 2013 er 23 førtidspensionister og 27 alderspensionister der modtager dette personlige tillæg. Områderne for Familie, skal oplyse følgende: Det kan se ud, som om revisionen tror, at de pågældende pensionister har merudgifter til medicin, som det personlige tillæg skal kompensere for, og at der derfor skal foretages en individuel vurdering af merudgifterne. Men da al medicin i Grønland er gratis for patienterne, er der alene tale om, at det personlige tillæg gives som en kompensation for de evt. andre merudgifter, som de pågældende måtte have til særlig kost m.v. I Qeqqata Kommunia har det været en praksis i flere år, at der er ydet et sådant personligt tillæg til pensionister med sukkersyge.
Det vurderes, at det er særdeles hensigtsmæssigt med en fast, vejledende takst, da det i praksis ikke er realistisk at kunne foretage konkrete vurderinger af evt. merudgifter udover medicin der jo også som nævnt er gratis for patienten. Ifølge vejledningen fra 2010 om personlige tillæg til pensionister, pkt. 5.3, er der mulighed for at fastsættes takster for personlige tillæg. Det er således Familieområdets opfattelse, at praksis er i fuld overensstemmelse med lovgivningen. I afsnit 2.2.4 Offentlig hjælp anfæres anføres bl.a. følgende: Gennemgang af et antal tilfældigt udvalgte sager viser, at flere sager ikke er tilstrækkeligt belyst/dokumenteret til, at det med sikkerhed kan vurderes om modtageren af hjælpen har modtaget den korrekte ydelse samt hjælp i øvrigt. Områderne for Familie skal oplyse følgende: Generelt medgives, at sags-administration og journalføring på sagsområdet for offentlig hjælp kan forenkles og forbedres. Der kan bl.a. givetvis med fordel gennemføres en mere ensartet sagsbehandling i form af, at de samlede offentlige hjælp udbetales som eet fast månedligt beløb, der anvises i bank. Dette vil kunne frigøre administrative ressourcer til f.eks. at sikre en hurtigere udarbejdelse samt opfølgning af handleplaner. Omvendt er erfaringen, at mange modtagere af offentlig hjælp har meget vanskeligt ved at administrere økonomien og derved bl.a. får restancer til husleje og andre faste udgifter. Derfor administreres udbetaling af hjælp i mange tilfælde med kortere udbetalingsperioder og afregninger af husleje osv. Dette er dog også som nævnt mere ressourcekrævende. Der kan også foretages forbedringer i journalføringen, der kan gøres mere ensartet f.eks. gennem udarbejdelse af forskellige grundskemaer og checkskemaer. Det er nemlig ofte tilfældet, at der faktisk er foretaget en journalisering i et journalnotat, hvor dette notat dog kan være vanskeligt at finde frem i en stor mængde journalnotater. Og især vanskeligt for læsere, der ikke behersker grønlandsk, som er det altdominerende sprog i journalføringen. Det er ofte tilfældet, at der ikke hverken tages eller opbevares fotokopier i journaler af dokumentation for husleje og andre faste udgifter. Ligeledes ej heller print af stamdata fra folkeregistret. Sådanne kopier ville nemlig fylde forholdsmæssigt meget i journalerne og derved gøre det endnu mere besværligt at få et ordentligt overblik over journalføringen. I stedet kan der med fordel udarbejdes check-skemaer, hvor der foretages afkrydsning af de dokumentationer, der er femlagt/indhentet som grundlag for tildeling og udmåling af offentlig hjælp (lønsedler, huslejekvitteringer, bankkonto-udtog, folkeregister-udtræk osv.). Der har tidligere være tilrettelagt forskellige interne kurser i sagsbehandling af offentlig hjælp. Dette bør fortsat ske. Herudover vil Områderne for Familie iværksætte et mere målrettet projekt med det sigte at forenkle og effektivisere sags-administration og journalføring på området.
Økonomiske og administrative konsekvenser Ingen bemærkninger Direktionens bemærkninger Ingen bemærkninger. Administrationens vurdering Ingen yderligere bemærkninger. Indstilling Det indstilles - At sagen fremsendes til Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen med anbefaling om, at revisionsberetningen tages til efterretning. Afgørelse Tages til efterretning Bilag 1. Beretning nr. 14, løbende revision indtil 31. december 2013. 2. Brev til fagudvalgene af 4. marts 2014. Punkt 08 Eventuelt Mette Sofie Lerch fra Familieområdet har i.fm besøg i april måned fremlagt redegørelse. Og har der hun nævnt den manglende sikkerhedsforanstaltning/beredskab i tilfælde af ulykke.