Byrådet har besluttet at konkurrenceudsætte i Viborg Kommune. Dette notat beskriver sammensætningen af de opgaver, som løses af Viborg, og dettes betydning for konkurrenceudsættelsen. 1. Det samlede budget og organisering set i forhold til konkurrenceudsættelsen Den samlede konkurrenceudsættelse af Viborg er med afsæt i budgettet opgjort til knap 44 mio. kr. I praksis vil volumen for konkurrenceudsættelsen blive en smule mindre, da budget rummer udgifter til administrative funktioner og kontrolopgaver, som kommunen fortsat varetager, hvis opgaven overgår til en ekstern leverandør. Den samlede volumen for konkurrenceudsættelse af madservice dækker to typer af hovedfunktioner: Opgaver i relation til tilberedning og udbringning af mad (ca. 39 mio. kr.), som vedrører de to hovedområder; - mad til borgere i eget hjem (ca. 4 mio. kr.) og mad til beboer/brugere på pleje-/dagcentre mv. (ca. 34 mio. kr.), hvori også indgår vejledning og screening i forhold til kost og ernæring i relation til den samlede helhedsindsats, f.eks. omkring rehabiliteringspotentiale mv. Opgaver vedrørende rengøring på pleje- og dagcentre (ca. 5 mio. kr. - heraf er ca. 1 mio. kr. indtægtsdækkede opgaver udført for boligselskaber, hvor disse ejer plejeboligerne). Sidstnævnte kan som udgangspunkt ikke konkurrenceudsættes af kommunen. De budgetmæssige ca. 39 mio. kr. for det egentlige mad-område er i den eksisterende kommunale organisering fordelt på henholdsvis: Centralkøkken ca. 13 mio. kr. (Henholdsvis produktion af mad til plejecentre/dagcentre og beboer i eget hjem (frit valg) samt udbringning af maden. De to områder skal jf. frit valgsreglerne udbydes i særskilte kontrakter) Serveringskøkkener på plejecentre ca. 25 mio. kr. (Heraf udgør lønsummen til medarbejdere fordelt på kommunens plejecentre/dagcentre ca. 17 mio. kr.) De budgetmæssige ca. 4 mio. kr. for rengøringsområdet vedrører medarbejdere fordelt på pleje-/dagcentre.. En del af rengøring vedrører serveringskøkkener og spise-/opholdsrum, som har relation til madens fremstilling og indtagelse. Denne rengøring kan indgå i konkurrenceudsættelsen af madservice, da rengøring af køkkener mv. har en naturlig sammenhæng med produktionen af mad. Den anden del af rengøringsopgaverne vedrører rengøring af servicearealer (Café, trænings - og aktivitetslokaler, administrative kontorer (sygepleje, leder etc.)) og lokaler der benyttes af kommunens medarbejdere, såsom depot, omklædning samt endelig fællesarealer (Trapper, indgangspartier, gange, depotrum). Disse rengøringsopgaver har ikke relation til mad-området, hvorfor det antagelig ikke vil være naturligt for en privat leverandør af madservice at varetage opgaven. Det er derfor mest naturligt at konkurrenceudsætte denne del af opgaverne i forbindelse med de øvrige kommunale rengøringsopgaver. (Dette princip for placering af rengøringen under Viborg på henholdsvis konkurrenceudsættelsen af rengøringsopgaver og madservice er godkendt i direktionen den 6. februar 2012.) Udover ovennævnte 2 hovedopgaver henholdsvis mad og rengøring - varetager s medarbejdere en række øvrige opgaver på pleje-/dagcentrene. Disse opgaver, som budgetmæssig er inkluderet i ovennævnte poster er: Tøjvask for beboere Administration af linnedpakker, salg af buskort mv. Køb porcelæn/service mv. til pleje-/dagcentre Div. serviceopgaver, vande blomster s varetagelse af disse opgaver har udviklet sig historisk med afsæt i dels praktiske hensyn og dels en rationel og omkostningseffektiv drift. s medarbejderes deltagelse i opgaver udenfor deres kernefunktioner har været naturlig i en enhedsorganisering, hvor alle medarbejdere er med i opgaven omkring borgerne, som stærkest udmøntet i principperne om levebo-miljø. (se afsnit 2)
I forbindelse med konkurrenceudsættelse af madservice bør der eventuelt ske en afgrænsning af opgaverne. Opgaver, som ikke har nogen faglig relation til mad-området, vil antageligvis ikke have stor interesse for private leverandører af mad, hvorfor deres interesse i og kompetencer for at afgive tilbud vil svækkes. Som nævnt ovenfor, vil en del af rengøringsopgaverne kunne konkurrenceudsættes sammen med den øvrige kommunale rengøring. De øvrige opgaver uden relation til mad vil typisk skulle overføres til andre personalegrupper på pleje-/dagcentrene. Den beskrevne organisering har i relation til konkurrenceudsættelsen en række konsekvenser: a) Medarbejdere med flere funktioner En række medarbejdere varetager opgaver inden for forskellige områder. F.eks.: o medarbejdere i centralkøkkenet, som både laver mad til beboere i egen bolig (frit valg) og beboer på plejecentre o medarbejdere på pleje-/dagcentre, som både laver mad, gør rent og eventuelt også er involveret i tøjvask for beboere, buskort, serviceopgaver mv. Opgaverne, der i dag udføres af Viborg, vil jævnfør ovenstående blive splittet op i 3 dele. Dels konkurrenceudsættelsen af madservice med 2 kontrakter for henholdsvis fritvalgsmaden ti borgere i eget hjem og maden til beboer/borgere på pleje-/dagcentre samt konkurrenceudsættelsen af øvrige kommunale rengøringsopgaver.. Konkurrenceudsættelsen af opgaverne i flere dele indebærer, at en række medarbejdere risikerer, at deres opgaver bliver vundet af flere forskellige leverandører. Jf. virksomhedsoverdragelsesloven kan medarbejderne blive overdraget til en ekstern leverandør, hvis de opgaver, som de overvejende beskæftiger sig med, overdrages. Den enkelte medarbejder kan imidlertid kun overdrages til én leverandør. En række medarbejdere vil derfor opleve, at kun en del af opgaver (og dermed arbejdstid) flytter, og de vil derfor risikerer, at deres opgaver enten ændres, eller i værste fald at arbejdsgiveren må nedsætte dem i tid jf. bortfaldet af opgaver/timer, som ikke fremtidigt udføres af arbejdsgiveren. b) Personaleprofilen på pleje-/dagcentre Som beskrevet ovenfor kan en række medarbejdere opleve en opsplitning af deres opgaver på forskellige leverandører i forlængelse af konkurrenceudsættelserne/udbuddene. Dette har også betydning for borgerne og beboerne, der såfremt de enkelte opgaver vindes af forskellige leverandører vil møde flere medarbejdere med mere specialiserede funktioner. Beboerens møde med medarbejdere med en specialiseret opgave går i modsat retning kommunens tankesæt om en helhedsindsats, hvor alle faggrupper omkring borgeren byder ind med deres kompetencer. Et tankesæt, som udmøntes i nedenstående principper om levebo-miljø. Som beskrevet ovenfor rummer den eksisterende organisering af madservice i Viborg Kommune en række forskelllige opgaver, som ligger udenfor den traditionelle madproduktion. Samtidigt har kommunen, som beskrevet også nedenfor, i vidt omfang arbejdet ud fra en helhedsorienteret indsats, hvor alle faggrupper dels indgår i et fagligt fællesskab omkring borgeren og dels mange steder med afsæt i borgerens medvirken og tilstedeværelse. En fastholdelse af organisering og værdisættet skaber usikkerhed om, i hvilket omfang der vil være private leverandører, som ville det finde det attraktivt at byde på et udbud fra Viborg Kommune. Med henblik på at få en dialog med de private udbydere omkring deres tanker og visioner i forhold til at deltage som leverandør med respekt for kommunens ønsker om en madproduktion, der rummer høj fleksibilitet og understøtter hverdagslivet for borgere på plejecenter og for borgere i eget hjem, afholdes der den 2. marts 2012 et åbent dialogmøde, hvor alle potentielle leverandører er inviteret Den ovennævnte organisering af opgaverne i Viborg er grafisk illustreret i nedenstående figur.
total 44 mio. kr. Centralkøkken Plejecenter Centralkøkken: Serveringskøkken: : Central produktion central køkken mio. 8 mio. serveringskøkkener 25 mio. Fællesarealer 2,5 mio. KU madservice plejecentre Servicearealer 2,5 mio. KU rengøring KU madservice plejecentre KU madservice plejecentre Øvrige opgaver: Hjemmeboende central køkken 5 mio. Tøjvask for beboere Adm. af linned, buskort, tlf.pasning Div. Serviceopgaver 1 mio. Opgaver flyttes til plejecenter KU madservice hjemmeboende Stampersonale på plejecenter Stampersonale på plejecenter, timer fordelt på flg. områder: En del medarbejdere har timer fordelt på flg. områder: Øvrige opgaver 2. Levebo-miljø i Viborg Kommune Socialudvalget og Sundhed & Omsorg har de senere år arbejdet med levebo-miljø på kommunens plejecentre. Socialudvalget har senest på mødet den 29. november 2011 vedtaget en udrulningsplan for 2012 og 2013, som betyder, at levebo-miljøet udvides fra de eksisterende 3 centre med ca. 100 pladser til 8 centre med i alt knap 300 pladser. Levebo-miljøet i Viborg Kommune har afsæt i en socialpædagogisk forståelse med fokus på hjemlighed og hverdagsliv samt at sikre beboerne reel indflydelse på deres eget liv. Det er den enkeltes vaner, behov og ressourcer, som i stor udstrækning styrer hverdagen. Hverdagens gøremål som madlavning, vask, rengøring mv. udføres i så vid udstrækning som muligt i nærheden af og sammen med beboerne. Levebo-miljøet involverer alle medarbejdergrupper på pleje-/dagcentrene, og specielt for madservice er centrale faktorer eksempelvis involvering af beboerne i madlavningen og beboerens oplevelse af madens tilberedelse. Arbejdet med levebo-miljø afspejles i den i afsnit 1 viste fordeling af budgettet på henholdsvis centralkøkken og serveringskøkkener på centrene. Med levebo-miljø er flere opgaver og dermed flere medarbejdere placeret decentral i beboernes daglige miljø. Modellen for levebo-miljø i Viborg Kommune er tilrettelagt under hensyntagen til dels målsætningen om rational drift og stor fleksibilitet. Dette betyder, at dele af madproduktionen til plejecentrene foregår i centralkøkkenet,
hvor der både laves færdige produkter og halvfabrikata (f.eks. brøddej, der kan bages på plejecentret/ afdelingen). Et plejecentre/en afdeling kan med dags varsel ændre sammensætningen af færdigmad/halvfabrikata, så det afspejler beboernes interesse og evne for at være med omkring tilberedningen af maden. 3. Mulige scenarier ved konkurrenceudsættelse af madservice: Med afsæt i den ovenfor beskrevne organisering af madservice i Viborg Kommune beskrives nedenfor 3 scenarier for konkurrenceudsættelsen af madservice. De enkelte scenarier rummer henholdsvis fordele og ulemper i forhold til konkurrenceudsættelse og kommunens eksisterende værdisæt for arbejdet på pleje-/ dagcentre. Scenarie 1 Konkurrenceudsættelsen omfatter - som udgangspunkt det samlede budget på 44 mio. kr. med den fulde pakke af opgaver, som i dag varetages af Viborg. Udbuddet skal dog differentieres i 2 kontrakter med henholdsvis maden til beboer i eget hjem (fritvalgs-reglerne) og øvrige opgaver. (Det konkurrenceudsatte budget vil i praksis blive lidt mindre end de 44 mio. kr., da budgettet rummer f.eks. administrative funktioner og kontrolopgaver, som kommunen fortsat vil skulle varetage overfor en eventuel ekstern leverandør.) Der er usikkerhed om, hvorvidt dette scenarie vil give den ønskede konkurrence. Der er ingen viden om, hvorvidt de private leverandører vil finde det attraktivt at byde på en kontrakt, som rummer en række opgaver, som traditionelt ikke er knyttet til madproduktion. Scenarie 2 Konkurrenceudsættelse af madproduktionen (centralkøkken og serveringskøkkener). Det vil sige det samlede budget renset for opgaver, som ikke direkte har relation til mad (f.eks. rengøring udenfor køkkener/spiserum, administration af linnedpakker, buskort m.v.). En mulig konsekvens af dette scenarie er - i det tilfælde at en ekstern leverandør vinder kontrakten og personalet blive virksomhedsoverdraget - at personalet i serveringskøkkener på plejecentrene vil være ansat hos den private aktør. Det vil sige, at eksterne medarbejdere vil skulle indgå i det faglige fællesskab omkring plejen af beboerne på plejcentrene. Jf. det ovenfor beskrevne tankesæt om helhedsindsats og levebo-miljø vil det være meget vigtigt, at kommunen er meget præcis i kravspecifikationen og ikke mindst beskrivelse af snitflader mellem personalegrupper på plejecentrene. Uanset præcisionen i kommunens beskrivelse af snitflader mv. vil der være en risiko for, at en del af den fleksibilitet, som der i dag er mellem personalegrupperne på plejecentrene, vil forsvinde. En konsekvens i scenariet kan, som beskrevet ovenfor, være, at en række medarbejdere vil miste en del af deres opgaver/timer samt at beboerne på plejecentrene vil møde flere forskellige medarbejdere omkring sig i dagligdagen. Det er uklart, hvor attraktivt en sådan kontrakt vil være at byde på for en privat leverandør. Konkurrenceudsættelsen skønnes budgetmæssigt at få en volumé på maksimalt ca. 40 mio. kr., inkl. de rengøringsopgaver, som indgår i konkurrenceudsættelsen af rengøring. Scenarie 3 Konkurrenceudsættelse begrænses til produktionen af mad i centralkøkkenet. Konkurrenceudsættelsen afgrænses til produktion af hoved- og biret til hjemmeboende (inkl. udbringning) og hoved- og biret til plejecentre plus diverse øvrige ydelser. Opgaven vil umiddelbart være attraktiv for en ekstern leverandør at byde på, idet opgaven er afgrænset til kerneområdet - madproduktion.
I dette scenarie vil alt personale på pleje-/dagcentre forblive i kommunal regi, og den eksisterende fleksibilitet i personalegruppernes fælles opgaveløsning kan bevares. Det vil stadig være en udfordring præcis at beskrive en kravsspecifikation, som rummer den eksisterende fleksibilitet, hvor plejecentrene/afdelingerne med kort varsel kan ændre deres bestillinger f.eks. i forhold til de aktuelle beboeres interesse og evne for at være med omkring tilberedning af mad i levebo-miljø. Antallet af medarbejder, som berøres af opgaveoverdragelse reduceres, og dermed reduceres problematikken om ændret opgaveorganisering og reduktioner i timetal for medarbejdere. Konkurrenceudsættelse vil blive reduceret til et niveau, som starter ved ca. 13 mio. kr. (det eksisterende budget for centralkøkkenet). Dette kan øges med nogle millioner kroner ved yderligere centralisering af opgaver (f.eks. mad til møder, diætkost mv.). 4. Konkurrenceudsættelse af madservice i andre kommuner har gennem de senere år været udbudt i flere kommuner. Nogle kommuner har udbudt madservice til hjemmeboende (fritvalg), andre kommuner har udbudt både madservice til hjemmeboende og madservice til beboere på plejecentre. Nogle kommuner har udbudt maden til et eller flere plejecentre og beholdt en del af produktionen selv. Motiverne til konkurrenceudsættelse af den kommunale madproduktion er mange. Der findes en del mindre og nogle få store private leverandører, som byder ind på kontrakter på madservice til hjemmeboende. med udbringning til hjemmeboende er et relativt enkelt udbud at gennemføre. Der er kun 2-3 store private leverandører, som historisk har budt ind på madservice til plejecentre. For madservice til plejecentre har nogle kommuner valgt kun at udbyde hovedret og biret (middagsmåltidet), mens andre kommuner har udbudt hele døgnkosten. Fælles for alle kommuner er, at den udbudte kontrakt på madservice er koncentreret til produktion og levering af madservice. Der er 2 store private aktører på madservice i Danmark, som byder ind på kommunernes udbud af madservice til plejecentre. Den typiske model for levering af madservice ydelsen er levering af maden til døren i plejecentre i landets kommuner. Den ene af de store aktører oplyser, at de leverer til døren til landets plejecentre, dog med én undtagelse, da firmaet varetager driften i én café i en kommune. Den anden af de store aktører oplyser, at de leverer til døren til landets plejecentre med én undtagelse, da firmaet varetager driften af serveringskøkkener på plejecentre sammen med centralkøkkenet i én kommune. Denne kontrakt er startet op i 2010. Projektgruppen har aftalt møde med en repræsentant fra den pågældende kommune for at høre om de høstede erfaringer med udlicitering af centralkøkken og serveringskøkkener på plejecentre. Mødet afholdes den 16. marts 2012.