Referat af Direktionsmøde d. 9. november 2018 Til stede: Per Michael Johansen, Inger Askehave, Antonino Castrone, Henrik Halkier, Rasmus Antoft, Henrik Pedersen, Lars Hvilsted Rasmussen, Mogens Rysholt Poulsen, Dorte Stigaard Rektorsekretariatet Fredrik Bajers Vej 5 Postboks 159 9100 Aalborg Sagsbehandler: Ulla Gjørling Telefon: 9940 3205 Email: ug@adm.aau.dk Sagsnr.: 2018-013-00164 Øvrige: Ulla Gjørling (referent), Thorkild Ærø og Louise Bredgaard (pkt. 3), Nina Schjoldager, Henrik Søndergaard og Dorte Hollensen (pkt. 4) Afbud: Dagsordenspunkt 1. Godkendelse af dagsorden Godkendt. 2. Godkendelse af referat af direktionsmøde den 12. oktober 2018 Godkendt med en mindre rettelse: organisationen bag arrangementet på Campus CPH om kvindelige ledere var ikke Lead Agency. Derimod hed arrangementet Lead the Future. 3. Monitorering af AAU Strategi 2016-21 - Viden for verden Prodekan Thorkild Ærø og specialkonsulent Louise Bredgaard deltog i behandlingen af punktet. De enkelte direktionsansvarlige præsenterede hver deres ansvarsområde. Forskning - LHR Forskningsgrupperne er etableret, og gruppernes strategier/handleplaner er netop indleveret den 1. november. Da der efter SRFI s ønske var metodefrihed, viser indrapporteringerne diversitet i metode og omfang. Direktionen har godkendt 17 anbefalinger vedrørende fremtidens forskningsunderstøttelse, og der er nedsat et midlertidigt, rådgivende forskningsudvalg med det formål at konkretisere disse yderligere og prioritere i indsatserne. Alle deltagere i talentprogrammet er igangsat, og der gennemføres et fællesmøde for de to årgange ultimo november. Primo 2019 afholdes et seminar, hvor direktionen deltager eftermiddag/aften. Samtlige tværvidenskabelige forskningsområder er igangsat. PBL -RA Den mest omfattende indsats er indarbejdelsen af PBL-læringsmål i alle studieordninger, og den er netop skudt i gang med deadline i november 2019. I løbet af processen gennemføres forskellige aktiviteter til erfaringsudveksling. PBL i alle uddannelser afventer læringsmålsøvelsen, da de to hænger sammen. Indsats om PBL-principper er på stand-by. Opfølgningsansvar
Analyse vedrørende status for systematisk introduktion af studerende til PBL er gennemført og fremlægges på DSUR snarest. Her vurderes det, om der skal udarbejdes generelle retningslinjer. Tilsvarende er der gennemført en rundspørge om nyansattes systematiske introduktion til PBL, hvilket har afstedkommet en væsentligt øget efterspørgsel efter de udbudte kurser. Det er derfor besluttet at gentage rundspørgen årligt. For eksisterende medarbejdere udvikles der forløb om it og PBL. Dokumentationsprojektet er igangsat, og udviklingsprojekterne spredes gradvist gennem organisationen bl.a. via møde i DSUR, og prodekanernes ansvar for at videndele om de allerede gennemførte udviklingsprojekter. IA supplerede, at hun sammen med prodekaner skriver et værdigrundlag som præambel til kvalitetssikringssystemet. Det drøftes på DSUR-internat i januar. Direktionen drøftede vigtigheden af, at der i lyset af MIT-rapporten udarbejdes et stærkere kommissorium, således at akademiet bliver et nødvendigt samlingspunkt med medvirken af de stærkeste kræfter på universitetet. RA bedes præsentere udkast til revideret kommissorium på direktionsmøde i foråret 2019. Uddannelse - IA Robusthedsanalysen er afsluttet, men skal fortsat være et bagvedliggende princip for al uddannelsesarbejde. Strategi for rekruttering af fremtidens studerende første udkast behandles på næste møde i DSUR. Oplægget forholder sig til uddannelsesmatch, rekruttering til samfundsnyttige uddannelser, brobygning og outreach, optagelsessystemet og selektionskriterier. EVU situationsanalysen er gennemført og viser omfattende udbud af ordinær uddannelse og meget lidt indtægtsdækket virksomhed. Det er derfor nødvendigt udvikle et fleksibelt udbud af kortere forløb som supplement. Videreudvikling af kvalitetssikringssystemet igangsættes, når revision af det nationale system ligger klar. Der er behov for at gentænke systemet, det tidligere omtalte værdigrundlag skal tilføjes, og de mange procedurer skal revurderes. Studiemiljø i rådet er tre indsatser i gang; den gode studiearbejdsplads, større opmærksomhed ift. valg til kollegiale organer samt tutorindsatsen. Tværgående indsatser (frafald, ledighed, beskæftigelse, analysefunktion) - der præsenteres i december et bud på tværgående indsats på frafald. Karriereindsatser på ledighedstruede uddannelser er igangsat, og analysefunktionen i Studieservice blev præsenteret på seneste direktionsmøde. Administrativ understøttelse af uddannelsesområdet - en række stillinger på kvalitets- og vejledningsområdet er blevet besat. Videnssamarbejde DOS Tidlig start på AAU Science and Innovation Hub er igangsat, og etablering af yderligere tre inkubatormiljøer er netop behandlet i direktionen. Styrket forskningsstøtteindsats er kick-startet med 17 anbefalinger og etablering af et midlertidigt, rådgivende organ. Alumne der er indkøbt et fælles CRM, som nu er under implementering. Iværksætteriindsatsen er efter en smule forsinkelse nu godt i gang, og en national PoCindsats er netop offentliggjort. DOS understregede vigtigheden af, at der nu ikke sættes flere skibe i søen, men at der fokuseres på at levere på de allerede igangsatte aktiviteter. RA skal på direktionsmøde i foråret 2019 præsentere udkast til revideret kommissorium.
Identitet, kultur og kommunikation TÆ Public-affairs-indsatsen er med ansættelse af en medarbejder styrket markant, og STEMkonferencen den 26. november er seneste eksempel på effekt. Der gennemføres medietræning af VIP i relation til presseplanen, hvor der også er fokus på SOME-indsatser. Der er etableret et kommunikationsregnskab, som monitorerer AAU s performance i pressen. Endelig ses kommunikationshubben som et væsentligt sammenhængsskabende element. Kompetence, organisation og ledelse HH Alle oprindeligt planlagte aktiviteter er i gang, og flere indsatser er kommet til siden handleplanens vedtagelse. Således er AURA (Forskerakademiet) netop lanceret. Netværksarrangementer meget populære, og kompetenceudvikling for VIP er blevet godt modtaget. Næste skridt er 360-graders lederevaluering samt udrulning af koncept for onboarding for nye ledere. Udviklingselementet i de kommende perioder bliver desuden at sikre kompetenceudvikling af ledere på lavere niveauer i organisationen, således at ledelsesforståelse bredes længere ud i organisationen. Direktionen bekræftede, at det er væsentligt, at VIP også kontinuert udvikler sine kompetencer, hvorfor det nye MUS-koncept er et kommende fokuspunkt. Samtidig skal tryk på kompetenceudviklingen fastholdes, således at den ændrede kultur kan fastholdes, når strategimidlernes tilskud til kursusforløb på sigt ophører. Administration og service AC De fleste administrative indsatser er nu indlejret i andre strategiske indsatser. Reorganiseringen er forløbet udmærket, og AC ser kommunikationshubben som en god organiseringsform ift. at skabe sammenhængskraft. Workzone er ikke tilstrækkeligt brugervenligt og fungerer ikke på alle platforme, så det arbejdes der på i samarbejde med KU og AU, som også anvender systemet. AAU Håndbogen ny version er lanceret og tilpasning sker løbende. Internationalisering MRP International staff Unit er i fuld sving. Distinguished Professors Program er i fremdrift, men har haft vanskeligt ved at rekruttere på tilstrækkeligt højt plan til fuldtidsstillinger. Der arbejdes derfor i stede med delansættelser. Behandles i direktionen i december. Udkast til internationaliseringsstrategi behandles i direktionen ultimo november. Digitaliseringsstrategi - HP Der etableres nu en udmøntningsplan med tilhørende handleplaner. Et af elementerne heri er ansættelse af en supportenhed på Læring og Filosofi. På det seneste DSD-møde blev strukturen og eventuelt behov for en ny organisering og alignment med afrapporteringsformen i Viden for verden drøftet, og HP forespurgte, om den snarlige ansættelse af en porteføljemanager kunne være et relevant element i en ny struktur. AC blev bedt om at forelægge direktionen et bud på en ny organisering. IA bemærkede, at der i afrapporteringen manglede beskrivelse af, at der ansættes supportmedarbejdere i den læringsenhed, som tilknyttet Institut for Læring og Filosofi. RA tilføjede hertil, at de kommende medarbejdere vil få en grundig introduktion til PBL. AC skal præsentere direktionen for et bud på gentænkning af organisering af DSD/digitaliseringsstrategien.
På baggrund af præsentationerne og direktionens drøftelser konkluderede PMJ, at implementeringen af Viden for verden går efter planen med fornuftige tilpasninger, hvor det har været nødvendigt. 4. Øget administrativ kvalitet og sammenhængskraft 4.1) Fordeling af opgaver på uddannelsesområdet: studielederens opgaver 4.2) Honorering af studieledere og studienævnsformænd (FORTROLIGT) Projektleder Nina Schjoldager, HR-chef Henrik Søndergaard og chefkonsulent Dorte Hollensen deltog under behandling af punktet. Ad 4.1) Fordeling af opgaver på uddannelsesområdet: studielederens opgaver Som konsekvens af nedlæggelse af skolerne flyttes en række opgaver fra studielederen/skolelederen til institutlederen, som kan vælge at placere disse hos en viceinstitutleder. Studielederens opgaver er defineret i universitetsloven og skal være ens på tværs af universitetet. Dog kompliceres billedet af, at der kan være personsammenfald på posten som viceinstitutleder og studieleder. For detaljer om studielederens opgaver henvises til materialet til mødet. Direktionen drøftede spørgsmålet om rekvisition af undervisning fra andre fakulteter/institutter. Her skal studielederen være den faglige garant og informere institutlederen, hvis vedkommende vurderer, at kvaliteten ikke er rigtig. I materialet til mødet er der redegjort for, hvad studienævnenes opgaver er. Også her har AAU valgt at lægge sig meget tæt op ad universitetsloven. Direktionen tilsluttede sig beskrivelsen af studielederens opgaver. Direktionen drøftede i tilknytning hertil behovet for tydelighed om, at institutleder og viceinstitutleder overtager rigtig mange af de tidligere studielederes opgaver. Studielederne skal derfor være klar over, at de får færre opgaver og mindre indflydelse. For at sikre kommunikation herom besluttede direktionen, at IA skal samle prodekaner, studieledere, institutledere og viceinstitutledere for at skabe en fælles forståelse og stringent kommunikation, så opgaveportefølje og opgavevaretagelse bliver ens. NS planlægger og indkalder. NS indkalder til møde med studieledere, institutledere og viceinstitutledere. 5. Dekansekretariaternes strategiske arbejde På IA s opfordring drøftede direktionen vigtigheden af, at dekansekretariaternes strategiske arbejde alignes med strategiens og delstrategiers indsatser, og at aktiviteter koordineres, således at AAU fremstår som en samlet organisation internt såvel som over for de eksterne samarbejdspartnere. Det er desuden vigtigt, at de rådgivende medarbejdere i dekansekretariaterne koordinerer tæt med rektoratets rådgivere. PMJ opfordrede igen dekanerne til at sikre en forankring af rådenes arbejde i fakultetsledelserne, da koordineringen og viden på tværs mellem dekan og prodekaner og prodekaner og videre til institutledere er helt afgørende. 6. Meddelelser Direktionen besluttede, at referat fra og opfølgning på såvel rektors tur til Canada som prorektor og dekaners tur til Boston behandles på et efterfølgende direktionsmøde. PMJ meddelte Bestyrelsesmøde den 23. oktober 2018 i Trondheim; velkommen til nyt medlem Lars Enevoldsen fra Grundfos, Torben Möger valgt til næstformand for bestyrelsen.
IA meddelte LHR orienterede: 7. Eventuelt Besøg på Norges Tekniske-Naturvidenskabelige Universitet (NTNU) med bestyrelsen; deres prorektor for uddannelse og prorektor for forskning samt campusdirektør var værter fro besøget. Deres strategi hedder Kundskab for en bedre verden og baserer sig på FN s verdensmål. Besøg på AI-laboratorium. Dimensionering af engelsksprogede uddannelser; AAU s plan er nu godkendt af ministeriet. RUVU - møde med Hans Müller om godkendelse af nye uddannelser; uheldigt at universiteterne ved afslag ikke modtager en forklaring, hvilket ministeriet tog til efterretning. Konkret var anledningen afslag på masteruddannelse i datadrevet organisatorisk læring og udvikling. AAU genindsender. UUU-anbefalingerne; møde med ministeren. En række anbefalinger behandles allerede i folketinget. Ministeriet udmeldte, at de 37 forslag ikke overtrumfer den strategiske rammekontrakt, og at der ikke bliver en ny indrapporteringsmekanisme. Strategiske Uddannelsesdata for AAU og sektoren; en rigtig god rapport fra STS i kølvandet på præsentation i direktionen den 12. oktober 2018, som IA opfordrede dekaner og prodekaner til at gennemgå. Rapporten blev under mødet genfremsendt til direktionens medlemmer. ULD har modtaget inspirationskataloger fra EDGE. Det går nu i udvalget, som behandler og kommer med forslag til aktører. Det fremlægges på et direktionsmøde. De fire sundhedsdekaner har protesteret over, at universiteterne ikke må give transportbidrag til studerende i praktik. UG fortalte, at AAU nu har indkøbt Prepare i en sitelicens. ITS arbejder på single-sign-on og forventer, at en domæneopdelt version kan implementeres mellem jul og nytår. UG fortalte, at hun og NS har indledt den institutlederrunde, som blev besluttet i kølvandet på den administrative reorganisering. AC fortalte, at den reviderede huslejekontrakt for campus CPH underskrives i næste uge, herefter aktstykkeproces. RA orienterede om presseinteresse for en af uddannelsernes samarbejde med University of International Relations i Beijing, som anklages for at uddanne spioner. Risikovurdering fra PET modtages den 19. november.