18.11 1 Bestyrelsesmøde tirsdag den 4. december 2018 kl. 17.30 Deltagere: Formand Dan Christensen Næstformand Bendt E. Nielsen Sekretær Peter Kragballe Bestyrelsesmedlem Karin Jørgensen Bettina Grumsen Anders Nielsen Henning Winther Direktør Anders Rønnebro Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Protokol ** 3. Revisionsprotokol** 4. Fastsættelse af mødedatoer for de næste 12 mdr.* 5. Byggeri 6. Evaluering af repræsentantskabsmødet den 22. november 2018 7. Udvalg 8. Nyt fra administrationen 9. Eventuelt 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt 2. Protokol Fra mødet den 6.11.2018 blev godkendt 3. Revisionsprotokol Der var intet nyt 4. Fastsættelse af mødedatoer for 2019 Bestyrelsen fastsatte mødedatoer for 2019 5. Byggeri Dan Christensen gennemgik status over igangværende projekter, projekter under forberedelse og mulige kommende projekter.
18.11 2 Afd. 65, etape 2 Der er afholdt 1 års gennemgang d. 22 og 23.10. Mødet forløb tilfredsstillende, og mangeludbedringen er aftalt igangsat først i 2019. Der har været problemer med støj fra klaprende spjæld i ventilationsanlæggene. Problemet er generelt for samtlige boliger i etape 2, og der er fundet en løsning. Samtlige ventilationsanlæg modificeres, så støjen elimineres. Der har tillige været problemer med gulvvarme, der ikke slukker. Problemet skyldes generelt, at der er slam/skidt i ventilen, og det kan løses uden udskiftning. Servicecentret er instrueret, og kan fremover løse problemerne når de opstår. Det forventes at beslutningsgrundlag forventes at foreligge inden udgangen af 2018 om overgang til fjernvarme Afd. 50 Godsbanekollegiet Aarhus Kommune har givet DSB et påbud om at nedbringe støjforholdene. Påbuddet gælder pr. 1. juli 2028, og DSB har ikke påklaget det, så det står ved magt. Det undersøges derfor nu juridisk, om påbuddet kan give grundlag for at dispensere for støjkravene til vores byggeri. Der forventes afklaring indenfor den næste måned. Afd. 67 Risskovbrynet Som følge af arbejdet med besparelser mv. efter licitationen er byggestarten udsat ca. 2 måneder fra september til november 2018. Der er opnået enighed med entreprenøren og Aarhus Kommune har godkendt skema B 1 spadestik blev afholdt 31.10. Afd. 66 Skæring Bæk Aarhus Kommune har godkendt skema B, og der afholdes 1 spadestik 5.12.2018 kl 15.00. Bestyrelsen samt repræsentanter for Aarhus Kommune er inviteret Afd. 24 Skovgårdsparken Udskiftningen af MgO-pladerne skal igangsættes hurtigst muligt af hensyn til beboerne, og på bestyrelsesmøde d. 6. november 2018 er der bevilget udlæg fra Dispositionsfonden til afholdelse af udgifterne, såfremt MT Højgaard ikke accepterer at udskifte pladerne for egen regning. Der er derfor igangsat ekstra undersøgelser med henblik på at sikre dokumentation for at pladerne skal udskiftes af entreprenøren. Når dokumentationen er sikret, igangsættes udskiftningen af MgOpladerne. Evt. omkostninger der afholdes af AAB i den forbindelse tilbagesøges fra MT Højgaard. Afd. 100 Bindesbøll Der er en problemstilling omkring bevogtning af bygningerne særligt i den tid, hvor de står tomme og inden ombygningen begynder. Region Midt har døgnvagt på bygningerne indtil 31. januar, hvor efter ansvaret overgår til AAB. Der arbejdes på at finde en løsning, der bedst muligt sikrer bygningerne mod indbrud og hærværk m.v. Der er aftalt en løsning, der indebærer indhegning og overvågning samt bemanding af pladsen i arbejdstiden fra 1. februar 2019 samt rundering af vagtfirma i aften- og nattetimerne.
18.11 3 Der ansættes en medarbejder i Servicecenter Nord til at bemande pladsen i arbejdstiden. Lønomkostningerne afholdes indtil byggeriet ibrugtages af projektøkonomien, hvorefter det overgår til Drift. Afd. 4 badeværelser Morten Strunge har den 23.11 afholdt møde med Aarhus Kommune, og vurderingen er, at tilladelsen vil falde på plads i form af en dispensation i første halvdel af december 2018 Afd. 2 På mødet fremsatte afdelingsbestyrelsen ønske om, at der sammen med byggeprojektet foretages en renovering af gård- og havearealer, herunder at de eksisterende garager i gården nedrives. Endvidere, at der i forbindelse med projektet foretages planlagte vedligeholdelsesarbejder på kloaksystem m.v. Disse arbejder kræver en række afklaringer og afholdelse af et ekstraordinært afdelingsmøde, hvilket vil udsætte projektets igangsættelse til efter sommerferien 2019. Afdelingsbestyrelsen er orienteret herom og har accepteret dette. Afd. 34 Der planlægges at foretage renovering eller udskiftning af faldstammer i afdelingen i forbindelse med skimmelsaneringen. Der arbejdes på projekt og prisindhentning af dette Afd. 35 Trillegården Der er afholdt møde med afdelingsbestyrelsen om problemstillingen, og det er besluttet ikke at igangsætte afdelingsmødets beslutning om at udskifte indvendige døre og karme for ca. 12 mio. kr. indtil der foreligger en samlet plan med tilhørende økonomi for renovering af boligerne. 6. Evaluering af repræsentantskabsmøde den 22. november 2018 På repræsentantskabsmødet var der en god debat vedrørende parallelsamfundspakken Der var enighed om at mødet var forløbet tilfredsstillende. 7. Udvalg Honorar organisationsbestyrelsen Dan Christensen gennemgik resthonorar til bestyrelsen for 2018 Kredsrepræsentant møde om parallelsamfundsaftalen med Aarhus Kommune Dan Christensen orienterede om mødets forløb. Samtlige boligorganisationer excl. Brabrand Boligforening tilsluttede sig aftalen mellem 5. kreds og Aarhus Kommune Afd. 26 Anders Rønnebro redegjorde for beboerklage. Der gives ikke beboeren medhold i klagen Der sendes brev til klageskriveren om afgørelsen.
18.11 4 Afd. 24 Afdelingsbestyrelsen er indkaldt til møde med administrationen om ghettolisten. Mødet afholdes 10.12. kl.16.00 Ghettoliste Dan Christensen orienterede om ghettolisten offentliggjort med 29 ghettoer. Ekstraordinære afdelingsmøder om vedligeholdelse og råderet i afdelingerne 1,10,13,26,48 og 65 Formanden orienterede om afdelingsmøderne der var forløbet tilfredsstillende. Der var stor ros til Administrationen. IT udvalg stabil sikker og værdiskabende IT Anders Nielsen gennemgik it strategi. IT strategi udsendes til bestyrelsen. Bestyrelsen vedtog IT strategien. Kursusudvalg Bendt Nielsen orienterede om kursus i budget for afdelingsbestyrelser ultimo januar og kursus i februar om afholdelse af afdelingsmøde. Kursusudvalget ser nærmere på et kursus for afdelingsbestyrelserne mht. roller mv. Udvidet vedligeholdelsesliste Dan Christensen redegjorde for den udvidede vedligeholdelsesliste, der ophører, når det nye IT system er implementeret. Der afholdes et fyraftensmøde for organisationsbestyrelsen om råderet og vedligeholdelse forinden afdelingsmøderne i 2019. Fritidsudvalget Karin Jørgensen orienterede om aktivitetsniveauet i fritidsudvalget 2019. Der bliver ikke behov for tillægsbevillinger. Afdeling 56 Henning Winther orienterede om formandsskifte. 8. Nyt fra administrationen Anders Rønnebro orienterede om: ERP kører tilfredsstillende Benchmark fra EY revisorerne om almene boligorganisationer i Aarhus. AAB ligger flot i statistikken Portefølgemanager Danske Bank og Arbejdernes Landsbank er fravalgt Ny driftschef ansat Allan Overgaard pr 1.1.2019 Regnskabsafslutning 2018 er udsendt til afdelingsbestyrelserne.
18.11 5 9. Eventuelt Der var intet nyt Næste møde i bestyrelsen er den 8. januar 2019 Peter Kragballe Referent