Referat af møde i Områdeudvalg Børn, Unge og Kultur

Referat af møde i Områdeudvalg Børn, Unge og Kultur Mandag den 31. oktober kl. 9.30-12.00 på Odder Rådhus, Møderum 5 Medlemmer: Ledelsesrepræsentanter: Karsten Poulsen (formand), Niels Pytlich, Jacob Brandt Rasmussen, Jette Schæfer Medarbejderrepræsentanter: Torben Nielsen (næstformand), Lone Bay, Birgit Elkær Hegelund, Torben Frederiksen, Helle K. Nielsen, Rikke Liboriussen Arbejdsmiljørepræsentanter: Morten Dam Referent: Malene Nørgård Jensen Afbud: Anne Grau, Sten Andersen Dagsorden: 1. Godkendelse af referat fra sidste møde Bilag: Referat fra møde den 16. september 2016, dok. nr. 727-2016-136504 Referat godkendt. Udsat punkt vedr. principper for kompetenceudvikling i undervisningsfagene i Odder Skolevæsen behandles på møde den 12. december 2016. 2. Godkendelse af dagsorden Dagsorden godkendt. 3. Orientering fra formand og næstformand Parkvejens Skole Et budgetunderskud som følge af højere udgifter til specialelever, færre elever samt et overført underskud fra forrige skoleår har betydet, at Parkvejens Skole primo oktober har varslet afskedigelse af 9 medarbejdere. Dokumentnr.: 727-2016-141573 side 1

Karsten orienterede om baggrunden for reduktion af omkostninger og heraf følgende afskedigelser på Parkvejens Skole. Der er enighed om, at timingen er uheldig, men det har ikke været muligt at forudse faldet i antal specialelever. Man har vurderet, at det i den givne situation er mest hensigtsmæssigt at effektuere omkostningsreduktionen i et hug frem for at trække processen ud. På nuværende tidspunkt genbesættes eventuelle ledige stillinger ikke. Der har været en fornuftig proces, hvor forskellige løsningsmuligheder bl.a. har været drøftet i det lokale MED. Medarbejderne har generelt håndteret situationen godt, men der ligger et arbejde foran i forhold til at sikre medarbejdernes fortsatte trivsel. Derfor gennemføres der i starten af november 2016 en APV med henblik på at afdække arbejdsmiljømæssige udfordringer i kølvandet på de varslede afskedigelser og heraf følgende ændringer. Jobpulje Pr. 1. september 2016 trådte ny procedure for jobpulje i Odder Kommune ved effektiviseringer og besparelser i kraft. Primo oktober er der 13 medarbejdere i jobpuljen inkl. de varslede medarbejdere fra Parkvejens Skole. Udvalget ønsker løbende status på jobpuljen samt fokus på, hvordan vi bredt i organisationen sikrer opmærksomhed på omplaceringsmuligheder ved vakancer. Karsten følger op på, om der i den forbindelse er behov for at revidere de ledelsesmæssige vejledninger. Høringssvar på kvalitetsrapport og Få fokuserede mål På møde den 16. september 2016 besluttede udvalget at afgive et samlet høringssvar på kvalitetsrapport på folkeskoleområdet samt Få fokuserede mål for skoleområdet i Odder Kommune. Udkast til høringssvar er vedhæftet som bilag. Bilag: Udkast til høringssvar på kvalitetsrapport og Få fokuserede mål, dok. nr. 727-2016- 146434 Høringssvaret er revideret om rundsendt til udvalgets medlemmer den 26. oktober 2016. Ændring af skolestrukturen i Odder Kommune pr. 1. august 2017 Børn, Unge og Kulturudvalget har på møde den 24. oktober 2016 behandlet oplæg til ændring af skolestrukturen i Odder Kommune pr. 1. august 2017, og udvalget har indstillet til Byrådet, at oplægget sendes i høring. Byrådet behandler sagen den 14. november 2016. Områdeudvalget behandler oplægget på møde den 12. december 2016. Lederseminar Den 27.-28. oktober 2016 blev der afholdt seminar for alle virksomhedsledere, stabschefer og direktører. Et tema på seminaret var, hvordan vi strategisk ledelsesmæssigt lykkes med de omstillinger, som følger af effektiviseringer og besparelser, herunder hvordan vi bedst kan hjælpe hinanden på tværs gennem bl.a. ledernetværk. Et andet tema var, hvordan vi bedst muligt kan arbejde med samskabelse med borgerne. Budskabet fra deltagerne var, at der ikke skal søsættes store samskabelsesprojekter, men Dokumentnr.: 727-2016-141573 side 2

at vi i stedet skal lave små tiltag i hverdagen, som kan styrke samspillet om kerneopgaven. Over det næste års tid arbejdes der videre med at afklare, hvordan vi bedst kan understøtte samskabelse. 4. Status vedr. arbejdsmiljø - til information og drøftelse Sygefravær Seneste sygefraværsstatistik for området viser sygefravær til og med september måned 2016. Målt mod perioden januar til og med oktober 2015 ses fortsat en stigning i fraværet. Samlet for området er der tale om en stigning i langtidsfraværet, hvorimod korttidsfraværet er faldet. Udviklingen fordeler sig dog således, at fraværet er steget på halvdelen af arbejdspladserne og faldet på den anden halvdel. Bilag: Sygefravær januar-september 2016, dok. nr. 727-2016-145028 Udvalget er nysgerrigt på, hvad der ligger til grund for korttidsfraværet, og det kunne derfor være interessant at analysere på eksisterende fraværsdata for at afdække, om der er noget, som skal undersøges nærmere. Herefter kan der suppleres med ekstraordinære data. Udvalget opfordrer desuden til, at der sker videndeling på tværs i forhold til, hvordan man lokalt arbejder med sygefravær, og hvad der virker. Udvalget kan evt. understøtte det lokale arbejde med sygefravær ved løbende at bede om tilbagemeldinger fra de lokale MEDudvalg. Karsten og Torben udarbejder oplæg til, hvordan udvalget kan arbejde ind i forhold til sygefravær. Oplægget behandles på møde den 12. december 2016 Besøg fra Arbejdstilsynet 14 arbejdspladser på udvalgets område har pr. 11. oktober 2016 haft besøg af Arbejdstilsynet. Der er givet 10 grønne smileyer. Hou Skole og Vestermarkskolen afventer endelig afgørelse. Derudover er der tidligere givet påbud vedr. manglende APV i Bifrost og vedr. arbejdspres på BFC det sidste i forbindelse med besøg i 2015. Bilag: Oversigt over besøg fra AT, dok. nr. 727-2016-69145 Intet at bemærke. Trepartssamtaler ifm. Falcks psykologordning I vores aftale med Falck Healthcare om psykologisk bistand er der mulighed for en afsluttende trepartssamtale mellem den medarbejder, der har været igennem samtaleforløb, dennes nærmeste leder og psykologen. Formålet med samtalen er for det første at hjælpe arbejdspladsen, herunder den enkelte leder, med at tage hånd om evt. arbejdsrelaterede elementer, der kan sikre trivsel for medarbejderen. For det andet kan samtalen hjælpe den enkelte medarbejder med at skabe en dagligdag på arbejdet, hvor der Dokumentnr.: 727-2016-141573 side 3

støttes op om vedkommendes trivsel og ønskede udvikling. Trepartssamtalen kan gennemføres indenfor abonnementet (de 4 psykologsamtaler). Gennemføres samtalen ud over de 4 samtaler, der indgår i abonnementet, faktureres dette særskilt. Hovedudvalget besluttede på deres møde den 10. oktober 2016, at vi vil gøre brug af muligheden for en trepartssamtale som et frivilligt tilbud for medarbejderen. Bilag: Information fra Falck Healthcare om formålet med trepartssamtalen og lederens rolle heri, dok. nr. 727-2016-136365 Tilbuddet ligger fint i tråd med øvrige initiativer i kommunen. Udvalget udtrykker tilfredshed med, at trepartssamtalerne bliver et frivilligt tilbud. Interne audits Praksis vedr. interne audits genoptages fra og med 2017. Hovedudvalget godkendte på deres møde den 10. oktober 2016 overordnede retningslinjer for gennemførelse af interne audits. Bilag: Overordnede retningslinjer for interne audits, dok. nr. 727-2016-115114 Udvalget udtrykker tilfredshed med de overordnede retningslinjer for gennemførelse af interne audits samt gennemskueligheden i notatet. 5. Opfølgning på det lokale arbejdsmiljøarbejde - til beslutning Hovedudvalget har i forbindelse med vedtagelse af arbejdsmiljømål for Odder Kommune i perioden 2015-2017 besluttet, at målene for vores arbejdsmiljø skal fastlægges på det niveau, hvor det giver bedst mening. Det betyder, at de lokale MED-udvalg har ansvaret for, at fastlægge lokale mål for trivsel og sygefravær samt minimum ét lokalt mål derudover. De lokale MED-udvalg skal rapportere om lokale indsatser til Områdeudvalget, som har pligt til at følge op på indsatserne. Områdeudvalget skal fastlægge rammerne for en opfølgning på de lokale MED-udvalgs arbejdsmiljøarbejde, herunder hvilke informationer der skal tilgå Områdeudvalget. Der lægges op til, at de lokale MED-udvalg skal indrapportere med udgangspunkt i følgende spørgsmål: Hvilke lokale mål er der opstillet? Hvad er status på arbejdet med de lokale mål? Hvilke lokale indsatser er iværksat, og hvad er resultaterne heraf? Det anbefales, at opfølgning på det lokale arbejdsmiljø sker på Områdeudvalgets møde i februar 2017, og at frist for indrapportering fastsættes til 13. januar 2016. Dokumentnr.: 727-2016-141573 side 4

Bilag: Arbejdsmiljømål for Odder Kommune 2015-2017, dok. nr. 727-2015-8856 Der sker opfølgning på det lokale arbejdsmiljøarbejde som skitseret. Tilbagemeldingerne samles i et fælles notat, som uddrager essensen af de lokale MED-udvalgs svar. 6. Budget 2017 - Implementering af det vedtagne budget - til information og drøftelse Med henblik på at vi sammen kan lykkes med implementering af det vedtagne budget samt en effektiviseringskultur, behandlede direktionen tirsdag den 11. oktober 2016 en udmøntnings- og procesplan, der indeholder nedenstående punkter: 1. Tekst i budgetaftalen, herunder de økonomiske konsekvenser (budgetændringer) 2. Ansvarlig direktør 3. Udmøntningsansvarlig (i de fleste tilfælde den budgetansvarlige virksomhedsleder) 4. Deltagere i udmøntningen af budgetændringen (medarbejdere, interne konsulenter m.fl.) 5. Handleplan, herunder evt. politisk behandling 6. Tidsplan, hvor der tages hensyn til overholdelse af budget Udmøntningsplanen udsendes til virksomhedslederne, så der er overblik over, hvem der har det ledelsesmæssige ansvar for at udmønte de enkelte effektiviseringer og besparelser. Tydelighed og åbenhed om proces og ansvar styrker mulighederne for, at vi kan lykkes sammen og på tværs med at udmønte de politiske beslutninger vedrørende budget 2017. Styregruppen for effektiviseringssporet drøftede på møde den 5. oktober 2016 mulighederne for at understøtte de enkelte virksomheder i arbejdet med at videreudvikle effektiviseringskulturen. Disse drøftelser medfører, at projektbeskrivelser for Hverdagseffektiviseringer ændres på en række punkter i forhold til de tiltag, der er beskrevet i projektplanen. Den reviderede projektbeskrivelse udsendes snarest. Både medarbejderrepræsentanter og ledelsesrepræsentanter i styregruppen betoner betydningen af, at der i de enkelte virksomheder tilrettelægges åbne og medarbejderinddragende processer i forhold til at finde de gode løsninger på hverdagseffektiviseringerne. Samtidig betones betydningen af, at virksomhedslederne bidrager til at skabe en fælles forståelsesramme for den økonomiske situation, der ligger til grund for de politiske beslutninger om budget 2017-2020. Dette gælder både i forhold til medarbejderne, men også i forhold til ledere af medarbejdere. Områdeudvalget skal drøfte, hvilke opmærksomhedspunkter der er i forbindelse med implementering af det vedtagne budget og en effektiviseringskultur samt komme med anbefalinger til det videre arbejde. Dokumentnr.: 727-2016-141573 side 5

Udvalget opfordrer til, at medarbejdernes ideer bringes i spil, og at der sker videndeling på tværs. Udvalget vil derfor over det næste år invitere fire lokale MED-udvalg ind til orientering og dialog med udvalget om arbejdet med effektiviseringer og besparelser. I udvælgelsen af de lokale MED-udvalg skal der være fokus på en så bred repræsentation som muligt. Karsten og Torben udarbejder oplæg til, hvilke lokale MED-udvalg, der skal inviteres. På møde den 12. december 2016 ønsker udvalget at drøfte videre med afsæt i de konkrete tids- og handleplaner. 7. Faglige indsatser på dagtilbudsområdet til information og drøftelse På dagtilbudsområdet er igangsat en række faglige indsatser. Vedhæftet som bilag er en oversigt over samt status på de igangværende indsatser. Områdeudvalget skal drøfte balancen mellem udvikling og drift på daginstitutionsområdet, herunder den nuværende situation samt hvordan man fremadrettet sikrer en fornuftig balance. Bilag: Status vedr. faglige indsatser, dok. nr. 727-2016-143593 Karsten orienterede om de faglige indsatser på dagtilbudsområdet, og udvalget udtrykte tilfredshed med den nuværende mængde af indsatser. Vigtigheden af, at der er en fælles opfattelse blandt politikere, ledere og medarbejdere af, at det er disse indsatser, vi har og kan rumme, blev pointeret. Udvalget henledte opmærksomheden på evalueringen af Fremtidens Dagtilbud, som blandt andet tilsiger, at vi skal arbejde med få fokuserede mål, have tydelig ledelse samt fokus på, hvordan vi når i mål med vores indsatser. Der er fortsat usikkerhed omkring, hvordan man ledelsesmæssigt sikrer, at tiltagene implementeres i hverdagen, så ansvaret ikke kommer til at ligge hos den enkelte medarbejder. I landsbyordningerne oplever man det positivt, at der er faglige tiltag, man kan være fælles om på tværs af dagtilbud og skole. Udvalget opfordrer til, at man fremadrettet er opmærksom på at informere om, hvem der arbejder med de forskellige tiltag og hvordan. Desuden opfordrer udvalget til, at man i tilfælde af ekstra finanslovsmidler er opmærksom på, at midlerne fordeles efter behov, så man opnår størst muligt udbytte. I slutningen af 2016 lancerer ministeriet nye styrkede pædagogiske læreplaner, og forventningen er, at det, man har forberedt i forbindelse med Fremtidens Dagtilbud, ligger fint i tråd med de nye pædagogiske læreplaner. Dokumentnr.: 727-2016-141573 side 6

8. Udvikling i børnetallet til information og drøftelse På mødet orienterer Karsten om udviklingen i børnetallet, og efterfølgende skal Områdeudvalget drøfte, hvordan vi håndterer den midlertidige udfordring med stigende børnetal på dagtilbudsområdet i Odder by, samt hvordan fremadrettet vi sikrer den nødvendige fleksibilitet på daginstitutionsområdet Bilag: Udvikling i børnetal, dok. nr. 727-2016-117993 Karsten orienterede om udviklingen i børnetallet og de heraf følgende udfordringer på dagstilbudsområdet. På 0-3 års området vil der efter nytår være behov for flere pladser i Odder by, end vi kan tilbyde. Allerede nu er der ikke flere ledige pladser i vuggestuer og kun få ledige pladser i dagplejen. Det er ikke muligt at udvide antallet af vuggestuepladser, så det bliver formentlig nødvendigt at udvide antallet af dagplejerpladser. På 3-6 års området er fire landsbyordninger udfordret af for få børn, hvorimod der i Odder by kan komme til at mangle pladser til 3-6 årige. Tidlig start i SFO vil modvirke dette, men hvis der opstår udfordringer i perioden januar til april vil man i første omgang pladsanvise til opland og sekundært lave en midlertidig ordning omkring Vennelund. Desuden er der lavet aftale om lidt højere makstal end normalt på dagsinstitutioner i Odder by. 9. Fordelingsmodel mellem daginstitutioner samt evaluering af faktorfordelingen for dagplejen til information og drøftelse Daginstitutioner I forbindelse med vedtagelsen af Fremtidens Dagtilbud blev det besluttet at revidere tildelingsmodellen, så den blev tilpasset den nye struktur, som fulgte med Fremtidens Dagtilbud, herunder etablering af landsbyordninger med dagpleje i oplandet samt fire store integrerede institutioner i Odder by. I arbejdet med revideringen af tildelingsmodellen blev det besluttet, at tildelingen af midler til dagtilbud skulle gøres så enkel og gennemskuelig som mulig. Den reviderede tildelingsmodel blev udarbejdet i en arbejdsgruppe bestående af ledere på dagtilbudsområdet samt leder af dagplejen. Den blev efter høringsproces politisk besluttet den 26. oktober 2015. Den reviderede tildelingsmodel hviler på følgende principper: 1. Én institution - ét grundtilskud 2. Midler fordels mellem institutionerne efter børnetal 3. Børnehavebarn tæller 1, vuggestuebarn tæller 2, specialbørn tæller 4 4. Særtilskud til institutioner med mindre end 35 børn på 100.000 kr. Med den nye tildelingsmodel er det de samme midler som tidligere, der blot fordeles på en anden måde mellem institutionerne. Nogle institutioner, der tidligere havde fået grundtildeling til hver enkelt afdeling, får således nu kun én grundtildeling, da der er tale om én institu- Dokumentnr.: 727-2016-141573 side 7

tion. Specialbørn tæller i tildelingsmodellen for 4, men med budgetvedtagelsen nedsættes det fra 1. januar 2017 til 3,5. Der er givet særtilskud til Saksild Børnehus ved sidste fordeling. For de institutioner, der nu står med udsigt til mindre end 35 børn, er der kompenseret via demografimidlerne, hvilket betyder, at der ikke bruges flere penge fra det samlede område til dette. Faktor i Dagplejen Odder by samt i landsbyordningerne Revideringen af tildelingsmodellen tager udgangspunkt i at sikre driften af dagpleje under landsbyordningerne mod væsentlige smådriftsulemper, som må følge, når der til de enkelte landsbyordninger er tilknyttet ganske få dagplejere. Med et mindre antal dagplejere begrænses den enkelte landsbyordnings mulighed for at indrette driften optimalt, så der sikres mod tomme pladser, ligesom det mindre antal dagplejere i den enkelte landsbyordning kan være en udfordring i forhold til gæstepasning. Ved at etablere én enhed for Odder By og Ørting vurderes det, at det er muligt at etablere en mere effektiv ressourceudnyttelse. Herved bliver det muligt at overflytte ressourcer til landsbyordningerne, hvor risikoen for tomme pladser alt andet lige må være større. Dagplejen er hidtil blevet tildelt budget med en faktor 1,15, det vil sige, at der regnes med flere dagplejepladser end antal børn for at tage hensyn til ferie, sygdom etc. Denne faktor er for Odder By og Ørting ændret, så den fastsættes til 1,14, mens den i landsbyordningerne fastsættes til 1,18. Med denne opdeling af faktoren vurderes det, at det er muligt at drive dagpleje i landsbyordningen samtidig med, at stordriftsfordelene i Odder By udnyttes. Opdelingen af faktoren medfører tillige, at principperne i den eksisterende tildelingsmodel fastholdes. Med vedtagelsen af tildelingsmodellen for dagplejen i Odder by samt i landsbyordningerne den 11. januar 2016 blev det besluttet, at faktorfordelingen skal evalueres. Dette fordrer en korrekt bogføring af nedenstående udgifter vedr. de enkelte dagplejeenheder (omkonteres periodisk i korrekt mdr.): Omkontering af løn (gæstedagplejen i børnehaven) Omkontering af vikarudgifter Omkontering personaleomkostninger (kurser mv.) Udgifter til kost Der arbejdes i øjeblikket på at få bogføringen på plads, så evalueringen kan foretages. Det forventes, at evalueringen kan fremsendes til Børn, Unge og Kulturudvalget til mødet den 12. december 2016. Områdeudvalget skal drøfte eventuelle opmærksomhedspunkter i forhold til den reviderede tildelingsmodel samt komme med input til evalueringen af faktorfordelingen. Udvalget ønsker opmærksomhed på udfordringer i forhold til arbejdsmængde og tidspres i forbindelse med gæstedagpleje. Dokumentnr.: 727-2016-141573 side 8

Det vurderes, at det er urealistisk at nå ned på faktor 1,14 i Odder by, og der er en undren over, at der er så stor forskel på faktor for land og by. 10. Opfølgning på årshjul til beslutning Bilag: Årshjul, dok. nr. 727-2016-141528 Formandskabet vurderer på dagsordensmøde, om der er behov for at udskyde nogle af de punkter, som er rammesat til den 12. december 2016, til et senere møde. 11. Til efterretning a. Referat fra MED-udvalgsmøde den 5. september 2016, Odder Ungdomsskole dok. nr. 727-2016-126656 b. Referat fra MED-udvalgsmøde den 14. september 2016 og 5. oktober 2016, Skovbakkeskolen dok. nr. 727-2016-88770 og 727-2016-139006 c. Referat fra MED-udvalgsmøde den 15. september 2016, Egholmgård dok. nr. 727-2016-127796 d. Referat fra MED-udvalgsmøde den 30. september 2016, Parkvejens Skole dok. nr. 727-2016-142262 e. Referat fra MED-udvalgsmøde den 12.oktober 2016, Vestermarkskolen dok. nr. 727-2016-145453 f. Referat fra Med-udvalgsmøde den 7. september 2016, Hundslund Skole og Børnehus dok.id. 727-2016-130120 Intet at bemærke. 12. Eventuelt BFC s myndighedsafdeling samarbejder med Anke- og Socialstyrelsens task force på området udsatte børn og unge om et analyse- og udviklingsforløb, som skal styrke kvaliteten i sagsbehandlingen. Som led i forløbet er der allerede gennemført en række interviews med bl.a. medarbejdere, og i den kommende tid skal der gennemføres interviews vedr. samarbejdet mellem BFC s myndighedsafdeling og daginstitutionerne. Task forcen har desuden udtaget 20 sager og gennemgået dem med henblik på at vurdere, om der er sagsbehandlet korrekt. Resultatet af sagsgennemgangen vil blive præsenteret for ledelsen og direktøren den 2. november 2016. På baggrund af det samlede forløb udarbejdes der en statusrapport samt en udviklingsplan. Dokumentnr.: 727-2016-141573 side 9

Næste møde: Mandag den 12. december 2016 kl. 9.30-12.00 i møderum 5 Mødet hævet kl. 11.58 Dokumentnr.: 727-2016-141573 side 10