Versionsbrev LUDUS version 1.40.0 Den 21. oktober 2011 J.nr. 4004-V1073-11 CSC Scandihealth A/S, P.O. Pedersens Vej 2, DK-8200 Århus N Tlf. +45 3614 4000, fax +45 3614 7324, www.csc.com/sundhed, scandihealth@csc.com CVR-nr. 25 46 93 64
Indholdsfortegnelse 1. Leverancens omfang... 3 2. Fremgangsmåde for ibrugtagning... 4 3. Generelt... 5 3.1 Sikkerhedsadministration (DBA-bruger)... 5 3.1.1 System og underliggende funktioner... 5 3.2 Kursist og underliggende funktioner... 5 3.3 Hold og underliggende funktioner... 6 3.4 Øvrigt personale og underliggende funktioner... 6 3.5 System og underliggende funktioner... 6 3.6 Rapporter... 7 4. Gymnasiale uddannelser... 8 4.1 Kursist og underliggende funktioner... 8 4.2 System og underliggende funktioner... 8 4.3 Rapporter... 9 5. Danskuddannelsen... 10 5.1 Kursist og underliggende funktioner... 10 5.2 Lærer og underliggende funktioner... 11 5.3 Hold og underliggende funktioner... 11 5.4 System og underliggende funktioner... 12 5.5 Rapporter... 12 6. Tilkøb... 13 6.1 System og underliggende funktioner... 13 6.2 Rapporter... 13 Den 21. oktober 2011 Side 2 af 13
1. Leverancens omfang På vores hjemmeside finder du en vejledning i, hvordan du opdaterer. Adressen er: http://www.csc.com/sundhed under menuen Løsninger Studieadministration. Her vælges LUDUS i boksen Mere information til højre. Download LUDUS 1.40.0 (databaseopdatering, programmel og rapporter) fra vores hjemmeside: http://csc.scandihealth.dk/a_ludus/download_ludus.htm Den 21. oktober 2011 Side 3 af 13
2. Fremgangsmåde for ibrugtagning 1. Husk der skal tages en sikkerhedskopi af databasen. Hvis I på din institution bruger LUDUS Web, skal LUDUS Web Servicen stoppes imens databasen opdateres. 2. Udfør databaseopdatering version 75.0. 3. Installér LUDUS 1.40.0 programmel på alle arbejdsstationer. 4. Installér rapporter. 5. Dette punkt skal gennemføres af alle skoler. En del institutionskoder er blevet opdateret, og der er tilføjet nye institutionskoder. Nedenstående kodefil skal derfor opdateres. Vær opmærksom på, at kodefilen ligger sammen med LUDUS. Start LUDUS som DBA-bruger og vælg System >> Opdater koder... Marker følgende kodefil: Institutioner INST.GYM Tryk på >> og tryk på Opdater. Nu er opdateringen færdig. Den 21. oktober 2011 Side 4 af 13
3. Generelt 3.1 Sikkerhedsadministration (DBA-bruger) 3.1.1 System og underliggende funktioner System >> Oprydningskørsler >> Oprydning i LUDUS 1.40.0 (Aktivitet enkeltfag med fagkode 55YZX).: I fagkodetabellen har fagkoden, der beskrives som Fransk beg. B->A, STX, været angivet med koden 55YZX. Ifølge systematikken skal koden navngives med Z som 3. tegn, da faget angiver et løft fra B->A niveau. Fagkoden er derfor ændret fra 55YZX til 55ZZX. Der er lavet en databaseopdatering, der konsekvensretter alle relevante steder i LU- DUS tabeller, og fagkoden er ændret i fagniv.gym filen. Skoler, der har brugt denne fagkode i forbindelse med enkeltfag undervisning, kan have modtaget forkert aktivitetsbidrag. Derfor bør det undersøges om der findes enkeltfagsaktivitet med denne fagkode. Dette gøres ved at foretage en oprydningskørsel i LUDUS Sikkerhedsadministration (DBA). 1. Log på LUDUS Sikkerhedsadministration (DBA-bruger). 2. Vælg System >> Oprydningskørsler >>Oprydning til LUDUS 1.40.0 (Aktivitet enkeltfag med fagkode 55YZX). 3. Såfremt der findes aktivitet med fagkoden 55YZX, dannes en fil i XPRS sti til fejllog-mappen. Filen hedder Aktivitet med fagkode 55YZX - Fransk beg. B til A, STX.txt. Når oprydningskørslen er afviklet, vises en meddelelse med oplysning om, hvor filen er placeret. 4. Undersøg, om aktiviteten skal genberegnes, idet fagkoden 55YZX gav 250 timer til aktivitet, mens fagkoden 55ZZX beskriver et løftefag fra B til A med 125 timer til aktivitet. I filen vises samtlige aktivitetslinjer med fagkoden 55YZX med bl.a. oplysninger om beregninger indberettet til Undervisningsministeriet, sekvensnummer og antal kursister. 3.2 Kursist og underliggende funktioner Kursist-menuen >> Tilmeld til undervisning... >> fanebladet Tilmeld og betaling: Der er indført en ekstra kolonne LP. Her kan man se antallet af ledige pladser på hvert modul. Eventuelle kursister på venteliste er ikke talt med. Det er nu muligt at tilmelde kursisten til bestemte moduler og optage kursisten på venteliste på andre. Du kan markere flere moduler ved at holde Shift- eller Ctrl-tasten nede, hvorefter der i funktioner-menuen vælges Tilmeld til moduler... eller Optag på venteliste... Kursist-menuen >> Tilmeld til undervisning...>> fanebladet Timekontrol: Der er lavet en justering vedrørende indregningen af FVU-undervisning i SU lektionerne. FVUundervisning medregnes nu til SU efter følgende regler: Den 21. oktober 2011 Side 5 af 13
FVU-undervisning regnes med frem til den 30/6 i det skoleår, hvor kursisten fylder 20 år. Det sker uanset om der er sat markering i feltet SU på undervisningsmodulet eller ej. FVU-undervisning regnes med til SU, når kursisten samtidigt har AVUundervisning. FVU-undervisningen tælles med fra den dato, hvor AVUundervisningen begynder. Eksempel: En kursist har FVU-undervisning hele året og AVU-undervisning fra 1. oktober til ind i juni året efter. FVU-undervisningen tæller nu med fra den 1. oktober, mens FVU-undervisningen ikke tæller i august og september, hvor kursisten ikke har parallel AVU-undervisning. Kursist-menuen >> Opret tilbud til køb af uddannelse : Der er rettet en fejl, som opstod i visse tilfælde, hvis der var blevet gemt et tomt felt i databasen. Der er desuden justeret i beregningen af deltagerbetalingen, så der nu beregnes korrekt deltagerbetaling for AVU fag, når kursisten er optaget på venteliste til flere moduler. Kursist-menuen >> Opret kursistuddannelser...: Dette menupunkt kan fremover alene anvendes af udbydere af Danskuddannelsen for voksne udlændinge. Se nærmere under afsnittet Danskuddannelsen. 3.3 Hold og underliggende funktioner Hold-menuen >> Åbn Holdoversigt...: Sorteringen på Holdoversigten fastholdes nu, når der er flyttet på kolonnerne og klikket på S-knappen. 3.4 Øvrigt personale og underliggende funktioner Nyt felt på vinduet til Telefon... mobil. Feltet skal anvendes, hvis der fra LUDUS Web skal sendes SMS til administrativt personale. 3.5 System og underliggende funktioner Aktivitetsberegning >> Aktivitet enkeltfag...: Der er sket optimering af hastigheden på kørslen. Produktinformation (hjemmesiden for LUDUS): Vores interne hjemmeside har fået nyt udseende, hvor vi sætter fokus på aktuelle emner og aktiviteter fra CSC. Således vil brugerne lettere kunne holde sig opdateret med nye tiltag eller kursustilbud fra CSC. Alle Tips & Tricks, vejledninger mm., som tidligere var tilgængelige på den gamle kundeside, vil fortsat være tilgængelige på siden under punktet Hjælp og Support. Den 21. oktober 2011 Side 6 af 13
3.6 Rapporter Aktivitet enkeltfag - ikke medtaget [S].rpt: Formatering af datofelterne F.start (Finansieringens startdato) og F.slut (Finansieringens slutdato) er ændret, så datoerne nu vises på formatet dd.mm.åå i stedet for dd.mm.åååå. Fravær - Fremmøderegistrering pr modul - detaljeret [S].rpt: Ny rapporten, som har til formål, at give et overblik over kursisters fordeling af fravær på undervisningsmoduler. Det er en brugeroprettet rapport, som efter ønske er blevet ændret til en standardrapport. Den brugeroprettede rapport har været udvekslet mellem VUC erne under navnet VUCWEB checkliste m. cpr.rpt. Den 21. oktober 2011 Side 7 af 13
4. Gymnasiale uddannelser 4.1 Kursist og underliggende funktioner Kursist-menuen >> Kursistvalgfag oversigt...: Der kontrolleres nu for Bioteknologi A- niveau, som tæller 4 blokke. Hvis kursister med Bioteknologi A-niveau desuden vælger Kemi A-niveau, tælles det som yderligere 1 blok. Kursist >> Undervisning >> Udmeld fra alle moduler...: og Kursist >> Uddannelse: Der skal nu angives en udmeldelsesårsag, som er mappet til AGYM afgangsårsag, når fuldtidskursister udmeldes. Når udmeldte fuldtidskursister indgår i AGYM Indberetning, sker der en validering af deres AGYM afgangsårsag. Hvis en fuldtidskursist er udmeldt uden en AGYM afgangsårsag, afvises indberetningen af kursisten. For at der kan ske indberetning af udmeldte fuldtidskursisters AGYM afgangsårsag, skal kursisten derfor have tilføjet en udmeldelsesårsag, som er mappet til AGYM afgangsårsag. Mapningen af AGYM afgangsårsager sker via Koder >> Udmeldelsesårsager... Dobbeltklik på en udmeldelsesårsag i listen og tilknyt AGYM afgangsårsag. Klik på Gem og gentag dette for alle udmeldelsesårsager i listen. Kursist >> Undervisning >> Udmeld fra alle moduler...: Nyt felt på vinduet Datosat eksamen før den angivne udmeldelsesdato bibeholdes. Markeringen er sat for at der kan bibeholdes eksamenstilmeldinger for kursister, som udmeldes fra alle undervisningsmoduler. Det kan være relevant i forbindelse med kursister, som i løbet af en eksamensperiode udmeldes med udgangen af et skoleår, men ønsker at gennemføre planlagte eksamener. Kursist >> Prøver >> STX-Eksamensbevis...: Der er ændret i valideringen af STXbeviser, så Bioteknologi A-niveau substituerer Biologi B-niveau og Kemi B-niveau. STX-beviser for kursister med Bioteknologi A-niveau kan fremover udstedes via Kursist-menu >> Udsted STX/2HF beviser. 4.2 System og underliggende funktioner Udtræk >> AGYM indberetning...: Indberetning er tilrettet ny snitflade. Indberetningen indeholder nu også: oplysninger om kursisters adgangsveje validering af fuldtidskursisters AGYM afgangsårsager enkeltfagskursisters AGYM afgangsårsag indberettes som ukendt, hvis de er udmeldt uden udmeldelsesårsag GIF-kursister indberettes ikke Den 21. oktober 2011 Side 8 af 13
AGYM indberetningen valideres, og hvis der er oplysninger i indberetningen, som ikke kan indberettes, afsluttes indberetningen med en fejllog. Hvis der er fuldtidskursister, som ikke kan indberettes pga. manglende udmeldelsesårsag med AGYM afgangsårsag, skal du tilføje udmeldelsesårsag på kursistens uddannelse og gentage AGYMindberetningen. Der er sket en optimering af hastigheden på AGYM Indberetning. Aktivitetsberegning >> Aktivitet fuldtid...: Laboratoriekursus udløser FÆRTA på CØ- SA formålskoden 3042, mens der ikke udløses bidrag på undervisningen. Bemærk, at det fra den 6. oktober 2011 har været muligt at få beregnet TISTX for Bioteknologi A-niveau, når der er hentet diverse koder og ny uddannelsesmodel fra XPRS via System >> XPRS >> Hent diverse koder og Hent uddannelsesmodul. Import fra SIS >> Importer kursister...: Dette menupunkt er alene relevant for skolerne i Sydslesvig. Der sker nu fejlhåndtering, hvis importfilen ikke overholder det beskrevne filformat. Hjælp tilføjet. 4.3 Rapporter Semesterprotokol [S]: Denne rapport er alene relevant for skolerne i Sydslesvig. Tallene i kolonnen Semester 11.1 i under-kolonnen K er nu centreret. Den 21. oktober 2011 Side 9 af 13
5. Danskuddannelsen Der er udgivet Tips og Tricks nr. 65 - Prøver på Danskuddannelsen, som du kan hente på LUDUS kundenet via System >> Produktinformation (hjemmesiden for LUDUS) >> Hjælp og support >> Tips & tricks. 5.1 Kursist og underliggende funktioner Kursist-menuen >> Opret kursistuddannelser...: Vinduet er tilrettet, så det alene skal anvendes af udbydere af Danskuddannelsen for voksne udlændinge. Vinduet er afgrænset på fagtype DU, og der er ingen afgrænsning på øvrige felter ved åbning af søgevinduet. Hvis vinduet anvendes til andre fagtyper end DU, DUX eller Andet, vises der en advarsels-dialog. Kursist >> Undervisning >> Undervisningsmoduler...: Rækkefølgen af faneblade er ændret for undervisningsmoduler af fagtypen DUX. Den er nu identisk med rækkefølgen af faneblade for undervisningsmoduler af fagtypen DU. Kursist >> Undervisning >> Genoptag...: og Kursist >> Undervisning >> Undervisningsmoduler >> Genoptag...: Det er nu muligt at genoptage kursister, som er udmeldt med udmeldelsesårsag mappet til DU Ophørsårsag 0 (nul - Internt hold- eller modulskift). Kursist-menuen >> Betalingstilsagn >> Dan betalingstilsagn...: Fejl rettet i forhold til dannelsen af 'todelt modultakst'. Fejlen bevirkede, at MSB2 blev dannet for tidligt, hvis kursisten havde modulskift i betalingstilsagnsperioden. Dannelse af MSB2 sker nu i den betalingstilsagnsperiode, hvor kursisten er udmeldt fra modulet og hvor kursisten har bestået modultest eller prøve inden periodens slutdato. Eksempel: En kursist skiftede modul den 15. august 2011, bestod modultest den 17. september 2011 og blev udmeldt fra modulet den 17. september 2011. Hvis administrationen den 1. oktober 2011 dannede betalingstilsagn for betalingstilsagnsperioden 01.08.2011 til 31.08.2011 og derefter for betalingstilsagnsperioden 01.09.2011 til 30.09.2011, blev MSB2 (efter bestået modultest den 17. september) dannet i betalingstilsagnsperioden 01.08.2011 til 31.08.2011. Efter fejlrettelsen dannes der MSB2 i betalingstilsagnsperioden 01.09.2011 til 30.09.2011. Der er således ikke blevet dannet for mange eller for få MSB2- betalingstilsagn. Der kan dog være dannet MSB2-betalingstilsagn i en forkert måned. Den 21. oktober 2011 Side 10 af 13
Hvis du har fået dannet MSB2-betalingstilsagn i en forkert måned, kan du fremsøge disse via Kursist-menuen >> Betalingstilsagn >> Find betalingstilsagn...: Indtast Betalingstilsagnsstartdato mellem f.eks. 01.07.2011 og 30.09.2011. Angiv Type MSB2 og klik på Anvend. Markér betalingstilsagnene, som er blevet dannet i den forkerte måned og vælg Funktioner >> Slet betalingstilsagn... Gentag dannelsen af betalingstilsagn. MSB2-betalingstilsagnene vil derved blive dannet i den korrekte måned. 5.2 Lærer og underliggende funktioner Lærer-menuen >> Beregn løntimeskemaer...: Nu omregnes lektionerne korrekt til løntimer á 60 minutter i forhold til de lektionslængder, der er indtastet i LUDUS Sikkerhedsadministrationen (DBA) via System >> Systemindstillinger >> fanebladet Undervisning. Det forudsætter dog, at den undervisning der er på et hold er sammensat af fagtyper, der har samme lektionslængde. Eksempel: En skole har DU- og FVU-undervisning samt Fag uden bekendtgørelse (Andet). DU og Fag uden bekendtgørelsen (Andet) med en lektionslængde på 40 minutter og FVU-undervisning med en lektionslængde på 45 minutter. Et DU-hold kan være oprettet med DU1Mo1, DU1Mo2, DU1Mo3 osv. + evt. et Fag uden bekendtgørelse (Andet). Her skal lektionslængden på DU og Fag uden bekendtgørelse (Andet) være den samme for, at løntimerne kan beregnes korrekt. DU- og FVU-undervisningen må nu gerne have forskellige lektionslængder, da de oprettes på forskellige hold. I dette eksempel vil lektionerne på holdet med DU-undervisning og Fag uden bekendtgørelse blive omregnet til arbejdstimer ved at tage lektionerne gange 40 divideret med 60. På hold med FVU-undervisning bruges de 45 minutter til omregning fra lektioner til løntimer á 60 minutter. 5.3 Hold og underliggende funktioner Hold >> Undervisningsmoduler >> Kursister >> fanebladet Udmeldte >> Genoptag...: Det er nu muligt at genoptage kursister, som er udmeldt med udmeldelsesårsag mappet til DU Ophørsårsag 0 (nul - Internt hold- eller modulskift). Hold-menuen >> Beregn forventet slutdato...: Der kan nu udvælges hold, som på undervisningsmodulets felt Afvikling er markeret som Dag, Aften og Fjern. Desuden kan der vælges Alle moduler. Den 21. oktober 2011 Side 11 af 13
Bemærk, at der ikke kan indtastes timetal for afvikling som fjernundervisning på fagkoden. 5.4 System og underliggende funktioner Udtræk >> Moduludtræk (DU)...: Der er sket en optimering af hastigheden på udtrækket. Københavns Kommune (DU) >> Udtræk (kun skolerne)...: Der er sket en optimering af hastigheden på udtrækket. Københavns Kommune (DU) >> Moduludtræk...: Der er sket en optimering af hastigheden på udtrækket. Københavns kommune (DU) >> DUA-udtræk...: Ny funktion udviklet specielt til Københavns Kommune forvaltning. 5.5 Rapporter DU Dagbog [S].rpt: Rettet fejl som bevirkede, at der ikke blev vist tilbudte lektioner ved fagtypen DUX. DU Modultestbevis [S].rpt: Rapporten indeholder nu nyeste bekendtgørelsesoplysninger. DU Modultestbevis 10-12-2003-24-06-2010 [S].rpt: Rapporten indeholder bekendtgørelsesoplysninger, som var gældende i perioden 10. december 2003 til 24. juni 2010. DU Prøvebevis - 7 trinsskalaen [S]: Det er nu muligt at angive et Underskrivernavn i prompten. Hvis dette udfyldes, vises det i stedet for Rektor/forstander fra systemindstillingerne i LUDUS Sikkerhedsadministrationen (DBA). Den 21. oktober 2011 Side 12 af 13
6. Tilkøb 6.1 System og underliggende funktioner Skemaplanlægning >> Importer...: Når der importeres skemadata afsluttes importen med en status. Hvis importen af skemadata afsluttes med fejl, kan man nu klikke på OK og få vist fejlene. Udtræk >> IMS Enterprise..: Der kan nu sendes og vedligeholdes brugerdata til både Fronter og UNI-Login. Udtrækket er ændret lidt, idet Fronter planlægger at skifte fra IMS standard 1.0 til IMS standard 1.1. I første omgang betyder det, at der er nogle store bogstaver, der er skiftet ud med små bogstaver. Bemærk: På fanebladet IMS er der kommet et ekstra felt Undlad root element. Dette felt må IKKE anvendes før Fronter henvender sig til jer med krav om, at I skal ændre på jeres eksport til dem. Fronter vil melde ud, hvornår I skal lave om, og hvad der skal laves om i udtrækket. Fra fanebladet UniC er det nu muligt at sende brugerdata til UNI-Login. Læs mere om dette i Tips & Tricks nr. 64 - UNI-Login og Fronter. Der er desuden sket en optimering af hastigheden på udtrækket. 6.2 Rapporter UNI-Login kan udskrives til medarbejdere, lærere og kursister ved hjælp af følgende rapporter: UNILogin label - Kursist 3X8 [s].rpt UNILogin label - Lærer 3X8 [s].rpt UNILogin label - Medarbejder 3X8 [s].rpt Den 21. oktober 2011 Side 13 af 13