Møde i Hovedarbejdsmiljøudvalget

Møde i Hovedarbejdsmiljøudvalget Referat Mødedato 7. september 2016 Starttidspunkt Kl. 9.00 Sluttidspunkt Kl. 11.30 Mødested Blangstedgårdsvej: F1.29 Til stede: Carsten Vikkelsøe, HR og Kommunikationschef Lone Petersen, IT-medarbejder, IT Afbud: Tone Bernchou, Lektor, Bioanalytikeruddannelsen Anders Nørgaard, Uddannelseschef, Pædagoguddannelsen på Fyn Lena Busch Nielsen, Uddannelseschef, Sygeplejerskeuddannelsen Referent: Signe Nancke, HR-konsulent, HR og Kommunikation side 1/6

1. Åben temadrøftelse Selvledelse og sammensmeltning af privat- og arbejdsliv karakteriserer moderne videnmedarbejderes arbejdsliv. Men hvilke arbejdsmiljømæssige fordele og udfordringer medfører selvledelse og det grænseløse arbejdsliv? Og hvem har ansvaret for at håndtere især det psykiske arbejdsmiljø? Herunder er de vigtigste pointer fra drøftelsen: De positive effekter af selvledelse er bl.a. motivation og commitment, mens risikoen for stress er den negative effekt. Selvledelse og involvering kan forveksles. For at få den positive effekt af selvledelse, er det vigtigt at have tydelige rammer for hvornår og hvordan man er selvledende. Selvledelse foretrækkes fremfor hierarkisk ledelse, men hvis man mister grebet, så bør ledere, arbejdsmiljørepræsentanter gribe ind. Relationen er central. Hvis man kan lære sig selv sine tegn på stress, så kan man selv gribe ind overfor stress. 2. Godkendelse af dagsorden og punkter til eventuelt Dagsorden blev godkendt. Punkter til eventuelt: - Rygepolitik 3. Procesplan for APV-trivselsmåling i 2017 3.1 Sagsbehandling Strategisk Ledelse har ved et møde den 14. september 2015 besluttet, at der i foråret 2017 gennemføres en samlet APV og Trivselsmåling. 3.2 Konklusion Af hensyn til tisplanen for behandlingen i Strategisk Ledelse sendes procesplan til skriftlig kommentering i HAU med deadline den 12. september 2016. side 2/6

3.3 Opfølgning Sekretariatsbetjeningen sender tids- og procesplan til høring i HAU. 4. Status på arbejdsmiljøplan 2016 4.1 Sagsbehandling Der er i 2015 udarbejdet en arbejdsmiljøplan for 2016. Planen tegner, sammen med de langsigtede mål og visionen for arbejdsmiljøorganisationen, retningen for den lokale og centrale arbejdsmiljøindsats i 2016. Herunder følger status på opfyldelse af målene for 2016: Mål 1: Beskrivelserne af digitaliseringsprojekterne, der behandles i Strategisk Ledelse, omfatter en beskrivelse af, hvordan arbejdsmiljøorganisationen inddrages i digitaliseringsprojekterne. Effektiviseringsprojekter og -programmer behandles i de sammenlagte arbejds- og samarbejdsudvalg. Mål 2: Et af emnerne ved arbejdsmiljøorganisationens internat i foråret 2016 var, hvorledes arbejdsmiljøorganisationen kan afhjælpe og forebygge negative arbejdsmiljømæssige påvirkninger af forandringer. Konkret er der i forbindelse med indflytningen på NBA arrangeret et campuskorps, og der samles systematisk op på hvorledes arbejdsmiljøet påvirkes af indflytningen. Mål 3: Der er udarbejdet et tema om stress på mit.ucl.dk, og der afholdes en temadrøftelse i forbindelse med indeværende HAU-møde om positive og negative arbejdsmiljømæssige påvirkninger af de nye tendenser i arbejdslivet såsom selvledelse. Der er også udarbejdet en stresspolitik. Mål 4: Der arbejdes med innovation og entreprenørskab i Tværgående Uddannelsesudvikling. Arbejdsmiljøorganisationen har ikke samlet op på, hvorvidt usikkerheden omkring manglende kompetencer indenfor områderne innovation og entreprenørskab imødekommes i forbindelse med det arbejde. 4.2 Konklusion Sendes til skriftlig kommentering i HAU. 4.3 Opfølgning Sekretariatsbetjeningen sender status til høring i HAU med deadline den 12. september 2016. side 3/6

5. Opfølgning på de lokale trivselshandleplaner 5.1 Sagsbehandling I september 2015 blev der gennemført en trivselsmåling i hele UCL. Efterfølgende blev der lokalt udarbejdet handleplaner i de enheder, der havde tal under 2. HAU drøftede hvorledes der følges op på handleplanerne fra trivselsmålingen 2015. 5.2 Konklusion På læreruddannelsen er der gennemført en ekstraordinær trivselsmåling, og der er iværksat opfølgning. HAU ønsker en status fra LSU-LAUerne på opfølgningen af handleplanerne. 5.3 Opfølgning LSU/LAU sekretariaterne kontaktes mhp. en status på handleplanerne vedrørende trivselsmålingen. 6. Trivselspolitik 6.1 Sagsbehandling UCL har på nuværende tidspunkt ikke en trivselspolitik. En trivselspolitik indeholder holdninger og hensigter vedrørende relevante arbejdsmiljømæssige emner. Formålet med politikken er, sammen med vision og langsigtede mål for arbejdsmiljøindsatsen samt arbejdsmiljøplanen, at skabe en fælles retning og ramme for arbejdsmiljøarbejdet. Den skal være et værktøj, som arbejdsmiljøorganisationen i det daglige kan søge vejledning i. HAU drøftede, hvorvidt der skal udarbejdes en trivselspolitik. 6.2 Konklusion Punktet er udsat til HAU-mødet i december 2016. side 4/6

7. Projektportefølje for digitaliseringsprojekter 7.1 Sagsbehandling I arbejdsmiljøplanen 2016 er det et mål, at arbejdsmiljøorganisationen skal spille en aktiv rolle i forhold til effektivisering og digitalisering bredt i organisationen igennem synlighed og aktiv deltagelse i effektiviseringer og digitaliseringsprojekter. 7.2 Konklusion Punktet er udsat til HAU-mødet i december 2016. 8. Skriftlig orientering A: indberetning i skadeindberetningssystemet Der er ingen nye anmeldte arbejdsskader B: Campuskorps Oprindeligt var der arrangeret et større campuskorps af arbejdsmiljørepræsentanter og - ledere, men grundet den ændrede indflytningsdato, samt det mindre antal medarbejdere der er flyttet, så blev der etableret et mindre campuskorps af medarbejdere fra HR og Kommunikation. Opfølgningsmøderne for arbejdsmiljøorganisationen på NBA hver torsdag bibeholdes. C: Funktionsbeskrivelse for arbejdsmiljøkoordinator Der er udarbejdet en funktionsbeskrivelse for den centrale arbejdsmiljøkoordinator, som bl.a. varetager HAU-sekretariatet. Den sendes til skriftlig kommentering i HAU efter HAU-mødet 07.09.2016. D: Opfølgning på runderinger Der skal ifølge ansvarsbeskrivelserne for arbejdsmiljøgrupperne gennemføres lokale runderinger vedrørende arbejdsmiljøet, og der er udarbejdet en skabelon til arbejdet. Fremadrettet skal rapporterne fra runderingerne indsendes til sekretariatet for HAU, og HAU behandler årligt en oversigt over, hvornår runderingerne er gennemført i de enkelte enheder. E: Kampagne om muskel-skeletsmerter Materialet til kampagnen er lavet, men den gennemføres først, når alle medarbejdere, der skal flytte, er rykket til NBA. F: Kampagne i forbindelse med indflytningen på NBA Der gennemføres i forbindelse med indflytningen på NBA en kampagne med overskriften Dit smil gør en forskel. Budskabet er, at vi alle gør vores bedste/skal gøre vores bedste for at indflytningen bliver en succes.! G: Ny udbyder af arbejdsmiljøuddannelsen side 5/6

Grundet tidligere deltagers utilfredshed med den udbyder af arbejdsmiljøuddannelsen UCL i dag anbefaler, så er HR og Kommunikation i gang med at undersøge andre alternativer. H: Opfølgning på centrale handleplaner vedrørende APV 2014 og trivselsmåling 2015 i Strategisk Ledelse En opfølgning på de centrale handleplaner i Strategisk Ledelse er dagsordenssat. I: Handleplaner vedrørende fravær v. Carsten Vikkelsøe På nuværende tidspunkt er de fleste handleplaner vedrørende fraværsstatistikken 2016 indsamlet, og HR og Kommunikation er i dialog med de resterende, der mangler at udfærdige en handleplan. 8.1 Bemærkninger: Det skal afklares hvem der skal rundere i fællesarealerne. 9. Eventuelt Det er fra B-siden foreslået at man tilbyder rygekurser, og at rygepolitikken revideres mhp. at anvise rygeskur, eller andre steder, der må ryges på UCL s lokationer. På HAU-mødet i december drøftes sammensætningen af HAU Mødet i december udvides med ½ time. 10. Highlights Det foreslås, at et sammendrag af følgende emner fra det aktuelle HAU-møde bliver lagt på mit.ucl.dk, og sendes til de lokale arbejdsmiljøudvalg/sammenlagte udvalg. Punkter: 1. Temadrøftelsen 2. Orientering side 6/6