SAMARBEJDSAFTALE FOR DIGIMIDT 18.01.2018
2 Udgangspunktet Silkeborg og Viborg kommuner har indgået et strategisk samarbejde med afsæt i digitalisering og it. Det strategiske samarbejde kaldes DigiMidt. Silkeborg og Viborg er to foregangskommuner, som står foran en digital fremtid, hvor den teknologiske udvikling i højt tempo transformerer og skaber forandring med stor kraft. Der vil opstå muligheder og udfordringer, som vi ikke har fantasi til at forestille os. Den fremtid vil og skal vi lykkes bedst muligt i. Med samarbejdet i DigiMidt agerer vi rettidigt og tænker i løsninger, som både nu og på sigt skaber råderum til at levere en moderne og professionel opgaveløsning. Vi har fokus på service, kvalitet og effekt og på at understøtte velfærd og vækst i de to kommuner. Vi er ambitiøse og forpligter os på alle fagområder til at arbejde på at kunne realisere effektiviseringer og serviceforbedringer gennem harmonisering af systemer og processer. Vi er nysgerrige og klar til konstruktivt at udfordre det eksisterende og lære af hinanden for at finde de bedste og mest effektive løsninger. Vi vil lægge et positivt pres på os selv for at gå et skridt længere, når vi udvikler samarbejdet. På den måde skal samarbejdet sikre, at vi i stadig højere grad udnytter teknologien, implementerer med effekt og realiserer digitale potentialer. Det strategiske samarbejde i DigiMidt er et af svarene på, hvordan vi vil være på forkant med den digitale og teknologiske udvikling i de to kommuner. Fordi vi ganske enkelt tror på, at vi sammen når længere.
Målsætninger og principper 3 De to kommuners Økonomi- og Erhvervsudvalg har i juni 2015 godkendt etableringen af et forretningsstrategisk samarbejde med afsæt i digitalisering og it. De to direktioner har i juni 2016 godkendt følgende overordnede mål for samarbejdet: Realisere effektiviseringer og serviceforbedringer gennem harmonisering af systemer og processer. Forbedre kommunernes evne til at gennemføre implementeringer af digitale løsninger. Varetage flere it- og digitaliseringsopgaver med nuværende ressourcer. Skabe bedre muligheder for at tiltrække og fastholde de rigtige kompetencer. I januar 2018 er første bullit præciseret med tilføjelsen gennem harmonisering af systemer og processer. De to direktioner har desuden i december 2016 godkendt bærende principper i samarbejdet som del af de to kommuners fælles digitaliseringsstrategi 2017-2020: Sammen kan vi gøre det bedre Vi giver plads til innovation Vi arbejder for effektivisering og vækst Vi realiserer gevinsterne Vi kommunikerer om forandringerne Vi understøtter samskabelse Vi skaber sammenhæng på tværs Samarbejdet i DigiMidt udfoldes med afsæt i disse målsætninger og principper. Vi har valgt et aftalebaseret, strategisk samarbejde som en fleksibel og hensigtsmæssig måde at arbejde på i forretningen for at nå vores mål. Vi skaber enighed på tværs om mål, indhold og tempo, men udmønter det i de to kommuner med respekt for politisk aftalt serviceniveau og organisationsstruktur og -kultur. Det betyder blandt andet, at de to kommuner fastholder to adskilte it-organisationer med hver sin ledelse og MED-struktur, men at samarbejdet løbende udfoldes og udbygges - også med fælles opgaveløft.
4 Omfang og ambitionsniveau Samarbejdet i DigiMidt tager afsæt i arbejdet med digitalisering og it i hele organisationen. Samarbejdet omfatter harmonisering af systemer og processer og digital understøttelse af kerneopgaver på alle fagområder og i alle stabsfunktioner. Vi samarbejder bl.a. ud fra fælles digital handleplan og fælles udbuds- og harmoniseringsplan. Samarbejdet udvikles og udmøntes gennem en række forskellige samarbejdsformer (se model næste side): Erfa-samarbejde Processamarbejde Indkøbs- og udbudssamarbejde Implementeringssamarbejde Innovations- og udviklingssamarbejde Fagområderne vil arbejde med alle samarbejdsformer. Fagområderne vælger de samarbejdsformer, der i størst muligt omfang gør det muligt at nå vores mål for samarbejdet. Vi udfordrer os selv og går hele vejen på alle de områder, hvor det giver mening. Vores udgangspunkt er følg eller forklar, hvor vi er forpligtede til at finde fælles løsninger, og hvor afvigelser er undtagelsen, der skal begrundes. Beslutning om afvigelse træffes på direktørniveau. Ledelsesstruktur i samarbejdet De to kommunaldirektører udgør i fællesskab den øverste ledelse i DigiMidt. Beslutninger i samarbejdet træffes i linjeorganisationen i den enkelte kommune og i samarbejdet mellem kommunerne. Fagcheferne i de to kommuner prioriterer opbygning af relationer, dialog og styring for at sikre fremdrift og resultater i samarbejdet. Koncernledelsen og Strategisk Lederforum mødes som minimum en gang om året for status og videndeling. Supplerende holder direktionerne som minimum to årlige fællesmøder om fremdrift og resultater og træffer overordnede, tværgående beslutninger i samarbejdet. Der kan undtagelsesvis være behov for at afklare principielle spørgsmål eller træffe tværgående beslutninger mellem direktionernes fællesmøder. Der arbejdes i 2018 med en totrinsmodel i tilfælde af ønske om afklaring eller afvigelser: Fagchefer i begge kommuner sikrer, at der udarbejdes et fælles, oplyst beslutningsgrundlag for den pågældende udfordring eller afvigelse, jf. vores udgangspunkt følg eller forklar. It- og digitaliseringscheferne fra de to kommuner inddrages i udarbejdelsen af beslutningsgrundlaget. Beslutning om at afvige fra fælles løsning løftes til et niveau højere. Det vil sige til direktørniveau eller kommunaldirektørniveau. Selv om tempo og timing kan variere i de enkelte indsatser og projekter, er det helt afgørende, at vi går i fælles retning med vægt på harmonisering af systemer og processer.
IMPLEMENTERING 5 INNOVATION FAGCHEFER ERFA FAGCHEFER FAGCHEFER FAGCHEFER PROCES INDKØB/UDBUD Samarbejdshjulet i DigiMidt
6 Indsatsområder I DigiMidt har vi udpeget en række fælles indsatsområder i en fælles digitaliseringsstrategi. Strategien revideres efter behov, men minimum én gang hvert fjerde år. Strategien udmøntes gennem en handleplan, som revideres årligt. Fagområderne udpeger indsatser for det kommende år i dialog med it-organisationerne. I samarbejdet har vi også godkendt en fælles udbuds- og harmoniseringsplan med de systemområder, som vi har forpligtet os til at harmonisere inden for den aftalte tidshorisont. Udbudsog harmoniseringsplanen revideres efter behov, men minimum én gang hvert fjerde år. Kommunikation og inddragelse Samarbejdet i DigiMidt og den generelle digitale transformation er forandringsprojekter, som skal understøttes med formidling og forklaring for at give mening for de organisationer, der skal gennemføre forandringen. I samarbejdet prioriterer vi, at aktiviteter, beslutninger og effekter kommunikeres aktivt og ensartet bl.a. på de to kommuners intranet. Vi orienterer og inddrager helt naturligt MED-systemerne i de to kommuner undervejs. Processer for projektbeskrivelser, revision af handleplan og afrapportering på arbejdet med handleplan og den fælles udbuds- og harmoniseringsplan bliver på sigt defineret i projektmodel, porteføljestyringsmodel og et årshjul. Derudover vil der udspringe en række fælles projekter og initiativer med afsæt i dialogen på fagområderne.
7 Programledelse og organisering Samarbejdet i DigiMidt organiserer sig, så det afspejler organisationernes behov på det aktuelle tidspunkt. I 2018 er der fortsat behov for programledelse og for at understøtte opfølgning og læring i samarbejdet. Programledelsen udgøres af den hidtidige styregruppe: Økonomichefen i Silkeborg Kommune, økonomi- og personaledirektøren i Viborg Kommune og de to it- og digitaliseringschefer. Der afsættes tværgående sekretariatsressourcer til støtte for programledelsen, fællesmøder på direktions- og chefniveau, overblik over fremdrift og evaluering af overordnede fælles planer, effekt og læring, kommunikation og inddragelse m.v. Ressourcerne findes inden for de nuværende organisationer. Økonomi I DigiMidt arbejder vi ikke med fælles budgetter, men deler udgifter og personaleressourcer, som medgår til de fælles indsatsområder. Omfang og tid aftales fra projekt til projekt. Der sker som udgangspunkt ikke afregning imellem de to kommuner. Arbejdsvilkår Som udgangspunkt er der tale om samarbejdsprojekter, hvor vi tilfører de nødvendige ressourcer ligeligt. Omfang, tidspunkter og fysisk placering af møder og aktiviteter aftales fra projekt til projekt. I tilfælde at behov for udlån af en medarbejder mellem kommunerne f.eks. i form af en implementeringskonsulent skal udlånet være baseret på frivillighed. Desuden kan ingen medarbejdere stilles dårligere end de ansættelsesforhold, som er gældende på medarbejderens arbejdsplads. Ændring eller opsigelse af samarbejdsaftalen Ændringer af samarbejdet i DigiMidt sker ved behandling af indstilling på et fælles direktionsmøde. Opsigelse af samarbejdet i DigiMidt sker på samme måde ved behandling af indstilling på et fælles direktionsmøde. De to kommunaldirektører har i tilfælde af opsigelse af aftalen ansvaret for at få udredt og afsluttet aktuelle samarbejdsprojekter.
På vegne af de to kommuner, Lone Lyrskov kommunaldirektør Silkeborg Kommune Lasse Jacobsen kommunaldirektør Viborg Kommune