ARBEJDERNES BOLIGSELSKAB I GLADSAXE Søborg, den 1. oktober 2015 JLS/gj ORGANISATIONSBESTYRELSEN REFERAT fra ordinært møde torsdag den 24. september 2015 kl. 17.00 i selskabets administration, mødelokalet, Høje Gladsaxe Torv 2 B, 2. sal. Til stede: Ryno Scheil, Mogens Rysgaard, Flemming Larsen, Palle Nielsen, Majbrit Jørming, Finn Sørensen, Carsten Petersen, Lars Ulrik Hansen, Alice Christiansen, Kjell Hansen, Michael Kristensen, Anne Schiøler Administrationen: Lone Larsen, Henning Juul Hovmand, Jesper Loose Smith Afbud: Erik Bengtsson Åben del Sag 8653 Sag 8654 Sag 8655 Sag 8656 Sag 8657 Sag 8658 Sag 8659 Sag 8660 Sag 8661 Sag 8662 Sag 8663 Sag 8664 Sag 8665 Sag 8666 Sag 8667 Sag 8668 Lukket del Sag 8669 Godkendelse af referat Revisionsprotokol De før mødet udsendte skrivelser Udlejningsforhold Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål Støtte til visse boligafdelinger Skoleparken 1 renoveringssag / helhedsplan Det årlige møde med Gladsaxe Byråd Introduktionskursus nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer Orientering fra administrationen Kredsudvalget Fritidsudvalget BL-cirkulærer Eventuelt Næste møde Øvrige datoer Eventuelle sager til behandling
Åben del 8653 Godkendelse af referater B-sag a. Referat fra ordinært bestyrelsesmøde Referat fra ordinært bestyrelsesmøde den 27. august 2015 er udsendt den 3. september 2015. Godkendt. 8654 Revisionsprotokol E-sag Revisionsprotokollatet af 26. februar 2015 vedrørende regnskabet for 2013/14, siderne 627 639 er godkendt på bestyrelsesmødet den 26. februar 2015. 8655 De før mødet udsendte skrivelser E-sag Udsendt den 3. september 2015 * Invitation til afdelingsbestyrelseskonference lørdag den 7. november 2015 * Dagsorden til beboerinformationsmøde i Skoleparken 1 vedrørende helhedsplan / genhusning mandag den 21. september 2015 Udsendt pr. mail den 15. september 2015 * Skoleparken 1 helhedsplan aflysning af genhusningsmødet den 21. september 2015 2
8656 Udlejningsforhold a. Udlejningsoversigt E-sag Udlejningsoversigt for august 2015 er udsendt den 3. september 2015. Til efterretning 8657 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål a. Afdeling 04 Hyrdeparken renovering af badeværelser B-sag I henhold til beslutning på afdelingsmødet den 6. maj 2015 ansøges der hermed om godkendelse til optagelse af et 20-årigt lån til renovering af badeværelser jf. Organisationsbestyrelsens beslutning den 22. august 2013 (sag 8220 d), hvor de nye beløbsgrænser godkendtes. Med dagsordenen udsendtes en revideret oversigt over kollektiv råderet. Godkendt. b. Problematiske vindspærreplader E-sag På Organisationsbestyrelsens møde den 23. april 2015 (pkt. 8584 a.) orienterede vi om, at Byggeskadefonden vil undersøge en ny problematik vedrørende fugtophobning i magnesiumholdige vindspærreplader populært kaldet MgO-plader. Pladerne er anvendt fra ca. 2010, og de er oftest produceret i Kina. Byggeskadefonden ville undersøge langtidsvirkningen ved de monterede plader, og det skulle kortlægges, hvor i den almene sektor pladerne var anvendt som vindspærre, og fremtidig anvendelse skulle standses straks indtil problematikken var klarlagt. Byggeskadefonden har den 23. september 2015 udsendt en rapport, der konkluderer, at MgO-pladerne ikke er anvendelige som vindspærre i Danmark, og på baggrund af en relativ kort granskningsperiode konkluderes det, at de steder, hvor MgO-pladerne er anvendt, skal pladerne skiftes på kort eller længere sigt, og der skal tages stilling til den bagvedliggende forskalling, som pladerne er monteret på. Arbejdernes Boligselskab i Gladsaxe fik af Byggeskadefonden forespørgsler om følgende boligafdelinger: 3
17 Skoleparken 1 (Triumfvej 47) 19 Buddingeparken 44 Punkthuset 4., 5. og 9. sal (4. og 5. sal) Der er ikke konstateret anvendelse af MgO-plader i de tre renoveringsprojekter. 8658 Støtte til visse boligafdelinger B-sag Afdeling 7 Pileparken 2 Trappetårne Tilskud fra Dispositionsfonden I notat omkring prioritering af midler fra Dispositionsfonden fra oktober 2014, blev der informeret om følgende om afdelingen: 2 stk. trappetårne til øverste etage er konstrueret forkert med forringet levetid til følge. Ansvarlig hovedentreprenør og tilsvarende leverandør er gået konkurs. Trapperne er skadesanmeldte og Byggeskadefonden har indvilget i at indskyde 0,3 mio. kr. i en skadesudbedring. Trapper er dog en utidssvarende løsning, idet småbørn, klapvogn og indkøb skal den vej, og det er ikke handicapvenligt. Vi forventer derfor, at tilsagnet fra Byggeskadefonden kan konverteres til et fornyelsesprojekt ved elevatorer. Pileparken 2 støttes, idet boligafdelingen er uforskyldt i den oprindelige byggeskade, ligesom den nuværende leje for tagboligerne er på over 1.000 kr. pr. m 2. Udskiftning af trappetårne til elevatortårne forventes at udgøre 6,5 mio. kr. Det anbefales, at udgangspunktet for afsætning er 50 % svarende til 3 mio. kr. På Organisationsbestyrelsesmødet den 23. oktober 2014 blev notatet godkendt med følgende bemærkninger: Det blev pointeret, at det er en principbeslutning. Den konkrete støtte fra dispositionsfonden til den enkelte afdeling, kan kun bevilliges ved en konkret sagsbehandling, hvor det særskilt indarbejdes, at det er hjælp til selvhjælp. Det blev ligeledes besluttet, at i forbindelse med tildeling af støtte må dispositionsfondens likvide midler ikke være mindre end det fastsatte minimumsbeløb, som p.t. udgør 5.530 kr. pr. lejemålsenhed. Projekt nye trappetårne/elevator Der er blevet arbejdet videre med projektet sammen rådgivere og afdelingsbestyrelsen, og inden det foreligges beboerne på et afdelingsmøde, skal den endelige støtte fra dispositionsfonden afklares med Organisationsbestyrelsen. 4
Historik Pileparken 2 blev bygget i 1950 og bestod af to boligblokke med hver tre etager med fladt tag. I 1992 blev der gennemført en facaderenovering, hvilket indebar en yderligere tagetager på begge blokke. Tagetagerne blev forsynet med en svalegang og adgangen hertil var en vindeltrappe stående i det fri og en gangbro mellem svalegang og trappetårnets top. Teknik Trappetårnet er udført som galvaniseret stålkerne, påmonteret galvaniserede ståltrin med skridsikker epoxybelægning. Trappetårnets vægge er udført af trapezformede plader, med pulverlakeret overflade. Disse vægge er boltet direkte på trappetrinene. Stålgelænder er boltet på væggene. Når folk går ind i trappetårnet med sne og tø salte på skoene, sker der en tæring af ståldelene. De galvaniserede dele (stålkerne og trin) har formået at modstå rustangrebene i store træk, dog er den skridsikre epoxybelægning efterhånden begyndt at knække af grundet rust i trinene. Væggene er desværre boltet direkte på trappetrinene uden nogen form for skive eller bøsning, der kunne have forhindret en galvanisk tæring og resultatet er kraftig tæring, der er startet ved boltesamlinger og som efterhånden har bredt sig til m 2 store felter. Galvanisk tæring i en række sammenboltede metaller vil medføre at den laveste legering ruster, og dette idebærer gelænder og vægge. Med dagsordenen udsendtes billeder, som visualisere status på trappetårnene. Vi kørte en syn og skøn sag mod entreprenøren, som gik konkurs inden vi fik udbedret skaderne. Erstatningsbeløbet blev indført som krav i boet, og vi endte med en meget lille dividende, der ikke engang betalte vores sagsomkostninger. Husleje Tagetagerne er bestykket med 18 ungdomslejligheder og 10 familieboliger, og da det er temmelig besværligt at gå til 4. sal ad trappe, måske endda med et barn på armen, er fraflytningsprocenten høj. Det er derfor planlagt at opføre elevator/trappetårne i stedet for at renovere på de gamle trappetårne. Tagetagen er belånt særskilt og har sin egen huslejesætning. I 2015 bliver tagetagens husleje 1.041,19 kr./m 2. Den øvrige del af Pileparken 2 har en husleje på 853,12 kr./m 2. Beboerdemokratiet Da trappetårnene udelukkende betjener tagetagen, vil det være nærliggende at lade tagetagen alene betale for arbejdet, men huslejen er i forvejen høj der. Finansieringen må derfor fordeles ud på hele afdelingen. Opførelsen af tagetagen var i sin tid med til at finansiere facaderenoveringen, men det har de nuværende lejere har ikke nogen viden/erindring om. Det kan derfor tænkes, at de nye lejere i det gamle afsnit ikke vil stemme for renoveringsforslaget på trods af, at deres nuværende husleje er begunstiget af tagetagens eksistens. Det er dog vores indtryk, at alle lejerne vil støtte op om projektet, og hvis vi kan fremkomme med bidrag udefra til renoveringen, vil lejerne i det gamle afsnit se positivt på dette, således at hele afdelingen kan godkende elevator/trappetårnene og finansieringen. Beskrivelser af nye trappetårne/elevatorer Det nye elevatortårn med trappe placeres som det nuværende trappetårn, og den nuværende gangbro udskiftes til en ny og overdækket gangbro. Den nye elevator og trappetårnet har repos på hver side af gangbroen, der kun betjener øverste etage (med dagsordenen udsendtes tegning). 5
Af følgende årsager placeres det nye elevatortårn ikke ved facaden: Hoveddørene til boligerne i Pileparken 2 er placeret indeliggende i opgangen. Det vil sige, at det repos, som skal være land for en elevator ved facaden er midt mellem 2 etager. Det er således ikke muligt at få en logisk adgang med elevatoren til de øvrige etager, og formelle krav om tilgængelighed kan derfor ikke opfyldes. Det nuværende trappetårn/gangbro er placeret lige i midten af svalegangen til øverste etage, og flugtvejsafstanden fra enden af svalegangen til gangbroen er maksimal. Man skal derfor lave midlertidige løsninger under byggeriet eller nye brandtrapper for enden af svalegangen, hvis man fastholder elevator ved facaden. Det nye elevatortårn vil skygge for vinduer nær opgangen til underliggende boliger. Af hensyn til skyggevirkning for vinduer skal det nye elevatortårn vendes, så elevator og trappe står udenpå hinanden. Derved fylder konstruktionen godt ud på P- pladen Finansiering Vi har fået tilsagn fra Byggeskadefonden, og hvis Organisationsbestyrelsen kan godkende 3.000.000 kr. som tilskud fra dispositionsfonden, kan afdelingens egne midler og trækningsret dække restomkostninger, så vi ikke behøver at hjemtage lån. Forslag til finansiering: Tilskud fra Byggeskadefonden (er bevilget) Tilskud fra ABG dispositionsfond Afdelingens trækningsret Afdelingens henlagte midler Samlet budget 500.000 kr. 3.000.000 kr. 3.100.000 kr. 2.350.000 kr. 8.950.000 kr. Det indstilles, at der bevilges tilskud fra dispositionsfonden på 3.000.000 kr. til etablering af nye trappetårne/elevatorer. Det skal undersøges om det er muligt at få støtte fra Landbyggefonden til tilgængelighed, da der opføres elevator. Herudover godkendtes administrationens indstilling. 8659 Skoleparken 1 renoveringssag / helhedsplan B-sag På Organisationsbestyrelsens møde den 27. august 2015 blev det aftalt, at der til mødet den 24. september 2015 ville foreligge et revideret totaløkonomisk overslag og finansieringsskitse. Herudover ville der foreligge et notat om renovering kontra at bygge nyt. På mødet skal der tages en beslutning om det videre forløb i projektet. Rådgiverne arbejder fortsat på dette materiale, som udleveredes på mødet. 6
Der er fortsat en økonomisk udfordring i projektet, som kan bevirke ændringer heri med deraf følgende ændring i genhusningen. Det planlagte genhusningsmøde den 21. september 2015 er blevet aflyst / flyttet informationsskrivelse udsendtes med dagsordenen, som også er udsendt via mail til Organisationsbestyrelsen den 15. september 2015. På mødet blev der udleveret notat om status på sagen, som beskriver de udfordringer, som udarbejdelsen af dispositionsforslaget giver for sagen samt en anbefaling til videre tiltag. På Organisationsbestyrelsens møde den 26. marts 2015 godkendtes en samlet finansiering af et samlet budget på 378.341.000 kr., som omregnet er 1.525.570 kr. pr. bolig og 20.530 kr. pr. m 2. Huslejen efter renoveringen er anslået til 1.025 kr. pr. m 2 i 2015- niveau, svarende til en gennemsnitlig stigning på 17 %. Det udarbejdede dispositionsforslag og det deraf reviderede budget på 457.213.934 kr. (stigning på 21%) omregnet til 1.843.600 kr. pr. bolig og 24.810 kr. pr. m2. Huslejen efter renoveringen er anslået til 1.180 kr. pr. m 2 i 2015-nivea svarende til en gennemsnitlig stigning på 35 %. Som konsekvens af dispositionsforslagets øgede anlægsramme og afledte huslejepåvirkninger anbefaler de tekniske rådgivere, bygherrerådgiver og byggesagsadministrator i første omgang, at den videre projektering standses midlertidigt. I forhold til at finde den - samlede set - bedste løsning for helhedsrenovering af Skoleparken, anbefales det at opstille og sammenholde en række forskellige alternative renoveringsstrategier. De alternative strategier kan umiddelbart grupperes i seks forskellige scenarier, der skal analyseres i forhold til husleje, realiserings- og totaløkonomi samt miljømæssige forhold: 1. Finansiering via henlæggelser 2. Realisering af dispositionsforslag 3. Realisering af besparet dispositionsforslag 4. Nedrivning til sokkel og genopførelse på eksisterende fundament 5. Fuldstændig nedrivning og nybyggeri 6. Kombinationsløsning mellem 2, 3 og 4 Det anbefales at anvende efteråret 2015 til at bearbejde de 6 scenarier. I første omgang skal bearbejdningen ske på et overordnet niveau, hvor modellerne sammenlignes med hinanden i forhold til relevante nøgletal, realiseringsøkonomi, forventelig huslejekonsekvens mv. Efter dialog med Landsbyggefonden og eventuelt udarbejdelse af revideret finansieringsskitser, vil der formodentligt være 2-4 af modellerne, som man umiddelbart kan anbefale at arbejde videre med. Det formodes, at man omkring årsskiftet vil have gennemført de indledende undersøgelser, således at anbefaling i forhold til videre realisering vil kunne forelægges primo 2016. 7
Administrationen anbefaler at følge indstillingen fra rådgiverne, om at den videre projektering standses midlertidigt, og at opstille og sammenholde en række forskellige alternative renoveringsstrategier / nybyggeri. Indstillingen godkendtes. 8660 Det årlige møde med Gladsaxe Byråd B-sag Invitation til det årlige møde med Byrådet er modtaget den 8. september 2015 og udsendtes til bestyrelsen med dagsordenen. Invitationen er ligeledes udsendt til afdelingsbestyrelserne den 8. september 2015 med opfordring til deltagelse og fremsendelse af forslag/emner til selskabets kontor. Boligselskabet kan som tidligere deltage med 2 repræsentanter fra selskabets bestyrelse og 1 repræsentant fra hver afdeling. Tilmelding og fremsendelse af eventuelle forslag/emner til drøftelse er senest torsdag den 1. oktober 2015. Deltagelse fra bestyrelsen samt eventuelle forslag og emner aftales til mødet. På mødet fremlagde administrationen følgende forslag til spørgsmål/opfordringer: Hjemfald Boligorganisationerne har indbetalt et større mio. beløb i forbindelse med hjemfald. Hvorledes påtænker kommunen at anvende dem. Det anbefales, at anvende dem til byudvikling af almene boliger, samt støtte til renovering af almene boliger. Nybyggeri Strategi for almene boliger kommunen har haft en drøftelse af mulighed for byggeri af nye almene boliger, er det muligt at få en kort uddybningen heraf. Byudvikling Hvorledes påtænker kommunen at inddrage de almene boligorganisationer i byudviklingen. Anvisning Værebro og Høje Gladsaxe har fleksibel udlejning, som betyder, at der er krav om arbejde ved den kommunale anvisning. Hvad har det betydet for de øvrige almene boligafdelinger i kommunen i forbindelse med anvisning af borgerne uden arbejde. Indskudslån Der er en meget høj rente på de kommunal garanterede indskudslån i bankerne. Hvad gør kommunen for at minimere denne rente. Flygtninge Er der nogen udfordringer for de almene boligorganisationer i den forbindelse. Styringsdialogmøder / Fællesmødet Opfordring til at der på Fællesmødet skabes en kobling til de afholdte Styringsdialogmøder. Høje Gladsaxe Hvad er status for afholdelse af fælles Styringsdialogmøde med hele Høje Gladsaxe. 8
Ryno Scheil og Finn Sørensen deltager fra Organisationsbestyrelsen. Jesper Loose Smith og Henning Juul Hovmand deltager fra administrationen. De på mødet fremlagte forslag til spørgsmål / opfordringer blev godkendt. 8661 Introduktionskursus for nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer E-sag Invitation til introduktionskursus for nyvalgte afdelingsbestyrelsesmedlemmer i 2015 er udsendt den 3. september 2015 med tilmeldingsfrist den 1. oktober 2015. Kurset afholdes torsdag den 8. oktober 2015 kl. 17.30 i administrationens mødelokale. Der er p.t. tilmeldt 17 personer. En reminder om introduktionskurset er udsendt til nyvalgte afdelingsbestyrelsesmedlemmer den 24. september 2015. 8662 Orientering fra administrationen O-sag a. Afdelingsbestyrelsesformandsmøde den 3. september 2015 Udkast til referat fra afdelingsbestyrelsesformandsmødet den 3. september 2015 udsendtes med dagsordenen. På mødet var der en dialog om mødets indhold / afvikling og referat. 9
b. TV-pakker O-sag Vi modtager en del henvendelser fra vores beboere med ønske om ændring i deres TVpakke. For at give en ensartet information herom har administrationen udarbejdet et udkast til orienteringsskrivelse, som udsendtes med dagsordenen til nærmere afklaring på mødet. På mødet var der en dialog med enkelte tilføjelser, og enighed om at bringe det i det kommende Boligbladet. c. Referat fra møde i Virksomhedsnævnet den 1. september 2015 O-sag Kopi af referat fra møde i Virksomhedsnævnet den 1. september 2015 udsendtes med dagsordenen til orientering. d. BL Bestyrelsesforum for Organisationsbestyrelser O-sag Jf. udsendte information fra BL lancerer de nyt bestyrelsesforum for Organisationsbestyrelser. En nærmere dialog herom på mødet. 8663 Kredsudvalget a. Møder E-sag Seneste møde i udvalget er afholdt den 17. september 2015. Referat herfra udsendes når det foreligger. Næste ordinære møde afholdes den 19. november 2015. 10
b. Afdelingsbestyrelseskonference E-sag Program for afdelingsbestyrelseskonference, som afholdes lørdag den 7. november 2015, er udsendt til samtlige afdelingsbestyrelsesmedlemmer og suppleanter den 3. september 2015 med tilmeldingsfrist tirsdag den 20. oktober 2015. Kopi af invitationen er udsendt til bestyrelsen den 3. september 2015. Der er p.t. 51 tilmeldte. En reminder om afdelingsbestyrelseskonferencen udsendes tirsdag den 29. september 2015. 8664 Fritidsudvalget a. Møder og referater E-sag Seneste møde i udvalget har været afholdt den 24. august 2015. Referat herfra blev udleveret til bestyrelsen på mødet den 25. august 2015. Næste møde i udvalget afholdes den 28. september 2015. b. Julearrangement B-sag Referat fra Fritidsudvalgets møde den 21. september 2015 blev udleveret på mødet. Heri var rammerne for arrangementet beskrevet med et budget på 50.000 kr. Godkendt. 11
8665 BL-cirkulærer E-sag Ikke udsendt * BL informerer nr. 43 af den 25. august 2015 vedrørende Bidrag til arbejdskapital, henlæggelse til dispositionsfond og dækning af tab ved manglende huslejebetaling. * BL informerer nr. 44 af den 25. august 2015 vedrørende Alment talent akademi * BL informerer nr. 45 af den 25. august 2015 vedrørende Vil I afprøve rollen som uddannelsessted for HK-elever? * BL informerer nr. 46 af den 1. september 2015 vedrørende Genindførelse af boligjobordningen * BL informerer nr. 47 af den 2. september 2015 vedrørende Aftrapning af rentesikring og bestyrelsesvederlag * BL informerer nr. 48 af den 7. september 2015 vedrørende Hvor mange praktikanter er ansat på jeres byggesager? * BL informerer nr. 49 af den 15. september 2015 vedrørende Danmarks statistik nøgletal på boligområder 2015 revideret udgave 8666 Eventuelt O-sag Der var en kort orientering om julearrangementet den 27. november 2015 samt takkekort fra Ryno Scheil for opmærksomheden ved guldbrylluppet. 8667 Næste møde O-sag a. Ordinært bestyrelsesmøde Næste ordinære bestyrelsesmøde afholdes den 22. oktober 2015. 12
8668 Øvrige datoer O-sag Dato for offentliggørelse af dagsorden (udsendelsesdato) Dagsorden for bestyrelsesmøde den 24. september 2015 udsendes den 17. september 2015 Eventuelle bemærkninger til referatet Referat fra bestyrelsesmøde den 24. september 2015 udsendes den 1. oktober 2015 og eventuelle bemærkninger skal være administrationen i hænde senest den 8. oktober 2015. Offentliggørelse af referat Referatet offentliggøres den 9. oktober 2015. 13
Lukket del 8669 Eventuelle sager til behandling E-sag Ingen sager til behandling. 14
Igangværende sager status Best. Adm. Afd-best. Repr. GK. Udvalg Afsluttet Udamortiserede prioriteter x x x Skoleparken Helhedsplan x x x x Fjernvarme E.ON sagen x Skoleparken 1 Triumfvej 47 Byggeregnskab x x x Buddingeparken Byggeregnskab x x x 15