ORGANISATIONSBESTYRELSEN

Transkript

1 ARBEJDERNES BOLIGSELSKAB I GLADSAXE Søborg, den 29. august 2013 JLS/gj ORGANISATIONSBESTYRELSEN REFERAT fra ordinært møde torsdag den 22. august 2013 kl i selskabets administration, mødelokalet, Høje Gladsaxe Torv 2 B, 2. sal Til stede: Ryno Scheil, Steen Pedersen, Mogens Rysgaard, Flemming Larsen, Palle Nielsen, Majbrit H. Jørming, Finn Sørensen, Lars Ulrik Hansen, Erik Bengtsson, Ole Juel Larsen, Michael Kristensen, Anne Schiøler Administrationen: Lone Larsen, Henning Juul Hovmand, Jesper Loose Smith Afbud: Carsten Petersen, Ole Skrald Rasmussen, Erik Andersen Åben del Sag 8216 Godkendelse af referat Sag 8217 Revisionsprotokol Sag 8218 De før mødet udsendte skrivelser Sag 8219 Udlejningsforhold Sag 8220 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål Sag 8221 Støtte til visse boligafdelinger Sag 8222 Skoleparken 1 - Triumfvej 47 - renovering af beboerhotel Sag 8223 Buddingeparken Sag 8224 Energiaftale mellem Arbejdernes Boligselskab i Gladsaxe og Gladsaxe Kommune Sag 8225 Styringsdialog Sag 8226 Søborgparken afgørelse på regnskabs- og budgettvist Sag 8227 Årsregnskab 2011/12 Sag 8228 Det årlige møde med Gladsaxe Byråd Sag 8229 Introduktionskursus for nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer Sag 8230 Orientering fra administrationen Sag 8231 Kredsudvalget Sag 8232 Fritidsudvalget Sag 8233 BL-cirkulærer Sag 8234 Eventuelt Sag 8235 Næste møde Sag 8236 Øvrige datoer Lukket del Sag 8237 Eventuelle sager til behandling

2 Åben del 8216 Godkendelse af referat B-sag Referat fra ordinært bestyrelsesmøde Referat fra ordinært bestyrelsesmøde den 27. juni 2013 er udsendt den 4. juli Godkendt Revisionsprotokol E-sag Revisionsprotokollatet af 21. februar 2013 vedrørende regnskabet for 2011/12, siderne er godkendt på bestyrelsesmødet den 21. februar De før mødet udsendte skrivelser E-sag Udleveret på mødet den 27. juni 2013 * Høje Gladsaxe Bladet nr. 6 juni 2013 Udsendt den 4. juli 2013 * Kopi af brev fra Gladsaxe Kommune dateret den 3. juli 2013 vedrørende godkendelse af budget 2013/2014 for afdeling 46 - Søborgparken Udsendt den 8. august 2013 * Orientering vedrørende Sommerarrangementet lørdag den 17. august 2013 * Kopi af brev til afdelingsbestyrelserne vedrørende det årlige møde med Gladsaxe Byråd 2

3 8219 Udlejningsforhold a. Udlejningsoversigt E-sag Udlejningsoversigt for juni 2013 er udsendt den 4. juli Udlejningsoversigt for juli 2013 er udsendt den 8. august Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål a. Afdeling 21 Pileparken 6 B-sag Husorden for afdeling 21 Pileparken 6 med de ændringer der vedtoges på afdelingsmødet den 6. maj 2013 udsendtes med dagsordenen til bestyrelsen med indstilling om godkendelse. Ændringerne var markeret i margen. Godkendt. b. Afdeling 21 Pileparken 6 tillæg til gældende vedligeholdelsesreglement B-sag Tillæg til gældende vedligeholdelsesreglement med de ændringer der tidligere er vedtaget på et afdelingsmøde udsendtes til bestyrelsen med indstilling om godkendelse. Ændringerne var markeret i margen. Godkendt. c. Afdeling 18 Kildeparken 1 - Husorden B-sag Husorden for afdeling 18 Kildeparken 1 med de ændringer der vedtoges på afdelingsmødet den 14. maj 2013 udsendtes med dagsordenen til bestyrelsen med indstilling om godkendelse. Ændringerne var markeret i margen. Godkendt. 3

4 d. Kollektiv Råderet B-sag På Organisationsbestyrelsens møde den 25. juni 2009 sag 7212, pkt. b (bilag udsendt med dagsordenen) drøftede Organisationsbestyrelsen for Arbejdernes Boligselskab i Gladsaxe en større opdatering af kollektiv råderet i boligafdelingerne på baggrund af beslutninger truffet ved afdelingsmøderne i foråret Her blev der udarbejdet et skema, der viste, hvilke boligafdelinger der havde besluttet ændringer og forbedringer under kollektiv råderet. Gladsaxe Kommune orienterer om ændring af praksis i brev af 27. september 2012 (udsendt med dagsordenen), at den samlede månedlige tillægsleje for individuel og kollektiv råderet maksimalt kan udgøre kr./mdr., hvor der dog skal tages hensyn til, at denne tillægsleje kan udgøre en stor andel af den samlede leje for små boliger. Med dagsordenen udsendtes er et opdateret skema indeholdende en oversigt over boligafdelinger, hvor der er godkendt kollektiv råderet. Organisationsbestyrelsen anmodes om at tage stilling til følgende ændringer: 1) Lånegrænsen ændres til at være en samlet ydelsesgrænse for tillægsleje baseret på projekter godkendt ved individuel og kollektiv råderet. 2) Ydelsesgrænsen og dermed tillægslejen fastsættes til sammenlagt kr./mdr. Tillægslejen må maksimalt udgøre 40 % af grundlejen. 3) For at modvirke ekstravagante løsninger sættes lånegrænsen i kr. til følgende: Køkkener kr. Bad kr. Udestuer kr. Pergolaer, overdækkede terrasser og carporte kr. 4) For at modvirke at der er lejeforhøjelse på bygningsdele, der er nedslidte, sættes løbetiderne til følgende: Køkkener, 15 år Bad, 20 år Udestuer, 15 år Pergolaer, overdækkede terrasser og carporte, 10 år Ad 1 For individuel råderet er der jf. driftsbekendtgørelsens 87 stk. 5 et maksimum for godtgørelse på kr. ved fraflytning. Med Organisationsbestyrelsens og Gladsaxe Kommunes godkendelse kan dette beløb forhøjes til kr. Begge beløb er 2013 niveau. For kollektiv råderet er der ingen formel øvre grænse. Ved at anvende ydelsesgrænse i stedet for lånegrænse kan man i højere grad drage fordel af en lav rente. Ad 2 Med den nuværende rente svarer en månedlig ydelse å kr. til en investering på til kr. alt efter løbetid. For at beskytte høje lejeforhøjelser i små boliger sættes der et loft på maksimalt 40 % lejestigning i forhold til grundlejen. Kommunen forventes at kræve samme beskyttelse. 4

5 Ad 3 Det er erfaringen, at man fortsat kan få rimelige køkkener til kr., men maksbeløbet for baderum på kr. vil ofte være i underkanten. Ved at hæve de 2 beløbsgrænser til henholdsvis og kr. forventes beløbene at være fremtidssikret mod prisstigninger de næste år. Herudover blev det besluttet, at forhøje pergolaer, overdækkede terrasser og carporte fra kr. til kr. Ad 4 For pergolaer, overdækkede terrasser og carporte sættes løbetiden til 10 år, idet det er åbne konstruktioner og derfor mindre beskyttede. Øvrige løbetider fastholdes på nuværende leje. Kollektiv råderet besluttes af boligorganisationen på baggrund af, at boligafdelingens afdelingsmøde har sagt Ja til låneoptagelse. Kommunen skal godkende kollektiv råderet, idet der ligger en huslejekonsekvens for den enkelte bolig i ordningen. Godkendt Støtte til visse boligafdelinger a. Solafskærmning og lette facader på toppen af Punkthuset i Høje Gladsaxe ansøgning om dispositionsfondsmidler B-sag Med henvisning til Organisationsbestyrelsens beslutning af 28. april 2011 sag 7676 som havde følgende tekst: Foranlediget af iagttagelser af tilstanden af skærmbeklædning og solskodder på toppen af Punkthuset i Høje Gladsaxe, har det rådgivende ingeniørfirma Dominia A/S foretaget en teknisk gennemgang og besigtigelse af konstruktionernes tilstand. Det fremgår af rapporteringen, at sternbelædningen er nedslidt med revner, utætte samlinger samt med defekte fugebånd mv. Solskodderne (på 9. sal) er nedslidte, og fastholdelse af rammekonstruktioner til tagkonstruktionen er mange steder løstsiddende og/eller defekte. De samlede udgifter vurderes til ca kr., der skal bæres af Punkthuset. Den ejermæssige fordeling vil i den forbindelse være således, at etagerne parterre til og med 3. sal indgår under Fællesdriften, mens etagerne sal indgår under de 2 boligafdelinger 4., 5. og 9. sal samt 6., 7. og 8. sal. I henhold til Fællesdriftens budget for 2011/12 er afsat kr., mens der for hver af de to boligafsnit er afsat kr. (ufinansieret). 5

6 Boligafdelingen 4., 5., og 9. sal er relativt nyetableret, og har derfor ikke haft mulighed for foretagelse af henlæggelser til vedligeholdelse af sin andel. Boligafdelingen 6., 7. og 8. sal er reelt etableret under en forsøgsbestemmelse i den daværende boligbyggerilov. Indretningen er efterhånden utidssvarende og ikke mindst vinduerne, (de oplukkelige vinduer) trænger stærkt til udskiftning til samme type, som er anvendt på 2., 3., 4., 5. og 9. sal. Afdelingen har afsat midler til vinduesudskiftning i alt kr. til udførelse i 2011/12 (henlæggelser). Ud fra de 2 afdelingers samlede økonomiske situation, hvor udgifterne til gennemførelse af renovering af stern og solskodder på toppen af Punkthuset vil betyde en yderligere belastning af huslejen, idet finansiering er nødvendig at henvise til lånefinansiering ansøges herved på afdelingernes vegne om dækning af renoveringsudgifterne på 2 gange kr. eller i alt fra Dispositionsfonden. Ansøgning om bevilling af kr. fra Dispositionsfonden til finansiering af andelen af henholdsvis afdelingen på 4., 5. og 9. sal i Punkthuset og 6., 7., og 8. sal i Punkthuset vedrørende istandsættelse af sternbeklædning mv. blev imødekommet. Af bilag (udsendt med dagsordenen) fremgår, at budgettet var på kr.. Efter tilbudsindhentning udgør udgiften kr. en merudgift på kr. De 2 Punkthusafdelingers andel udgjorde oprindeligt kr., hvor udgiften nu udgør kr. en merudgift på kr. Det anbefales at udvide tilskudsrammen fra dispositionsfonden fra kr. til kr. Godkendt med bemærkning om, at det skal sikres, at alle nødvendige tagarbejder bliver udført når stilladset er oppe Skoleparken 1 - Triumfvej 47 - renovering af beboerhotel E-sag Selskabet har fra rådgiver modtaget tal til teknisk byggeregnskab. Selskabet gør klar til udarbejdelse af byggeregnskab ved skema C. Udkast hertil forventes at foreligge på Organisationsbestyrelsens møde den 26. september Selskabet har modtaget varsling fra Byggeskadefonden om det forestående 1-års eftersyn for renoveringen af Triumfvej 47. Afleveringsdatoen er den 25. februar 2014, og garantiåret udløber derfor 25. februar års ansvarsperioden udløber 25. februar 2018, og forinden er der afholdt 5-års eftersyn. 6

7 Asfalt bærelag er pålagt på P-pladsen planmæssigt ultimo april Slidlag og afstribning udføres efteråret Buddingeparken E-sag Selskabet har varslet bygherrerådgiver om at der skal indledes udarbejdelse af byggeregnskab ved skema C. I byggetilladelsen blev der stillet krav til at luftskifte og varmetab skulle leve op til BR10. Det betød, at der skulle etableres ventilation med ind-/ud blæsning samt varmegenvinding. Indblæsning vil altid føles som træk, og hvis der i de små lejligheder er begrænsede muligheder for møblering kan det hurtigt blive til en gene man ikke kan indrette sig efter. En del beboere oplever dette. Selskabet søger at finde en teknisk løsning på dette, så beboerne ikke modarbejder ventilationsanlæggene. Hen over sommeren har der dog været ro omkring denne problematik. Ved det første afdelingsmøde var der forslag til ændringer i projektet. Følgende blev foreslået: - Lukning af baldakin over øverste altan - Låge til altan på nederste etage - Nedsættelse af trækgener fra ventilationsanlægget. Sammen med den nye afdelingsbestyrelse tages der stilling til forslagene, når man kender de endelige anlægsudgifter Energiaftale mellem Arbejdernes Boligselskab i Gladsaxe og Gladsaxe Kommune B-sag Med henvisning til orientering på sidste Organisationsbestyrelsesmøde, afventes fortsat en tilbagemelding fra Knud Højgaards Fond. 7

8 Der har i projektet også været arbejdet med lokal afledning af regnvand (LAR). Beboerne har godkendt, at der arbejdes videre med projektet. Der er blevet foretaget nogle nedsivningstest, som ikke har været så gunstige som forventet. Rådgiverne mener dog fortsat, at der er mulighed for at gennemføre LAR projektet dog skal det foreløbige skitseprojekt ændres. Udgiften hertil er ca kr., hvor det forventes, at Nordvand vil dække kr. Afdelingen skal derfor selv dække de kr., hvis projektet ikke bliver til noget. Da Gladsaxe Kommune har betalt for næsten alle de foreløbige udgifter og selskabets beslutning om eventuel dækning af udgifter ikke har været nødvendig, indstilles det, at selskabet dækker 50 % ( kr.) af afdelingens udgifter, hvis projektet ikke bliver til noget. Gennemføres projektet derimod, medtages udgiften i projektet. Godkendt Søborgparken afgørelse på regnskabs- og budgettvist E-sag På Organisationsbestyrelsens møde den 24. januar 2013 sag 8096 blev der orienteret om Gladsaxe Kommunes afgørelse, hvor eneste udstående var kommunens endelige godkendelse af budget 2013/14. Som orienteret om på Organisationsbestyrelsens møde den 27. juni 2013 sag 8206 har afdelingsmødet godkendt budget 2013/14, som efterfølgende fremsendtes til Gladsaxe Kommunes endelige godkendelse. Gladsaxe Kommune har ved brev af 3. juli 2013 godkendt budgettet udsendt til bestyrelsen den 4. juli Regnskabs- og budgettvist betragtes hermed som afsluttet. 8

9 8226 Styringsdialog E-sag Med henvisning til gennemgang af referat og aftale på Organisationsbestyrelsens møde den 27. juni 2013 sag 8205 var der 2 rettelser, som skulle afklares med Gladsaxe Kommune. Disse rettelser er nu afklaret, og der udsendtes med dagsordenen et nyt udkast til aftale og referat, hvor ændringerne var markeret i margen Årsregnskab 2011/12 E-sag Gladsaxe Kommune har ved brev af 3. juli 2013 (udsendt med dagsordenen) taget selskabets regnskab for perioden til efterretning. Der er følgende bemærkninger til Gladsaxe Kommunes godkendelsesbrev: Henlæggelser til tab ved fraflytning Selskabets revisor bemærker, at tilgodehavender hos fraflyttere i afdelingerne Hulegårdsparken, Pileparken 3, Kildeparken 1, Torveparken, Egeparken 1, Egeparken 2, Kiplingsgården og Søborgparken er behæftet med risiko for tab, idet afdelingernes henlæggelser ikke kan dække eventuelle tab fuld ud. Afdelingerne Torveparken, Kiplingsgården og Søborgparken har i regnskab 2011/12 udgiftsført tab ved fraflytning som følge af for lave henlæggelser. Kommunen henstiller, at henlæggelserne til tab ved fraflytninger øges. Dette er der blevet fulgt op på i budgetudarbejdelsen 2013/14, samtidig med at der er sket en lovændring, således at der er indført en maksgrænse for afdelingernes andel af tab ved fraflytning. Henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse Kommunen gennemgik i forbindelse med regnskab 2010/11 afdelingerne langtids- og likviditetsbudgetter, og fandt, at en række afdelinger blot få år ude i tiden har et enten lavt eller illikvidt henlæggelsesniveau. Kommunen henstillede på den baggrund, at boligselskabet revurderede langtids- og likviditetsbudgetterne. 9

10 Kommunen vil ved næste års regnskab 2012/13 gennemgå langtids- og likviditetsbudgetterne med henblik på at konstatere, om henlæggelserne er øget. Dette er taget til efterretning, med bemærkning om at henlæggelsesniveauet er øget i både budget 2012/13 og 2013/ Det årlige møde med Gladsaxe Byråd B-sag Invitation til det årlige møde med Byrådet er modtaget den 3. juli 2013 og udsendtes til bestyrelsen med dagsordenen. Invitationen er ligeledes udsendt til afdelingsbestyrelserne den 8. august 2013 med opfordring til fremsendelse af forslag/emner til selskabets kontor. Boligselskabet kan som tidligere deltage med 2 repræsentanter fra selskabets bestyrelse og 1 repræsentant fra hver afdeling. Tilmelding og fremsendelse af eventuelle forslag/emner til drøftelse er senest onsdag den 4. september Deltagelse fra bestyrelsen samt eventuelle forslag og/emner aftales til mødet. Fra administrationen foreligger følgende forslag til punkter: 1. Status på ny renovationsordning (plast og metal) og kommunens planer for nye renovationsordninger 2. Status på kommunens KlimaKlar indsats sammen med boligselskaberne 3. Kommunens holdning til fleksibel udlejningsaftale for hele kommunen. Under debatten med boligselskaberne omkring By- og boligpolitik, blev dette debatteret. 4. Kommunens holdning til sammenlægning af mindre lejligheder til større lejligheder, set i forhold til at bygge nye større lejligheder. Under debatten med boligselskaberne omkring By- og boligpolitik, blev dette debatteret. Steen Pedersen og Ole Juul Larsen deltager fra Organisationsbestyrelsen Ryno Scheil er forhindret i at deltage. Jesper Loose Smith og Henning Juul Hovmand deltager fra administrationen. Det besluttedes at fremsende de af administrationen forslåede punkter. 10

11 8229 Introduktionskursus for nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer E-sag Invitation til introduktionskursus for nyvalgte afdelingsbestyrelsesmedlemmer i 2013 forventes udsendt snarest. Til efterretning med orientering om, at det er blevet besluttet, at afholde introduktionskurset for nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer torsdag den 3. oktober 2013 kl Orientering fra administrationen O-sag a. Markedsføring af hjemmesiden Til orientering vil der ske en markedsføring af vores hjemmeside herunder det nye hjemmesidelayout/faciliteter ved en reklame på Gladsaxe Kommunes gratis biblioteksplastposer med et oplag på Kopi af reklamen udsendtes med dagsordenen til orientering Kredsudvalget a. Møder E-sag Seneste møde i udvalget har været afholdt den 13. juni Referat herfra er udsendt den 20. juni Næste ordinære møde i udvalget afholdes den 24. september

12 b. Samarbejdsaftale kompetence/roller E-sag På Organisationsbestyrelsens møde den 27. juni 2013, blev det besluttet, at arbejde videre med Samarbejdsaftale kompetence/roller samt at arbejde videre med en afdelingsbestyrelseskonference. Det nedsatte udvalg afholder møde i forlængelse af Organisationsbestyrelsens møde den 22. august Fritidsudvalget a. Møder og referater E-sag Seneste møde i udvalget har været afholdt den 24. juni Referat herfra er udleveret på bestyrelsesmødet den 27. juni Næste møde i udvalget afholdes den 26. august b. Ansøgning om arbejdskapital B-sag Fritidsudvalget ansøger jf. referat fra møde den 24. juni 2013 om en arbejdskapital på kr. til afvikling af sensommerfestivalen 2013, som afholdes den 7. september Ansøgningen om en arbejdskapital på kr. til afholdelse af sensommerfestivalen er blevet forhåndsgodkendt. En endelig godkendelse skal foretages på mødet. Godkendt. 12

13 8233 BL- cirkulærer E-sag Udsendt den 4. juli 2013 * BL informerer nr. 32 af den 1. juli 2013 vedrørende BoligJobordningen Ikke udsendt * BL informerer nr. 29 af den 26. juni 2013 vedrørende Sådan etablerer I et partnerskab om praktikpladser * BL informerer nr. 30 af den 26. juni 2013 vedrørende Støtte til udarbejdelse af energihandlingsplaner i almene boliger * BL informerer nr. 31 af den 27. juni 2013 vedrørende Bidrag til arbejdskapital og henlæggelse til dispositionsfond * BL informerer nr. 33 af den 2. juli 2013 vedrørende Workshop om udstilling på Almene Boligdage 2014 * BL informerer nr. 34 af den 3. juli 2013 vedrørende Udmelding af temaer for forsøgs- og udviklingsprojekter 2013 * BL informerer nr. 35 af den 3. juli 2013 vedrørende Ny rettelse pr til BL 3113 bidrag til arbejdskapital og henlæggelse til dispositionsfond * BL informerer nr. 36 af den 4. juli 2013 vedrørende Ny lov om støtte til solcelleanlæg * BL informerer nr. 37 af den 9. august 2013 vedrørende Invitation og program til workshop for udstilling på Almene Boligdage Eventuelt O-sag a. Bestyrelsesseminar Ryno Scheil orienterede om, at der skal afholdes et bestyrelsesseminar, hvor der skal arbejdes med boligorganisationens strategiske mål. Bestyrelsesseminaret afholdes lørdag den 9. november 2013 kl Forslag til program udsendes til næste møde. 13

14 b. Julekomssammen Der blev orienteret om, at bestyrelsens julekomsammen tidligere er aftalt til fredag den 29. november Der arbejdes på at afholde arrangementet inden for kommunegrænsen Næste møde O-sag a. Ordinært bestyrelsesmøde Næste ordinære bestyrelsesmøde afholdes den 26. september Øvrige datoer O-sag * Dato for offentliggørelse af dagsorden (udsendelsesdato) Dagsorden for bestyrelsesmøde den 22. august 2013 er udsendt den 15. august * Eventuelle bemærkninger til referatet Referat fra bestyrelsesmøde den 22. august 2013 udsendes den 29. august 2013 og eventuelle bemærkninger skal være administrationen i hænde senest den 5. september * Offentliggørelse af referat Referatet offentliggøres den 6. september

15 Lukket del 8237 Eventuelle sager til behandling E-sag Ingen sager til behandling. 15

16 Igangværende sager status Best. Adm. Afd-best. Repr. GK. Udvalg Afsluttet Pileparken 2 trappetårn x x x Udamortiserede prioriteter x x x Skoleparken Helhedsplan x x x x Udlejningsbekendtgørelse ændrede bestemmelser x x Fjernvarme E.ON sagen x 16