Bliv effektiv med TODOIST

Strukturkonsulenten anbefaler: Bliv effektiv med TODOIST og få tingene ud af hovedet! Mie Münster-Swendsen 0Strukturkonsulent

Bliv effektiv med TODOIST Strukturkonsulenten 2015 1. udgave 2015 ISBN: 978-87-998188-0-8 Denne bogs tekst og billeder er beskyttet af lov om ophavsret. Kopiering til andet end personlig brug må kun ske efter aftale med forfatter. Side 1

INDHOLD OPRET EN TODOIST KONTO OPSTART REDIGÉR PROJEKTER UNDERPROJEKTER OPGAVER DEADLINES PRIORITETER FILTRE TOGGL KNAPPEN OPGAVEDELING SKJULTE IKONER TOPMENUEN SUPPORT FUNKTION APPS PREMIUM ETIKETTER E-MAILS SOM OPGAVER PÅMINDELSER FLERE FILTRE PROJEKTSKABELONER TIDLIGERE UDFØRTE OPGAVER NOTER OG FIL-UPLOAD IFTTT BACK-UP GTD Side 2

Todoist din personlige task manager Denne gennemgang af Todoist er ment som en hjælp til dig, så du kan danne dig et overblik over de muligheder, du har. Der står ikke noget heri (udover mine egne personlige tips og tricks), som du ikke også kan finde på Todoists hjemmeside www.todoist.com. Jeg har udelukkende lavet denne vejledning, så du ikke skal lede mere end højst nødvendigt efter det, du har brug for. Det er jo det, jeg gerne vil hjælpe dig med: At få mere overskud i hverdagen gennem effektivitet. Hvad er Todoist? Todoist er et task manager system, som kan bruges på alle niveauer og til mange formål. Der er en gratis udgave og en meget billig Premium udgave. Du kan vælge at bruge Todoists helt basis funktioner, og dermed bruge Todoist som en helt almindelig huskeliste. Der er rigtig mange funktioner, der kan hjælpe dig til at optimere dine processer. Derfor er Todoist især nyttig, når: - du gerne vil dele opgaver med andre i din virksomhed/husholdning - du gerne vil holde styr på alle de nye ideer du får, som må vente til senere - du har mange e-mails, der kræver en handling senere (PREMIUM) - du gerne vil markere status på dine igangværende opgaver (PREMIUM) - du arbejder med mange projekter, der består af de samme opgaver (PREMIUM) - du gerne vil have flere programmer til at arbejde sammen (PREMIUM) Det siger andre: "Jeg vil gerne anbefale Todoist til andre. Det er virkelig dejligt med et værktøj, jeg kan læsse alle to-dos af på! Jeg har tidligere brugt min kalender og Excel og også forsøgt med andre værktøjer, men Todoist er det første, der dækker mine behov. Det er fantastisk både at kunne bruge det fra web og app, når jeg er på farten, og synkroniseringen spiller 100 %! Det gør det nemmere for mig at fokusere på det, der er vigtigt, og det er dermed et uundværligt værktøj for både mig og mit firma. Anne. God fornøjelse og de bedste hilsner, Mie Münster-Swendsen Strukturkonsulent www.strukturkonsulenten.dk mie@strukturkonsulenten.dk www.facebook.com/strukturkonsulenten +45 2810 0151 Side 3

OPRET EN TODOIST KONTO Det er hurtigt og gratis at oprette en Todoist konto. Du kan altid starte med den gratis udgave, og så opgradere til Premium senere, hvis du føler, at du har brug for nogle af Premium funktionerne. Gå til www.todoist.com og kom i gang med det samme. OPSTART Når du opretter en Todoist konto, starter du med dette billede: Du vælger helt selv om du vil gøre de ting, der står på listen fra starten af. Hvis du ikke udfører opgaverne, så bliver de liggende der i et stykke tid og så forsvinder de. De ligger for sig selv under kom godt i gang så de forstyrrer ikke dine andre projekter. Todoist har 5 standard projekter, som du til enhver tid kan slette eller arkivere. Hvis du sletter et projekt, er det helt væk, men hvis du arkiverer det, kan du senere dearkivere det og tage det i brug igen. Projekter kan bruges som en måde at holde styr på alle de ting, du beskæftiger dig med. I gratis udgaven af Todoist kan du oprette 80 projekter med 150 opgaver pr. projekt, i Premium udgaven kan du oprette 200 projekter med 200 opgaver i hver projekt. En opgave er noget du kan udføre med en enkelt handling. Hvis din opgave kræver mere end én handling, er det er projekt! Side 4

REDIGÉR PROJEKTER Du kan redigere i et projekt ved at højre klikke på projektet. Menuen giver følgende muligheder: Opret flere projekter Hvis du opretter et projekt ovenfor, bliver det til et selvstændigt projekt. Ligesom hvis du klikkede på + Tilføj projekt under din projektliste. Men hvis du opretter et projekt nedenfor, bliver det til et underprojekt til det projekt du højre klikkede på. Det er smart at oprette underprojekter til et projekt. F.eks. hvis du har et firma, så kan et underprojekt være bestemte typer opgaver eller byer, regioner eller lande, som du arbejder i. Rediger projekt Redigering af projektet består af at ændre på projektets navn og farven på pletten ved projektet. Farven på projektet kan hjælpe dig, hvis du bruger Karmafunktionerne, som vi kommer til senere. Del projekt Denne funktion gennemgås senere i guiden. E-mail opgaver til projekt (PREMIUM) E-mails som opgaver er en Premium funktion. Læs om det senere i guiden. Arkivér / Slet projekt Hvis du sletter et projekt, er det helt væk, men hvis du arkiverer det, kan du senere dearkivere det og tage det i brug igen. Side 5

UNDERPROJEKTER Hvis du opretter projekter nedenfor og samtidig rykker det ind, som her, vil projektet lægge sig som et underprojekt. Opgaver i et underprojekt vil vise sig i opgavelisten, når du vælger det projekt, som underprojektet ligger under. En af fordelene ved underprojekter er, at du kan kollapse listen med underprojekter, ved at klikke på pilen ud for hovedprojektet. Side 6

OPGAVER Du kan tilføje opgaver i dine projekter ved at klikke på + Tilføj opgave. Du kan også klikke på + i øverste menulinje. En opgave er noget du kan udføre med en enkelt handling. Hvis din opgave kræver mere end én handling, er det er projekt! Dine opgaver kan være store eller små ting. Ting du bare lige skal huske eller noget, der er en del af et større projekt. Fælles for alle opgaver er, at hvis du ikke tjekker Todoist, for at se om der er noget, du skal gøre, så bliver det ikke gjort. Så hvis du vil bruge Todoist til at tømme dine hjerne for alle de ting, du skal huske, så husk at bruge Todoist hver dag. Du kan bruge den på din mobil eller tablet, hvis du foretrækker at gøre det på farten. Min klare anbefaling er at du ikke lægger opgaver ind, der tager mere end 2 timer at fuldføre. De bliver for uoverskuelige og det er den slags opgaver, vi udskyder hver dag. I stedet for kan du bryde dine opgaver ned i mindre bidder, så de er mere overkommelige. Og fordel dem eventuelt over flere dage. Side 7

DEADLINES Det er nemt at fastsætte en opgaves deadlinedato og -tidspunkt, oprette tilbagevendende deadlines og meget mere. Du kan skrive datoer med ord i stedet for tal, og du kan endda bruge forkortelser. Hvis du fx indtaster i dag kl 10 (og det er den 26. marts), så vil det af Todoist blive opfattet som 26. marts 2015 kl. 10:00. I dag I morgen Fre Næste fre I morgen kl 16:30 Fre kl 2pm Normale datoer er også understøttet. Hvis du fx indtaster 13/5, vil det blive opfattet som 13. maj. Du kan også vælge datoen i den lille kalender. Du kan angive tilbagevendende datoer for dine opgaver. Når du udfører en tilbagevendende opgave, vil den komme tilbage på den næste forekomst af den dato, du har valgt. Hver dag Hver man, fre kl 20:00 Hver dag kl 1pm Hver 7 (hver 7. dag i måneden) Hver 7 maj Hver 3 dage starter næste man Hver dag kl 14:30 starter 1 jan Hver 13 maj Hver ugedag Hver sidste dag Hver anden man Der er nogle, der foretrækker ikke at have deadlines på deres opgaver, men jeg kan kun fraråde det. I hvert fald i Todoist. Hellere sætte en fiktiv deadline end ingen. Du kan jo altid ændre deadlinen eller trække opgaven til en anden dag. Hvis du ikke bruger deadlines, skal du hele tiden manuelt tjekke alle dine projekter, for at fange de opgaver, der ikke har en deadline. Side 8

I Todoist er der to typer tilbagevendende datoer: hver og efter. De minder om hinanden, og forskellen er, hvordan den næste dato beregnes. Lad os som eksempel antage, at vi har følgende opgave: Gør køleskab rent med deadline hver 3 måneder starter 10 apr Gør køleskab rent med deadline efter 3 måneder starter 10 apr Udførelse hver 3 måneder starter 10 apr resulterer i en deadline 3 måneder fra 10. april. Udførelse efter 3 måneder starter 10 apr resulterer i en deadline 3 måneder fra udførelsesdatoen. En af fordelene ved deadlines er f.eks. at du kan sortere dine opgaver efter deadline ved at bruge knappen Opgavehandlinger i hvert projekt. (Blyanten og fastnøglen overkors). Så kan du bedre rykke dem rundt og prioritere de vigtigste ting først. En anden klar fordel er, at når du bruger deadlines, kan du bruge filtrene bedre og bruge Næste 7 dage oversigten. Denne oversigt giver dig et meget bedre overblik over, hvad du har på din liste til den kommende uge, om der ligger en vigtig opgave en dag, hvor du ved, du slet ikke er hjemme eller om du har for mange opgaver på nogle dage og for få på andre. 7 dages oversigten kan du se her: Side 9

PRIORITETER Alle opgaver kan gives prioriteter fra 1-4. Top prioritet er rød, 2. prioritet er mørkeblå, 3. prioritet er lyseblå og 4. prioritet er hvid. Hvis du ikke vælger andet oprettes alle nye opgaver som 4. prioritet (hvid). Du kan ændre prioriteten ved at klikke op det skjulte *** menu-ikon til højre for opgaven. Der kan du vælge hvilken prioritet opgaven skal have. Du kan også angive prioriteter på dine opgaver ved at inkludere!!1 eller!!3 i emnefeltet.!!1 er højeste prioritet. Prioriteterne er rigtig gode, fordi du kan sortere dine opgaver både på navn, dato eller prioritet i opgavehåndteringen i projektet. Så kan du se, hvor mange opgaver du har, der er top prioritet. Du kan også sortere på prioriteterne i filtrene. Jeg opdagede efter et stykke tid, at jeg markerede 90% af mine opgaver som 1. prioritet. Det betød at hele min liste var rød. Over det hele! Det er jo ikke specielt effektivt at have alle opgaver på 1. prioritet, for så kan man jo lige så godt lade være med at prioritere. I stedet har jeg valgt at bruge prioriteterne til at markere hvor lang tid opgaven tager at løse. Mere end 40 minutter er rød, 20-40 minutter er mørkeblå, under 20 minutter er lyseblå og hvid bruger jeg kun til træning og aftaler fra kalenderen. Side 10

Du kan også vælge at bruge prioriteterne til de 4 kategorier fra bogen 7 gode vaner : Rød = Ja, det er vigtigt og ja, det haster. Mørkeblå: Ja, det er vigtigt men nej, det haster ikke. Lyseblå: Nej, det er ikke vigtigt men ja, det haster. Hvid: Nej, det er ikke vigtigt og nej, det haster ikke. Her skal du så bare selv definere, hvornår noget haster og hvornår det er vigtigt i din hverdag. Side 11

FILTRE Filtre er et værktøj i Todoist, der kan hjælpe dig til at få et overblik over, hvad du har på dine lister. I gratis udgaven har du de standard filtre, der vises herover. Filtrene er en slags gemt søgefunktion. Du kan nemlig få de samme lister frem ved at søge i søgefeltet i topmenuen. Du kan, ved at bruge filtrene, se hvor mange opgaver du har i hver prioritet, hvor mange opgaver der er tildelt dig eller andre og hvor mange opgaver du har uden deadline. Især filteret, der viser alt, hvad du har uden deadline, er godt. Det kan jo være at du lige smed en opgave ind, fordi du fik en god ide til et eller andet. Hvis du ikke satte en deadline på den med det samme, kan du risikere, at du glemmer den. En gang imellem, f.eks. en gang om ugen eller hver fjortende dag, kan du lige tjekke, hvad du har liggende uden deadline, og hvis opgaven er moden til at komme i spil, kan du give den en deadline, så den kommer ind i din 7 dages oversigt. Optimal brug af filtre opnås ved at bruge prioriteter og deadlines. Ellers er der ikke så meget at filtrere efter. Flere filtre og redigering af filtre er en Premium funktion. Side 12

TOGGL KNAPPEN I TODOIST Toggl er et tidstagningsprogram, som kan hjælpe med at registrere, hvor meget tid du bruger f.eks. på en bestemt kunde. Toggl er også et gratis program med en billig Pro plan. Med en lille extension i Google Chrome kan du starte og stoppe Toggl fra Todoist, hvis du vel at mærke bruger Todoist i Chrome og ikke desktop versionen. Toggl knappen installerer du fra Chrome Web Store, som lægger den øverst til højre i dit browservindue. Todoist vil se sådan ud: Toggl ser sådan ud: Forbindelsen mellem Toggl og Todoist er især god, hvis du ikke synes, at det er fedt at have flere forskellige programmer i gang på samme tid. Side 13

OPGAVEDELING Du kan dele et projekt med andre Todoist-brugere. Funktionen virker både i gratis og Premium udgaven med den forskel, at i gratis udgaven kan du kun dele hvert projekt med 5 personer, i Premium kan du dele med 25 personer. Når du inviterer en person til at dele dine projekter, får personen en e-mail som han/hun skal acceptere. Mailen kan også afvises, så det er en meget god ide at forberede personen på, at der kommer noget fra dig. I mailen får den inviterede bruger et link, som fører til oprettelse af en gratis profil hos Todoist. Når han/hun opretter sin profil vil der, ud over de 5 standard projekter, som Todoist altid har til start, også være det projekt han/hun er blevet inviteret til at dele. Du kan altid slette en person igen, når du ikke længere ønsker at dele projektet med vedkommende. Dem du deler med, har kun adgang til det projekt du har delt med dem, ikke andre projekter. Når han/hun har accepteret din invitation, kan du tildele personen opgaver i projektet. Det gør du ved at klikke på den lille mand til højre i opgaven. Der kan du vælge hvem opgaven skal tildeles. Opgaven forsvinder ikke fra din liste, selvom den er tildelt en anden. Men du får opdateringer på, hvad den anden har gjort med opgaven. Når et projekt er delt med andre, kan du ikke slette det. Du kan kun forlade det. Hvis et projekt ikke er delt, kan du slette det. Du kan arkivere både delte og ikke-delte projekter, så du ikke længere ser dem på din aktive projektliste. Alle, der er med i projektet, kan se, hvilke opgaver der er tildelt hvem og hvilke opgaver, der ikke er tildelt nogen. På delte opgaver kan du og andre deltagere tilføje kommentarer til opgaven. Så hvis du har gjort noget, kan du lave en kommentar og de andre kan se, hvad du har skrevet. I delte projekter har alle medlemmerne ens rettigheder. Det vil sige, at alle dem, der er i projektet kan slette, tilføje, invitere og uddelegere på lige fod. Der er ikke nogen administrator, som ejer projektet. Derfor er det vigtigt, at have en aftale om, hvordan projektet håndteres og holde god disciplin. Side 14

SKJULTE IKONER Hvis du vil trække en opgave op eller ned i din opgaveliste eller fra et projekt til et andet, kan du gøre det ved at holde musen over opgaven. Lige til venstre for din prioritetsfarve er der et skjult ikon af 3 streger over hinanden. Klik på stregerne og træk og slip. Når du holder musen over opgaven, vil du også kunne se det skjulte *** menu-ikon til højre for opgaven. Når du klikker på *** får du opgavemenuen frem. I denne menu kan du tilføje opgaver ovenfor eller neden for den opgave du arbejder med. Det fungerer på samme måde, som når du opretter projekter ovenfor eller neden for et andet projekt. Du kan også redigere opgaven, flytte til et andet projekt, ændre prioriteten og slette opgaven. I højre side ud for hvert projekt har du 3 ikoner: Delingsmuligheder, Opgavehandlinger og vis udførte opgaver. Opgavedelinger kan du læse om tidligere i denne vejledning. Side 15

Opgavehandlinger (blyanten og fastnøglen overkors). Når du klikker på opgavehandlinger, får du mulighed for at sortere dine opgaver i det projekt du står i. Du kan sortere efter dato, prioritet og navn. Både e-mail opgaver og eksport/import af skabeloner er Premium funktioner. Du kan også slette alle udførte opgaver. Det er naturligvis et temperamentsspørgsmål, om du bedst kan lide at slette eller beholde udførte opgaver. Jeg beholder normalt mine. Det er jo ikke fordi de ligger og fylder nogen steder. Vis udførte opgaver Når du klikker på det lille ikon med uret, der går baglæns, kan du se alle dine udførte opgaver. De står ikke i rækkefølge som de gør i oversigten over din produktivitet, men dette er det eneste sted hvor du kan undo en udført opgave. Side 16

TOPMENUEN I topmenuen finder du længst til højre et søgefilter. Her kan du søge på dine opgaver f.eks. prioritet 1, i morgen eller mandag. Du kan også søge på alle opgaver der f.eks. har ordet nyhedsbrev i teksten. Den funktion er især god, hvis du ved du har lagt en opgave ind med et bestemt ord, men ikke kan finde den. Til venstre i topmenuen finder du følgende ikoner: +, en klokke, en cirkel med et tal ud for og et tandhjul. + bruger du til at tilføje en opgave. Det er den hurtigste måde at tilføje en opgave, mens du sidder og arbejder i en anden liste eller et andet projekt. Klokken er notifikationer, som giver dig besked f.eks. når der sker noget i dine delte projekter. Pletten med tallet viser oversigten over din produktivitet. Det er lidt en forsjov funktion, synes jeg, medmindre du konkurrerer med dig selv om, hvad du når. Det er her i din produktivitetsoversigt, du kan indstille dine karmafunktioner. Du kan opnå god karma ved at oprette og udføre opgaver, bruge opgavefunktioner som tilbagevendende deadlines og ved at bruge Todoists support funktion. Fra toppen ser du din karmascores udvikling. Du kan klikke på Karma opdateringer for at læse mere om Todoist Karma, se dit Karma niveau og se hvad du har fået point for. Vis alle tidligere udførte opgaver er en Premium funktion. Du kan se antallet af opgaver udført over de sidste 7 dage. Du kan se antallet af opgaver udført over de sidste 4 uger. Du kan se din daglige score. Sidst men ikke mindst kan du ændre i dine Karmaindstillinger. Hvis du ikke gider Todoist Karma, kan du slå det helt fra. Du kan vælge dine daglige og ugentlige mål, du kan vælge hvilke dage du holder fri, hvor Karma ikke tæller på din produktivitet og du kan fortælle Todoist, at du holder ferie. Side 17

Personligt synes jeg, at Todoist Karma er en overflødig funktion, medmindre du enten er et udpræget konkurrencemenneske, eller hvis du har brug for at kunne måle på dig selv, for at holde din produktivitet oppe. Tandhjulet er som sædvanlig dine indstillinger. Her kan du bede Todoist om at synkronisere f.eks. hvis du har lavet en ændring på app en, som ikke reflekteres i din desktop version. Du kan ændre i dine indstillinger: Generelt: sprog, opgradering, tid- og dato-format m.v. Konto: dine loginoplysninger, billede, nyhedsbrev og info fra Todoist og slet konto. Påmindelser: Dette er en Premium funktion. Notifikationer: Her indstiller du hvilke notifikationer, du vil modtage for delte projekter. Back-ups: Automatisk back-up er en Premium funktion. Du kan sammenlige gratis udgaven med Premium versionen og se hvilke funktioner der følger med når du opgraderer. Du kan se mere om Todoist for Erhverv, som bl.a. indeholder mobil adgang til filer og projektopgaver samt back-up hver time. Du kan udskrive din nuværende side, hvis du inderst inde bedre kan lide lister på papir. Du kan gå til Todoist Hjælp, som du kan læse mere om herunder. Du kan se tastaturgenveje. Du kan downloade apps til dine mobile enheder og desktop. Og du kan sågar logge ud. Side 18

SUPPORT FUNKTION Både gratisudgaven og Premium udgaven har e-mail support 7 dage om ugen. Og den er hurtig. Jeg har en enkelt gang skrevet til Todoist med et installeringsproblem på Mac, og de svarede tilbage på under 15 minutter med et link der virkede perfekt. Hjælp funktionen finder du under indstillinger. I hjælp funktionen finder du videoer og forklaringer til alle Todoist funktionerne. Det er nemt at finde, hvad du skal bruge og det er nemt at forstå instruktionerne. I support funktionen kan du se andre brugeres spørgsmål og de svar, de har fået fra Todoist. I My Activity kan du se dine egne spørgsmål. I help centeret kan du også læse Todoist blog, hvor der kommer information om nye funktioner. Denne lille vejledning er naturligvis ikke udtømmende, især når det kommer til integrering med forskellige andre programmer og apps. Men Todoists hjælp og supportfunktion har svar på det meste, så jeg kan kun anbefale at kigge der, før du går i panik over noget, der måske ikke lige lykkes første gang. Side 19

APPS Todoist er nem at bruge på alle platform. En kombination af desktop versionen, online versionen og app en til mobil og tablet er helt perfekt. Hvis du foretrækker at tage online versionen på tabletten, er det også en mulighed. Todoist understøtter mange browsere, mobile enheder og mailprogrammer, så find den, der passer bedst til dig, så er du godt kørende. Personligt kører jeg i desktop versionen for det meste, fordi jeg ikke kommer til at lukke den, hvis jeg lukker browseren ned, og fordi jeg synes at det er nemmere at skifte mellem programmerne end at skifte mellem fanerne i browseren. Ellers kører jeg i Chrome, fordi der kan jeg bruge Toggl knappen. Derudover har jeg Todoist til Android på min smartphone og min tablet, som jeg ofte tjekker som noget af det første om morgenen. Om ikke andet så bare for at se, hvor travlt jeg har med at komme i gang. Jeg har aldrig haft problemer med synkroniseringen mellem online, desktop og mobil. Det virker bare perfekt. Side 20

PREMIUM Du kan opgradere til Premium, hvis du ønsker at bruge de ekstra Premium funktioner. Ud over det jeg skrev tidligere om antallet af projekter og opgaver, er der disse forskelle på gratis udgaven og Premium: Denne oversigt er taget direkte fra Todoists hjemmeside, og viser at etiketter også er en gratis funktion. I min gratis udgave, kan jeg dog ikke få adgang til etiketter, så jeg beskriver funktionen her under funktionerne til Premium udgaven. Side 21

ETIKETTER Etiketterne er specielt gode, hvis du har opgaver, som ligger i en eller anden form for proces. Måske har du sat en opgave i gang og afventer svar på en mail, som du skal have før du kan komme videre med opgaven. Særligt effektivt er det, hvis du har flere opgaver af samme slags, f.eks. kundeforløb, der består af flere forskellige trin; Udkast skal laves venter svar på udkast klar til redigering venter svar på redigering klar til layout venter på godkendelse klar til endelig fil På den måde kan etiketter bruges i stedet for at oprette et projekt for hver bestilling og have en masse underopgaver. Ved effektiv brug af etiketter, kan du have en enkelt opgave for hver bestilling, selvom den ikke kan udføres med en enkelt handling. Etiketterne opretter du selv i listen, hvor du også kan redigere farven på teksten i etiketten. Du sætter etiketterne på opgaverne ved at skrive @udkast skal laves i selve opgaveteksten eller du kan ændre etiketten ved at klikke på opgaven og vælge din etiket ved at klikke på @. Der kommer en dropdown liste frem, som du kan vælge fra. Du kan have flere etiketter på den samme opgave, men det kan hurtigt forvirre, hvis der er for mange etiketter. Etiketterne lægger sig i den rækkefølge, du lægger dem ind. Jeg ville anbefale at holde en enkelt etiket på hver opgave, men det kræver naturligvis, at du kan huske, hvor i din proces, den etiket hører til. Du sletter en etiket ved at slette @xxx fra opgaveteksten. En anden god etiket kan være telefon, print eller opkald. Hvis du markerer alle opgaver, der skal udføres med et telefonopkald med denne etiket, kan du lynhurtigt danne dig et overblik over hvem du skal ringe til. Side 22

Og hvis du så sidder og venter et sted, eller har et hul mellem to aftaler, er det hurtigt lige at udnytte tiden til at få ringet til nogle af dem, der er på din liste. Overblikket over etiketterne kommer, når du går ind i etiket menuen og sorterer på dine opgaver med den enkelte etiket på. Så får du en liste over alle opgaver, der er markeret med den etiket, du har valgt. Det er meget effektivt, hvis du gerne vil vide hvilke opgaver du har der f.eks. er @klar til layout. Jeg har selv lavet forskellige etiketter. F.eks. har jeg morgen, formiddag, eftermiddag og aften. De er rigtig gode på de dage hvor jeg kun har få huller i kalenderen mellem andre aftaler. Så kan jeg sætte etiketter på, hvornår på dagen jeg skal løse opgaverne. Det minimerer det tidsforbrug jeg har på hele tiden at kigge listen igennem og vurdere, hvad der skal gøres først. Side 23

E-MAILS SOM OPGAVER Du kan sende e-mails til Todoist, som de kommer til at ligge som en opgave. Hver projekt har en separat e-mail adresse, som du skal skrive til, når du vil sende en e- mail direkte til projektet. Hvis du ønsker at modtage e-mails fra flere forskellige e-mail adresser, f.eks. hvis du har flere firmaer, som du bruger Todoist til, skal du huske at oprette alle e-mail adresser som accepterede adresser. Angiv deadlines Du kan angive deadlines direkte fra din e-mailklient. Du skal blot inkludere <date tomorrow> i enten e-mailens emne eller brødtekst. Du kan anvende alle Todoists datoer, såsom <date every day>. Se mere under afsnittet om deadlines tidligere i denne guide. Opret en påmindelse, når du delegerer e-mail Du kan blive mindet om en e-mailopgave via e-mail eller SMS. Inkludér <remind tomorrow at 2pm> i e-mailens emne eller brødtekst. Se mere om påmindelser senere i denne guide. Etikettér nemt dine e-mail opgaver Du kan etikettere dine e-mailopgaver ved at inkludere etiketter (fx @indkøb) i enten e-mailens emne eller brødtekst. Se mere om etiketter tidligere i denne guide. Jeg har valgt bare at sende alle mine e-mails til projektet Privat og så bare trække opgaven hen i det rigtige projekt. Derfor har jeg oprettet e-mail adressen til mit Privat projekt i mit mailprogram som en kontaktperson. Angiv prioriteter Du kan også angive prioriteter på dine e-mail-opgaver ved at inkludere!!1 eller!!3 i enten emnefeltet eller i brødteksten på e-mailen.!!1 er højeste prioritet. Se mere om prioriteter tidligere i denne guide. Hvis du sender en mail til nogen og du ved, at du skal rykke for et svar på en specifik dato, kan du sætte din Todoist i BCC på mailen. Så kan du sætte en dato på for den dato, hvor du skal følge op, så du ikke glemmer det. Side 24

PÅMINDELSER Påmindelser er en funktion, der kan huske dig på, at du har noget i Todoist, som skal gøres på et bestemt tidspunkt. Det kan være at foretage et opkald eller besvare en e-mail, som har en deadline. Du sætter dine påmindelser op i Indstillinger Påmindelser. Der er flere slags påmindelser: Automatiske påmindelser for opgaver med deadlines Todoist opretter automatiske påmindelser for opgaver, der har en deadline dato og tidspunkt. For eksempel: hvis din opgave har deadline i dag @ 10am, vil Todoist automatisk sende en påmindelse 30 minutter før denne deadline. Manuel opsætning af påmindelser Men det er også nemt at opsætte og administrere påmindelser manuelt. Du gør blot således: Åbn en opgaves menu ved at klikke på menu-ikonet ( ). Klik på menuelementet Påmindelser (vækkeuret) for at åbne et vindue, hvor du kan administrere din opgaves påmindelser. Lokalitet-baserede påmindelser Du kan også oprette opgavepåmindelser, der aktiveres, når du ankommer til eller forlader et bestemt sted, i stedet for at blive udløst på en bestemt dag eller tidspunkt. Lokalitets-baserede påmindelser kan administreres fra enhver platform (inklusiv Gmail eller Outlook), men de vil kun blive aktiveret på farten, når Todoist anvendes på ios eller Android enheder. For at aktivere lokalitets-baserede påmindelser i ios skal du blot trykke Indstillinger > Anonymitet > Lokalitetstjenester og slå Lokalitetstjenester og påmindelser til. På Android indstilles alt automatisk. Ved at sende en test påmindelse til dig selv, registrerer Todoist tilknytningen til din telefon eller tablet. Side 25

FLERE FILTRE Flere filtre er kun til rådighed i Premium udgaven, men her kan du så også lave så mange filtre, som du har lyst til. Filtersøgning kan du også gøre i søgefilteret i topmenuen, men hvis det er en søgning du laver ofte, er det nemmere at lave et filter, som du hurtigt kan bruge. Det kan være et filter på en bestemt dag i ugen, dato i måneden, ord i opgaveteksten, etiket, projekt eller e-mails. Jeg har lavet ekstra filtre i min f.eks. 14 dage og i gang. Den sidste er måske lidt omsonst, fordi jeg kan få det samme søgeresultat i etiketmenuen. 14 dages søgningen er god på de tidspunkter, hvor jeg gerne vil kigge længere frem en 7 dage. Ulempen ved at kigge så langt frem er dog, at alle de opgaver jeg har med tilbagevendende deadlines kun vises den første gang de forekommer og ikke alle de efterfølgende gange. Og det gør jo, at visninger på mere end 7 dage kan virke tomme, uden faktisk at være det. Side 26

PROJEKTSKABELONER En af de meget få ulemper jeg kan finde i Todoist, er at der ikke er nogen copy/paste funktion. Eller i hvert fald ikke en, der er superlet tilgængelig. Men der findes en funktion, hvor du kan kopiere hele projekter med alt hvad de indeholder af noter, underopgaver, prioriteter og etiketter. Og det er til gengæld supersmart. Denne funktion bruger online versionen til at hente og gemme dine tasks, så hvis du arbejder i desktopversionen, skal du være logget ind i online versionen også for at bruge denne funktion. Med eksport/import funktionen kan du kopiere hele projekter og det er især brugbart, hvis du har en sekvens af opgaver, som du gentager ofte. F.eks. en proces du følger, hver gang du får en ny kunde eller en række opgaver du skal huske at gøre, hvis du skal på rejse/udstilling/messe/foredrag med din virksomhed. Når du har oprettet et projekt, der indeholder alle de punkter, du har brug for i din proces og lagt noter, etiketter og underopgaver ind, klikker du på opgavehandlinger-ikonet for det projekt, du vil kopiere og vælger Eksportér som skabelon. Todoist genererer nu en.txt fil, som du kan gemme på din computer. Når du så vil oprette et projekt nøjagtigt magen til, opretter du projektet i din projektliste, klikker på opgavehandlinger-ikonet for det projekt, du vil kopiere til og vælger Importér fra skabelon. Todoist kommer nu op og beder om den fil, du vil importere. Du kan enten trække/slippe eller hente fra din computer. Når du har hentet filen, klikker du på Upload fil og dit nye projekt indeholder nu alt fra det projekt, du har kopieret fra. Side 27

TIDLIGERE UDFØRTE OPGAVER Denne funktion er en del af Todoist Karma og findes ved at klikke på pletten med tallet ved siden af, i den øverste menulinje. Under den første graf står der, hvor mange udførte opgaver du har og du kan vælge at få vist dem alle. Den liste der kommer frem viser, hvilke opgaver du har udført hvornår og du får dem præsenteret ligesom 7-dages oversigten. Du kan se alle opgaverne og noter, men du kan ikke gøre noget ved dem her. Den eneste handling, der er mulig her, er at slette en udført opgave. Hvis du ønsker at undo en opgave, skal du finde opgaven ved hjælp af det lille ikon med uret, der går baglæns. Ikonet findes kun når du er inde i de enkelte projekter. Der står opgaverne ikke i rækkefølge som de gør her, men det er det eneste sted, hvor du kan undo en udført opgave. Side 28

NOTER OG FIL-UPLOAD Som Premium bruger har du mulighed for at lægge noter ind i dine opgaver. Egentlig er jeg ikke vild med funktionen, da noterne følger med udførslen af opgaven, og du kan ikke sætte deadlines eller nogen form for reminders på noterne. Noterne laves ved at klikke på de fire små linjer, der kommer til syne ved en opgavetekst, når du holder musen over opgaven. Billedet her kommer op og du kan skrive flere noter på opgaven. Du kan også indtale en note til dig selv eller uploade en fil til noten. Filerne du enten trække/slippe til feltet eller du kan hente fra computeren, Dropbox eller Google Drev. Når du sender en e-mail til Todoist fra dit e-mail program, kommer hele teksten af e-mailen til at ligge i noten. Jeg bruger sjældent noterne, for jeg glemmer ofte at kigge i dem. Men de steder, hvor jeg faktisk bruger dem, er ved tilbagevendende opgaver som f.eks. skrive blogindlæg. Der bruger jeg noterne til at skrive potentielle blog emner, når jeg kommer i tanker om dem. Hvis opgaven har noget med en bestemt hjemmeside eller link at gøre, så lægger jeg også tit et link ind i noten, i stedet for at lægge et link i opgaveteksten. Side 29

IFTTT IFTTT er en online service, der potentielt kan spare dig en masse tid med at lægge ting ind i Todoist. Hvis du er et af de mennesker, der bruger flere forskellige programmer og apps til at styre kalender osv, kan IFTTT måske hjælpe dig. IFTTT står for: Og betyder simpelthen at hvis noget sker, så får programmet noget andet til at ske. Det er måske lidt popsmart, men måske ikke alligevel. Læs mere på www.ifttt.com. Jeg har undersøgt programmet, og eftersom jeg ikke er en app-nørd, fandt jeg kun en enkelt måde at bruge det på, men den er til gengæld også superpraktisk. Jeg har fået IFTTT til at oprette en task i Todoist, hver gang jeg lægger en aftale ind i min google kalender. Det sparer mig for tid, da jeg ellers ville lægge mine aftaler ind i Todoist manuelt. Jeg kan godt lide, at have både mine opgaver og mine aftaler samlet samme sted, for det giver mig et bedre overblik over, hvor travlt jeg har. Hvis min dag er fuld af aftaler, skal jeg jo ikke også have mange store opgaver på min liste samme dag. Andre har haft glæde af forbindelsen mellem Todoist og andre apps via IFTTT på andre måder. Læs f.eks. dette blokindlæg om Todoist og IFTTT: http://lenka.dk/ifttt-ftw/ Side 30

BACK-UP Todoist tager backup af alle opgaver hver eneste dag I Premium udgaven. Dine back-up filer finder du under Todoist indstillinger. Side 31

GTD GTD står for Getting Things Done. Mange Todoist brugere anvender David Allens fremragende Få Tingene Gjort metode (GTD ) til at holde styr på deres liv. GTD metoden bygger på ideen om at flytte planlagte opgaver og projekter ud af ens tanker ved at nedfælde dem eksternt og så dele dem op i handlingsorienterede arbejdsopgaver. Det gør det muligt, at fokusere på at handle på opgaver i stedet for at huske på dem. Todoist GTD arbejdsgang Saml alle dine opgaver ved at bruge de forskellige apps til dine mobile enheder, browser, e-mail klient eller stationære computer. Gennemgå dine oprettede opgaver, og sørg for at de er handlingsrettede ting, hvor det er tydeligt, hvad næste trin og succeskriterierne er. Organisér dine opgaver i projekter, eller opdel komplicerede opgaver i mindre opgaver ved at bruge underopgaver. Angiv deadlines, etiketter og prioritering for et endnu bedre overblik. Gennemse dine dage med Todoists smarte filtreringsmuligheder. Ved slutningen af hver dag, uge eller måned kan du bruge Todoist Karma til at få overblik over din produktivitet. Læs mere om GTD her: en.wikipedia.org/wiki/getting_things_done Side 32