DIREKTIONEN Ullasvej 23 DK-3700 Rønne www.brk.dk Notat Modtagere: Økonomi og Erhvervsudvalget Udarbejdet af. Projektkoordinatoren Forslag til tids- og procesplan for udmøntning af besparelser på det administrative område Indledning Kommunalbestyrelsen fremkom på budgettemamødet den 29. august 2006 med et ønske om, at der udformes tids- og procesplaner for udmøntning af de kommende besparelser. Dette notat indeholder et oplæg til en tids og procesplan for udmøntning af besparelser indenfor Bornholms Regionskommunes administrative område (liste over, hvilke virksomheder der hører under det administrative område og lønudgifter for de enkelte virksomheder vedlægges som bilag). Notatet skitserer en proces, hvor udmøntningen af besparelserne er organiseret i et projekt (herefter besparelsesprojektet), hvor der er lagt afgørende vægt på leder- og medarbejderinddragelse. Økonomi- og Erhvervsudvalget (ØKE) er udpeget som politisk styregruppe for besparelsesprojektet. Projektets tidsplan er meget stram; både af hensyn til muligheden for udmøntning af besparelser med gennemslag i 2007, men også af hensyn til at usikkerhedsperioden i organisationen skal være kortest mulig. Med henblik på at overholde den foreslåede tidsfrist er det afgørende, at besparelsesprojektet har forrang i forhold til andre igangsatte projekter i BRK.
Side 2 af 10 Det overordnede formål med besparelsesprojektet er, at udarbejde et samlet forslag til, hvordan besparelserne på det administrative område kan udmøntes i forhold til effektiviseringer og en slankning af ledelseslag og stabs/fagsekretariatsniveau. Besparelsesprojektets vil indholdsmæssigt beskæftige sig med hvordan en mulig udmøntning af en rammebesparelse kan håndteres ved ændret struktur, ændret bemanding, ændret opgaveportefølje og flytning af opgaveudførelse centralt/decentralt. Forslag til overordnede principper og målsætninger for besparelsesprojektet, herunder hvordan de berørte medarbejdere kan få støtte til at komme i ny beskæftigelse, og/eller i det hele taget får et tilbud om støtte i denne vanskelige situation og hvordan organisationen får minimeret følgerne af besparelserne, vil blive udarbejdet, når tids- og procesplanen er drøftet og godkendt af ØKE. I den forbindelse skal det bemærkes, at der kan blive tale om inddragelse af eksterne konsulenter med henblik på støtte og hjælp til genplacering af afgående ledere/medarbejdere mv. 1. Projektorganisation og rollefordeling Opgaven med udmøntning af besparelser på det administrative område er en omfattende opgave, som forudsætter en høj grad af leder- og medarbejderinddragelse. Samtidig forudsætter opgaven en stram styring og koordinering med henblik på at få skabt resultater indenfor en forholdsvis kort tidsramme. Opgaven anbefales derfor organiseret i en projektstruktur, således at der skabes fokus både på styring og inddragelse. Politisk styregruppe: Økonomi og Erhvervsudvalget ØKE foreslås som projektets overordnede styregruppe. Borgmesteren fungerer som styregruppeformand. Styregruppen har følgende ansvar og opgaver: - Godkende den overordnede tids- og procesplan, herunder projektorganisation. - Fastlægge de overordnede principper og mål, som projektet styrer efter. - Godkende projektledelsens oplæg til udmøntning af besparelser. - Godkende evt. væsentlige afvigelser fra vedtagne planer. - Godkende forslag til afledte organisationsændringer, der følger af besparelserne. 2
Side 3 af 10 Projektledelse: Kommunaldirektøren Kommunaldirektøren er projektleder for besparelsesprojektet. Direktionen fungerer som øvrig projektledelse. har følgende ansvar og opgaver: - Sikre gennemførelsen af projektet indenfor de principper og tidsrammer, der er fastlagt. - Udarbejde forslag til udmøntning af besparelser med gennemslag i 2007, 2008 og 2009. - Udarbejde forslag til organisationsændringer. - Udarbejde forslag til dimensionering af virksomhederne. - Sikre, at den politiske styregruppe løbende får relevant information, således at de er i stand til at træffe evt. beslutninger om tilpasninger i løbet af projektet. - Sikre kvalitet i projektets arbejde. - Sikre relevant inddragelse af ad hoc MED-udvalg, ledere og medarbejdere. - Sikre, at informationer og relevant materiale er tilgængeligt for alle berørte ledere og medarbejdere. Projektkoordinator bistås af en projektkoordinator til at koordinere de igangsatte aktiviteter og udføre opgaver efter behov. Udviklingschefen er projektkoordinator, og Budgetchefen og Personalechefen indgår i projektet som sparringspartnere og arbejdsgruppe. Projektkoordinatoren kan inddrage og delegere opgaver til andre medarbejdere på stabs- og sekretariatsniveau efter behov. Projektkoordinatoren har følgende ansvar og opgaver: - Sikre projektets daglige fremdrift. - Udarbejde oplæg, analyser og oversigter mv. til projektledelsen og styregruppen. - Koordinere arbejdet og - som udgangspunkt - varetage formandskab i nedsatte arbejdsgrupper. - Koordinere indsamling af diverse materiale til brug ved analyser og oplæg. - Udarbejdelse af intern og ekstern informationsstrategi - Udarbejdelse og udsendelse af informationsmateriale. Temagrupper Der nedsættes et antal temagrupper, der skal bidrage til at belyse opgaver, sammenhænge og snitflader mv. i forhold til en hensigtsmæssig udførelse af opgaver, herunder drøfte overvejelser om central/decentral udførelse udvalgte opgaver. 3
Side 4 af 10 Der nedsættes temagrupper indenfor følgende områder: Personale. Økonomi. Fagsekretariater. Stabe. Bygninger og forsikringer. Borgerservice. udpeger deltagere til de enkelte temagrupper som sammensættes med et deltagerantal på 4-8 nøglepersoner fra området samt projektkoordinatoren, der som udgangspunkt er formand for alle arbejdsgrupper. Projektkoordinatoren kan indkalde interessenter og nøglepersoner til møder med temagruppen med henblik på at få belyst forskellige problemstillinger f.eks. ved central/decentral udførelse af opgaver, lovbestemte opgaver, myndighedsopgaver mv. Projektkoordinatoren kan endvidere vælge at inddrage relevant procesbistand f.eks. til sammenskrivning af input mv. udarbejder et kommissorium for alle arbejdsgrupper. Ad hoc MED-udvalg har ansvar for at nedsætte et ad hoc MED-udvalg med ledere og medarbejdere fra berørte virksomheder. Udvalget vil blive inddraget i forhold til håndteringen af udmøntning af besparelserne. Det foreslås, at udvalget kommer til at bestå af: 2 direktører. 2 lederrepræsentanter fra stabe/fagsekretariater. 2 lederrepræsentanter fra andre berørte virksomheder. 2 medarbejderrepræsentanter fra stabe/ fagsekretariater. 5 medarbejderrepræsentanter fra andre berørte virksomheder. 1 sekretær tilknyttes udvalget. Det anbefales, at medarbejderrepræsentanterne udpeges fra virksomhedernes lokale MED-udvalg eller Personalemødefora med henblik på at skabe forudsætning for så bred en inddragelse blandt de berørte virksomheder som muligt. Medhovedudvalget drøfter principper og proces for udvælgelse af repræsentanter fra de berørte virksomheders MED-udvalg. 4
Side 5 af 10 Der vil blive udarbejdet et kommissorium for ad hoc udvalget, som tager højde for kompetencer og arbejdsområder, herunder hvordan der sikres information til de MED-udvalg som ad hoc udvalget refererer til. MED-Hovedudvalg MED-Hovedudvalget vil løbende blive orienteret om processen, og besparelsesprojektet vil være et fast punkt på MED-Hovedudvalgtes dagsordenen i hele projektperioden. 2. Information Intern information Med henblik på at sikre et højt informationsniveau i projektperioden udarbejdes en informationsstrategi. Der vil bl.a. blive oprettet en side på Dragenettet, hvor information om projektet, beslutninger mv. vil være tilgængelige. Der vil også være et debatforum for ledere og medarbejdere, hvor der er mulighed for at stille spørgsmål, komme med gode idéer mv. Ekstern information Der vil løbende under projektet blive behov for at informere pressen om projektets fremdrift og beslutninger. Med udgangspunkt i pressens fokus på de kommende besparelser og af hensyn til berørte ledere og medarbejdere, anbefales det den politiske styregruppe, at drøfte en pressestrategi, herunder overveje hvornår i projektet der skal informeres, hvem der informerer mv. 5
Side 6 af 10 3. Tidsplan for besparelsesprojektet Tidsplanen er udarbejdet med udgangspunkt i ønsket om en forholdsvis hurtig beslutning af hensyn til udmøntning af besparelserne og af hensyn til at mindske perioden med usikkerhed blandt ledere og medarbejdere. Samtidig er der i tidsplanen lagt vægt på at sikre en god proces baseret på en høj grad af inddragelse Tidsplanen er dog meget stram og det forudsættes således at den politiske styregruppe og projektledelsen løbende har fokus på overholdelse af tidsplanen, såfremt der skal kunne foreligge et resultat inden udgangen af 2006. Dato Aktivitet Ansvarlig 12. september 06 Den politiske styregruppe drøfter oplæg til tidsog procesplan. Styregruppen igangsætter projektet. 18. september 06 MED-Hovedudvalget orienteres om projektets tids- og procesplan, projektorganisering mv. MED-Hovedudvalget drøfter principper og proces for udvælgelse af medarbejderrepræsentanter til ad hoc MEDudvalg. September 06 Et ad hoc MED-udvalg nedsættes. En pressestrategi og en informationsstrategi udarbejdes. Oplæg til principper og mål (projektets indholdsmæssige ramme) udarbejdes. udarbejder i samarbejde med relevante virksomhedsledere oplæg over lovpligtige/valgfri opgaver fordelt på alle fagområder indenfor det administrative område. Kommissorium for temagrupper udarbejdes. Deltagere i temagrupper udpeges, grupperne nedsættes og går i gang. Alle virksomheder i BRK orienteres om igangsættelsen af besparelsesprojektet på det administrative område. 3. oktober 06 Den politiske styregruppe afholder temadrøftelse om principper og mål for projektet, hvorefter de fastsætter de overordnede rammer for besparelsesprojektet. Den politiske styregruppe skal bl.a. drøfte, hvordan de berørte medarbejdere kan få støtte i denne vanskelige situation og hvordan organisationen får minimeret følgerne af Styregruppen Styregruppen 6
Side 7 af 10 besparelserne, muligheder for fratrædelser og pulje til rådighedsløn mv. Oktober/ november 06 Temagrupperne udarbejder oplæg indenfor de udvalgte områder. Projektkoordinator 3. november 06 Deadline for temagruppernes oplæg. Projektkoordinator 3. 14. november 06 udarbejder på baggrund af indsamlet materiale bl.a. fra temagrupperne en foreløbig skitse til udmøntning af besparelserne. 14. november 06 Den politiske styregruppe drøfter skitsen til udmøntningsplan. 15. november 06 Der afholdes en temadrøftelse med alle berørte virksomhedsledere, hvor der drøftes sparemål, proces mv. 23. november 06 Der afholdes MED-konference om besparelser med deltagelse af repræsentanter fra alle virksomhedernes MED-udvalg eller personalemødefora. 5. december 06 Den politiske styregruppe drøfter oplæg til udmøntning af besparelser og heraf følgende organisationsændringer for de administrative virksomheder for ØKE. Styregruppen Styregruppen 7. december 06 Oplæg om besparelser og organisationsændring sendes i høring i alle virksomheder. December 06/Januar 07 udarbejder oplæg til udmøntning af besparelser, organisationsændring, dimensionering af virksomheder og udpegning af kommende ledere. Alle administrative ledere og medarbejdere får mulighed for at udfylde en cv-beskrivelse med henblik på at få beskrevet kompetencer. 16. januar 07 Den politiske styregruppe drøfter det endelige oplæg til udmøntning af besparelser, organisationsændring, dimensionering af virksomheder og udpegning af kommende ledere. 25. januar 07 Kommunalbestyrelsen beslutter på baggrund af indstilling fra den politiske styregruppe udmøntning af besparelser, organisationsændring, dimensionering af virksomheder og udpegning af kommende ledere på BRK s administrative område. Projektkoordinator Styregruppen 12. oktober 06 Budgetvedtagelse. Kommunalbestyrelsen Kommunalbestyrelsen 7
Side 8 af 10 25. 30. januar 07 Februar 07 I konsekvens af besparelserne varsles omrokering eller afskedigelse af berørte ledere. Ansvaret for udmøntning af besparelserne på lederniveau påhviler projektledelsen. Det bemærkes, at en afskedigelsessag tager 4-7 måneder fra varsling til udmøntning er mulig pga. høringsfrist, opsigelsesvarsler mv. Hertil kommer evt. fratrædelsesgodtgørelse og udbetaling af feriepenge, hvilket medfører at økonomisk udmøntning af en afskedigelse typisk ikke kan finde sted før efter 5-11 måneder. Såfremt der er tale tjenestemandsansatte skal rådighedsforpligtelse og pension også medtænkes i forhold til den økonomiske udmøntning. Udmøntning af organisationsændringer og besparelser på medarbejderniveau påbegyndes. Ansvaret for udmøntning af de besluttede besparelser på medarbejder niveau i de nye organisatoriske enheder påhviler de nyudnævnte ledere. Lederne får udleveret Cv er på alle medarbejdere, der hører under den nye organisatoriske enhed. Der er herefter mulighed for to processer: Medarbejdere byder ind på beskrevne stillinger, hvorefter lederen udpeger medarbejdere. Lederne udpeger medarbejdere til stillinger uden forudgående mulighed for at byde ind. Førstnævnte proces tager længst tid. Af hensyn til udmøntning af besparelserne vil udgangspunktet være at alle afskedigelser på medarbejderniveau skal varsles inden udgangen af februar 2007. Nye virksomhedsledere 8
Side 9 af 10 4. Konsekvenser af forslaget Aftaler 2007 Udformning af aftaler for 2007 for alle de berørte virksomheder udskydes til foråret 2007. Af hensyn til styrelsesvedtægten skal de eksisterende aftaler i givet fald forlænges. Der udarbejdes et dagsordenspunkt til ØKE til behandling den 12. september omkring forlængelse af aftaler for 2006 til og med 1. juli 2007. Dialogmøder Dialogmøder er et vigtigt element i aftaleindgåelsen med de enkelte virksomheder. Dialogmøderne omkring aftaleindgåelse for virksomheder, der hører under ØKE bør derfor som konsekvens af aftaleudskydelsen udskydes til foråret 2007, hvor aftalen skal udformes. Administrative virksomheder, der ikke hører under ØKE, men som er berørt af besparelsesprojektet er i samme situation som virksomheder under ØKE, og vil få dialogmøderne omkring aftaler udskudt. Der vil i stedet i efteråret 2006 blive afholdt en lidt anden type fælles dialogmøder mellem politikere og virksomheder, hvor dagsordenen tager sit udgangspunkt i udmøntning af besparelserne. Servicestrategi Kommunalbestyrelsen er forpligtet til at udarbejde en servicestrategi inden udgangen af 2006. Det kan dog være vanskeligt at udforme en servicestrategi for det administrative område for en fireårig periode inden serviceniveauet efter udmøntning af besparelserne er kendt. Det anbefales, at der ved udformningen af servicestrategien, der skal indeholde tværgående politiske mål, politiske mål og indsatsområder, arbejdsplaner, udbudspolitik, i første omgang fokuseres på at få udbudspolitikken på plads. Den resterende del af servicestrategien udformes i foråret 2007. MED-konference om stress Den planlagte MED-konference om stress, der skulle afholdes i november 2006 anbefales udskudt til foråret 2007, og i stedet afholdes en MEDkonference om udmøntning af besparelser. Ansættelsesstop Ansættelsesstoppet for administrative stillinger i virksomheder, der hører under konto 6 fastholdes indtil videre. Ledige stillinger/opgaveløsning på fagsekretariats og stabsniveau Såfremt der opstår ledige stillinger i projektperioden forpligter stabs- og fagsekretariatslederne sig til at indgå i dialog med hinanden om ændret 9
Side 10 af 10 opgaveløsning, herunder evt. midlertidig opgaveflytning eller udlån af medarbejdere imellem sekretariater indtil den kommende struktur ligger fast. 10