DATALOGISK INSTITUT KØBENHAVNS UNIVERSITET MØDEREFERAT 11. MARTS 2014 Forum Samarbejds- og arbejdsmiljøudvalget DATALOGISK INSTITUT Møde afholdt: 11. marts 2014 Sted: Universitetsparken 5 UNIVERSITETSPARKEN 5 2100 KØBENHAVN Ø Referent: Lisa Ibenfeldt Schultz TLF 35 32 14 00 DIR 35 32 13 80 Til stede: Martin Zachariasen Ken Friis Larsen Ann Steendahl Søndergaard Kasper Verdel Rasmussen Malene Bolding Andreasen Christian Wulff-Nilsen Lisa Ibenfeldt Schultz FAX 35 32 14 01 MOB 29611667 schultz@diku.dk www.diku.dk REF: LIIS SAG: 016-0002/10-5100 Sagsnr. oplyses ved henv. Afbud fra Anya Kjærsig og Stefan Sommer Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referat af ordinært møde den 27. november 2013
3. Meddelelser fra ledelsen 4. Meddelelser fra B-siden 5. Gennemgang af opgavelisten 6. Lokalesituationen 7. Trivsels- og tilfredshedsundersøgelse - handlingsplan 8. Mail- og kalendermigrering 9. Eventuelt 10. Lønforhandlinger 2014 11. Rapport fra Science Advisory Board 12. Infrastruktur 13. Revision af undervisningsnormen 14. Konkrete arbejdsmiljøhændelser og sager 15. Årlig arbejdsmiljødrøftelse 16. Beredskabsplan 17. Evaluering af førstehjælpskurser 18. Evakueringsøvelse 19. Arbejdsmiljøtjek - rapportering SIDE 2 AF 8 1) Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt med bemærkning om, at opgavelisten ikke foreligger. 2) Godkendelse af referat af ordinært møde den 27. november 2013 Referatet blev godkendt. 3) Meddelelser fra ledelsen Martin Zachariasen havde følgende meddelelser: Strategi-handlingsplanen er færdig og udsendt til alle i DIKU-nyt. Implementeringen er i gang. I forhold til de enkelte kapitler kan fremhæves: o Rekruttering: DIKU har ansat Heidi Andersen til at arbejde med rekrutteringspunkterne i handleplanen, herunder netværk og rejsehold for gymnasielærere, opdatering af hjemmesiden, undervisningsmateriale til gymnasierne og øget brug sociale medier. Heidi Andersen gør det godt og systematisk. Sune Darkner ønsker ikke længere at være gymnasiekoordinator, hvorfor der skal findes en ny koordinator i samarbejde med sektionsledere. o Fastholdelse af studerende: Bachelorreformudvalget er godt i gang. Martin Zachariasen og Lisa Schultz har holdt et møde med prodekan Henrik Busch om koordinering af processer,
fordi fakultetet er i gang med at definere nye rammer for uddannelserne. Der er tilsyneladende god sammenhæng mellem processerne. o Ekstern finansiering: Martin Zachariasen har udarbejdet et forslag til implementering af punkt 1 om konkrete mål for sektionerne. Forslaget vil blive behandlet i forskningsudvalget. SIDE 3 AF 8 Regnskabet for 2013 viser, at DIKU ikke får underskud, men rammer et nul. Instituttet har ansat mange og forventes derfor at få underskud i 2014. Der er færre eksterne midler og derfor mindre overhead, hvilket er instituttets største udfordring. DIKU har den 15. januar 2014 ansat Helle Norup i flexjob som sektionssekretær i HCC-gruppen. DIKU har ansat Leise Borg som videnskabelig assistent i løntilskudsjob i billedgruppen. Ansættelsen varer i 6 måneder fra 1. marts 2014. DIKU har opslået tre stillinger, herunder to til HCC og en til billedgruppen. Stillingen inden for computer systems blev desværre ikke besat med de højt profilerede forskere, som havde fået tilbudt stillingen, men det forventes, at stillingen alligevel vil blive besat. Herudover overvejes en plan B, hvor stillingens indhold ændres med større fokus på databaser. Den nye procedure for reservering af undervisningslokaler forventes at blive besluttet i SLT. Proceduren indebærer, at der ikke skal være lokale skemalæggere. De detaljerede procedurer er endnu ikke besluttet, men beslutningen indebærer, at underviserne skal angive lokalebehov over for den centrale lokaleadministration. Ann Steendahl oplyste, at der vil blive udpeget en lokal koordinator, som formidler kontakt til den centrale lokaleadministrator, hvorefter den centrale lokaleadministrator vil kontakte de kursusansvarlige. Ken Friis Larsen udtrykte bekymring for, at der er en risiko for, at den centrale lokaleadministrator vil træffe forkerte valg, hvis den kursusansvarlige ikke besvarer henvendelserne. Ann Steendahl bemærkede, at der ikke vil være de store ændringer, da de tidligere bookinger som udgangspunkt videreføres. Martin Zachariasen foreslog, at DIKU tilbyder at teste systemet inden det implementeres. Lisa Schultz nævnte, at hun vil iværksætte en registrering af alt hardware på DIKU med henblik på udarbejdelse af risikovurdering og beredskab. Især relevant for aktiver købt uden for Science-IT uden back-up. Ken Friis Lar-
sen erklærede sig enig i, at der er behov for back-up for data, som ikke er omfattet af den fælles løsning fra Science-IT. DIKU havde påbegyndt et projekt i 2005, men dette var ophørt ved etableringen af Science-IT. Martin Zachariasen erindrede om, at Science-IT havde planlagt et tilbud om Skydrive, men at dette endnu ikke er tilgængeligt. Endvidere investerer Science også i en storage-løsning under regi af NBI. SIDE 4 AF 8 4) Meddelelser fra B-siden Kasper Verdel Rasmussen meddelte, at han er valgt til TR for AC-TAP omfattende DIKU og 5 andre institutter. 5) Gennemgang af opgavelisten Punktet udgik, da listen ikke forelå. 6) Lokalesituationen Martin Zachariasen omtalte en aftale med IMF om fraflytning af E- bygningen på HCØ, hvorefter IMF yder DIKU et tilskud på 1 mio om året i op til 5 år. Forskellige løsningsforslag var skitseret og drøftet med dekanen, som foretrak, at billedgruppen og eventuelt HCC flytter til et eksternt lejemål indtil Niels Bohr bygningen er færdig. Det er meddelt IMF, at billedgruppen flytter og ledelsen har indledt foreløbige undersøgelser af mulige eksterne lejemål i nærheden af Universitetsparken. Det er endnu ikke afklaret, hvilke institutter, som skal flytte til Niels Bohr bygningen. Kasper Verdel Rasmussen nævnte en bekymring i HCC for, at gruppen skal flytte to gange. Endvidere ønsker gruppen nærhed til undervisning både på NC og SC. 7) Trivsels- og tilfredshedsundersøgelse handlingsplan Lisa Schultz nævnte, at instituttet skal udarbejde en handlingsplan og at der ikke er særlige formkrav til planen. Hun anbefalede, at handlingsplanen bliver koncentreret om pkt. 3 og 4 balance mellem arbejde og privatliv og balance mellem arbejdstid og arbejdsmængde. Kasper Verdel Rasmussen anførte, at det er vigtigt, at udviklingen af antallet af TAP-medarbejdere følger antallet af VIP. Ken Friis Larsen redegjorde for, at der bliver stillet forventninger til VIP i to forskellige retninger: 1) undervisning med de studerendes forventninger og 2) MUS med krav til forskning. Det kan være svært at finde balancen mellem 1 og 2 og finde støtte til den. Der findes en værktøjskasse på KUNet og Prescriba kan bistå, når man har vanskeligt ved at håndtere, at indsatsen løbende blive målt og vejet. Det er et vanskeligt vilkår og det er et problem, hvis balancen skrider. Samtidig har man brug for overblik og fordybelse på en gang, men vi mangler nogle gange overblik, hvilket indebærer, at vi ikke kan fordybe os.
Christian Wullf-Nilsen tilføjede, at det er problematisk, at man ikke altid ved, hvornår man har gjort det godt nok. Der er behov for at multitaske, fordi der er mange forskellige opgaver og mange bolde i luften. SIDE 5 AF 8 Martin Zachariasen henviste til en undersøgelse om vidensmedarbejderes behov for klare mål og forventninger og nævnte, at han vil bede sektionslederne om at definere individuelle mål, som ikke vil være de samme høje mål til alle. Der er iværksat en proces for at definere forventninger til forskning, hvor sektionsledere beslutter, hvordan de vil sætte mål til den enkelte. Undervisningsnormen kan også give sektionslederne bedre redskaber til at fastsætte individuelle mål. Lisa Schultz omtalte, at TAP-gruppen arbejder på at udvikle en metode for projektstyring i TAP-gruppen. Martin Zachariasen konkluderede, at handlingsplan vil indeholde følgende elementer: Møder i sektionerne om stresshåndtering, eventuelt med en personalekonsulent fra Science HR, Arbejde for, at man taler åbent om stress. Sektionslederne definerer forventninger og mål i forhold til de enkelte og bruger MUS mere aktivt til forventningsafstemning. TAP-gruppen udvikler redskaber til projektstyring af opgaver. 8) Mail- og kalendermigrering Martin Zachariasen nævnte, at processen næsten er afsluttet. Der er et mindre udestående om diskplads, hvor der er indledt en proces for at bede om mere plads. Man kan individuelt anmode Servicedesk om at øge pladsen fra 2gb til 10 gb. Ann Steendahl havde fået meddelelse om, at udvidelse kun kunne komme på tale, hvis der er et akut behov. Malene Andreasen bemærkede, at CITI først migrerer den 24. marts og at data er frosset. CITIs medarbejdere er meget i tvivl om, hvad det betyder. Kasper Verdel Rasmussen tilkendegav, at han ikke var blevet orienteret om, at CCC-listen ville forsvinde, men han vil gerne have en ny mailman-liste. Martin Zachariasen opfordrede til at oprette en sag i servicedesk og nævnte, at det er bedst at bruge distributionslister til interne brugere. Ken Friis Larsen tilføjede, at listeejerne fik meget kort varsel til at tage stilling til opretholdelsen af lister. Alle meldte tilbage til Alberte Thegler, hvorefter man kun fik få timers varsel til at få at vide, at listerne ville blive lukket. Noget var gået galt i kommunikationen, herunder kommunikationen med de studerende. Ponies mistede deres liste, hvilket bevirkede, at invitationen til en prestigefyldt konkurrence gik tabt, fordi listen blev lukket. Lisa Schultz nævnte, at sekretariatet er ved at kortlægge distributionslisterne og beskrive
procedurer for vedligeholdelsen på KUNet. Martin Zachariasen opfordrede alle til at kontrollere på list.ku.dk om der mangler vigtige lister. SIDE 6 AF 8 Christian Wullf-Nilsen ønskede oplyst, hvornår mails i det gamle system bliver slettet. Martin Zachariasen nævnte, at mails i det gamle system stadig eksisterer, da serveren alligevel ikke blev nedlagt den 21. januar. Det vil dog ske inden for nogle måneder. Lisa Schultz nævnte, at hun havde bedt konsulent Ian Kennedy om hjælp til at analysere problemer med overgang til outlook-kalenderen og om hjælp til at lægge en realistisk tidsplan. Formentlig vil 1. maj være en passende dato. 9) Eventuelt Martin Zachariasen nævnte, at de næste møder er planlagt til den 17. juni og den 30. september 2014. 10) Lønforhandlinger 2014 Martin Zachariasen orienterede om, at der er afsat 0,6% af lønsummen svarende til 234.000 kr. til de årlige lønforhandlinger, som skal gennemføres inden 1. juni 2014. Lisa Schultz har aftalt møder med TR og har opfordret alle selvforhandlere til at booke forhandling med MZ / LS. 11) Rapport fra Science Advisory Board Martin Zachariasen bemærkede, at rapporten er forelagt udvalget til orientering og fremhævede, at den anbefaler en samling af instituttet og indeholder mange positive signaler. 12) Infrastruktur Martin Zachariasen nævnte, at DIKU har fået tilladelse fra dekanen til at investere i infrastruktur. Et ad-hoc udvalg har besluttet at bruge penge på storskærme og på clusters, herunder cluster med gpu til beregninger. Der er også sat penge af til data storage, hvis løsningen fra NBI ikke bliver til noget. 13) Revision af undervisningsnormen Martin Zachariasen henviste til de udsendte slides og tilføjede, at der vil komme mindre justeringer. Modellen sondrer mellem planlagte og rapporterede aktiviteter og alle skal som udgangspunkt undervise 600 timer. Der er tale om en grovere måde for at tildele timer til kurser, således at der regnes med faste moduler på 50 / 10 timer som mindste enhed og ikke det faktiske antal brugte timer. Alle medarbejdere skal udarbejde en selvangivelse med forskellige øvrige aktiviteter og det er endnu ikke afklaret, om det skal være i timer eller anden målestok. Ken Friis Larsen ønskede oplyst, om modellen er fastlagt endeligt eller om der kan fremsættes kommentarer eller forslag. Han anerkendte, at de allerede fremsatte foreløbige bemærkninger var blevet indarbejdet. Martin Za-
chariasen nævnte, at ledelsen har udarbejdet det foreliggende som et forslag, som også var udsendt til drøftelse i ledelsen. SIDE 7 AF 8 Christian Wullf-Nilsen henviste til et forslag fra Pawel Winter om at indarbejde en sammenhæng mellem antal studerende og workload. Store kurser indebærer en mindre arbejdsopgave på grund af instruktorerne. Små kurser er mere krævende, da underviser skal lave det hele selv. Alle kandidatkurser er små i forhold til bachelorkurser. Modellen bør være mere fleksibel og bør eksempelvis også tage hensyn til eksamensformen, da det kan være meget tidskrævende at forberede en skriftlig eksamen. Martin Zachariasen tilkendegav, at modellen ikke tager hensyn til underviserens organisering af kurset eller kursets eksamensform. Han tilføjede, at en holdstørrelse på 20 25 matcher godt. I forhold til obligatoriske kurser foretrækker ledelsen model 1, hvor obligatoriske kurser altid får 150 timer. Modellen giver mange timer til 1. års-kurser, fordi de er meget vigtige. Der skal gøres en særlig indsats for at få de studerende igennem. Undervisningsudvalget bør også kunne give flere timer ad hoc til enkelte kurser, fx kurser med en særlig krævende eksamensform. Ken Friis Larsen bemærkede, at han foretrækker model 2, som tager bedre højde for små kurser og bedre svarer til den gamle model. Man bør sondre mellem kurser med og uden instruktorer. Selvangivelsen bør være så enkel som muligt, så man undgår at tælle timer. Malene Andreasen bemærkede, at det er vigtigt at se undervisningsnormen sammen med trivselsundersøgelsen. Det hænger sammen og skal koordineres med stress-forebyggelsen. 14) Konkrete arbejdsmiljøhændelser og sager Ingen hændelser eller sager. 15) Årlig arbejdsmiljødrøftelse Martin Zachariasen henviste til drøftelsen den 14. maj 2013 og konkluderede, at de enkelte opgaver var løst helt eller delvist med undtagelse af lokaleproblematikken, herunder problemerne med støj i storrums-kontorer. Malene Andreasen nævnte, at det netop afholdte førstehjælpskursus ikke gik som forventet. Kurset passede ikke til målgruppen, hvorfor der skal etableres et nyt kursus, som fokuserer på brug af hjertestartere. Herudover vurderede hun, at balancen mellem arbejdsliv og familieliv skal indgå i næste års mål. Udvalget konkluderede, at næste års mål skal omfatte: 1) forebyggelse af støj i storrum, 2) førstehjælpskurser og brug af hjertestartere,
3) forbedring af lokalesituationen, 4) forebyggelse af stress. SIDE 8 AF 8 16) Beredskabsplan Lisa Schultz oplyste, at hun havde meddelt FAMU, at DIKU prioriterer førstehjælp og hjertestartere. 17) Evaluering af førstehjælpskurser Blev behandlet under pkt. 15. 18) Evakueringsøvelse Udvalget besluttede, at Anya, Christian og Stefan forbereder en øvelse på NC. 19) Arbejdsmiljøtjek rapportering Udvalget tog rapporterne fra Anya Kjærsig til efterretning.