Estatetool ApS support@systembolig.dk +45 70 20 11 90 ELEKTRONISK SIGNERING Elektronisk signering manual 1.3 Hvem har min. adgang til at styre denne funktion: Projektadmin Hvem har min. adgang til at benytte denne funktion: Boligadmin (Dette kan variere fra system til system - hvis det er ændret af administrator) Her finder du funktionen: Menu -> Elektronisk signering 2. Information Denne manual omhandler styring af hele processen og funktionerne til elektronisk signering, af dokumenter som opbygges i signeringspakker og sendes til vores partner esignatur. (www.esignatur.dk) Signeringspakker bygges for hver boligsag og indeholder udover, dokumenter til underskrift og bilag, også personerne der skal skrive under, gruppestyring af personerne, notifikation, sikkerhed med CPR nr. eller CVR nr. til NemID, styring af påmindelse, interval og udløb, samt beskes til køberne eller lejerne. Funktionerne og mulighederne er mange og processen er avanceret og derfor bør denne manual læses grundigt. Hele processen er redigeret og opdateret til frigivelse pr. 01-01-2019 så det er vigtigt at du sikre dig at jeres Systembolig har den sidste version af Elektronisk signering installeret. Passer fra Systembolig version 3.6.0 og op.
ELEKTRONISK SIGNERING SIDE 2 3. Klargør først projekt/ejendom til elektronisk signering Udover at elektronisk signering er et modul til Systembolig som skal købes og bestilles hos Estatetool først, er der også nogle forudgående opsætninger som skal foretages og klargøres af brugere på Systembolig med rollen Boligadmin Hvis et projekt/ejendom ikke har denne funktion klargjort vil denne information vises under boligsagens fane Signering. Administrator skal klargøre projektet/ejendommen til Elektronisk signering. Dette behøves kun at gøres én gang pr projekt/ejendom. Funktionen findes under menu -> Elektronisk signering -> Underskrivere og grupper Når denne funktion aktiveres, opbygges der 6 standard signeringsgrupper som kan benyttes til projektet/ejendommen: Gruppe 1 kan benyttes til Kvalitetskontrol da denne gruppe kan modtage signeringspakken først Gruppe 2 skal benyttes til Købere eller Lejere - da den gruppe behandles specielt Gruppe 3 kan benyttes til Sælgere Gruppe 4 kan benyttes til Udlejere Gruppe 5 kan benyttes til Bygherrer Gruppe 6 kan kun benyttes til Slut notifikation da der ikke skrives under i denne gruppe Disse grupper kan ikke slettes igen men de kan redigeres individuelt pr. projekt/ejendom således at de kan benyttes på boligemner under det specifikke projekt individuelt. Der kan ikke tilføjes eller ændres i antal grupper Systembolig er låst fast til 6 grupper som kan benyttes individuelt pr. projekt/ejendom.
ELEKTRONISK SIGNERING SIDE 3 Efter funktionen er aktiveret, vil grupperne og siden se således ud - Projektet/ejendommen er i grundprincippet således klargjort til elektronisk signering. Mulighederne på signeringsgrupperne er: Gruppe nr. er nummer / rækkefølgen som personer i grupperne vil modtage signeringspakker under. Gruppenavn er navnet på gruppen fx Købere og vil fremgå på signeringsordren. Rolle er rollen på personerne i gruppen fx Køber og vil fremgå på signeringsordren. Antal påkrævet antal underskrivere er antallet af personer som skal underskrive for gruppen på signeringsordren før denne videresendes til næste gruppe. Bilag kan være Ja eller Nej og angiver om personerne i denne gruppe skal modtage evt. bilag som er vedhæftet i signeringsordren. Venter kan være Ja eller Nej og angiver om signeringsordren skal vente på en manuel aktivering af brugere med min. rolle Boligadmin i Systembolig, før signeringsordren videresendes til næste gruppe.
ELEKTRONISK SIGNERING SIDE 4 4. Forbered og opbyg standard underskrivere Under Underskrivere er det muligt at indsætte noget standard personer som vil fremgå på funktionen der benyttes til at opbygge en signeringsordre se pkt. 7. Opbygning og send signeringsordre For at indsætte en ny standard person tryk her og udfyld felterne og tryk Gem En side med både standard underskrivere og signeringsgrupper kan se således ud Navn er navnet på personen fx John Hansen og vil fremgå på signeringsordren. Titel er titlen på personen fx Manager og vil fremgå på signeringsordren. E-mail er e-mailadressen på personen og benyttes til at fremsende signeringsordren. Gruppe er gruppen som personen placeres i. Rolle er rollen på personen fx Sælger og vil fremgå på signeringsordren. På vegne af er evt. firmanavn vil fremgå på signeringsordren som på vegne af. Identifikation kan være enten personens NemID - CPR nr. eller CVR nr. eller ingenting. Det er vigtigt at benytte det rigtige her ellers kan signeringsordren ikke gennemføres. Indtastes CPR nr. eller CVR nr. kræves der korrekt match med enten personligt NemID eller firma medarbejder NemID. Indtastes der ingenting kan i identifikation, kan alle som modtager e-mailen, underskrive signeringsorden med deres NemID.
ELEKTRONISK SIGNERING SIDE 5 5. Billagspakker Det er muligt at opbygge standard bilagspakker til et projekt/ejendom som så senere blot kan hægtes på en signeringsordre. Se pkt. 7 om opbygning af en signeringsordre. Bemærk En bilagspakke kan indeholde op til 50 PDF-dokumenter. Der kan opbygges flere bilagspakker pr. projekt/ejendom. Der kan KUN hægtes én bilagspakke pr. signeringsordre. Bilagspakker styres og navngives af brugere med rollen BoligAdmin således:
ELEKTRONISK SIGNERING SIDE 6 6. Dokumenttyper Alle dokumenter på Systembolig inddeles i egne dokumenttyper. Bemærk at esignatur kun skelner mellem 2 dokumenttyper: Aftaledokument som skal underskrives. Bilag som ikke skal underskrives. Systemboligs dokumenttyper styres af brugere med rollen Projektadmin og findes under: MENU -> Datakontrol -> Dokumenttyper Felterne for dokumenttyper er ID Internt id på Systembolig Dansk navn egen internt Dansk navn som benyttes alle steder der bruges dokumenttyper. Engelsk navn egen internt Engelsk navn som benyttes alle steder der bruges dokumenttyper (EN version). Send til grupper er numre på de signeringsgrupper som dokumenter af denne dokumenttype skal fremvises til samme personer i de pågældende signeringsgrupper. Default signering er angivelse om dokumenter af denne dokumenttype, skal behandles som standard=default (og kan ændres senere) - ved oprettelsen af signeringsordren, til underskrift eller ikke til underskrift. Altså hos esignatur som: o 1 = Aftaledokument som skal underskrives. o 0 = Bilag som ikke skal underskrives.
ELEKTRONISK SIGNERING SIDE 7 7. Opbygning og send signeringsordre For at opbygge og sende en signeringsordre skal brugere med rollen BoligAdmin åbne funktionen under: MENU -> Boliglisten -> Sagsoverblik ikon -> Signering Siden er opdelt i 2 dele: Dokumenter og personer til signering og Detaljer til signering Styring af dokumenter til signering Det første område vedrører dokumenter til signering. Her det muligt at uploade så mange dokumenter der ønskes til signeringsordren til at trykke på tilføjes der linjer til upload af dokumenter. Hver linje består af 4 dele: 1. Vælg om dokumentet er et Aftaledokument som skal underskrives, eller et Bilag som ikke skal underskrives. 2. Vælg fra din egen computer selve dokumentet der skal tilføjes signeringsordren. 3. Vælg dokumenttypen. Bemærk at checkboks (1) sættes ved fra skift af dokumenttypen. 4. Slet/fjern dokumentet fra signeringsordren.
ELEKTRONISK SIGNERING SIDE 8 Der kan herefter vælges 1 bilagspakke se pkt. 5 om oprettelse af bilagspakker pr. projekt/ejendom. Bemærk at alle filerne i bilagspakken hægtes til hele signeringsordren som esignatur dokumenttypen bilag. Det betyder også, at dokumenterne som bilag kun fremvises af esignatur til de personer, der er i en signeringsgruppe som tillader at se bilag. Se pkt. 3 om mulighederne for signeringsgrupperne i forbindelse med bilag. Styring af personer til signering Det andet område på samme side vedrører personer til signering. Området er inddelt i de 6 signeringsgrupper som er opbygget og tilpasset af Administrator tidligere. Se pkt. 3 om klargøring projekt/ejendom til signering. Nummerforklaring på næste side
ELEKTRONISK SIGNERING SIDE 9 1. Navnet på personen, som det vil fremgå af signeringsordren. 2. E-mailadressen på personen som esignatur skal sende signeringsordren til. 3. Indikation for om personen modtager bilag. 4. Indikation for om personen er sikret med NemID identifikation enten CPR nr. eller CVR nr. 5. Checkboks for om personen er med på signeringsordren eller ej. Er boksen mærket af så er personen med på signeringsordren. Bemærk: Dette kan ikke annulleres eller ændres efter signeringsordren er afsendt. 6. Information om antal personer som skal underskrive på signeringsordren, før den sendes til den næste gruppe. 7. Tilføj ekstra personer til signeringsordren. Bemærk: Tilføjede ekstra personer gemmes ikke på Systembolig, men sendes udelukkende til esignatur på den pågældende signeringsordre. Tilføj ekstra personer til signeringsordren Trykkes der på (7) for at tilføje en ekstra person, åbnes der en lille ekstra funktion. Her kan der udfyldes de data der ønskes for den ekstra person, der ønskes på signeringsordren. Bemærk: Tilføjede ekstra personer gemmes ikke på Systembolig, men sendes udelukkende til esignatur på den pågældende signeringsordre. Så indtastes der forkerte oplysninger, behøver man blot at slukke for checkboks (3) på den person med forkerte data og så tilføje endnu en person med rigtige data.
ELEKTRONISK SIGNERING SIDE 10 Detaljer til signeringen Det tredje område på samme side vedrører detaljer til signering. Her afsluttes opgaven også og signeringsordren sendes til esignatur. Påmindelse er dato for hvornår personer i signeringsordren, som ikke har skrevet under endnu, modtager første påmindelse om at huske at skrive under på signeringsordren. Interval er antal dage mellem efterfølgende påmindelser fra første påmindelse er fremsendt. Udløber efter er antal uger eller måneder for hvornår signeringsordren udløber og ikke længere kan skrives under. Besked i e-mailen er den tekstbesked der skal tilføjes e-mailen som sendes fra esignatur til Købere/Lejere/Kunder i signeringsgruppe 2. Teksten Kære [navn] kan ikke ændres og [navn] udskiftes med personnavnet på pågældende person. Bemærk denne besked i e- mailen sendes kun til Købere/Lejere/Kunder i signeringsgruppe 2. VIGTIGT - Før signeringsordren afsendes Det er vigtigt at vide at Systembolig samarbejder med esignatur (www.esignatur.dk). Det betyder at når en signeringsordre er afsendt til esignatur er opgaven afleveret til esignatur sammen med alle data og alle dokumenter. Alle dokumenterne i signeringsordren bliver i en kopi på Systembolig indtil de er færdigbehandlet af esignatur, hvorefter esignatur returnere alle de underskrevet dokumenter til Systembolig som så erstatter de oprindelige ikke underskrevne dokumenter. Hele denne proces betyder således også at, Før signeringsordren afsendes, skal man være sikker på at alle data og alle dokumenter er valide og korrekte. Da dette ikke kan ændres efterfølgende. Blot en lille fejl fx i et CPR nr. betyder at hele signeringsordren skal oprettes forfra. VIGTIGT Support hos esignatur Fra signeringsordren er afsendt fra Systembolig og indtil den er færdigbehandlet er den ude af Systembolig systemet. Derfor overgår support om igangværende signeringsordre til Support hos esignatur på support@esignatur.dk esignatur (www.esignatur.dk) har også systemet og metoder til at behandle signeringsordren mens den er igangværende, så kontakt esignatur hvis der er noget galt eller ændringer til en igangværende signeringsordre.
ELEKTRONISK SIGNERING SIDE 11 Når en signeringsordre er afsendt korrekt, vises dette billede, det er herfra muligt at se dokumenter på boligsagen eller oprette endnu en signeringsordre på den samme boligsag. Nedenfor er der også den interne log som gemmes af Systembolig. 8. Afsendte signeringsordrer Systembolig har udviklet funktioner til at kontrollere og følge igangværende signeringsordrer og afsluttet signeringsordrer hos esignatur. Dette foregår under fanen Dokumenter på boligsagen. Her er en samling af alle dokumenter og dokumentpakker på den pågældende boligsag. Denne manual vedrører kun emnet on signeringsordrer. Ønskes der general vejledning om styring af dokumenter på Systembolig forefindes det i manualen om Dokumenter på Systembolig. Tegnforklaring vedr. signeringsordrer. Vinduet vises på næste side Indikere dette er en pakke med et eller flere dokumenter i. Klik for at åbne og lukke pakken. Sletter en igangværende signeringsordre. Bemærk så snart signeringsordren er færdig kan den ikke længere slettes af sikkerhedsmæssige årsager. Henter/downloader hele pakkens dokumenter samlet som en zip fil. Indikere at signeringsordren IKKE er færdig. Klik for at åbne og hente detaljer fra esignatur systemet. Indikere at signeringsordren ER færdig og esignatur har opdateret Systembolig med de underskrevne dokumenter. Klik for at åbne og hente detaljer fra esignatur systemet
ELEKTRONISK SIGNERING SIDE 12 Vinduet kan se således ud: Hent og se status fra esignatur direkte i Systembolig Systemboligs integration til esignatur gør det muligt at se hvordan en signeringsordre ser ud i esignatur systemet. Det betyder at ved tryk på åbnes et vindue som henter seneste data fra esignatur. Bemærk at data på denne funktion ikke er fra Systembolig. De data der vises, er et direkte øjebliksbillede af hvordan personerne på signeringsordren ser ud hos esignatur. Spørgsmål til sagen på en igangværende signeringsordre skal stilles til Support hos esignatur (www.esignatur.dk) evt. på e-mail til support@esignatur.dk
ELEKTRONISK SIGNERING SIDE 13 Når data er hentet fra esignatur (www.esignatur.dk) kan vinduet se således ud: Ikoner og forklaringer er de samme som der kendes, da signeringsordren skulle oprettes. Se pkt. 7. Opbygning og send signeringsordre. Siden viser ikoner for underskrift status, e-mailadresser, signeringsroller og signeringsgrupper, dato for sendt til signering og dato for selve signeringen pr. person. Bemærk at navnet på den person der har skrevet under, fremvises fra esignatur på baggrund af det NemID der er blevet anvendt. Dette fremgår også af efterfølgende pkt. 9. esignatur teknik og e-mails fra esignatur. Knappen Påmind sender en påmindelse til personen om at underskrive på signeringsordren. Knappen Venter vises kun hvis signeringsgruppen er sat til at vente på manual godkendelse se mere under pkt. 3. Klargør først projekt/ejendom til elektronisk signering. Funktionen rediger e-mailadressen, kan benyttes så længe personen ikke har skrevet under. E-mailadressen redigeres kun hos esignatur og har ingen effekt i Systembolig. Bemærk ændres e- mailadressen sender esignatur en ny e-mail til den e-mailadresse. Under Signeringsordre Teknik Er det muligt at se tekniske detaljer om Signeringsordren. Det er også muligt at forespørge på at få gensendt dokumenterne på en færdig signeringsordre fra esignatur systemet til Systembolig.
ELEKTRONISK SIGNERING SIDE 14 9. esignatur teknik og e-mails fra esignatur På de efterfølgende sider vises teknik og sider fra esignatur proceduren for underskrivning og modtagelse af e-mail fra esignatur sammen med funktionerne i forbindelse med NemID. Systembolig er ikke en del af denne proces. Bemærk følgende sider er en demonstration af processen. Logo, farver og design kan ændres efter eget behov ved indgåelse af aftale med esignatur (www.esignatur.dk) Første e-mail der modtages
ELEKTRONISK SIGNERING SIDE 15 Første møde med login siden hos esignatur efter der er blevet klikket på linket i e-mailen. Efter login hos esignatur. Her vises alle dokumenterne som skal skrives under med NemID.
ELEKTRONISK SIGNERING SIDE 16 Sådan sikres en underskrift når alle dokumenterne er læst skal der skrives under med NemID. Efter personen har skrevet under, præsenteres denne side hos esignatur.
ELEKTRONISK SIGNERING SIDE 17 E-mail bekræftelse fra esignatur. Herefter starter proceduren forfra for næste person på listen der skal skrive under.
ELEKTRONISK SIGNERING SIDE 18 Denne e-mail kommer til personer i gruppe 6 som skal have en slut notifikation Dette vindue vises hvis personen ikke kan matches med det rigtige NemID på CPR nr. eller CVR nr. sikkerheden