En del af noget større - Kvalitetssikring og arkivering af bevaringspligtige data Rigsarkivets konference 7. november 2018 Innovation og dokumentation Mie Andersen, NæstvedArkiverne Christian Frederiksen, Guldborgsund Stadsarkiv
Hvad kan arkiverede data fortælle om datakvalitet? Hvorfor er kvalitetssikring interessant for arkiver? - Arkiveringsprocessen - Fremfinding og tilgængelighed - Dokumentation til både nutid og fremtid Hvad kan døde data fortælle os om kvalitet? - Råvarernes beskaffenhed - Systematikker, journalisering og kompleksitet - Dårlig datakvalitet giver dårlige søgninger/genanvendelse af data Arkivernes erfaringer i spil - ej blot få, men mange (forskellige) it-systemer - datakonverteringer - arkiverings- kassations- og sletningsprocesser - Viden og erfaringer forpligter: bidrage til at skabe gode muligheder og betingelser for kommunernes daglige arbejde med informationshåndtering 2
Hvordan bruges erfaringer fra digital arkivering i organisationens daglige kvalitetssikringsarbejde? Kassation i ESDH-systemer - Næstved Kommune Kvalitetssikring og kommunale fællesskaber - Digitaliseringsforeningen Sjælland Kvalitetsprojekter - Guldborgsund Kommune Overvejelser og ønsker for fremtidens kvalitetssikring 3
1 Kassation i ESDH-systemer Mulighed eller illusion? Næstved Kommune
Oprydnings- og arkiveringsprojekt Udspring 1. GDPR lovgivning og behovet for at slette data i esdh-system samt drev 2. Driftsmæssige hensyn 3. Arkivlovgivningen Dataindhold Data fra 4 nedlagte kommuner + dokumenter fra sammenlægningskommunen Datakonverteringer fra 4 nedlagte fagsystemer og 2 tidligere esdh-systemer Data fra forsyningsvirksomheder og 60 selskaber Flere organisationsændringer 5
Formål og målsætninger Sikre overholdelse af lovgivning på området Minimere unødige økonomiske udgifter til driftsholdelse af data, som ikke længere er tidssvarende i driftsmiljø Sikre lettere adgang til at kunne genfinde relevante data Sikre en fremadrettet indsats for renholdelse af Næstved Kommunes dataportefølje i ESDH systemet Aflevering af data til arkiv Implementere en understøttende sikkerhedsstruktur (sagsdannelse og sikkerhed) Øge kendskabet til retningslinjer og principper for anvendelse af ESDH-systemet Kommende arkiveringsversioner kan gennemføres med mindre ressourceforbrug Afprøve muligheden for kassation af data i forbindelse med aflevering af data til arkiv og efterfølgende sletning 6
Tanker og ønsker Foranalyser Datamængdens størrelse Hvilke filtyper? Arkivleverandører på markedet Sparring med andre kommuner Oprydning kassation - sletning Oprydning i data før dannelse af arkiveringsversion Oprydning i og journalisering af data på netværksdrev og i Outlook Gennemførelse af hel eller delvis kassation før arkivering Håb om en form for automatiseret sletteproces efter arkivering 7
Hvordan blev det så? Kassation kunne ikke gennemføres fordi: KL-emneplan kunne ikke opmærke til kassation. Der blev dog sammen med arkiveringsleverandør udviklet software til opmærkning for kassation. Efter flere testkørsler kunne vi konstatere, at der gennemsnitlig var en fejljournaliseringsprocent på ca. 40 %, dvs. for mange bevaringsværdige dokumenter ville blive kasseret, og for mange dokumenter der kunne kasseres ville blive bevaret. Alle emneområder i KL-emneplan blev stikprøvevis udredt for mulig automatisk opmærkning til kassation. Det blev afsøgt, om der kunne gennemføres en form for auto/masse rettelsesproces, hvilket viste sig at være umuligt. 8
Hvad så med den fremtidige sletning? Scenarie 1: Manuel sletning med udgangspunkt i positiv lister (langsommeligt og ressourcekrævende) Scenarie 2: Uddannelsesforløb i journalisering Oprydningsforløb i ESDHdata, masserettelser Efterfølgende opmærke (via software fra leverandør) til auto sletning 9
Hvilke spørgsmål rejser det om kvalitetssikring? Er der for stor valgfrihed i ESDH systemet vedr. sagsoprettelse og journalisering, og er der i virkeligheden unødig megen frihed i forhold til reelt behov? Er vores uddannelse i anvendelse KL-emneplan, enkeltsagsprincip og sagsdannelse god nok? Kan kassation overhovedet lade sig gøre eller er risikoen for stor? Har der været fornødent fokus på dataophobninger (ude af øje ude af sind princippet)? Er der generelt for lille interesse for arkiveringsversioner? Kan implementering af et kvalitetsstyringssystem afhjælpe fejljournaliseringer og dermed bane vej for kassation og automatisk sletteprocesser? Er der tilstrækkeligt ledelsesmæssigt fokus på datas cyklus fra fødsel til evighed? 10
Et citat... "Rigsarkivet slog fast, at arkiverne ikke skal bevare flere oplysninger, end der er brug for (dataminimering), og derfor skal der aktivt tages stilling til kassation. For kommunerne gælder, at de som hidtil skal følge Rigsarkivets bevaringsbestemmelser, men dog forsøge at undgå at de samme data afleveres igen og igen, f.eks. i forbindelse med akkumulerende aflevering. Hvordan dette undgås, samtidig med at bevaringen af data sikres, vil Rigsarkivet efterfølgende forholde sig til." (Kilde: Rigsarkivets referat fra møde i fagligt forum for 7-arkivernes medarbejdere den 30. august 2018) 11
2 Kvalitetssikring og kommunale fællesskaber Digitaliseringsforeningen Sjælland (DIGIT)
Hvad er DIGIT? Digitaliseringsforening Sjællands formål er at skaffe de deltagende kommuner såvel økonomiske som strategiske fordele ved at fremme digitaliseringen af den kommunale opgaveløsning og harmonisere den samlede digitale systemanvendelse hos de deltagende kommuner I alt 650.000 indbyggere 13
Et fælles ESDH-projekt Vi går sammen om at anskaffe og implementere et ens ESDH system, fordi vi får mere ud af at gøre det sammen Billigere pris på køb af systemet og på efterfølgende drift af systemet Et bedre projekt, idet vi kan løfte projektopgaverne sammen, sparre med hinanden og kvalificere beslutninger sammen samt sikre et godt og værdiskabende samarbejde med leverandøren En bedre implementering, teknisk såvel som organisatorisk, fordi vi kan udvikle ensartede skabeloner og metoder i fællesskab og hjælpe hinanden med at gennemføre implementeringerne Effektiviseringer både under implementering og i efterfølgende drift, idet nogle kan varetage opgaverne for alle, fx kontraktstyring, udvikling og måske ARKIVERING! 14
Kvalitetssikring og fælles ESDH-udbud Konkrete krav til de 12 kommuners fremtidige leverandør i forhold til arkivering, dataudtræk og konverteringer gennem udbuds- og kravsspecifikationsprocessen Håndtering af de 12 kommuners data i eksisterende ESDH-systemer (vejledningsproces) Datas beskaffenhed og kvalitet kom i fokus Blik for datas livscyklus: fødsel til evighed Arkiveringsopgaven blev meget synlig for både eksisterende og kommende data En unik mulighed for rettidig omhu! 15
Valg af arkiveringsstrategi 1 2 3 16
Hvad betyder DIGIT-projektet for kvalitetssikring af data? Bedre udbud. Der tages hånd om det udbudstekniske i fællesskab Både det brede perspektiv og det helt fagspecifikke tilgodeses Arkivering inddrages og medtænkes fra processens begyndelse Fællesskabets tryghed i forhold til at være kommet hele vejen rundt om processen Mere fokus på datas livscyklus fødsel til evighedsperspektivet Kvalitet som et nøgleord i hele processen (kvalitet vægter højere end pris) 17
En del af noget større Kritisk blik på konsulenthuse på den gode måde Skarpe på det udbudstekniske og processuelle. Mindre på fagfaglighed og kendskab til kommunale processer Fællesskab og samarbejde i fokus. Sørge for at finde de dygtige og gode kompetencer og dyrke faglighederne. Kunsten at opnå kompromis! Bedre kvalitet på den lange bane ved de kommende fælles indkøb af fagsystemer. De forskellige fagområder kommer i spil også ved indkøb af andre systemer. 18
3 Bedre kvalitet i informationshåndteringen Guldborgsund Kommune
Tre dele Governance og audit Selvevaluering - LIRK Undervisningsforløb - I den gode sags tjeneste 20
Governance og audit En overordnet politik for informationshåndtering Center/sektorvise retningslinjer Kvalitativ audit/revision ved besøg Automatiseret kvalitetsrapportering i systemer Mål: øge kvaliteten i informationshåndteringen ved at bringe god kvalitet i informationshåndtering tæt på medarbejdere og ledere. 21
LIRK Lovgivning, Information, Registrering, Kommunikation Metode til selvevaluering af kvaliteten i afgørelsessager Forvaltningsretlig vurdering samt vurdering af Informations- og dokumenthåndtering 22
I den gode sags tjeneste Undervisningskoncept: Forvaltningslov Offentlighedslov Databeskyttelseslov Arkivlov God forvaltningsskik, herunder god informationshåndtering Målrettede og case-baserede undervisningsforløb På vej mod I den gode sags tjeneste 2.0 Faste kurser (nye medarbejdere og ledere) Moduler efter behov og aftale (Den fulde pakke, Den gode afgørelse, God informationshåndtering) 23
4 Overvejelser og ønsker for fremtidens kvalitetssikring
Kvalitetssikring Kassation Arkivering Drift Konvertering Datatab Genanvendelse Data Ind- og ud data Tilgængelig hed Konvertering Sletning Sikkerhed Journalisering Konvertering 25
Hvis ikke vi bliver dygtigere til at kvalitetssikre data i drift, vil de blive sværere at anvende og genanvende. Vi vil fortsætte med at ophobe data fremover. Både data bestemt til bevaring og data der burde være kasseret inden sletning. Arkiverne ser slutprodukter (arkiveringsversioner), der giver et meget fremadrettet perspektiv på kvalitetssikring. Arkiver og arkivarer kan derfor bidrage konstruktivt til informationshåndtering og sikring af datakvalitet i kommunerne. Organisationerne skal blive bedre til at inddrage arkivernes værdifulde viden om datakvalitet især når det drejer sig om data, der skal bevares. Arkiverne kommer ikke uden om også at forholde sig til dataminimering. Vi har allerede mange redundante data i arkiverne. Fællesskaber og samarbejder kan gøre os stærke, hvis vi forstår at anvende dem rigtigt. Volumen gør en forskel. Kvalitetssikring er en løbende proces og skal ikke først på banen i forbindelse med arkivering af data. Arkivmæssige hensyn skal beskrives og tænkes ind i vejledningerne til bevaringsbekendtgørelserne. Kvalitetssikring af data i it-systemer er kommunernes ansvar men arkiverne kan være en værdifuld sparringspartner. 26
The roots of education are bitter, but the fruit is sweet (Aristoteles) 27