170 Referat fra bestyrelsesmøde i Vivabolig den 9. maj 2012 Start kl. 17.00, slut kl. 19.45 Tilstede var Frede Skrubbeltrang, Tina Holm, Søren Andersen, Iver Eriksen, Palle Christensen, Eigil Stausholm, Lise Lotte Kjær og Lotte Bang. Afbud fra Christian Vestergaard Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden samt referat fra sidste møde 2. Spørgsmål og kommentarer til direktionsrapporten 3. Repræsentantskabsmøde 22. maj 2012 4. Gennemgang af udkast til årsregnskab for 2011 5. Fusion temamøde for repræsentantskaberne 6. Politik for gaver, studierejser m.v. 7. Code of Conduct 8. Politik for networking 9. Forventningsanalyse - det kan være en god ide at lave en forventningsanalyse blandt medarbejderne, hvor vi beder dem beskrive deres forventninger til de respektive bestyrelser - afdelingsbestyrelsen, organisationsbestyrelsen og Vivas bestyrelse. Årsagen er den, at vi tror vi ved hvad der forventes af os - men gør vi egentlig det? En nem og lige til måde at finde ud af det på! 10. Kompetenceprofil for bestyrelsen 11. Dato og forslag til emner til næste møde 12. Eventuelt 13. Resume af beslutninger 1. Godkendelse af dagsordnen samt referat fra sidste møde Godkendt og underskrevet 2. Spørgsmål og kommentarer til direktionsrapport Afdeling 3 Thulevej holder ekstraordinært beboermøde renovering af syd facade, herunder udvidelse af altaner. Søren Andersen spørger til håndværkerafdelingen og det underskud der opstår. Lotte Bang orienterer om beslutningen på sidste møde at timeprisen maks må udgøre et gennemsnit af de eksterne håndværkeres priser. Sygefravær Lotte Bang orienterer om et meget højt sygefravær på kontoret, hvis vi ser bort fra Lone Vammen og Torben Thomsens sygdom i både 2011 og 2012, som er meget ekstraordinært, har vi de første 4 måneder af 2012 haft samme sygefravær som hele 2011 det kan have skyldtes generelt mere sygdom i samfundet. APV erne indikerer ikke noget, men vi har fokus på det. Søren Andersen spørger om statistik for overarbejde og afholdt afspadsering. Palle Christensen spørger om der kan være noget indeklima Lotte Bang siger vi har fået det målt og fik sat luftfugtere op på alle kontorer i stuen, de har været i stykker, men de virker igen. Liselotte Kjær pointerer også at nogle kommer syge på arbejde.
171 Det kan være misforstået godhed. 3. Repræsentantskabsmøde 22. maj 2012 Dirigent bestyrelsen foreslår Iver Eriksen Valg af medlemmer alle genopstiller Suppleanter vi spørger Henrik Yde, afdeling 3, Samsøgade m.v., Winnie, afdeling 5, Havrevangen m.fl. og Kirsten Sørensen, afdeling 4 i Østparken samt Karen Nielsen, afdeling 2, Peter Freuchens Vej og Lise Stender, afdeling 9, Vadum fra Limfjorden. Buffet med let anretning Vi inviterer revisorerne til mødet 4. Gennemgang af udkast til årsregnskab for 2011 Regnskabet udviser et overskud på kr. 593 efterfølgende korrigeret med momsafvigelse til kr. 563. Overskuddet skyldtes primært fratrædelse af Mogens Blicher Hansen og at vi først ansatte ny medarbejder 1/1 2012 og en regnefejl i beregningen af administrationsbidraget i budgettet, hvor vi har budgetteret meget forsigtigt. Modsat er der anvendt mere end budgetteret på småanskaffelser, afskrivninger p.g.a. nyindretning af nye arbejdspladser samt ekstra ebd omkostninger til bl.a. ny hjemmeside, intranet og beboernet m.v. Revisor har lavet supplerende oplysning i påtegningen omkring budgettallene som de ikke kan revidere og at de har læst ledelsesberetningen. 5. Fusion temamøde for repræsentantskaberne Frede Skrubbeltrang spørger om det går godt med rundturen i Østparken. Afdeling 1 kom med mange gode forslag til at blev klogere Få uvildige til at give et bidrag til Due Diligencen og foreslår at revisor og advokat forholder sig til den og kommer med deres erfaringer, trusler og gode råd. Jesper Nygaard som er direktør for KAB som er en fusion af AKB og KAB samt formand for Realdania og Landsbyggefonden. Årsregnskabet for 2011 blev godkendt Besluttet at invitere revisor og advokat, tilsynet og Jesper Nygaard alternativ en anden med samme erfaring i fusion. Palle Christensen tænker det handler om et juridisk sikkerhedsbælte. Vi skal ikke være så store, at vi mister nærheden. Præcisere hvad den enkelte beboer får ud af fusionen. Invitationen skal formuleres sådan den skal give anledning til at reflektere.
172 Dato i juni 2012 5-9 er Frede ikke til stede 6. Politik for gaver, studierejser m.v. Politikken uændret da der står det skal vurderes HTH invitation til Christian Vestergaard og Frede Skrubbeltrang til billetter til Den eneste ene De har begge takket nej. Iver Eriksen spørger om en billet til afdelingsbestyrelsen til Zoo fra Erik Fals om den kan accepteres. Ingen bemærkninger. 7. Code of Conduct Iver Eriksen har udarbejdet et forslag til uddybning af værdier Tillid: Vi ønsker en organisation, hvor vi har tillid til hinanden, og hvor vi efterlever vores mission, vision og værdier. Tillid betyder også, at vi tror på de bedste hensigter, og at vi kan regne med hinandens opbakning i vores handlinger og skaber derved et rart sted at være for medarbejdere og beboere. For os hænger tillid sammen med, at vi lytter til hinanden og ser forskellighed som en styrke. Vi respekterer hinandens faglighed og er åbne og parate til at lære ikke mindst af vores fejl. Vi ser positivt på forslag og nye ideer og initiativer, og vi opmuntrer, støtter og anerkender hinanden. Vi tror på, at mennesker har den bedste hensigt, og derfor er vi nysgerrige og vi søger dialogen, også når vi ikke er enige. Respekt, ordentlighed, tryghed, loyalitet og fællesskab er nøgleord for vores møder, beslutnings-processer og samarbejde. Vi lytter til hinanden og ser forskellighed som en styrke Vi respekterer hinandens faglighed og anser alle niveauer som ligeværdige Vi er parate til at lære For os bygger tillid og tryghed på hinanden Vi appellerer til forståelighed og rummelighed Vi er positive overfor ideer og initiativer Vi lægger vægt på at opmuntre, støtte og anerkende hinanden Vi ønsker at give friheden til at kunne handle Vi tror på den bedste hensigt Vi er nysgerrige og går i dialog Vi skaber frie og fleksible rammer Vi tager selvstændigt fat på opgaver og har tillid til at at de afsluttes Respekt, ordentlighed og loyalitet er nøgleord for os Loyalitet: Loyalitet betyder, at vi kan stole på og respektere hinanden. Vi anser et højt informationsniveau med åbenhed, dialog og diskussion for at være essentielt til gengæld respekterer vi de demokratiske spilleregler og dermed de beslutninger, der træffes på de forskellige niveauer. Det betyder, at når en beslutning er truffet, trækker vi i arbejdstøjet og arbejder loyalt på at føre den ud i livet, så vi dermed fremstår som én samlet enhed. Vi er bevidste om vores rolle i organisationen, og ordentlighed og troværdighed kendetegner vores kommunikation såvel internt som i forhold til eksterne samarbejdspartnere og beboere.
173 Loyalitet betyder, at vi stoler på og respekterer og tolererer hinanden Et højt informationsniveau med åbenhed, dialog og diskussion er essentielt Vi respekterer demokratiets spilleregler Vi arbejder loyalt på at føre trufne beslutninger ud i livet Ordentlighed og troværdighed kendetegner vores kommunikation såvel internt som eksternt Vi tør satse og bakker hinanden op i vorfes handlinger Troværdighed: I vores daglige arbejde er det essentielt, at vi gør, hvad vi aftaler og lover, så der bliver overensstemmelse mellem ord og handling, og vi dermed lever op til de fælles værdier. Troværdighed betyder også, at vi siger tingene på rette tid og sted. Vi er troværdige overfor missionen, visionen samt værdierne i organisationen Vi tager ansvar overfor fælles værdier Vi tager ansvar for, at der er sammenhæng mellem ord og handling Vi tager ansvar for egne handlinger Vi siger tingene på rette tid og sted Vi tager stilling Vi overholder aftaler og efterlever trufne beslutninger og er pålidelige Vi er ansvarlige i forhold til opgaveløsningen. Åbenhed og gennemsigtighed: I vores måde at arbejde på er det vigtigt med åbenhed og gennemsigtighed, så vi gennem dialog opnår den højeste grad af faglighed, ide-rigdom og kreativitet i løsningen af komplekse opgaver kun på den måde sikrer vi den bedste løsning. Det indebærer, at vi skal have et højt gensidigt informationsniveau, hvor vi informerer hinanden så tidligt som muligt, så vi gennem indsigt i vores muligheder er positive overfor andres meninger og ytringer. Gennem åbenhed og dialog styrkes vi, så vi bedre kan imødekomme krav om forandringer. Vi har en åben, ligeværdig og respektfuld dialog Vi tør indgå i dialog Vi har ingen skjulte dagsordener Vi vil være åbne og positive overfor andres tilkendegivelser, meninger og ytringer Vi informerer så tidligt som muligt til de rette personer Vi sparrer med samtlige aktører Vi involverer beboerne Vi vil være åbne overfor forandringer og nytænkninger Vi stiler mod udtalelser, der understøtter den positive historie Vi vil være nysgerrige overfor hinanden Vi har ret og pligt til at informere på alle niveauer Udvikling: Vi vil have en organisation hvor udvikling er sat i højsædet, hvor alle medaktører arbejder mod et fælles mål og som altid er fremsynet og på forkant med tingene. Uden udvikling, afvikler vi. Vi går ikke i stå Vi har en høj grad af frihed/selvforvaltning kun sådan udvikler vi os
174 Vi ønsker medarbejdere der til stadighed udvikler deres kompetencer Vi tilpasser os fremtidens krav Det skal gerne blive til en måde vi behandler alle i og omkring organisationen på samt den måde vi selv forventer at blive mødt af alle interessenter på. Palle Christensen efterspørger hvad konsekvenser er. Lotte Bang siger det alene er et moralsk ansvar. Vi skal bruge det til at sætte grænser for hvad vi vil finde os i og hvad vi kan tillade os at sige fra overfor. Vi henvender os til alle interessenter, bestyrelsesmedlemmer, håndværkere, rådgivere, samarbejdspartnere, beboere evt. Iver Eriksen udarbejder en indledning. Code of Conduct er enstemmigt vedtaget. 8. Politik for networking Et citat Netværk er summen af alle dine forbindelser uanset køn, alder, profession og interesser. Alle de du kender er en del af dit netværk ligesom du er en del af deres. Frede Skrubbeltrang orienterede om Christian Vestergaards indlæg omkring politikken og beder Lotte Bang rundsende det til alle. Essensen er at Christian Vestergaard stemmer imod det foreliggende forslag. Eigil Stausholm - der er lovgivning der fastsætter hvad der skal udbydes og kan ikke se der er problemer, når vi overholder det. Liselotte Kjær føler sig under mistanke når hun hører hvad Christian Vestergaard skriver og mener vi skal arbejde med udgangspunkt i tillid ikke mistro. Iver Eriksen giver Christian Vestergaard ret i at vi skal passe på med den diagonale dialog, men mener dog det ligger i at vi skal kende vores egen plads i organisationen. Kan ikke se alle de bekymringer Christian Vestergaard opstiller. Søren Andersen mener Christian Vestergaard har en anden politisk grundholdning som ikke kan ændres. Han er enig med Liselotte Kjær i at mistænkeliggørelse af alt er dræbende for kreativiteten. Lotte Bang er enig med Christian Vestergaard rigtig langt hen ad vejen, men mener det er det hun har forsøgt at skrive når vi skriver Det er vigtigt at have øje for, hvordan man sorterer til og især fra i mulighederne. Vi skal selektere i hvad det er for
175 nogle netværk man bruger i givne tilfælde. Vi skal til enhver tid kende, vores egen plads i organisationen og være opmærksom på, hvornår man kommunikerer hvordan. Vær specielt som bestyrelse og ledelse opmærksom på, at vi ikke - og minde om at man ikke kan, ikke - kommunikere Vi skal med politikker, målsætninger og forretningsgange for andre områder, sikre vores uafhængighed. Eigil Stausholm mener ikke vi kan skrive os ud af alt. Mener også man dræber alt initiativ ved at sætte begrænsninger ud over det der allerede står skrevet. Lotte Bang spørger hvad konsekvenserne vil være. Tina Holm mener hendes mavefornemmelse ville sige til hende hvad der er i orden og hvad der ikke er. Lotte Bang spørger om vi kan tilføje, at vi skal være åbne om hvad vi deltager i når det er noget der er nyt. Lotte Bang vil være ked af, hvis ikke vi netværker, det er med til at sikre at vi sammen er stærke ikke at vi hver især er stærke. Lotte Bang mener networking er kommet for at blive det er ikke noget, vi kan fravælge. Til gengæld kan vi vælge hvordan vi vil netværke og hvad vi vil have ud af det. Palle Christensen mener generelt det er positivt og en udvikling i forhold til tidligere, men kan godt som Christian Vestergaard se farerne. Eigil Stausholm mener ikke vi i alle henseender kan beskrive alle risici, mener det Lotte Bang har lavet er rigtig godt og dækkende, men mener vi hen ad vejen skal justere på det som en løbende proces. Søren Andersen mener sagtens vi kan gå ind for politikken som den er og så kunne vi i forbindelse med revurdering af gavepolitikken også tage denne op til revurdering. Iver Eriksen mener også politikken er rigtig god og kan godt gå ind for den Palle Christensen kan godt gå ind for politikken, som den er beskrevet. Tina Holm spørger om den kan høre under Code of Conduct, har en følelse af at det hænger lidt sammen. Konklusion
176 Politikken dækker flere niveauer i organisationen Vi tager politikken op til vurdering igen om senest et år, politikken skal henvise til Code of Conduct åbenhed - tillid Politikken er enstemmigt vedtaget 9. Forventningsanalyse - det kan være en god ide at lave en forventningsanalyse blandt medarbejderne, hvor vi beder dem beskrive deres forventninger til de respektive bestyrelser - afdelingsbestyrelsen, organisationsbestyrelsen og Vivas bestyrelse. Årsagen er den, at vi tror vi ved, hvad der forventes af os - men gør vi egentlig det? En nem og lige til måde at finde ud af det på! Iver Eriksen kunne godt tænke sig at vi lavede en forventningsanalyse for hvad beboerne, afdelingsbestyrelserne, medarbejderne kan forvente af Organisationsbestyrelsen. Søren Andersen, mener den kan laves både meget omfattende og mindre omfattende, men at det klart vil være med til at forbedre organisationen. Eigil Stausholm mener at god service er at give mere end forventet, så skal man også kende forventningerne. Noget af det er lovreguleret, men der er også moralsk forventning. Frede Skrubbeltrang spørger om Iver Eriksen har et forslag til et forventningsafstemnings skema. Tage det med som et punkt på næste møde. Iver Eriksen pointerer, at det er til for at bestyrelsen kan udvikle sig. 10. Kompetenceprofil for bestyrelsen Iver Eriksens forslag udspringer af kredsmøde, hvor kredskonsulent fortalte om kompetenceprofil for direktører. Vi kan godt have nogle ønsker til kompetencer, hvilke kompetencer vi gerne vil have til rådighed i bestyrelsen Punktet udsættes til næste møde. 11. Dato og forslag til emner til næste møde Dato for næste møde: 4. juni 2012 kl. 17 Punkter til næste møde:
177 Repræsentantskabsmøde 22. maj 2012 kl. 17.00 evaluering og konstituering Forventningsafstemning Kompetenceprofil Temamøde med repræsentantskaberne Punkter til kommende møder: Fællesmøde bestyrelse og personale Reklamer tænk ud af boxen 12. Eventuelt Studiecykel med reklame Eigil Stausholm sætter tvivl omkring værdien. Søren Andersen mener vi skal høre nærmere omkring det punkt på næste møde Lys i Afrika Energi Nord sender solcellelamper til Uganda, hvor ca. 80% af befolkningen ikke har adgang til el. I øjeblikket får de fleste familier i Uganda lys fra skadelige og brandfarlige petroleumslamper. Det skal stoppes. Når du får strøm fra Energi Nord, indgår du automatisk i fællesskabet om at forsyne Uganda med solcellelamper. Vi betaler ikke hverken mere eller mindre - LB sender mere info rundt punkt på næste møde. 13. Resume af beslutninger Regnskab godkendt Repræsentantskabsmøde: Vi peger på Iver Eriksen som dirigent Lotte Bang laver et forslag til service katalog Gæste deltagere til temamøde repræsentantskaberne Anne Henriksen, advokat Britta Mikkelsen, revisor Kim G. Pedersen, tilsynet Aalborg Kommune, Jesper Nygaard, KAB Code of Conduct skal efterleves og Iver laver en indledning Politik for Networking dækker flere niveauer og vi tager det op i 2013 henviser til værdier, godkendt. Forventningsafstemning Iver Eriksen laver et oplæg Punkt 10 kompetenceprofil venter til næste møde 4. juni 2012. Lotte Bang Referent Frede Skrubbeltrang Christian Vestergaard Søren Andersen Konstitueret Formand Eigil Stausholm Tina Holm Iver Eriksen Palle Christensen