Udkast Tirsdag den 20. november 2012 kl. 13.00, mødelokale 529 Deltagere: Conni Simonsen Jens B. Bennedsen Jørgen Bundgaard Nielsen (CSi) (JBB) (JBN) Erland U. Jessen Jesper Jensen Stig Ravn Jens Peder Ulfkjær Christina K. Dose (EUJ) (JJ) (StR) (JPU) (JKD) Stine Bundgaard Hjort Annie Thomsen (SBH) (AT) Afbud: Ordstyrer: Referent: Jørgen Bundgaard Nielsen, Stine Bundgaard Hjort Conni Simonsen Annie Thomsen Dagsorden 1. Godkendelse af forretningsorden for LSU ved Ingeniørhøjskolen 2. Godkendelse af dagsorden 2. a Godkendelse af referat fra IHA SU-møde 133 den 30. november 2011 3. Valg af næstformand 4. Fusion med Aarhus Universitet IHA s lokalaftaler/personalepolitikker 1) Erklæring om fritagelse for multimediebeskatning 2) Telefonpolitik for IHA-telefoner 3) Sygefravær 4) Rygepolitik 5) Seniorpolitik ved IHA 6) Barns 1. og 2. sygedag 5. Personalepolitik a) Ny løn 2012 b) Skemastruktur Katrinebjerg c) Nye retningslinjer for censur ved eksamen fra efterårssemestret 2012 6. Økonomi m.v. 7. Institutionelle forhold Ingeniørhøjskolen Aarhus Universitet Dalgas Avenue 2 8000 Aarhus C Tlf.: +45 4189 3000 Fax: +45 4189 3001 E-mail: iha@iha.dk www.iha.dk
8. Meddelelser 9. Næste møde 10. Eventuelt Side 2/7 ad 1 - Godkendelse af forretningsorden for LSU ved Ingeniørhøjskolen Udkast af 17. november 2012 til forretningsorden for samarbejdsudvalget (LSU) ved Ingeniørhøjskolen Aarhus Universitet blev tiltrådt. Der blev henvist til 14 Tavshedspligt, hvor det fremgår, at LSU s medlemmer har den tavshedspligt, der følger af forvaltningslovens regler. Formandsskabet indikere om et punkt er belagt med tavshedspligt i indkaldelsen Tillæg til forretningsorden, hvor det fremgår, hvem medarbejderrepræsentanterne repræsenterer i LSU, vil snarest blive udarbejdet. ad 2 - Godkendelse af dagsorden EUJ anmodede om optagelse af pkt. 2 a Godkendelse af referat fra seneste møde samt pkt. 5 c Nye retningslinjer for censur ved eksamen fra efterårssemestret 2012. ad 2 a Godkendelse af referat fra seneste møde. Referat af møde 133 i IHA SU den 30. november 2011 blev godkendt uden bemærkninger. ad 3 - Valg af næstformand I henhold til den godkendte forretningsorden skal der vælges næstformand for ASE s LSU for perioden indtil 28. februar 2014. EUJ blev valgt af medarbejderrepræsentanterne. ad 4 Fusion med Aarhus Universitet Ingeniørhøjskolens lokalaftaler/personalepolitikker skal gennemgås med henblik på videreførelse eller opsigelse. For en stor del af aftalernes vedkommende vil de blive erstattet af tilsvarende aftaler på AU. Der er tidligere udarbejdet en liste over IHA s lokalaftaler/personalepolitikker, dateret 15. september 2011. 1. Erklæring om fritagelse for multimediebeskatning (pkt. 10) Den 1. januar 2012 er multimediebeskatningen afskaffet og i stedet indført en beskatning af fri telefon. Dette betyder, at Ingeniørhøjskolens skrivelse/orientering af 27. november 2009 om multimediebeskatning ikke længere er gældende.
Erklæring om fritagelse for multimediebeskatning, som er indgået under multimediebeskatninger er fortsat gældende i forhold til beskatning af fri telefon, hvilket betyder, at medarbejdere, hvor der i forvejen er udarbejdet en tro-og loveerklæring, ikke skal indsende en ny erklæring, såfremt de skal beskattes af fri telefon. Der henvises til AU s regler omkring beskatning af fri telefon, jf. http://medarbejdere.au.dk/administration/hr/beskatning-af-fri-telefon/. Side 3/7 2. Telefonpolitik for IHA-telefoner (pkt. 11) Ingeniørhøjskolens telefonpolitik af 22. februar 2011 samt telefonprocedure af 18. oktober 2011 fastholdes indtil videre. Der henvises endvidere til AU s politik og retningslinjer: http://medarbejdere.au.dk/administration/it/telefonipaaau/ 3. Sygefravær (pkt. 14) Ingeniørhøjskolens politik på området er ikke opdateret og derfor ikke længere gældende. Der henvises til AU s notat omkring sygefravær, som er opdateret med de seneste ændringer http://medarbejdere.au.dk/administration/hr/arbejdstidfravaerbarsel/fravaer/sygd om/ 4. Rygepolitik (pkt. 16) Ingeniørhøjskolens rygepolitik skal justeres i henhold til AU s regler på området. AU har retningslinje af 24. april 2012 omkring rygning for alle medarbejdere og ledere ved AU samt en samlet rygepolitik for AU, dvs. gældende for ansatte, studerende og besøgende. http://medarbejdere.au.dk/administration/hr/abc/rygning/ http://medarbejdere.au.dk/administration/hr/arbejdsmiljoe/fysiskarbejdsmiljoe/ryg epolitik/ LSU var enige om, at det fortsat er et stort problem at rygerne står ved hovedindgangen hhv. på DA2 og på KB og ryger. Conni lovede sammen med driften at arbejde på en løsning, hvor rygerne kan henvises til en bedre for alle rygeområde. Der vil til et kommende møde i LSU blive udarbejdet lokal rygepolitik for matriklen Dalgas Avenue 2 og Finlandsgade 22-24. 5. Seniorpolitik ved Ingeniørhøjskolen (pkt. 17) Ingeniørhøjskolens seniorpolitik, dateret december 2010 er forældet.
Opmærksomheden blev henledt på pkt. 7 procedure ved fratræden, som er en lokalaftale. Der vil til et kommende møde i LSU blive udarbejdet en opdateret procedure i forhold til gældende regler herom på AU. Side 4/7 Det blev noteret, at EUJ efterlyste, at ASE fortsat bør have en lokal seniorpolitik. Generelt mener B-siden, at information/viden om personalemæssige oplysninger skal være skrevet sammen til forståelig og nem læsning for medarbejderne. B- siden fandt ikke, at det kan være rimeligt, at man som medarbejder selv skal finde oplysninger i bekendtgørelser eller cirkulære. CSi vil tage det med videre til AU samt at medarbejdere altid er velkommen til at kigge forbi hendes kontor, hvis de søger svar på spørgsmål. I øvrigt henviste CSi til at bruge ASE s HR-partner. Endvidere vil der på ASE s nye hjemmeside under AU komme en side for ASE s medarbejdere, hvor det bliver nemt at finde oplysninger bl.a. omkring ansættelsesforhold. Her og nu kan man finde mange oplysninger på http://medarbejdere.au.dk/administration/hr/abc/ Der henvises til AU s gældende politik vedr. seniordage http://medarbejdere.au.dk/administration/hr/abc/seniordage/ samt Cirkulære af 29. august 2011 aftale om senior- og fratrædelsesordninger StR bad om, at der på et kommende møde bliver drøftet ledelsen holdning til ønsker fra medarbejdere om en arbejdsuge på mere end 37 timer. 6. Barns 1. og 2. sygedag (pkt. 18) Ingeniørhøjskolens retningslinier er lig AU s retningslinjer af 24. april 2012 og der henvises derfor hertil http://medarbejdere.au.dk/administration/hr/abc/fravaer-med-loen-i-forbindelsemed-barns-sygdom/ ad 5 Personalepolitik/forhold Personalenyt. Der henvises til http://www.iha.dk/default.aspx?id=5007, som løbende bliver opdateret. a. Ny løn 2012 CSi gav en orientering. Ledelsen arbejder på, at ny løn 2012 er afsluttet inden udgangen af 2012.
b. Skemastruktur Katrinebjerg I henhold til allonge til arbejdsnormeringsaftalen er der gennemført en spørgeskemaundersøgelse omkring Skemastruktur på Katrinebjerg med svarfrist 10. september 2012. Resultatet af evalueringen dateret 11. oktober 2012 blev forelagt for LSU med indstilling om, at der - i henhold til undersøgelsens resultat - ikke ændres praksis Ledelsen var uforstående overfor den meget lille svarprocent, hvilket StR ville tage med IDA s kommende generalforsamling. Side 5/7 LSU tog orienteringen til efterretning, og der var enighed om at fortsætte nuværende skemastruktur på Katrinebjerg. c) Nye retningslinjer for censur ved eksamen fra efterårssemestret 2012. Der er udsendt brev til censorer på diplomingeniøruddannelserne ved ASE. Underviserne er orienteret herom fra ASE s uddannelsesansvarlige enten ved kopi af brevet eller på et afdelingsmøde. De nye retningslinjer er tiltrådt af censorformandsskabet. B-siden mente, at det vil blive svært fremover at skaffe censorer, når den eksterne censor skal vurdere en ikke-rettet udgave af opgavebesvarelsen eller projektet. Problemstillingen omkring ens retningslinjer herunder takster vil CSi anmode IUS om at drøfte på et kommende møde og de uddannelsesansvarlige vil blive bedt om at give en tilbagemelding, om det har været vanskeligt at finde censorer under de nye retningslinjer. Der gives en samlet tilbagemelding til LSU i løbet 2013. ad 6 - Økonomi CSi oplyste, at Keld Lassen fremover bliver ansvarlig for ASE s økonomi. Keld Lassen vil blive inviteret til at komme og deltage i LSU s møde under punktet økonomi, når det findes påkrævet. CSi kunne oplyse, at der bliver arbejdet intensivt på budget 2013, men at det er svært at komme med et reelt billede af ASE s økonomi på nuværende tidspunkt, da den overordnede økonomiske model fra AU ikke helt er fastlagt endnu. Der arbejdes med overordnede tal herefter på detailniveau. B-siden havde et par opklarende spørgsmål bl.a. omkring det økonomiske i forhold til Institut for Ingeniørvidenskab.
ad 7 Institutionelle forhold a. Navitas Der er rejsegilde den 3. december 2012 for nærmere indbudte gæster CSi kunne oplyse, at alt går efter planen. I øjeblikket fordeles arealer/fordeling mellem søjlerne B-M-AK og det administrative personale. JJ efterlyste, om ledelsen fortsat har øje for at værkstederne fortsat får det råderum, de har på DA 2, så de fortsat kan yde, det de gør i dag. CSi vil tage det med videre. Side 6/7 Der arbejdes på, at det våde område kan samles på Hangøvej, i en bygning på ca. 2900 m2. Hertil arbejdes der med en proceshal/studenter-værksted på ca. 1000 m2. b. Puls 2012 PULS 2012 bliver afviklet over de næste 2 måneder. Der udsendes spørgeskema til medarbejderne i uge 47. CSi oplyste, at der fortsat arbejdes på, at en organisationsplan for ASE er færdig inden udgangen af 2012. c. Overførsel af elektronikingeniøruddannelsen og adgangskursus i Herning til ASE Overførsel af ASE s forretningsingeniøruddannelse til Herning Ingeniørhøjskolen Aarhus Universitet og AU Herning har sat gang i en proces med henblik på at overdrage diplomingeniøruddannelsen Electronic Design Engineer (EDE) i AU Herning til Ingeniørhøjskolen Aarhus Universitet og Ingeniørhøjskolens forretningsingeniøruddannelse til AU Herning per 1. januar 2013. Disse organisatoriske forandringer skal være med til at sikre optimale betingelser for udvikling af uddannelserne. I de kommende uger vil de to parter udarbejde en formel kontrakt og indstille denne til universitetsledelsen for endelig godkendelse. Medarbejderne på de to berørte uddannelser vil få nyt referenceforhold, men uddannelsernes geografiske placeringer vil forblive uændrede. Der er indkaldt til fællesmøde HIH og ASE fredag den 30. november, hvor der skal aftales nærmere ad 8 - Meddelelser a. Obligatorisk SU kursus Ingeniørhøjskolens LSU er inviteret til SU kursus 12. december 2012 på Koldkærgård Konferencecenter. ad 9 - Næste møde Der afholdes årligt 4 møder. Møderne placeres tidsmæssigt efter møder i HSU og FSU.
ad 10 Eventuelt Intet at berette Side 7/7 Conni Simonsen Referent Annie Thomsen 8. december 2012