Behovsanalysen Behovsanalyse i forbindelse med udarbejdelse af en IKT-strategi i Norges Landbrugsdepartement København, 8. juni 2000 No. 1 Formål med undersøgelsen Undersøgelsen skal skabe en base for at udvikle en IKT-strategi som er bedst muligt forankret i organisationens behov (forstået både som overordnede behov i forbindelse med organisationens målopfyldelse samt medarbejdernes behov i forbindelse med løsning af arbejdsopgaver) og forudsætninger. No. 2 No. 1 x01/09/00
Metode Interview med nøglepersoner i organisationen Dybdeinterview m. 5 chefer og en tillidsrepræsentant Gruppeinterview med IT-medlemmerne af Intranetgruppen, fagrepræsentanterne af Intranetgruppen samt IT-gruppen No. 3 Fokus for undersøgelsen IKT-vaner IKT-modenhed Kommunikation i arbejdsprocesser og IKT Organisering af IKT-opgaver Jordbrugsopgøret og IKT No. 4 No. 2 x01/09/00
IKT-vaner IKT anvendes af de fleste som et supplement til de øvrige kommunikationsmåder ved dagligt arbejde: Møder, personlig kontakt, telefon og fax Brug af IKT til informationssøgning er ikke udbredt blandt informanterne E-mail bruges primært til uformel kommunikation, idet man ikke helt stoler på at tingene kommer frem. Meget ofte benyttes parallelle processer, hvor man anvender både papirbreve og e-mail. Flere efterlyser på denne baggrund et regelsæt omkring brugen af e-mail. Chefer ønsker ikke at erstatte det personlige møde med elektronisk kommunikation. De fleste foretrækker et åbent system uden fx lukket chefsområde. Ting som er for hemmelige til et intranet bør slet ikke findes der. Et lukket område vil bare gøre medarbejderne mistænksomme. No. 5 IKT-modenhed Generelt markant stigning i IKT-modenheden i organisationen de seneste år - blandt andet på grund af gode uddannelsestilbud. Stadig visse dårlige brugere med dyr skrivemaskine. En del ledere har problemer med at tage IKT i brug. De påpeger selv, at de ikke bør blive blive bremseklodser for udbredelsen af IKT. Ikke alle chefer vil kunne fungere som ambassadører i implementeringen af IKT -> men måske kan de motiveres. Især ældre ansatte kan have problemer med IKT. Generelt er holdningen at der bør stilles krav til at medarbejderne og cheferne benytter sig af IKT. Cheferne mener de har et ledelsesansvar ved implementering af IKT i LD No. 6 No. 3 x01/09/00
Kommunikation i arbejdsprocesser og IKT De fleste informanter var i stand til at identificere typer af information som med fordel kunne gøres lettere tilgængeligt både tværorganisatorisk, mellem departementet og fylke og etater samt mellem departementet og NGO ere. Typer af information er fx virksomhedsplaner, større projekter, løbende info. i jordbrugsopgørs-processen, database over kompetencer i departementet, tildelingsbreve, aktivitetsrapporter fra fylkene og budgetter. Den efterspurgte information findes i forvejen i elektronisk form, men kan gøres let tilgængeligt for brugerne. Andre temaer med fællesinteresse kan lokaliseres ved yderligere analyser. No. 7 Organisering af IKT-opgaver Typisk udpeges ansvarlige i afdelingerne som interesserer sig for teknologien ved IKT projekter - sjælden fokus på informations- og kommunikations-kompetencer. Bred enighed om vigtigheden af en opprioritering af I&K-kompetencer i organiseringen af IKT-opgaver. Flere nævner at INFO kan have et overordnet ansvar for intranettet. Flere nævner at de der arbejder med et fagområde må være ansvarlige for indholdet på deres fagområde samt være dem der sørger for opdatering og kvalitetssikring af informationen. No. 8 No. 4 x01/09/00
Jordbrugsopgøret og IKT Bred enighed om at store dele af organisationen ville være glade for løbende information undervejs i processen med jordbrugsopgøret, både ved forberedelsesfasen og forhandlingsfasen. P.t. foregår info som rygter som spredes i organisationen. No. 9 SWOT-analyse med IT-gruppen 8. maj 2000 Styrker Ledelsesforankring (i gang) Næsten alle bruger PC och Outlook Raskere kommunikation Ledelsesforankringen er bedre end den var Godt, fungerende e-postsystem Åbenhed (kan dog blive større) Medbestemmelse fra medarbejdere (v. implementering og udvickling) Brugerkursus for brugere i 1999/2000 i Officepakken (niveauet er højere) Trusler Virus gennem mail Mindre face-to-face kommunikation (en mener ikke det bliver et reelt problem) Bange for at ny teknologi ikke vil blive taget i brug, da mange har stort arbejdspress og ikke har tid Ulike informationsmiljøer Utro tjenere Interne fortrolige informationer Fysisk indtrængning Budget»cut«No. 10 Svagheder Mange har spærrer på for at sætte sig ind i ny teknologi (også visse ledere) Bureaukrati Lidt fleksibilitet (eksternt) Organisationsbarrierer på tværs (problem vid projekt, fx intranetprojektet) Visse ledere mangler stadig forståelse for IT Lavt kunskapsniveau mht. IT Ikke alle afdelinger vil afsætte resourcer Ulika kommunikationsmiljöer i organisationen Muligheder Lettere kommunikation med hele verden Kontakt med ydre etater via ekstranet Lettere impass for nye medarbejdere Hurtigere kommunikation Systematisering av information forbedret gjenfinning af information i systemet Effektivisering (arkiv/sagsbeh.) skal ses i ht. modenhed Bedre åbenhed»romslig«økonomi i LD Muligheder til besparelser Mer åbne»maler«no. 5 x01/09/00
SWOT-analyse med fagrepræsentanterne i Intranetgruppen 22. maj Styrker Koordinering (e-post, dokumentudveksling) Organisering generelt (fraværdsfunktion, møderumdsbestilling Tilgængelighed (hvis opdateret) Enkelt at lære (intranet) Kvalitetssikring Geografisk uafhængig (hjemme, på rejse) Enkelt lagringsværktøj (ved sagsbehandling) Trusler Lækager i systemet, hakkere Virus - sårbarhed Visse ledere sidder i møde hele dagen + får papirkopi -> intet behov for IKT LD-nyt kun elektronisk -> visse vil ikke læse det IKT anvendes ikke -> ser ikke behovet Ingen interesse og kundskab hos især ældre brugere Manglende formelt status på dokumenter -> pt. er IKT uformelle kanaler. regler v arkiv. + elektr. sagsbehandling No. 11 Svagheder Meget unødigt info -> tidskrævende Kræver oplæring (intranet) Junk-mail Langsom brugerstøtte - skal være hurtig IKT-strategi ikke kendt blandt medarbejderne Intranet påvirker arbejdsmiljø negativt (isolerede individer) Intranet konkurrerer med jungletelegrafen v nyheder Manglende kvalitetssikring Ældre ledere som ikke anvender IKT, lille interesse Ustabilt net (til tider) + langsom brugerstøtte Muligheder Effektivisering Integrering af Outlook Intranet til opslag, retningslinjer, organisering, telefonlister, arbejdsredskab og arkiv Åbenhed både internt og externt -> skabe info.- deling LD-nyt kun elektronisk -> tvinger folk til brug Samordning af data/info Info. hurtigt ud til etater/kunder No. 6 x01/09/00