CompuSoft Websuite InHouse Reservations System version 1.1 11.11.2006 Vedligeholdelse CompuSoft A/S www.compusoft.dk info@compusoft.dk tlf.: +4563186318
Side 2 Brugere 3 Oprette ny bruger 3 Rette eksisterende bruger 4 Profiler, Kategorier, Enheder 5 Opret ny kategori 6 Enheder (værelser, hytter, lokaler, m.m.) 8 Oprette ny enhed 8 Priser og tekster 10 Oprette ny pris 10 Beskrivelse af varekoder 11 Alternative priser 12 Tekstoversættelse 14 Perioder 15 Profiler 17 Oprette ny profil 17 Prioriterings rækkefølge 19 Betingelsesperiode (Salgsbetingelser i en given periode) 20 Autoposter 26 Weboplysninger 28 Webshop elementer 31 Valutakurser 32
Side 3 Brugere Herunder vedligeholdes brugere af systemet og deres rettigheder. Oprette ny bruger 1. Klik på ikonet Ny for at oprette en ny bruger: 2. Udfyld brugeroplysningerne og klik Gem. Bruger nr.: Bruger navn: Login navn: Bruger kodeord: Må bruger rette priser: Er bruger en superbruger: Extern adgang: Extern booking adgang: Tildeles automatisk Angiv brugerens korrekte navn Hvilket navn skal brugeren anvende for at logge på systemet. Hvilket personlige kodord skal brugeren anvende for at logge på systemet. Har brugeren rettighed til at rette i priser. Har brugeren rettighed til at anvende alle funktioner i systemet. Ikke idriftsat endnu. Ikke idriftsat endnu.
Side 4 Rette eksisterende bruger 1. Klik på en bruger fra oversigten for at få adgang til at rette i brugerens rettigheder m.m. 2. Foretage ændringerne og klik Gem.
Side 5 Profiler, Kategorier, Enheder Begrebsforklaring Enheder: Enheder omfatter værelser, hytter mm. - altså de udlejningsenheder jeres vandrerhjem tilbyder. I systemet har alle enheder hvert deres unikke enhedsnummer, således at systemet kan arbejde med og kende forskel på enhederne. En enhed kan eventuelt deles op i X antal dele. Eksempelvis kan enheden fællesværelse mænd, som består af 12 senge, deles op i 12 dele. Kategorier = Enhedskategorier. Kunne også kaldes værelsestyper. Man har typisk en kategori for hver værelsestype eller hytte eller lokale. Alle enhedskategorier har et unikt nummer (Enhedskategorinummer), således at systemet kan arbejde med og kende forskel på kategorierne. Eksempelvis kan man forestille sig, at enhed nr. 1-5 er værelser med 3 senge og enhed nr. 6-10 er værelser med 4 senge. Derfor placeres enhed 1-5 under kategorien for 3 sengs værelser, mens enhed nr. 6-10 placeres under kategorien for 4 sengs værelser. Profiler: Kunne også kaldes salgskombinationer. En profil består af udvalgte enheder på tværs af kategorier (eller endda hele kategorier). Disse udvalgte enheder angives i en prioriteret salgsrækkefølge, afhængigt af hvilken rækkefølge, vandrerhjemmet ønsker at sælge de pågældende enheder i. Alle profiler (salgskombinationer) har deres unikke profil-navn, hvorunder de udvalgte enheder er placeret i salgsrækkefølge. Eksempelvis kunne man ønske at sælge profilen 2 sengs værelse via Onlinebooking. Vandrerhjemmet vil helst sælge værelserne 5-8, da disse værelser kun har 2 senge. Skulle disse værelser imidlertid være optaget i den periode, kunden ønsker at reservere, ønsker vandrerhjemmet måske at sælge 2 af sine 3 sengs værelser til kunden. Og i yderste konsekvens, hvis disse 2 værelser også er optaget, ønsker vandrerhjemmet måske at sælge et enkelt af sine 4 sengs værelser. For at systemet kan håndterer en sådanne fleksibel salgsteknik, ville man i dette eksempel skulle definere en profil således: Profil: Første prioritet (skal sælges først): Anden prioritet: Tredje prioritet: 2 sengs værelser Hele kategorien for 2 sengs værelser. Her angives de to udvalgte 3 sengs værelser. Her angives det udvalgte 4 sengs værelse.
Side 6 Kategorier (værelses typer, hytte typer, lokale typer osv) Kategorier dækker over vandrerhjemmets forskellige typer af værelser, hytter m.m. Alle enhedskategorier skal tildeles et unikt nummer (enhedskategorinummer), således at systemet kan arbejde med og kende forskel på kategorierne. Opret ny kategori 1. Klik på ikonet Kategorier for at oprette, vedligeholde eller slette. 2. Klik på ikonet Ny for at oprette en kategori. 3. Angiv et unikt enhedskategori nr. 4. Angiv en unik betegnelse som beskriver kategorien. 5. Angiv om det generelt set for denne kategori værelser er tilladt eller ikke tilladt for vandrerhjemmet at flytte kundens reservation til et andet værelse (i tilfælde hvor det skulle være nødvendigt at rokere med reservationerne for at skabe bedre belægnings muligheder. 6. Definér eventuelt ledetekster. Ledetekster er en slags overskrift til indtastningsfelter, som vises under de værelser, man senere tilknytter denne kategori. I disse indtastningsfelter kan eventuelt indtastes ekstra bemærkninger om det enkelte værelse. 7. Angiv hvilken booking model der skal anvendes normalt anvendes dag. 8. Under Booking Offset angives vandrerhjemmet overordnede ankomst- og afrejse tidspunkter. 9. Under Antal Dele angives værelsernes kapacitet, d.v.s. hvor mange dele (senge) der er i hvert værelse under denne kategori. 10. Under Overkapacitet angives hvor mange af de ovenstående dele der betegnes som overkapacitet (eks. udtrækssenge). 11. Klik Gem.
Side 7 Angående funktionerne Betingelsesperiode, Tekstoversættelse, Autoposter og Weboplysninger henvises til tidligere afsnit under kapitlet Profiler.
Side 8 Enheder (værelser, hytter, lokaler, m.m.) Enheder dækker over værelser, hytter, lokaler m.m. som vandrerhjemmet ønsker at sælge enten via det lokale InHouse Reservations System eller via OnlineBooking delen. Alle værelser og hytter m.m. skal have sit eget unikke enhedsnr. og skal kategoriseres (inddeles i typer), således at systemet kan kende forskel på og arbejde med dem. Oprette ny enhed 1. Klik på ikonet Enheder for at oprette, vedligeholde eller slette værelser, hytter m.m. 2. Klik på ikonet Ny for at oprette et værelse, hytte eller lokale.
Side 9 3. Angiv et unikt enhedsnr. 4. Angiv eventuelt en unik intern beskrivelse. Beskrivelsen præsenteres på den interne booking forespørgslen og kan eventuelt være en hjælp til at udvælge et særligt egnet værelse til gæsten. Beskrivelsen vises ikke på onlinebooking delen. 5. Definér hvilken kategori det nye værelse eller hytte tilhører. Klik på pilen til højre for feltet for en oversigt over jeres kategorier. 6. Angiv eventuelt ekstra interne bemærkninger. Disse ekstra bemærkninger om enheden præsenteres på den interne booking forespørgsel og kan være en hjælp til at udvælge et særligt egnet værelse til gæsten. Bemærkningerne vises ikke på onlinebooking delen. 7. Til vandrerhjemmets egen orientering er det muligt at gruppere værelser osv. Angiv eventuelt gruppenr. 8. Angiv om værelset skal udbydes til salg på OnlineBooking eller om værelset kun skal sælges via InHouse Reservations Systemet. 9. Klik Gem.
Side 10 Priser og tekster Priser og tekster betyder alle vandrerhjemmets overnatningspriser, varer og ydelser. Alt hvad vandrerhjemmet ønsker at sælge skal have en pris. Alle priser skal have deres eget unikke varenummer. Oprette ny pris 1. Klik på ikonet Priser og Tekster. 2. Klik på ikonet Ny for at oprette en ny pris.
Side 11 3. Angiv et unikt varenr. 4. Angiv en betegnelse. 5. Angiv eventuelt enhedsbetegnelse. 6. Angiv standard pris. 7. Angiv prismodel. Klik på pilen til højre for feltet for at se mulighederne. Vælges f.eks. prismodellen dag, ganger systemet automatisk prisen med kundens opholdsdage. 8. Angiv varekode. Klik på pilen til højre for feltet for at se mulighederne. 9. Klik Gem Beskrivelse af varekoder Salgsvare = Prisen er uafhængig af længden på kundens ophold. Anvendes f.eks. til vandrerkort. Låst = Anvendes til kontante betalingsmidler. Låste vare bogføres straks på Kasseopgørelsen. Girokode = Anvendes til bank og giro betalingsmidler. Giro-varer bogføres straks på kasseopgørelsen. Statistik = Anvendes på alle person-priser. Statistik varer danner grundlag for overnatningsstatistikker til f.eks. Danmarks Statistik. Tekst = Anvendes kun til system-tekster. Ikke døgn = Anvendes på varer der ikke skal medgå i kundens samlede døgnpris. Bemærk = Kan anvendes til varer som skal have en særlig opmærksomhed på kundens regnskab. F.eks. hvis kunden midlertidigt har lånt effekter i receptionen, som man skal huske at få retur ved afrejse.
Side 12 Alternative priser Med alternative priser kan systemet automatisk beregne pris differentieringer. Således kan du definere særlige priser på en vare afhængig af f.eks. sæson og periode, bestemte ugedage i ugen, bestemte dage i opholdet, bestemte værelser og kategorier. Hver gang en pris anvendes på et kunderegnskab tjekker systemet automatisk, om der er defineret nogle alternative priser, og på grundlag af disse beregnes kundens aktuelle pris automatisk. 1. Markér en pris og klik på ikonet Alternative priser.
Side 13 2. Klik på ikonet Ny for at definere en ny alternativ pris. Hvis du vil rette i en eksisterende alternativ pris vælges denne på listen. 3. Angiv prioritets rækkefølge. I tilfælde hvor der forefindes flere alternative priser, kan det defineres hvilken rækkefølge systemet skal behandle de alternative pris-regler. I standard tilfælde benyttes eventuelt prioritet 10, 20, 30, etc. 4. Angiv eventuelt for hvilken periode prisen skal være gældende. Klik på pilen til højre for feltet for at se hvilke perioder der er oprettet i dit system. Vælg eventuelt en af disse. 5. Angiv eventuelt fra og til datoer manuelt. 6. Angiv eventuelt hvilke ugedage den alternative pris skal gælde. 7. Angiv eventuelt hvilke dage i kundens ophold den alternative pris skal være gældende for. 8. Angiv eventuelt hvilke værelser den alternative pris skal være gældende for. 9. Angiv eventuelt hvilke kategorier den alternative pris skal gælde for. 10. Angiv eventuelt hvilke kundetyper den alternative pris skal gælde for. 11. Angiv hvilken alternative pris eller procent systemet skal beregne. 12. Klik Gem Bemærk, hvis felterne ikke afgrænses, gælder den alternative pris for alle.
Side 14 Tekstoversættelse I relation til OnlineBooking er det en fordel at alle priser oversættes til f.eks. tysk, engelsk m.v. Følg eventuelt samme fremgangsmåde som nævnt under afsnittet Tekstoversættelse under kapitlet Profiler.
Side 15 Perioder Under perioder defineres vandrerhjemmets sæsoner, salgs perioder eller lignende. F.eks. højsæson, lavsæson, midtsæson m.v. Under Priser og Tekster, på de enkelte priser, henvises der efterfølgende til aktuelle periode numre for at fortælle systemet, hvornår en eventuel prisdifferentieringerne skal gælde. Alle perioder skal have et unikt periode nummer. Periodernes datoer skal tilpasse hvert år. Anvendelse af perioder gør det let at vedligeholde datoer. 1. Klik på ikonet Perioder. 2. Klik på ikonet - Ny for at oprette en ny periode.
Side 16 3. Angiv et unikt periode nummer. 4. Angiv betegnelse. 5. Angiv datoer. 6. Medtag eventuelle under perioder ved at markere på oversigten over perioder. 7. Klik Gem.
Side 17 Profiler Oprette ny profil 1. Klik på ikonet Profiler. 2. Klik på Ny. 3. Angiv et navn på den nye profil. 4. Angiv hvilke brugere, der skal have adgang til den nye profil. Skal profilen være tilgængelig på OnlineBooking skal der her stå : B98,*
Side 18 5. Angiv hvilke værelser der skal tilknyttes den nye profil. Dette gøres således: a. Markér en kategori, værelse eller en profil b. Klik på >> for at tilknytte det markerede til den nye profil. c. Husk at tilføje kategorier, værelser og profiler i den rækkefølge som du ønsker, at systemet skal tilbyde værelserne i. Bemærk at de valgte kategorier, værelser og profiler vises under den nye profil. Husk at klik Gem for at gemme dine oprettelser.
Side 19 Prioriterings rækkefølge Hvis du ønsker at ændre prioriterings rækkefølgen på de tilknyttede kategorier, værelser eller profiler, gøres følgende: 1. Markér det emne du ønsker at flytte. 2. Klik på pilen til højre for listen for at ændre rækkefølgen. 3. Husk at klik Gem.
Side 20 Betingelsesperiode (Salgsbetingelser i en given periode) Der kan defineres betingelsesperioder for en profil. Betingelsesperioderne kan være gældende både når der bookes via OnlineBooking og/eller via InHouse Reservations Systemet. Således kan der defineres forskellige betingelsesperioder til henholdsvis OnlineBooking Systemet og InHouse Reservation Systemet. Først og fremmest angives en periode for hvornår betingelsen skal være gældende. Dernæst vælges betingelse: Der kan vælges kun at sælge hele uger -ophold i perioden - med ankomst og afrejse lørdag/lørdag eller søndag/søndag. Der kan også vælges andre betingelser, f.eks. minimum 2 overnatninger eller kun weekendophold. 1. Markér en profil. 2. Klik på ikonet Betingelsesperiode. 3. Klik på ikonet Ny. for at definere en ny betingelse.
Side 21 4. Klik på pilen til højre for feltet for at vælge en af de perioder der er oprettet i systemet eller angiv datoer manuelt i felterne fra dato / til dato 5. Fra enhedsnr / Til enhedsnr. : Her er det eventuelt muligt at udvælge enkelte enheder. Således vil betingelsen kun være gældende for disse enheder. 6. Bookingbetingelse : Klik på pilen til højre for feltet for at vælge en betingelse.
Side 22
Side 23 7. Gælder for brugerne : Her kan det angives hvilke brugere salgsbetingelsen skal være gældende for. Bemærk, bruger nummer 98 = OnlineBooking. Salgsbetingelsen vil kun være gældende, når der bookes via OnlineBooking Systemet. Ikke udfyldt = alle brugere på InHouse Reservations Systemet OG OnlineBooking Systemet. 8. Husk at klik Gem. 9. Betingelsesperioden er oprettet. Hvis der skal oprettes flere betingelser på profilen, klikkes på Ny. Samme fremgangsmåde benyttes.
Side 24 Tekstoversættelse I relation til OnlineBooking skal alle profiler oversættes til f.eks. tysk, engelsk m.v. 1. Klik på ikonet Tekstoversættelse. 2. Klik på ikonet Ny for at oprette en oversættelse. I tilfælde hvor der allerede eksisterer tekstoversættelser, klikkes på ikonet Ny yderst til højre på skærmbilledet for at tilføje en ny oversættelse.
Side 25 3. Klik på pilen til højre for feltet for at vælge en nationskode. 4. Oversæt profilen til det aktuelle sprog og klik Gem.
Side 26 Autoposter Autoposter gør det muligt at tilknytte priser til en profil (salgskombination). Således vil systemet automatisk påføre relevante priser på kundens regnskab, afhængigt af hvilken type reservation der er foretaget. Hvis der f.eks. laves en booking på profilen 2 sengs værelse, kunne systemet automatisk postere kundens regnskab med den aktuelle pris for et sådan ophold. 5. Markér en profil. 6. Klik på ikonet Autoposter. 7. Klik på ikonet Ny for at oprette autoposter til profilen. I tilfælde hvor der allerede eksisterer autoposter, klikkes på ikonet Ny yderst til højre på skærmbilledet for at tilføje en ny autopost.
Side 27 8. Angiv hvilket varenummer der automatisk skal påføres kunde regnskabet ved reservation af et værelse fra denne profil. 9. Klik eventuelt på pilen til højre for feltet for at benytte systemets søgefunktion 10. Klik Gem.
Side 28 Weboplysninger Under Weboplysninger defineres hvorledes vandrerhjemmet ønsker at overnatningspriser og tillægsvarer og ydelser skal præsenteres (sælges) på Onlinebooking. Der skal defineres weboplysninger for alle de profiler (salgskombinationer), der sættes til salg på Onlinebooking. Nedenstående er et eksempel på hvordan Onlinebooking kan præsentere varer/priser, således at det er enkelt for kunden at lave en komplet bestilling:
Side 29 1. Klik på en profil for at vælge hvilken profil du ønsker at arbejde med. 2. Klik på ikonet Weboplysninger.
Side 30 3. Salgsperiode henviser til den periode vandrerhjemmet ønsker at tilbyde en profil til salg på Onlinebooking. Lades felterne blanke, vil profilen være til salg året rundt. I øvrigt henvises til betingelsesperioder, for afgrænsning af salg. Angiv eventuelt et periode nummer (klik på pilen til højre for feltet for at se en oversigt over perioder) eller udfyld dato felterne. 4. Tvunget periode anvendes i tilfælde hvor vandrerhjemmet ønsker at sætte en profil (salgskombination) til salg med tvungen ankomst og afrejse dato. Eksempelvis kunne vandrerhjemmet oprette en profil, og kalde den for Påsketilbud. I Tvunget periode på weboplysninger henvises eventuelt til periode nummeret for påsken (defineret under Perioder ). Datofelterne kan også udfyldes manuelt. Når en kunde på Onlinebooking vælger at købe profilen påsketilbud, udfyldes og tvinges kundens ankomst- og afrejsedato automatisk til påsketilbudets periode. Således vil kunden kun kunne købe påsketilbudet med fast ankomstog afrejse dato. 5. Vis: Ja eller nej. Giver mulighed for at få vist profilen som et tilbud på Onlinebooking. Også selvom kundens datovalg er udenfor den periode tilbuddet gælder - altså som en slags reklame. 6. Antal dele. Angiver hvor mange dele af en given enhed (værelse/lokale) en booking via den pågældende profil tager. Hvis man f.eks. har et fællesværelse med 12 senge, er der på selve enheden angivet at værelset består af 12 dele. Her angives så hvor mange af disse dele, der bookes ad gangen. Lades feltet blankt bookes hele værelset. 7. Vis enhedsnummer: Ja eller nej. Angiv her om vandrerhjemmet ønsker at kunden skal kunne se værelses nummer når der bookes via onlinebooking. I forbindelse med Danhostel sættes denne som standard til Nej. 8. Varenr. dagspris / Varenr. ugepris. Angiv profilens varenumre. Når der bookes en profil via onlinebooking, vil systemet automatisk postere korrekte pris på kundens regnskab. 9. Depositum / min. beløb Angiv eventuelt hvor meget kunden skal betale i depositum. Angiv eksempelvis 2 for at systemet skal beregne, at kunden skal betale 2% af kundens totale faktura beløb i depositum. Angiv eventuelt også et minimums beløb, f.eks. kr. 100,-. Således vil kunden blive opkrævet mindst kr. 100,- i tilfælde hvor 2% af kundens totalbeløb er under kr. 100,-. Det bør eventuelt aftales med Danhostel hvorvidt disse felter skal udfyldes. Lades felterne blanke skal kunden betale hele fakturabeløbet, hvilket bør være standard. 10. Fast antal dage. Angiv eventuelt et fast antal dage profilen skal bookes pr. booking eller pr. kunde indenfor den ovenfor givne salgsdato. 11. Husk at klikke Gem efter indtastning af oplysninger.
Side 31 Webshop elementer Der kan tilføjes ekstra varer, priser og ydelser udover den pris selve opholdet koster. Således kan kunden let danne sig et overblik over de tilvalg, der kan vælges, når der bookes via OnlineBooking. 1. Start med at klik Ny. 2. Systemet tilbyder forskellige typer felter/bokse, og du skal her vælge blandt følgende: Indtastningsfelt = Kunden får mulighed for at indtaste hvor mange antal af varen kunden vil bestille/købe. Sammenhængende indtastningsfelter = Som ovenstående men hvor felterne hænger sammen i en gruppe. Således kan der defineres et minimum og/eller maksimum antal for gruppen tilsammen. Radiobokse = En gruppe af muligheder, hvor kunden kun kan vælge en. Valgliste = Som ovenstående blot i listeform. Valgboks = Kunden kan vælge varen til eller fra. Sammenhængende indtasningsfelter Radiobokse Valgliste Indtasningsfelt Valgboks 3. Klik Næste. 4. Udfyld felterne efter behov og klik Gem. 5. Afprøv eventuelt resultatet ved at klikke på ikonet Eksempel.
Side 32 Valutakurser Her angives vandrerhjemmets valutakurser. Valutakurserne danne grundlag for omregning til fremmed valuta i forbindelse med afregningsprocedurer. Valutakurser angives i forhold til hundrede danske kroner. 1. Klik på ikonet Valutakurser. 2. Klik på ikonet Ny.
Side 33 1. Angiv valutakode 2. Angiv valutakurs i hele hundrede) 3. Klik Gem.