Inspiration til samarbejde - med Windows SharePoint Services og 2007 Microsoft Office system
Inspiration til samarbejde - med Windows SharePoint Services og 2007 Microsoft Office system Copyright 2007 Microsoft Danmark og Skills Creator ApS 1. udgave, 1. oplag Oktober 2007 Udgivet af: Microsoft Danmark Tuborg Boulevard 12 2900 Hellerup URL: http//www.microsoft.dk/office Tlf: 44 89 01 00 Fax: 44 68 55 10 Materialet er produceret af: Skills Creator Sejrøgade 7-9 2100 København Ø URL: http://www.skillscreator.dk Tlf.: +45 21 39 00 01 Tekstforfattere og grafisk design: Benny Christen Grandahl og Maria Borup Redaktion: Lone Lyth, Microsoft Danmark Korrektur: Beate Mulvana, cortext.dk Sats: textshop, Karise ISBN 97-887-91539-24-4 Alle rettigheder forbeholdes. Mekanisk, fotografisk eller anden gengivelse af eller kopiering fra denne bog eller dele deraf uden udgiver og producents skriftlige samtykke er ikke tilladt ifølge gældende dansk lov om ophavsret. Undtaget herfra er korte uddrag til brug i anmeldelser. Microsoft, Skills Creator og forfatterne kan ikke holdes økonomisk ansvarlige for eventuelle fejl og mangler i bogen. Eksemplerne på organisationer, domænenavne og begivenheder heri er fiktive, og enhver lighed med eller forbindelse til virkeligheden er utilsigtet og tilfældig. Endvidere tages forbehold for, at visse funktioner beskrevet i denne bog kræver installation eller tilstedeværelse af yderligere produkter fra Microsoft eller andre leverandører.
Inspiration til samarbejde - med Windows SharePoint Services og 2007 Microsoft Office system
Indhold Indhold Samarbejd om dokumenterne...6 Samarbejd via Office...10 Arbejd med dokumentet... 12 Tilføj nye dokumenter... 14 Samarbejd på arbejdsområdet...16 Arbejd med dokumenterne... 18 Versionsstyring... 20 Biblioteker og andre elementer... 22 Mere effektive møder....24 Opret et mødearbejdsområde... 26 Klargør mødearbejdsområdet... 28 Tilpas arbejdsområdet...30 Next step: SharePoint Server...32 4
Forord Forord Langt over halvdelen af den information, du anvender i dit daglige arbejde, får du fra dine kollegaer og samarbejdspartnere. Derfor er informationsdeling en vigtig disciplin i den moderne virksomhed. Den informationsdeling, der er vigtig for løsningen af dine daglige arbejdsopgaver, besværliggøres oftest af, at hovedparten af den digitaliserede information, I har opbygget i jeres team og i resten af virksomheden ligger gemt på de enkelte medarbejderes computere. Det betyder, at du bruger en del tid på at finde frem til og få fat i netop de dokumenter og øvrige digitale informationer, du har brug for. Med de kendte programmer til tekstbehandling, beregning, præsentation mm. og Windows SharePoint Services er det muligt at skabe en samarbejdsplatform, der gør det let at formidle og dele information mellem medlemmerne i en gruppe eller et team. Ved hjælp af disse værktøjer kan du sammen med dine kollegaer i din afdeling og de forskellige teams, du indgår i, opbygge en fælles informationsbank, hvor alle har adgang til de dokumenter og informationer, der er nødvendige for at kunne løse jeres arbejdsopgaver. Samtidig fastholdes jeres informationer, også selv om en af jer skulle vælge at flytte til en anden afdeling eller nye arbejdsopgaver og det bliver lettere for nye medarbejdere at sætte sig ind i tingene. På de kommende sider giver vi dig tips og tricks til brugen af Windows SharePoint Services, der er rygraden i informationsdelingsværktøjerne i Microsoft Office system. God fornøjelse, Microsoft Danmark 5
SharePoint Services Samarbejd om dokumenterne Størstedelen af den information, der er oparbejdet i et team, viser sig ofte at ligge gemt på kollegaernes computere. Derfor bruger vi meget tid på at genfinde informationer, der er relevante i en given situation. Mange frustrationer kan naturligvis løses ved at gemme alle arbejdsgruppens dokumenter på det samme delte netværksdrev. Så ligger de samlet på et sted! 6 Næsten uanset hvilket job du sidder i, er det oplagt at genbruge allerede eksisterende dokumenter, regneark eller præsentationer, så du hurtigere kan komme i mål med en ny opgave. Men hvor er så det dokument, du lige står og mangler? Måske ligger det på en kollegas computer? Men hvad nu hvis vedkommende har taget den bærbare computer, som dokumentet ligger gemt på, med på forretningsrejse? Jamen, så brug dog et netværksdrev! Mange af disse frustrationer kan naturligvis løses ved at gemme alle arbejdsgruppens dokumenter på det samme delte netværksdrev. Så ligger de samlet på et sted! Men af den ene eller den anden grund ender der oftest med at ligge flere kopier af det samme dokument eller også er den, der sidst har arbejdet med dokumentet, kommet til at gemme den nyeste version lokalt på sin egen computer og så er du nødt til at eftersøge det hos vedkommende alligevel. Når opgaven er mere end blot et dokument Når du skal i gang med nye opgaver, hvor flere kollegaer skal arbejde sammen og måske også skal have input med fra andre udenfor teamet, kommer der pludselig ekstra dimensioner på. Her er opgavestyring, indsamling af information og alle de andre praktiske detaljer, der ligger bag, nødt til at leve deres eget selvstændige liv som separate dokumenter, regneark eller projektplaner, der enten ligger gemt i samme mappe på det delte netværksdrev eller lokalt hos de enkelte medlemmer i teamet. Gør samarbejdet lettere Men hvorfor ikke formalisere tingene en lille smule og samle de materialer, links, dokumenter, kontaktpersoner og opgaver, der relaterer sig til jeres fælles opgave, på en central netværksressource. Her kan du lægge de dokumenter, I samarbejder om og dele al den information, du normalt bruger masser af tid på at opsøge og udveksle med de andre i arbejdsgruppen. Det vil gøre det meget lettere for dig og dine kollegaer at holde sig ajour og gøre det let, hurtigt at genfinde de informationer og de dokumenter, der er brug for. Løsningen kaldes for Delte arbejdsområder. Et delt arbejdsområde er en række sammenhængende tjenester, som afvikles på en almindelig Windows
SharePoint Services Overblik Delt dokumentarbejdsområde Et delt dokumentarbejdsområde kan mere end blot vise dokumenterne, der skal deles. Her kan du også dele projekt- og baggrundsinformation omkring dokumenterne med de kollegaer, du arbejder sammen med. Det virkelig smarte ved et Delt dokumentarbejdsområde er ikke så meget det, at I kan dele filerne det kan I jo også på et netværksdrev. Nej, det rigtig snedige er, at I kan samle al projektog baggrundsinformation omkring de dokumenter, I samarbejder om. Det kan være lister over de kontaktpersoner, der har relation til dokumenterne, forskellige mapper eller lister med baggrundsinformation og research, lister med links til gode hjemmesider, der omhandler det eller de emner, som dokumenterne beskriver, samt især nyttigt ved lidt større opgaver en kalender med deadlines og aftaler relateret til projektet. Server 2003-baseret server eller nyere server. For at kunne anvende disse tjenester skal du og dine kolleger bare have adgang til serveren via Internetbrowseren. Check med din IT-ansvarlige, om jeres server understøtter Windows SharePoint Services, der er navnet på den bagvedliggende teknologi. Du kan med fordel oprette et delt arbejdsområde til en arbejdsopgave eller et projekt, som du skal i gang med. Hertil inviterer du alle de kollegaer, der skal være med i projektet. På det delte arbejdsområde kan alle deltagere få adgang til og arbejde med de dokumenter og den information, der er indsamlet i forbindelse med arbejdsopgaven. Samtidigt er det muligt at fordele arbejdsopgaver, diskutere projektet samt dele informationer om gode links og andre nyttige baggrundsinformationer f.eks. brugsanvisninger, best practice-eksempler og andre relevante emner, som alle i arbejdsgruppen kan have gavn af. Alt ligger samlet på et sted! Delt dokumentarbejdsområde Når du har udarbejdet det eller de første dokumenter til projektet, kan du i stedet for blot at sende et dokument rundt med en mail til alle de kollegaer, du ønsker, der skal gennemse det oprette et nyt dokumentarbejdsområde på serveren og rundsende linket til dokumentet til de kollegaer, der skal indgå i projektet. Det foregår helt automatisk, når du sender mailen, hvis du beder Outlook oprette et nyt delt dokumentarbejdsområde. Herefter kan de kollegaer, der skal bruge dokumentet, åbne det fra det delte dokumentarbejdsområde og foretage de ændringer og tilføjelser, de finder nødvendige. Flere kollegaer kan arbejde samtidigt i dokumenterne, og anvender man den indbyggede versionsstyring på det delte arbejdsområde, er der altid styr på alle udgaver af dokumentet. Så nu er det slut med at holde styr på, hvilken kollega der har den nyeste version af dokumentet den nyeste version ligger altid på det delte dokumentarbejdsområde. Info! Teknologien bag Teknologien bag delte arbejdsområder hedder Windows SharePoint Services. Check med din IT-ansvarlige om jeres server understøtter denne teknologi. 7
SharePoint Services Overblik Sådan samarbejder du via et delt dokumentarbejdsområde Dokumentarbejdsområdet bliver hurtigt det centrale omdrejningspunkt for projektet. Når du vedhæfter et dokument til en mail, kan du vælge at oprette et delt arbejdsområde. Så vedhæftes der en genvej til dokumentet på det delte arbejdsområde. Desuden vedhæftes dokumentet også til mailen, så modtageren også har mulighed for at åbne det lokalt. Åbnes dokumentet fra arbejdsområdet samles alle ændringer og kommentarer til det pågældende dokument på et sted. På det delte arbejdsområde kan I diskutere enkelte dokumenter på arbejdsområdet eller selve arbejdsopgaven. Har du de fornødne rettigheder, kan du lægge dokumenter op på arbejdsområdet og dele dem med dine kollegaer. Det foregår ved hjælp af Overfør dokument-siden. Her kan du overføre flere dokumenter på en gang ved at klikke på Send flere filer-linket og overføre via denne Stifinder-lignende side. 8
SharePoint Services Opret en genvej i Microsoft Outlook til kontaktpersoner eller opgaver på det delte arbejdsområde. På den måde har du altid adgang til de kontaktoplysninger, som andre medlemmer af det delte arbejdsområde lægger op uden at skulle åbne det delte arbejdsområde. Du kan åbne dokumentbiblioteket fra det delte dokumentarbejdsområde i Windows Stifinder ja, du kan endda oprette et netværksdrev til arbejdsområdet. Når du åbner et dokument eller en anden Office-fil, der ligger på et delt arbejdsområde, åbnes en særlig Dokumenthåndtering-opgaverude i Office-programmet. Her er der adgang til dokument- og versionsoplysninger, genveje til tilgængelige brugere, opgaveliste samt oversigt over tilgængelige dokumenter på det delte arbejdsområde. Se, om de andre teammedlemmer er online. De oplysninger, der vises på fanerne i Dokumenthåndtering-opgaveruden, er et snapshot af det delte arbejdsområde, som det så ud, da du åbnede det dokument, du arbejder på fra arbejdsområdet. Hvad andre brugere foretager sig, mens du arbejder med dokumentet, kan du kun få at vide, hvis fanerne opdateres med jævne mellemrum. Indstillingerne for dette kan du åbne ved at klikke på Indstillinger-linket nederst til højre på Dokumenthåndtering-opgaveruden. 9
SharePoint Services Samarbejd via Office Du har adgang til stort set alle funktioner på arbejdsområdet fra Officeprogrammerne via Dokumenthåndtering-opgaveruden. Se hvordan du arbejder med et delt arbejdsområde fra Microsoft Office system. Info! Hvad nu, hvis det er et regneark? Er det et regneark, en præsentation eller et HTML-dokument, du ønsker at åbne fra det delte dokumentarbejds-område, ændres Rediger-genvejen automatisk til det Office-program, der anvendes som standard til den pågældende filtype. Når dokumentet er vedhæftet til meddelelsen klikker du på Indstillinger for vedhæftede filer-knappen til højre på Inkluder-gruppens titellinje. Så åbnes Indstillinger for vedhæftede filer-opgaveruden. Oprettelsen af et delt dokumentområde er meget enkel og let at finde ud af. Start som når du vil vedhæfte et dokument til en mail i Microsoft Office Outlook ved at klikke på Vedhæftede filer-knappen i Inkluder-gruppen på Meddelelse-fanen og vælg det dokument, der skal arbejdes med på arbejdsområdet. Når dokumentet er vedhæftet til meddelelsen klikker du på Indstillinger for vedhæftede filer-knappen til højre på Inkluder-gruppens titellinje. Så åbnes Indstillinger for vedhæftede filer-opgaveruden. Her markerer du Delte vedhæftede filer-feltet og angiver adressen på den server, det nye dokumentarbejdsområde skal ligge på. Hvordan adressen skal angives, kan du få oplyst af jeres IT-ansvarlige. I mailen indsættes en kort forklarende tekst samt et link til dokumentarbejdsområdet automatisk. Når du klikker på Send-knappen, oprettes dokumentarbejdsområdet og dine kollegaer kan nemt tilgå det vha. linket i mailen. Arbejd med et dokument fra arbejdsområdet Et delt arbejdsområde er en webbaseret tilgang til et fildrev, der åbnes i dit browserprogram, når du klikker på linket til det. Alt efter hvilken standardskabelon, der er valgt til dokumentarbejdsområdet, indeholder forsiden en oversigt over de medlemmer, der har adgang til arbejdsområdet, hvilke dokumenter der ligger gemt, samt en opgaveliste og et særligt informationsområde, hvor det er muligt at skrive en velkomst til dokumentarbejdsområdet. Vil du koncentrere dig om de dokumenter, der ligger på dokumentarbejdsområdet, klikker du på Delte dokumenter-gruppenavnet på forsiden af arbejdsområdet. Nu åbnes en oversigt over de dokumenter, der ligger på dokumentarbejdsområdet. Klik på listeknappen udfor det dokument, du ønsker at åbne og vælg Rediger i Microsoft Office Word fra menuen. Så åbnes dokumentet i Microsoft Office Word, og du kan redigere i det, ganske som du plejer. 10
Fra Office system Overblik Dokumenthåndtering-opgaveruden Når du åbner et dokument fra et delt arbejdsområde, i et af Office-programmerne, åbnes Dokumenthåndtering-opgaveruden sammen med dokumentet. I opgaveruden får du et øjebliksbillede af de informationer, der ligger på det delte arbejdsområde. Du kan også åbne opgaveruden manuelt ved at vælge Office-knappen Server Dokumenthåndteringsoplysninger. På fanerne i Dokumenthåndtering-opgaveruden kan du se, hvilke kollegaer fra det delte arbejdsområde der er online. Du kan også se hvilke opgaver der er oprettet på arbejdsområdet og hvilke dokumenter der i øvrigt ligger gemt. Endvidere kan du se hvilke hyperlinks, der er oprettet i dokumentarbejdsområdets liste over relevante links. Hvor tit oplysninger på fanerne i Dokumenthåndtering-opgaveruden skal opdateres, mens du arbejder med dokumentet, bestemmer du ved at klikke på Indstillinger-linket nederst i opgaveruden. Så åbnes Tjenesteindstillinger-dialogboksen, hvor du kan bestemme, hvor tit oplysningerne i Dokumenthåndtering-opgaveruden skal opdateres. På Status-fanen finder du oplysninger om opdateringer og om hvilke kollegaer, der evt. har åbnet dokumentet samtidig med dig. På Medlemmer-fanen finder du oplysninger om hvilke kollegaer, der er medlemmer af arbejdsområdet, og om de er online. På Dokumenter-fanen finder du oplysninger om hvilke andre dokumenter, der ligger på arbejdsområdet. På Hyperlinks-fanen finder du nyttige links til hjemmesider med relation til det eller de dokumenter, der ligger på arbejdsområdet. På Opgaver-fanen finder du oplysninger om de opgaver, der er knyttet til arbejdsområdet. Du kan se status for opgaven og hvem, der er ansvarlig for den. Du har også mulighed for at redigere i opgaven, hvis du har oprettet den eller fået den tildelt. 11
SharePoint Services Arbejd med dokumentet Du arbejder med dokumenterne på det delte dokumentarbejdsområde, som om det var åbnet fra enhver anden placering på din computer eller dit netværk. Du har med andre ord alle de kendte funktioner til rådighed fra det Office-program, du arbejder med dokumentet i, samtidig med at du har alle relevante informationer fra arbejdsområdet tilgængeligt via fanerne i Dokumenthåndtering-opgaveruden. Hent og del viden Får du undervejs behov for at finde uddybende informationer via et af de links, der er oprettet på arbejdsområdet, klikker du bare på Hyperlinks-fanen i Dokumenthåndteringopgaveruden. Så har du adgang til alle de links, der er oprettet af dig selv og dine kollegaer på arbejdsområdet. Du sikrer dig, at listen er opdateret med de nyeste links ved at klikke på Hent opdateringer-knappen. Så hentes den senest opdaterede udgave af listen fra arbejdsområdet. Det kan også være, du er faldet over et nyt link til ny eller mere uddybende information om det emne dokumentarbejdsområdet omhandler. Så kan du tilføje linket med det samme direkte fra Dokumenthåndtering-opgaveruden ved at klikke på Tilføj nyt hyperlink-linket nederst på Hyperlinks-fanen. Så er dit nye link tilgængeligt for alle, der anvender arbejdsområdet, lige så snart de opdaterer informationerne på arbejdsområdet. Få overblik over opgaverne På samme måde kan du løbende følge med i udviklingen på den opgaveliste, der findes på det delte arbejdsområde. Det foregår på Opgaver-fanen i Dokumenthåndtering-opgaveruden, hvor du kan I Opgave-dialogboksen kan du angive navn, status, prioritet og beskrivelse for opgaven, samt eventuelt tildele den til en af de andre medlemmer på det delte arbejdsområde. se en liste over samtlige opgaver, og hvem der er ansvarlig for dem. De opgaver, du enten selv har oprettet eller har fået tildelt af andre medlemmer på arbejdsområdet, kan du enten redigere status for eller slette helt fra arbejdsområdet. Du kan også oprette nye opgaver ved at klikke på Tilføj ny opgave-linket nederst på Opgaverfanen. Så åbnes en Opgave-dialogboks, hvor du kan angive navn, status, prioritet og beskrivelse for opgaven, samt eventuelt tildele den til en af de andre medlemmer på det delte arbejdsområde. Alle de opgaver, der oprettes med dig som ansvarlig, vises i din opgaveliste i Microsoft Office Outlook 12
Fra Office system Hej, jeg har et hurtigt spørgsmål En særdeles praktisk funktion i dagligdagen er muligheden for at se, hvem du arbejder sammen med om denne opgave, og hvorvidt de er online. Det kan du se på Medlemmer-fanen i Dokumenthåndteringopgaveruden. Har du et hurtigt spørgsmål i forbindelse med dokumentet, kan du hvis personen, du vil spørge, er online klikke på navnet i Onlinelisten og skrive spørgsmålet til vedkommende. På den måde kan du hurtigt få afklaret tvivlsspørgsmål og lignende, uden hverken at skulle ringe eller sende en mail til vedkommende. Er den person, du vil have fat i, ikke online, finder du genveje til vedkommendes mailadresse og øvrige kontaktoplysninger ved at klikke på pileknappen til højre for medlemmet. I genvejsmenuen kan du også se, om vedkommende er ledig eller optaget lige nu, ligesom du kan tilføje vedkommende til dine kontaktpersoner i Outlook. Overblik Hvor tit skal oplysningerne opdateres Følg løbende med i ændringerne på arbejdsområdet Hvor tit oplysninger på fanerne i Dokumenthåndtering-opgaveruden skal opdateres, mens du arbejder med dokumentet, bestemmer du ved at klikke på Indstillingerlinket nederst i opgaveruden. Så åbnes Indstillinger for tjenester-dialogboksen, hvor du kan vælge, hvornår opgaveruden skal vises, og hvor tit oplysningerne på fanen i Dokumenthåndteringopgaveruden skal opdateres. Desuden kan du vælge, hvor tit kopien på arbejdsområdet af det dokument, du arbejder med, skal opdateres, når du lukker det. Vælger du, at det altid skal opdateres, er dine ændringer tilgængelige for alle de andre medlemmer på arbejdsområdet, så snart du har lukket dokumentet. Tilføj et nyt medlem I løbet af projektet kan det være, I finder ud af, at der er brug for flere personer. De kan tilføjes som nye medlemmer til det delte arbejdsområde direkte fra Medlemmer-fanen i det dokument, du har åbnet. Det eneste, der kræves for at de kan tilføjes, er, at de er oprettet som brugere på den Windows Server, der afvikler Windows SharePoint Services. Så der behøver ikke være langt fra tanke til handling. Bare klik på Tilføj nye medlemmer-linket nederst på Medlemmer-fanen i Dokumenthåndtering-opgaveruden, så åbnes Tilføj nye medlemmer-dialogboksen. Her angiver du mailadressen på den eller de personer, der skal oprettes som nye medlemmer af det delte arbejdsområde. Medlemmerne kan have forskellige rettigheder til de dokumenter og andre ressourcer, der er tilgængelige på arbejdsområdet. Hvilke rettigheder de nye medlemmer skal have, angiver du i Angiv tilladelsesniveau for disse brugere-feltet nederst i dialogboksen. Er du i tvivl om, hvilke rettigheder de enkelte valgmuligheder giver, kan du læse en kort beskrivelse af rettighederne for den valgte webstedsgruppe lige under feltet. Hov, jeg skal også lige bruge... Får du undervejs brug for et andet dokument, der ligger på det samme delte arbejsområde, kan du åbne det direkte fra Dokumenter-fanen i Dokumenthåndtering-opgaveruden. Her kan du se en oversigt over de dokumenter, arbejdsområdet indeholder. Du kan åbne dokumenterne direkte fra Dokumenter-fanen ved at klikke på listeknappen ud for det dokument, du vil åbne og vælge Åbn i Microsoft Office Word. Så åbnes dokumentet i et nyt, selvstændigt dokumentvindue. Info! Hvad nu, hvis det er et regneark? Er det et regneark eller en præsentation, du ønsker at redigere hedder Åbn i Microsoft Office Word-menupunktet selvfølgelig Åbn i Microsoft Office Excel eller Åbn i Microsoft Office PowerPoint i stedet. 13
SharePoint Services Tilføj nye dokumenter Du kan tilføje flere dokumenter på arbejdsområdet direkte fra Dokumenthåndtering-opgaveruden. Samme sted kan du også holde øje med andre versioner og genskabe tidligere udgaver af dokumenterne. Tilføj nyt dokument- og Tilføj ny mappe-linkene gør det muligt at tilføje alle de dokumenter, der er behov for og samtidig kunne opbygge en logisk og overskuelig mappestruktur på det delte arbejdsområde direkte fra Office-programmet. Du kan også lægge nye dokumenter op på arbejdsområdet samt oprette nye mapper på dokumentarbejdsområdet, hvis du har de fornødne brugerrettigheder (tilladelsesniveau). Det foregår via Tilføj nyt dokument- og Tilføj ny mappe-linkene nederst på Dokumenter-fanen i Dokumenthåndteringopgaveruden. Ved hjælp af disse links er det muligt at tilføje alle de dokumenter, der er behov for og samtidig have mulighed for at opbygge en logisk og overskuelig mappestruktur på det delte arbejdsområde. Jeg har brug for en tidligere version Skulle uheldet være ude, og en af kollegaerne er kommet til at overskrive den version af et dokument på arbejdsområdet, som du har brug for, kan du finde en oversigt over tidligere versioner af dokumentet ved at klikke på Office-knappen Server Vis versionshistorik. Så åbnes Gemte versioner-dialogboksen med en oversigt over de tidligere gemte versioner af dokumentet. Markér en af de tidligere versioner i listen og vælg ved hjælp af knapperne i bunden af Gemte versioner-dialogboksen, hvorvidt du vil åbne en tidligere version, gendanne den tidligere version på arbejdsområdet eller slette en eller flere tidligere versioner fra oversigten. Det kræver naturligvis, at du har de fornødne rettigheder på dokumentarbejdsområdet. Klik på Åbn-knappen for at åbne den version af dokumentet, du har markeret i listen. Klikker du på Gendan-knappen overskrives den nuværende version af dokumentet på arbejdsområdet med den version, du har valgt i listen. Endelig kan du vælge at slette den markerede version ved at klikke på Sletknappen. Er du i tvivl om, hvilken version, du skal vælge kan du læse eventuelle versionskommentarer til den markerede version ved at klikke på Vis kommentarer-knappen. Den vises dog kun, hvis der rent faktisk findes versionskommentarer til den pågældende version. Muligheden for at gendanne tidligere versioner kræver, at denne funktion er slået til i indstillingerne for dokumentarbejdsområdet. 14
Fra Office system Overblik Gendan en gemt version Du kan hurtigt åbne eller genskabe en tidligere version af et dokument på arbejdsområdet. Hold dig orienteret Har du behov for løbende at holde dig orienteret om, hvad der sker på det delte arbejdsområde f.eks. fordi du har oprettet arbejdsområdet kan du klikke på Giv mig besked-linkene nederst på fanerne i Dokumenthåndtering-opgaveruden. Så modtager du en mail, hver gang nogen foretager ændringer af de informationer, der står på den pågældende fane. På Opgave- og Dokumenter-fanen kan du begrænse dig til kun at få informationer, hver gang der foretages ændringer på det enkelte dokument eller den enkelte opgave ved at vælge Giv mig besked om denne opgave i genvejsmenuen til det enkelte element på fanen. På den måde kan du holde dig orienteret om, hvad der foregår på arbejdsområdet, uden du behøver at åbne det. Er du selv eller en af kollegaerne kommet til at overskrive en version af et dokument på arbejdsområdet, som du har brug for, kan du finde en oversigt over tidligere versioner af dokumentet ved at klikke på Office-knappen Server Vis versionshistorik. Så åbnes Gemte versioner-dialogboksen med en oversigt over de tidligere gemte versioner af dokumentet. Følg opgaven ved at højreklikke på den og vælge Giv mig besked om denne opgave. Du kan vælge mellem de forskellige gemte versioner i listen og ved hjælp af knapperne nederst i dialogboksen, kan du vælge at åbne eller gendanne den tidligere version. Normalt er det smartest at åbne den tidligere version og kopiere det ud fra dokumentet, du har brug for i den nuværende version. Skal dokumentet gendannes i en tidligere version, skal du først sikre dig, at der er bred enighed om det i arbejdsgruppen og sikre, at der ikke er nogle af kollegaernes vigtige rettelser og tilføjelser, der går tabt. 15
SharePoint Services Samarbejd på arbejdsområdet På det delte arbejdsområde kan du og dine kollegaer arbejde med den opgave, I samarbejder om. Her kan I dele de dokumenter, der knytter sig til opgaven, opsamle en fælles viden, uddelegere arbejdsopgaver samt udveksle informationer og meninger om projektet. Info! Rettigheder Hvilke rettigheder den enkelte bruger har på det delte arbejdsområde, bestemmes af, hvilket tilladelsesniveau vedkommende er blevet tildelt, da vedkommende blev oprettet som bruger på dokumentarbejdsområdet. De fire tilladelsesniveauer giver disse rettigheder: Læser - Har skrivebeskyttet adgang til webstedet. Bidragyder - Kan føje indhold til eksisterende dokumentbiblioteker og lister. Webdesigner - Kan oprette lister og dokumentbiblioteker samt tilpasse sider på webstedet. Administrator - Har fuld kontrol med webstedet. Ved hjælp af forsiden på det delte dokumentarbejdsområde har du og kollegaerne mulighed for at offentliggøre meddelelser og annoncere begivenheder som f.eks. møder, deadlines og andre vigtige begivenheder. Alle undtagen brugere med skrivebeskyttet adgang (Læser) kan oprette meddelelser og begivenheder ved at klikke på henholdsvis Tilføj ny meddelelse- og Tilføj ny begivenhed-linket. På alle meddelelser kan du sætte en udløbsdato, så forsiden ikke ender med at blive plastret til med uaktuelle meddelelser. På forsiden kan du også se, hvem du arbejder sammen med på denne opgave, hvilke dokumenter der ligger på arbejdsområdet og hvilke hyperlinks, der er oprettet. Til venstre på forsiden finder du en Hurtig start-menu med links til dokumenter, lister, diskussioner og undersøgelser. Udover de elementer der allerede findes på forsiden, kan du tilføje nye elementer (webdele), så der er adgang til de vigtigste områder på arbejdsområdet direkte fra forsiden. Hvordan det gøres i praksis, ser vi nærmere på i tilpasningskapitlet sidst i hæftet. På forsiden af dokumentområdet kan du annoncere vigtige meddelelser til teamets medlemmer og begivenheder som f.eks. møder og deadlines. Det er også her, du finder listen med links til relevante hjemmesider, oversigten over medlemmer og hvilke dokumenter, der ligger på arbejdsområdet. 16
På arbejdsområdet Overblik På rundtur i arbejdsområdet Et arbejdsområde består af mange forskellige elementer. Her præsenterer vi nogle af de mest centrale. Dokumentbiblioteker Indeholder de dokumenter der samarbejdes om på arbejdsområdet. Dokumenterne kan åbnes i Officeprogrammerne direkte fra arbejdsområdet og flere kan arbejde i dem på en gang. Opgavelister I kan oprette alle de opgavelister, der er behov for og I kan uddelegere opgaver til hinanden og til ressourcer udenfor arbejdsområdet, samt følge med i fremdriften i de enkelte opgaver via opgavelisterne. Kontaktpersoner I kan samle oplysninger om de kontaktpersoner, der har betydning for projektet. Ikke bare oplysninger om projektgruppens medlemmer, men også f.eks. nøglepersoner med specialviden om emnet eller eksterne samarbejdspartnere. Listen kan synkroniseres med Outlooks kontaktpersoner. Andre elementer Kalenderen på arbejdsområdet kan synkroniseres med Outlook og der kan oprettes masser af andre praktiske sider på arbejdsområdet ja, om det så er et billedbibliotek, så findes det i listen over elementer, der kan tilføjes til arbejdsområdet. 17
SharePoint Services Arbejd med dokumenterne På det delte arbejdsområde kan du og dine kollegaer dele de dokumenter, der knytter sig til det projekt I arbejder på og I kan opsamle fælles viden, uddelegere arbejdsopgaver samt udveksle informationer og meninger om projektet. Klik på listeknappen til højre for dokumentnavnet og vælg Rediger i Microsoft Office Word eller hvilket program dokumentet nu er oprettet i. 18 Det er ikke kun de programmer, der indgår Microsoft Office, men filer fra alle programmer der kan gemmes og arbejdes med fra arbejdsområdet. Alle filformater kan overføres til det delte arbejdsområde og åbnes herfra. Det er pt. dog kun programmerne i Microsoft Office system, der understøtter brugen af Dokumenthåndtering-opgaveruden og de øvrige Office-relaterede funktioner på Windows SharePoint Services-sitet. Åbn et dokument Du åbner et dokument fra arbejdsområdet ved at åbne dokumentbiblioteket på arbejdsområdet, finde det dokument, du vil arbejde med og pege på det med musen. Så vises et felt, hvor du kan klikke på listeknappen til højre for dokumentnavnet og vælge Rediger i Microsoft Office Word eller hvilket Office-program dokumentet nu er oprettet med. Så åbnes dokumentet i det pågældende program, ganske som lå det på din computers egen harddisk. Foretrækker du at se dokumenterne i den vanlige Stifinder-visning, kan du klikke på Visning-feltet øverst til højre lige over dokument-ruden og vælge Stifindervisning. Så åbnes indholdet af dokumentarbejdsområdet enten i Windows Stifinder eller som et Stifinder-vindue i browser-vinduet, i Windows XP dog kun som et Stifinder-vindue i browser-vinduet. Så kan du arbejde med dokumenterne på arbejdsområdet, ganske som hvis de lå i en mappe på din egen computer. Du skal dog være opmærksom på, at det er dit tilladelsesniveau, der bestemmer, hvad du kan foretage dig med dokumenterne. Tilføj nye dokumenter Du tilføjer et nyt dokument til arbejdsområdet ved at klikke på Nyt dokument-linket nederst i Delte dokumenter-gruppen på forsiden. Du kan også åbne Delte dokumenter-siden ved at klikke på gruppeoverskriften i Delte dokumentergruppen på forsiden. Så får du også adgang til væsentligt flere funktioner. Fra Delte dokumenter-siden kan du tilføje et nyt dokument til arbejdsområdet ved at klikke på Send dokument-knappen på værktøjslinjen. Vil du tilføje et enkelt dokument, klikker du på Gennemse-knappen for at angive, hvilket dokument du vil lægge ud på arbejdsområdet. Når dokumentet er overført til dokumentarbejdsområdet, kan alle deltagere åbne og redigere i det.
På arbejdsområdet Du kan også kklikke på Visning-feltet øverst til højre lige over dokument-ruden og vælge Stifindervisning. Så åbnes indholdet af dokumentarbejdsområdet i Windows Stifinder i Windows Vista. Her kan du arbejde med dokumenterne på arbejdsområdet, ganske som hvis de lå i en mappe på din egen computer. Du kan overføre flere dokumenter på en gang ved at klikke på Send flere filer-linket. Så åbnes en ny side, hvor du kan afkrydse de filer, der skal overføres til dokumentbiblioteket. Når du har udvalgt de filer, der skal overføres til arbejdsområdet, klikker du på Gem og luk-knappen. Er du ansvarlig for arbejdsområdet, har du højst sandsynligt brug for at overføre flere dokumenter på en gang. Det kan du gøre ved at klikke på Send flere filer-linket, når først arbejdsområdet er oprettet. Så åbnes en Stifinder-lignede visning, hvor du kan afkrydse de filer, der skal overføres til dokumentbiblioteket. Du kan afkrydse filer i flere forskellige mapper på en gang. Når du har udvalgt de filer, der skal overføres til arbejdsområdet, klikker du på Gem og luk-knappen i værktøjslinjen. Så overføres de markerede dokumenter til dokumentbiblioteket på arbejdsområdet på en gang. Lås dokumentet for redigering Du har mulighed for at låse et dokument, så kollegaerne ikke kan redigere i det, før du er færdig med at indføre dine rettelser i det. Det kan være praktisk, f.eks. når du skal færdiggøre den endelige version af dokumentet. Så kan kollegaerne se, at du arbejder på at færdiggøre dokumentet. Du kan også bruge tjek ud-funktionen som en form for skrivebeskyttelse, hvis du vil sikre at andre ikke kan ændre i den udgave af dokumentet, der ligger på det delte arbejdsområde. Du låser dokumentet ved at tjekke det ud fra dokumentarbejdsområdet. Det gøres ved at vælge Tjek ud i dokument-genvejsmenuen. Så er det kun dig, der kan redigere i dokumentet fra arbejdsområdet. Alle andre kan åbne det, men vil få at vide, at dokumentet er tjekket ud til dig. De kan så vælge at åbne en skrivebeskyttet version, oprette en lokal kopi eller modtage en besked, når den oprindelige kopi bliver tilgængelig igen. Når du er færdig med at redigere i dokumentet, kan du tjekke det ind igen. I den forbindelse kan du skrive en kort kommentar om, hvad det er for ændringer, du har foretaget eller at dokumentet nu er færdigt og ikke må redigeres mere i den nuværende version. Du kan tjekke dokumentet ud af arbejdsområdet ved at vælge Tjek ud i menuen. Så låses dokumentet, så andre ikke kan redigere i dokumentet, men du arbejder med det. 19
SharePoint Services Versionsstyring Når flere arbejder sammen om de samme dokumenter, kan det være en fordel at indføre versionsstyring. Så kan du altid gendanne en tidligere version, hvis uheldet skulle være ude. Info! Rettigheder For at kunne slå versionsstyring til og for at kunne gendanne eller slette tidligere versioner af et dokument skal du være medlem af enten Administrator-, Bidragsyder- eller Webdesigner-tilladelsesniveauet. Med versionsstyring har du mulighed for at åbne eller gendanne en gammel version af dokumentet, hvis der skulle ske noget med dokumentet undervejs i redigeringsprocessen. Versionsstyringen er især praktisk, når der er mange brugere på arbejdsområdet. Der oprettes således en ny version af dokumentet, hver gang en bruger tjekker en fil ud, ændrer i den og tjekker den ind igen. Det sker også, når en bruger åbner en fil fra dokumentarbejdsområdet, ændrer i den og gemmer filen på ny. Endelig oprettes der en ny version, når en bruger genskaber en gammel version eller lægger en nyere version af en fil op, der allerede eksisterer på arbejdsområdet. Åbn, gendan eller slet tidligere versioner Når først versionsstyringen er slået til, kan du altid åbne, gendanne eller slette tidligere versioner af alle dokumenter på arbejdsområdet. Det gøres ved at klikke på listeknappen udfor det dokument, du vil arbejde med og vælge Versionsoversigt i menuen. Så åbnes en Versioner gemt for-side for det pågældende dokument. Ud for hver version står en dato og et tidspunkt, samt hvilken bruger, der har oprettet versionen og hvor meget den fylder. Klik på listeknappen udfor den version, du mener, er den rigtige og vælg Vis. Du kan nu vælge enten at åbne dokumentet i det program, der anvendes til den pågældende filtype eller gemme dokumentet lokalt. 20
På arbejdsområdet Overblik Slå versionstyringen til Før du kan udnytte versionsstyringen på arbejdsområdet, skal du først slå den til. Når du opretter et nyt arbejdsområde, hvor du ved eller forventer, der kommer mange medlemmer på, er det derfor en rigtig god ide at slå versionsstyringen til så hurtigt som muligt efter, dokumentarbejdsområdet er oprettet. På den måde får du og dine kollegaer gavn af den allerede fra starten. 1. For at slå versionsstyringen til starter du med at klikke på Indstillinger-knappen øverst i dokumentbiblioteket (Delte dokumenter-siden) på arbejdsområdet og vælge Indstillinger for dokumentbibliotek. 3. Så åbnes Versionsindstillinger for Dokumentbibliotek: Delte dokumenter-siden, hvor du slår versionsstyringen til ved at markere Opret overordnede versioner-feltet under Versionshistorik for Dokument og klikke på OK-knappen nederst på siden. Du kan også vælge at gemme alle underordnede versioner (kladder) ved at markere Opret overordnede og underordnede (kladder) versioner-feltet og angive hvor mange overordnede versioner tilbage, dokumentet skal huskes i, samt hvor mange kladdeversioner af hver overordnede version, der skal gemmes. Senere vi nærmere på andre muligheder for tilpasning af arbejdsområdet. 2. Så åbnes en ny Tilpas delte dokumenter-side. Her klikker du på Indstillinger for versioner under Generelle indstillinger. Ud for hver version står en dato og et tidspunkt, samt hvilken bruger der har oprettet versionen, og hvor meget den fylder. Klik på listeknappen udfor den version, du mener, er den rigtige og vælg Vis i genvejsmenuen. Du kan nu vælge enten af åbne filen i det program, der anvendes til den pågældende filtype eller gemme filen lokalt og så åbne den fra den lokale placering. Du kan også vælge at gendanne en tidligere version af filen, så det er denne version, der ligger tilgængelig på arbejdsområdet. Det gøres almindeligvis kun, hvis en anden bruger er kommet til at overskrive eller ændre det oprindelige dokument til ukendelighed og såfremt alle brugere på arbejdsområdet er enige om det. Du gendanner en tidligere version af et dokument eller en anden fil på arbejdsområdet ved at klikke på listeknappen udfor den version, du mener, er den rigtige, og vælge Gendan. Nu bliver du advaret om, at du er ved at gendanne en tidligere version af dokumentet. Klik på OK-knappen for at gendanne den valgte version eller klik på Annuller-knappen for at lade være. Vælger du at gendanne den tidligere version, gemmes den version, der i øjeblikket ligger på det delte arbejdsområde, som en ny version i versionslisten. På den måde kan du altid fortryde handlingen, hvis det alligevel viser sig at være den forkerte version, du har gendannet. 21
SharePoint Services Biblioteker og andre elementer Udover dokumentbiblioteket indeholder arbejdsområdet også en række andre biblioteker, samt værktøjer til at organisere informationsudvekslingen på arbejdsområdet. Info! Rettigheder For at kunne importere kontaktpersoner skal du være medlem af enten Administrator-, Bidragsyder- eller Webdesigner-tilladelsesniveau. Alle brugere kan oprette forbindelse mellem arbejdsområdets Kontaktpersoner-mappe og deres Microsoft Office Outlook. Du kan uddelegere opgaverne til en af kollegaerne på det delte dokumentarbejdsområde og angive en deadline og en kort beskrivelse af opgaven. 22 Arbejdsområdet er som standard udstyret med en række forskellige lister og andre elementer, som I kan benytte til at holde styr på supplerende informationer omkring jeres dokumenter, f.eks. kontaktpersoner og opgaver. Du kan også tilføje en lang række forskellige andre lister og andre former for dokumentbiblioteker til forskellige formål f.eks. et billedbibliotek, ligesom du kan tilføje både diskussionsfora og foretage opinionsundersøgelser blandt brugerne på det delte arbejdsområde. Her ser vi nærmere på et par af de mest almindelige lister. Hvordan du tilføjer nye lister og dokumentbiblioteker til et delt arbejdsområde, kommer vi nærmere ind på senere. Hold styr på opgaverne På dokumentarbejdsområdet har du og dine kollegaer mulighed for at ajourføre en opgaveliste med arbejdsopgaver, der relaterer sig til den eller de opgaver, arbejdsområdet er oprettet til. Til hver opgave kan der tildeles en ansvarlig blandt de kollegaer, der har adgang til det delte arbejdsområde, ligesom du kan skrive en beskrivelse af opgaven, sætte en deadline og angive en opgaveprioritet. Undervejs kan den opgaveansvarlige anføre en status og en fuldførelsesprocent, så alle i teamet kan følge med i, hvor langt opgaven er. Hver enkelt deltager kan filtrere opgavelisten, så det enten kun er egne opgaver, de opgaver der forfalder i dag eller kun aktive opgaver, der vises på siden. Del kontaktpersoner En anden praktisk liste, der er en del af standardinventaret på et delt arbejdsområde, gør det muligt at dele de kontaktpersoner, der er relevante for projektet. Her taler vi ikke kun kontaktoplysninger om medlemmerne af arbejdsområdet men kontaktoplysninger om f.eks. eksterne samarbejdspartnere og leverandører, kapaciteter på området eller konkurrenter. Husk derfor altid at skrive, hvorfor den pågældende kontaktperson er tilføjet til Kontaktpersoner-listen på det delte arbejdsområde. Det er jo ikke sikkert, du eller dine kollegaer kan huske det, næste gang I genbruger informationerne. Du har mulighed for at importere relevante kontaktpersoner fra din egen Kontaktpersoner-mappe i Microsoft Office Outlook, når kontaktpersonerne skal oprettes. Klik på Importer personer-knappen på værktøjslinjen, vælg det adressekartotek og de
På arbejdsområdet Du kan få vist kontaktpersonerne fra arbejdsområdet som en mappe i Kontaktpersoner-sektionen i Outlook. kontaktpersoner, du ønsker at dele med kollegaerne og klik på OK- knappen. Så importeres kontaktpersonerne til det delte arbejdsområde. På samme måde kan du oprette en forbindelse mellem arbejdsområdets Kontaktpersoner-mappe og din Microsoft Office Outlook, således at du altid har adgang til de kontaktpersoner, du og dine kollegaer har oprettet på arbejdsområdet. Klik på Sammenkæd med Outlook-knappen på værktøjslinjen, så oprettes der en ny mappe under Andre kontaktpersoner i Kontaktpersoner-gruppen i Outlook. Når du klikker på mappen, får du adgang til alle kontaktpersonerne fra det delte dokumentarbejdsområde og kan anvende de samme funktioner på dem, som du kan med dine øvrige kontaktpersoner i Outlook. Du kan f.eks. sende mails og breve, fortage telefonopkald eller se om kontaktpersonen er online. Diskutér opgaven Ved hjælp af Diskussioner-siden på det delte arbejdsområde kan du og dine kollegaer diskutere alle aspekter omkring den opgave, I samarbejder om. Det er her, du senere vil kunne finde informationer om, hvorfor I foretog de valg, I gjorde undervejs. Her vil det også være muligt at finde ud af, hvilke andre løsningsforslag der var oppe at vende, og hvorfor de blev fravalgt på daværende tidspunkt. Du betjener diskussionsforummet på samme måde, som de fora, du sikkert allerede kender fra Internet. Overblik Hvad mener de andre? En af standardkomponenterne på et delt arbejdsområde er Undersøgelser. Det er et værktøj, der kan benyttes til at foretage hurtige afstemninger blandt medlemmerne på arbejdsområdet. Det fungerer på samme måde som de meningsmålinger, du kan finde på mange større hjemmesider rundt om på Internet. Selve undersøgelsen oprettes ved at klikke på Undersøgelse-linket nederst i Hurtigt start-ruden til venstre på forsiden af arbejdsområdet. Herefter startes en guide op, hvor du kan oprette en ny undersøgelse. Til hvert enkelt spørgsmål i undersøgelsen kan du skrive selve spørgsmålet, en uddybende beskrivelse og angive svarmulighederne. Du kan også bestemme, om man skal kunne se, hvad de enkelte teammedlemmer har svaret eller om besvarelserne skal være anonyme. Det er muligt at oprette flere spørgsmål i undersøgelsen, ligesom du kan vælge mellem flere forskellige svartyper f.eks. multiple choice, tekstfelter og lignende. Når undersøgelsen er oprettet, kan dine kollegaer give deres svar til kende ved at klikke på undersøgelsesnavnet og derefter klikke på Svar på denne undersøgelseknappen i værktøjslinjen. Så vises spørgsmål og svarmuligheder. Det eller de valgte svar gemmes ved at klikke på Gem og luk-knappen. Alle kan følge med i udviklingen ved at vælge at se enten en grafisk eller en listebaseret oversigt over de indkomne svar. Den sidste visning giver et glimrende overblik over, hvad de enkelte medlemmer har stemt, hvis ikke afstemningen har været anonym. Den grafiske visning er velegnet til at få en afgørelse på, hvilket svar der har fået flest stemmer. Man kan også anvende Undersøgelse-funktionen til mange andre ting f.eks. videnog meningsopsamling fra teamets forskellige medlemmer. F.eks. er Undersøgelsefunktionen set brugt til at indsamle serienumre på medarbejdernes computere, til at indhente hurtige meningstilkendegivelser om hvilke retter buffeten til julefrokosten skal indeholde og lignende emner, hvor man med fordel kan benytte listevisningen til at få overblik over, hvad de enkelte medlemmer i gruppen har svaret. 23
SharePoint Services Mere effektive møder Mellem 50 og 75 % af den information du anvender i dit arbejde, får du fra andre mennesker primært fra kollegaer og samarbejdspartnere. Et stor del af denne informationsudveksling foregår på møder. Derfor er møder et særdeles vigtigt arbejdsredskab for rigtig mange. Med et mødearbejdsområde et særligt arbejdsområde udviklet til møder kan du effektivisere både mødeforberedelsen, selve mødet og den efterfølgende opfølgning på mødet. Her er det muligt at samle alle de dokumenter og øvrige baggrundsinformationer, der skal bruges på mødet, opsætte en dagsorden, diskutere emnerne på dagsordenen i et debatforum og oprette huske- og opgavelister, der kan bruges både før og efter mødet. Det gør det væsentligt lettere at holde sig ajour og finde de relevante informationer om mødet, da alle informationer er samlet på mødearbejdsområdet og ikke ligger spredt hos de enkelte deltagere. Overblik Sådan deler du din kalender Bruger du og dine kollegaer mødearbejdsområderne effektivt, kan I meget ofte minimere tidsforbruget på mødet. Dette gælder især, hvis der er tale om en møderække, f.eks. afdelingsmøder, bestyrelsesmøder eller lignede, hvor mange af mødepunkterne er tilbagevendende. Her kan I benytte arbejdsområdet til at opsamle den viden, I skaber samme på møderne. Derved bliver det også lettere for nye mødedeltagere at komme på omgangshøjde med jer andre, for de kan læse op på møderne og beslutningerne på mødearbejdsområdet, inden de møder op til det mødet. Derved bliver indkøringstiden for den nye væsentlig forkortet. For at andre kan se din kalender, skal du dele den og give den pågældende gruppe eller enkeltperson adgang til din kalender. Det gør du ved at skifte til Kalender-sektionen i Microsoft Office Outlook 2007 og klikke på Del min kalender-linket nederst i Navigationsruden. Så åbnes Egenskaber for Kalender-dialogboksen, hvor du kan tilføje de brugere eller grupper, der skal have adgang til at kunne se din kalender. For hver enkelt gruppe eller enkeltperson kan du angive separate rettigheder, således at nogen f.eks. kun kan se men ikke ændre i kalenderen (Tilladelsesniveau: Korrekturlæser), mens andre både kan oprette nye, redigere og slette eksisterende aftaler (Tilladelsesniveau: Redaktør). Når du har delt din kalender, kan dine kollegaer se oplysninger om din ledige og optagede tid i Planlæg et møde-guiden samt hvis vedkommende har tilladelse til at redigere i kalenderen åbne Kalender-sektionen og få vist din kalender side om side med deres egen og andre kollegaers. Ved hjælp af afkrydningsfelterne og Tilladelsesniveau-feltet kan du bestemme hvilke rettigheder, de enkelte kollegaer har over din tid. 24
Mødearbejdsområde Samtidig kan mødet startes eller fortsætte på debatforummet. Det kan supplere dialogerne på mødet, gangene og over frokosten. Fordelen er, at på debatforummet kan alle følge med. Du kan også snakke direkte med en af de andre mødedeltagere, hvis den pågældende er online. Efter mødet Efter mødet kan du og de andre mødedeltagere benytte mødeområdet til at følge op på de beslutninger, der blev taget på mødet. Det betyder, at mødet lever videre på mødearbejdsområdet, og at der løbende kan foretages småjusteringer af beslutningerne, handlingsplanen og lignende uden der behøves et nyt møde. Drejer det sig om gentagende møderækker f.eks. status- eller afdelingsmøder, er gevinsten ved at bruge et mødearbejdsområde ekstra stor, da mødedeltagerne så har mulighed for at samle den løbende rapportering og opgavestyring på mødearbejdsområdet. Derved kan I spare en del tid på afrapportering på selve mødet og i højere grad koncentrere jer om at tage beslutninger. Ganske vist stiller brugen af mødeområder større krav til den enkeltes forberedelse til mødet, men gevinsten ligger lige for: Færre og kortere møder! Dette i sig selv er en god gevinst, men selvfølgelig egner mødearbejdsområder sig ikke til alle typer møder. Er I kun to, der skal mødes, vil det oftest være lidt for meget at oprette et mødeområde, men jo flere mødedeltagere, der skal samles, jo mere velegnet bliver mødearbejdsområdet. Vil du se oplysninger om mødedeltagernes kalenderoptegnelser og ikke bare en blå bjælke kan du klikke på Indstillingerknappen og vælge Vis kalenderoplysninger. Så vises de enkelte mødedeltageres kalenderoplysninger i oversigten. Overblik Book mødet, så alle kan være med Alle mødeforberedelser starter med at finde ud af, hvornår de ønskede mødedeltagere har mulighed for at deltage. Det kan være noget af et puslespil at få til at gå op, og tidligere kunne det holde mødearrangøren beskæftiget med at ringe eller maile rundt til de forskellige mødedeltagere for at finde et tidspunkt, hvor alle kunne deltage. Er alle mødedeltagere imidlertid koblet på den samme Microsoft Exchange Server, kan du anvende mødeplanlæggeren i Microsoft Office Outlook til at finde sammenfaldende ledig tid i de enkelte mødedeltageres kalender. For at kunne dette skal den enkelte mødedeltagers kalender være delt, og du skal have rettigheder til at kunne se vedkommendes kalender. Start planlægningen af mødet ved at åbne Kalender-delen i Microsoft Office Outlook. Vælg derefter Handlinger-menuen Planlæg et møde. Så åbnes Planlæg et møde-dialogboksen. Her starter du med at tilføje de mødedeltagere, du ønsker at indkalde til mødet. Det gøres ved at klikke på Tilføj andreknappen og finde de pågældende personer i dit adressekartotek eller fra det fælles adressekartotek under Offentlige mapper. Tilføj de ønskede mødedeltagere og klik på OK-knappen. Nu kan du se de enkelte deltagere i Alle deltagere-listen. Udfor hver deltager kan du vælge, om vedkommende skal have en mail med en invitation til mødet, og hvorvidt vedkommende er en nødvendig eller valgfri deltager, eller om der er tale om en ressource (f.eks. et mødelokale). Udfor hver deltager kan du også se en oversigt over deres optagede og ledige tid. De mødedeltageres kalendere, du ikke har adgang til, er skraverede, mens optaget tid vises med blåt og ledig tid med gråt hos de mødedeltagere, hvis kalender du har adgang til. Ved at kigge på markeringen udfor Alle deltagere er det let at se, hvornår alle mødedeltagerne har sammenfaldende ledig tid i deres kalender. Når du har fundet et velegnet tidspunkt, klikker du på Arranger mødet-knappen nederst til højre i Planlæg et møde-dialogboksen. Så åbnes et nyt Møde-vindue, hvor du kan angive mødeemne, hvor mødet holdes samt oprette et mødearbejdsområde til mødet og skrive en kort kommentar om, hvad mødet handler om. Mødedeltagerne er automatisk tilføjet i Til-feltet, så de kan modtage mødeindkaldelsen som en mail. 25
SharePoint Services Opret et mødearbejdsområde Du kan oprette mødearbejdsområder direkte fra Windows SharePoint Services eller ved hjælp af Mødearbejdsområde-knappen i Microsoft Office Outlook. Så får deltagerne adgang til mødearbejdsområdet sammen med indkaldelsen. Overblik Lagdelt kalendervisning I Microsoft Office Outlook 2007 giver den nye lagdelte kalendervisning dig endnu bedre overblik over flere personers tid på en gang. Skal du blot holde et møde med en to-tre kollegaer, kan du anvende en anden smart detalje i Kalender-sektionen i Microsoft Office Outlook 2007, nemlig muligheden for at få vist flere kalendere oven på hinanden. Vælg Filer-menuen Åbn og vælg Anden brugers mappe i undermenuen. Vælg derefter den kollegas kalender, du vil åbne. Gentag dette for alle de kollegaer, du vil have med til mødet. Nu vises din og de andre deltageres kalendere i listen over kalendere i navigationsruden til venstre. Marker afkrydsningfeltet foran de enkelte deltageres kalendere for at få dem vist i Indholdsruden. Klik på Pil-knappen på kalenderfanen på hver enkelt bruger. Nu lægges de enkelte brugernes kalendere ind over hinanden, så du kan se igennem dem. Det gør det let at se, hvornår der er sammenfaldende ledig tid i de forskellige kalendere. Du kan skifte mellem dags-, uge- og månedsvisning for at få det bedst mulige overblik over den tidsperiode, du vil finde ledig tid indenfor. Det nemmeste er at oprette mødeindkaldelsen i Outlook, ganske som du sikkert gør i dag. Ved hjælp af mødeplanlæggeren (se forrige side) kan du finde det bedst mulige møde tidspunkt, og når mødeindkaldelsen er klar til at blive afsendt, kan du vælge, hvorvidt du vil vedhæfte relevante dokumenter med baggrundsinformationer til mødet eller oprette et mødearbejdsområde, hvor du kan samle dokumenter, dagsorden, beslutningsgrundlag og andre baggrundsoplysninger omkring mødet. I princippet fungerer et mødearbejdsområde på samme måde som et delt arbejdsområde. Du kan således udnytte det delte arbejdsområdes faciliteter til dokumenthåndtering, opgavestyring og informationsudveksling frem for at vedhæfte de relevante dokumenter til den mødeindkaldelse, du er ved at udsende. Derudover tilbyder mødearbejdsområdet nogle særlige mødefaciliteter som f.eks. mulighed for at opsætte målsætninger for mødet, offentliggøre en dagsorden og hvilke beslutninger, der er truffet på mødet. En anden lille praktisk detalje er muligheden for at bede mødedeltagerne medbringe bestemte ting til mødet. Du opretter et mødeområde til det møde, du er ved at indkalde til ved at klikke på Mødearbejdsområde-knappen i Deltagere-gruppen på Møde-fanen, hvis du benytter Microsoft Office Outlook 2007. I Outlook 2003 klikker du på Mødearbejdsområdeknappen midt i Aftalevinduet. I begge tilfælde åbnes Mødearbejdsområde-opgaveruden, hvor 26
Mødearbejdsområde I din kalender i Microsoft Office Outlook 2007 vises et liile Mødearbejdsområde-ikon på de møder, der er oprettet mødearbejdsområder til. der oprettes en placering til mødearbejdsområdet og du kan vælge hvilken skabelon, der skal anvendes til arbejdsområdet. Der findes flere forskellige mødearbejdsområde-skabeloner, du kan vælge mellem. Klik på Opret-knappen for at oprette mødearbejdsområdet. Så oprettes mødeområdet på serveren, men invitationen til mødet sendes ikke endnu. Det gør det muligt for dig at klargøre mødeområdet, før du udsender invitationen til mødedeltagerne. Når mødeområdet er oprettet og du har lagt de fornødne dokumenter og indtastet agenda og øvrige informationer, kan du sende invitationen til mødedeltagerne ved at klikke på Send-knappen i mødeinvitationen i Outlook. Mødearbejdsområdet tilbyder de samme funktioner som et delt arbejdsområde, men er i højere grad målrettet mod møder med nogle særlige mødefunktioner som dagsorden, målsætninger, beslutninger og medbring. Trin for trin Opret mødearbejdsområdet Du kan oprette et mødearbejdsområde direkte fra mødeindkaldelsen i Microsoft Office Outlook 2007. Du gør både dig selv og dine kollegaer en tjeneste ved at benytte mødearbejdsområder til at indsamle informationerne til og fra et møde. Derved sparer du dels at vedhæfte en masse nødvendige dokumenter til mødeindkaldelsen, og dels kan I samle det nødvendige beslutningsgrundlag på et sted også de ting, der ikke bare lige kan lægges ind i et dokument. 1. Start med at oprette mødeindkaldelsen ganske som du plejer. 2. For at oprette mødearbejdsområdet klikker du på Mødearbejdsområde-knappen i Deltagere-gruppen på Møde-fanen. Så åbnes Mødearbejdsområde-opgaveruden til højre i mødeindkaldelsesvinduet. 3. Klik på Rediger indstillinger-linket for at tilpasse indstillingerne for mødearbejdsområdet og vælge den rigtige skabelon til mødearbejdsområdet. Der er skabeloner til f.eks. almindelige møder, sociale møder og beslutningsmøder, hvor mødearbejdsområdet fungerer som samlingspunkt for beslutningsgrundlaget og de indledende diskussioner. 4. Klik på OK-knappen for at oprette mødearbejdsområdet. Efter et lille øjeblik indsættes et link til mødearbejdsområdet i invitationen, så modtagerne kan åbne mødearbejdsområdet direkte fra den invitationsmail, de modtager fra dig. 5. Det er en god ide at klargøre mødearbejdsområdet med dokumenter, agenda og øvrige informationer, inden du sender mødeinvitationen. 6. Når du er klar til at sende invitationen, klikker du på Send-knappen i mødeindkaldelsesvinduet. Så sendes invitationen ud til deltagerne, der så straks kan gå ind på mødearbejdsområdet og se på de dokumenter og øvrige informationer, de skal gennemgå inden mødet. 27
SharePoint Services Klargør mødearbejdsområdet Du kan lægge de nødvendige dokumenter op og indtaste de grundlæggende informationer om mødet (dagsorden, målsætning, beslutningsgrundlag m.v.) på mødearbejdsområdet, før du udsender mødeindkaldelsen. Du kan angive emnet for det nye punkt på dagsordenen, hvem der er ansvarlig for det, et cirka klokkeslæt, samt en kort beskrivelse af indholdet af punktet. Du kan nøjes med at angive emnet for punktet, hvis du ikke kender de øvrige detaljer på nuværende tidspunkt. Det gøres ved at åbne mødearbejdsområdet ved hjælp af det link, der står øverst i Mødearbejdsområde-opgaveruden, når mødearbejdsområdet er oprettet. Når du har åbnet mødearbejdsområdet, kan du begynde at sætte punkter ind på dagsordenen, overføre dokumenter til dokumentbiblioteket og opsætte en målsætning for mødet. Du kan også tilføje nye webdele til mødearbejdsområdet f.eks. Beslutninger og Medbring. Hvordan det gøres i praksis, gennemgår vi senere. Opret en dagsorden Du føjer punkter til dagordenen ved at klikke på Tilføj nyt element-linket nederst i Dagsorden-gruppen på forsiden af mødearbejdsområdet. Så åbnes en Dagsorden: Nyt element-side, hvor du kan angive et punkt på dagsordenen, hvem der er ansvarlig for det, et cirka klokkeslæt samt en kort beskrivelse af indholdet af punktet. Du kan nøjes med at angive emnet for punktet, hvis du ikke kender de øvrige detaljer på nuværende tidspunkt. På samme måde kan du tilføje nye punkter under Målsætning på mødearbejdsområdet, ligesom du kan tilføje dokumenter til mødeområdets dokumentbibliotek ved at klikke på Tilføj nyt dokument-linket. Så åbnes en Overfør dokument: Dokumentbibliotek-side, hvor du kan klikke dig frem til dokumentets nuværende placering ved at klikke på Gennemse-knappen eller overføre flere filer på en gang ved at klikke på Overfør flere filer-linket. Fra mødearbejdsområdet kan du på et hvilket som helst tidspunkt invitere flere deltagere til mødet, hvis det skulle blive nødvendigt. Det gøres ved at klikke på Administrer deltagere-linket nederst på Deltagere-gruppen på mødearbejdsområdet. Så åbnes Deltagere: Nyt element-siden, hvor du kan invitere nye deltagere ved enten at skrive deres mailadresse i Navn-feltet eller klikke på Adressekartotek-knappen og udvælge dem fra dit adressekartotek eller din Kontaktpersoner-mappe. Det er også muligt at skrive en kort besked til vedkommende i Kommentar-feltet samt at angive hvilket svar, der er modtaget på invitationen og hvorvidt deltagelse er enten krævet eller valgfri. De nye deltagere har samtidig lettere ved at sætte sig ind i mødets dagsorden og emneområde, da alle relevante oplysninger ligger tilgængelige på mødearbejdsområdet. Dette gælder især ved møderækker, hvor det kan være svært at komme ind senere i processen, når mødedeltagerne har oparbejdet en vis intern fortrolighed om møderækkens emne. 28
Mødearbejdsområde Webkomponenten Medbring gør det muligt at oprette en huskeliste over de vigtige ting, de enkelte mødedeltagere skal medbringe på mødet. Når mødearbejdsområdet er klargjort, sendes mødeindkaldelsen ud som en mail, ved at klikke på Send-knappen i Outlook. Påmindelse om mødearbejdsområde Når tiden for mødet nærmer sig, får du en påmindelse om mødet fra Microsoft Office Outlook. Er der oprettet et mødearbejdsområde til mødet, kan du åbne dette fra Påmindelse-vinduet ved at klikke på Mødetjenester-knappen og vælge Vis mødearbejdsområde. Ændrer du påmindelsesintervallet, når du modtager indkaldelsen, fra standardværdien 15 minutter til f.eks. dagen før, kan du bruge den til at huske dig på, at du skal gennemse arbejdsområdet før mødet. Er der oprettet et mødearbejdsområde til mødet, kan du åbne dette fra Påmindelse-vinduet ved at klikke på Mødetjenester-knappen og vælge Vis mødearbejdsområde. Mødearbejdsområdet er kun et klik væk Når du modtager en mødeindkaldelse med et tilknyttet mødearbejdsområde, kan du acceptere, afvise eller foreslå et andet mødetidspunkt ved hjælp af knapperne i den mail, du modtager med mødeindkaldelsen. Du kan også logge dig på mødearbejdsområdet ved hjælp af det link, der findes i meddelelsesområdet på mødeindkaldelsen. På mødearbejdsområdet kan du orientere dig om dagsordenen, målsætningen og hvilke dokumenter, der er lagt op på mødearbejdsområdet. Du arbejder på et mødearbejdsområde på samme måde som et delt arbejdsområde og har de samme muligheder for at åbne og redigere dokumenter. Det samme gælder mulighederne for at tildele brugerne forskellige rettigheder til mødearbejdsområdet. Du kan åbne mødearbejdsområdet fra Påmindelse-vinduet ved at klikke på Mødetjenester-knappen og vælge Vis mødearbejdsområde. 29
SharePoint Services Tilpas arbejdsområdet Er du ansvarlig for, eller har du oprettet det delte dokumentarbejdsområde, har du mulighed for at tilføje nye elementer, sider og andre webdele til arbejdsområdet. Info! Sæt vigtige webdele på forsiden Oftest vil det f.eks. være formålstjenstligt at tilføje webdele fra underliggende sider til forsiden, så der er direkte adgang til de vigtigste områder på arbejdsområdet herfra. 30 Opbygningen af delte arbejdsområder er meget fleksibel. Når du opretter et nyt arbejdsområde fra bunden via dit browser-program, har du mulighed for at vælge mellem forskellige skabeloner og grafiske udseender. Men også når arbejdsområdet er oprettet, kan du tilføje nye webdele (komponenter) til siderne og oprette nye sider med lister, diskussioner, dokumentbiblioteker eller nogle af de andre webdele, der følger med Windows SharePoint Services. En af de stærkeste webdele er Brugerdefineret liste, der gør det muligt at oprette dine egne lister, der tilmed kan hente informationer fra andre lister. Det er også muligt at oprette separate Share- Point-websteder, der hierarkisk ligger under det eksisterende SharePoint-websted, du opretter det fra. Det kan bruges, hvis der opstår behov for at opdele det eksisterende arbejdsområde i flere del-arbejdsområder. Tilføj webdele Har du ansvaret for det delte dokumentarbejdsområde og de fornødne rettigheder til arbejdsområdet, kan du tilføje nye elementer til de enkelte sider på arbejdsområdet. Et sådant element kaldes for en webdel, og hver webdel svarer til en gruppe på en af siderne. F.eks. er Brugeropgaver, Annonceringer og Delte dokumenter webdele, der som standard er lagt ind på forsiden af et dokumentarbejdsområde. For at tilføje en webdel til en eksisterende side på det delte arbejdsområde klikker du på Webstedshandlinger-genvejen øverst til højre på siden og vælger Rediger side i genvejsmenuen. Dette link er kun synligt, hvis du har rettigheder til at redigere layout og indhold på dokumentarbejdsområdet. Så åbnes den pågældende side i en ny visning, hvor du kan trække de forskellige webdele rundt til nye placeringer på siden ved at tage fat i overskriften på dele og trække den til det område, du ønsker den skal være. Når du slipper gruppe-overskriften, indsættes gruppen på dens nye plads på siden. Du kan også tilføje nye webdele til de enkelte områder ved at klikke på Tilføj en webdel-knappen. Så åbnes en ny Føj webdele til-side, hvor du kan vælge mellem de webdele, der kan tilføjes den pågældende placering på siden. Vil du f.eks. tilføje Delte dokumenter-biblioteket til en side, klikker du på Delte dokumenter under Lister og biblioteker i listen og derefter på Tilføj-knappen nederst. Den nye webdel sættes ind på den foruddefinerede placering, men du kan naturligvis trække den en anden placering på siden, ved at klikke på overskriften og trække i den med musen. Klik på Afslut redigeringstilstand-linket øverst til højre på siden for at få vist siden på normal vis igen. Nu kan du se, at Delte dokumenter-biblioteket er tilføjet som en separat gruppe på siden. Tilføj ny side Ligesom du kan tilføje nye webdele til de eksisterende sider, kan du også tilføje helt nye sider til det delte arbejdsområde. Det gøres ved at klikke på Webstedshandlinger-knappen øverst til højre på arbejdsområdet og vælge Opret. Så åbnes Opretsiden i browservinduet. Den indeholder en grupperet liste over tilgængelige sider, der kan indsættes på dokumentarbejdsområdet. Til hver side kan du se en grundig beskrivelse af sidens funktioner og anvendel-
Tilpas På Tilføj webdele-siden kan du vælge mellem de webdele, der kan tilføjes på den pågældende side. Den nye webdel sættes ind på den foruddefinerede placering, men du kan trække den eller andre webdele på siden til en anden placering ved at klikke på overskriften og trække i den med musen. Klik på Afslut redigeringstilstand-linket øverst til højre på siden for at få vist siden på normal vis igen sesområder. De enkelte sider har en række forskellige konfigurationsmuligheder, ligesom du oftest kan vælge mellem flere forskellige layouts. Herunder: Vælg den side-komponent, du vil tilføje til arbejdsområdet ved at klikke på linket til den. Så åbnes en ny side, hvor du kan angive egenskaberne for den nye side-komponentet på arbejdsområdet. Indsæt ny side Når du vil indsætte en ny side, vælger du den sidetype, du ønsker at indsætte fra listen på Opret-siden. Klik på linket til den pågældende side. Så åbnes en ny side med en formular, der bruges til at konfigurere den nye side. Vil du f.eks. indsætte et diskussionsforum på arbejdsområdet, klikker du på Diskussionsforumlinket under Kommunikation. Så åbnes Ny-siden, hvor du skal angive et navn på den nye side og en kort beskrivelse af, hvad siden skal bruges til på det delte arbejdsområde. Endvidere kan du angive, om der skal oprettes et link til siden i Hurtig start-menuen på forsiden af det delte arbejdsområde. Klik på Opret-knappen, så oprettes den nye side på det delte arbejdsområde. Herover: Angiv navn og beskrivelse på den nye side-komponent og angiv hvorvidt den skal vises i Hurtig start-menuen på forsiden af arbejdsområdet. 31
SharePoint Services Next step: SharePoint Server Windows SharePoint Services gør det muligt at bygge enkeltstående websteder til gruppesamarbejde og produktivitet. Microsoft Office SharePoint Server forbinder disse steder, personer, viden og forretningsgange og giver derved mulighed for at forbedre samarbejdet yderligere på tværs af organisationen. Info! Tjek infrastrukturen For at du kan anvende de fordele, Office SharePoint Server 2007 giver, kræver det at jeres itinfrastruktur understøtter dette. Få nærmere oplysninger fra jeres it-afdeling herom. SharePoint Server er fuldt skalérbar og kan anvendes til mange forskellige roller i virksomheden. Alle informationer kan genbruges på tværs af de enkelte roller. 32 Med Office SharePoint Server 2007 fås en integreret og velkendt tilgang til mange af de opgaver, hvor du skaber eller genbruger information på tværs af virksomheden. SharePoint arbejder tæt sammen med programmerne i 2007 Microsoft Office system og gør det lettere at understøtte videndeling, processer, samarbejde og søgning i eksisterende information. Office SharePoint Server udvider desuden de muligheder, der findes i Windows SharePoint Services, ved at tilføje organisations- og administrationsværktøjer til SharePoint-websteder. Skalérbar portalløsning Det er let at tilpasse Office SharePoint Server 2007 til forskellige anvendelser i virksomheden. I praksis kan et SharePoint-website bruges til alt lige fra et personligt dokumentbibliotek eller et arbejdsområde for en projektgruppe i virksomheden over en intranetløsning for en afdeling eller for hele virksomheden. Share- Point kan også bruges som CMS-system for virksomhedens hjemmesideløsning og vigtigst af alt: Du kan genbruge informationerne i systemet på tværs af de forskellige anvendelser i SharePoint. Styr på forretningsprocesserne Du kan integrere forretningsprocesser i alt indhold, der lægges på et SharePoint-site, således at formularer, rapporter og andre forretningsdokumenter automatisk sendes rundt i virksomheden til de relervante medarbejdere, der sidder med ansvaret for det pågældende indhold. Det sikrer, at alt indhold på SharePoint gennemgår hele processen i indholdets livscyklus fra skabelse til arkivering eller sletning. Stærk søgefunktion Du kan søge på tværs af alle de informationskilder, der leverer data til SharePoint-sites, samt på alle de SharePoint-sites, der er oprettet i virksomheden. Kun de informationer, du har rettigheder til, vises i dine søgninger. Styr indholdet Enhver med de fornødne rettigheder kan oprette, godkende og udgive webindhold og dokumenter på et SharePoint-site ved hjælp af skabeloner. Det sikrer et ensartet udseende og en ensartet funktionsmåde. Som du kan se er mulighederne mange. Bliv yderligere inspireret på: www.microsoft.dk/sharepoint