Emne : Bestyrelsesmøde Deltagere : Bestyrelsen Tid : Torsdag den 15. juni 2017 kl. 1630 Sted : SPICE kulturcafé Udsendt : 9. juni 2017 DAGSORDEN: 1. Forhandlings- og revisionsprotokol 2. Efterretningssager 3. Nybyggeri 4. Økonomi 5. Øvrige sager til behandling 6. Eventuelt Med venlig hilsen Niels Vincent Andersen
Dagsordenens punkt 1 Forhandlings-/og revisionsprotokol 01-007-17 Protokol fra mødet den 18. maj 2017 siderne 1461-1468
Dagsordenens punkt 2 Efterretningssager 02-010-17 Forretningsudvalgsmøderne punkt Afdelingerne 1, 2, 31, 34, 55 og 56 - Bent Afdelingerne 3, 5, 6, 8, 10, 11, 16, 32, 44 og 51 - Mikael Afdelingerne 30, 38, 61, 62, 63, 64 og 66 - Palle Afdelingerne 24, 26, 27, 29 35, 37 og 40 Michael Afdelingerne 13, 14, 15, 17, 25, 33, 41, 42 og 45 Poul Afdelingerne 18, 19, 20, 21, 22, 23, 39 og 48 - Per 02-011-17 Administrativ orientering Ad pkt. 02-011-17. HAB har været til styringsdialogmøde med Haderslev kommune. Konstruktiv dialog om virksomheden. Temaerne ud over daglig drift var bl.a. HAB s forretningsgange samt revision af disse, uafsluttede opgaver og ældreboliger i Hoptrup. Som et led i den igangsatte trivselsproces i HAB afvikles en trivsels- og personaledag tirsdag den 27. juni, hvor HAB holder lukket. Det grønne sjak er back-up på serviceområdet. Bekendtgøres på facebook og hjemmeside og ved opslag. Der planlægges for afholdelse af en temadag i september måned for alle afdelingsbestyrelser med et fagligt og kreativt indhold. Der vil blive lidt om love og regler for den almene sektor, idéudvikling for arbejdet i bestyrelserne, rammer og ønsker for lokale og interne kurser i vinteren 2017/2018 m.m. De sidste områdeskilte opsættes inden sommerferien. Produktionen har ligget stille og været besværet af IT-udfordringer.
Dagsordenens punkt 3 Nybyggeri/renovering 03-018-17 Afd. 51 - byggeskader Materiale udsendt. Ad pkt. 03-019-17 Sagsfremstilling. En langvarig proces i afd 51 med Byggeskadefonden resulterede i en afgørelse september 2016. Byggeskadefonden vurderer, at udbedringen af kvistene vil løbe op i ca. 400.000,- kr incl. moms. HAB skal betale de 210.000,- kr. I forbindelse med udbedringen af skaderne blev det vurderet, at der samtidig skulle ske nødvendige udskiftninger af de omkringliggende områder/forhold. Dette øvrige arbejde løb op i 187.864,- kr., som ikke dækkes af Byggeskadefonden. Fremlagt i bestyrelsen af bestyrelsesformanden den 3. oktober 2016. Indstilling. Det indstilles, at bestyrelsen godkender kapitaltilførslen på 187.864 + 210.000 = 397.864,- kr.
Dagsordenens punkt 4 Økonomi 04-009-17 Boligsociale helhedsplan/-er Ad pkt. 04-009-17. Sagsfremstilling. I perioden 2013-2017 og i perioden 2017-2017 er der af forskellige årsager i h.h.v. helhedsplan nord og syd oparbejdet et driftsunderskud. Det sammenboldt med, at der var en periode på 4 måneder fra 010716-311016 mellem de gamle og den nye helhedsplan, hvor driften jo fortsatte med alle ansatte gør, at der samlet set er et driftsunderskud på 1.050.320,41,- kr. Ovennævnte har bl.a. betydet, at der i den nye fælles helhedsplan er øget fokus på økonomistyring og -opfølgning. Indstilling. Det indstilles, at bestyrelsen godkender en underskudsdækning på 1.050.320,41,- kr. fra dispositionsfonden.
Dagsordenens punkt 5 Øvrige sager til behandling 05-028-17 Strategi 2016-2019 status juni 2017. Er udsendt til bestyrelsen 05-029-17 Evaluering af afdelingsmøderne Forslag: Evalueres på et særskilt møde sammen med de involverede fra administrationen. 05-030-17 INTRO-mødet Status på planlægningen, indlæg m.m. Materialet udsendes til alle inden mødet 05-031-17 Ansøgning fra Formandskollegiet 05-032-17 Trækningsret Bliver behandlet på bestyrelsesmødet i september. Da foreligger en opgørelse, ligesom der tages beslutning om, hvordan og hvornår midlerne frigives. Kommende møder Bestyrelsesmøder andet halvår 2017 7/9, 5/10, 9/11 og 7/12 INTRO-møde 19. juni 2017 Dialogmøde med Haderslev kommune p.t. ej fastsat Almene boligdage 17.-18. november 2017 Julekaffe 6. december 2017 Regnskabsmøde Nytårskur 10. januar 2018 kl. 1400-1600 Generalforsamling 2018 8. februar 2018 Ad pkt. 05-031-17 Sagsfremstilling. Formandskollegiet har fremsendt forslag til bestyrelsen om, at afd. 0 dækker fremtidige mødeudgifter i formandskollegiet. Skulle der blive behov for midler til evt. arrangementer ud over dette vil der blive ansøgt særskilt. Indstilling. Det indstilles, at Formandskollegiet kan bruge op til 10.000,- kr pr. budgetår til møder og arrangementer. Beløbet konteres i afdelingerne efter sædvanlig fordelingsnøgle..
Dagsordenens punkt 6 Eventuelt 06-007-17